Les demandes de paiement de congés
Tout au long de l’année, vous pouvez effectuer des demandes de paiement d’indemnités de congés payés au bénéfice de vos salariés.
Ces fonctions sont accessibles à partir du menu « Congés ».
Il est possible de procéder individuellement, en optant pour l’option « Saisie en ligne », saisissant via le site les informations relatives au dernier salaire et au nombre de jours à payer, ou en masse en renseignant un fichier de de mandes de paiement pour un grand nombre de salariés. Le format du fichier est décrit dans la section
« Aide » du site.
Saisie en ligne
Pour une transmission individuelle, il vous faut en premier lieu choisir un salarié dans la liste de tous ceux que la Caisse connaît. Cela vous permettra de ne pas saisir les informations qui n’ont pas évolué depuis la dernière demande. Si le salarié ne s’y trouve pas, il faut le créer en entrant la totalité des informations requises.
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Vous pouvez également télécharger un fichier récapitulant l’intégralité des droits ouverts pour vos salariés.
Le salarié sélectionné est rappelé en en-tête de chaque écran, pour vous éviter les erreurs de saisie.
S’affichent ensuite les droits ouverts pour le salarié sélectionné, par millésime. Vous devez cliquer sur le droit voulu pour accéder à la demande de paiement.
Si le salarié n’a plus suffisamment de droit, vous pouvez saisir un nouveau droit correspondant à la période en cours d’acquisition uniquement.
La saisie se fait ensuite par étape successives, des contrôles sont réalisés à chaque validation intermédiaire. En cas de besoin, des bulles d’aide vous indique ce que doit contenir le champ de saisie.
Les quatre premiers onglets reprennent des données que la Caisse connaît déjà, vous pouvez les vérifier et les modifier le cas échéant.
La partie « Congé » doit en revanche être saisie entièrement. Nous attirons votre attention sur le fait que les données transmises à cette étape serviront à calculer le montant payé à votre salarié, il convient donc d’y porter toute l’attention nécessaire.
Vous pouvez à ce stade demander le paiement d’éléments complémentaires, comme des jours d’ancienneté, de fractionnement ou pour enfant à charge.
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Dans la dernière étape, vous pouvez préciser si vous voulez procéder par la seule transmission électronique des informations pour déclencher le paiement, ou si vous souhaitez recevoir un bordereau sous forme papier.
Dépôt d’un fichier
Si vous souhaitez envoyer plutôt un fichier de paiement, il vous suffit de le sélectionner et de l’envoyer. Un contrôle de format sera réalisé avant la prise en compte du fichier : si des données sont mal formattées ou erronées, le fichier ne sera pas accepté. La description du format de fichier à respecter se trouve dans la section
« Aide » du site.
Un accusé de réception vous est immédiatement adressé par courriel. La prise en compte est faite dans les 24 heures.
Que changera la DSN ?
La DSN ne véhiculera pas d’information sur la prise effective des congés par les salariés. Il vous faudra donc continuer à faire vos demandes de paiement comme actuellement.
