Compte rendu du Conseil de l’ED SIMME du 12 novembre 2020
Membres présents : V. AKERMAN, P. BELLEVILLE, A. COIRAL, C. COUPEAU, M.
CZAPLICKI, S. DUBOIS, D. HALM, A. LACOMBE, D. LEMONNIER, C. MABRU, A.
MAITRE, C. QUINTERO REYES, V. RAT, L. VAN HOORDE, V. VIGNERAS Membres Excusés : P. BUGNON, A. MURA, L. PETIT, O. POP, T. ROGAUME Procuration : P. BUGNON à C. MABRU et T. ROGAUME à D. HALM,
Invitée présente : A. LECESVE
Invités excusés: A. CÉLÉRIER, H. EIJSBERG, R. FORTUNIER, Y. JEAN, R. N. SCHÜTZ
Le compte rendu de la réunion du Conseil est construit à partir du Power Point projeté en séance et corrigé selon les remarques faites en cours de réunion (annexe 1).
Ordre du jour (planche 2)
10h - 12h00
1/ Approbation du compte rendu du conseil du 13 février 2020 2/ Modification de la composition du Conseil
3/ Réflexion sur la reconnaissance de l’encadrement de stages 4/ Formations en langue anglaise
5/ Ajustements du Règlement Intérieur 12h00 – 14h : Déjeuner
14h-16h
6/ Tribune libre des doctorants
7/ Bilan des inscriptions en 2019-2020
8/ Bilan des soutenances et inscriptions dérogatoires en 2019 9/ Bilan de l’insertion professionnelle (cohortes 2016 et 2019) 10/ Questions diverses
Ce conseil se tient en distanciel via Teams du fait de la situation sanitaire.
En début de séance, D. HALM demande à chaque membre du Conseil ED SIMME de se présenter car il y a eu plusieurs changements de personnes depuis le dernier conseil du 13 février 2020 et il remercie tous les participants de leur présence virtuelle.
I. Approbation du compte rendu du Conseil du 13 février 2020 (planche 3) Aucune remarque n’est adressée et le compte rendu est approuvé à l’unanimité.
La date du prochain Conseil ED SIMME est fixée au 1er avril 2021 sur la même plage horaire.
(10h – 12h et 14h-16h).
II. Modification de la composition du Conseil (planche 4)
Suite au tour de table en début de réunion, D. HALM confirme les personnes nouvellement arrivées à ce Conseil :
Philippe BELLEVILLE - Membre extérieur – Assistant scientifique CEA
Le CEA est un partenaire de longue date du Conseil de l’ED SIMME. Monsieur P.
BELLEVILLE remplace Mme C. BARTHET.
Valérie AKERMAN - Gestionnaire ISAE-ENSMA de l’Ecole Doctorale SIMME Les représentants des Doctorants :
Université de Limoges – IRCER : Arthur COIRAL
Université de Limoges – GC2D : Christian Roberto QUINTERO REYES Université de Poitiers – P’ : Loïc VAN HOORDE
ISAE-ENSMA – P’ : Mélanie CZAPLICKI
L’arrêté du 25 mai impose une représentation des doctorants au sein du Conseil à hauteur de 20% des sièges (4 binômes titulaire / suppléant). Le Règlement Intérieur stipule que le mandant dure 2 ans. Il faut noter un léger retard car les élections n’ont pu se faire sur le site de Poitiers qu’en présentiel au mois de septembre 2020. Tous les 2 ans les doctorants doivent élire leurs représentants et les suppléants. Un seul doctorant (le représentant ou le suppléant) participe au conseil.
Université de Limoges – IRCER : Arthur COIRAL et Mickaël COEFFE
Université de Limoges – GC2D : Charlotte GERBAUD et Christian R. QUINTERO REYES Université de Poitiers – P’ : Loïc VAN HOORDE et Axel ZUBER
ISAE-ENSMA – P’ : Mélanie CZAPLICKI et Romain BORDAS
* Les représentants sont indiqués en italique gras.
III. Réflexion sur la reconnaissance de l’encadrement de stages (planche 5)
D. HALM, C. COUPEAU et A. MAITRE souhaitent soumettre au conseil pour discussion la possibilité de valider des heures de formation transversale pour les doctorants participant à l’encadrement de stagiaires.
En effet, le doctorant au cours de ses 3 années de thèse peut être amené à encadrer des étudiants en stage de L3, M1 ou M2, mais il n’y a pour l’instant aucune reconnaissance officielle de cet encadrement.
L’Université de Limoges a mis en place une procédure bien définie dans le cadre des
« Cordées de la recherche » de l’EUR Tactic. Le doctorant encadre un étudiant M1 avec son responsable de thèse. L’étudiant est évalué sur un poster, un travail de synthèse et une présentation. Le doctorant valide 10h de formation transversale.
Après les présentations des pratiques à l’Université de Poitiers, de Bordeaux et de Toulouse et de l’Ecole Doctorale EMSTU, on constate qu’il faut poursuivre la réflexion et creuser davantage afin de juger la pertinence et la possibilité de mettre une procédure commune aux trois établissements.
En synthèse des échanges, les points suivants ressortent :
Dualité rémunération / validation :
Les heures d’encadrements d’un étudiant ne peuvent pas faire l’objet d’une rémunération et d’une validation d’heures de formation. Une entrevue doit être organisée entre la direction de l’ED et M. J.F. BARBOT, responsable de l’EUR Intree, qui souhaite mettre en place un dispositif de reconnaissance de l’encadrement de stagiaire.
Garde-fous à prendre en compte :
Tous les niveaux (L3 – M1 – M2) ne pourront pas donner lieu à validation pour les doctorants. Par exemple, il faut prendre en compte le fait que le suivi d’un stagiaire de M2 rentre dans le service d’un enseignant-chercheur.
Pistes pour l’évaluation du travail fait :
Mise en place d’un processus rigoureux pour définir l’encadrement. L’ED, doit connaitre la base sur laquelle elle peut valider ces heures.
Envisager une délégation aux directeurs de thèse.
Définir si l’encadrement doit être ou pas en lien avec le sujet de thèse du doctorant.
En plus de l’encadrement, évaluer l’aspect administratif et organisationnel général.
Evaluer le nombre de doctorants qui encadrent des stagiaires.
IV. Formations en langue anglaise (planche 6)
Le souhait est de proposer une formation en langue anglaise avec certification pour valorisation du niveau d’anglais du doctorant. Ce dispositif, récemment mis en place à l’UP et établi de plus longue date à l’UL, pourrait être généralisé.
Suite aux échanges, un test TOEIC proposé à l’ensemble des doctorants souhaitant certifier leur niveau semble être la solution correspondant le mieux aux attentes. Il reste à déterminer le budget que cela représente et le financement. Comme ce test est proposé à l’ensemble des doctorants, la ComUE pourrait le prendre en charge. La direction de l’ED prendra contact avec H. EIJSBERG pour évaluer la soutenabilité de cette mesure. Un sondage envoyé à l’ensemble des doctorants permettra de recenser le nombre de personnes intéressées.
Certains doctorants SIMME ne sont ni anglophones ni francophones. Seul l’entretien de recrutement permet d’évaluer leur niveau linguistique. Afin d’éviter toute situation délicate lié à un niveau insuffisant pour communiquer avec les encadrants et rédiger un manuscrit, l’ED SIMME souhaite ajouter à son règlement intérieur la mention suivante : « L’ED SIMME se réserve le droit de demander au candidat un test pour certifier son niveau de langue anglaise.
V. Ajustements du Règlement Intérieur (planche 7)
D. HALM précise que des modifications marginales doivent être apportées au Règlement Intérieur de l’ED SIMME. Il présente les changements listés ci-dessous :
Modifications proposées
• Audition des candidats hors contrat institutionnel (Titre I)
• Validation au maximum de 15h par formation (Titre III)
• Suppression du délai de demande de dérogation pour soumission d’article (Titre IV)
• Suppression des dispositions transitoires : soumission d’article, langue anglaise, rattachement d’encadrants, cotutelles
Chaque modification est validée et approuvée à l’unanimité.
VI. Tribune libre des doctorants (planches 8 et 9)
D. HALM rappelle que cette tribune permet aux doctorants d’adresser leurs questions au Conseil. Dans le cas où des réponses ne peuvent pas être apportées directement en séance, la direction de l’ED dispose du laps de temps entre deux conseils pour instruire la demande.
Avant de donner la parole aux Doctorants, un retour du Conseil du 2 février est fait concernant les points suivants :
- Rappel sur la formation à l’Ethique et à l’Intégrité Scientifique : c’est une formation de 10h (7h de conférences, 3h d’atelier) qui est obligatoire, en plus des 90 heures de formation.
- Formation aux 1ers secours : non réalisée, faute de candidats
- Point sur les formations thématiques : en raison de la crise sanitaire, il est impossible d’arrêter de nouvelles dates pour les formations sur l’énergie nucléaire ou l’aéronautique, qui ont dû être déprogrammées. Pour les doctorants en 3ème année il a été décidé à titre exceptionnel de les créditer d’un volume forfaitaire de 15 heures de formation thématique suite aux annulations de ces formations.
Université de Limoges – IRCER - Arthur COIRAL
Suite à l’annulation des formations thématiques, une priorité sera-t-elle accordée aux doctorants déjà inscrits ?
D. HALM précise que la priorité est toujours aux doctorants en troisième année, puis en deuxième année et enfin en troisième année. Il y a aura donc une reprise de ce rang de priorité.
Est-il possible de mettre en place plus de formations à distance pour éviter les déplacements ?
Les formations transversales sont organisées sur site. Les doctorants hors site peuvent demander un soutien financier pris sur le budget ComUE de l’ED. A titre exceptionnel, certaines formations déprogrammées suite au confinement seront dispensées en distanciel.
A l’avenir est-il possible d’envisager de nouvelles formations en distanciel, par exemple en mutualisant des séminaires de chercheurs dans les différents laboratoires ?
D. HALM trouve cette proposition intéressante afin de mutualiser l’offre entre les sites, d’élargir l’intérêt et surtout de régler le souci de déplacement en cette période de pandémie.
C. COUPEAU ajoute que cela permettrait également d’enrichir la formation spécialisée.
Les doctorants sont remerciés de cette proposition et sont invités à revenir vers l’ED si des propositions émanent des laboratoires.
Il est également rappelé que la ComUE a proposé à ses doctorants de bénéficier d'une prise en charge de la certification pour la formation professionnalisant en ligne proposée par PHDOOC. Il s'agit d'un MOOC pour lequel les doctorants pourront obtenir en fin de parcours une certification qui est valorisée en heures de formation transversale.
Université de Limoges – GC2D - Christian Roberto QUINTERO REYES
Il semble y avoir un souci de mise à jour des listes de diffusion pour les doctorants GC2D ? Les doctorants GC2D ne semblent pas recevoir toutes les informations.
D. HALM informe que des vérifications seront réalisées, notamment auprès de la ComUE afin de s’assurer que les doctorants GC2D sont bien ajoutés aux listes utilisées.
Au sujet des demandes de prolongation de thèse suite à la pandémie, quels sont les délais ?
En ce qui concerne le contrat, la procédure dépend de l’employeur. Pour les établissements d’enseignement supérieur, un retour devrait être fait avant le 31/12/2020. Pour les contrats CIFRE, c’est l’employeur qui fait la demande.
Université de Poitiers – P’- Loïc VAN HOORDE
La politique d’accès aux bâtiments de P’ à l’Université de Poitiers manque de clarté.
C COUPEAU conseille aux doctorants de contacter le laboratoire sur les horaires d’ouvertures, un accès avant 8 heures peut être du domaine du règlement intérieur. Les doctorants participent au conseil de laboratoire, qui est l’instance où sont tranchées ces questions.
Le confinement a rendu la présence plus difficile et le travail à distance peut s’avérer difficile.
Le travail à distance doit être favorisé. En cas de difficultés, il faut se rapprocher du Service Informatique/Multimédia de l’Université. Un accès en VPN ne sera peut-être pas possible mais un prêt d’ordinateur est envisageable. Ceci est à voir directement avec les services.
Les doctorants étrangers souhaitent mettre en avant le manque de formations dispensées en langue anglaise.
D. HALM comprend cette remarque car environ un quart des effectifs est d’origine étrangère.
L’ED est bien consciente de ce manque et cherche à augmenter l’offre en langue anglaise.
Elle se propose de contacter G. BAUBE, sur le site de Poitiers, pour étudier la possibilité de
réserver certaines formations transversales à des doctorants non francophones. Pour information, l’ED SIMME peut valider des formations dispensées en anglais par d’autres ED.
Les Doctorants étrangers ont parfois besoin d’aides (p. ex. trouver un médecin) et ne savent pas vers qui se tourner.
C COUPEAU rappelle qu’il y a une « Direction des Relations Internationales » qui est chargée de l’accueil des étudiants, en particulier des doctorants internationaux venant à l’Université de Poitiers. Ces doctorants doivent se rapprocher de ce service. Il est là pour les aider et faciliter leur adaptation à la vie en France.
ISAE-ENSMA – P’ - Mélanie CZAPLICKI
Est-il possible de suivre des formations dans d’autres ED ?
Les ED proposent des formations transversales ou de spécialité qui sont diffusées via les canaux de sociétés savantes – p.ex. des journées thématiques – et qui peuvent être validées par l’ED SIMME. Le laboratoire supporte les coûts d’hébergement et de déplacement pour les formations de spécialité. Avant de s’inscrire à des formations en dehors de l’ED, il vaut mieux s’assurer de la possible validation des heures.
Avec ces périodes de confinement, les doctorants peinent à trouver des formations, l’ED prendra-t-elle en compte ces difficultés pour la validation finale des 90 heures de formation.
D. HALM rappelle que cela a été fait pour les doctorants en troisième année avec la validation de 15 heures de formation thématique. Il reste encore 1 ou 2 ans pour une grande partie des doctorants donc de nombreuses possibilités d’atteindre ces 90 heures. On traitera au cas par cas le moment venu.
Les frais d’inscription doivent-ils être acquittés en « 4ème année » si la première inscription s’est faite en milieu d’année ?
C’est une question récurrente et les frais d’inscription sont du ressort des établissements, explique D. LEMONNIER. L’année universitaire court du 01/09 au 31/08. Le décalage se produit si le doctorant débute sur l’année civile (01/01 au 31/08).
Une thèse se faisant sur trois années, un décalage à l’origine conduit à une demande de dérogation, en général acceptée en quatrième année, mais les frais d’inscription doivent être acquittés.
VII. Bilan des inscriptions en 2019-2020 (planche 10 à 15)
Les inscriptions restent stables pour chaque site ainsi que les abandons. Il faut noter des variations significatives pour le type de financement par rapport à 2018-19 : EPST, EPIC, DGA (baisse 10 à 5), ANR (baisse de 9 à 4) et pour AAP Europe (hausse de 0 à 6).
A. MAITRE souhaite souligner que la situation sanitaire a pesé sur le nombre d’abandons, conséquence chez certains doctorants d’une perte de motivation.
VIII. Bilan des soutenances et inscriptions dérogatoires en 2019 (planches 16 à 20) On constate une grande stabilité depuis 2012 sur les soutenances ainsi que dans leur répartition par unité de recherche. La durée moyenne de thèse est de 40.1 mois.
IX. Bilan de l’insertion professionnelle (cohortes 2016 et 2019) (planche 21 à 24) D’après l’enquête IPDOC réalisée à 30 mois sur la cohorte 2016 (désormais identique pour les trois établissements avec un taux de réponse de55%), il en ressort que :
87% des doctorants sont en emploi – dont 82% en CDI en majorité dans le secteur privé et 74% estime que leur emploi est bien en adéquation avec leur formation. 50% des répondants exercent une activité d’ingénieur, 17% d’enseignant-chercheur ou chercheur. En conformité avec les domaines des laboratoires du périmètre de l’ED, les docteurs exercent leur activité dans le transport, le conseil, les études R&D, l’informatique, …
LinkedIn est également une source d’information sur le devenir des docteurs et permet d’identifier les principaux employeurs.
X. Questions diverses
Après un tour de tables aucune question diverse.
D. HALM remercie tous les participants du conseil pour l’échange d’aujourd’hui et leur aide à progresser sur les divers sujets abordés.
En l’absence de question, la séance est close à 16h08.
