Les bases de l’IIPE sont alimentées avec le logiciel de gestion documentaire CDS ISIS. C’est le logiciel de l’UNESCO pour la gestion documentaire.
Cet open source multi langue a été développé pour le système Windows sous le nom de Winisis ; son développement s’est arrêté en 2005 avec la version 1.5.
Les bases sont publiées sur le site web de l’IIPE (front office) via le module d’interface web Genisis.
Les bases Planipolis et Clearinghouse sont développées en PHP/ My SQL.
Le logiciel de gestion documentaire CDS ISIS gère plusieurs bases de données.
1.5.1 Les bases internes
On peut distinguer la base des activités et la base des documents d’activité.
1.5.1.1 La base de signalement des activités du Governing Board (GB)
Qu’est-ce qu’une activité IIPE ? C’est un ensemble d’actions planifiées, coordonnées, réalisées, et évaluées, par une ou plusieurs personnes appartenant à une ou plusieurs équipes, selon les différents axes ou modes opératoires définis par le plan à moyen terme. Les modes opératoires sont : la recherche, la formation, l’assistance technique, la coopération, les publications.
La base GB enregistre les activités du plan à moyen terme.
Elle comporte deux types de fiches :
- D’une part des fiches « Projet » (environ 50 fiches), au contenu de nature générale, contrôlé par le Centre de documentation, Les projets de l’IIPE sont définis et planifiés par le Plan à moyen terme30, et comportent les grands objectifs stratégiques par domaines d’action : par exemple « P8-002-Ministries, Support Ministries of Education in the preparation, costing, implementation and monitoring of sector plans, linked to national poverty reduction strategies » est le 2ème projet du 8ème Plan à moyen terme.
Le contenu de ces fiches est stable pour la durée du Plan à moyen terme.
30 Plan à moyen terme de l’IIPE 2008-2013 : <http://unesdoc.unesco.org/images/0019/001905/190586f.pdf>
- D’autre part, dans le cadre de ces projets sont menées des activités qui donnent lieu à des fiches.
Par exemple, dans le cadre du P8-002 a été menée l’activité « North Sudan Education Sector Reform: Capacity Development in Education Sector Planning ».
Ces fiches « Activité » (environ 1500) sont des records31, saisis presque exclusivement en anglais par les membres des équipes IIPE dans des champs pré déterminés.
L’accès au formulaire est contrôlé.
Les champs de la fiche sont de deux sortes :
- les champs fermés (sous forme de case à cocher ou de liste d’autorité) : pays, partenaires et bailleurs de fonds par exemple
- les champs libres avec du contenu rédactionnel et informationnel : titre de l’activité, responsable, descriptif de l’activité, résultats escomptés et productions prévues, calendrier et budget prévisionnel, indicateurs de suivi et d’évaluation.
Les champs indexation sujet et thèmes du plan de classement sont remplis par le Centre de documentation.
La fiche activité est un document qui engage la responsabilité de son producteur et qui est soumis à une procédure de validation : la mention de validation est un des champs obligatoires.
Cette base GB sert au suivi et à l’évaluation des activités de l'IIPE : c’est un outil indispensable pour la rédaction du rapport d'activités annuel présenté au conseil d'administration.
Une version publique de la base GB a été proposée jusqu'en 2007 (dernière année du 7ème PMT).
On ne peut que constater l’hétérogénéité des contributeurs et des pratiques de saisie et d’indexation dans la base d’activité : ainsi une activité peut être renseignée de façon elliptique ou très détaillée. Les documentalistes exercent a posteriori un contrôle qualité sur les données saisies, les transformant ainsi en informations.
Les activités sont codées. Ce code est intégré dans les notices INTEPI générées par l'activité.
En effet, les activités IIPE donnent lieu à des productions intellectuelles qui sont intégrées dans la base interne nommé INTEPI.
1.5.1.2 La base des documents internes : INTEPI
La provenance des documents de la base interne varie :
quant à leur nature et leur condition de diffusion : - les documents administratifs : les rapports de mission (BTOR)
- la littérature grise : travaux de recherche, contributions à des séminaires extérieurs, contributions à des publications extérieures / pédagogie interne : matériaux de cours, supports de cours, mémoires des stagiaires, cours intensifs, cours à distance / autres : ateliers, débats…
quant à leur support : des documents papier archivés au Centre de documentation/ des
"documents numériques natifs" stockés sur le serveur.
Pour être saisi dans la base, l'auteur ou le responsable d’une ressource (cas du directeur de mémoire responsable des mémoires des stagiaires) doit être un personnel de l’IIPE.
31 Définition de Records donnée par le Livre blanc Records management : « documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité ».
Les champs de la base interne sont volontairement alignés sur ceux de la base d’activité.
En effet, c’est l’aboutissement d’une réflexion menée par l’équipe du centre. L’objectif à plus long terme est de mettre en commun les ressources internes en y incluant notamment une base interne de gestion des contacts (noms de personnes et d'organismes liés à l’IIPE) comportant des données pouvant être reliées à la base INTEPI.
On retrouve donc :
Le BTOR contient le code Activité, et le code du Séminaire pour lequel il a été rédigé.
Cette base est accessible sur Internet par mot de passe.
1.5.2 Les bases en libre accès : la bibliothèque virtuelle
- EPIDOC est la base des documents bibliographiques.
Elle comprend environ 30 000 notices rédigées en trois langues (anglais, espagnol, français).
L’interface de consultation du catalogue permet à l’internaute de sélectionner des documents, de faire des rebonds sur les descripteurs (navigation en cascade), d’accéder au texte intégral d’un document…
Une collection de 400 titres de périodiques (base PERISCOPE) est accessible par le catalogue en ligne EPIDOC.
- PLANIPOLIS est la base des plans et des politiques d’éducation.
L’augmentation de la numérisation des plans et politiques a permis à la base Planipolis d’étendre son public et d’atteindre 1000 000 visiteurs par mois en 2011 (contre 15 000 en 2008).
- Des bases thématiques issues des programmes de recherche de l’Institut (par exemple ETICO : éthique et corruption dans l’éducation).
- HIV and AIDS Education Clearinghouse est le service d’échange d’informations sur le SIDA et l’éducation. Il offre différents services : accès à la bibliothèque virtuelle (plus de 7 000 références dans quatre langues), lettre d’information, alertes, forum, liens…
Les bases de données en ligne sont mises à jour tous les mois.
Les différentes bases de données ne sont pas reliées entre elles.
Figure 6 : Schéma simplifié de l’organisation des bases de données de l’IIPE