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Rapport d’activités 2020-2021
Ce rapport annuel du président du conseil d’administration ne saurait débuter sans fournir aux membres les raisons qui ont amené les administrateurs à convoquer cette rencontre en mode virtuel.
Comme vous le savez, la Réunion générale annuelle de 2020 n’a pu être tenue en raison des mesures de confinement et de distanciation décrétées par le gouvernement. Au lieu et place, le conseil d’administration a produit sous la forme d’une reddition de comptes les informations qui sont normalement fournies en assemblée générale. Cette reddition de comptes peut être consultée sur le site de l’Association sous la rubrique « Réunions de l’Assemblée générale » en date du 4 août 2020.
Désireux de tenir l’assemblée annuelle 2021 en personne selon la formule utilisée depuis la naissance de l’Association à savoir dans les locaux de l’école de Saint-Alban, les administrateurs ont patienté pendant toute la période printanière et estivale avant de convoquer la rencontre dans l’espoir de voir les restrictions sanitaires être levées et permettre ainsi une réunion où tous les membres auraient pu être présents, ce qui aurait été une occasion pour les propriétaires de fraterniser après une absence de deux années.
Après mûre réflexion, les administrateurs sont convenus de tenir une rencontre en mode virtuel considérant les incertitudes liées à la tenue d’une réunion en présence.
En effet, au moment de la fixation de la date de la rencontre annuelle, les mesures sanitaires en vigueur empêchaient les rencontres à l’intérieur de plus de 50 personnes.
La date tardive de cette assemblée annuelle pouvait aussi faire naître des doutes sur l’atteinte du quorum de 40 personnes pour rendre la réunion valablement tenue. En effet, il faut savoir que lorsque la réunion annuelle se tient à la mi-juin, le quorum de 40 personnes ayant droit de vote est obtenu souvent de justesse. Or, en début novembre, la température et les conditions routières demeurent incertaines et peuvent causer un problème pour les propriétaires qui n’ont pas de résidence au lac et qui doivent parcourir une longue distance pour assister à la réunion.
Enfin, tenir la rencontre dans les locaux de l’école de Saint-Alban aurait obligé les participants à maintenir une distanciation d’un mètre et le port du couvre-visage aurait été exigé sauf lorsque la personne demeure assise et parle à voix basse, selon les normes gouvernementales en vigueur.
Il s’agit là de mesures qui ne favorisent pas la fraternisation.
La crainte raisonnable de voir les cas d’infection augmenter et un retour éventuel aux mesures sanitaires plus strictes ne pouvait non plus être écartée.
Les administrateurs ont aussi examiné la possibilité de tenir cette rencontre en formule mixte (en présence ou à distance au choix des participants). La firme qui assistera
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l’association dans l’organisation et la tenue de la rencontre annuelle nous a déconseillé d’avoir recours à cette option car elle obligeait un soutien technique sur place et la qualité de son aurait été inadéquate pour tous les participants.
L’important pour les membres et les administrateurs est de tenir une rencontre, et le mode virtuel nous permet d’y arriver, tout en assurant la présence et la sécurité du plus grand nombre de participants.
Espérons que la situation sanitaire s’améliorera prochainement afin que nous puissions tenir une réunion en personne dans un proche avenir : Si ce n’est pas le cas, la décision de tenir la réunion générale annuelle de cette année en mode virtuel aura pris toute son importance.
L’ASSOCIATION FÊTE SES 10 ANS D’EXISTENCE
Bien que la Société d’aménagement du lac Clair ait cédé tous ses actifs à l’Association le 20 décembre 2012, c’est en août 2011 que notre organisme à but non lucratif a été constitué en vertu de la Partie III de la loi sur les compagnies.
Le contexte de la pandémie ne nous a pas permis de célébrer cet anniversaire de façon particulière.
Nous nous reprendrons bientôt.
Depuis sa création l’Association a vu le nombre de ses membres grandir (132 membres inscrits au registre).
Des pionniers nous ont quittés et de nouveaux propriétaires se sont joints à nous depuis notre dernière rencontre.
Au nom de tous les membres, le conseil d’administration leur souhaite la bienvenue au sein de notre association et les invite à communiquer avec l’un ou l’autre des administrateurs pour l’obtention de toute information susceptible de faciliter leur intégration dans notre communauté.
LES SÉANCES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Depuis la reddition de comptes qui a été effectuée le 4 août 2020, les administrateurs se sont réunis à neuf (9) reprises, soit les 10 septembre et 15 novembre 2020, les 23 février, 2 mars, 18 mars, 8 avril, 16 juin, 18 août et 24 septembre 2021.
L’impossibilité de tenir la Réunion générale annuelle de 2020 a fait en sorte que les administrateurs dont le mandat se terminait en juin 2020 ont été amenés à continuer à siéger au conseil d’administration jusqu’à la tenue de la prochaine réunion générale comme le prévoit le règlement de notre organisme.
La conséquence de ce prolongement de leur mandat fait en sorte que tous les postes d’administrateurs sont à combler lors de la réunion de 2021.
Certains des administrateurs qui seront élus en 2021 verront leur mandat être fixé pour une année au lieu des deux années prévues au règlement.
Les quatre administrateurs dont le mandat sera écourté seront désignés au tirage au sort comme ce fut le cas lors de la première élection des administrateurs en 2010
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Au cours de la dernière année, le conseil d’administration s’est surtout consacré à développer le sentiment d’appartenance à une même communauté parmi ses membres.
Il sera possible, au cours de la lecture de ce rapport, ainsi que de ceux préparés par les responsables des comités, de constater cet effort destiné à sensibiliser nos membres à l’importance de garder le cap sur les grands objectifs à la base de la création de la communauté du lac Clair lesquels sont mentionnés au tout début du texte des Règlements généraux de notre association.
L’ordre du jour de la Réunion générale annuelle prévoit la désignation d’un nouveau conseil d’administration.
Bien que six (6) des administrateurs actuellement en poste aient manifesté leur intérêt à poursuivre leur travail au sein du conseil, une période de mise en candidature et une élection des administrateurs est prévue afin de combler les sept (7) postes mentionnés au règlement.
À quelques reprises, lors des assemblées annuelles ou dans la parution des bulletins d’information, il a été fait mention de l’importance d’assurer la relève au sein du conseil d’administration.
Deux des administrateurs actuels sont en poste depuis la création de l’association.
Certains autres ont joint le conseil depuis quelques années.
Le désir de la majorité des administrateurs en poste de continuer à y siéger ne doit pas freiner les membres dans leur désir de venir prêter main-forte à ceux et celles qui seront désignés cette année.
Il n’est pas nécessaire de détenir une expertise particulière pour agir comme administrateur.
Le mandat des administrateurs est d’agir « en bon père de famille » dans la gestion du territoire du lac Clair et il ne leur est pas demandé de mettre en jeu leur responsabilité personnelle en ce qui a trait à la prise de décision.
Si une telle décision nécessite d’avoir recours à un expert, le conseil d’administration procèdera à l’engagement d’une personne qui ne siège pas au conseil, même si un administrateur possède la même formation professionnelle.
Une autre façon d’aider à la gestion du territoire consiste à offrir ses services au sein d’un des comités formés par le conseil pour le conseiller dans ses projets et ses activités.
Certains membres agissent déjà au sein de ces comités et leur apport est grandement apprécié par les administrateurs. Ils amènent au conseil des idées nouvelles et des façons de faire qui s’avèrent souvent essentielles au bon fonctionnement de notre association.
LA SANTÉ FINANCIÈRE DE L’ASSOCIATION
La présentation qui sera faite lors de la rencontre par le trésorier de l’association, monsieur Raymond Morissette, permet de constater que notre association jouit d’une excellente santé financière et que le fonds de prévoyance continue de croître.
Le conseil d’administration ne propose pas de modifier pour la prochaine année le montant de la cotisation annuelle destinée à rencontrer les dépenses de l’association.
Le trésorier expliquera les prévisions budgétaires pour le prochain exercice financier ainsi que les principaux postes budgétaires faisant l’objet d’un réajustement le cas échéant.
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LES RELATIONS AVEC LES MUNICIPALITÉS
Le conseil d’administration s’est appliqué à créer des liens relationnels de qualité avec les deux administrations municipales qui ont autorité sur le territoire du lac Clair.
Les administrateurs estiment que des rapports harmonieux avec les décideurs municipaux bénéficient aux membres qui ont des demandes à adresser aux responsables des deux municipalités.
Une rencontre s’est tenue dans la dernière année avec le directeur général de la municipalité de Saint-Alban afin d’examiner la possibilité d’harmoniser notre règlementation avec celle de la municipalité.
Une rencontre semblable devait se ternir avec la municipalité de Sainte-Christine, mais les restrictions sanitaires nous ont empêchés d’y donner suite.
Le conseil envisage de reprendre les discussions une fois repris le cours normal des affaires.
LE BON VOISINAGE
Les voisins entourant le territoire du lac Clair (Solifor Perthuis, Société Provancher, Ministère de l’Énergie et des Ressources Naturelles, Parc naturel régional de Portneuf) poursuivent des objectifs en grande partie similaires à ceux de notre association en ce qui a trait à la préservation du territoire.
Les bonnes relations que nous voulons entretenir avec ces entités profitent à l’ensemble de la communauté et se doivent d’être harmonieuses notamment en veillant au respect des propriétés appartenant à chacun.
Le conseil d’administration s’est aussi engagé à être attentif aux représentations que peuvent lui adresser ses voisins lorsque des entorses aux droits de propriété lui sont signalées.
C’est aussi dans cette volonté de créer et d’entretenir de bonnes relations avec son voisinage que le président du conseil d’administration a accepté l’invitation que lui a adressé la Société Provancher de participer à une prochaine rencontre portant sur les enjeux de conservation et d’autres sur le territoire de la Société et celui de l’Association.
Les suites pouvant naître de cette rencontre feront l’objet d’une communication dans un prochain bulletin
LES SENTIERS PÉDESTRES
Dans le rapport d’activités 2019-2020, le conseil d’administration annonçait sa volonté de procéder à l’aménagement et à l’amélioration des sentiers pédestres entourant le lac.
Dans la poursuite de ce projet, le conseil a rencontré des obstacles liés aux droits de propriété existants sur le tracé de ces sentiers et à la couverture d’assurance dont bénéficie l’association auprès de son assureur en ce qui a trait aux travaux d’aménagement.
Le conseil a choisi de suspende la poursuite de ce projet le temps d’explorer avec la Société Provancher et le Parc naturel régional de Portneuf la création d’un partenariat
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visant à permettre l’aménagement et l’accès aux sentiers pédestres sur et autour du territoire du lac Clair.
Un comité des sentiers a reçu le mandat de participer aux discussions avec les deux entités mentionnées plus haut.
LA CIRCULATION ROUTIÈRE SUR LE TERRITOIRE
Le conseil a cru opportun et nécessaire de procéder à une démarche de sensibilisation auprès des fournisseurs amenés à emprunter la route menant au lac et les chemins l’entourant en raison des nombreuses plaintes des propriétaires ayant expérimenté des rencontres traumatisantes avec certains véhicules de transport de matériaux ou de livraison de fournitures.
Une lettre dont le contenu apparaît dans le bulletin no. 99 publié le 30 juillet dernier a été expédiée à la très grande majorité des entreprises qui utilisent régulièrement la route et les chemins entourant le lac.
Depuis cette démarche, il a été possible de constater une nette amélioration en ce qui concerne la circulation routière sur le territoire.
Toutefois plusieurs usagers parmi les fournisseurs ont fait état au conseil d’administration de la nécessité pour eux de circuler au centre de la route à plusieurs endroits où la végétation présente des obstacles pour les véhicules qu’ils opèrent en raison de l’étroitesse de la chaussée causée par les branches des arbres en bordure de la route.
Comme l’association n’est pas propriétaire des terrains en bordure de la route menant au lac, il lui est impossible de procéder à l’émondage des arbres aux endroits problématiques et la consigne que tous les usagers se doivent de respecter est celle de diminuer la vitesse de leur véhicule afin d’être en mesure de céder le passage aux véhicules venant en sens inverse aux endroits où la circulation des poids lourds est rendue difficile en raison de la végétation.
Au cours des prochains mois le conseil d’administration procédera à un examen de la situation en ce qui a trait aux endroits problématiques sur la portion du chemin appartenant à l’Association.
Le conseil a également procédé à un inventaire de la signalisation bordant la route menant au lac et les chemins l’entourant.
Le constat qui s’en dégage est à l’effet que cette signalisation est adéquate mais qu’une attention particulière doit être apportée à la végétation qui obstrue les panneaux de signalisation à certains endroits.
Des travaux à cet effet ont été effectués et le conseil se penchera sur les améliorations à apporter à cette signalisation au cours de son prochain mandat.
LE REMPLACEMENT ÉVENTUEL DE LA BARRIÈRE
La barrière d’accès au territoire est en place depuis plusieurs années. Son fonctionnement souvent problématique est causé entre autres par l’usure de certaines pièces dont le remplacement s’avère de plus en plus compliqué mais aussi par des collisions accidentelles.
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Le conseil s’affaire actuellement à identifier des solutions de rechange afin de doter l’accès au lac d’une nouvelle barrière plus performante.
Quelle que soit la solution retenue, il ne sera pas possible d’être exempté des bris d’une nouvelle barrière si les usagers ne portent pas attention à son fonctionnement au moment où ils circulent à proximité.
LA RESPONSABILITÉ DE L’ENTRETIEN DE LA ROUTE
Le conseil d’administration a initié des pourparlers avec les deux municipalités concernant l’entretien de la route menant au lac.
Les discussions avec les municipalités ont peu progressé depuis les dernières communications adressées aux membres à cet égard. Un état d’avancement du dossier est fourni dans le rapport préparé par Serge Hudon, responsable du comité sur les infrastructures.
Plusieurs volets de ce projet de transfert de responsabilité nécessitent d’être documentés et aucune position ne sera adoptée par le conseil d’administration avant que toutes les informations nécessaires ne soient portées à la connaissance des membres afin qu’une prise de décision éclairée leur soit possible.
Le moment venu, une réunion spéciale sera convoquée et tous les volets du projet seront exposés et discutés.
La décision finale sera prise après consultation par l’ensemble des propriétaires.
Ce sujet ne sera donc pas à l’ordre du jour de la Réunion générale annuelle 2021.
L’ENVIRONNEMENT
Le maintien de la qualité de l’eau et la sauvegarde du caractère boisé et esthétique du lac Clair sont des objectifs ancrés dans les Règlements généraux de notre association.
Ces objectifs ne peuvent être rencontrés sans une volonté bien arrêtée de tous les propriétaires et de leurs proches et invités, d’être attentifs aux activités susceptibles d’en compromettre la pérennité.
Le rapport produit par Monique La Rue, responsable du comité Environnement nous fait constater la fragilité du maintien de la qualité exceptionnelle qui caractérise l’environnement du lac Clair.
Bien que le travail effectué jusqu’à maintenant soit remarquable, la responsabilité de voir à ce maintien ne peut être confiée à une seule personne au sein de notre administration.
Le conseil d’administration a été en mesure de constater ces dernières années que les objectifs mentionnés plus haut ne peuvent être rencontrés sans qu’un véritable forum d’observation et de discussions ne soit créé au sein de notre association.
Les administrateurs ont donc décidé de revoir la composition du comité sur l’environnement afin de mieux structurer notre réflexion et nos interventions en ce qui a trait à l’environnement du lac. Il est fortement souhaitable qu’un plus grand nombre de membres aux connaissances et expertises diverses joignent ce comité.
Cette volonté de soutenir davantage les quelques volontaires associés jusqu’à maintenant à cette tâche doit devenir le projet prioritaire du prochain conseil d’administration.
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Des mesures concrètes seront donc annoncées dans les prochaines semaines.
L’ACCUEIL DES NOUVEAUX PROPRIÉTAIRES
La communauté du lac Clair s’est transformée au fil de sa courte existence non seulement en ce qui a trait à son environnement mais aussi à l’égard des membres qui la composent.
Le « boom » immobilier que connaît le Québec n’a pas boudé le territoire de l’association.
La frénésie qui s’est emparée des gens désireux d’acquérir une propriété riveraine a amené une hausse importante de la valeur marchande des propriétés au lac Clair.
De plus, le site Web de l’association reçoit régulièrement des demandes relatives aux propriétés disponibles sur le marché de la revente.
La réputation du lac Clair en ce qui concerne le respect de l’environnement n’est pas étrangère à cet engouement.
C’est à l’égard de cette hausse constatée des transactions immobilières que le comité Accueil mis sur pied par le conseil d’administration peut s’acquitter de son mandat de venir en aide et de conseiller les nouveaux résidents désireux de procéder à l’érection d’un bâtiment principal ou secondaire.
Au cours de l’année écoulée, André Simard, le responsable du comité, a reçu plus d’une demi-douzaine de projets de construction en provenance des membres.
L’idée derrière la création de ce comité n’est pas de jouer le rôle qui incombe aux municipalités d’émettre les permis nécessaires ou d’approuver les demandes de dérogation.
Les questions adressées au conseil d’administration reflètent généralement un souci chez les propriétaires de se conformer à la règlementation spécifique du lac Clair.
Les administrateurs préfèrent de beaucoup être appelés à conseiller avant la mise en œuvre d’un projet de construction que de se voir dans l’obligation d’intervenir après le début ou à la fin des travaux
Fort heureusement, ces interventions sont rares.
REMERCIEMENTS
Cette rencontre annuelle de notre association marque la fin des mandats des administrateurs actuellement en poste.
Parmi ces personnes, Monique La Rue ne sollicitera pas un autre mandat.
Elle siège sur le conseil d’administration depuis l’été 2014.
Elle fut la responsable du comité Environnement pendant presque toutes ses années au sein du conseil. Durant son mandat, elle a mis en place un outil pérenne de monitoring sur la qualité de notre lac, développé des liens étroits avec le ministère et la Corporation d’aménagement et de protection de la rivière Sainte-Anne (CAPSA) et assuré une vigilance continue sur différentes problématiques environnementales.
Elle est aussi celle qui est à l’origine de la formule qu’emprunte la fête de clôture au lac lorsqu’une pandémie ne nous empêche pas de l’organiser.
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Au nom de tous les propriétaires je veux la remercier pour toutes ces années consacrées à la gestion de notre communauté.
Il semble que malgré son départ du conseil, elle serait intéressée à continuer son implication au sein d’un comité sur l’environnement renforcé.
Nous le souhaitons sincèrement.
Plusieurs autres membres ont aussi apporté leur contribution aux projets de l’association, que ce soit à l’égard des travaux d’infrastructures, l’aménagement des sentiers, la réparation et l’entretien de la barrière, la rédaction des bulletins d’information.
De crainte d’omettre certains d’entre eux, je ne risquerai pas à en faire l’énumération.
Mais au fil des informations fournies dans les bulletins préparés par Louis Germain, le responsable des communications, il est possible d’en identifier quelques-uns.
Le prochain conseil d’administration qui sera formé devrait trouver une façon de mieux souligner leur participation à la gestion des affaires de l’association.
À toutes ces personnes j’adresse les remerciements de tous les propriétaires.
Michel Bouchard
Président du Conseil d’administration
