La mise en œuvre d'une gestion électronique des
documents
Alexandre JABORSKA
Ingénieur chargé de la
Direction des Services Techniques, Logistiques et du Biomédical
Centre Hospitalier de Creil
Histoire de Léonard
Ou comment passer
du papier au numérique
(presque) sans douleur...
Résumé
Léonard a un problème...
Réfléchissons un peu !
Soyons pratiques
Et demain ?
Préambule
Léonard travaille aux Services Techniques
du Centre hospitalier de Milan, ou Venise, ou Amboise, peu importe...
Il est chargé de gérer, sans erreur et le plus efficacement possible, tous les documents utiles à son service.
Léonard a un problème...
Il a beaucoup trop de documents !
Ses collègues lui en amènent chaque jour plus qu'il ne peut en consulter :
− Courriers
− Plans et schémas
− Compte-rendus de réunion
− Fiches d'intervention techniques
− etc.
Il a même plusieurs problèmes
Ces documents sont presque tous différents :
− Texte, tableau, image ou graphique
− Projets futurs ou existant
− Sur une seule page ou en liasse
− etc.
Il a même plusieurs problèmes
Non seulement ses collègues veulent y accéder facilement, mais aussi :
− D’autres services de l’hôpital
− Bureau d'étude
− Architecte
− Contrôleur technique
− etc.
Il a même plusieurs problèmes
Certains ne veulent plus entendre parler de papier et n'arrêtent pas d'envoyer des
courriels avec des pièces jointes
Et ils exigent une réponse de la même nature.
Bientôt, il leur faudra tout sur le BlackBerry.
Les problèmes de Léonard :
Le volume
La complexité
Le nombre d'interlocuteurs
Le contexte des NTIC
Léonard a une idée !
Pourquoi ne pas numériser tous ces documents ?
− Uniformité du support
− Archivage très compact
− Transmissions faciles
− Ca fait moderne
Mais...
Arrêtons-le un instant
Avant d'aller plus loin, il faut prendre un peu de recul et analyser la situation :
• Qu'est ce qu'un document ?
• Que signifie « gérer » ?
Un document
Un document graphique
Encore un autre document
Un document avec tableaux
Et un dernier...
Qu'est-ce qu'un document ?
Informations Format Support
(ou médium) Support
(ou médium)
Exemples :
Papier, calque, fichier Normes,
conventions
(charte graphique) Données
dimensionnelles Plan
architecture
Papier, calque, fichier Normes,
conventions
(charte graphique) Données
fonctionnelles Schéma
Autocopiant Mise en page de
type formulaire Données
techniques et financières Fiche
d’intervention
Papier Mise en page,
conventions typographiques Prose de l’auteur
Courrier
Support Format
Informations Type de
document
Document numérisé
ou « Scanné » :
Remplacement et/ou suppression du
support
Mais pas de
structuration de l'information
Un document numérisé
Informations Format Support
Document 1
La Gestion Electronique des Documents
La Rochelle, le 19 octobre 2007
Blablabla Blablabla Blablabla
Document 2
La Gestion Electronique des Documents
La Rochelle, le 19 octobre 2007
Blablabla Blablabla Blablabla
Un document numérique
Informations Format Support
Document numérique indexable
Niveau minimum pour faire une gestion
Document numérique dont seules quelques informations critiques sont structurées
On parle souvent de méta-données (images, musique), mais c'est parfois abusif
Il est aussi possible d'extraire quelques données du document.
« Document » numérique pur
Les informations sont complètement structurées
Il faut un « format » pour en faire un document lisible
Plusieurs « formats » sont souvent possibles
Cas particulier du dessin
Les éléments graphiques comportent beaucoup d'informations
Il est difficile de séparer les informations du format
A priori, aucun référentiel ne permet (encore) la codification complètement structurée d'un dessin
Plan généré d'après des
données issues d'un SGBD
Le passage au document numérique
Est une véritable révolution
Modifie profondément certains concepts (la notion d'original, par exemple, perd son
sens..)
Mais la simple consultation de documents numériques demande des outils...
Gestion Electronique de Documents ou
Gestion des Documents Numériques?
Créer
Rechercher
Consulter
Modifier
Mettre à jour
Archiver
Créer
L’effort à fournir dépend de l’écart entre le niveau de numérisation du document de départ et le niveau souhaité
Il n’est négligeable que si le niveau de départ est suffisant ET identique à l’objectif
Rechercher / Consulter
Au plus le niveau de numérisation est élevé, au plus la recherche peut être riche
La recherche et la consultation nécessitent impérativement des outils
L’utilisation de formats permet d’adapter la consultation aux besoins du demandeur
Modifier / Mettre à jour
Avec une numérisation primaire, il faut remplacer un document par un autre
Avec une numérisation de haut niveau, la
modification et/ou la mise à jour peuvent être automatisés
Dans tous les cas, il est souvent préférable de conserver un historique
Archiver
Etape assez facile car il existe de nombreux outils informatiques
Le plus difficile est de trouver de bonnes
clefs d’archivage (la date, pratique à utiliser, est parfois insuffisante)
Attention à la possibilité de restitution des données et à la conservation des supports
Après réflexion :
Léonard sait :
− De quoi est fait un document
− Qu’il existe différents niveaux de numérisation
− Que le dessin est un cas “difficile”
− Que la notion de gestion est floue
Quelles solutions pour Léonard ?
Il doit adapter le niveau de numérisation et le type de gestion pour optimiser son gain.
Quelques critères :
− Fréquence d'utilisation des documents
− Type d'accès (lecture, modification...)
− Nombre et type d'intervenants
− Durée d'archivage
− Coût de la numérisation (en argent et en temps)
Le courrier simple
Généralement une simple lecture, à la réception
Diffusion restreinte et unidirectionnelle
Coût de numérisation assez faible (scanner + indexation)
Simple archivage papier + index numérique
Les fiches d'intervention
Généralement lectures multiples, utilisation comme preuve et comme suivi technique
Diffusion restreinte
Archivage important (voire réglementaire)
Coût de numérisation assez faible (scanner + indexation)
Numérisation basique (scanner) + index numérique (GMAO)
Les fiches d'intervention
Les fiches de locaux
Utilisation et mise à jour fréquentes
Utilisées par plusieurs intervenants (mais essentiellement internes)
Coût de numérisation assez élevé (temps agent)
Numérisation complète (Base de données)
Les fiches de locaux
Les DOE
Utilisation occasionnelle et en lecture seule
Coût de numérisation en général élevé
Pas de numérisation systématique
(et archivage simple des documents fournis sous forme numérique)
Les plans des locaux
Usage très fréquent (lecture et mise à jour)
Services utilisateurs multiples en lecture
Liens forts avec les fiches locaux
Coût de numérisation assez élevé
Numérisation indexable (aucun format de numérisation poussée)
Les plans des locaux
Léonard et la Gestion
Electronique des Documents
La transition est inéluctable…
Plusieurs systèmes et non un seul…
De la
« Gestion des Documents Numériques » et non de la
« Gestion Electronique des Documents »
Pas de solution définitive pour les données graphiques
Et demain ?
A terme, certains spécialistes considèrent que les documents numériques ne se
présenteront plus que sous forme de données structurées.
Il est donc important de s'y préparer lors de la création de nouveaux types de documents, pour éviter de faire deux fois le travail de
numérisation
Et demain ?
Vers un système unique de gestion des documents numériques.
Quel niveau d’intégration dans le SIH ?
Utilisation de formats Libres et Ouverts pour garantir la pérenité et la sécurité.
Un format pour les documents graphiques.
Et le dessinateur ?
Il dessine de moins en moins…
Ses préoccupations glissent du support vers le format puis vers les informations
Son rôle passe donc d’exécutant à gestionnaire de données
Ses connaissances de la structure
hospitalière deviennent plus utiles que ses connaissances techniques
Les pistes à suivre…
D’AutoCAD à ReVit ...
Les « GED » et la gestion de flux
Les Système de Gestion de Base de
Données et leurs extension (géo)graphiques
L’évolution des Système d’Information Géographiques vers la 3D
Les formats d’échanges ouverts (basés sur XML)
Quelques références :
Document : forme, signe et médium, les re-formulations du numérique, Roger T. Pédauque,
(http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/documents/archives0/00/00/05/11/index_fr.html)
Spécifications SVG-XML (http://www.w3.org/)
loi n°2004-575 du 21 juin 2004 (définissant le format ouvert) Article Wikipedia « format ouvert »
