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Regionalkomitee für Europa EUR/RC70/8(I)
70. Tagung
Virtuelle Tagung, 14.–15. September 2020 11. August 2020
200582
Punkt 6 der vorläufigen Tagesordnung ORIGINAL: ENGLISCH
Bericht über Rechenschaftslegung und Regelkonformität beim WHO-Regionalbüro für Europa
Dieses Dokument enthält einen Grundriss des Berichts, der dem WHO-Regionalkomitee für Europa auf seiner 70. Tagung im September vorgelegt wird.
In diesem Bericht werden Informationen über die Verpflichtung des WHO-Regionalbüros für Europa zu einer verbesserten Rechenschaftslegung und Transparenz durch verstärkte Bemühungen um Regelkonformität, Risikomanagement, Einhaltung ethischer Grundsätze und interne Kontrollrahmen präsentiert.
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Hintergrund
1. Zur Erfüllung seines Auftrags hat sich das WHO-Regionalbüro für Europa dazu verpflichtet, Rechenschaftslegung, Transparenz und die Einhaltung ethischer Grundsätze in allen Dienststellen zu gewährleisten. Die internen Kontrollen beim Regionalbüro bestehen aus drei „Verteidigungslinien“:
• operative Steuerung
• Beratung zu Fragen der Kontrolle
• Prüfungs- und Evaluationsfunktionen.
2. Ein wirksames Unternehmensrisikomanagement beinhaltet angemessene Zusicherungen hinsichtlich der Verwirklichung der erwarteten Ergebnisse. Dies wird durch Zuweisung von Rechenschaftspflichten in Zuständigkeitsbereichen, durch Nutzung von Anwendungen der Risikoabschätzung bei der Planung, Beobachtung und Umsetzung des Programmhaushalts sowie durch Erfassung der Risiken in dem organisationseigenen Risikoregister ermöglicht.
3. Die Regelung der Übertragung von Befugnissen vom Generaldirektor der WHO auf den Regionaldirektor für Europa und die Vollständigkeitserklärung des Regionaldirektors an den Generaldirektor der WHO, die beide auf der Website der WHO öffentlich zugänglich sind, beinhalten jeweils eine Zusicherung der Funktionsfähigkeit der internen Kontrollmechanismen im Rahmen der Zuständigkeiten des Regionaldirektors.
Ethik
4. Das Regionalbüro hat Ethik-Schulungen in alle Einführungs-Workshops für neue Mitarbeiter sowie alle Workshops für den Kapazitätsaufbau in Länderbüros aufgenommen. Seit 2017 finden Einführungs-Workshops für neue Mitarbeiter zweimal pro Jahr statt. Die Büros der WHO in der Europäischen Region haben das obligatorische Ausbildungsmodul zur Prävention von sexueller Ausbeutung, sexuellem Missbrauch sowie sexueller und anderer Formen von Belästigung zu 100% erfüllt.
5. 2020 wurde aufgrund der besonderen Situation infolge des Ausbruchs der Coronavirus- Krankheit (COVID-19) damit begonnen, die Einführungs-Workshops als Online- Veranstaltungen durchzuführen. Dabei werden verschiedene Optionen wie etwa voraufgenommene und virtuelle Sitzungen geprüft, die potenziellen Teilnehmern Flexibilität ermöglichen sollen.
6. In der Europäischen Region sind alle Mitarbeiter mit Funktionen in Zusammenhang mit der Übertragung finanzieller Befugnisse und im Beschaffungswesen (Procurement Requestor) verpflichtet, jährlich eine Interessenerklärung vorzulegen.
7. 2020 wurden 495 Bedienstete in der Europäischen Region gebeten, eine Interessenerklärung beim Büro für Regelkonformität, Risikomanagement und Ethikfragen im WHO-Hauptbüro abzugeben, dessen Mitarbeiter diese Erklärungen überprüfen, sich mit etwaigen bejahenden Antworten befassen und den betreffenden Bediensteten direkt Rückmeldung geben.
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Risikomanagement
8. Gegenwärtig wird ein Ausbildungsmodul für Risikomanagement erprobt, das auf einem beim WHO-Regionalbüro für Afrika angewandten Modell basiert. Es soll in der Europäischen Region eingeführt werden und wird für alle Ansprechpersonen für das Risikoregister verbindlich sein. Dieser Prozess hat sich aufgrund der COVID-19-Pandemie verzögert.
9. Im Programmhaushalt 2020–2021 wurde das Risikomanagement erstmals in den operativen Planungszyklus einbezogen und ist nun Teil der Berichterstattung über die Arbeitspläne der einzelnen Haushaltszentren. Nach dem ersten Durchgang im vergangenen Juni wurde das Risikoregister für 2020 von den lokalen Ausschüssen der einzelnen Länderbüros für Regelkonformität und Risikomanagement (sofern vorhanden) und den Abteilungen des Regionalbüros eingeführt.
10. Die Überprüfung und Änderung des Risikoregisters wird einen Teil des Prozesses der Überarbeitung der Geschäftsabläufe darstellen, die im Rahmen des Umgestaltungsprozesses beim Regionalbüro zwischen Mai und September vorgenommen wird.
11. Die auf hoher Ebene angesiedelten Risiken (high-level risks) für das Regionalbüro wurden als Teil der operativen Planung für den Programmhaushalt 2020–2021 neu definiert.
Angesichts der geringen Anzahl an relevanten Risiken (significant risks) und der Tatsache, dass keine schwerwiegenden Risiken (severe risks) vorlagen, berief die oberste Leitungsebene des Regionalbüros keinen separaten regionsweiten Ausschuss für Regelkonformität und Risikomanagement ein, sondern nimmt diese Aufgabe selbst wahr.
12. Nach dem Abschluss des Übergangsprozesses wird die neue oberste Leitungsebene vierteljährlich Sitzungen zum Thema Regelkonformität und Risikomanagement abhalten.
Regelkonformität
13. Das Regionalbüro wird über die im Jahr 2020 bis zum Zeitpunkt der Erstellung des Berichts für das WHO-Regionalkomitee für Europa durchgeführten Programmmanagement- und Verwaltungsprüfungen Bericht erstatten. Der Bericht wird besonderes Augenmerk auf vorbildliche Praktiken und Bereiche mit Verbesserungspotenzial in der Tätigkeit der Länderbüros in der Europäischen Region legen. Dieser Prozess ist aufgrund der COVID-19- Pandemie vorübergehend zum Stillstand gekommen.
14. Auf der jährlichen Prüfliste zur Selbstbewertung für den internen Kontrollrahmen für das Jahr 2019 stuften sich die Haushaltszentren im Regionalbüro selbst als stark ein: mit einem Wert von 3,67 von 4,00, im Vergleich zu 3,64 im Vorjahr.
15. Für das im Anschluss an die Selbstbewertung durchgeführte Validierungsverfahren im Jahr 2019 wurden die Einstufungen anhand einer Reihe von maßgeblichen zentralen Leistungsindikatoren überprüft, und die Haushaltszentren erhielten entsprechende Rückmeldungen, um sicherzustellen, dass die Antworten in der Prüfliste sich soweit wie möglich an den maßgeblichen Messungen aus dem letzten Jahr orientieren. Alle Haushaltszentren wurden weiterhin darin bestärkt, Erklärungen zu den ergriffenen Maßnahmen abzugeben, in denen die empfohlenen Verbesserungen aufgeführt sind.
16. Die Übersichtstafeln für das Management und die zentralen Indikatoren für Regelkonformität, Leistungsfähigkeit und Risiko werden im Hinblick auf ihre Einführung in
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Laufe des Jahres 2020 überarbeitet, allerdings vorbehaltlich etwaiger Prioritäten aufgrund der COVID-19-Pandemie; dies geschieht in Zusammenarbeit mit der Abteilung Geschäftsabläufe beim WHO-Hauptbüro. Die konkreten Ziele lauten:
• Standardisierung der Tools (z. B. Microsoft Power BI zur Schaffung einer gemeinsamen Übersichtstafel);
• Standardisierung der organisationseigenen Übersichtstafeln und der zentralen Leistungsindikatoren. Die Standardisierung der organisationseigenen Übersichtstafeln stellt eine vorrangige Aufgabe für den Beigeordneten Generaldirektor für Geschäftsabläufe sowie für alle Leiter der für Geschäftsabläufe zuständigen Dienststellen in folgenden Geschäftsbereichen dar: personelle Ressourcen, Beschaffungswesen, Finanzen, Programm- und Ressourcen- Management u. a.; und
• Speisung neuer Übersichtstafeln aus einem Datensatz, der in einem von der Abteilung Geschäftsabläufe beim WHO-Hauptbüro geführten und täglich aktualisierten Datendepot gespeichert ist. Die Datenquellen sind hierbei das Globale Management-System, das System für Leistungsmanagement und Mitarbeiterentwicklung, andere Organisationen der Vereinten Nationen und sonstige fachbezogene Ad-hoc-Daten der WHO. Das Datendepot enthält standardisierte Aggregate oder Zusammenfassungen und stimmt daher mit den Transaktionsdaten aus dem GSM überein.
Interne Rechenschaftslegung und Rechnungsprüfung
17. In dem endgültigen Bericht wird eine Überprüfung der durchgeführten internen und externen Rechnungsprüfungen vorgenommen und ein aktueller Überblick über die Empfehlungen und Fortschritte in der Europäischen Region gegeben.
18. Im ersten Quartal 2020 führte das Büro für interne Aufsichtsdienste (IOS) eine operative Rechnungsprüfung durch, um die Wirksamkeit der Steuerungsprozesse, des Risikomanagements und der Kontrollverfahren der Abteilung Verwaltung und Finanzen (DAF) beim Regionalbüro zu bewerten. Insgesamt wurde während der Rechnungsprüfung festgestellt, dass die zur Verringerung der zentralen Risiken in der Abteilung Verwaltung und Finanzen umgesetzten Kontrollmechanismen zufriedenstellend waren. Eine Zusammenfassung der wichtigsten Bereiche mit Verbesserungspotenzial wird an das Regionalkomitee übermittelt, sobald sie fertiggestellt ist.
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