EVRY. Copropriétaires Ce que vous devez savoir

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Copropriétaires

EVRY

Ce que vous devez sa voir

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Edito

Être coproprétaire à Evry

Comment fonctionne une copropriété ? A quoi sert un syndic ? Comment préparer une assem- blée générale ? Quelles sont les règles d’une copropriété ?

Être ou devenir copropriétaire ne s’invente pas.

Afi n de donner des réponses simples à toutes les questions que se pose le propriétaire d’un logement et de l’informer sur les responsabilités qui lui incombent dans le cadre de sa copro- priété, la Ville d’Evry a choisi de l’accompagner en éditant le guide Copropriétaires, ce que vous devez savoir.

Ce document a pour but de donner à chaque copropriétaire les « clés » qui lui permettront de s’occuper au mieux de son bien, car l’implication dans la vie de la copropriété est d’une grande importance, sur le plan du fonctionnement, comme celui de la bonne santé fi nancière d’une copropriété.

Depuis plusieurs années, la Ville d’Evry mène de nombreuses actions en faveur du parc privé dégradé de son territoire. Aujourd’hui, elle souhaite étendre cette politique en développant des actions « préventives », avec pour principal objectif l’accompagnement des copropriétaires et leur sensibilisation à l’importance de leur participation dans les différentes instances de décision de leur copropriété.

Ce guide est donc un premier outil de cette politique qui sera prochainement soutenue par des formations gratuites à destination des Conseils syndicaux où nous vous invitons à venir nombreux. Nous espérons que ce guide pourra vous éclairer sur la vie de votre copropriété et qu’il vous donnera envie d’y participer activement.

Francis Chouat Maire d’Evry Président de la Communauté d’agglomération Evry Centre Essonne Jean-Louis Boilard Conseiller municipal délégué aux copropriétés

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Bienvenue en copropriété

^p.4

Le fonctionnement de la copropriété et ses acteurs

^p.6

Les textes de loi qui régissent la copropriété Les acteurs de la copropriété

Le fonctionnement fi nancier d’une copropriété

p.14 Les charges de copropriété

Le budget prévisionnel

L’assemblée générale,

de sa préparation à l’envoi du procès-verbal

^p.18

L’assemblée générale : comment bien la préparer ? Comme se déroule une assemblée générale ? Et après l’assemblée générale : le procès-verbal

La particularité des copropriétés

incluses dans une asl

^p.24

Informations et conseils pour les copropriétés neuves

p.26 Les premiers acteurs des nouvelles copropriétés

La première assemblée générale

Livraison de la copropriété : les garanties de réserves

Conclusion

^p.30

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Bienvenue

en copropriété

Vous avez acheté en copropriété, vous êtes donc à présent copropriétaire, mais qu’est- ce que cela signifi e exactement ?

Qu’est ce qu’être copropriétaire ? Cela signifi e simplement que vous êtes pro- priétaire de votre appartement, à titre privatif, comme les autres copropriétaires, et que vous partagez avec eux la propriété des parties communes.

Vous entendrez souvent parler de parties

« communes » et de parties « privatives », mais de quoi s’agit-il exactement, et qu’est ce qui vous appartient ?

Différences entre parties privatives et parties communes

•

Les parties privatives de la copropriété sont les appartements, caves et parkings.

Leurs propriétaires en ont l’usage exclusif.

Attention, certains éléments à « usage exclusif » peuvent être des parties communes comme les murs porteurs, les ins- tallations de chauffage, etc.

•

Les parties communes sont les toitures / terrasses, les façades et tout le gros œuvre, les espaces extérieurs, les cages d’escaliers, etc.

•

Il existe aussi des équipements qui sont communs comme les ascenseurs, la chaufferie, les interphones, les contai- ners-poubelles, etc.

Ce qui est considéré comme privatif ou commun est différent d’une copropriété à l’autre.

Il faut donc se reporter au règlement de copropriété pour savoir ce qu’il en est pour votre copropriété.

Copropriétaire / Locataire, quelles différences ?

Si vous étiez locataire, plusieurs choses ont changé, par exemple vous êtes à présent concerné par des charges différentes, et vous allez recevoir du syndic des appels de fonds pour le règlement des charges. Aupa- ravant les charges étaient incluses dans votre loyer.

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• C’est la nature de vos charges qui a changé :

◗ Lorsque vous étiez locataire les charges appelées avec votre loyer concernaient une partie des charges payées par le pro- priétaire, liées aux services dont vous bénéfi ciez : eau collective, chauffage col- lectif, électricité des parties communes, ménage, etc.

◗Maintenant que vous êtes copropriétaire, les charges concernent tous les frais relatifs à la copropriété : gros travaux et entretien courant, charges d’énergie, frais de gestion et assurance de l’immeuble, frais de gardiennage, etc.

•

Ainsi, chacun des copropriétaires assume une partie de ces charges en proportion de ses millièmes.

Qu’est-ce que les millièmes (aussi appelés tantièmes) ?

Vous entendrez souvent parler de millièmes ou tantièmes en copropriété, mais qu’est ce que c’est ?

Les millièmes de copropriété corres- pondent à la proportion de la copropriété que possède chaque copropriétaire en fonction de l’importance de son bien privatif (consistance, situation et surtout superficie). Ils servent aussi pour comp- tabiliser les votes en AG. Par ailleurs, il existe des millièmes de charges qui dé- terminent la participation de chacun des copropriétaires aux dépenses de la copro- priété ; ils sont différents selon le type de charges comme nous le verrons plus loin.

Les parties communes et les équipements communs

appartiennent collectivement à tous les copropriétaires.

Vous êtes :

PROPRIETAIRE de parties privatives ET COPROPRIETAIRE de parties communes et d’équipements communs.

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Le fonctionnement

de la copropriété et ses acteurs

Le fonctionnement de la copropriété est principalement régit de deux façons :

•

D’une part, par la loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application du 17 mars 1967 ;

•

D’autre part, par le règlement de copro- priété et l’état descriptif de division.

Chaque copropriété a un règlement propre.

Il fi xe les modalités d’utilisation des parties communes et privatives, ainsi que les règles d’administration et d’entretien de l’immeuble. D’ailleurs, le notaire vous a remis un exemplaire de celui-ci lors de votre achat. Un Etat descriptif de division est joint au règlement de copropriété et défi nit quels sont les millièmes de copro- priété associés à chaque « lots » privatifs (appartement, caves, parkings, etc.)

La loi du 10 juillet 1965 et le décret associé (décret du 17 mars 1967) ont été modifi és à de nombreuses reprises mais ils ont gardé comme nom leur date de « naissance ». Ces deux textes importants régissent principalement l’organisation et le fonctionnement de la copropriété, les rôles et obligations du syndic, le fonctionnement du conseil syndical, de l’assemblée générale, les règles de majorités, ou concernant les travaux et les charges, etc.

D’autres lois sont directement ou indirec- tement liées à la copropriété mais ce sont les plus importants à connaître. Dans la suite du document, dès que nous parle- rons de « la loi » ou « du décret » il s’agira de ces deux textes.

Pour vous y retrouver, voici les grands thèmes traités par la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967.

Le fonctionnement de la copropriété est

LES TEXTES DE LO I QUI RÉGISSENT LA

COPROPRIÉTÉ

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LOI DU 10 JUILLET 1965

LE DÉCRET DU 17 MARS 1967

Découpage de la loi ARTICLES

Défi nition et organisation de la copropriété

Chapitre relatif aux parties communes et privatives, au règlement de copropriété, aux charges, etc."

Articles 1 à 16-2

Administration de la copropriété - dispositions générales

Section relative aux dispositions concernant la gestion de la copropriété, les obligations du syndic, l'assemblée générale, les règles de majorités (articles 24 à 26-3 plus spécialement)"

Articles 17 à 29

Administration de la copropriété - dispositions particulières aux

copropriétés en diffi culté Articles 29-1 A à 29-6

Améliorations, additions de locaux privatifs et exercice du droit de

surélévation Articles 30 à 37

Reconstruction Articles 38 à 41

Résidences services

Concerne uniquement un type de copropriétés spécifi ques (avec services intégrés pour étudiants ou pour personnes âgées par exemple). "

Articles 41-1 à 41-5

Dispositions d'ordre général

Concerne notamment les conditions d'application de certaines règles ou certaines décisions.

Articles 42 à 50

Les articles du décret viennent compléter ce que dit la loi et précise la façon dont la loi doit être appliquée. Ils donnent donc plus de détails. C’est ce que l’on appelle les textes « règlementaires ». Alors que les textes de loi sont les textes « législatifs ».

Découpage de la loi ARTICLES

Règlement de copropriété et acquisition en copropriété. Articles 1 à 6-3 Les assemblées générales de copropriétaires. Articles 7 à 21

Le conseil syndical. Articles 22 à 27

Le syndic. Articles 28 à 39-1

Dispositions particulières aux résidences-services. Articles 39-2 à 39-7 Dispositions particulières aux syndicats de forme coopérative. Articles 40 à 42-2

La comptabilité du syndicat. Articles 43 à 45-1

Procédure :

Dispositions générales.

Procédure préventive.

Dispositions particulières aux copropriétés en diffi culté.

Articles 46 à 61-1 Articles 61-2 à 61-11 Articles 62-1 à 62-15 Les unions de syndicats de copropriétaires. Articles 63 à 63-4

Dispositions diverses. Articles 64 à 67

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LES ACTEURS DE LA COPROPRIÉTÉ

On ne peut pas parler de copropriété et de son fonctionnement sans présenter les trois organes qui en sont les piliers :

•

Le syndic, qui assure la gestion du syndicat des copropriétaires et qui en est le mandataire.

•

Le conseil syndical, qui est composé de copropriétaires élus en assemblée générale pour contrôler la gestion du syndic et l’assister.

•

Et enfin l’organe le plus important : l’as- semblée générale, qui est l’organe de décision du « syndicat des coproprié- taires » et prend toutes les décisions relatives au bon fonctionnement et à l’entretien de la copropriété. Il se réunit au moins une fois par an.

Le Syndicat des copropriétaires

•

L’ensemble des copropriétaires repré- sentant la copropriété est appelé

«syndicat des copropriétaires»; sa mission est de veiller à la conservation et à l’entretien de l’immeuble.

•

Le syndicat des copropriétaires est également doté d’une personnalité juridique. Autrement dit, il peut agir en justice (contre un débiteur, un four- nisseur, etc.),

•

L’organe de décision du syndicat des copropriétaires est l’assemblée géné- rale. Toutes les décisions nécessaires à la vie de l’immeuble sont prises en assemblée générale, par les copro- priétaires.

•

Le syndicat des copropriétaires dé- signe (en assemblée générale) un syndic, qui sera chargé d’assurer la gestion de la copropriété et de le re- présenter vis-à-vis des tiers (en qua- lité de mandataire du syndicat des copropriétaires),

•

Le syndicat de copropriétaires dé- signe également en assemblée géné- rale un conseil syndical pour assister et contrôler le syndic dans la gestion de la copropriété.

(9)

Le syndic

Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. Dans la pratique, cela signifi e qu’il est le gestionnaire de la copropriété et qu’il représente celle-ci vis-à-vis des tiers.

Il existe deux types de syndic :

•

les syndics professionnels qui doivent posséder une carte de gestion pour pouvoir exercer ce métier ;

•

les syndics non professionnels qui sont des copropriétaires ; ils peuvent être désignés syndic dans leur copropriété uniquement.

La fonction du syndic

Qu’il soit professionnel ou non, pour rem- plir sa fonction vis-à-vis du syndicat des copropriétaires, un syndic a des obligations (conformément à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965), ainsi il doit :

•

Veiller à faire respecter le règlement de copropriété, ainsi que les décisions vo- tées en assemblée générale ;

•

Veiller à l’entretien et à la conservation de l’immeuble, ainsi qu’à son administration ;

•

Établir et tenir un carnet d’entretien de l’immeuble ;

•

Établir un budget prévisionnel annuel et le soumettre au vote de l’assemblée générale ;

•

Ouvrir un compte séparé au nom du syndicat des copropriétaires ;

•

Soumettre au vote de l’assemblée géné- rale (lors de sa première désignation et au moins tous les 3 ans), la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d’entretien et de conservation des parties communes et des équipements communs (fonds travaux ou fonds de prévoyance) ;

•

Représenter le syndicat dans tous les actes civils et en cas de contentieux ;

•

Etc.

La plupart des copropriétés sont gérées par un syndic professionnel qui est soumis à certaines obligations :

• Il ne peut exercer sans être titulaire d’une carte de gestion (délivrée par la préfecture pour 10 ans).

• Il doit avoir une «garantie fi nancière» (pour garantir les fonds des syndicats de copropriétaires qu’il gère).

• Il a l’obligation d’avoir une assurance de responsabilité civile professionnelle.

• Il doit soumettre un contrat de gestion à l’assemblée générale (appelé aussi «mandat de gestion») qui détermine ses honoraires. Ce contrat, pour être valable, doit contenir : - Les honoraires détaillés du syndic ; en pratique

ils se composent de deux parties (forfait annuel pour gestion courante, et détail des prestations particulières facturées hors forfait). Nous vous

conseillons d’être particulièrement vigilant sur le niveau des prestations particulières qui viendront s’ajouter au montant du contrat à la fi n de l’année.

- La durée du mandat du syndic, doit être mentionnée de date à date, et ne peut pas dépasser 3 ans (mais un mandat peut être renouvelé sans limite). Nous vous conseillons fortement de privilégier le vote d’un mandat d’une durée d’un an maximum, et vous recommandons de veiller à ce qu’une période de préavis soit prévue dans le contrat.

- Le nombre de visites de l’immeuble incluses dans le forfait de base du contrat doit également être précisé (mensuelles ou trimestrielles…) et nous vous conseillons de préciser qu’elles devront se faire avec la présence d’un membre du conseil syndical. Ces visites sont importantes pour faire le tour de la copropriété et faire un point d’avancement sur les actions en cours

À SAVOIR

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Le conseil syndical

C’est un organe essentiel au bon fonctionnement d’une copropriété. Avant toutes choses, voici ce qu’il faut savoir sur le conseil syndical :

•

Le conseil syndical est obligatoire (même si l’assemblée générale pourrait déroger à cette obligation – à une majorité très importante – il est fermement décon- seillé de s’en passer). Une copropriété ne peut pas fonctionner correctement sans son conseil syndical.

•

Tout copropriétaire peut être membre du conseil syndical, sauf un copropriétaire lié au syndic (le syndic lui-même, son conjoint, ses ascendants, ses descen- dants et ses préposés comme ses sala- riés ou le gardien de la copropriété qui est sous sa responsabilité...).

•

C’est l’assemblée générale qui désigne les membres du conseil syndical à la ma- jorité de l’article 25.

•

C’est l’assemblée générale qui fi xe la du- rée du mandat des conseillers syndicaux ; sauf si le règlement de copropriété la définit déjà.

•

Le mandat d’un conseiller syndical ne peut pas dépasser 3 ans, mais il peut être renouvelé sans limite.

Nous vous encourageons vivement à vous impliquer dans la vie de votre copropriété, et pour cela le meilleur moyen est de faire partie du conseil syndical.

Sa fonction, ses droits, ses obligations Le rôle du conseil syndical est de contrôler et d’assister le syndic dans sa gestion :

•

Il a un droit de regard permanent sur la gestion et les comptes du syndic (article 21 de la loi du 10 juillet 1965).

•

Il peut interroger le syndic et lui demander copie de tous les documents concernant la copropriété, à tout moment ; il peut examiner et contrôler toutes les pièces qu’il souhaite.

(11)

•

L’ordre du jour de l’assemblée générale et le budget prévisionnel sont obligatoirement établis en concertation avec le conseil syndical (article 25 du décret du 17 mars 1967).

•

Il rend compte à l’assemblée générale chaque année, de l’exécution de sa mission sous forme d’un rapport moral écrit joint à la convocation de l’assemblée générale.

•

Il est destinataire du bordereau de trans- mission des archives du syndicat en cas de changement du syndic.

•

Il est obligatoirement saisi par le syndic concernant les sommes dépassant le seuil fi xé par l’assemblée générale.

•

Il peut se voir confi er un mandat précis par l’assemblée générale pour choisir une entreprise, un architecte, un avocat, etc.

(article 25 de la loi).

•

Il peut demander au syndic, par lettre avec accusé de réception (mise en demeure), la convocation d’une AG. Le président du

conseil syndical est par ailleurs habilité à convoquer lui-même une assemblée géné- rale en cas de refus ou de silence du syndic après mise en demeure.

•

Il a l’obligation d’élire un ou une président(e).

Ce sont les membres du conseil syndical qui désignent un de leurs membres à ce poste, et non l’assemblée générale.

Le conseil syndical n’a pas le droit d’être rémunéré, mais ses dépenses de fonctionnement peuvent être remboursées (frais de déplacement, de téléphone, timbres...) sur présentation de justifi catifs.

Le conseil syndical peut se faire assister de toute personne physique ou morale de son choix (contrôleur de compte, avocat, association...). Les dépenses liées à cette assistance sont des dépenses d’administration et n’ont pas besoin de faire l’objet d’un vote spécifi que en assemblée générale; elles doivent être incluses au budget de dépenses courantes (article 27 du décret du 17 mars 1967).

• Les règles de fonctionnement du conseil syndical sont déterminées, soit par votre règlement de copropriété, soit par l’assemblée générale. Si rien n’est prévu, nous vous conseillons de les voter en AG pour assurer le bon fonctionnement du conseil syndical

(à la majorité simple de l’article 24).

À SAVOIR

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Le président du conseil syndical

Comme nous l’avons vu précédemment, c’est le conseil syndical qui procède à l’élection de son ou sa président(e) parmi ses membres, et non l’assemblée générale.

Dans la pratique, le président du conseil syndical fait le lien entre le conseil syndical et le syndic mais la loi lui fixe deux attribu- tions particulières :

•

La possibilité de convoquer une assem- blée générale, après demande formulée par des copropriétaires (représentant au moins ¼ des tantièmes de la copro- priété) ou par le conseil syndical. Par ailleurs, si le règlement de copropriété le prévoit, le président du conseil syndical a la possibilité de convoquer l’assemblée générale en cas de «vacance du syndic»

(décès, démission).

•

La possibilité d’engager une action judi- ciaire (article 18-2 de la loi) contre l’an- cien syndic pour récupérer les fonds et les archives dans le cas où le nouveau syndic ne le ferait pas.

(13)

Toutes les décisions concernant le fonctionnement de la copropriété sont prises en AG, il est donc très important d’y participer (ou de se faire représenter en cas d’indisponibilité).

L’assemblée générale

Enfi n, pour terminer la présentation du fonctionnement de la copropriété, nous allons pré- senter l’organe décisionnel de la copropriété, à savoir l’assemblée générale.

•

L’assemblée générale est le pilier de la co- propriété.

•

C’est le moment où l’ensemble des coproprié- taires est invité (convoqué) à se réunir pour prendre toutes les décisions relatives au syndicat des copropriétaires comme par exemple :

◗ L’élection du syndic ;

◗ Le vote du budget ;

◗ L’approbation des comptes présentés par le syndic ;

◗ Le vote des travaux hors entretien courant, qui doivent faire l’objet d’une décision par- ticulière et qui ne sont pas comptabilisés dans le budget courant ;

◗ Etc.

Les différents types d’assemblées générales sont

•

L’assemblée générale ordinaire (AGO) : Elle se déroule tous les ans obligatoirement afi n de voter le budget prévisionnel à venir, et d’ap- prouver les comptes annuels.

Selon l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965,

« l’assemblée générale appelée à voter le budget prévisionnel doit se réunir dans un délai de 6 mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable ».

Cela signifi e que si vos comptes sont organisés selon l’exercice civil (de janvier à décembre), l’ar- rêté des comptes est le 31 décembre de l’année, et donc votre AG ordinaire doit se tenir obligatoirement avant le 30 juin de l’année suivante (délai de 6 mois après le 31 décembre). Si votre exercice est du 1^er juillet au 30 juin, votre AGO devra se tenir avant le 30 décembre.

•

L’assemblée générale extraordinaire (AGE) : L’assemblée générale extraordinaire peut se tenir à n’importe quel moment de l’année et n’est pas limitée en nombre. Elle est organisée, si nécessaire, en complément de l’AGO, et peut être convoquée à l’initiative :

◗ soit du syndic,

◗ soit du conseil syndical,

◗ ou bien des copropriétaires (représentant plus de 25% des millièmes).

Les AGE peuvent être nécessaires en cas de votes spécifi ques pour d’importants travaux par exemple

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LES CHARGES DE COPROPRIÉTÉ

Le fonctionnement

fi nancier d’une copropriété

En dehors des textes déjà présentés et du règlement de copropriété, il existe un décret qui défi nit le fonctionnement comptable et fi nancier spécifi que aux copropriétés.

Pour fonctionner, une copropriété a besoin d’ar- gent qu’elle appelle auprès des copropriétaires sous forme de différents « appels de fonds ».

Lorsque vous avez acheté, vous avez dû recevoir :

•

Un appel pour avance permanente de tré- sorerie (si celle-ci est prévue par votre règlement de copropriété),

En tant que copropriétaire, vous recevez au cours de l’année :

•

Des appels provisionnels de charges (pour l’administration et l’entretien de la copropriété, c’est-à-dire pour le budget courant),

•

Éventuellement des appels pour dé- penses exceptionnelles (travaux par exemple), hors budget courant (ces dé- penses doivent faire l’objet d’une décision spécifique d’assemblée générale).

Par ailleurs, vous recevez chaque année des appels de « régularisation », qui sont adres- sés après l’approbation des comptes et qui permettent de clore le budget de l’année précédente après son approbation en AG ordinaire, comme nous le verrons plus bas.

En tant que copropriétaire, vous participez directement aux dépenses de copropriété.

Définition

•

Selon l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, pour le fonctionnement de la copropriété, son entretien, sa gestion, le syndicat des copropriétaires vote chaque année en assemblée générale un budget prévisionnel pour les dépenses à venir.

A ce titre, chacun des copropriétaires assume une partie de ces dépenses en proportion de ses millièmes de charges, ce sont les charges de copropriété.

(15)

Fonctionnement

•

Les charges de copropriété sont appe- lées à chacun des copropriétaires sous forme de provisions égales au quart du budget voté exigibles le premier jour de chaque trimestre (sauf en cas de men- tion différente dans le règlement de co- propriété ou selon décision d’assemblée générale, qui peuvent définir des frac- tions différentes, par mois ou une seule fois dans l’année par exemple).

•

Il existe trois catégories de charges à connaître, qui sont réparties de façons diffé- rentes, et défi nies par des « grilles de répar- tition » dans le règlement de copropriété :

◗ Les charges générales : elles sont relatives « à la conservation, à l’entretien et à l’administration de l’immeuble » (article 10 de la loi). Elles couvrent les dépenses d’entretien de l’immeuble, les frais d’éclai- rage et de nettoyage des parties communes, les frais de gestion, d’assurance, les procédures éventuelles, les frais de

gardiennage et les impôts et taxes, etc.

Les charges communes générales sont souvent réparties sur la même base que les millièmes de copropriété (millièmes de charges communes générales).

◗ Les charges spéciales : certaines des charges générales peuvent devenir des charges spéciales à chaque bâtiment si le rè- glement de copropriété le prévoit, ce sont par exemple des charges spécifi ques au bâtiment A ou au bâtiment B de la copropriété. On parlera alors de millièmes de charges spéciales.

◗ Les charges relatives aux équipements ou aux services : Elles sont réparties selon un critère « d’utilité ». Il s’agit par exemple des charges d’ascenseurs ou de chauffage. Quel que soit l’usage que vous faites de l’équipement ou du service, les charges sont réparties selon une grille de charge prenant en compte « l’utilité théorique » attachée à votre appartement (en fonction de sa taille, de sa position dans les étages, etc.). On parle alors de « millièmes de charges ascenseurs » ou de « millièmes de charges chauffage », etc.

Attention, en fi n d’exercice, il peut exister une différence entre le budget prévisionnel (et donc les provisions que vous avez réglées durant l’exercice) et les dépenses effectives de la copropriété sur l’exercice (le réalisé).

En fonction de cette différence positive ou négative, des dépenses des différents postes, et des consommations individuelles d’eau, le syndic procédera à une régularisation des charges.

(16)

•

Pour fonctionner et être entretenue la coproprié- té fait des dépenses et règle des factures (pour éclairer les parties communes, nettoyer les halls et escaliers, faire de petites réparations, etc.). Pour pouvoir assumer ces dépenses, chaque année l’assemblée générale vote un budget prévisionnel pour couvrir les dépenses de l’exercice à venir de la copropriété.

•

C’est à partir de ce budget et en fonction de vos millièmes de charges que sont calculés vos appels de fonds provisionnels pour les charges.

LE BUDGET PRÉVISIONNEL

L’appel de régularisation : En fi n d’exercice, il y a toujours une différence entre le budget prévisionnel décidé à l’avance (qui correspond aux provisions que vous avez réglées durant l’exercice) et les dépenses réelles de la copropriété sur l’exercice (le budget réalisé, présenté à l’assemblée générale au moment de l’approbation des comptes).

En fonction de cette différence positive (budget excédentaire par rapport aux dépenses réelles) ou négative (budget défi citaire), et des consommations individuelles d’eau (en cas de compteurs), le syndic devra procéder à une régularisation des charges. Une régularisation ne peut être appelée qu’après l’approbation des comptes par l’AG ; ce qui explique que cet appel de régularisation arrive souvent dans les 6 mois après la fi n de l’exercice concerné.

À SAVOIR

(17)

(18)

•

Comme nous l’avons vu précédemment, l’assemblée générale est l’organe déci- sionnaire de la copropriété. Voici les étapes de mise en œuvre d’une assem- blée générale.

Pour la validité et le bon déroulement d’une assemblée générale, il faut respecter les étapes qui précèdent l’assemblée géné- rale :

•

Le syndic doit préparer l’ordre du jour en concertation avec le conseil syndical.

•

Le syndic doit prendre en compte les questions que les copropriétaires veulent inscrire à l’ordre du jour (article 10 du décret).

•

Les copropriétaires qui le souhaitent doivent envoyer la ou les questions qu’ils veulent inscrire à l’ordre du jour au syndic, par lettre RAR, avant que la convocation ne soit prête à l’envoi.

Le texte de la question doit être rédigé par le copropriétaire et l’ensemble des pièces (devis, plans, etc.) nécessaires à la décision doivent être jointes. Si le syndic n’a pas reçu dans les temps cette question à inscrire à l’ordre du jour, il devra l’inscrire obligatoirement à l’ordre du jour de la prochaine as- semblée générale.

L’envoi de la convocation d’assemblée générale

Voici les obligations légales concernant l’envoi de la convocation d’assemblée générale :

•

Délais :

-

Si le règlement de copropriété n’a pas Pour la validité et le bon déroulement d’une

L’ASSEMBLÉE GÉNÉR ALE : COMMENT BIEN LA

PRÉPARER ?

L’assemblée générale

de sa préparation

à l’envoi du procès verbal

Attention, en cas de nouvelle copropriété, l’organisation de la première assemblée générale est un peu différente ; nous reviendrons sur cette question dans la dernière partie.

(19)

Attention, vérifi ez bien que votre syndic effectue les mises en concurrence et propose plusieurs contrats ou devis quand cela est nécessaire, pour pouvoir comparer les prestations et les prix proposés, afi n de permettre une meilleure maîtrise des charges.

prévu de délai plus long, c’est un délai de 21 jours minimum qui s’impose.

-

Il faut compter 21 jours entiers (la loi parle de 21 jours « francs »), du lende- main de la première présentation par le facteur (si envoi par RAR), à la veille de l’assemblée générale.

•

Modes de diffusion :

-

Lettre recommandée avec accusé ré- ception,

-

Ou contre émargement c’est-à-dire par remise contre signature (à savoir, qu’il faudra faire un affichage dans les parties communes, au préalable pour en informer les copropriétaires),

-

Ou par télécopies avec récépissé (depuis le 1^er avril 2007) ce qui est évi- demment très peu utilisé. La remise par email contre accusé de réception n’est toujours pas permise par la loi actuellement.

Que devez-vous vérifi er lorsque vous recevez votre convocation d’assemblée générale ?

Certains documents doivent être joints à la convocation d’assemblée générale, sous peine d’annulation de celle-ci. Ainsi, le syndic doit joindre obligatoirement à la convocation :

•

les 5 annexes comptables règlemen- taires depuis le 1^er janvier 2007 : il s’agit de la situation financière de votre copro- priété de l’année clôturée (leur absence dans la convocation entraine la nullité de la résolution sur les comptes).

•

Les devis détaillés (ou les conditions es- sentielles des contrats) en cas de mise en concurrence (article 21 de la loi),

•

Le(s) contrat (s) de syndic complet(s).

(20)

COMMENT SE DÉR OULE UNE ASSEMBLÉE

GÉNÉRALE ?

La feuille de présence

•

Au début de chaque assemblée générale, le syndic doit faire signer (faire émarger) la feuille de présence par chaque copro- priétaire entrant en séance pour que ses millièmes soient comptabilisés dans les votes.

•

Le copropriétaire doit vérifier, et si besoin modifier ou compléter les informations le concernant mentionnées sur la feuille de présence (orthographe du nom, adresse de correspondance, etc.).Le syndic devra, par la suite, systématique- ment mettre à jour cette liste des copro- priétaires dès qu’une information lui sera communiquée par un copropriétaire.

Les mandats (ou pouvoirs)

•

Lorsque vous ne pouvez pas assister à l’assemblée générale, vous devez «man- dater» une personne de votre choix pour vous représenter.

Se faire représenter en AG en cas d’absence : En cas d’indisponibilité, vous pouvez vous faire représenter en assemblée générale en donnant votre « pouvoir » à un copropriétaire de votre choix. Il est important d’y penser pour agir sur la qualité de la gestion de sa copropriété.

(21)

•

Selon l’article 22 de la loi, «Tout copro- priétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat...». Le mandataire à qui un pouvoir est confié n’est donc pas obligatoirement un coproprié- taire. Il peut s’agir d’un parent, d’un locataire, etc.

•

Un modèle de pouvoir vierge (mandat) est systématiquement joint à la convocation d’assemblée générale.

•

Cependant, la loi interdit de donner son pouvoir au syndic ou à quelqu’un qui lui est lié (son conjoint, ses salariés, le gardien de la copropriété, etc.).

•

Un mandataire ne peut généralement pas recevoir plus de 3 pouvoirs, SAUF SI le total des voix détenues (cumul des pouvoirs confiés + voix du mandataire) n’excède pas 5% des voix du syndicat des copropriétaires (dans ce cas, il lui est possible d’en détenir plus de 3 dans

la limite des 5%). Avant émargement, un mandataire peut se dessaisir de certains de ses pouvoirs et les redistribuer.

Cela sera nécessaire notamment si un copropriétaire a reçu trop de pouvoirs ; il devra alors les redistribuer à d’autres participants pour qu’ils puissent voter avec.

•

Lorsque le syndic reçoit avant l’as- semblée générale des mandats qui ne sont attribués à personne, nous vous conseillons vivement de faire en sorte que ce soit le président de séance qui se charge de les redistribuer, et de ne pas laisser le syndic choisir à qui il pré- fère les confier.

La désignation du bureau de séance : les différents acteurs

Au début de l’assemblée générale, vous allez désigner le « bureau de séance » en charge de la tenue et du bon déroulement de l’assemblée générale.

(22)

MAJORITÉS APPLICATION EXEMPLES

Majorité simple Article 24

Majorité des présents et représen- tés. On calcule seulement les voix des copropiétaires présents ou représentés sans tenir compte des abstentionnistes

Il y a 700/1000^ème présents et représentés : les "pour" représentent 300 millièmes, 250 millièmes pour les "contre" et 150 millièmes pour les abstentions. Il y a plus de "pour" que de "contre", la résolution est adoptée

Majorité absolue Article 25-1

Si la majorité précédente n’est pas obtenue mais que la résolution a recueillie au moins 1/3 des voix du syndicat, il est possible de revoter immédiatement à la majorité simple, c’est à dire la majorité de l’article 24

Si la résolution votée à la majorité 25 n’a pas recueillie 501 millièmes « pour », mais qu’elle a recueillie au moins 334 millièmes « pour », un nouveau vote peut être fait à la majorité 24 (voir première ligne du tableau).

Double majorité Article 26

Il faut recueillir les 2/3 du nombre total des millièmes ET la majorité du nombre total des coproprié- taires

Sur 1000/1000^ème, et une copropriété de 12 copropriétaires, il faudra au moins 7 copro- priétaires « pour » représentant au minimum 667/1000^ème.

Unanimité

il s'agit de tous les coproprié- taires de l'immeuble, qu'ils soient présents, représentés ou même absents

Cette majorité reste théorique, pour l’obtenir il faudrait que TOUS les copropriétaires soient présents ou représentés lors de la même AG, et que tous votent « pour » la résolution.

Le président de séance

•

Il doit assurer le bon fonctionnement de l’assemblée générale,

•

Il doit diriger les débats,

•

Il veille au respect de l’ordre du jour,

•

Il déclare l’ouverture et la fin de la séance.

Ce n’est pas le syndic qui doit être désigné, il n’est pas non plus obligatoire de désigner le président du conseil syndical. Il faut désigner quelqu’un qui saura distribuer la parole, organiser les débats, et assurer le bon déroulement de l’AG (maîtrise du temps).

Les scrutateurs

Ils sont chargés de décompter les voies pour chacun des votes et doivent, après vérification, signer le procès-verbal à la fin de l’assemblée générale. Il faut donc dési- gner des personnes qui resteront jusqu’à

la fin de l’AG, même si celle-ci peut parfois s’éterniser.

Le secrétaire de séance

• Il a un rôle purement administratif, il rédige le procès verbal (PV) de façon sin- cère et véritable, il doit donc consigner tout ce que l’assemblée demande à faire inscrire sur le PV de l’AG. En général, c’est le syndic qui est le secrétaire de séance (attention en cas de changement de syndic qui s’annonce difficile, il peut être conseillé de désigner quelqu’un d’autre).

Les règles de majorité

Pour la prise de décision en assemblée gé- nérale, il est procédé à des votes selon des règles de majorités précises. Il existe plusieurs majorités requises qui varient selon les décisions à prendre (voir ci-dessus le tableau récapitulatif de ces majorités).

(23)

•

Il s’agit d’un document essentiel de la vie de la copropriété car il authentifi e toutes les décisions concernant la copropriété.

•

L’envoi du procès-verbal doit se faire dans les 2 mois suivant l’assemblée générale.

•

Il doit être obligatoirement adressé en lettre RAR aux copropriétaires absents et opposants (qui ont la possibilité de contester les décisions prises dans un délai de 2 mois à partir de la diffusion du PV).

Attention, dans la plupart des cas, le syndic envoie le procès-verbal en lettre RAR à tous les copropriétaires, ce qui engendre des frais inutiles. Un envoi en lettre simple est suffi sant pour les personnes présentes ou représen- tées ne s’étant opposées à aucune résolution approuvées par l’AG.

Pour fi nir, et afi n de préserver au mieux les inté- rêts du syndicat des copropriétaires, nous vous conseillons de ne jamais donner « QUITUS » au syndic. Donner QUITUS au syndic signifi e

« être quitte » sur l’année de gestion écoulée, et donc le libérer de toutes ses responsabilités de professionnel.

•

Pourtant, il n’est pas possible de tout vérifi er, il est donc dangereux de libérer le syndic de ses responsabilités sans savoir ce qui peut être révélé par la suite ;

•

Il ne s’agit, en aucun cas, d’une obligation de la loi contrairement à d’autres décisions, comme l’approbation des comptes. L’inscrip- tion de cette question n’est donc pas néces- saire et elle peut être supprimée de l’ordre du jour ;

•

Le syndic est déjà conforté dans sa gestion quand les comptes sont approuvés, et si son mandat est renouvelé, il n’est donc pas nécessaire d’ajouter à cela le « QUITUS » qui protège uniquement le syndic et n’ap- porte rien à la copropriété.

•

Pour fi nir, refuser le « QUITUS » vous per- mettra de protéger la copropriété en cas d’erreur de gestion du syndic qui n’apparai- traient que plus tard. Afi n de pouvoir revenir sur ces erreurs et engager si nécessaire sa responsabilité civile professionnelle, il est important de ne pas lui donner « QUITUS » sur l’année de gestion écoulée.

•

Il s’agit d’un document essentiel de la vie de

APRÈS L’ASSEMBL ÉE GÉNÉRALE :

LE PROCÈS VERBA L

À SAVOIR, le procès-verbal doit obligatoirement faire apparaître :

• l’ensemble des textes de résolutions approuvés par l’assemblée générale ;

• le résultat de chaque vote ;

• les noms et le nombre des millièmes des opposants et abstentionnistes pour chaque résolution ;

• les réserves éventuelles émises par un copropriétaire sur la régularité des votes.

• Le texte de l’article 42 de la loi concernant les délais de contestation, comme prévu à l’article 18 du décret

(24)

la particularité

des copropriétés

incluses dans une ASL

Le régime de la copropriété (donc la loi de 1965) ne s’applique de façon obligatoire que dans certains cas précis (immeubles bâtis en copropriété). Hormis ces confi- gurations, les personnes qui ont en commun des « biens » ou des « services » (fourniture de chauffage, espaces verts, personnel pour l’entretien ou la sécurité, ...) peuvent gérer ceux-ci dans un cadre juridique qui leur convient. Le cadre juridique le plus répandu est l’association syndicale libre (ASL).

L’association syndicale libre (ASL) est une association de propriétaires dite

« libre » parce que créée spontanément (par différenciation avec les associations syndicales de propriétaires créées par arrêté préfectoral).

Dans le domaine immobilier, on repère deux types d’ASL :

•

des ASL simples, comme par exemple, une ASL de « pavillons » qui peuvent avoir en commun l’éclairage et la voirie.

•

des ASL complexes, comme par exemple une ASL réunissant plusieurs copro- priétés, un centre commercial, un com- missariat, des parkings souterrains ; et gérant à la fois des voiries, des espaces verts, des équipements, mais aussi du personnel (gardiens, etc.).

Par quelles règles sont régies les ASL ?

Les ASL sont régies par leurs statuts et ne sont encadrées par aucune loi claire, à la différence des copropriétés. C’est juste- ment le vrai problème de ces structures.

Que se passe-t-il en cas

d’imbrication entre copropriétés et ASL ?

Dans ce cas-là, la situation peut-être complexe et il est souvent assez difficile pour les copropriétaires de s’y retrouver : l’immeuble (en copropriété) est régi par loi rigoureuse du 10 juillet 1965, mais

(25)

l’essentiel des charges (chauffage, gardien, espaces verts, etc.) peut dépendre d’une ASL qui fonctionne, comme on l’a dit, uniquement à partir de ses statuts.

Ainsi des situations curieuses, et peu claires peuvent exister, par exemple :

•

si les statuts prévoient que les coproprié- tés sont représentées par leur syndic, on pourra avoir le cas où un seul syndic représentera à lui seul toutes les copro- priétés s’il les a toutes en gestion ;

•

en l’absence de règles de limitation de mandats (comme il en existe en copropriété), il est possible qu’un gros propriétaire (par exemple, un bailleur institutionnel) fasse exactement ce qu’il veut car il sera majori- taire pour toutes les décisions ;

•

les charges peuvent être réparties de façon arbitraire, sans cohérence avec les répartitions réelles ou l’utilité des services ou des biens ;

•

^etc.

Face à de tels cas, il est recommandé de consulter un spécialiste des ces questions, afin de se faire accompagner.

(26)

Pour les toutes nouvelles copropriétés, certaines règles ou dispositions sont un peu particulières.

Le promoteur Quelques informations

•

C’est lui qui investit pour faire construire l’immeuble et qui met en vente les appartements.

•

C’est lui qui choisit, provisoirement, dès que le premier appartement est vendu et ce jusqu’à la première assemblée générale, le premier syndic à qui sera confiée la gestion de l’immeuble.

•

Il est tenu de respecter ses engagements par rapport aux contrats de vente des appartements.

Le syndic “de promotion”

•

Dans le cas d’un nouvel immeuble, un syndic provisoire est désigné par le promoteur en

attendant la première assemblée générale, comme évoqué plus haut. C’est la raison pour laquelle il est généralement appelé « syndic de promotion ».

•

Le mandat de ce syndic sera automatique- ment joint à l’ordre du jour et proposé au vote de la première assemblée générale.

Attention le mandat proposé est souvent, par défaut, d’une durée de 3 ans, et si c’est le cas, nous vous conseillons de le modifi er en AG pour le ramener à 1 an, afi n de garder la possibilité de changer de syndic l’année suivante en cas d’insatisfaction.

•

Dans la pratique, les copropriétaires n’ont pas vraiment la possibilité de choisir leur syndic lors de la première assemblée gé- nérale, car ils n’ont pas été informés de la date prévisionnelle de l’AG et n’ont donc pas pu demander dans les temps d’ajouter à l’ordre du jour une autre proposition de contrat de syndic. Il s’agit du premier acte de vie du syndicat des copropriétaires où seront prises ses premières décisions.

Informations et conseils

pour les copropriétés neuves

Pour les toutes nouvelles copropriétés, certaines

• LES PREMIERS AC TEURS DES NOUVELLES

COPROPRIÉTÉS

(27)

Attention aux contrats pour lesquels vous aller vous engager, et notamment à leur durée : il faut laisser la possibilité au syndicat des copropriétaires de les renégocier si besoin.

La première assemblée générale d’une co- propriété est le premier acte de vie du syndicat des copropriétaires, c’est là que seront prises les premières décisions.

La transition : du promoteur au syndicat des copropriétaires

•

La première assemblée générale est une étape importante du transfert de pro- priété de l’immeuble, et du transfert de responsabilité.

• C’est lors de cette AG que vont se déci- der certains points relatifs à la mise en route du fonctionnement du syndicat des copropriétaires, comme la désignation du syndic, l’élection du conseil syndical, la défi nition du budget, la validation des contrats (choix du contrat d’entretien ou

transfert de contrat pris par le promoteur vers le syndicat des copropriétaires), etc.

Les questions à l’ordre du jour Voici quelques-unes des questions importantes que vous trouverez à l’ordre du jour de votre première assemblée générale :

•

Désignation du syndic ;

•

Vote du budget ;

•

Seuils de consultation du conseil syndical, et de mise en concurrence des contrats et devis ;

•

Élection des membres du conseil syndical ;

•

Décisions quant à certains contrats d’entretien (compteurs d’eau, ascenseurs par exemple, que le promoteur aura peut être conclut initialement et qui seront transfé- rés au syndicat des copropriétaires) ;

•

D’éventuelles questions diverses relatives au fonctionnement de la copropriété ;

•

^Etc.

La première assemblée générale d’une co-

LA PREMIÈRE

ASSEMBLÉE GÉNÉ RALE

(28)

LIVRAISON DE LA C OPROPRIÉTÉ : LES GARANTIES ET R ÉSERVES

Lors de votre première assemblée générale, même si aucune question ne concerne ce sujet dans l’ordre du jour, il y aura forcément des interrogations de la part des coproprié- taires concernant les réserves relatives à la livraison de votre copropriété. Si elles ne sont pas inscrites à l’ordre du jour elles ne pourront pas faire l’objet d’un vote mais le promoteur sera présent, alors n’hésitez pas à poser vos questions à la fi n de l’AG, une fois qu’auront été traitées toutes les résolutions nécessitant un vote.

Les diverses garanties

Nous vous rappelons que lorsque vous ache- tez dans une copropriété neuve, il existe diverses garanties protégeant les coproprié- taires et la copropriété :

•

La garantie de parfait achèvement : 1 an de garantie qui couvre les malfaçons et les

réserves identifi ées dans le procès-verbal de livraison.

•

La garantie biennale : 2 ans de garantie de bon fonctionnement (défauts ou malfa- çons identifi és « à l’usage »).

•

La garantie décennale : 10 ans de garantie qui couvre les dommages compromettant la solidité des bâtiments.

Pour ce qui concerne les parties communes, les copropriétaires doivent s’adresser au syndic pour mettre en jeu les garanties.

La livraison des parties privatives

•

Il s’agit de l’état des lieux de vos parties privatives pour la remise des clefs par le promoteur. Si vous constatez des problèmes, vous pourrez alors les lister sous forme de «réserves». Nous vous conseillons de venir à ce rendez-vous avec votre contrat de vente et vos plans pour

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pouvoir vérifi er à tous moments les engagements du promoteur. Ce rendez-vous doit vous permettre de faire le tour de votre appartement (et autres parties privatives), afi n de vous permettre de formuler toutes vos remarques et réserves quant à la livraison de votre lot. Vos réserves seront consignées dans un procès verbal et vous aideront ensuite à mettre en œuvre les garanties du promoteur si nécessaire.

La livraison des parties communes

•

Pour procéder à l’état des lieux des parties communes, c’est le syndic qui rencontre- ra le promoteur, en qualité de représen- tant du syndicat des copropriétaires. C’est le rôle du syndic de procéder à cette visite, et de formuler les éventuelles réserves quant aux problèmes constatés pour les parties communes.

Nous vous conseillons vivement de prévoir la présence du conseil syndical lors de la visite de livraison de la copropriété : pour cela, vous pouvez par exemple faire inscrire au procès verbal de l’assemblée générale que le conseil syndical doit être associé par le syndic à ce processus

(30)

Conclusion

Votre première assemblée générale est une étape essentielle dans la prise en main de votre copropriété. Les enjeux y sont importants pour la suite de la vie de celle-ci, comme par exemple la validation des contrats d’entretien (ce qui nécessite de faire attention à leur durée et leur coût).

Les assemblées générales suivantes seront toutes aussi importantes, car vous serez amenés, tous les ans, à prendre des décisions importantes concernant la gestion de votre copropriété.

Vous serez donc amené, chaque année, à voter le budget annuel de fonctionnement de la copropriété ; il devra être bien évalué, afin d’éviter les régularisations de charges importantes.

Il est essentiel de savoir qu’une mauvaise maîtrise des charges génère des augmen- tations de charges qui font à leur tour naître des impayés.

Pour éviter les problèmes liés à une mauvaise maîtrise des charges ou à une dérive des charges, il est important d’être actif au sein de sa copropriété, au travers du conseil syndical.

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CONTACTS UTILES

ADIL 91

Maison Départementale de l’Habitat 1 boulevard de l’écoute s’il pleut 91000 EVRY

Tel : 01 60 77 21 22

Site Internet : www.adil91.org

ARC (Association des Responsables de Copropriété)

29 rue Joseph Python 75020 PARIS

Tel : 01 40 30 12 82

Site Internet : www.unarc.asso.fr

Chambre syndicale des propriétaires et copropriétaires de l’Essonne 27 rue du champs d’Epreuves 91100 CORBEIL ESSONNE Tel : 01 64 96 06 64

Site Internet : www.91.unpi.org ANCC (Association Nationale de la copropriété Coopérative) 37 rue Jean Leclaire 75017 PARIS Tel : 01 42 22 14 14 Site Internet :

www.copropriété-coopérative.com

Cet ouvrage a été réalisé en partenariat avec l’Association des Responsables de Copropriétés.

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