1 Enregistrer le compte rendu sur le présent formulaire, auquel seront joints la déclara-tion d’adhésion au code de pratique signée avant chaque réunion (voir l’annexe 6) et le registre de présence signé à la fin de chaque réunion
2 Le président de la réunion est chargé de veiller à ce que soit établi un compte rendu, et à ce que le formulaire soit rempli à la fin de la réunion Ne pas attendre pour remplir le formulaire Pour constituer un document opérationnel, le formulaire doit avoir été rem-pli dans le cadre de la réunion
3 Les statistiques peuvent être portées sur le formulaire à l’avance, pendant la prépara-tion de la réunion Si des statistiques plus complètes sont présentées au cours de la réunion, elles pourront éventuellement être jointes en appendice au compte rendu 4 Inscrire un résumé d’une ligne sur chaque cas présenté, comme par exemple : « Cas
X N , N° 45368, mortinaissance per-partum de 2,5 kg, rupture utérine » Un rapport complet sur le cas n’est pas nécessaire Si la demande en est faite, une description du cas pourra être jointe en appendice au compte rendu
5 Le président prévoira au minimum 5 minutes à la fin de la réunion pour récapituler les principaux problèmes recensés pendant la réunion, sur la base des statistiques présen-tées ou des cas examinés, voire les deux
6 À partir de ces problèmes, des plans d’action pourront être établis, comme indi-qué dans le tableau présenté à la deuxième page du formulaire Les tâches de la liste devront être clairement allouées et convenues à la réunion
7 À la fin de la réunion, le président s’assurera que le formulaire de compte rendu est complet, en version papier ou électronique Seule restera à remplir la section du tableau concernant le suivi
8 Dans les 72 heures suivant la réunion, le compte rendu papier sera dactylographié et sauvegardé électroniquement Cela ne prendra pas longtemps si le format du modèle a été respecté Le président vérifiera le compte rendu dactylographié qui sera ensuite dis-tribué en tant que projet par courrier électronique à tous les membres figurant sur la liste de présence, aux autres acteurs intéressés et aux personnes responsables de l’une des tâches du plan d’action La distribution du projet de compte rendu devra être ache-vée dans la semaine suivant la date de la réunion
9 Lors de la réunion d’audit de la mortalité périnatale suivante, le président réservera du temps pour l’examen du projet de compte rendu de la réunion précédente, de préfé-rence au début de la réunion Si une tâche n’est pas achevée, ce point sera noté dans la colonne du suivi et la tâche pourra être reportée dans le tableau du plan d’action de la réunion en cours Une fois remplie la colonne du suivi du compte rendu de la réunion précédente, ce compte rendu final pourra être adopté, sur la proposition d’un membre, appuyée par un autre membre
10 La réunion pourra ensuite passer aux nouvelles statistiques et/ou à la présentation des cas
Annexe 9 : Étapes de la mise en place d’un audit de la mortalité pour les mortinaissances et les décès néonatals
L’audit de la mortalité (ou « étude des décès ») est un processus uti-lisé pour enregistrer des données sur les causes médicales de chaque
décès et sur les défaillances systémiques ayant contribué à de nom-breux cas, pour trouver des solutions et pour prendre des mesures.
L’audit n’est pas une solution en soi.
Il sert à améliorer de façon systématique la qualité des soins, en recueillant des données et en les analysant, en reliant les solu-tions aux problèmes relevés, et en responsabilisant les acteurs chargés
d’opérer les changements destinés à améliorer les soins.
1. Recenser les décès périnatals
6. Évaluer et affiner
5. Appliquer les recommandations
2. Recueillir des informations
3. Analyser les résultats
4. Recommander des solutions
Étapes
1 Comprendre les étapes du cycle de l’audit de la mortalité périnatale et les principes fondamentaux
2 Établir un comité d’orientation des audits locaux, régionaux ou nationaux de la morti-natalité et de la mortalité néonatale, ou consolider le comité existant, et lui confier la surveillance du processus
3 Garantir la confidentialité et assurer un cadre juridique et éthique
4 Dresser la liste des données et cartographier toutes les données et tous les services existants
5 Planifier la collecte des données :
i Obtenir les permissions et associer la communauté locale au processus d’étude ii Désigner le comité d’orientation des audits de la mortalité
iii Planifier les modalités de recensement des cas
iv Décider de la manière de choisir un sous-ensemble, parmi les cas recensés, pour une étude détaillée
v Décider des données à recueillir pour chaque cas
vi Tester et affiner les instruments de collecte des données vii Planifier l’étude des cas – qui procédera à l’étude et comment viii Planifier l’analyse des données
ix Former et sensibiliser les personnels de soins de santé x Fixer des règles de base pour les réunions d’étude 6 Mettre en œuvre le système :
i Recenser les cas ii Recueillir les données
iii Encadrer les préposés à la collecte des données iv Préparer les données à examiner
v Organiser une réunion d’audit de la mortalité pour examiner les données vi Analyser les résultats
vii Utiliser les conclusions pour dresser une liste de mesures possibles (pendant la réunion d’étude)
viii Formuler, hiérarchiser et diffuser les recommandations
ix Communiquer les données, les notes sur les cas et les recommandations au niveau d’étude suivant
x Publier les résultats
xi Évaluer et améliorer le système
7 Évaluer le travail accompli à l’issue du cycle d’audit de la mortalité périnatale, et étendre et améliorer les maillages