Cahier des Charges
Maintenance des systèmes de climatisation
Lycée Français Charlemagne
2021 - 2022
1. Introduction
Ce document a pour objet de décrire les clauses techniques particulières afin de renouveler le marché de la maintenance des systèmes de climatisation du Lycée Français Charlemagne à Pointe-Noire.
1.1.Contexte
Le Lycée Français Charlemagne se compose de 2 établissements et de 2 résidences :
Lycée Français Charlemagne Primaire (sis avenue Emmanuel Dadet)
Lycée Français Charlemagne Secondaire (Centre ville Avenue Bolobo)
Résidence Charlemagne R+2 (rue Zéphirin lassi - KM4)
Résidence Charlemagne R+3 (rue Zéphirin lassi - KM4) 1.2.Objectif
Le Lycée Français Charlemagne a décidé de confier la maintenance des systèmes de climatisation du Lycée Français Charlemagne afin de bénéficier des compétences d’un prestataire spécialisé et de s’assurer un service professionnel au meilleur coût.
1.3.Services attendus
Les prestations demandées dans le cadre de cet appel à la concurrence sont les suivantes :
Maintenir en condition opérationnelle les équipements existants
Conseiller les établissements dans l’évolution de ses besoins
Fournir un suivi des prestations réalisées 1.4.Identification des parties
Le marché sera passé entre Le Lycée Français Charlemagne et le prestataire. Cette activité sera pilotée, au sein de chaque site par le réfèrent technique de l’établissement, sous la supervision de l’Intendant et du Directeur Administratif et financier. Du côté prestataire l’activité sera pilotée par un superviseur nommément désigné.
1.5.Durée
Le marché sera conclu pour 12 mois à compter de la date de signature du contrat de maintenance.
A l’échéance du terme, Le Lycée Français Charlemagne informera par écrit le titulaire de sa décision de reconduite ou non du marché au moins 3 mois avant la fin de la durée de validité du marché.
1.6.Eléments de la réponse
Dans sa réponse, le candidat doit fournir les éléments suivants :
Présentation de la société et ses domaines d’activités
Expérience dans la réalisation de prestations similaires
Références dans le cadre de la consultation (sociétés et contacts)
Présentation du superviseur et de l’équipe technique
Méthodologie proposée : le candidat pourra présenter une ou plusieurs propositions avec différentes conditions et couts affectés.
Conditions générales d’exécution des prestations
Offre financière
1.7. Le détail de l’offre financière L’offre financière doit être dissociée en :
- Une offre financière pour la maintenance des splits des établissements du Lycée Français Charlemagne,
-Une offre financière pour la maintenance des splits des établissements de l’école primaire Français Charlemagne,
- Une offre financière pour la maintenance des systèmes de climatisation DRV pour les établissements du Lycée Français Charlemagne,
- Une offre financière pour la maintenance des splits des résidences Charlemagne.
L’offre financière doit comporter le plus de détails possibles, au minima :
- Le cout relatif à la maintenance physique des composants listés dans le paragraphe 2.2 y compris le remplacement des pièces défectueuses (ex : relais, sondes …).
- Une des options pourra être d’avoir à disposition dans nos établissements des pièces de rechange, diminuant ainsi le cout global de la maintenance.
- Les modalités de règlement 1.8.Visite des sites
Le prestataire a la possibilité d’effectuer des visites des sites afin de revoir les équipements actuels du parc (Primaire, Secondaire, Logements) et de pouvoir mieux présenter son offre.
Les candidats doivent faire parvenir, le plus tôt possible, avant la date limite de remise des offres leur demande par mail, en proposant les dates et plages de visites souhaitées.
Les visites se dérouleront sur rendez-vous fixé au préalable avec l’intendant ou le référent technique de chaque site:
- Intendant / Rombhot Edhem / 05 305 45 04 / intendant@lycee-charlemagne-pnr.com 1.9.Date limite des remises des offres
La date limite de remise des offres est fixée au 04 Mai 2021 à 17h30.
Les propositions devront être envoyées sous plis cachetés au Lycée Français Charlemagne à Mr le Proviseur Patrice HANNE.
Toute réponse réceptionnée après cette date ne sera pas prise en compte.
Si le candidat a besoin de renseignements complémentaires, il pourra écrire à l’adresse : intendant@lycee-charlemagne-pnr.com
La date limite pour les demandes de renseignements complémentaires est fixée au 23 avril à 17h30.
1.10. Critères d’attribution
Le marché sera attribué au soumissionnaire qui présentera l’offre la plus économiquement avantageuse compte-tenu des critères d’évaluations, listés -après :
Critères dévaluations :
Capacités techniques et financières
Expérience dans la réalisation de prestations similaires Composition et qualité de l’équipe
Méthodologie proposée
Respect du cahier des charges Présentation du dossier de réponse Coût de la prestation
2. Description de l’existant
2.1. Aperçu de l’architecture
Le Lycée Français Charlemagne cités dans le paragraphe 1.1, dispose d’un parc climatiseur et cassettes étendu sur plusieurs bâtiments.
Les équipements du parc comportent des splits, cassettes, groupes compresseurs, groupes DRV … et tout autre équipement à la disposition de l’utilisateur final.
Les équipements du réseau électrique ainsi que les groupes électrogènes font partie d’un autre marché.
2.2. Inventaire existant
Le tableau ci-dessous recense le matériel par établissement.
Il existe un inventaire détaillé par site qui pourra être communiqué suite à la demande du candidat en adressant sa demande à l’adresse : intendant@lycée-charlemagne-pnr.com
Splits Cassettes* Evapo* DRV
LFC Primaire 54 47 11 3
LFC Secondaire 76 39 11 2
Résidence
Charlemagne R+2
22 - - -
Résidence
Charlemagne R+3
56 - - -
Total 198 86 22 5
* les cassettes et évapos fonctionnent avec le système DRV
Il n’existera aucune obligation d’acheter de nouveaux équipements uniquement du candidat sélectionné et il reviendra au Lycée Français Charlemagne la liberté d’inclure les nouveaux achats sous la maintenance du candidat sélectionné ou non.
3. Description des prestations attendues
3.1. Degrés de criticité
Le niveau de maintenance sera en fonction de la : - Criticité des équipements
- Criticité des pannes
3.1.1. Criticité des équipements
- Un équipement critique est un équipement qui une fois en panne provoque une interruption totale ou partielle du service pour un très grand nombre d’utilisateurs.
- Un équipement est non critique lorsque, tombant en panne, il ne provoque pas d’interruption massive de service.
3.1.2. Criticité des pannes
Les pannes sont classées en trois catégories de criticité :
- Le Dysfonctionnement bloquant : désigne un problème affectant le service de régulation des organes vitaux de l’ensemble des matériels de climatisation.
- Le Dysfonctionnement majeur : affecte une fonction essentielle d’un équipement.
- Le Défaut : désigne une anomalie de fonctionnement affectant une fonction non essentielle d’un équipement.
La qualification des pannes sera définit en accord avec le Prestataire suite à la notification.
Au cas où le système proposé est sous forme de tickets incidents, le cout du ticket sera fonction de la criticité de la panne.
3.2. Niveaux de maintenance
Le prestataire doit détailler son « Accord de niveau service » (SLA : service level agreement) de façon à distinguer les différents niveaux de maintenance requis selon la criticité des équipements et des pannes définis dans le paragraphe 3.1
Le candidat doit inclure dans son offre financière toutes les options qu’il est en mesure d’offrir.
Le Lycée Français Charlemagne selon l’étude du risque et l’analyse des couts associés déterminera la prestation adéquate et informera le candidat sélectionné de son choix afin d’éditer le BC correspondant.
3.3. Types de maintenance
La maintenance des équipements et des matériels relatifs inclut : - La maintenance préventive,
- La maintenance corrective, - Le suivi
3.3.1. Maintenance préventive
Les prestations de maintenance préventive recouvrent au moins :
- Le diagnostic et le contrôle du fonctionnement des équipements de climatisation, - Le remplacement des pièces, éléments ou sous-ensembles défectueux, usés, cassés, ou présentant des traces d'une usure susceptible de compromettre le bon fonctionnement du matériel,
- Les réglages et ajustements nécessaires,
- La rédaction d’un rapport de visite de site dans les 5 jours ouvrés qui présente :
Les observations faites
Les modifications effectuées
Un plan d’actions correctives et de préconisations à prendre en charge : - Dans le cadre de la maintenance curative
- Ou d’une prestation spécifique à proposer par le titulaire.
Un choix circonstancié des évolutions souhaitables, ainsi que le mode et le délai de mise en œuvre.
3.3.2. Maintenance corrective
La maintenance corrective des matériels comprend, outre les pièces et la main-d’œuvre :, - Le diagnostic et la correction par maintenance sur site,
- La remise en état de fonctionnement des équipements,
- Le remplacement ou la réparation d’un équipement ou de toutes pièces composant les équipements, rendu nécessaire, soit par un vice du matériel, soit par l’usure résultant de l’utilisation conforme des dites pièces,
- La remise d’un compte rendu de réparation consignant les opérations effectuées.
3.3.3. Suivi
Le Prestataire effectue un suivi régulier du parc à maintenir, à travers : - La supervision et les tableaux de bord
- Les réunions de suivi
3.3.3.1. Supervision et tableaux de bord
Le prestataire fournit au Lycée Français Charlemagne mensuellement et suite aux visites de maintenances préventives, les indicateurs de suivi et de qualité suivante :
- Actions de maintenance préventive - Actions de maintenance corrective - Taux de pannes
- Taux de remplacement des équipements
Le Lycée Français Charlemagne peut à tout moment réclamer une version mise à jour de ces indicateurs.
3.3.3.2. Réunions de suivi
Le Lycée Français Charlemagne souhaite une réunion par trimestre, entre le superviseur du prestataire et l’intendant et tout autre protagoniste de l’établissement afin de faire un bilan opération en mettant l’accent sur les problèmes rencontrés, les erreurs commises et les correctifs apportés.
Les dates de ses réunions seront fixées en début de l’engagement et un compte rendu sera communiqué aux personnes concernées.
De réunions supplémentaires pourront avoir lieu selon le besoin et le déroulement des activités.
Sont traités dans les réunions :
- L’examen des actions effectuées depuis la dernière réunion,
- Le suivi du processus de gestion des erreurs et anomalies en cours,
- Le suivi et l'examen des indicateurs et tableaux de bord, ainsi que les décisions d'actions correctrices,
- Le suivi des interventions de support du Prestataire,
- L’examen de problèmes rencontrés par le Lycée Français Charlemagne ou le Prestataire dans l’exécution du marché.
4. Conditions de résiliation
En cas de manquements répétés du titulaire dans l’exécution de la prestation, le marché sera résilié de plein droit, aux torts exclusifs du titulaire.
5. Modalités de paiement
Contrôles Réglementaire et maintenance : le paiement se fera à terme échu mensuellement (30 jours après dépôt de la facture) sur présentation d’une facture faisant apparaître le numéro de contrat LFC.
La facturation sera adressée à : Lycée Français Charlemagne Services Financiers et Comptables
Dépannage : le paiement s’établira à terme échu (30 jours après dépôt de la facture), soit après l’intervention sur présentation d’une facture faisant apparaître l’installation réparée.
La facturation sera adressée à : Lycée Français Charlemagne Services Financiers et Comptables 6. Assurance
La société titulaire communiquera au Lycée Français Charlemagne après notification du contrat, les références de police d’assurance qu’elle a souscrite (responsabilité civile) pour couvrir les risques relatifs à l’exécution des prestations dans le cadre de la consultation.
7. Juridiction
En cas de litiges, les cocontractants s’efforceront de trouver une solution à l’amiable pour régler leur différend. A défaut d’entente, seul le tribunal dans la compétence
territoriale du Lycée Français Charlemagne à Pointe-Noire pourra être saisi.
8. Présentation des justificatifs des paiements des charges sociales
Une présentation des charges sociales réglées par l’entreprise de l’année en cours des agents mis à disposition dans l’établissement sera demandée.
