Activité d’innovation ouvérté Forum dés pilotés 2017
Activité 1 – Activité du bateau
Objectifs : Faciliter le travail des pilotes dans leur rôle d’expert au sein d’un site spécialisé Agri- Réseau. Faciliter le travail de veille, de dépôt et de validation.
On souhaite identifier les éléments prioritaires sur lesquels travailler afin de les intégrer au plan d’action.
Jeu du bateau en 4 sous-groupes sur le même thème. Activité en mode innovation ouverte pour susciter la réflexion sur un plan d’action à court terme pour le développement du site et la mobilisation des pilotes autour d’Agri-Réseau.
Mise en contexte de l’activité :
Rappel de certaines informations contenues dans le guide des bonnes pratiques de pilotage Voir PowerPoint
Qui collabore : Pilotes, copilotes et auteurs.
Comment? Différentes façons de fonctionner : à distance, en alternance, séparation des tâches (dépôt, validation, veille). Travail seul ou en équipe, etc.
Thèmes : Portée de la diffusion, dépôt, veille, validation, collaboration au sein des équipes de pilotage, développement TI, valorisation du travail de pilote.
Pourquoi collaborer : Répondre à la mission d’Agri-Réseau, c'est-à-dire « accélérer la diffusion de l’information de pointe auprès des entreprises et des professionnels québécois de l’agriculture et de l’agroalimentaire par le biais de sites internet spécialisés. »
Sur quoi : Tout ce qui touche au travail des pilotes et copilotes et au fonctionnement du site.
Identifier les ancres : Les participants sont invités à identifier les ancres, c’est-à-dire tout ce qui empêche ou nuit au travail de pilotage de votre site (veille, dépôt, validation de l’information, ménage, classement, communication avec les abonnés, etc.). Les participants identifient d’abord les ancres de façon individuelle en notant leurs idées sur des Post-it®, puis les partagent avec une personne de leur équipe et, finalement, les idées sont discutées en équipe pour en prioriser trois.
Identifier les vents favorables : Les participants sont invités à identifier les vents favorables, c'est-à-dire les éléments qui font avancer le bateau (motivations, facilitation, outils, etc.). De la même façon, les idées sont notées individuellement, partagées à deux puis priorisées en équipe.
Fusion /Sélection/Priorisation :
Chaque groupe présente les éléments retenus et ils seront colligés et regroupés s’il y a lieu.
Vote :
Laquelle des ancres devrait être la plus bénéfique et la plus facile à lever et sur laquelle pourrait- on travailler dans un horizon d’un an?
1 vote par personne
Lequel des vents favorables pourrait être le plus facile à encourager et le plus bénéfique sur un horizon d’un an?
1 vote par personne
Vents favorables
Ancres
Résultats de l’activité : Déroulement
Très bonne participation des pilotes et copilotes présents. On cherche à trouver des éléments sur lesquels nous pouvons agir. Les échanges sont animés et respectueux. L’activité est faite dans la bonne humeur et avec rigueur.
Un représentant de chaque équipe est venu présenter les principales ancres et les principaux vents favorables qu’ils ont priorisés. Les éléments sont regroupés lorsqu’ils sont similaires. Cinq vents favorables sont identifiés et sept ancres différentes sont retenues avant que tous les participants votent pour les éléments prioritaires sur lesquels travailler (un vent favorable et une ancre).
Principaux vents favorables présentés
Vents favorables Votes
Équipe de pilotage et aide pour la veille, le dépôt et l’approbation sur le site 17 Site convivial, facile à utiliser et qui centralise l’information 3 Reconnaissance du travail sur Agri-Réseau par les gestionnaires 2 Bonne connaissance du milieu, des besoins et de l’information disponible (veille
active). En d’autres mots, le fait de bien connaître le secteur (expert) facilite la tâche de pilotage.
2
Support du CRAAQ
Principales ancres présentées
Ancres Votes
Manque de support dans le travail de pilotage (stagiaires, veille, possibilité de déléguer les dépôts, etc.)
8 Manque de contenus en français et d’enlignement clair sur les contenus
anglophones (politique éditoriale un peu floue et fonctionnement du site ne facilitent pas les dépôts en anglais)
8
Critères de pertinence d’un contenu pas assez objectifs (dans certains cas, ça peut être difficile de se fixer des balises pour accepter ou refuser un document)
4 Manque de notoriété d’Agri-Réseau (positionnement par rapport à d’autres outils
de diffusion, Facebook par exemple)
2 Difficultés technologiques (formulaires, utilisation du site, convivialité, etc.) 1 Certaines procédures à clarifier (par exemple « quoi faire lorsqu’un évènement est
déposé dans les documents)
1
Contenus qui tombent rapidement dans le « politique » 0
Suites de l’activité :
Nous solliciterons l’ensemble des pilotes pour travailler sur des questions concrètes.
Par exemple, en prenant la première priorité dans les vents favorables à améliorer :
Comment pourrions-nous favoriser l’émergence d’équipes de pilotage qui collaborent efficacement au travail de veille, de dépôt et d’approbation sur chaque site spécialisé?
Exemple avec les deux principales ancres :
Comment pourrions-nous pallier au manque de support ou améliorer le support au travail de pilotage?
Comment pourrions-nous clarifier la politique éditoriale et améliorer le fonctionnement du site pour faciliter le dépôt de contenus en anglais?
Nous souhaitons former dans les prochains mois des petits groupes de travail sur ces enjeux précis auxquels les pilotes et copilotes sont confrontés. Ces groupes de travail identifieront des solutions concrètes afin d’augmenter les vents favorables et de lever les ancres identifiées.
Un plan d’action incluant ce travail sera présenté cet été.
Activité 2 - Le rêve et la catastrophe
Développer une vision commune d’Agri-Réseau à moyen terme 2025
Nous souhaitons mettre à profit l’intelligence collective des pilotes et copilotes pour imaginer à quoi pourrait (et devrait) ressembler Agri-Réseau dans une dizaine d’années. On souhaite identifier plus clairement les cibles que l’on souhaite atteindre avec Agri-Réseau et identifier les obstacles et les causes potentielles de déraillement.
OBJECTIFS
• Identifier les éléments-clés autour de scénarios catastrophes et de rêve.
• Réfléchir à des pistes d’action pour tendre vers l’idéal et éviter la catastrophe.
DÉROULEMENT
Les participants sont divisés en quatre équipes (deux abordant le rêve et deux la catastrophe).
Les participants de chaque équipe a à identifier les éléments autour de leur scénario (toutes les réponses sont bonnes).
Pour le scénario de rêve, on demande :
Quelle serait une situation idéale dans dix ans, pour Agri-Réseau?
Pour le scénario catastrophe, on demande :
Quelle serait une situation catastrophique dans dix ans pour Agri-Réseau?
Les idées sont notées de façon individuelle puis partagées deux à deux et finalement au sein de l’équipe. Les équipes doivent ensuite prioriser six à huit éléments à partager. Ils rédigent le titre du film et identifient les collaborateurs.
Un porte-parole de chaque équipe vient présenter ses éléments (raconter l’histoire ou le synopsis) et notez les mots clés.
RÉSULTATS
Scénario catastrophe 1 - Le déclin d’Agri-Réseau 2
Maque de temps et d’implication des différents collaborateurs, beaucoup de documents contenant de fausses informations sont publiés. Il en résulte une poursuite judiciaire. Le MAPAQ coupe son financement au CRAAQ et plus personne ne travaille sur Agri-Réseau. Le CRAAQ se tourne vers le financement privé, donc beaucoup d'informations qui ont des buts économiques et commerciaux sont publiées et l’information n’est plus neutre. Un piratage informatique survient. Il devient de plus en plus difficile de recruter des pilotes et il y a une diminution du réseautage. Le coordonnateur d’Agri-Réseau reste passif face à la situation. Tout ceci est dû à un virage technologique qui a été manqué par le CRAAQ qui fait que tous les collaborateurs et utilisateurs ont migré vers une autre plateforme.
Scénario catastrophe 2 – Le retour de Paradis
En 2025 les abonnements sont payants, donc le MAPAQ se dissocie d’Agri-Réseau. Il n’y a plus de pilotes et trop de publicité sur le site. Les quelques collaborateurs qui restent sont très ralentis et manquent d’expertise, la diffusion est retardée et les contenus sont incohérents. Facebook instantané est apparu et remplace Agri- Réseau. L’information est diffusée sur une multitude de plateformes, les producteurs et intervenants ont trop de sources d'informations et ne savent plus où aller pour de l’information fiable.
Scénario de rêve 1 – Agri-Réseau 4.0 Référence internationale
Des outils et des documents en plusieurs langues sont déposés sur le site. Il devient un incontournable des secteurs agricole et agroalimentaire. Les collaborateurs et pilotes sont plus nombreux et de nombreux partenariats sont établis avec l’industrie pour financer ce service. Agri-Réseau est la référence et une base de données reconnue et mise à jour régulièrement. L’utilisation du site est demeurée gratuite et une organisation indépendante qui compte un million d’abonnés. L’infolettre est personnalisée pour chaque utilisateur.
Scénario de Rêve 2 – Vert L@ communauté
Site Web moins éparpillé et l’information est structurée avec différents niveaux de connaissances. Grâce à l’accès facile et la crédibilité du site, les collaborateurs se bousculent. Agri-Réseau devient un incontournable et remplace même la TCN.
Un bon coup et ça paraît dans Agri-Réseau!
Les sources de financement sont illimitées.
Les produits québécois se démarquent et le site aide à faire mieux et favorise un développement agricole et agroalimentaire efficace et harmonieux sur le territoire. Le site est une plateforme de télétravail qui fonctionne bien et permet de créer des réseaux et liens avec tous les intermédiaires de chaque filière. L’information circule vite et même si les plans conjoints existent encore, ça devient un vestige, car tous les maillons de la filière se mettent à Agri- Réseau et y travaillent ensemble. Agri- Réseau développe même un avatar ou une intelligence artificielle qui aide à mieux répondre aux besoins des utilisateurs.
Principaux éléments qui ressortent des différents scénarios :
Financement
o Sources privées, publiques et abonnements
o Manque de financement vs abondance du financement
Développement technologique (évolution vs stagnation)
Importance de la validation de l’information
Accès gratuit (crainte d’un abonnement payant qui empêcherait d’accéder à certains contenus du site)
Implication de différents collaborateurs (pilotes, copilotes, auteurs, organisation)
Structure de l’information
Appropriation par les utilisateurs (nombre d’abonnements, de visiteurs, de collaboration de partenaires, etc.)
o Le site devient un incontournable ou est délaissé.
Sécurité, crédibilité et réputation du site
Suites de l’activité
En fonction des principaux éléments qui ressortent, nous pourrons, en collaboration avec les pilotes et copilotes, identifier les pistes d’action pour réaliser le scénario de rêve.
À la suite du Forum, nous pourrons identifier les cibles à long terme pour Agri-Réseau, voir quels sont les principaux dangers ou écueils qui pourraient nous empêcher d’atteindre ces cibles. Ce travail nous permettra de répondre à ces questions :
Quels changements souhaite-t-on voir survenir pour atteindre un scénario de rêve?
Quelles pistes d’action pouvons-nous prendre pour éviter le scénario catastrophe (si on veut éviter un scénario catastrophe, qu’est-ce qui doit être fait ?)
Dans la section Résultats, j’ai tenté d’identifier les éléments qui se recoupent et les principales idées. Ceci nous permettra de demander aux pilotes et copilotes de se prononcer sur les pistes d’action (trois à cinq idées plus intéressantes à prioriser) afin de les ajouter à un plan d’action à plus long terme.
