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Audit du Système d Information de la Chaîne des Dépenses Publiques

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Academic year: 2022

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(1)

REPUBLIQUE DU BENIN

MINISTÈRE DE L’ÉCONOMIE ET DES FINANCES

Audit du Système d’Information de la Chaîne des Dépenses Publiques

ProGenia Sarl 06 B.P. 2580 Akpakpa Pk3 Cotonou – BENIN R.C. N° RB/COT/2007 B458 (Ancien N° 19.016-B) Cotonou

Tél.: 21.33.37.31 Fax : (+229) 21.33.37.59 www.progeniaweb.com infos@progeniaweb.com

Le Pôle de Compétence et d’Expertise en Ingénierie Informatique Cotonou, le 31/12/2008

(2)

La présente étude a été financée par le Gouvernement du Bénin.

Les données, les analyses et les opinions présentées dans ce rapport sont de la responsabilité de leurs auteurs et n’engagent en rien celle du Gouvernement du Bénin.

Rapport – Décembre 2008 ProGenia

(3)

I. AVANT-PROPOS ... 9

II. RESUME ... 10

2.1. Champ de l’Audit et Méthodologie...10

2.2. Etat des Lieux des Logiciels produisant des informations sur la Gestion du Budget .11 2.3. Le SIGFiP ...11

2.3.1. Capacité Fonctionnelle ...11

2.3.2. Rendement et Fiabilité...12

2.3.3. Facilité d’utilisation ...12

2.3.4. Administration et Maintenabilité ...12

2.3.5. Portabilité ...12

2.4. Le progiciel ASTER ...12

2.4.1. Capacité Fonctionnelle ...13

2.4.2. Rendement et Fiabilité...13

2.4.3. Facilité d’utilisation ...14

2.4.4. Administration et Maintenabilité ...14

2.4.5. Portabilité ...14

2.5. L’Intégration Applicative du Système d’Information des Finances Publiques...15

2.6. La LOLF ...16

III. OBJET DE L’AUDIT ET RAPPEL MÉTHODOLOGIQUE ... 17

3.1. Champ et Limites de l’Audit ...17

3.2. Méthodologie ...17

3.3. Equipe d’Audit ...20

IV. CADRE INSTITUTIONNEL ET ETAT DES LIEUX DES PROCESSUS DE LA GESTION DES FINANCES PUBLIQUES ... 21

4.1. Cadre Institutionnel de la Gestion des Finances Publiques ...21

4.1.1. La Hiérarchie des Ordonnateurs ...21

4.1.2. La Hiérarchie des Comptables Publics ...22

4.1.3. Le Contrôle Financier...22

4.1.4. Le Contrôle de l’Exécution du Budget de l’Etat ...22

4.1.5. Le Recouvrement des Contributions Fiscales et Douanières...23

4.2. Les Principales Caractéristiques du Système de Gestion des Finances Publiques...23

4.2.1. La préparation de la loi de finances et du budget de l’Etat...23

Rapport – Décembre 2008 ProGenia

(4)

4.4. Les Processus de Gestion des Finances Publiques...27

V. EVALUATION DES LOGICIELS DE LA CHAÎNE DES DÉPENSES PUBLIQUES 42 5.1. Evaluation de SIGFiP ...42

5.1.1. Capacité Fonctionnelle ...42

5.1.1.1. Couverture Fonctionnelle ...42

5.1.1.2. Présentation de l’Information ...44

5.1.1.3. Normes et Conformités Financières...45

5.1.2. Rendement et Fiabilité...45

5.1.2.1. Sécurité ...45

5.1.2.2. Haute Disponibilité ...46

5.1.2.3. Monté en Charge...48

5.1.2.4. Tolérance aux Erreurs et Robustesse ...50

5.1.3. Facilité d’utilisation ...51

5.1.3.1. Interface Utilisateur et Convivialité...51

5.1.3.2. Traitements de Fin de Période ...52

5.1.3.3. Formation et Support des Utilisateurs...52

5.1.4. Administration et Maintenabilité ...53

5.1.4.1. Installation et Conversion ...53

5.1.4.2. Maintenance...53

5.1.4.3. Contrôle des Versions et Stratégie d’Actualisation ...53

5.1.4.4. Stratégie de Sauvegarde et Récupération...54

5.1.4.5. Recherche et Développement ...54

5.1.4.6. Gestion des Nombre et des Dates ...55

5.1.5. Portabilité ...55

5.2. Evaluation du Progiciel ASTER ...56

5.2.1. Capacité Fonctionnelle ...56

5.2.1.1. Couverture Fonctionnelle ...56

5.2.1.2. Présentation de l’Information ...57

5.2.1.3. Normes et Conformités Financières...58

5.2.2. Rendement et Fiabilité...58

5.2.2.1. Sécurité ...58

5.2.2.2. Haute Disponibilité ...59

5.2.2.3. Monté en Charge...61

5.2.2.4. Tolérance aux Erreurs et Robustesse ...62

Rapport – Décembre 2008 ProGenia

(5)

5.2.3.2. Traitements de Fin de Période ...64

5.2.3.3. Formation et Support des Utilisateurs...64

5.2.4. Administration et Maintenabilité ...64

5.2.4.1. Installation et Conversion ...64

5.2.4.2. Maintenance...64

5.2.4.3. Contrôle des Versions et Stratégie d’Actualisation ...65

5.2.4.4. Stratégie de Sauvegarde et Récupération...65

5.2.4.5. Recherche et Développement ...65

5.2.4.6. Gestion des Nombre et des Dates ...66

5.2.5. Portabilité ...66

5.3. L’Evaluation de l’Intégration Applicative du Système d’Information des Finances Publiques...67

VI. BILAN DES FORCES ET FAIBLESSES ... 68

6.1. Bilan des Forces et Faiblesses du Logiciel SIGFiP...68

6.2. Bilan des Forces et Faiblesses du Progiciel ASTER...73

6.1. Bilan des Forces et Faiblesses de l’Intégration Applicative du Système d’Information des Finances Publiques ...79

VII. RECOMMANDATIONS ET PROPOSITIONS D’AMELIORATION ... 80

7.1. Recommandations et Propositions d’Amélioration Spécifiques concernant le SIGFiP80 7.1.1. Capacité Fonctionnelle ...80

7.1.1.1. Couverture Fonctionnelle ...80

7.1.1.2. Présentation de l’Information ...80

7.1.1.3. Normes et Conformités Financières...81

7.1.2. Rendement et Fiabilité...81

7.1.2.1. Sécurité ...81

7.1.2.2. Haute Disponibilité ...81

7.1.2.3. Monté en Charge...82

7.1.2.4. Tolérance aux Erreurs et Robustesse ...83

7.1.3. Facilité d’utilisation ...83

7.1.3.1. Interface Utilisateur et Convivialité...83

7.1.3.2. Formation et Support des Utilisateurs...83

7.1.4. Administration et Maintenabilité ...83

7.1.4.1. Maintenance...83

7.1.4.2. Recherche et Développement ...83

Rapport – Décembre 2008 ProGenia

(6)

7.2.1. Capacité Fonctionnelle ...84

7.2.2. Rendement et Fiabilité...84

7.2.2.1. Sécurité ...84

7.2.2.2. Haute Disponibilité ...85

7.2.2.3. Monté en Charge...86

7.2.2.4. Tolérance aux Erreurs et Robustesse ...86

7.2.3. Facilité d’utilisation ...87

7.2.3.1. Interface Utilisateur et Convivialité...87

7.2.3.2. Traitements de Fin de Période ...87

7.2.4. Administration et Maintenabilité ...87

7.2.4.1. Maintenance...87

7.2.4.2. Stratégie de Sauvegarde et Récupération...87

7.2.4.3. Recherche et Développement ...87

7.2.5. Portabilité ...87

7.3. Recommandations concernant l’Intégration Applicative du Système d’Information des Finances Publiques ...88

7.3.1. Recommandations sur l’Intégration des Applications ...88

7.3.1.1. Solution d’EAI proposée ...90

7.3.1.2. Les Couches Fonctionnelles de l’EAI ...91

7.3.1.3. Composants de l’EAI...91

7.3.1.4. Une Expérience de Mise en œuvre de l’EAI – La Trésoreie Générale du Royaume du Maraoc (TGR) offre aux différents acteurs de la dépense publique une plate-forme EDI ...93

7.3.1.5. Une Expérience de Mise en œuvre de l’EAI – Le CNRS adosse ses processus transverses à une plate-forme d’EAI ...94

7.3.2. Recommandations sur l’Infrastructure de Communication entre les Applications ...95

7.4. Propositions permettant la production du compte administratif et du compte de gestion dans les six mois suivant la clôture de l’exercice ...97

7.4.1. Propositions permettant la production du compte administratif dans les délais prescrits...97

7.4.2. Propositions permettant la production du compte de gestion dans les délais prescrits...97

7.5. Propositions permettant la production du compte général de l’administration et de la loi de règlement dans les douze mois suivant la clôture de l’exercice...98

7.6. Propositions d’amélioration et d’extension du système actuel aux structures déconcentrées...99

Rapport – Décembre 2008 ProGenia

(7)

7.9. Cahiers de charges, Délais et Eléments de Coût de Mise en Œuvre de l’Intégration

Applicative du Système d’Information des Finances Publiques ...104

7.9.1. Le Projet EAI...104

7.9.2. Cahier de Charges pour la mise en œuvre de l’Intégration des Applications...105

7.9.2.1. Risques et critères de qualité ...105

7.9.2.2. Les Règles d’architecture...106

7.9.2.3. Eléments de choix d’une solution d’EAI ...108

7.9.3. Délai pour la mise en œuvre de l’Intégration des Applications...108

7.9.4. Eléments de Coût pour la mise en œuvre de l’Intégration des Applications ...108

XIII. ANNEXES ... 110

8.1. Annexe 1 – Termes de Référence de la Mission...111

8.2. Annexe 2 – Liste des Personnes Rencontrées...112

8.3. Annexe 3 – Panorama de Quelques Produits Phares d’EAI du Marché...114

Rapport – Décembre 2008 ProGenia

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ASTER

CAA Caisse Autonome d'Amortissement

CDMT Cadre de dépenses à moyen terme

DA Direction/Directeur de l’Administration

DCC Direction/Directeur de la Centralisation des Comptes de l’Etat

DGB Direction/Directeur Générale du Budget

DGDDI Direction/Directeur Générale des Douanes et Droits Indirects DGID Direction/Directeur Générale des Impôts et des Domaines

DGTCP Direction/Directeur Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique DOI Direction/Directeur de l'Organisation et de l'Informatique

DPB Direction/Directeur de la Préparation du Budget

DRFM Direction/Directeur des Ressources Financières et du Matériel LOLF Loi organique relative aux les lois de finances

RFD Receveur départemental des finances

RGF Recette Générale des Finances

RND Recette Nationale des Douanes

RNI Recette Nationale des Impôts

SDL7

SIGFiP Système Intégré de Gestion des Finances Publiques

UEMOA Union Economique et Monétaire Ouest Africaine

WMoney

Rapport – Décembre 2008 ProGenia

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Rapport – Décembre 2008 ProGenia

I. AVANT-PROPOS

La mission remercie le Ministre de l’Economie et des Finances et ses principaux collaborateurs et responsables de structures, pour les facilités accordées dans l’organisation de la mission, la collecte et l’analyse des informations. Elle remercie aussi les autorités et les responsables d’institutions qu’elle a rencontrés, pour l’accueil et la disponibilité qu’ils ont manifestée à son égard.

La Mission exprime sa gratitude à l’adresse du Directeur Général du Budget et du Directeur de l’Organisation et de l’Informatique qui ont reçu les consultants au début et à la fin de leur mission, et les ont utilement conseillés.

(10)

Rapport – Décembre 2008 ProGenia

II. RESUME

2.1. Champ de l’Audit et Méthodologie

L’audit concerne les aspects organisationnels et techniques, relatifs à l’exploitation du système d’information de la chaîne des dépenses publiques : personnel, outils logiciels SIGFiP, ASTER, équipements de traitement, équipements réseaux, sécurité.

L’évaluation a démarré en octobre 2008 et la phase documentaire a été achevée en octobre 2008. Elle a été suivie par une phase de collecte d’informations sur le terrain. Des premières conclusions seront présentées et discutées avec le maître d’ouvrage en novembre 2008. Le présent rapport constitue le rapport provisoire.

Pour réaliser l’audit du système d’information de la chaîne des dépenses publiques, les consultants ont suivi les étapes suivantes :

1. Réunion d’ouverture avec le maître d’ouvrage.

2. Prise de contact avec les différents acteurs et groupes de réflexion impliqués dans le processus de gestion des recettes et dépenses de l’Etat.

3. Revue et analyse du référentiel documentaire.

4. Préparation et personnalisation des questionnaires d’audit, critères, indicateurs et sources.

5. Entretiens et visites.

6. Recueil d’éléments probants.

7. Etat des lieux général, avec les structures utilisatrices et les services informatiques concernés du système d’information.

8. Réponse aux questions d’audit.

9. Réalisation de tests et de simulations.

10. Analyse des réseaux et des systèmes.

11. Bilan de l’exploitation des systèmes : mode d’exploitation, interconnexion des sites, sécurité d’accès, intégrité des données, fiabilité de fonctionnement.

12. Bilan des forces et faiblesses techniques des systèmes en place et de leur interfaçage.

13. Bilan sur les équipements techniques.

14. Examen des conditions de production automatique du TOFE par le système informatique.

15. Examen des nouvelles orientations béninoises en matière de gestion budgétaire.

16. Evaluation des outils actuels par rapport à ce nouveau cadre institutionnel et réglementaire.

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Rapport – Décembre 2008 ProGenia

La limite à laquelle l’équipe d’audit a été confrontée est la non disponibilité de certains directeurs de la DGB et de la DGTCP, en cette période caractérisée à la fois d’une part par le vote d’un collectif budgétaire et le dépôt à l’assemblée nationale du budget de l’année 2009. Néanmoins, l’équipe a trouvé suffisamment d’informations pour apporter une réponse aux questions d’audit sur base des critères de jugement retenus.

2.2. Etat des Lieux des Logiciels produisant des informations sur la Gestion du Budget

Au fil des ans, le Système d’Information de la Gestion du Budget a accumulé des applications, progiciels ou spécifiques, parmi lesquelles on peut citer :

1. Logiciel SIPIBE pour la préparation budgétaire. SIPIBE est géré par la DGB.

2. Système Intégré de la Gestion des Finances Publiques (SIGFiP). Le SIGFiP est un logiciel de gestion des Finances Publiques mis à la disposition de tous les acteurs de la chaîne des dépenses et est administré par la DGB.

3. Logiciel SDL7 pour les dépenses salariales. SDL7 est géré par la DGTCP et exploité par la DGB.

4. Système de gestion informatisé de la comptabilité publique dénommé ASTER, géré par la DGTCP.

5. Logiciel MATKOS pour le suivi des titres de dépense géré par la DGTCP.

6. Logiciel Sydonia++ pour la gestion des recettes fiscales et douanières. Sydonia++ est géré par la DGDDI.

7. Logiciel Takwe pour la gestion des recettes fiscales. Takwe est géré par la DGID.

8. Logiciel de gestion de la dette Debtpro géré par la CAA.

Une application dénommée WMoney était exploitée par la DGTCP pour la tenue de la comptabilité générale de l’Etat. Au moment de l’audit, WMoney n’était plus en exploitation, le déploiement du progiciel ASTER ayant pris le relais.

2.3. Le SIGFiP

2.3.1. Capacité Fonctionnelle

SIGFiP est une application modulaire, qui couvre une large part des fonctionnalités essentielles nécessaires dans un système d’information de gestion des dépenses publiques.

Il permet de disposer, à tout moment d’une situation exhaustive d’exécution du budget de l’Etat. SIGFiP permet l’édition à tout moment de la situation exacte de l’engagement.

Il offre une bonne couverture fonctionnelle qui mérite d’être complétée notamment par l’intégration d’un module d’élaboration du Budget.

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Rapport – Décembre 2008 ProGenia

Les fonctionnalités de SIGFiP en matière de sécurité sont suffisantes pour sécuriser les opérations financières de l’Etat. Cependant, quelques améliorations proposées contribueront à renforcer davantage la sécurité de SIGFiP.

L’architecture « Serveur d’applications » de SIGFiP simplifie l'administration des serveurs et de l’application, mais crée fréquemment des problèmes de performances pour les utilisateurs distants. La combinaison des longues distances entre les utilisateurs et SIGFiP, des liaisons réseau à faible débit et aux temps de réponse importants, et d'applications et de protocoles poussés au-delà de leurs limites, contribue à la baisse des performances applicatives sur les sites distants. Le serveur est confronté aujourd'hui à un problème de surcharge, et les utilisateurs à un problème de lenteur de l'application. Par la mise en œuvre d’une solution d’accélération applicative on pourra optimiser, accélérer et améliorer la fourniture de SIGFiP et procurer une meilleure visibilité opérationnelle du réseau.

2.3.3. Facilité d’utilisation

L’un des points faibles de SIGFiP réside dans son interface utilisateur. Un relookage visant à faire en sorte que l’interface de SIGFiP respecte les normes de développement de Windows s’avère indispensable.

2.3.4. Administration et Maintenabilité

L'exploitation de SIGFiP n’est pas à la portée d'un simple utilisateur car elle nécessite des procédures qui demandent trop de manipulations et trop de connaissances informatiques.

Le temps de réponse aux demandes de support technique dépend de la proximité de l’agent le plus proche et de la nature de la demande. Les questions les plus techniques doivent être transmises au personnel de programmation, basée à Cotonou.

Les sauvegardes de la totalité du système, hors base de données, sont réalisées.

L’équipe SIGFiP continue d’améliorer SIGFiP sur la base des feedbacks et des demandes émanant des utilisateurs. Cependant il n’existe aucune procédure formalisée de demande de modifications ou de personnalisation de l’Application.

2.3.5. Portabilité

SIGFiP est conçu pour fonctionner sur un réseau local (LAN), sur un réseau étendu (WAN) ou sur un réseau client/serveur. Plus spécifiquement, il fonctionne sur une plate-forme Windows NT, Novell Netware, Unix, Linux et Aix au moyen d’un protocole de réseau Ethernet TCP/IP standard.

Les facteurs limitatifs résideront davantage dans le matériel informatique, le système d’exploitation et le réseau choisis pour faire fonctionner SIGFiP.

2.4. Le progiciel ASTER

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Rapport – Décembre 2008 ProGenia

2.4.1. Capacité Fonctionnelle

ASTER est progiciel de gestion budgétaire, de tenue de la comptabilité générale de l’Etat et de suivi des comptabilités auxiliaires de recettes et de dépenses. Il est paramétrable et modulable pour intégrer sur site, les spécificités de tout pays dont le mode de comptabilité fonctionne suivant le modèle français.

L’architecture du logiciel s’articule autour des postes comptables et des comptes et permet de décentraliser le travail et la tenue de la comptabilité par poste comptable et d’actualiser la base centrale par le mécanisme de sommation décadaire des opérations desdits postes comptables.

Le progiciel ASTER est ainsi conçu pour opérer un suivi décentralisé des informations (hors réseau) et dont chaque agence comptable possède sa propre base de données. ASTER peut donc être configuré pour fonctionner aussi bien dans un environnement centralisé que dans un environnement décentralisé. Les fichiers de données pour chaque installation peuvent être séparés pour le transport ou placés dans une version actualisée du progiciel ASTER.

ASTER comprend une grande variété de rapports standards très intéressants. ASTER est livré avec une liste complète de rapports prédéfinis.

Les rapports standards proposés couvrent la plupart des informations requises pour la présentation de l’information. Tous les rapports existants présentent des variables souples (exercice, période, poste comptable, etc.). Les fonctions de présentation de l’information sont flexibles et peuvent être définies par l’utilisateur pour un suivi par poste comptable ou ordonnateur, par agent comptable, etc. ou en format consolidé. Les rapports peuvent être générés tous les jours, car le système est actualisé à chaque traitement de fin de journée.

ASTER est conforme aux normes comptables internationales. L’application est conforme aux directives et au système de classification budgétaire et comptable de l’UEMOA (procédures comptables, centralisation des transferts, unité de trésorerie).

2.4.2. Rendement et Fiabilité

Les fonctionnalités du progiciel ASTER en matière de sécurité sont très satisfaisantes, et ne compromettent pas sa souplesse d’utilisation. Dans ASTER, la sécurité est définie par différents niveaux d’accès, et chaque utilisateur se voit attribuer un nom utilisateur et un mot de passe unique. Le logiciel peut gérer plusieurs catégories d’utilisateurs. Chaque utilisateur se voit attribuer l’une de ces catégories d’autorisation.

Le système ne dispose pas d’une sauvegarde de base de données hors site (back up).

Les supports de masses des serveurs d’exploitation du progiciel ASTER ne sont pas adaptés aux fortes sollicitations du progiciel ASTER, et ne se conforment pas dans la configuration actuelle, à une architecture de haute disponibilité qui a pour objectif d’assurer une disponibilité élevée, voire permanente, des services serveurs centraux.

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Rapport – Décembre 2008 ProGenia

comptabilité de l'état. La plus grande disponibilité possible de l’application n’est pas assurée par la mise en grappe du serveur principal avec un serveur de secours, contre une panne qui empêcherait l'exécution normale du logiciel, sur le serveur principal.

L’architecture « Serveur d’applications décentralisé» adoptée pour le progiciel ASTER simplifie l'administration des serveurs et de l’application, mais crée fréquemment des problèmes de performances pour les consolidations.

Par la mise en œuvre de solutions d'optimisation WAN, les performances du progiciel ASTER vont s’accélérer pour les consolidations, pour atteindre des temps de transfert acceptables.

2.4.3. Facilité d’utilisation

L’un des points forts du progiciel ASTER réside dans son interface utilisateur. La navigation à travers le système est aisée, et permet de passer d’un module à l’autre en un minimum de clics. Le menu d’aide est complet mais rédigé dans un langage technique et pas assez facile à suivre. Les rapports sont également faciles à générer, en format PDF, HTML, RTF ou POSTSCRIPT.

Les traitements de fin de période dans le programme ASTER semblent nécessiter peu de travail administratif.

L’équipe du progiciel ASTER a élaboré un programme de formation formel spécialement conçu pour les utilisateurs inexpérimentés.

2.4.4. Administration et Maintenabilité

ASTER dispose des mécanismes de récupération intégrés pour le traitement automatique en fin de journée. Le produit ASTER dispose de fonctionnalités d’archivage pour les données anciennes qui ne sont plus utilisées.

Le produit ASTER ne propose aucun utilitaire permettant de sauvegarder aisément l’application ou la base de données, et le système n’exige pas non plus de sauvegardes complètes et régulières.

Malgré la possibilité de paramétrage offerte, la non existence du code source constitue un handicap pour la maîtrise des évolutions du progiciel ASTER.

2.4.5. Portabilité

ASTER est conçu pour fonctionner sur un réseau local (LAN), sur un réseau étendu (WAN) ou sur un réseau client/serveur. Plus spécifiquement, il fonctionne sur une plate-forme Windows NT, Novell Netware, Unix, Linux et Aix au moyen d’un protocole de réseau Ethernet TCP/IP standard.

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Rapport – Décembre 2008 ProGenia

2.5. L’Intégration Applicative du Système d’Information des Finances Publiques

Le paysage du système d'information de gestion des finances publiques est complexe, de par le nombre d'applications existantes, par la diversité des technologies, la variété des implantations, et du fait du nombre de liens (existants ou devant exister) et du volume des flux échangés ou devant être échangés. Ces systèmes ne sont pour l’instant pas en mesure de s’intégrer les uns aux autres que grâce à des acrobaties techniques. Le traitement et le stockage des données induisent par conséquence inefficacité et redondances. Des écarts importants existent pour la même donnée selon la source : SIGFiP ou ASTER.

Aucune des applications ne fournit à elle toute seule tous les modules et l’intégralité des fonctionnalités nécessaires à la gestion du budget, les utilisateurs recourent à des techniques de contournement des problèmes ou à des ressources coûteuses en temps et en argent, afin d’obtenir l’intégration désirée (cas de l’élaboration du TOFE).

Cloisonnée, la situation actuelle a débouché sur des applications dont l'intégration ne pouvait s'effectuer sans un investissement considérable en termes de ressources, de création, de maintenance et de prise en charge.

L’interface entre SIGFIP et le progiciel ASTER de tenue de la comptabilité générale ne permet actuellement qu’un fonctionnement unidirectionnel, dans le sens SIGFIP vers ASTER.

Le système d'information des finances publiques a ainsi atteint un certain stade de complexité et est confronté à un problème classique : comment intégrer les applications entre elles ?

Les solutions traditionnelles mises en œuvre actuellement n’abordent le problème de l’intégration entre applications que par les données : transferts périodiques de fichiers, partage de base de données, réplication et transformation des données utilisées par les applications …Ainsi sont développées des solutions d'intégration spécifiques capables de répondre rapidement au besoin d'intégration : les applications se parlent alors en face à face (on dit encore en "point à point") via des interfaces qui doivent être paramétrées et maintenues une à une : c'est l'approche « spaghetti ». Par rapport à la logique de développement d’un nouveau système, cette approche est initialement peu coûteuse et rapide à mettre en œuvre, et a l’avantage de s’appuyer sur l’existant. En revanche le nombre d'intégration point à point va augmenter de manière exponentielle lorsque de nouveaux systèmes doivent être intégrés, l'administration et surtout la maintenance deviendront problématique, les risques d'erreurs augmenteront, et les coûts totaux de changement (TCC, Total Cost of Change) vont s’accroitre d’autant.

L’EAI fournit une approche structurée à l'intégration qui a comme conséquence des solutions flexibles et évolutive.

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Rapport – Décembre 2008 ProGenia

d'intégration unique, en utilisant une structure d'adaptation qui raccourcit les délais d'intégration, en diminue les coûts et simplifie l'introduction de nouveaux systèmes dans l'environnement. Le serveur d'EAI (enterprise application intégration) se situe au niveau de la couche logicielle qui prend en charge le dialogue entre les applications. Quand les applications d'une organisation sont nombreuses et doivent échanger beaucoup de données, c'est "l'effet toile d'araignée schizophrénique" assuré si les applications échangent des données en "point à point" via des interfaces qui doivent être paramétrées et maintenues une à une. Il s'agit bien souvent de faire dialoguer entre elles des applications qui n'ont pas été conçues pour cela à l'origine.

L'avantage des serveurs d'EAI tient au fait qu'ils suppriment la nécessité d'élaborer ces intégrations point à point personnalisées entre systèmes.

2.6. La LOLF

L’adoption de la LOLF impactera beaucoup le SIGFiP et très peu ASTER. Cela impliquera de reprendre en partie le développement de SIGFiP car les règles de gestion vont changer.

Le SIGFiP devra prendre en compte les prévisions et réalisations physiques que financières.

L’implication très tôt des informaticiens en charge du développement de SIGFiP dans le processus de l’adoption de la LOLF est condition de réussite de la prise en compte par SIGFiP de la LOLF.

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Rapport – Décembre 2008 ProGenia

III. OBJET DE L’AUDIT ET RAPPEL MÉTHODOLOGIQUE

3.1. Champ et Limites de l’Audit

D’après les termes de référence, le périmètre de l’audit porte sur l’exploitation des applicatifs SIGFiP, ASTER et WMoney. La mission d’audit concerne les aspects organisationnels et techniques, relatifs à l’exploitation du système d’information de la chaîne des dépenses publiques : personnel, outils logiciels SIGFiP, ASTER, WMoney, équipements de traitement, équipements réseaux, sécurité.

D’après les Termes de Référence, la réalisation de cet audit devra faire apparaître :

1. un bilan de l’existant en matière de logiciels produisant de l’information sur la gestion du budget (aspects techniques et fonctionnels) ;

2. les modifications permettant la production automatique suivant les optiques des utilisateurs, du Tableau des Opérations Financières de l’Etat (TOFE) par le système informatisé ;

3. les modifications permettant la production des comptes de gestion dans les douze mois suivant la clôture de l’exercice ;

4. les propositions d’adaptation des systèmes actuels aux nouvelles orientations ; 5. les cahiers de charges pour la mise en œuvre des réaménagements ;

6. les éléments de coût et de délais de mise en œuvre.

L’évaluation du système d’information de la chaîne des dépenses étant orientée par rapport au nouveau cadre institutionnel et réglementaire caractérisé par les nouvelles orientations en matière de gestion budgétaire (LOLF, actualisation des nomenclatures budgétaires et comptables, déconcentration, décentralisation) , le travail entrepris pour les besoins de notre audit n’impliquait pas nécessairement les revues de niveau général du système d’information de la chaîne des dépenses qui aurait pu garantir l’identification de toutes les imperfections qui existent au sein de ce système.

Par conséquent, les forces et faiblesses mentionnées dans ce rapport peuvent ne pas être les seules qui existent. Les forces et faiblesses que nous énonçons dans ce rapport sont celles que nous considérons comme étant les plus importantes.

3.2. Méthodologie

Le cœur de la méthodologie d’audit des applications repose sur la norme ISO 9126 qui définit six caractéristiques qui décrivent la qualité du logiciel :

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Rapport – Décembre 2008 ProGenia

de fonctions et leurs propriétés données ; les fonctions sont celles qui satisfont aux besoins exprimés ou implicites.

ƒ Fiabilité : ensemble d’attributs portant sur l’aptitude du logiciel à maintenir son niveau de service dans des conditions précises et pendant une période déterminée.

ƒ Facilité d’utilisation : ensemble d’attributs portant sur l’effort nécessaire pour l’utilisation et sur l’évaluation individuelle de cette utilisation pour un ensemble défini ou implicite d’utilisateurs.

ƒ Rendement : ensemble d’attributs portant sur le rapport existant entre le niveau de service d’un logiciel et la quantité de ressources utilisées, dans des conditions déterminées.

ƒ Maintenabilité : ensemble d’attributs portant sur l’effort nécessaire pour faire des modifications données.

ƒ Portabilité : ensemble d’attributs portant sur l’aptitude du logiciel à être transféré d’un environnement à l’autre.

L’objectif a été de non seulement d’évaluer les applications au regard des procédures en vigueur, mais également de les confronter au modèle référent.

Pour réaliser l’audit du système d’information de la chaîne des dépenses publiques, les consultants ont suivi les étapes suivantes :

1. Réunion d’ouverture avec le maître d’ouvrage.

2. Prise de contact avec les différents acteurs et groupes de réflexion impliqués dans le processus de gestion des recettes et dépenses de l’Etat.

3. Revue et analyse du référentiel documentaire.

4. Préparation et personnalisation des questionnaires d’audit, critères, indicateurs et sources.

5. Entretiens et visites.

6. Recueil d’éléments probants.

7. Etat des lieux général, avec les structures utilisatrices et les services informatiques concernés du système d’information.

8. Réponse aux questions d’audit.

9. Réalisation de tests et de simulations.

10. Analyse des réseaux et des systèmes.

11. Bilan de l’exploitation des systèmes : mode d’exploitation, interconnexion des sites, sécurité d’accès, intégrité des données, fiabilité de fonctionnement.

12. Bilan des forces et faiblesses techniques des systèmes en place et de leur interfaçage.

13. Bilan sur les équipements techniques.

14. Examen des conditions de production automatique du TOFE par le système informatique.

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Rapport – Décembre 2008 ProGenia

15. Examen des nouvelles orientations béninoises en matière de gestion budgétaire.

16. Evaluation des outils actuels par rapport à ce nouveau cadre institutionnel et réglementaire.

La mission d’audit a donc débuté par une réunion d’ouverture qui a lieu à la DGB avec le Responsable SIGFiP et son équipe. Lors de cette première réunion avec la DGB, des arrangements ont pris pour mettre la documentation nécessaire à disposition des experts avant le début du travail sur le terrain. La nature et la portée de l’audit ont également précisées lors de cette réunion. Ensuite, des dispositions ont été prises afin d’informer toutes les parties intéressées de l’étendue de la revue qui sera effectuée, du calendrier établi et de prévoir des arrangements pour le déroulement de l’audit.

L’analyse documentaire a aussi permis d’approfondir le champ d’investigation et d’apporter les preuves matérielles et pertinentes pour évaluer les indicateurs.

La collecte de données s’est faite sur base de différentes méthodes : collecte de documents et entretiens individuels, enquête par questionnaires, focus groups, panel d’experts et audit plus approfondi de SIGFiP et ASTER. L’information permettant d’alimenter les indicateurs propres aux questions d’audit a d'abord été recueillie. Puis les données relatives aux indicateurs correspondant à un même critère ont été regroupées et analysées en vue de porter un jugement sur le critère concerné. Les auditeurs ont alors analysé les critères de jugement propres à chaque question évaluative afin d'apporter une réponse à la question. Enfin, ils ont effectué une évaluation globale de la chaîne des dépenses.

La limite à laquelle l’équipe d’audit a été confrontée est la non disponibilité de certains directeurs de la DGB et de la DGTCP, en cette période caractérisée à la fois d’une part par le vote d’un collectif budgétaire et le dépôt à l’assemblée nationale du budget de l’année 2009. Néanmoins, l’équipe a trouvé suffisamment d’informations pour apporter une réponse aux questions d’audit sur base des critères de jugement retenus.

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Rapport – Décembre 2008 ProGenia

Les Principaux responsables de la réalisation de l’audit sont :

Nom et Prénoms Qualifications Fonction Dr DISSOU Jamâl-Dine Docteur en Ingénierie Informatique Chef de Mission

DJOSSOU Justin Consultant en Finances Publiques Membre

EYEBIYI C. Hubert-Gustave Consultant en Finances Publiques et Comptabilité Publique

Membre

DEGBOUE Fulgence Ingénieur en Informatique Membre

GOUDJANOU Cossi Joël Ingénieur en Informatique Membre

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Rapport – Décembre 2008 ProGenia

IV. CADRE INSTITUTIONNEL ET ETAT DES LIEUX DES PROCESSUS DE LA GESTION DES FINANCES PUBLIQUES

4.1. Cadre Institutionnel de la Gestion des Finances Publiques1

Le cadre institutionnel de la gestion des finances publiques couvre le cycle budgétaire allant de l’autorisation au contrôle en passant par l’exécution, et est fondé sur la séparation des pouvoirs législatif, exécutif et judiciaire :

ƒ Le Gouvernement prépare et exécute la loi de finances et le budget général de l’Etat.

ƒ Le Parlement vote la loi de finances initiale, la ou les lois de finances rectificatives ainsi que la loi de règlement définitif du budget.

ƒ La Cour suprême (Chambre des comptes) juge les comptes d’exécution du budget général de l’Etat.

4.1.1. La Hiérarchie des Ordonnateurs

ƒ Ordonnateurs de l’Etat :

¾ Niveau central :

o le ministre chargé des finances est ordonnateur principal unique des recettes et des dépenses du budget de l’Etat, des budgets annexes et des comptes spéciaux du Trésor ;

o le DGB, les DRFM des Ministères, Départements et Agences sont ordonnateurs délégués du ministre chargé des Finances ;

o le DGB de l’Etat, premier ordonnateur délégué du Budget Général de l’Etat, outre son rôle de régulateur de toutes les dépenses de l’Etat, exerce la fonction d’ordonnateur délégué pour ce qui concerne les charges non réparties et les dépenses liées au paiement des salaires des Agents Permanents de l’Etat et Agents contractuels ;

o le Directeur Général de la Caisse Autonome d’Amortissement est l’ordonnateur délégué de la mobilisation des ressources extérieures (dons et emprunts) et de la gestion du service de la dette publique extérieure ; o les Ministres sont administrateurs des crédits qui sont affectés à leur

département.

¾ Niveau déconcentré:

1L’essentiel des données provient du Rapport d’évaluation des finances publiques selon la méthodologie PEFA (Public Expenditure and Financial Accountability) de Septembre 2007

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Rapport – Décembre 2008 ProGenia

l’Etat au titre des crédits délégués aux différentes directions départementales des ministères implantées sur le territoire de sa circonscription administrative.

ƒ Ordonnateurs des Etablissements publics : les Directeurs de cette catégorie d’organismes publics sont ordonnateurs principaux des recettes et des dépenses de leur établissement.

ƒ Ordonnateurs des Collectivités territoriales décentralisées : les maires sont les ordonnateurs principaux des communes. Ils ont la faculté de désigner des ordonnateurs délégués.

4.1.2. La Hiérarchie des Comptables Publics

ƒ Les comptables de l’Etat sont:

¾ au niveau central : le Receveur Général des Finances (RGF) comptable principal de l’Etat ayant comme comptables secondaires le Receveur National des Impôts et des Domaines, le Receveur National des Douanes, le Receveur de la Dette (CAA), l’Agent Comptable du Fonds Routier, le Receveur des Postes Diplomatiques et Consulats Généraux ;

¾ au niveau déconcentré : les Receveurs Départementaux des Finances (RF) sont comptables secondaires ;

¾ au niveau déconcentré: les Receveurs-Percepteurs (RP) sont comptables secondaires.

ƒ Les Agents comptables des Etablissements publics sont comptables principaux des budgets de ces établissements.

ƒ Les Receveurs-Percepteurs sont comptables principaux des budgets des communes.

4.1.3. Le Contrôle Financier

L’exercice du contrôle financier est attribué à la Direction du Contrôle Financier (DCF), structure du Ministère en charge des Finances. Selon les dispositions du Décret n° 93-178 du 04 août 1993 portant attributions, organisation et fonctionnement du Contrôle Financier, la DCF exerce un contrôle a priori portant sur la régularité budgétaire, juridique et financière des opérations de dépenses du Budget Général de l’Etat, des Budgets annexes et des Budgets des établissements publics. La DCF n’est pas habilitée à exercer un contrôle d’opportunité de la dépense. Le contrôle est effectué par ses agents contrôleurs, détachés auprès des ministères, institutions, et établissements publics autonomes.

4.1.4. Le Contrôle de l’Exécution du Budget de l’Etat

Le contrôle administratif qui est en même temps un contrôle interne à l’Administration publique est exercé ex ante par le Contrôle Financier sur la régularité des engagements de

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Rapport – Décembre 2008 ProGenia

dépenses, ex post par les Inspections Générales des services (Impôts, Douanes et Trésor), les Inspections Générales des Ministères, l’Inspection Générale des Finances et l’Inspection Générale d’Etat. Il est institué un premier niveau de coordination dévolue à l’IGE du fait de sa position de structure faîtière dans l’organigramme des corps et organes de contrôle, un second niveau de coordination étant assuré par l’IGF et par l’IGSEP qui sont en charge des pôles 1 et 2 créés dans le cadre de la réorganisation des organes de contrôle par décret n°2006-627 du 04 décembre 2006.

4.1.5. Le Recouvrement des Contributions Fiscales et Douanières

ƒ Les recettes recouvrées par les services des impôts (DGID) sont reversées au Trésor Public quotidiennement aux receveurs départementaux des finances pour les paiements effectués par chèques. Les recettes en numéraires sont reversées, dès que leur montant atteint un seuil prédéfini (1million de FCFA) ou par décade lorsque le seuil n’est pas atteint.

ƒ Les recettes recouvrées par la DGDDI sont reversées au Trésor Public par décade quel qu’en soit le mode de paiement ou le montant. En cas de besoin de trésorerie, les receveurs des finances peuvent cependant demander le reversement avant l’échéance décadaire.

ƒ Les recettes recouvrées par les régies des ministères techniques sont reversées au Trésor Public par décade quel qu’en soit le mode de paiement ou le montant. En cas de besoin de trésorerie, les receveurs des finances peuvent cependant demander le reversement avant l’échéance décadaire.

ƒ A la fin de chaque mois, les services du Trésor effectuent au niveau des perceptions, un rapprochement sur les montants recouvrés et perçus par le Trésor avec les services des douanes et des impôts et les régies de recettes de services. Ces rapprochements donnent lieu à une note d’accord. Un rapprochement similaire mais au niveau national est effectué pour chaque exercice budgétaire entre les services centraux des mêmes institutions. Ce rapprochement global donne aussi lieu à des notes d’accord.

4.2. Les Principales Caractéristiques du Système de Gestion des Finances Publiques

4.2.1. La préparation de la loi de finances et du budget de l’Etat

En ce qui concerne la préparation du projet de loi de finances incluant le budget général de l’Etat, l’article 50 de la loi organique dispose qu’elle est assurée sous l’autorité du Chef du Gouvernement, par le Ministre chargé des Finances et le Ministre chargé du Plan. De façon pratique, le ministre chargé des Finances conduit les travaux budgétaires en utilisant un cadre organisationnel (Comité PIB/TOFE, conférences budgétaires), un certain nombre d’outils (note d’orientation, lettre de cadrage, compte rendu en Conseil des Ministres) et un

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période courant d’avril à septembre chaque année, la date butoir étant fixée à une semaine avant l’ouverture de la session d’octobre (article 109 de la Constitution) pour le dépôt du projet de loi de finances sur le bureau du Parlement.

En 2001 est intervenue une évolution qualitative appuyée par le PERAC (Public Expenditure Reform Adjustment Credit) sur financement IDA et visant à passer progressivement d’une gestion budgétaire basée sur les moyens à une gestion budgétaire axée sur les objectifs et les résultats mesurables par des indicateurs objectivement vérifiables. L’expérience qui avait démarré avec sept ministères pilotes s’est étendue à l’ensemble des ministères et institutions qui préparent ainsi des budgets de programmes au soutien des budgets de moyens. Mais ce sont ces derniers qui font l’objet de vote par le Parlement à la lumière des objectifs fixés dans les programmes.

4.2.2. L’exécution de la loi de finances et du budget

Dès la promulgation de la loi de finances, le Ministre en charge de l’Economie et des Finances transmet aux ministères et institutions une Lettre de Notification des Crédits. Cette lettre rappelle dans le détail l’ensemble des dispositions relatives à l’exécution des budgets et fixe les dates limites pour les engagements, les ordonnancements et les paiements. Cette notification vaut ouverture annuelle des crédits qui font ensuite l’objet d’ouverture trimestrielle pour l’ensemble des bénéficiaires, de façon automatique et sans autre information du ministère en charge des finances.

Le budget ainsi mis en place est exécuté suivant des procédures établies par deux décrets portant respectivement réforme des procédures d’exécution du budget général de l’Etat (décret n°2000 -601 du 29 novembre 2000) et règlement général sur la comptabilité publique (décret n°2001-039 du 15 février 2001) qui est conforme à la directive de l’UEMOA. Ces deux textes consacrent le principe de la séparation des fonctions d’ordonnateur et de comptable impliquant leurs incompatibilités et fixent les procédures d’exécution des recettes et des dépenses de l’Etat.

4.3. Les Logiciels produisant de l’Information sur la Gestion du Budget La richesse et la diversité du patrimoine des applications de gestion qui couvrent l’intégralité des métiers et la volumétrie des échanges quotidiens situent le Système d’Information de la Gestion (SIG) du Budget au niveau des plus grands SIG du Bénin.

Pour l’automatisation du Système de Gestion des Finances Publiques, le ministère chargé des finances a actuellement recours au :

9. Logiciel SIPIBE pour la préparation budgétaire. SIPIBE est géré par la DGB.

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10. Système Intégré de la Gestion des Finances Publiques (SIGFiP). Le SIGFiP est un logiciel de gestion des Finances Publiques mis à la disposition de tous les acteurs de la chaîne des dépenses et est administré par la DGB.

11. Logiciel SDL7 pour les dépenses salariales. SDL7 est géré par la DGTCP et exploité par la DGB.

12. Système de gestion informatisé de la comptabilité publique dénommé ASTER, géré par la DGTCP.

13. Logiciel MATKOS pour le suivi des titres de dépense géré par la DGTCP.

14. Logiciel Sydonia++ pour la gestion des recettes fiscales et douanières. Sydonia++ est géré par la DGDDI.

15. Logiciel Takwe pour la gestion des recettes fiscales. Takwe est géré par la DGID.

16. Logiciel de gestion de la dette Debtpro géré par la CAA.

Une application dénommée WMoney était exploitée par la DGTCP pour la tenue de la comptabilité générale de l’Etat. Au moment de l’audit, WMoney n’était plus en exploitation, le déploiement du progiciel ASTER ayant pris le relais.

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Elaboration Budgétaire►

Exécution des Dépenses non Salariales►

Exécution des Dépenses Salariales►

Exécution des Recettes non Fiscales►

Exécution des Recettes Fiscales►

Comptabilité Publique

SIGFiP SIGFiP DEBTPRO SDL7

SYDONIA ++

ASTER ASTER SIPIBE

MATKOS

ASTER

TAKWE

ASTER

Rapport Décembre 2008 ProGenia

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4.4. Les Processus de Gestion des Finances Publiques

On distingue deux (02) grands types de procédures pour exécuter les opérations de dépenses publiques :

• la procédure normale d’exécution des dépenses de l’Etat ;

• la procédure exceptionnelle d’exécution des dépenses de l’Etat ;

Processus Description

Elaboration du Budget

La préparation budgétaire s’effectue dans l’outil SIPIBE.

Dans cette application, sont définies les lignes budgétaires suivant une nomenclature adaptée aux normes de l’UEMOA, les bailleurs et les dotations par ligne budgétaire. Après le vote du budget par l’Assemblée Nationale, les dotations sont chargées dans les applications de dépense afin d’assurer la cohérence des référentiels.

1. Préparation budgétaire ministérielle

Les ministères saisissent leurs besoins de financement pour l’exercice N+1. L’ensemble des demandes est consolidé puis analysé. Au terme des conférences budgétaires, les arbitrages sont validés et saisis dans SIPIBE.

2. Préparation des documents pour le Parlement

La validation des données permet l’élaboration du projet de loi de Finances.

En cours d’année, en cas de mouvements de nomenclatures ou de crédits, le processus de mise à jour des référentiels reproduit celui décrit pour l’initialisation d’un exercice.

Rapport Décembre 2008 ProGenia

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Mise à disposition des

ressources Les budgets sont chargés dans SIGFiP à partir de SIPIBE.

1. Initialisation du système de gestion de la dépens : mise à disposition initiale des crédits

Les données présentes dans l’outil central de dépense, en termes de dotation sur les lignes budgétaires sont conformes au vote du parlement.

2. Mouvements de crédits

Les mouvements de crédits d’une même section, entre destinations (transfert) ou entre articles (virement) sont autorisés par arrêté et chargés dans SIGFIP au cours de l’exécution du budget. Ils sont régularisés par un collectif budgétaire produit par SIPIBE et voté par l’Assemblée Nationale ou pris par Ordonnance par le Président de la République.

Exécution des dépenses – Procédure Normale

SIGFiP gère de l’engagement à l’édition des titres de règlements.

ASTER gère la comptabilité Bons de commande

1. Engagement de la dépense

L’engagement de la dépense est l’acte initial de la procédure normale de l’exécution de la dépense. C’est l’acte par lequel l’organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge (bon de commande, lettre de commande, convention, marché…).

Les gestionnaires de crédits, responsables des unités administratives initient des dépenses de leurs unités respectives en adressant au DRFM une demande d’engagement manuscrite pré-numérotée accompagnée d’au moins trois factures pro forma ou trois devis reçus de trois différents candidats éligibles préalablement inscrits sur un fichier des candidats agréés. Le choix d’un candidat doit tenir compte de la mercuriale des prix officiels et de la qualité des produits proposés.

Le DRFM procède au choix du bénéficiaire, informe tous les candidats ayant participé à la concurrence notamment l’attributaire du résultat de l’ouverture des plis et fait saisir les données par son agent.

L’Agent du DRFM, sur la base du contrat signé avec le bénéficiaire, procède à la saisie dans SIGFIP des informations consignées sur la

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Processus Description

demande d’engagement et la facture pro forma retenue. Il édite le projet de fiche d’engagement qu’il transmet au DRFM avec les pièces justificatives.

Le DRFM vérifie la cohérence des données saisies par son agent en rapprochant la demande d’engagement du projet de fiche

d’engagement et valide le dossier en y apposant son visa électronique. La fiche d’engagement est éditée en deux exemplaires, l’original du bon de commande et le bordereau de transmission des engagements le sont aussi. Le DRFM transmet le dossier au Contrôleur Financier ou au Délégué du Contrôleur Financier, selon le cas.

Le Contrôleur financier effectue les contrôles réglementaires à l’issue desquels, le dossier est soit accepté, à visa différé ou rejeté.

Les dossiers acceptés font l’objet de validation et ceux à visa différé ou rejetés sont accompagnés d’une fiche de notification explicitant les motifs. Ils sont soumis, après avoir donné satisfaction aux motifs de rejet ou de différé, à la validation du Contrôleur financier ou de son Délégué.

Le Contrôleur financier transmet le dossier au DRFM.

Le DRFM :

accède au module notification pour éditer les copies N° 1-2 et 3 du bon de commande, l’étiquette à coller sur l’original du bon de commande et l’adresse par le bordereau d’envoi au fournisseur. L’étiquette sert à authentifier l’original du bon de commande à adresser au fournisseur. Le bordereau d’envoi est destiné au fournisseur qui le retourne rempli appuyé de l’original du bon de commande, le bordereau de livraison et, en trois exemplaires, la facture définitive.

notifie l’original du bon de commande et la copie n°3 au fournisseur, appuyés du bordereau d’envoi. La copie N°2 du bon de commande est gardée par le DRFM, la copie N°1 est adressée au gestionnaire de crédits. Le DRFM, à ce stade « dossier notifié au fournisseur », peut encore décider d’annuler l’engagement pour des motifs comme défaillance du fournisseur ou du prestataire de service en émettant une fiche de dégagement de crédits au soutien du dossier qu’il adresse au Contrôleur financier.

2. Liquidation de la dépense

La liquidation de la dépense a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d’arrêter le montant exact de la dépense. Elle se décompose en deux opérations : la constatation du service fait et la liquidation proprement dite (déterminer, de façon précise, par un calcul et au vu des pièces justificatives, le montant et l’exigibilité de la dette).

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Le gestionnaire de crédits, initiateur de la dépense constate, le premier, le service fait qui est matérialisé par un bordereau de livraison ou d’un procès verbal de réception en trois exemplaires délivré en présence de la commission de réception des commandes du ministère sectoriel. Le gestionnaire de crédits certifie les pièces justificatives, conserve une copie de la facture certifiée « service fait » et transmet l’ensemble du dossier aux services du DRFM.

Le Contrôleur financier ou son délégué peut obtenir communication de toutes les pièces justificatives et dispose, à cet effet, de tout pouvoir d’enquête le plus étendu notamment en ce qui concerne la sincérité de la certification de « service fait ».

Le DRFM appose au verso des factures les mentions prévues à cet effet, dûment complétées et sa signature. Il appose le cachet

« liquidation » après avoir vérifié les calculs, saisit les informations dans SIGFiP et édite le mandat de paiement qu’il transmet, accompagné des pièces justificatives, au contrôleur financier ou à son délégué.

Le Contrôleur Financier ou son délégué effectue les contrôles réglementaires, vise le mandat de paiement, diffère son visa ou le rejette, puis le transmet par bordereau au DRFM.

3. Ordonnancement de la dépense

L’ordonnancement est l’acte administratif par lequel, conformément aux résultats de la liquidation, l’ordre est donné au comptable de payer la dette de l’Etat. Il est émis un mandat de paiement, un titre de règlement (avis de crédit ou bon de caisse), un bordereau de transmission des mandats et en cas de besoin un bordereau de transmission des oppositions.

Le DRFM reçoit le dossier et l’affecte à son agent.

L’agent DRFM procède à la saisie des données dans SIGFiP. Au vu de la facture, il édite le projet de mandatement qu’il soumet à l’appréciation du DRFM appuyé des pièces justificatives.

Le DRFM s’assure de l’exactitude des informations saisies par rapport aux pièces justificatives et à la liquidation de la facture et valide le travail de l’agent en éditant le mandat de paiement et le bordereau de transmission du ou des mandats au Contrôleur Financier.

Le Contrôleur Financier :

procède aux contrôles relevant de sa compétence et valide, diffère le visa ou rejette le dossier, selon le cas. Le dossier informatique passe à l’état « validé par le Contrôleur financier » ;

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Processus Descrip ion t

transmet le dossier au DRFM.

Cette édition génère l’état intitulé : « Transmis à l’ordonnateur délégué ».

Le DRFM :

valide le dossier en saisissant son visa électronique de validation du mandat de paiement et signe le mandat papier ainsi que les pièces en souche. Le dossier électronique passe à l’état « validé par l’ordonnateur- délégué ».

édite le bordereau de transmission des mandats ordonnancés et adresse le dossier au Trésor Public pour paiement. Le dossier passe à l’état « Transmis au Trésor par l’ordonnateur ».

4. Paiement de la dépense

La phase comptable est du ressort du comptable et ne comprend qu’une seule étape : le paiement (juridique et comptable).

Le Trésor Public procède, après contrôle de régularité des titres de paiement, au paiement de la dépense en trois phases : la prise en charge des titres de paiement, la mise en règlement de la dépense et le règlement de la dépense.

La prise en charge des mandats de paiement se fait en deux grandes étapes : la réception des mandats de paiement et le contrôle de régularité des titres de paiements par le comptable.

La réception des mandats de paiement se traduit par la vérification de la présence physique des titres portés sur le bordereau de transmission des mandats ordonnancés et par l’émargement du registre de transmission de l’ordonnateur.

Le comptable du Trésor public contrôle de régularité des titres de paiements et accepte les mandats de paiement réguliers, rejette ceux refusés ou diffère son visa pour complément d’information.

Les mandats réguliers sont mis en règlement et la dépense est réglée, soit à vue, soit par chèque Trésor, soit par virement bancaire ou postal soit par transfert. Les bordereaux de transmission au Trésor Public des titres de paiement devront être émis par nature de dépense.

Engagement- ordonnancement

L’engagement-ordonnancement est géré dans SIGFiP.

Dans cette procédure, l’engagement et l’ordonnancement se réalisent de façon concomitante.

Sont concernées, les dépenses dont les pièces justificatives existent, les dépenses nécessitant la prise d’une décision de mandatement préalable.

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1. Engagement- Ordonnancement de la dépense

Le gestionnaire de crédits rassemble les pièces justificatives, certifie les factures et prépare la liquidation, remplit une demande d’engagement/réservation et transmet l’ensemble du dossier au DRFM par bordereau d’envoi.

L’agent du DRFM réceptionne le dossier, l’étudie et saisit les données dans SIGFIP et le soumet au DRFM.

Le DRFM vérifie le dossier, le valide et étudie le mandat qu’il transmet au Contrôleur Financier ou à son Délégué accompagné de la fiche d’engagement par bordereau de transmission.

Le Contrôleur Financier ou son Délégué procède aux contrôles réglementaires, accorde ou refuse son visa et retourne le dossier au DRFM.

Le DRFM signe le mandat de paiement et les pièces justificatives et transmet le dossier au Trésor Public pour prise en charge et paiement.

2. Paiement Idem au cas de bon de commande

Délégation de crédit aux structures déconcentrées

La procédure de délégation de crédits consiste à mettre des crédits à la disposition des structures déconcentrées des Ministères et Institutions de l’Etat pour l’exécution des dépenses au niveau départemental, en vue du financement des activités programmées dans les Départements.

Le DRFM procède à la délégation de la totalité des crédits vers les structures déconcentrées. Le DGB procède automatiquement en lieu et place de la DRFM à la délégation des crédits, si dans un délai de un mois le DRFM ne le fait pas, pour éviter le retard souvent accusé dans l’envoi des crédits vers les structures déconcentrés, source de sous-consommation des crédits et du mauvais fonctionnement des services.

Les crédits sont alors disponibles au niveau déconcentré où s’effectuent toutes les opérations suivant la procédure normale d’exécution des dépenses publiques. Les acteurs sont le gestionnaire de crédit, le Préfet (Ordonnateur Secondaire), le Délégué Départemental du Contrôleur Financier et le Receveur des Finances.

Les opérations sont systématiquement prises en compte dans le point d’exécution des dépenses des ministères concernés.

Les fiches d’engagements, bons de commande, les mandats de paiement et autres titres de paiements de dépenses ici concernés sont édités dans SIGFIP.

Exécution des dépenses par Les services de l’ordonnateur conservent l’entière responsabilité de la gestion de leurs personnels. A ce titre, ils communiquent au DGB les

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