Repères pour la prise de fonction

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Juin 2020

Repères pour la prise de fonction

Personnels de direction

Lauréats du concours Lauréats de la liste d’aptitude Bénéficiaires d’un détachement

Document téléchargeable à l’adresse www4.ac-nancy-metz.fr/cadres Rubrique Personnels de direction >>> Cohorte 2020

Délégation académique à la formation des personnels d’encadrement

Direction des ressources humaines

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Dans quelques semaines, vous allez prendre des fonctions de direction, en tant que chef d’établissement adjoint, dans un établissement public local d'enseignement (EPLE) avec la perspective d’inscrire votre action sur au moins trois ans.

Il importe de mesurer rapidement les principales spécificités de cet EPLE, d'en comprendre le fonctionnement et de s’approprier les lieux.

Si certains d’entre vous ont déjà fait fonction d’adjoint, nombreux sont ceux qui vont découvrir l’organisation et le fonctionnement d’un établissement scolaire d’un nouveau point de vue : celui de l’équipe de direction, pour qui l’anticipation et la plus grande sérénité sont requises.

Pour faciliter votre prise de fonction, vous trouverez dans cette brochure :

 une grille d’analyse de l’établissement pour une prise de connaissance plus aisée,

 quelques conseils pratiques concernant la première visite et le logement de fonction.

La formation statutaire dont vous bénéficierez pendant un an et qui sera prolongée d’une période de formation continue obligatoire en N+1, devra vous permettre d’acquérir les connaissances et les compétences pour être progressivement opérationnel et assumer pleinement les missions de personnel de direction.

Placé sous la responsabilité du chef d’établissement d’affectation pour votre stage en établissement, vous serez également accompagné dans votre parcours individuel de formation par un référent de formation.

Ce document, destiné à vous aider dans votre prise de fonction et votre positionnement dans votre nouveau corps, n'est pas exhaustif. Vos remarques et suggestions pour le compléter seront les bienvenues.

Au titre de la Délégation académique pour la formation des personnels d’encadrement, nous vous souhaitons une bonne prise de fonction.

Patrick TEULADE

Conseiller technique pour les établissements et la vie scolaire

Responsable de la formation professionnelle statutaire des personnels de direction

[email protected] [email protected]

T. 03 83 86 25 32

Pierre-Jean VERGÈS Inspecteur d’académie Délégué académique à la formation des

personnels d’encadrement

[email protected] [email protected]

DAFPE Nancy‐Metz – 2020/2021 >>> Pour une prise de fonction réussie

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Prendre connaissance de son établissement d’affectation

1. Les documents à connaître

Lors des premiers contacts, il est conseillé de prendre connaissance des documents répertoriés ci-dessous, dans la mesure où ils ont été établis :

 Organigramme et liste des personnels (y compris dans la perspective de la rentrée 2019 : postes créés, supprimés, départs à la retraite, …)

 Procès-verbaux du conseil d'administration de l'année en cours mais aussi des deux dernières années

 Tableaux de bord : consulter les indicateurs relatifs à l’Aide au pilotage et à l'auto-évaluation des établissements ( accès via le PIAL et le serveur ARENA)

 Projet d'établissement et contrat d’objectifs

 Bilan pédagogique et éducatif annuel

 Carnet de liaison

 Règlement intérieur et registre des punitions et sanctions

 Compte(s) rendu(s) du Conseil pédagogique

 Compte(s) rendu(s) du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT)

 Compte(s) rendu(s) du Comité d’Éducation à la Santé et à la Citoyenneté (CESC)

 Compte(s) rendu(s) du conseil école-collège

 Compte(s) rendu(s) des commissions éducatives

 Compte rendu de l’Association Sportive (A.S.), du Foyer Socio Educatif (F.S.E.) et/ou de la Maison des Lycéens (MdL)

 Suivi des incidents (tableau de bord, …)

 Suivi de l’absentéisme (tableau de bord, …)

 Calendrier pédagogique de l'année en cours (en particulier : les grandes manifestations, les épreuves communes)

 Les différents contrats : assistants d’éducation (AED), assistants pédagogiques, assistant chargé de prévention et de sécurité (APS), services civiques, contrats aidés… (lettres de mission, durée restante…)

 …

2. Prendre connaissance de l'établissement, de son environnement, de sa population Les principales questions à se poser, à poser, mais jamais en une seule fois ...

 L'établissement

 Quelle est son histoire ? Depuis combien de temps fonctionne-t-il ? Quelle est sa situation au sein du bassin d’éducation formation (BEF) ?

 Des contraintes ont-elles pesé sur sa construction ?

 Quelle est la distribution des bâtiments ? des locaux ? Comment répondent-ils aux besoins ? Dans quel état sont- ils ? Qui assure les petits travaux d'entretien courant ?

 Quels sont les gros travaux réalisés ces dernières années ? Quels sont les gros travaux prévus ?

 Y a-t-il un projet de restructuration ou de construction ?

 La sécurité des locaux est-elle facilement assurée ? Comment est assurée la sécurité incendie ? Le Plan Particulier de Mise en Sûreté (PPMS) ? Le plan de prévention de la violence ? Le diagnostic de sécurité ? de sûreté ? Quelle est l’identité du correspondant police ou gendarmerie ?

 L’établissement est-il accessible aux personnes en situation de handicap ?

 Multiplicité des accès et dangers éventuels ;

 Ateliers ? Machines ? Mise en conformité ?

 Les installations sportives sont-elles intégrées à l'établissement ? Qui les gère ?

 Qualité des services annexes : demi-pension, internat ;

 Quelle signalétique ?

 Quelle place pour les associations de parents d’élèves ? Quels moyens matériels sont mis à disposition (boîte aux lettres, panneaux d’affichage, locaux éventuels…) ?

 Où et comment se fait le stationnement des véhicules des personnels ?

 Modalités de transport des élèves (y compris les aires d’arrivée et de départ des bus scolaires)

 Horaires des cours, sonnerie

 …

# 2

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 La structure et les dispositifs

 Formations dispensées (y compris en formation continue et par apprentissage)

 Nombre de classes, de groupes (quelles sont les capacités d'accueil théorique ? L'effectif réel ? Son évolution sur les trois dernières années et les prévisions pour la prochaine rentrée ?)

 Dispositifs spécifiques (SEGPA, ULIS, section européenne, section sportive, dispositifs relais, école ouverte, 3^ème prépa-pro, internat …)

 Ateliers de pratiques artistiques, classes à projet artistique et culturel, ateliers scientifiques et techniques…

 Dispositifs de remédiation

 Modalités de mise en œuvre de la réforme de la voie professionnelle ou du lycée (en particulier accompagnement personnalisé, tutorat, enseignements d’exploration, dispositifs passerelles…) ou de la réforme du collège

 Place du numérique dans l’établissement (espace numérique de travail, site…)

 Effectif des personnels, catégories présentes, titulaires, stagiaires, taux de renouvellement au sein des différentes catégories de personnel

 Ouverture/fermeture de formations à la rentrée – création/suppression de postes

 Le secteur et la population scolaire

 Quelle est la situation de l'établissement dans son agglomération d’implantation ? (centre, périphérie...)

 Quel est son secteur de recrutement ?

 De quel type est son environnement ? (urbain, banlieue, rural, rurbain, ...) ? Quelles sont les relations avec la commune, le conseil départemental/régional ?

 Comment les élèves se rendent-ils dans l'établissement ?

 L'établissement est-il intégré à un réseau d’éducation prioritaire (REP) ?

 Quelle est la proportion de boursiers, d'élèves aidés par les fonds sociaux ?

 Quel est le nombre de demi-pensionnaires et de commensaux ? Évolution ?

 S'il y a un internat, quel est l'effectif ? Son évolution ? Des élèves extérieurs à l’EPLE sont-ils hébergés ? Hébergent-ils des étudiants ?

 Quel est le niveau scolaire des élèves (évaluations diverses, DNB, 2nde, bac) ?

 Quels sont les taux de passage ? Comment se situent-ils par rapport à l'académie ?

 Les demandes de dérogation sont-elles nombreuses ? Quels sont leurs motifs ?

 Des élèves bénéficient-ils d’un suivi éducatif particulier en lien avec une problématique médicale (PAP, PAI, PPS…)

 Des élèves bénéficient-ils de l’aide sociale à l’enfance ou d’un suivi judiciaire ? Certains sont-ils en foyer ?

 Les parents sont-ils présents dans l'établissement ?

 Comment est perçue leur participation à la vie de l'EPLE ?

 A quelle catégorie socio-professionnelle appartiennent majoritairement les familles ?

 Quelle est la composition la plus habituelle des familles (nombreuses, mono parentale) ?

 Y a-t-il des associations qui jouent un rôle important dans le secteur ? Dans ce cas, y a-t-il des interlocuteurs privilégiés ? Sont-elles être associées à l’accompagnement éducatif, au dispositif Devoirs faits ?

 Les choix pédagogiques

 Quels sont les axes du projet d’établissement et du contrat d’objectifs ?

 Y-a-t-il des démarches innovantes, des expérimentations en cours ?

 Le conseil pédagogique : missions, composition… ?

 Le conseil école-collège : missions, composition… ?

 L'Établissement et le Réseau des bassins d’éducation et de formation ?

 Qui est l’animateur du bassin ?

 Quels sont les thèmes de travail abordés au sein du bassin ?

# 3

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Prendre connaissance de son établissement d’affectation

3. L'équipe de direction - ses domaines d’activité – ses collaborateurs – ses partenaires

 La direction de l'établissement

 L'équipe de direction : sa composition

 Quel est le rôle de l’adjoint gestionnaire dans la vie de l'établissement ?

 Quel est le rythme des réunions de direction ? Y a-t-il un ordre du jour ? Quels personnels y sont associées (directeurdélégué aux enseignements technologiques et professionnels, directeur adjoint de SEGPA, …)

 Quelle est a priori la répartition des tâches et missions entre le chef et le chef d’établissement adjoint ?

 Existe-t-il des temps de concertation, des moments spécifiques de communication entre le chef d'établissement et le chef d’établissement adjoint ?

 Comment est organisé le secrétariat du service de direction ?

 La préparation de la rentrée

 Qui constitue les classes ? Sur quels critères ?

 Comment s’organise l'accueil des élèves à la rentrée ? (accueil échelonné des élèves selon les niveaux, présence des familles, …)

 Y a-t-il un dossier de pré-rentrée remis aux personnels ? aux professeurs principaux ? un livret d’accueil pour les personnels nouvellement nommés ?

 Comment se fait la nomination des professeurs principaux et des professeurs coordonnateurs ?

 Y a-t-il des professeurs coordonnateurs par discipline et/ou par niveau ?

 Répartition des tâches dans et entre les services

 Répartition des tâches, notamment au sein des secrétariats et entre les secrétaires (existe-t-il des profils de poste, des lettres de mission (ou des fiches de poste) pour les différents personnels ?

 Appropriation et circulation de l'information (courrier, tableaux d’affichage, lettre d’information, courriel, ENT…).

 Qui assure la liaison avec les services de l'intendance ?

 Comment se réalise la gestion des personnels (enseignants, non enseignants) au quotidien ?

 Accord des autorisations d'absences des personnels : la décision est-elle partagée ?

 Des personnels ont-ils des missions particulières (avec IMP ?) : référents culture, vie lycéenne… Coordonnateur TICE …

 La Vie scolaire

 Quelle est l'implication du CPE (s’il y en a) dans le projet d'établissement et le contrat d’objectifs ?

 Y a-t-il une réunion régulière de vie scolaire ? Qui la préside ? Quelle est sa composition ?

 Y a-t-il un internat ?

 Comment sont assurées les astreintes administratives liées à l'internat (CPE, membres de l'équipe de direction ou autres) ?

 Y a-t-il un cahier d'internat avec des procédures ?

 Le professeur documentaliste et le CDI

 Quel est le rayonnement du CDI dans l'établissement ? (consulter les statistiques de fréquentation des élèves et de prêts d’ouvrages, ainsi que le fonds documentaire disponible).

 Existe-t-il une politique documentaire ?

 Horaires d’ouverture ?

 L'infirmière – l’assistante sociale

 Présence à temps plein ou à temps partiel ?

 Local spécifique ? Équipement ?

 Implication dans la vie pédagogique et éducative de l’établissement (GLDS, CESC, …) [ se renseigner sur les permanences du médecin scolaire ]

 Le psychologue de l’éducation nationale

 Quel est le rôle du du psychologue de l’éducation nationale dans la politique de l'établissement ?

 Local et matériel spécifiques ?

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 Partenariat avec les collectivités locales, la police, la justice

 Qui sont les élus locaux présents au conseil d’administration ? Quels sont les interlocuteurs privilégiés au sein de la collectivité de rattachement ?

 Quels sont les correspondants police (ou gendarmerie) et justice de l’établissement ? Existe-t-il des protocoles précis de transmission d’informations, des actions partenariales en cours ou prévues ?

 Les associations de parents d’élèves

Il est fondamental de rapidement faire connaissance des principaux représentants des parents d’élèves de votre établissement d’affectation. Ils constitueront des interlocuteurs privilégiés tout au long de l’année.

 Quelles sont les associations de parents d’élèves présentes dans l’établissement ?

 Quels sont les taux de participation aux élections ?

 Quelle est la présence des délégués-parents lors des différents conseils (CA mais aussi conseils de classe) ou de manifestations telles que les rencontres avec les professeurs, les réunions d’information sur l’orientation, les manifestations éducatives ? …

 Des dispositifs particuliers de partenariat avec les parents d’élèves existent-ils dans l’établissement ? (bourses aux livres, mallette des parents, ouvrir l’École aux parents pour réussir l’intégration …)

4 - Les conseils, commissions, associations institutionnels au sein de l'E.P.L.E.

Ces instances sont nombreuses au sein des EPLE et certaines prennent localement des formes diverses et spécifiques. Il vous appartient d’en faire l’inventaire exact, de prendre connaissance de leurs missions, de leur composition, de leur périodicité, des comptes rendus de séance.

 Conseil d’administration et Commission permanente

 Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)

 Conseil pédagogique

 Conseils d’enseignement

 Comité d’éducation à la santé et à la citoyenneté (CESC)

 Commission éducative

 Conseil des délégués

 Conseil de la vie lycéenne ou de la vie collégienne

 …

 Conseil école-collège

 …

 Ressources sitographiques

 www.education.gouv.fr (site du ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche)

 Eduscol.education.fr (site de la direction générale de l’enseignement scolaire)

 www.esen.education.fr (site de l’École supérieure de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche)

Il est fortement conseillé de s’inscrire aux lettres d’actualités diffusées par courriel par les sites ministériels (dont le BO, l’actualité d’Éduscol, …).

 www.fonction-publique.gouv.fr (Portail du ministère de la fonction publique)

 www.service-public.fr (site officiel de l’administration française)

 circulaire.legifrance.gouv.fr/ (répertoire de toutes les circulaires initiées par les administrations et ministères)

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Fiche pratique

La première visite et le logement de fonction

Dès l’annonce de votre affectation, il est fortement recommandé de prendre contact rapidement avec votre chef d’établissement et votre prédécesseur. Ne multipliez pas les questions par téléphone et convenez d’un rendez-vous dans les jours qui suivent. Avant la rentrée, il est également fondamental de demander, sous couvert du chef d’établissement, une audience à l’IA-DASEN de tutelle pour vous présenter (cette demande est à formuler par courrier ; dans le cas d’un courriel, bien respecter les normes des écrits administratifs).

1 - Le bureau

 Repérer les lieux.

 Apprécier son accessibilité, son aménagement et son équipement.

Ne formulez pas immédiatement des demandes de réaménagement et de rééquipement, sauf si votre chef d’établissement vous y invite. Dans ce cas, limitez-vous au strict nécessaire : vous aurez le temps, à l’issue de la rentrée, pour progressivement créer votre espace de travail.

2 - Les extérieurs

 Avant tout, se localiser, repérer les différents bâtiments ;

 Observer les circulations, les accès ;

 Apprécier l’état général de l’établissement et de ses abords.

3 - Le logement de fonction

 Où trouver les textes en vigueur ?

 Dans le Recueil des Lois et Règlements : 218.0 à 218.6 – 364.0 (www.legifrance.gouv.fr) ;

 Seule une dérogation à l’obligation de résidence (si votre poste est logé) donnée par le rectorat vous autorise à ne pas résider dans l’établissement. Toute démarche doit s’effectuer sous couvert du chef d’établissement.

 Demander à visiter votre futur logement

 Vérifier si le logement propose le nombre de pièces déclaré avec le poste ;

 Visiter ce logement avec le double regard d’un locataire ordinaire et d’un fonctionnaire logé ;

 En apprécier l’ordonnancement et l’état général : - Proposer éventuellement un état des lieux ;

- D’ici la rentrée, il sera difficile de pouvoir faire réaliser des travaux d’importance (tout au plus quelques menus arrangements) ;

- Il serait extrêmement maladroit d’attirer l’attention par des exigences excessives, car vous êtes attendu sur d’autres priorités.

 Demander, si ce n’est pas le cas, l’installation d’une ligne téléphonique privée. Se renseigner sur les forfaits électricité et/ou gaz attachés au logement de fonction ;

 Repérer les modalités de stationnement dans l’enceinte de l’EPLE, aux abords du logement de fonction ? Emplacement(s) réservé(s) ? (Y compris pour vos éventuels conjoint, enfant(s), proches)

 Ne pas oublier que bénéficier d’un logement de fonction, c’est jouir d’avantages et se soumettre à des servitudes.

Il est nécessaire de s’informer sur :

- le fonctionnement du standard hors des heures d’ouverture, la nuit, le week-end, les vacances ; - le partage des permanences téléphoniques ;

- le partage des permanences de sécurité et des astreintes administratives (surtout en cas de présence d’un internat).

 Fixer d’un commun accord une date de déménagement.

- Faites en sorte d’être installé autour du 21 août ;

- Vous pourrez ainsi vous consacrer pleinement à votre prise de fonction.

# 6

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>>> Pour une prise de fonction réussie

T. 0383862023

[email protected]

Division des personnels d’administration et d’encadrement [DPAE] : T. 0383862084 (secrétariat de la division)

T. 0383862271 (Bureau DPAE 4 - Gestion des personnels d'inspection et de direction) [email protected]

Délégation académique de soutien à l’action éducative et aux établissements [DASAEE]

T. 0383862533 (secrétariat de la délégation, y compris pour les IA-IPR EVS) [email protected]

Inspecteurs d’académie, inspecteurs pédagogique régionaux établissements et vie scolaire

 Claude BOSSU, [email protected]



Pierre-Jean VERGÈS, [email protected] / [email protected]

 Annick PASTWA, [email protected]