CONSULTATION
« PROGRAMME DE PRESENTATION SPORTIVE »
EVENEMENTS DE LA FFHANDBALL
2021-2024
Date et heure limites de réception des offres :
Le jeudi 25 février 2021 à 12h00
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PARTIE 1 : REGLEMENT DE LA CONSULTATION
PREAMBULE
1.1 La Fédération française de handball
La Fédération française de handball est une association déclarée, régie par la loi du 1er juillet 1901, fondée en 1941 et reconnue d’utilité publique par décret du 4 août 1971, qui a pour objet l’organisation, la promotion et le développement du handball et de ses disciplines connexes.
Elle est agréée par le Ministre chargé des sports et, en vertu des articles L. 131-14 et -15 du code du sport, dotée de prérogatives de puissance publique pour organiser les compétitions sportives de handball, minihandball et beach handball à l’issue desquelles sont délivrés les titres internationaux, nationaux, régionaux et départementaux, pour procéder aux sélections des équipes de France correspondantes et pour proposer l'inscription sur les listes de sportifs, d'entraîneurs, d'arbitres et juges de haut niveau.
La FFHandball est, dans ce cadre, seule compétente pour édicter les règles techniques du handball ainsi que les règlements relatifs à l’organisation de toute compétition de handball ouverte à ses licenciés.
La FFHandball organise, notamment, diverses rencontres disputées par les équipes de France masculine et féminine en France (catégories seniors, jeunes de U16 à U21 et de Beach Handball), les coupes de France féminine et masculine, les compétitions Intercomités, Interligues et Interpôles et diverses manifestations ouvertes aux licenciés (handball sur sable Hand à 4, minihand, etc.) ainsi que des regroupements institutionnels tels que les assemblées générales.
Dans le cadre de la délégation de pouvoir reçue du ministre chargé des sports, la FFHandball est chargée d’arrêter et de publier, chaque année, le calendrier officiel des compétitions qu’elle organise ; le calendrier des compétitions professionnelles gérées par la Ligue nationale de handball (LNH) étant, quant à lui, élaboré conjointement par les deux entités.
Conformément aux dispositions de l’article L. 131-17 du code du sport, la FFHandball est seule autorisée à utiliser l'appellation "Fédération française de handball" et à décerner celles d'Equipe de France de handball" et de "Champion de France de handball". La FFHandball est également seule autorisée à faire figurer les dénominations dont elle est titulaire dans ses statuts, contrats, documents ou publicités.
Dans le cadre de ses activités déléguées, la FFHandball organise différents évènements sur le territoire français chaque année : matchs des équipes de France A masculine et féminine ainsi que les Finales de la Coupe de France. A cet égard, les rencontres des équipes de France A (masculine et féminine) peuvent être déléguées, en partie, à une structure déconcentrée en province (ligues, comités, clubs). A cette occasion, l’organisateur local se doit de respecter le cahier des charges fourni par la FFHandball pour cette organisation. Pour les événements se déroulant sur la région parisienne, la FFHandball est organisatrice de chaque rencontre.
1.2 Contexte de la consultation
Pour continuer sa stratégie d’homogénéisation mise en place depuis une dizaine d’années sur le territoire, la FFHandball lance une nouvelle consultation pour sélectionner le prestataire qui aura en charge le programme de présentation sportive pour les trois prochaines saisons sportives à venir, et plus précisément pour la période contractuelle définie ci-après.
Le prestataire sélectionné devra être en capacité de répondre aux attentes et aux besoins de la FFHandball définis ci-après.
3 Il est précisé qu’à l’issue de la présente consultation, et outre l’application des modalités stipulées ci-après, la FFHandball formalisera les conditions de sa collaboration avec le prestataire sélectionné dans le cadre d’un contrat de prestation dont la durée est définie aux présentes.
La désignation du prestataire sélectionné relève d’une décision du Bureau directeur de la FFHandball.
Article 1 – Objet et procédure et allotissement
La présente consultation a pour objet de sélectionner, dans le cadre d’une procédure ouverte dont les termes et conditions sont fixés ci-après, un prestataire qui se verra confier, pour chaque évènement, la prestation suivante :
➢ Programme de présentation sportive – Evènements de la FFHANDBALL
Le périmètre des besoins définis dans le cahier des charges concerne les évènements décrits ci-après (Partie 2 : cahier des charges).
La consultation se compose d’un lot unique portant sur la réalisation, a minima, des prestations suivantes pour un (1) évènement :
▪ Choix du speaker et sa prise en charge financière
▪ Choix de la squad et sa prise en charge financière
▪ Choix des performers pour les mascottes (Rok & Koolette) et sa prise en charge financière
▪ Elaboration du programme de présentation sportive
▪ Instauration du protocole terrain présentation du match
▪ La coordination générale
Sur certains événements, et en sus des prestations listées ci-dessus, la FFHandball consultera le prestataire pour intégrer au programme de présentation sportive une ou plusieurs animations terrain. Ces animations peuvent être d’une durée d’environ 5 minutes en avant-match et mi-temps. Les candidats proposeront à la FFHandball une liste d’animation possible (prise en charge en sus des animations par la FFHandball).
Le détail du contenu des prestations à réaliser est stipulé dans le cahier des charges figurant en Partie 2.
Les candidats peuvent librement compléter la liste de ces prestations qui composent ce lot unique.
Le lot unique est mono-attributaire.
Les candidats ne peuvent pas présenter d’offre(s) sous forme de groupement momentané d’entreprises, toute offre devant être présentée par un seul opérateur économique, sauf accord exprès de la FFHandball.
Au terme de la consultation, et en fonction des offres soumises, le Bureau directeur de la FFHandball se réserve le droit de :
➢ Ne pas retenir de candidat sur le lot
➢ Mettre un terme à la consultation à tout moment
➢ Déclarer la consultation infructueuse puis : o soit lancer une nouvelle consultation,
o soit négocier de gré à gré avec un ou plusieurs candidats en vue de leur confier, en partie ou en totalité, les composantes du lot unique.
4 Article 2 – Conditions de la consultation
2.1 Contenu du dossier de consultation
La présente consultation se compose des documents suivants : - Un règlement de consultation (Partie 1)
- Le cahier des charges (Partie 2) décrivant :
o Le détail du contenu des prestations attendues dans le cadre de ce lot unique o Les évènements concernés et le calendrier prévisionnel 2021-2022
La FFHandball se réserve le droit d’apporter des modifications au dossier de consultation au plus tard 6 jours avant la date de remise des offres.
2.2 Communication du dossier de consultation
Le présent dossier de consultation est disponible sur le site internet fédéral (page dédiée « Consultations
»), avec un renvoi opéré dans le HandInfo.
Les candidats intéressés pourront également recevoir le présent dossier consultation en adressant une demande par courriel à l’adresse suivante : [email protected], en mentionnant dans l’objet du courriel « Consultation – Programme de présentation sportive »).
Enfin, la FFHandball se réserve le droit d’adresser, de sa propre initiative, le présent dossier de consultation à tout opérateur économique qu’elle aura identifié comme pouvant être potentiellement intéressé par cette consultation.
2.3 Renseignements complémentaires
Les candidats pourront obtenir des renseignements complémentaires sur le dossier de consultation en faisant parvenir leur demande par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected] (objet : « Consultation – Programme de présentation sportive ») au plus tard le mardi 16 février 2021 à 17h00.
A réception de cette demande, la FFHandball se réserve le droit :
➢ De ne pas y répondre
➢ De répondre au seul candidat concerné
➢ De communiquer à la réponse apportée à d’autres candidats ou à tous les candidats qui ont manifesté un intérêt pour la consultation.
2.4 Echéancier de la consultation
L’échéancier suivant précise, à titre indicatif et prévisionnel, les principales étapes de la consultation :
ETAPES ECHEANCES
1. Lancement de la consultation Mardi 2 février 2021
2. Date et horaire limites de remise des dossiers
de candidature Jeudi 25 février 2021 à 12h00
3. Analyse des offres et entretien avec les
candidats pré sélectionnés (éventuellement) Entre le 26 février et le 23 mars 2021
4. Décision d’attribution Au cours du mois d’avril 2021
5. Début d’exécution du contrat de prestation 1er septembre 2021
5 Article 3 – Remise des dossiers de réponse
3.1 Contenu et forme du dossier de réponse
Le dossier de réponse doit être produit en format papier et en format numérique (clé usb) et remis dans une enveloppe extérieure portant la mention « NE PAS OUVRIR – CONFIDENTIEL » au sein de laquelle doivent être insérées :
a) Une première enveloppe intérieure comportant les pièces administratives suivantes et portant la mention « PIECES ADMINISTRATIVES » :
o Une lettre de candidature signée par toute personne habilitée à engager le candidat et mentionnant les informations suivantes :
▪ Nom ou raison sociale du candidat
▪ Forme juridique du candidat (autoentrepreneur, indépendant, société…)
▪ Siège social
▪ Coordonnées téléphoniques et adresse mail d’un contact dédié à la consultation
▪ Nom et fonction du représentant légal (le cas échéant)
o Un extrait de kbis de moins de 3 mois (si applicable ou un document équivalent pour les entreprises domiciliées hors de France)
o Un document :
▪ Précisant les effectifs et ressources humaines du candidat
▪ Présentant les résultats financiers (bilans certifiés sur les 3 dernières années)
▪ Indiquant les coordonnées bancaires (RIB ou équivalent pour les entreprises domiciliées hors de France)
o Le présent dossier de consultation paraphé sur chaque page, daté et signé par le représentant légal du candidat sur la dernière page (manifestant ainsi son acceptation sans réserve des conditions de cette consultation).
b) Une seconde enveloppe comportant les pièces suivantes et portant la mention
« PRESENTATION TECHNIQUE ET FINANCIERE DE L’OFFRE » :
o Présentation des speakers et squads pouvant opérer sur les événements o Présentation des performers pouvant opérer sur les événements
o Listing et coût des animations terrain potentiellement proposées par le prestataire o Bordereau de prix comprenant :
a) le coût d’une prestation complète (hors frais de vie) pour une journée avec une rencontre b) le coût d’une prestation complète (hors frais de vie) pour une journée avec plusieurs
rencontres
c) le coût d’une prestation complète (hors frais de vie) pour deux journées sur un même site de compétition (une ou plusieurs rencontres par jour)
d) forfait frais de vie fixe par jour par personne comprenant transport/restauration/hébergement
En cas de différence entre la version papier et la version numérique des pièces produites, cette dernière prévaudra.
3.2 Modalités de remise du dossier de réponse
Le dossier de réponse complet doit être déposé au plus tard le jeudi 25 février à 12h00 au siège de la FFHandball ou expédié par La Poste au plus tard à cette même date (le cachet de La Poste faisant foi), en envoi recommandé avec accusé de réception, dans les deux cas à l’adresse suivante :
6 FÉDÉRATION FRANÇAISE DE HANDBALL
À l’attention de Frédéric MOREL - Pôle évènementiel Consultation – Programme de présentation sportive
1, rue Daniel Costantini - 94000 CRETEIL Article 4 – Négociation
La FFHandball aura à son libre choix la possibilité de :
▪ Mener des entretiens avec un ou plusieurs candidats potentiels avant la date de remise des offres ;
▪ Négocier avec tout ou partie des candidats, sur la base des offres initiales, tant sur les caractéristiques techniques de l’offre que sur les aspects financiers ;
▪ Choisir le prestataire sur la base des offres initiales sans aucune négociation ;
▪ Solliciter des précisions sur les offres déposées y compris sur les conditions financières proposées.
Si la FFHandball décide de négocier avec un ou plusieurs candidats, conformément à ce qui annoncé dans la présente consultation, elle n’est pas tenue d’en informer l’ensemble des candidats.
Article 5 – Entretien et/ou audition
La FFHandball se réserve le droit de mener des entretiens avec un ou plusieurs candidats potentiels et/ou d’auditionner un ou plusieurs candidats ayant répondu à la présente consultation. Dans ce cas, le candidat concerné recevra une convocation par courrier électronique et il lui appartiendra de prendre ses dispositions dans ce sens.
Article 6 – Informations complémentaires
La FFHandball pourra demander à un ou plusieurs candidats des renseignements complémentaires sur leur dossier de réponse pour lui permettre d’analyser la recevabilité des candidatures et/ou d’examiner les offres remises par les candidats dont la candidature est recevable.
Article 7 – Choix du fournisseur
7.1 Analyse des candidatures
Tout dossier incomplet entrainera l’élimination de la candidature. Toutefois, la FFHandball se réserve le droit de solliciter le candidat concerné pour qu’il transmette le document manquant dans le délai que la FFHandball lui aura fixé. Les candidatures dont les dossiers demeurent incomplets après ce délai seront éliminées.
7.2 Analyse des offres
La FFHandball choisira librement l’offre la plus avantageuse techniquement et économiquement pour répondre à ses besoins.
Pour ce faire, les propositions des candidats seront analysées selon une grille d’évaluation basée sur les critères suivants (par ordre d’importance décroissant) :
➢ Profil et expériences des speakers/performers
➢ Critère financier
➢ Références clients du candidat
➢ Animations proposées (qualité, créativité…)
7 7.3 Notification du choix et documents contractuels
Le choix du prestataire retenu pourra être notifié par courrier électronique.
Suite au choix du prestataire, ce dernier et la FFHandball concluront un contrat de prestations pour une durée précisée à l’article 8 ci-dessous, reprenant :
- Les termes et conditions de la présente consultation ;
- Les termes et conditions de la proposition formulée par le candidat dans sa réponse ; - Les échanges ultérieurs, le cas échéant, entre le candidat retenu et la FFHandball.
Article 8 – Durée de validité des offres et durée du contrat
Le délai de validité des offres est de 90 jours à compter de la date limite de dépôt des offres stipulée aux présentes.
Un contrat de prestataire sera conclu avec le candidat sélectionné pour une entrée en vigueur le 1er septembre 2021. Ce contrat prendra fin de plein droit le 31 août 2024.
A l’arrivée du terme initial du contrat, les parties pourront convenir d’une prolongation de celui-ci, par voie d’avenant, pour une année supplémentaire, sans pouvoir dépasser la date du 31 août 2025.
Le prestataire sélectionné s’engage à maintenir son offre pendant toute la durée du contrat, période de prolongation comprise.
Article 9 – Frais de participation
Chaque candidat prend à sa charge tous les frais engendrés par sa participation à la présente consultation, y compris ceux engendrés par un entretien et/ou une audition dans les conditions de l’article 5 ci-dessus.
Il ne pourra en aucun cas en demander le remboursement de la FFHandball et ce, quand bien même sa candidature ne serait pas retenue.
Article 10 – Sous-traitance
Le candidat retenu pourra sous-traiter l’exécution de ses prestations à un tiers de son choix, sous réserve d’en avoir préalablement informé par écrit la FFHandball en précisant l’identité de ce sous-traitant. En cas de sous-traitance, le candidat retenu se porte garant du respect par le sous-traitant des conditions d’exécution des prestations et de tout engagement pris à l’égard de la FFHandball.
Article 11 – Loi applicable et compétence juridictionnelle
La présente consultation est soumise au droit matériel français.
A défaut d’un règlement amiable, tout litige résultant de cette consultation relève de la compétence des juridictions françaises et plus précisément celles du ressort du siège social de la FFHandball.
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PARTIE 2 : CAHIER DES CHARGES
Préambule :
Le périmètre de la présente consultation concerne les évènements suivants : rencontres des équipes de France organisées par la FFHandball et les finales de la Coupe de France sur la durée contractuelle précisée à l’article 8 de la Partie 1.
A titre d’information, le calendrier prévisionnel des évènements pour la saison 2021-22 est le suivant :
N° Dates Désignation Evénement Lieux
1 06 au 10/10/2021 (1 jour – date à définir)
France A féminin
(Qualification Euro 2022) Non défini 2 25 au 28/11/2021
(1 ou 2 jours – date à définir)
Match Préparation Mondial 2021 A féminin
(Amical)
Non défini
3 06 au 09/01/2022 (2 ou 3 jours – date à définir)
Golden League Masculine
(2 rencontres par jour) Non défini 4 02 au 06/03/2022
(1 jour – date à définir)
France A féminin
(Qualification Euro 2022) Non défini 5 13 au 17/04/2022
(1 jour – date à définir)
France A masculin
(Qualif Mondial 2023) Non défini 6 20 au 24/04/2022
(1 jour – date à définir)
France A féminin
(Qualification Euro 2022) Non défini
7 11/06/2022
(1 jour)
Finales Coupe de France (6 rencontres)
Paris (AccorArena)
1. PRESTATIONS ATTENDUES PAR EVENEMENT
Pour chaque évènement, et sur toute la durée du contrat, le prestataire s’engage à réaliser les prestations suivantes :
▪ Choix du speaker et sa prise en charge financière
▪ Choix de la squad et sa prise en charge financière
▪ Choix des performers pour les mascottes (Rok & Koolette) et sa prise en charge financière
▪ Elaboration du programme de présentation sportive
▪ Instauration du protocole terrain présentation du match
▪ La coordination générale
Sur certains événements, et en sus des prestations listées ci-dessus, la FFHandball consultera le prestataire pour intégrer au programme de présentation sportive une ou plusieurs animations terrain. Ces animations peuvent être d’une durée d’environ 5 minutes en avant-match et mi-temps. Les candidats proposeront à la FFHandball une liste d’animation possible (prise en charge en sus des animations par la FFHandball).
Dans le cadre de son offre, le candidat garantit qu’il respecte toute réglementation applicable à l’exercice de ses activités nationales ou internationales et doit mettre en avant l’ensemble des efforts et initiatives mis en œuvre pour tout ce qui est relatif au développement durable.
9 2. DESCRIPTION DU CONTENU DES PRESTATIONS A REALISER
A) Le speaker
Le prestataire proposera et prendra en charge financièrement la prestation speaker (honoraires + frais de vie) sur chaque rencontre. Sur certains événements, il est possible que la FFHandball demande au prestataire de faire appel à un second speaker.
Le prestataire aura en charge le coaching et la coordination du speaker en relation avec la FFHandball.
Un échange concernant les besoins techniques du speaker (câblage, adaptateur sono…) devra avoir lieu avant chaque événement entre l’agence et la FFHandball.
La FFHandball pourra, à l’issue de la rencontre, faire appel au speaker pour une intervention au salon VIP (interviews coach/joueurs…)
B) Squad
Le prestataire proposera et prendra en charge financièrement la prestation squad (honoraires + frais de vie) sur chaque rencontre.
La squad sera composée à minima de 4 personnes (chiffre potentiellement évolutif en fonction des événements). La squad sera habillée au couleur de la FFHandball (tenues à définir).
Le prestataire devra proposer différentes scénarisations des entrées et prestation de la squad sur le terrain.
La FFHandball fournira les goodies à distribuer.
Le prestataire aura en charge la gestion et la coordination de la squad en amont et pendant l’événement.
C) Performers pour les mascottes (Rok & Koolette)
Le prestataire proposera et prendra en charge financièrement la prestation (honoraires + frais de vie) sur chaque rencontre des performers pour les deux mascottes de la FFHandball.
Le prestataire devra mettre en place, en compagnie des performers, différents scénarios à travers les deux mascottes pour proposer un show pendant toute la durée de l’événement (intervention sur le terrain mais aussi dans les coursives et tribunes à la rencontre du public). En cas de besoin de matériel pour les différents scénarios, un échange aura lieu entre le prestataire et la FFHandball pour validation.
Les costumes seront fournis par la FFHandball.
Le prestataire aura en charge la gestion et la coordination des performers en amont et pendant l’événement.
D) Elaboration du programme de présentation sportive
Le prestataire aura à charge la réalisation et l’organisation du programme de présentation sportive : o Séquencer chaque période de la manifestation se déroulant sur le terrain
o Assurer un enchaînement fluide des différentes séquences en coordination avec les paramètres de l’événement (animations terrain, techniciens sons / lumières et TV…) o Adapter le conducteur aux impératifs TV (direct TV)
10 E) Instauration du protocole terrain présentation du match
Le prestataire aura pour mission d’instaurer le protocole terrain de présentation du match. Cette mission intègre la conceptualisation et la logistique adéquate pour la mise en place du protocole avec les différents prestataires.
Sur certains événements, la présentation sportive pourra être modifiée pour répondre aux obligations des instances internationales.
F) La coordination générale
Le prestataire aura un chef de projet en amont et durant l‘évènement pour coordonner l’ensemble des opérations avec la FFHandball.
Lors de la manifestation, le prestataire devra prévoir son personnel (à minimum deux personnes en complément du chef de projet).
La FFHandball fournira les moyens de communication audio (talkies-walkies avec casques ou oreillettes) au prestataire.
Un rétro planning sera défini avant chaque événement intégrant réunion de préparation et visites de repérage sur site (coût pris en charge par la FFHandball).
Le prestataire devra inclure dans le coût de sa prestation les frais d’exploitation de son personnel durant l’événement (hébergement, transport, restauration…)
Remarque :
Des animations peuvent être mises en place sur le terrain par les partenaires de la FFHandball (avant- match, mi-temps…). Dans ce cas, la mise en œuvre sur site sera effectuée par le prestataire de la FFHandball.
Les différents branchements techniques et tests doivent être effectuées la veille de l’événement.
L’ensemble des prestataires géré par le prestataire retenu doivent être présents sur site au plus tard 3h avant l’ouverture des portes au public.
