Cahier spécial des charges

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Cahier spécial des charges

Référence n° 2014/ 3244

«Fourniture de licences Microsoft»

Pouvoir adjudicateur ETNIC

Mode de passation Adjudication ouverte avec publicité belge et européenne

Type de marché Fournitures Date limite pour les questions 05/09/2014

Date ultime de remise des offres 29/09/2014 à 14h10

Service Marchés Publics et Achats Bâtiment « Zénith » - 6ème étage

Bd du Roi Albert II, 37 1030 Bruxelles

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Table des matières

Cahier spécial des charges ____________________________________________________ 1 Service Marchés Publics et Achats _____________________________________________ 1 Table des matières __________________________________________________________ 2 Glossaire __________________________________________________________________ 5 1. Introduction____________________________________________________________ 6 1.1. Législation applicable et valeur des documents du marché ________________________ 6 1.2. Dérogation aux RGE (art. 9 RGE)_____________________________________________ 6 1.3. Pouvoir adjudicateur (PA) ___________________________________________________ 7 1.4. Objet du marché ___________________________________________________________ 7 1.4.1. Objet et structure_____________________________________________________________ 7 1.4.2. Durée______________________________________________________________________ 8 1.5. Intégrité (art. 5, 8 et 9 Loi 2006 – Art. 22 et 23 AR 2011 - Art. )_____________________ 8 2. Passation du marché _____________________________________________________ 9

2.1. Nature du marché / Procédure ________________________________________________ 9 2.1.1. Mode de passation (art. 23 et s. Loi 2006) _________________________________________ 9 2.1.2. Mode de détermination du prix et remise de prix pour le marché (art. 6 Loi 2006 – art. 2, 4° à 7°, 13 et 15 à 19, 88 AR 2011) _____________________________________________________________ 9 2.2. Préparation des offres _______________________________________________________ 9 2.2.1. Erreurs et omissions contenus dans le CSC (art. 84 à 87 AR 2011) ______________________ 9 2.2.2. Questions par rapport au CSC et modalités de contact _______________________________ 10 2.2.3. Corrections apportées par le PA aux dispositions du marché __________________________ 10 2.3. De l’offre_________________________________________________________________ 10 2.3.1. Généralités (art. 54 et 84 AR 2011) _____________________________________________ 10 2.3.2. Forme de l’offre (art. 81 AR 2011)______________________________________________ 11 2.3.3. Signature de l’offre (art. 51 § 2, 59 § 3 et 82 AR 2011) ______________________________ 11 2.3.4. Marché à tranches (art. 37 Loi 2006) ____________________________________________ 12 2.3.5. Variantes (art. 2, § 1, 10°, 9 et 100 AR 2011) _____________________________________ 12 2.3.6. Options (art. 2, § 1, 11°, 10 et 100 AR 2011) ______________________________________ 12 2.4. Remise des offres (art. 52 et 90 et s. AR 2011) __________________________________ 12 2.4.1. Offre établie sur papier (art. 90 AR 2011) ________________________________________ 13 2.4.2. Offre transmises par des moyens électroniques (art. 52 AR 2011)______________________ 13 2.4.2.1. Modalités (art. 52 §§ 1 et 2 AR 2011) _________________________________________ 14 2.4.2.1. Mécanismes correcteurs des aléas de transmission, autorisés par le PA (art. 52 § 3 AR 2011) 14

2.4.3. Date et heure limites de réception des offres (art. 90 § 2 AR 2011) - Ouverture des offres (art. 92 à 94 AR 2011) ______________________________________________________________________ 15 2.5. Évaluation des offres _______________________________________________________ 15 2.6. Sélection (art. 58 et s. AR 2011) ______________________________________________ 15 2.6.1. Généralités (art. 58 et s. AR 2011) ______________________________________________ 15 2.6.2. Droit d’accès (art. 60 à 66 AR 2011) ____________________________________________ 16 2.6.2.1. Conditions d’accès ________________________________________________________ 16 2.6.2.2. Faillite ou situation assimilée ________________________________________________ 16 2.6.2.3. Condamnation pour des faits affectant sa moralité professionnelle ___________________ 16 2.6.2.4. Sécurité sociale___________________________________________________________ 17 2.6.2.5. Impôts et taxes ___________________________________________________________ 17 2.6.2.6. Fausses déclarations _______________________________________________________ 17

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2.6.2.7. Incompatibilités __________________________________________________________ 18 2.6.3. Sélection qualitative (art. 67 à 79 AR 2011)_______________________________________ 18 2.6.3.1. Capacité technique et professionnelle _________________________________________ 18 2.6.3.2. Faire appel à la capacité de tiers (art. 74 AR 2011) _______________________________ 19 2.6.4. Documents déjà fournis dans le cadre d’une procédure précédente (art. 60 § 2 AR 2011) ___ 20 2.7. Régularité (art. 21 et 95 et s. AR 2011) ________________________________________ 20 2.7.1. Offres incomplètes, réserves,… ________________________________________________ 20 2.7.2. Valeur des conditions générales de vente _________________________________________ 20 2.7.3. Erreurs matérielles et arithmétiques (art. 96 AR 2011) ______________________________ 21 2.7.4. Vérification des prix et prix anormaux (art. 21 et 99 AR 2011) ________________________ 21 2.8. Critères d’attribution (art. 24 Loi 2006) _______________________________________ 22 2.9. Délai de validité des offres (art. 57, 102 et 104 AR 2011 et art. 8 § 2 Loi Recours) _____ 22 2.10. Arrêt / interruption du marché (art. 35 et 36 Loi 2006) ______________________ 22 2.11. Communication de la décision motivée, standstill et notification du marché (art. 3 à 27 Loi Recours - art. 102 AR 2011) _______________________________________________ 23 2.12. Autres _______________________________________________________________ 23 2.12.1. Langue (art. 53 AR 2011) _____________________________________________________ 23 2.12.2. Confidentialité (art. 11 Loi 2006 – art. 10 Loi Recours – art. 18 RGE) __________________ 23 2.12.3. Communication, moyens électroniques (art. 6 AR 2011) _____________________________ 24

3. Exécution du marché ___________________________________________________ 25 3.1. Dispositions administratives _________________________________________________ 25

3.1.1. Documents applicables dans le cadre de l’exécution du marché _______________________ 25 3.1.2. Tranches __________________________________________________________________ 25 3.1.3. Cautionnement (art. 25 et s. RGE) ______________________________________________ 25 3.1.3.1. Constitution (art. 25 à 27 et 31 RGE) __________________________________________ 25 3.1.3.2. Libération (art. 33 et 133 RGE) ______________________________________________ 26 3.1.4. Suivi du marché ____________________________________________________________ 27 3.1.4.1. Fonctionnaire dirigeant (art. 11 RGE) _________________________________________ 27 3.1.4.2. Communication par email (art. 10 RGE) _______________________________________ 27 3.1.5. Responsabilité______________________________________________________________ 27 3.1.5.1. Généralités ______________________________________________________________ 27 3.1.5.2. Assurance (art. 24 RGE)____________________________________________________ 28 3.1.5.3. Personnel de l’adjudicataire (art. 16 RGE)______________________________________ 28 3.1.5.4. Confidentialité ___________________________________________________________ 28 3.1.5.5. Sous-traitance (art. 12, 14 et 18 § 3 RGE) ______________________________________ 29 3.1.6. Droit de propriété intellectuelle (art. 19 et s. RGE) _________________________________ 30 3.1.6.1. Droits du Pouvoir adjudicateur (art. 19 et s. RGE)________________________________ 30 3.1.6.2. Protection des droits du Pouvoir adjudicateur à l’égard des tiers (art. 23 RGE) _________ 30 3.1.7. Modalités de commandes et de livraison _________________________________________ 30 3.1.7.1. Modalités de commande (art. 115 RGE) _______________________________________ 30 3.1.7.2. Modalités de livraison (art. 118 et 119 RGE)____________________________________ 30 3.1.8. Modalités de réception (validation des fournitures) _________________________________ 31 3.1.8.1. Réception provisoire (art.120, 128 et s. RGE) ___________________________________ 31 3.1.8.2. Réception définitive (art. 2, 64 et 135 RGE) ____________________________________ 31 3.1.9. Modalités de facturation et de paiement (art. 7 Loi 2006 – art. 66, 67 §1 et 127 RGE) _____ 31 3.1.10. Révisions et modifications en cours de marché ____________________________________ 32 3.1.10.1. Modifications en cours de marché (art. 37 RGE et 117 RGE) ______________________ 32 3.1.10.2. Cession du marché (art. 38 RGE) _____________________________________________ 32 3.1.10.3. Révisions des prix (art. 20 AR 2011) __________________________________________ 32 3.1.11. Défaut d’exécution __________________________________________________________ 33 3.1.11.1. Généralités (art. 44, 47 à 49, 71 et 124 RGE)____________________________________ 33 3.1.11.2. Amendes de retard (art. 46, 50 et 123 RGE ) ____________________________________ 33 3.1.11.3. Pénalités (art. 45 et 51 RGE) ________________________________________________ 33 3.1.12. Litige_____________________________________________________________________ 33 3.2. Dispositions techniques et fonctionnelles_______________________________________ 34

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3.2.1. Le pouvoir adjudicateur et ses missions __________________________________________ 34 3.2.1.1. Le pouvoir adjudicateur ____________________________________________________ 34 3.2.1.2. Ses missions _____________________________________________________________ 34 3.2.2. Objet et contexte du marché ___________________________________________________ 36 3.2.2.1. Contexte du marché _______________________________________________________ 36 3.2.2.2. Objet et structure du marché_________________________________________________ 36 3.2.2.3. Quantités________________________________________________________________ 36 3.2.2.4. Remise de prix ___________________________________________________________ 37 3.2.2.5. Délais de livraison ________________________________________________________ 38 3.2.2.6. Modalités de levée des tranches conditionnelles _________________________________ 38 Annexes 41

A. Formulaire d’offre_________________________________________________________ 41 B. Inventaire ________________________________________________________________ 41 C. Autres annexes ____________________________________________________________ 41 C.1. Modèle de déclaration « faire appel à la capacité de tiers » ________________________________ 41

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Glossaire

Dans le cadre du présent marché, il faut entendre par :

- RGE : les règles générales d’exécution établies par l’arrêté royal du 14 janvier 2013 ; - CSC : le cahier spécial des charges, en ce compris ses annexes ;

- PA : le Pouvoir adjudicateur, en l’occurrence l’ETNIC, entité qui passe le présent marché et effectuera des commandes dans le cadre de son exécution ;

- Soumissionnaire : la personne physique ou morale qui remet une offre dans le cadre du présent marché ;

- Adjudicataire : le soumissionnaire à qui le présent marché est attribué ;

- FD : le fonctionnaire dirigeant, à savoir le fonctionnaire, ou toute autre personne désignée par le PA, chargé de la direction et du contrôle de l’exécution du marché (article 2, 7°, RGE) ;

Pour d’autres définitions, se référer en outre aux articles 2 et 3 Loi 2006, 2 Loi Recours, 2 AR 2011 et 2 RGE.

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1. Introduction

1.1. Législation applicable et valeur des documents du marché

Le présent marché est soumis à la législation et aux normes suivantes, en vigueur à la date du lancement du marché :

- Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services (ci-après dénommée « Loi 2006 ») ;

- Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services (ci-après dénommée « Loi Recours ») ;

- Arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques (ci-après dénommé « AR 2011 ») ;

- Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics (ci-après dénommé « RGE

») ;

- Documents du marché.

En cas de contradiction entre les documents du marché, l’ordre de priorité suivant est déterminant pour l’interprétation de ces documents :

1. Avis de marché ;

2. Cahier spécial des charges;

3. Inventaire ; 4. Autres annexes.

1.2. Dérogation aux RGE (art. 9 RGE)

Le présent CSC déroge aux articles suivants des RGE,:

- article 40 RGE, en ce qu’il prévoit que les quantités livrées ne sont vérifiées en présence de l’adjudicataire qu’à la demande de ce dernier. Le détail de la dérogation est repris au point 3.1.8.1.1. du présent CSC.

- article 129RGE en ce qu’il prévoit la réception tacite des fournitures par simple écoulement du délai imparti au PA pour ce faire. Le détail de la dérogation (et sa motivation formelle), est repris au point 3.1.8.1.1.

- article 123 RGE, en ce qu’il prévoit des amendes pour retard accrues par rapport à celles initialement prévues dans cet article. Les amendes prévues par défaut ne permettent pas d’assurer le PA du respect des délais de livraisons proposés par les soumissionnaires conformément aux limites prévues par le présent CSC, dans la mesure où elles sont trop basses et ne constituent donc pas un incitant suffisant au respect de ces délais. Le détail de cette dérogation est repris aux points 3.1.7.2 et 3.1.11.2.

- articles 33 et 133 RGE, en ce qu’il prévoit que l’entièreté du cautionnement ne sera libérée qu’à la fin du marché. Le détail de cette dérogation se retrouve au point 3.1.2.2.

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1.3. Pouvoir adjudicateur (PA)

Le Pouvoir adjudicateur (PA) du présent marché est l'Entreprise publique des Technologies nouvelles de l'Information et de la Communication de la Communauté française (ETNIC), dont le siège social est sis Boulevard du Roi Albert II, 37 à 1030 Bruxelles.

Le PA est dûment représenté par son Administrateur général, M. Michel POULEUR.

Pour une description plus précise des missions de l’ETNIC, se référer au point 3.2.1 ci- dessous.

1.4. Objet du marché 1.4.1. Objet et structure

Le présent marché est un marché de fournitures portant sur l’acquisition de licences Microsoft.

Il est composé de 3 tranches fermes et de 7 tranches conditionnelles structurées de la manière suivante :

Ferme/Conditionnelle  Libellé licence 

Ferme 1   Windows Server DataCenter 2 CPU 2012 R2 sans SA  Ferme 2  Exchange 2013 standard CAL (user) 

Ferme 3  Windows Server Standard 2012 R2 sans SA 

Conditionnelle 1  Windows Server DataCenter 2 CPU 2012 R2 sans SA  Conditionnelle 2  Windows Remote Desktop Services (User) sans SA  Conditionnelle 3  Windows Server Standard 2012 R2 sans SA  Conditionnelle 4  Office 2013 Professionnel sans SA 

Office 2013 Professionnel sans SA 

CAL Exchange 2013 Standard sans SA (user)  SCCM Client ML par OS 

Conditionnelle 5   

 

  CAL Windows Server 2012 sans SA (poste)  SCCM DATACENTER 2 CPU 

Conditionnelle 6 

  SCCM CAL+SA PAR OS 

Conditionnelle 7  SQL Server Enterprise Core (2c) 

La présence de tranches fermes et conditionnelles est nécessaire car :

- L’acquisition de la tranche conditionnelle 2 dépend de d’une part de la réussite de la migration de Windows server 2003 vers 2012 R2 et d’autre part de la mise à disposition d’un budget spécifique.

- L’acquisition des tranches conditionnelles 1, 3, 4, 5 (suite à la communautarisation des maisons de justice), 6 et 7 dépend de la mise à disposition d’un budget spécifique.

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Pour le surplus, se référer aux dispositions techniques et fonctionnelles, reprises au point 3.2 ci-dessous.

1.4.2. Durée

Le présent marché est conclu pour une durée fixée à 18 mois à compter du lendemain de l’envoi du courrier de notification au soumissionnaire retenu, en l’absence d’une date différente reprise dans ce dernier.

Sans préjudice de l’application d’éventuelles mesures d'office telles que prévues par l’A.R.

du 14/01/2013, le présent marché pourra être résilié par le PA, moyennant un préavis de 60 jours de calendrier à notifier par lettre recommandée, lorsque le nouveau marché « licences et logiciels » de l’ETNIC (destiné à prendre la suite du marché « licences et logiciels » actuel, portant la référence 2013/3241, et à couvrir l’entièreté des besoins de l’ETNIC en matière de licences) aura été attribué. Ce préavis commence à courir à dater du lendemain de l’envoi de ladite notification.

La résiliation du marché dans le cas prévu ci-dessus ne donnera droit à aucune indemnité.

1.5. Intégrité (art. 5, 8 et 9 Loi 2006 – Art. 22 et 23 AR 2011 - Art. )

Dans la cadre du présent marché le PA traite les soumissionnaires et soumissionnaires potentiels dans le respect de l’égalité, de manière non discriminatoire et agit avec transparence.

Le PA accorde une attention particulière à l’intégrité dans ses marchés publics et ce, tant au niveau de leur passation que de leur exécution.

A cette fin, notamment:

 le PA veille particulièrement à éviter tout conflit d’intérêts, au sens de l’article 8 de la Loi 2006, dans le cadre du présent marché.

 le personnel du PA est soumis à une charte de l’acheteur public, visant notamment à garantir la bonne exécution des principes repris ci-dessus.

 conformément à l’art. 9 de la Loi 2006, le PA rappelle que tout acte, convention ou entente de nature à fausser les conditions normales de la concurrence entrainera l’écartement de l’offre au stade de la passation du marché.

 en cas de manquement à l’un des principes repris ci-dessus au stade de l’exécution du marché, le PA se réserve le droit d’appliquer l’une des sanctions dont question à l’art. 49 RGE.

De manière générale, les soumissionnaires sont tenus de se comporter de manière professionnellement intègre et de s'abstenir de toute activité de lobbying auprès du PA. Sauf les cas prévus par le présent cahier des charges, les soumissionnaires n'entretiendront aucun contact ni n'échangeront aucune information liés au présent marché avec les représentants du PA.

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2. Passation du marché

2.1. Nature du marché / Procédure

2.1.1. Mode de passation (art. 23 et s. Loi 2006)

Le présent marché est un marché de fournitures lancé selon la procédure de l’adjudication ouverte avec publicité belge et européenne, en application des articles 3 et 23 de la Loi 2006 et de l’article 34 de l’AR 2011.

L’attention du soumissionnaire est attirée sur le fait qu’aucune négociation n’est autorisée dans le cadre de cette procédure et que celui-ci ne peut modifier son offre après l’ouverture de celle-ci.

Sous toutes réserves, le montant total du marché, toutes tranches confondues, est estimé à environ 2.000.000 Euro TVAC.

2.1.2. Mode de détermination du prix et remise de prix pour le marché (art. 6 Loi 2006 – art. 2, 4° à 7°, 13 et 15 à 19, 88 AR 2011)

Le présent marché est un marché à bordereau de prix.

Le présent marché prévoit en effet la remise d’un pourcentage sur le prix public unitaire des diverses licences faisant l’objet du marché (pour plus de détail, voyez point 3.2.2.4 du présent CSC).

Ce prix unitaire public, déduction faite de la réduction accordée par l’adjudicataire dans son offre telle qu’approuvée par le PA, sera multiplié par les quantités réellement commandées.

Les quantités reprises dans les documents du marché sont des quantités estimées, données à titre indicatif et qui reflètent, autant que possible, la situation réellement envisagée dans le cadre du présent marché.

Le soumissionnaire doit avoir établi ses prix unitaires suivant ses propres constatations, tenant compte du contenu et de l’étendue du marché.

2.2. Préparation des offres

2.2.1. Erreurs et omissions contenus dans le CSC (art. 84 à 87 AR 2011)

Lorsque le soumissionnaire détecte dans les documents du marché des erreurs ou omissions de nature à rendre impossible pour lui la remise d’une offre et/ou l’établissement de son prix pour le présent marché ou encore de nature à rendre impossible la comparaison des offres dans le cadre du présent marché, il est tenu de le signaler au PA immédiatement et par écrit.

Sauf en cas de réduction des délais par le PA, ce dernier doit en être averti au minimum 10

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jours avant le délai de remise des offres.

Dès l’ouverture de la séance, le soumissionnaire n’est plus habilité à se prévaloir : - des erreurs ou omissions contenues dans l’inventaire ;

- des éventuels vices de formes, erreurs et omissions contenus dans son offre.

2.2.2. Questions par rapport au CSC et modalités de contact

Les contacts au sujet du présent marché (jusqu’à la notification de l’attribution de celui-ci) se font exclusivement par écrit, via l’un des moyens de communication suivants :

- par e-mail à l’adresse du marché : map_eur@etnic.be ;

- par courrier à l’adresse du PA : ETNIC (Services des marchés publics et des achats) – 37, Boulevard du Roi Albert II – 1030 Bruxelles.

Les soumissionnaires sont autorisés à poser des questions concernant le présent marché.

Afin de permettre au PA d’en prendre connaissance et d’y répondre en temps utiles, les soumissionnaires sont cependant tenus de poser leurs questions au plus tard pour le 05/09/2014.

Les réponses apportées par le PA aux questions posées dans le cadre du présent marché feront l’objet d’un avis d’informations complémentaires (Erratum) soumis aux mêmes règles de publicité que l’avis du présent marché (Bulletin des Adjudications et Journal Officiel de l’Union européenne). Les soumissionnaires seront en tout état de cause réputés en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l’élaboration et de la remise de leur offre pour le présent marché.

2.2.3. Corrections apportées par le PA aux dispositions du marché

Dans le cadre des réponses apportées aux questions posées par les soumissionnaires potentiels, le PA peut être amené à apporter des corrections aux documents du marché.

Dans ce cas, celles-ci sont identifiées dans le document publié conformément à l’avis d’informations complémentaires dont question au point 2.2.2 ci-dessus.

Le cas échéant et pour autant que les questions aient été posées par les soumissionnaires potentiels en temps utile, le délai de remise des offres peut être prolongé par le PA, qui tiendra compte, pour ce faire, du délai restant pour la remise de l’offre, de l’importance des corrections apportées et de leur impact sur la rédaction des offres.

2.3. De l’offre

2.3.1. Généralités (art. 54 et 84 AR 2011)

Les soumissionnaires ne sont autorisés qu’à remettre une seule offre.

Le soumissionnaire établit son offre en ayant pris connaissance et en tenant compte des documents du marché et suivant ses propres connaissances et constatations professionnelles et personnelles. Il complète l’ensemble des documents transmis par le PA

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et transmet en annexe de son offre l’ensemble des documents attendus (voir liste reprise à cet effet dans le formulaire d’offre).

La responsabilité de l’établissement de son offre et du support choisi par le soumissionnaire pour la remise de son offre lui incombe exclusivement.

Dans le cadre de la remise de son offre, le soumissionnaire n’est pas autorisé à modifier les quantités reprises à l’inventaire.

2.3.2. Forme de l’offre (art. 81 AR 2011)

L’offre est établie en français.

Dans le cas d’une remise d’offre sous format papier, l’offre est établie en :

 1 original papier signé ;

 1 copie papier ;

 1 copie sur support informatique (ex : clé usb, cd-rom, ...), sous format inconvertible (.pdf). L’inventaire doit également être transmis sous format convertible (.xls).

Les fichiers constituant l’offre sous format électronique ne pourront être supérieurs à 5Mo. Le cas échéant, les soumissionnaires veilleront à constituer des fichiers séparés. Des fichiers séparés devront en tout état de cause être prévus pour la partie administrative et pour la partie technique.

Afin de permettre au PA d’en prendre en connaissance de la meilleure manière possible : - l’offre contient impérativement une table des matières;

- elle suit la structure prévue dans l’inventaire du présent CSC et, dans le cas d’une remise d’offre sous format papier, contient des intercalaires et/ou séparations claires permettant d’identifier les différentes annexes/parties qu’elle contient;

- l’offre est, dans la mesure du possible paginée (feuillets et annexes numérotés de façon continue).

2.3.3. Signature de l’offre (art. 51 § 2, 59 § 3 et 82 AR 2011)

L’offre, en ce compris le formulaire d’offre et l’inventaire, doit être signée par la personne habilitée à engager le soumissionnaire.

Lorsque le soumissionnaire est un groupement sans personnalité juridique (association momentanée, etc.), chacun des participants au groupement signe l’offre, conformément au paragraphe précédent. Les différents participants s’engagent solidairement et désignent celui d'entre eux qui sera chargé de représenter le groupement vis-à-vis du PA.

Dans le cas d’une remise d’offre sous format papier, en cas de divergence entre l’original et les copies, seul l’original papier signé fait foi.

Par « personne habilitée à engager le soumissionnaire », il faut entendre le soumissionnaire lui-même s’il s’agit d’une personne physique (sans préjudice d’une éventuelle procuration dûment établie) ou son/ses représentant(s) légal(aux) s’il s’agit d’une personne morale.

Afin de permettre au PA de s’assurer de cette habilitation, le soumissionnaire annexe à son

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offre les justificatifs dont question ci-dessus (procuration, extrait des statuts et/ou actes authentique ou sous seing privé lui accordant le mandat,…).

L’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait qu’un administrateur délégué à la gestion journalière n’est que rarement habilité à engager une société anonyme dans le cadre de la remise d’une offre pour un marché public (sauf par exemple en présence d’un mandat spécial, d’un système de délégation particulier et/ou de marchés de peu d’importance au regard de l’entreprise concernée).

Par exception, l’offre signée électroniquement au nom d’une personne morale à l’aide d’un certificat attribué au nom de cette dernière et qui s’engage uniquement en son nom et pour son compte, ne requiert pas de mandat supplémentaire.

2.3.4. Marché à tranches (art. 37 Loi 2006)

Pour rappel, le présent marché prévoit 3 tranches fermes et 7 tranches conditionnelles.

L'évaluation de l'offre aura lieu en tenant compte de la totalité des tranches.

Les soumissionnaires doivent donc remettre offre pour toutes les tranches, fermes et conditionnelles du présent marché, sous peine de nullité de l’offre.

Le PA ne s’engage cependant que sur les tranches fermes du marché.

2.3.5. Variantes (art. 2, § 1, 10°, 9 et 100 AR 2011)

Les variantes sont interdites dans le cadre du présent marché. Le soumissionnaire est tenu de répondre aux spécifications techniques exactes prévues par le présent CSC.

2.3.6. Options (art. 2, § 1, 11°, 10 et 100 AR 2011)

Le présent marché ne prévoit pas d’option obligatoire.

Les soumissionnaires sont autorisés à introduire des options libres, dans les conditions prévues à l’article 10, § 2, alinéa 2 de l’AR 1.

2.4. Remise des offres (art. 52 et 90 et s. AR 2011)

La responsabilité du choix du mode de remise et de la remise dans les temps de son offre incombe exclusivement au soumissionnaire.

Toute modification ou tout retrait d’une offre déjà déposée ou remise respecte les dispositions de l’art. 91 AR 2011.

Pour introduire une offre, le soumissionnaire choisit, à l’exclusion l’un de l’autre, l’un des modes d’introduction de l’offre suivants :

- SOIT par la remise matérielle d’une offre papier (voir point 2.4.1 ci-dessous) ;

- SOIT par voie électronique via la plateforme e-Tendering (voir point 2.4.2 ci- dessous).

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2.4.1. Offre établie sur papier (art. 90 AR 2011)

Toute offre établie sur support papier doit être glissée dans un pli scellé (enveloppe, colis,

…) portant les mentions suivantes :

 Séance d’ouverture : (à compléter par le soumissionnaire, par la date et l’heure prévues dans l’avis de marché ou, le cas échéant, dans l’avis rectificatif concerné)

 Offre pour le marché « Acquisition de licences Microsoft » - 2014/3244

 NE PAS OUVRIR

Ce pli scellé contenant l'offre est remis selon l’un des deux modes suivants : 1. Envoyé par service postal à l’adresse du PA

Adresse du PA : ETNIC

Service des marchés publics et achats Boulevard du Roi Albert II, 37 (6ème étage) 1030 Bruxelles

En cas d'envoi par service postal, le pli scellé dont question ci-dessus sera glissé dans une seconde enveloppe fermée portant comme seules indications l'adresse du PA ainsi que la mention "OFFRE".

Les soumissionnaires sont encouragés à adresser leur offre par courrier recommandé, la preuve de l’envoi, dans les temps, de leur offre, leur incombant exclusivement (art. 90 AR 2011).

2. Remis par porteur

Les offres remises par porteur sont déposées dans la boite prévue à cet effet à l’accueil (voir adresse du PA ci-dessus) ou remise à l’une des personnes constituant le Service des marchés publics et des achats (sis à la même adresse), à savoir :

- Anne FERIR, - Aline GODFROID, - Filomena RAIMO, - Kristen VOGLAIRE,

Les heures d’ouverture de l’ETNIC, pour la réception des offres remises par porteur, sont les suivantes :

- de 9h00 à 12h00 ; - de 14h00 à 16h00.

L’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que la remise d’une offre dans la boite prévue à cet effet à l’accueil ne donnera lieu à aucun récépissé, au contraire de la remise à l’une des personnes identifiées ci-dessus.

2.4.2. Offre transmises par des moyens électroniques (art. 52 AR

2011)

(14)

La remise d’une offre par des moyens électroniques au sens de l’article 52 AR 2011 est autorisée dans le cadre du présent marché et ce, pour autant qu’elle respecte les dispositions reprises ci-dessous.

2.4.2.1. Modalités (art. 52 §§ 1 et 2 AR 2011)

Les soumissionnaires peuvent remettre leur offre en utilisant la plateforme e-Tendering.

Plus d’informations concernant l’introduction d’une offre via cette plateforme sont disponibles dans le manuel « Soumettre des offres via Internet – E-Procurement pour les entreprises » qui détaille la procédure à suivre pour déposer une telle offre.

http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc/ondernemingen/e- procurement/faq1/man_soumettre_des_offres_via_internet_fr_20140217.pdf

Il est rappelé que l’offre introduite via la plate-forme E-Tendering doit toujours être signée électroniquement par la ou les personne(s) compétente(s) ou habilitée(s) à engager le soumissionnaire.

Par le simple fait de transmettre leur offre par des moyens électroniques, les soumissionnaires acceptent que les données de leur offre soient enregistrées par le dispositif de réception du pouvoir adjudicateur, conformément à l’article 52, paragraphe 2, alinéa 4 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011.

Si un soumissionnaire estime que certains écrits ne peuvent être créés par des moyens électroniques ou moyennant des difficultés disproportionnées, le soumissionnaire peut transmettre ces documents sur support papier, pour autant que ces documents parviennent au PA avant la date limite de réception des offres et qu’ils répondent aux conditions suivantes requises pour la remise d’une offre sur support papier (voir point 2.4.1 ci-dessus).

2.4.2.1. Mécanismes correcteurs des aléas de transmission, autorisés par le PA (art. 52 § 3 AR 2011)

Dans le cadre du présent marché et afin d’éviter les aléas de transmission (lenteur en cas de documents volumineux, macro ou virus identifié par le système du PA,…), le PA autorise le mécanisme correcteur suivant :

Copie de sauvegarde

Le soumissionnaire peut introduire son offre transmise par des moyens électroniques ainsi qu’une copie de sauvegarde, établie sur support papier.

Les règles applicables à la copie de sauvegarde sont celles requises pour les offres établies sur support papier, si la copie de sauvegarde est établie sur un tel support (voir point 2.4.1).

Dans ce cas, l’enveloppe scellée contient également, sous peine de ne pouvoir être acceptée par le PA, la mention « copie de sauvegarde ».

Cette copie de sauvegarde ne sera cependant ouverte par le PA que dans les cas prévus à l’art. 52 précité.

(15)

2.4.3. Date et heure limites de réception des offres (art. 90 § 2 AR 2011) - Ouverture des offres (art. 92 à 94 AR 2011)

L’offre, établie sur support papier, doit parvenir au PA avant qu’il ne déclare la séance d’ouverture des offres ouverte.

Cette séance a lieu à la date et à l’heure prévues dans l’avis de marché ou, le cas échéant, dans l’avis rectificatif concerné, à l’adresse suivante :

ETNIC

Service des marchés publics et achats Boulevard du Roi Albert II, 37 (6ème étage) 1030 Bruxelles

La séance d’ouverture des offres est publique.

Le procès-verbal de la séance d’ouverture des offres pourra être transmis aux soumissionnaires qui en font la demande écrite au PA, à l’adresse e-mail du marché (voir point 2.2.2).

2.5. Évaluation des offres

Les offres des soumissionnaires sont évaluées suivant trois étapes distinctes :

- Sélection (aptitude des soumissionnaires à exécuter le marché) – Voir point 2.6 ci- dessous ;

- Régularité (respect des règles de forme ainsi que du contenu des documents du marché) – Voir point 2.7 ci-dessous ;

- Critères d’attribution (comparaison des offres sélectionnées et régulières au regard des critères d’évaluation prévus pour le marché) – Voir point 2.8 ci-dessous.

Pour rappel le PA dispose de la possibilité, et non de l’obligation, d’inviter les soumissionnaires à compléter ou à préciser le contenu de leur offre, dans le respect du principe d’égalité des soumissionnaires. Les soumissionnaires sont donc invités à apporter une attention toute particulière au caractère complet de leur offre.

2.6. Sélection (art. 58 et s. AR 2011) 2.6.1. Généralités (art. 58 et s. AR 2011)

Pour être sélectionnés dans le cadre du présent marché, les soumissionnaires doivent satisfaire aux exigences reprises sous le présent point 2.6.

L’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que lors de l’attribution, le PA peut revoir la sélection d’un soumissionnaire si sa situation personnelle ne correspond pas ou ne correspond plus aux conditions de sélection prévues pour le présent marché. Les soumissionnaires doivent donc être conscients qu’ils doivent être en ordre en matière de sélection à tout moment, y compris dans le cadre de l’exécution du marché.

(16)

2.6.2. Droit d’accès (art. 60 à 66 AR 2011)

Pour satisfaire aux conditions d’accès du présent marché, le soumissionnaire doit satisfaire à chacun des points repris ci-dessous.

Lorsque le soumissionnaire est un groupement sans personnalité juridique, chacun de ses membres doit satisfaire individuellement à l’ensemble des points repris ci-dessous (art. 66 AR 2011).

2.6.2.1. Conditions d’accès

Conformément à l’article 61 § 1er de l’AR 2011, le soumissionnaire ne peut avoir fait l'objet d'une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour l’un des faits suivants :

1° participation à une organisation criminelle ; 2° corruption ;

3° fraude ;

4° blanchiment de capitaux.

Afin de permettre au PA de s’en assurer, le soumissionnaire annexe à son offre un extrait du casier judiciaire de sa société, datant de moins de 6 mois.

2.6.2.2. Faillite ou situation assimilée

Conformément à l’article 61 § 2, 1° et 2° de l’AR 2011, le soumissionnaire ne peut se trouver dans un état ou en aveu de faillite, de liquidation, de cessation d’activités, de réorganisation judiciaire ou de toute autre situation analogue.

 En application de l’art. 60 § 1er AR 2011, les soumissionnaires belges sont dispensés de l’obligation d’annexer à leur offre une telle attestation. Le PA vérifiera en effet leur situation directement via l’application DIGIFLOW. Une copie de l’attestation produite par cette application sera versée au dossier du marché. En cas d’impossibilité pour le PA d’obtenir cette attestation via DIGIFLOW, pour quelque raison que ce soit, le PA se réserve toutefois le droit d’exiger la production, par le soumissionnaire, d’une attestation de non-faillite (ou situation assimilée) disponible auprès du Greffe du tribunal de commerce compétent pour le soumissionnaire concerné.

 Afin de permettre au PA de s’en assurer, le soumissionnaire étranger annexe à son offre une attestation, datant de moins de 6 mois, de l’autorité compétente de l’état concerné démontrant qu’il ne se trouve pas dans l’un des cas visés ci-dessus.

2.6.2.3. Condamnation pour des faits affectant sa moralité professionnelle

Conformément à l’article 61 § 2, 3° de l’AR 2011, le soumissionnaire ne peut avoir fait l’objet d'une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle.

(17)

La satisfaction à ce critère sera vérifiée sur la base de l’extrait de casier judiciaire dont question au point 2.6.2.1 (conditions d’accès) ci-dessus.

2.6.2.4. Sécurité sociale

Conformément aux articles 61 § 2, 5° et 62 de l’AR 2011, le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations en matière de paiement de ses cotisations de sécurité sociale dans le ou, le cas échéant, les différents pays dans le(s)quel(s) il emploie du personnel assujetti à la sécurité sociale.

 En application de l’art. 60 § 1er AR 2011, les soumissionnaires employant du personnel assujetti à la loi belge du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs sont dispensés de l’obligation d’annexer à leur offre une telle attestation pour ce qui concerne le personnel assujetti en Belgique uniquement. Le PA vérifiera en effet leur situation directement via l’application DIGIFLOW. Une copie de l’attestation produite par cette application sera versée au dossier du marché. En cas d’impossibilité pour le PA d’obtenir cette attestation via DIGIFLOW, pour quelque raison que ce soit, le PA se réserve toutefois le droit d’exiger la production, par le soumissionnaire, d’une attestation ONSS conforme aux dispositions précitées.

 Afin de permettre au PA de s’en assurer, le soumissionnaire étranger annexe à son offre une attestation, portant sur l’avant-dernier trimestre écoulé, de l’autorité compétente de l’état concerné démontrant qu’il est en ordre en matière de paiement de ses cotisations sociales.

L’attention du soumissionnaire est attirée sur le fait que s’il emploie du personnel relevant d’un ou de plusieurs autres Etats membres, le soumissionnaire reste tenu de produire la ou les attestations relatives à ses obligations dans le ou les autres états membres concernés.

2.6.2.5. Impôts et taxes

Conformément aux articles 61 § 2, 6° et 63 de l’AR 2011, le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations relatives au paiement des impôts et taxes selon les dispositions légales du pays où il est établi.

• En application des articles 60 § 1er et 63 §2, al.3 AR 2011, les soumissionnaires belges sont dispensés de l’obligation d’annexer à leur offre une attestation dont il résulte qu’ils sont en ordre à cet égard. Le PA vérifiera en effet leur situation directement via l’application DIGIFLOW. Une copie de l’attestation produite par cette application sera versée au dossier du marché. En cas d’impossibilité pour le PA d’obtenir cette attestation via DIGIFLOW, pour quelque raison que ce soit, le PA se réserve toutefois le droit d’exiger la production, par le soumissionnaire, d’une attestation conforme aux dispositions précitées (attestation délivrée par le SPF Finances – Administration Générale de la Perception et du Recouvrement).

• Afin de permettre au PA de s’en assurer, le soumissionnaire étranger annexe à son offre l’attestation (ou les) attestation(s) démontrant que ce dernier est en ordre à cet égard.

2.6.2.6. Fausses déclarations

(18)

Conformément à l’article 61 § 2, 7° de l’AR 2011, le soumissionnaire ne peut avoir commis de fausses déclarations dans le cadre de la présente procédure.

Le soumissionnaire ne doit annexer aucun document à son offre pour ce critère.

Le PA se réserve cependant le droit d’écarter un soumissionnaire ayant effectué de fausses déclarations, moyennant due motivation ainsi que, le cas échéant, la production de pièce(s) justificative(s) adéquate(s).

2.6.2.7. Incompatibilités

Conformément à l’article 64 de l’AR 2011, sauf à démontrer qu’il ne dispose pas d’un avantage qui empêche ou qui fausse les conditions normales de la concurrence, un soumissionnaire qui a été chargé de la recherche, de l’expérimentation, de l’étude ou du développement de ce marché se voit refuser l’accès à la présent procédure.

Afin de démontrer au PA qu’il ne dispose pas d’un tel avantage, le soumissionnaire concerné annexe à son offre les justifications qu’il juge pertinentes. Le PA se réserve toutefois le droit de faire compléter ou préciser ces justifications lors de l’évaluation des offres.

2.6.3. Sélection qualitative (art. 67 à 79 AR 2011)

Sans préjudice de l’application du point 2.6.3.2 ci-dessous et outre les exigences reprises ci- dessus, les soumissionnaires doivent également satisfaire aux conditions reprises ci- dessous.

Lorsque le soumissionnaire est un groupement sans personnalité juridique, les membres du groupement doivent satisfaire, ensemble, à l’intégralité des points repris ci-dessous.

2.6.3.1. Capacité technique et professionnelle

En application des articles 71 et 77 à 79 AR 2011, le soumissionnaire doit démontrer sa capacité technique et professionnelle à effectuer le présent marché.

Pour ce faire, il annexe à son offre les documents requis en vertu du présent tableau : Exigences Niveaux et justificatifs attendus art. 71, 1° et 77 AR 2011

Le soumissionnaire doit satisfaire aux normes d’assurance qualité pertinentes pour le présent

marché.

Le soumissionnaire doit satisfaire aux exigences requises pour la certification Microsoft Authorized Education Reseller.

Pour démontrer cela, le soumissionnaire annexe à son offre le certificat Microsoft Authorized Education Reseller ou d’autres preuves de nature à démontrer de manière claire

(19)

que ces exigences sont remplies.

Lorsque le certificat ou les autres moyens de preuve sont établis dans une autre langue que le français, le néerlandais ou l’anglais, le soumissionnaire annexe également à son offre une traduction, déclarée conforme par le soumissionnaire, desdits documents.

art. 71, 1° et 77 AR 2011

Le soumissionnaire doit satisfaire aux normes d’assurance qualité pertinentes pour le présent

marché.

Le soumissionnaire doit satisfaire aux exigences requises pour la certification Microsoft « Large Account Reseller ».

Pour démontrer cela, le soumissionnaire annexe à son offre le certificat Microsoft « Large Account Reseller » ou d’autres preuves de nature à démontrer de manière claire que ces exigences sont remplies.

Lorsque le certificat ou les autres moyens de preuve sont établis dans une autre langue que le français, le néerlandais ou l’anglais, le soumissionnaire annexe également à son offre une traduction, déclarée conforme par le soumissionnaire, desdits documents.

art. 71, 1° et 77 AR 2011

Le soumissionnaire doit satisfaire aux normes d’assurance qualité pertinentes pour le présent

marché.

Le soumissionnaire doit satisfaire aux exigences requises pour la certification « Gold » ou « Silver » Partner.

ou

Pour démontrer cela, le soumissionnaire annexe à son offre le certificat certification « Gold » ou « Silver » Partner ou d’autres preuves de nature à démontrer de manière claire que ces exigences sont remplies.

Lorsque le certificat ou les autres moyens de preuve sont établis dans une autre langue que le français, le néerlandais ou l’anglais, le soumissionnaire annexe également à son offre une traduction, déclarée conforme par le soumissionnaire, desdits documents.

2.6.3.2. Faire appel à la capacité de tiers (art. 74 AR 2011)

Un soumissionnaire peut, pour répondre aux exigences de sélection qualitative reprises ci- dessus, faire appel aux capacités d’une entité tierce (maison mère, filiale, sous-traitant,…) et ce, à la condition qu’il prouve au PA qu’il disposera bien des moyens nécessaires dans le cadre de l’exécution du présent marché.

Pour ce faire, les conditions suivantes doivent impérativement être satisfaites :

- le soumissionnaire annexe à son offre l’engagement formel de l’entité tierce de mettre à sa disposition, pour l’exécution du marché, les moyens dont le soumissionnaire se prévaut pour répondre aux exigences de sélection qualitative du présent marché. Un modèle d’engagement formel figure en annexe C.1 du présent marché.

- L’entité tierce doit elle-même répondre aux exigences de droit d’accès telles que

(20)

définies au point 2.6.2 ci-dessus. Le soumissionnaire annexe donc à son offre les justificatifs nécessaires pour démontrer la satisfaction de cette entité tierce aux exigences en question.

2.6.4. Documents déjà fournis dans le cadre d’une procédure précédente (art. 60 § 2 AR 2011)

Si un soumissionnaire a déjà produit les renseignements et documents dont question aux points 2.6.2 et 2.6.3 ci-dessus dans le cadre d’un marché antérieur de l’ETNIC, il est dispensé de les produire pour le présent marché et ce, pour autant que les conditions suivantes soient remplies :

- Les documents répondent aux exigences prévues pour le présent marché ;

- Ces documents sont toujours d’actualité (ex : attestations fiscales portant sur les périodes exigées en vertu du présent marché) ;

- La procédure antérieure pour laquelle les documents en question ont déjà été remis est clairement identifiée dans l’offre du soumissionnaire (intitulé et référence du marché) ;

- Les documents dont le soumissionnaire entend être dispensé de production sont également clairement identifiés dans son offre.

2.7. Régularité (art. 21 et 95 et s. AR 2011)

Le PA vérifie la régularité des offres des soumissionnaires sélectionnés, tant sur le plan formel que matériel, conformément aux dispositions des art. 95 et s. AR 2011.

2.7.1. Offres incomplètes, réserves,…

Les offres incomplètes ou émettant des réserves concernant des points essentiels du marché seront considérées par le PA comme étant irrégulières et seront écartées du marché.

Les offres incomplètes ou émettant des réserves concernant des points non essentiels du marché ou ne correspondant pas à la réalité pourront être considérées par le PA comme étant irrégulières et partant, pourront être écartées du marché.

Les offres contenant des irrégularités formelles ou matérielles de nature à rompre l’égalité des soumissionnaires et/ou à mettre à mal la comparaison et/ou l’évaluation des offres seront en tout état de cause considérées comme irrégulières et seront écartées.

Pour rappel, l’art. 98 §§ 3 et 4 AR 2011 est applicable au présent marché.

2.7.2. Valeur des conditions générales de vente

Les conditions générales de vente des soumissionnaires ne sont pas applicables au présent marché.

Sans préjudice de l’application du paragraphe suivant et par le simple fait de remettre une offre, les soumissionnaires renoncent à leurs conditions générales, quand bien même celles-

(21)

ci devaient avoir été annexées à leur offre ou figurer au dos de leurs factures ou de tout autre document remis au cours de l’exécution du présent marché.

Cependant, les offres qui rendraient expressément les conditions générales du soumissionnaire applicables au présent marché seront considérées comme irrégulières et seront écartées du marché si lesdites conditions générales contiennent des dérogations et/ou réserves au présent marché.

Fautes les plus fréquentes

A titre purement indicatif, sont reprises ci-dessous les erreurs les plus fréquentes rencontrées dans les offres reçues par le PA dans le cadre de ses marchés :

Le soumissionnaire rend applicable ses conditions générales de vente. Or celles-ci contiennent presque toujours des dérogations substantielles aux documents du marché.

(exemples : indexation des prix automatique et ne correspondant pas aux dispositions du CSC, réserves en termes de responsabilité, intérêts de retard différents de ceux prévus par la législation des marchés publics, clauses de résiliation du marché non prévues par la législation des marchés publics,…) ;

Le matériel proposé par un soumissionnaire ne respecte pas les exigences techniques minimales prévues par les documents du marché ;

Les délais sont exprimés en jours ouvrables alors que le CSC prévoit des délais en jours calendrier, ou inversement ;

L’offre contient deux prix différents pour un même poste ;

Le soumissionnaire ne s’engage pas (clairement) sur ses prix et/ou ne les maintient pas pendant le délai de validité des offres ;

Non prise en compte des informations transmises dans le cadre d’un avis rectificatif (exemple : utilisation d’une ancienne version de l’inventaire,…) ;

Non correspondance entre les échantillons remis et le contenu de l’offre

(exemple : échantillons plus performants que le matériel proposé dans l’offre au prix remis dans l’inventaire, faussant ainsi la comparaison des offres) ;

Signataire de l’offre non habilité à engager le soumissionnaire ;

2.7.3. Erreurs matérielles et arithmétiques (art. 96 AR 2011)

Dans les conditions reprises à l’art. 96 AR 2011, le PA rectifie les opérations arithmétiques et les erreurs purement matérielles contenues dans les offres et qu’il aurait détectées, sans que sa responsabilité ne puisse être engagée pour les erreurs qu’il n’aurait pas identifiées.

2.7.4. Vérification des prix et prix anormaux (art. 21 et 99 AR 2011)

Après avoir rectifié les erreurs matérielles et arithmétiques qu’il aurait détectées, le PA procède à la vérification des prix contenus dans les offres, dans les conditions reprises aux art. 21 et 99 AR 2011.

Lorsque le PA constate un prix paraissant anormalement bas ou élevé et avant d’écarter l’offre pour cette raison, il invite le soumissionnaire à fournir par écrit les justifications nécessaires à la composition de son prix (détail chiffré et motivé) dans un délai ne pouvant être inférieur à 12 jours calendrier.

(22)

Le PA s’engage à respecter la stricte confidentialité des informations transmises par les soumissionnaires dans le cadre des justifications apportées conformément au présent point.

2.8. Critères d’attribution (art. 24 Loi 2006)

L’offre régulière économiquement la plus basse est déterminée suite à un classement des offres au regard du seul critère « coût » :

Ce critère sera évalué sur la base du prix total estimé TVAC proposé par le soumissionnaire pour l’ensemble des licences figurant dans l’inventaire (= somme des prix publics TVAC (au jour de la publication1) de tous les produits repris dans l’inventaire, déduction faite de toutes les remises accordées par catégorie de produit (académique / gouvernemental) par le soumissionnaire pour les différente licences).

Le soumissionnaire doit donc proposer clairement dans son offre (voyez inventaire) le pourcentage qu’il accorde sur le prix public par catégorie de produits (académique / gouvernemental) et par licence reprise dans l’inventaire.

Le marché sera attribué au soumissionnaire ayant remis l’offre régulière économiquement la plus basse, toutes tranches confondues.

2.9. Délai de validité des offres (art. 57, 102 et 104 AR 2011 et art. 8 § 2 Loi Recours)

Le délai de validité des offres est de 120 jours calendrier à compter de la date limite de réception des offres. Durant ce délai, le soumissionnaire est lié par son offre.

Sous toutes réserves et sauf demande de prolongation de ce délai par le PA conformément à l’art. 57 AR 2011, la décision d’attribution du présent marché (et sa notification) interviendra endéans le délai précité. Il est rappelé que ce délai est prolongé pendant la période de "standstill" de 15 jours prévue par la Loi Recours (art. 8 § 2 de cette Loi - cf. ci- dessous, point 2.11).

2.10. Arrêt / interruption du marché (art. 35 et 36 Loi 2006)

Le PA dispose toujours de la possibilité de ne pas attribuer (ou de ne pas conclure) le marché – ou l’un des lots du marché – et, le cas échéant, de refaire la procédure, au besoin suivant un autre mode de passation.

Dans ce cas, il en informe les soumissionnaires (potentiels) au moyen d’un avis officiel ad hoc (exemple : avis de procédure incomplète).

1 Les soumissionnaires doivent joindre à leur offre sous format électronique (convertible et inconvertible), et éventuellement sous format papier les prix publics publiés par Microsoft pour les différentes licences reprises dans l’inventaire, relative au jour de la remise des offres. Ils veilleront également à remplir la colonne « prix publics » dans l’inventaire repris en annexe.

Attention, les prix figurant dans la colonne « prix publics » de l’inventaire doivent correspondre exactement aux prix publics publiés par Microsoft pour les différentes licences reprises dans l’inventaire, relative au jour de la remise des offres.

(23)

2.11. Communication de la décision motivée, standstill et notification du marché (art. 3 à 27 Loi Recours - art. 102 AR 2011)

Les soumissionnaires dont l'offre n'a pas été sélectionnée, est irrégulière, n’a pas été retenue ou a été retenue en seront avertis par un courrier indiquant les voies de recours et accompagné de la décision motivée (intégrale ou par extrait, suivant les cas), conformément à l’article 8 § 1er Loi Recours.

Conformément aux art. 8 et 11 Loi Recours, les soumissionnaires disposeront d’un délai de 15 jours calendrier (délai de standstill) à compter du lendemain de l’envoi de cette communication pour introduire un éventuel recours.

Conformément à l’art. 8 § 2 Loi Recours, cette communication n’entraîne aucun engagement contractuel à l’égard du soumissionnaire retenu et suspend par ailleurs le délai de validité des offres dont question au point 2.9 ci-dessus.

A l’issue de ce délai et en l’absence de recours, la notification de l'approbation de l'offre retenue sera effectuée par l’envoi d’une lettre d’attribution du marché adressée au soumissionnaire retenu.

2.12. Autres

2.12.1. Langue (art. 53 AR 2011)

Sauf disposition contraire reprise dans les documents du marché, l’ensemble des communications intervenant dans le cadre du présent marché, tant au niveau de la passation du marché que de son exécution, seront rédigées ou effectuées en langue française.

Sont notamment visés, sans que cette liste puisse être considérée comme exhaustive : - les offres des soumissionnaires, en ce compris les différentes parties et annexes

qu’elles contiennent2 ;

- les échanges en cours de passation du marché (questions posées par les soumissionnaires concernant le CSC, demande de précision et de compléments d’information de la part du PA, ... ;

- les échanges en cours d’exécution du marché (demandes de réception provisoire, communications écrites ou orales avec les destinataires finaux du marché,…) ;

- …

2.12.2. Confidentialité (art. 11 Loi 2006 – art. 10 Loi Recours – art. 18 RGE)

Nonobstant toute disposition contraire contenue dans les offres reçues, les offres ne sont pas soumises à une obligation générale de confidentialité de la part du PA. Seules les informations désignées comme étant confidentielles de manière spécifique par un soumissionnaire ou en application des documents du marché seront traitées comme telles.

Seront ainsi en tout état de cause considérées comme confidentielles par le PA les

2 Dans le cas où les documents techniques n’existent pas en français, le soumissionnaire est autorisé à les remettre en anglais.

(24)

informations suivantes :

- identité des personnes reprises dans l’offre des soumissionnaires ; - les diverses composantes des prix remis.

Pour le surplus, les soumissionnaires qui souhaitent que certaines informations reprises dans leur offre soient soumises à une obligation de confidentialité de la part du PA, le mentionnent de manière explicite en début de leur offre.

L’attention des soumissionnaires est cependant attirée sur le fait que les éléments utiles pour l’appréciation de l’offre au regard des critères d’attribution ne seront en tout état de cause pas couverts par la confidentialité, nonobstant toute disposition contraire dans les offres reçues. Il en va notamment ainsi des prix des offres.

Par le simple fait de remettre une offre, les soumissionnaires déclarent marquer leur accord quant au contenu du présent article.

2.12.3. Communication, moyens électroniques (art. 6 AR 2011)

Dans le cadre du présent marché, le PA autorise l’utilisation des moyens électroniques en cours de procédure, pour l’échange des pièces écrites autres que les offres ou demandes de participation (ex : compléments d’information et précisions,…).

Pour rappel, tout écrit établi par des moyens électroniques qui contiendrait un macro, un virus informatique ou toute autre instruction nuisible peut faire l’objet d’un archivage de sécurité, voire, en cas de nécessité technique et pour autant qu’il ne s’agisse pas d’une offre ou d’une demande de participation, peut être réputé ne jamais avoir été reçu. Dans ce cas, le PA en avertit le candidat/soumissionnaire concerné.

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3. Exécution du marché

3.1. Dispositions administratives

3.1.1. Documents applicables dans le cadre de l’exécution du marché

Le point 1.1 est également applicable à l’exécution du marché.

Dans le cadre de l’exécution du marché, le contrat qui liera le PA et l’adjudicataire sera constitué, suivant l’ordre suivant :

- des dispositions légales visées au point ;

- des documents du marché, tels que définis au point 1.1;

- de l’inventaire et de l’offre de l’adjudicataire ; - des règles de l’art ;

ci-après dénommées « conditions du marché ».

Conformément à l’art. 85 AR 2011, en cas de contradiction entre les documents du marché, l’ordre de priorité suivant est déterminant pour l’interprétation de ces documents :

1. Avis de marché ;

2. Cahier spécial des charges;

3. Inventaire ; 4. Autres annexes.

3.1.2. Tranches

La levée éventuelle des tranches conditionnelles sera portée à la connaissance de l’adjudicataire par un bon de commande spécifique y relatif.

3.1.3. Cautionnement (art. 25 et s. RGE)

3.1.3.1. Constitution (art. 25 à 27 et 31 RGE)

L’adjudicataire est tenu de constituer, endéans les trente (30) jours suivant le jour de la conclusion du marché, un cautionnement correspondant à 5 % (arrondi à la dizaine d’Euro supérieure) de l’assiette du cautionnement telle que définie ci-dessous, destiné à répondre de ses obligations envers le PA, jusqu’à la complète exécution du marché.

En application de l’art. 25 § 2 RGE, l’assiette du cautionnement est fixée pour les tranches fermes (1, 2 et 3) à une somme de 213.000,00 Euro HTVA (soit un cautionnement de 10.650,00 Euro).

Pour chaque tranche conditionnelle levée par le PA (voyez 3.1.2), l’adjudicataire est tenu de constituer endéans les trente (30) jours suivant le jour de la conclusion du marché, un cautionnement correspondant à 5 % (arrondi à la dizaine d’Euro supérieure) de l’assiette du cautionnement telle que définie ci-dessous, destiné à répondre de ses obligations envers le PA, jusqu’à la complète exécution du marché.

(26)

En application de l’art. 25 § 2 RGE, l’assiette du cautionnement est fixée :

- pour la tranche conditionnelle 1 : à une somme de 30.000,00 Euro HTVA.

- pour la tranche conditionnelle 2 : à une somme de 90.000,00 Euro HTVA.

- pour la tranche conditionnelle 3 : à une somme de 11.000,00 Euro HTVA.

- pour la tranche conditionnelle 4 : à une somme de 830.000,00 Euro HTVA.

- pour la tranche conditionnelle 5 : à une somme de 490.000,00 Euro HTVA.

- pour la tranche conditionnelle 6 : à une somme de 130.000,00 Euro HTVA.

- pour la tranche conditionnelle 7 : à une somme de 300.000,00 Euro HTVA.

Le cautionnement peut être constitué selon une des façons décrites au §2 de l’art. 27 RGE : Modes de constitution

possibles

Organismes visés En numéraire Caisse des Dépôts et Consignations

(http://caissedesdepots.be/Borgtocht/Borgtocht.htm) ou organisme public remplissant un rôle similaire

En fonds publics Caissier de l’État (Banque nationale de Belgique) ou organisme public remplissant un rôle similaire

Sous forme de

cautionnement collectif

Caisse des Dépôts et Consignations

(http://caissedesdepots.be/Borgtocht/Borgtocht.htm) ou organisme public remplissant un rôle similaire Au moyen d’une garantie

bancaire

Établissement de crédit ou entreprise d’assurances

L’adjudicataire doit produire, endéans les trente jours (30) de calendrier qui suivent la notification de l’approbation de son offre, la preuve que ce cautionnement est constitué.

Le justificatif à produire par l’adjudicataire doit impérativement mentionner les informations suivantes :

- le bénéficiaire, à savoir l'ETNIC

- l’affectation précise (objet et référence du marché) - nom, prénom et adresse complète de l’adjudicataire

- nom, prénom et adresse complète du tiers (si garantie par un tiers) Pour le surplus, se référer aux articles 26 et 27 RGE.

Pour rappel, en cas de défaut de constitution du cautionnement, l'art. 29 RGE trouve à s’appliquer.

3.1.3.2. Libération (art. 33 et 133 RGE)

Le/les cautionnement(s) constitué(s) dans le cadre du présent marché est/sont libérable(s) en une fois à la fin du présent marché (voy. point 1.4.2 du présent CSC).

Dans la mesure où le(s) cautionnement(s) est/sont libérable(s), le PA en délivre la mainlevée endéans les 30 jours de calendrier qui suivent la fin du marché (voy. point 1.4.2 du présent CSC).

Le présent marché constituant un marché à bordereau de prix et à commandes, il est en effet impossible de déterminer quand les différentes commandes seront passées. Le/les

(27)

cautionnement(s) doit/doivent donc être conservé(s) par le PA jusqu’à la fin du marché, afin d’assurer la bonne exécution de celui-ci.

3.1.4. Suivi du marché

3.1.4.1. Fonctionnaire dirigeant (art. 11 RGE)

Le fonctionnaire dirigeant (FD) est la personne chargée de la direction et du contrôle de l’exécution du marché.

Dans le cadre du présent marché, le fonctionnaire dirigeant est M. POULEUR, Administrateur général de l’ETNIC.

Il dispose des pouvoirs qui lui sont conférés par le Règlement organique de l’ETNIC (http://www.etnic.be/fileadmin/user_upload/Documents_site/Reglement_organique_ETNIC.p df) pour ce qui le concerne, à savoir notamment :

- rédiger des bons de commande ;

- diriger et contrôler l’exécution du marché dans les limites du marché et des commandes qu’il a passées ;

- effectuer / refuser les réceptions des fournitures et prestations prévues dans le cadre du présent marché ;

- le cas échéant, appliquer les sanctions prévues dans le cadre du présent marché ; - …

Dans le cadre du présent marché, le FD délègue le pouvoir d’accorder/de refuser les réceptions visées dans la présent CSC au responsable technique tel qu’identifié dans le courrier de notification du marché.

3.1.4.2. Communication par email (art. 10 RGE)

L’utilisation des moyens électroniques dont question au point 2.12.3 du présent CSC est autorisée, pour autant que l’adjudicataire ait également donné son accord écrit et préalable à cette utilisation.

3.1.5. Responsabilité

3.1.5.1. Généralités

L’adjudicataire est responsable du choix des fournitures et services proposés et mis en œuvre en vue d’obtenir les résultats décrits dans le présent CSC. Il s’engage à observer tous les engagements pris et toutes les garanties qu’il a données dans son offre ainsi que tous documents signés par lui, le cas échéant après la remise de son offre.

L’adjudicataire répondra vis-à-vis du PA de toutes les fournitures livrées et de toutes les prestations exécutées par lui-même ou par ses sous-traitants. Cette responsabilité ne saurait être limitée par aucune clause contractuelle. La présente clause prévaut, le cas échéant, sur toute clause contraire des documents du marché.

L’adjudicataire demeure, par ailleurs, seul et pleinement responsable des engagements qu’il a souscrits envers le PA, le cas échéant, du fait de ses sous-traitants. L’appel à des sous-

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