Cahier des Charges
Maintenance des groupes Électrogènes
Lycée Français Charlemagne
2021 - 2022
1. Introduction
Ce document a pour objet de décrire les clauses techniques particulières afin de renouveler le contrat de maintenance, entretien et suivi des groupes électrogènes du Lycée Français Charlemagne à Pointe-Noire.
1.1.Contexte
Le Lycée Français Charlemagne se compose de 2 établissements et de 2 résidences :
Lycée Français Charlemagne Primaire (sis avenue Emmanuel Dadet)
Lycée Français Charlemagne Secondaire (Centre ville Avenue Bolobo)
Résidence Charlemagne R+2 (rue Zéphirin lassi - KM4)
Résidence Charlemagne R+3 (rue Zéphirin lassi - KM4)
1.2.Objectif
Le Lycée Français Charlemagne a décidé de confier la maintenance, l’entretien et le suivi de ces groupes électrogènes afin de bénéficier des compétences d’un prestataire spécialisé et de s’assurer un service professionnel au meilleur coût.
1.3.Services attendus
Les prestations demandées dans le cadre de cet appel à la concurrence s ont les suivantes :
Maintenir en condition opérationnelle les équipements existants,
Conseiller les établissements dans l’évolution de ses besoins,
Fournir un suivi des prestations réalisées
1.4.Identification des parties
Le marché sera passé entre Le Lycée Français Charlemagne et le prestataire. Cette activité sera pilotée, au sein de chaque site par le réfèrent technique de l’établissement, sous la supervision de l’Intendant et du Directeur Administratif et financier. Du côté prestataire l’activité sera pilotée par un superviseur nommément désigné.
1.5.Durée
Le marché sera conclu pour 12 mois à compter de la date de signature du contrat de maintenance.
A l’échéance du terme, Le Lycée Français Charlemagne informera par écrit le titulaire de sa décision de reconduite ou non du marché au moins 3 mois avant la fin de la durée de validité du marché.
1.6.Eléments de la réponse
Dans sa réponse, le candidat doit fournir les éléments suivants :
Présentation de la société (domaine d’activité, politique QHSE, politique sociale, etc…)
Expérience dans la réalisation de prestations similaires
Références dans le cadre de la consultation (sociétés et contacts)
Présentation du superviseur et de l’équipe technique
Méthodologie proposée : le candidat pourra présenter une ou plusieurs propositions avec différentes conditions et couts affectés.
Conditions générales d’exécution des prestations
Offre financière
1.7. Le détail de l’offre financière L’offre financière doit être dissociée en :
- Une offre financière pour la maintenance des groupes électrogènes du Lycée Français Charlemagne Primaire,
- Une offre financière pour la maintenance des groupes électrogènes du Lycée Français Charlemagne Secondaire,
- Une offre financière pour la maintenance des groupes électrogènes des résidences Charlemagne.
L’offre financière doit comporter le plus de détails possibles, au minima :
- Le cout relatif à la maintenance physique de l’équipement listé dans le paragraphe 2.2 y compris le remplacement des pièces défectueuses.
- Une des options pourra être d’avoir à disposition dans nos établissements des pièces de rechange, diminuant ainsi le cout global de la maintenance.
- Les modalités de règlement
1.8.Visite des sites
Le prestataire a la possibilité d’effectuer des visites des sites afin de revoir les équipements actuels du parc (Primaire, Secondaire, Logements) et de pouvoir mieux présenter son offre.
Les candidats doivent faire parvenir, le plus tôt possible, avant la date limite de remise des offres leur demande par mail, en proposant les dates et plages de visites souhaitées.
Les visites se dérouleront sur rendez-vous fixé au préalable avec l’intendant ou le référent technique de chaque site:
- Intendant / Rombhot Edhem / 05 305 45 04 / intendant@lycee-charlemagne-pnr.com
1.9.Date limite des remises des offres
La date limite de remise des offres est fixée au 4 Mai 2021 à 17h30.
Les propositions devront être envoyées sous plis cachetés au Lycée Français Charlemagne à Mr le Proviseur Mr Patrice HANNE .
Toute réponse réceptionnée après cette date ne sera pas prise en compte.
Si le candidat a besoin de renseignements complémentaires, il pourra écrire à l’adresse : intendant@lycee-charlemagne-pnr.com
La date limite pour les demandes de renseignements complémentaires est fixée au 23 avril à 17h30.
1.10. Critères d’attribution
Le marché sera attribué au soumissionnaire qui présentera l’offre la plus économiquement avantageuse compte-tenu des critères d’évaluations, listés -après :
Critères dévaluations :
Capacités techniques et financières
Expérience dans la réalisation de prestations similaires Composition et qualité de l’équipe
Méthodologie proposée
Respect du cahier des charges
Présentation du dossier de réponse Coût de la prestation
2. Description de l’existant
2.1. Aperçu de l’architecture
Le Lycée Français Charlemagne cités dans le paragraphe 1.1, dispose d’un parc de 4 groupes électrogènes.
Les équipements du réseau électrique ainsi que les systèmes de climatisation font partie d’un autre marché.
2.2. Inventaire existant
Le tableau ci-dessous recense le matériel par site.
Groupe électrogène Observations : Marque :SDMO;
Puissance : 200kVA Série :J200K13016617
Date de mise en service : 2013 Nombre de GE : 1
LYCEE CHARLEMA GNE
Groupe électrogène Observations :
Marque : SDMO ; Puissance : 44kVA Série : J44K1601560
Date de mise en service : 2016 Nombre de GE : 1
ECOLE CHARLEMA GNE
Groupe électrogène Observations : Marque : SDMO ;
Puissance : 220 kVA Série : J220C215007645 Date de mise en service : Nombre de GE : 1
ECOLE CHARLEMA GNE
Groupe électrogène Observations :
Marque : SDMO ; Puissance : 165 kVA Série : J165
Date de mise en service :nc Nombre de GE : 1
RESIDENCES CHARLEMA GNE
Il n’existera aucune obligation d’acheter de nouveaux équipements uniquement du candidat sélectionné et il reviendra au Lycée Français Charlemagne la liberté d’inclure les nouveaux achats sous la maintenance du candidat sélectionné ou non.
3. Description des prestations attendues
Le prestataire assure l’entretien, le dépannage et le maintien en bon état de fonctionnement des installations. Les entreprises pourront en aucun cas faire état d’imprécisions ou d’oublis concernant les prestations demandées.
3.1. Contrôle et Maintenance
Le prestataire réalisera les visites de façon mensuelle.
Il exécutera entre autres les tâches suivantes : - Etat général du matériel et du local.
- Vérification du serrage de la boulonnerie apparente (portes de visite, capotage, moteur sur châssis ...)
- Vérification de l’état des supports anti-vibratiles.
- Vidange du carter d’huile et refaire le plein tous les 24 mois.
- Vérification des niveaux et refaire les niveaux si nécessaire.
- Vérification de la tension des courroies.
- Nettoyage du filtre à air.
- Remplacement de la cartouche du filtre à combustible et nettoyage du filtre.
- Nettoyage du pré-filtre à combustible et purge.
- Contrôle du circuit de refroidissement.
- Vérification de l’étanchéité entre le filtre à air et le collecteur d’admission.
- Vérification de l’étanchéité des flexibles et raccords de combustible et d’huile.
- Vérification de l’étanchéité des circuits d’huile, combustible et refroidissement.
- Vérification du circuit d’échappement.
- Vérification du jeu axial et radial du turbo.
- Vérification du bon fonctionnement des automatismes.
- Vérification du serrage des bornes de batteries et graissage, contrôle densité niveau électrolyte.
- Vérification du niveau des éléments de batterie et contrôle de l’électrolyse.
- Vérification du bon fonctionnement du chargeur de batteries - Vérification du serrage des connexions.
- Vérification des sécurités et alarmes (pression d’huile, refroidissement, surcharge alternateur, survitesse...)
- Essais en démarrage manuel et en démarrage automatique.
- Essais des arrêts d’urgence.
- Essais en charge pendant une heure si possible.
3.2. Dépannage
Tous les travaux n’entrant pas dans le cadre de la maintenance feront l’objet d’un devis par le prestataire et l’envoi d’un bon de commande de la part du Lycée Français Charlemagne.
3.3.3. Suivi
Le Prestataire effectue un suivi régulier du parc à maintenir, à travers : - La supervision et les tableaux de bord
- Les réunions de suivi
3.3.3.1. Supervision et tableaux de bord
Le prestataire fournit au Lycée Français Charlemagne mensuellement et suite aux visites de maintenances préventives, les indicateurs de suivi et de qualité suivante :
- Actions de maintenance préventive - Actions de maintenance corrective - Taux de pannes
- Taux de remplacement des équipements
Le Lycée Français Charlemagne peut à tout moment réclamer une version mise à jour de ces indicateurs.
3.3.3.2. Réunions de suivi
Le Lycée Français Charlemagne souhaite une réunion par trimestre, entre le superviseur du prestataire et l’Intendant et tout autre protagoniste de l’établissement afin de faire un bilan opération en mettant l’accent sur les problèmes rencontrés, les erreurs commises et les correctifs apportés.
Les dates de ses réunions seront fixées en début de l’engagement et un compte rendu sera communiqué aux personnes concernées.
De réunions supplémentaires pourront avoir lieu selon le besoin et le déroulement des activités.
Sont traités dans les réunions :
- L’examen des actions effectuées depuis la dernière réunion,
- Le suivi du processus de gestion des erreurs et anomalies en cours,
- Le suivi et l'examen des indicateurs et tableaux de bord, ainsi que les décisions d'actions correctrices,
- Le suivi des interventions de support du Prestataire,
- L’examen de problèmes rencontrés par le Lycée Français Charlemagne ou le Prestataire dans l’exécution du marché.
4. Conditions de résiliation
En cas de manquements répétés du titulaire dans l’exécution de la prestation, le marché sera résilié de plein droit, aux torts exclusifs du titulaire.
5. Modalités de paiement
Contrôles Réglementaire et maintenance : le paiement se fera à terme échu (30 jours après dépôt de la facturation) mensuellement sur présentation d’une facture faisant apparaître le numéro de contrat LFC.
La facturation sera adressée à : Lycée Français Charlemagne Services Financiers et Comptables
Dépannage : le paiement s’établira à terme échu, soit après l’intervention sur présentation d’une facture faisant apparaître l’installation réparée.
La facturation sera adressée à : Lycée Français Charlemagne Services Financiers et Comptables
6. Assurance
La société titulaire communiquera au Lycée Français Charlemagne après notification du contrat, les références de police d’assurance qu’elle a souscrite (responsabilité civile) pour couvrir les risques relatifs à l’exécution des prestations dans le cadre de la consultation.
7. Juridiction
En cas de litiges, les cocontractants s’efforceront de trouver une solution à l’amiable pour régler leur différend. A défaut d’entente, seul le tribunal dans la compétence territoriale du Lycée Français Charlemagne à Pointe-Noire pourra être saisi.
8. Présentation des justificatifs des paiements des charges sociales
Une présentation des charges sociales réglées par l’entreprise de l’année en cours des agents mis à disposition dans l’établissement sera demandée.
