Rotary Youth Exchange

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Rotary Youth Exchange

District 1630 Belgium

Contenu de la farde inbound

www.ryedb.net Chères amies, chers amis.

Vous venez d’arriver en Belgique et l’équipe responsable du programme d’Échange de Jeunes parrainé par le ROTARY District 1630 vous souhaite la Bienvenue.

Nous allons partager avec vous cette expérience exceptionnelle et afin que cette année se déroule de la façon la plus agréable, nous avons rassemblé, dans une farde dont le contenu est décrit ci-dessous, une série d’informations qui vous sera nécessaire pendant cette année.

Nous vous en souhaitons une bonne lecture et restons à votre disposition pour tous renseignements complémentaires souhaités.

1. Carte de visite de Yvan MIGNON. Chairman.

2. Carte de visite de Théo LEGRAND. Inbounds Director et Crisis Manager.

3. Carte de visite de Gene CAUDRON. Inbounds Director Adjoint et Crisis Manager Adjoint

4. Carte de visite de Françoise FONTENELLE. Inbounds Director Adjoint et Crisis Manager Adjoint 5. Carte de visite de Xavier DEMOISY. Inbounds Director Adjoint et Crisis Manager Adjoint 6. Composition de la farde

7. Programme de la journée et règles minimums

8. Composition du comité avec adresses, e-mails et téléphones 9. Procédure assurance

10. Résumé assurance

11. Déclaration d’accident-maladie 12.En cas d’urgence

13.Modèles de rapport 14. General rules

15. Travel rules (dans les diverses langues) 16. Travel request

17. Parents Travel Rules 18.Info sur les mercredis 19.Programme Voyage BRESA 20. Les sites www

21. Permis de Conduite

22. Abuse Reporting Guideline 23. Les présentations

24.Carte d’assurance nominative 25. Pin’s de programme d’échange.

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Rotary Youth Exchange

District Rotary 1630

W.E. d’information pour les Inbounds arrivant en Août 2013

PROGRAMME

Matin :

09h00 – 10h00 : Accueil des étudiants et vérifications administratives : assurance, passeport, T-shirt, photos...

10h00 – 11h45 : Présentation, exposé des règles à respecter, harcèlement, école (en 4 langues) 12h00 : Repas

13h30 – 14h30 : Exposés

Après-midi : jeunes et parents réunis à l’IPES 14h30 : Déplacement de tout le monde vers l’IPES

15h00 – 17h00 : En quatre langues (français, anglais, espagnol, portugais) Règles de voyage, festivals

Mercredis après-midi, Rotex, voyages, Bresa

Permis de conduite, interviews Témoignages, questions-réponses

• Il est strictement interdit de changer de chambre

• Dans les chambres, les boissons alcoolisées sont strictement interdites et sont une cause de renvoi

• Les chambres devront être libérées pour 09h00. Les bagages seront rassemblés dans un local fermé qui sera désigné ce jour.

V01 11/08/2013

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Comité YEP D1630 Fr

Yvan MIGNON Chairman

RC LIÈGE-SUD Organisation des échanges

mignon.yvan@gmail.com

+32 4 365 96 51 / +32 475 35 14 78

Théo LEGRAND Inbounds Director

RC Seraing Crisis Manager

tlegrand@skynet.be Contacts avec BRESA (voyages des inbounds) TEL CRISE : +32 487 18 89 45

Gene CAUDRON Secrétaire, Inbouds Director Adjoint, Crisis Manager Adjoint RC Liège-Bierset Contrôle des dossiers Outbounds

gene.caudron@gmail.com Contacts Ecoles

Françoise FONTENELLE Inbouds Director Adjoint, Crisis Manager Adjoint

RC Verviers Contrôle des dossiers Outbounds

frfontenelle@gmail.com

Xavier DEMOISY Responsable Province Luxembourg et GD de Luxembourg RC Attert-Sure et Semois Inbouds Director Adjoint, Crisis Manager Adjoint

xavier.demoisy@gmail.com

Pierre & Ingrid BRENNECKE Outbounds Director RC Liège Pont-des-Arches NG Contact Rotex pierre.brennecke@skynet.be

ingrid.bredas@skynet.be

René CHEVALIER Placement des Inbounds dans les clubs

RC Andenne Contrôle des dossiers Inbounds

renechevalier42@gmail.com

Bruno EICHER Contacts Germanophones

RC Andenne Public Relations

bruno.eicher@gmail.be

Michel DUBOIS Trésorier

RC Jodoigne Contact Océanie & Afrique micheldubois314@msn.com Contrôle des dossiers Outbounds

André OZER Contact Extrême Orient + Roumanie

RC Liège Ouest Contrôle des dossiers Outbounds aozer@ulg.ac.be

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Jean-Luc FUGER Assurances RC Herve

jeanluc.fuger@fugerassurances.be

Jean-Christophe MICHEL Visas RC Liège-Cité Ardente

jc@ornella.be

André & Cécile LEMOINE Activités des « Mercredi Après-Midi » Lemoine.andre@gmail.com Contrôle des dossiers Outbounds Cecile.Lemoine5@gmail.com Organisation des activités

Inventaire

Philippe LAGASSE de LOCHT Special Events

RC Verviers-Vesdre Contrôle des dossiers Outbounds info@chassisenrnst.be

Pierre-Yves GENOT Gestion de la communication informatique RC Verviers en Ardenne Bleue NG

pygenot@yahoo.com

Fernand BINAME Past Chairman

RC Esneux-Aywaille

fernand.biname@skynet.be

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ASSURANCE ROTARY BELGIUM-LUXEMBOURG RESUME DU PLAN D’ASSURANCE effet 1.7.2012

Police : Vivium N° 320015187 (D1620) et 320015176(D1630)

ACE European Group Limited N°BEBOTA00832 (D1620) et BEBOTA00825 (D1630) Preneur d’assurance : Rotary Belgium-Luxembourg, les clubs des districts 1630,1620.

Assureur : ACE European Group Limited et Vivium s.a.

Av.des Nerviens,9-31-bte 7 Rue Royale 153 1040 Bruxelles-Belgium 1020 Bruxelles Courtier : Van Ingelgem

Boulevard Brand Whitlock, 114 1200 Bruxelles Personnes de contacts :

Patrick Beauvois : tel : 0495 58 39 80 02 738 09 03 fax : 32 (0)2 735.41.43 E-mail : patrick.beauvois@van-ingelgem.be Nadine Haegemans : tel : 02/738.09.10 E-mail :nadine.haegemans@van-ingelgem.be

Sinistres : E-mail: rotary@van-ingelgem.be Tel : 02/ 738 09 03

Fax : 32 (0)2 735.41.43

Assistance médicale voyage : ACE Assistance Tel : + 32.2.541.91.31

Fax : + 32.2.533.77.75

CHAPITRE B – Assurance Voyages

Personnes assurées

Les membres des Rotary et Rotaract Clubs des districts 1620 et 1630, leurs partenaires ainsi que les accompagnateurs des jeunes lors des programmes d’échange.

Couverture

La couverture est acquise au cours des voyages à l’étranger effectués dans le cadre de manifestations ou projets organisés par le Rotary, le Rotaract, Interact et Rotex ; la couverture est acquise 24h/24 à partir du départ du domicile ou lieu de travail jusqu’au retour à l’un d’eux. Elle est également acquise pendant la prolongation de séjour pour convenance personnelle pour autant que cette prolongation n’excède pas 60 jours.

Garanties

Frais de traitement (accident et maladie) - franchises frais ambulatoires

- frais de traitement suite à rapatriement en Belgique/

Luxembourg (au domicile)

- Avance sur frais d’hospitalisation à l’étranger (sur demande expresse à CNA Assistance)

123.950€

62€

3720€

Assistance Voyage

- Envoi d’un médecin sur place

- Transport ou rapatriement suite à incident médical - Transport d’un membre de la famille en cas

d’hospitalisation

- Prolongation de séjour de l’assuré malade ou blessé (max 10jours)

- Retour des autres assurés

- Transport/rapatriement de bagages - Rapatriement de la dépouille - Frais de cercueil

- Retour anticipé en cas de décès ou hospitalisation d’un parent, décès d’un collaborateur professionnel,

dommage grave à l’habitation, aux locaux professionnels

Pris en charge Frais réels Frais réels 300€/jour Frais réels Frais réels Frais réels 3.000€

Frais réels

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- Transmission de messages urgents

- Assistance juridique à l’étranger (honoraire d’avocat) - Avance sur caution pénale à l’étranger

- Information voyage

- Perte ou vol de papiers d’identité ou de documents de voyage

- Envoi de bagage de remplacement en cas de perte ou vol - Perte ou vol de cartes de crédits ou cartes bancaires - Envoi de lunettes, prothèses

- Envoi de médicaments - Assistance interprète - Avance de fonds

- Assistance psychologique

- Grève du personnel aérien ou ferroviaire, cataclysme naturel, guerre ou sabotage causant un retard de plus de 12heures :

- soit frais de logement (max 2 nuits) - soit véhicule de remplacement

Pris en charge 3.000€

30.000€

Pris en charge Pris en charge Pris en charge Pris en charge Pris en charge Pris en charge Pris en charge 2.500€

Pris en charge

150€/nuit max :300€

Bagages et valeurs

- perte, vol ou dommage aux bagages

- limite par objet (pas d’application pour portable ou GSM) - franchise par sinistre bagages

- perte ou vols de valeurs (argent cash, carte de crédit, tickets)

- retard de bagages (franchise 8 heures) - voyage retardé (franchise 4 heures)

- perte ou vol de passeport/carte d’identité

4.340€ apr voyage 620€

124€

1.240€

franchise 124€

620€

372€

868€

Annulation ou interruption de voyage

( suite à retour dû à maladie grave/décès d’un parent 3.100€

Frais de cautionnement 6.200€

Détournement, détention 62€/jour:max 20 jours

Enlèvement 123.950€ par évènement

Incapacité temporaire suite à maladie -délai de carence pour salarié

-délai de carence pour indépendant

62€ par jour.max 2 ans 30 jours

nihil Limites d’âge

La garantie « incapacité temporaire » est uniquement payable pour autant que l’Assuré puisse prouver une perte de revenus. Elle n’est pas acquise pour les assurés de moins de 12 ans et de plus de 75 ans.

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CHAPITRE C – Etudiants d’échanges des districts 1620 et 1630

Personnes assurées :Les étudiants faisant partie des programmes d’échanges du Rotary (SEP-STEP-HEP-BESA) ainsi que les membres des GSE et ROTEX.

Couverture : La couverture est acquise 24h/24h au cours des voyages et séjours à l’étranger (pour les étudiant belges et luxembourgeois) ou en Belgique/Luxembourg (pour les étudiants étrangers) à partir du départ du domicile jusqu’au retour à ce dernier.(maximum 365 jours).

Frais de traitement (accident et maladie et hospitalisation) - franchise pour frais suite à maladie

- frais de traitement maladies psychiques

- frais de traitement suite à rapatriement en Belgique ou au grand-duché de Luxembourg

- Avance sur frais d’hospitalisation à l’étranger (sur demande expresse à ACE Assistance)

- Avance sur frais de traitement en hôpital de jour à l’étranger (sur demande expresse à ACE Assistance) - Frais dentaires (uniquement accident ou urgence) franchise 24€/sinistre

766.663€

25€ par sinistre Max.3.750€

3.720€

Cas par cas 5.000€

248€/dent et un max de 750€ par sinistre

Assistance Voyage

Inclus transport ou évacuation suite à crise politique ou catastrophe naturelle

Voir chapitre B Frais réels

Bagages et valeurs Voir chapitre B

Annulation ou interruption de voyage Voir chapitre B

Frais de cautionnement Voir chapitre B

Détournement, détention Voir chapitre B

Enlèvement Voir chapitre B

Décès 76.663€

Invalidité permanente

Invalidité partielle : % en fonction de la législation locale 76.663€

Max .76.663€

Responsabilité civile 5.000.000€

franchise 125€

QUE FAIRE EN CAS DE SINISTRE ?

- Toujours avertir le courtier Van Ingelgem par tél, mail ou fax

- Avant toute réparation :

Rassembler tous les éléments nécessaires pour justifier et quantifier le sinistre :

Dégâts matériel : en Belgique/Luxembourg et à l’étranger, Toujours déclarer l’accident par écrit (PV police pour vol, factures d’achats des objets sinistrés, circonstances du dommage .

Expliquer le » où ,quand ,comment, par qui », fournir un devis de réparation, des photos , une déclaration officielle de perte de bagages etc »

Dégâts corporel :

En Belgique/Luxembourg : toujours une déclaration d’accident remplie par une autorité médicale : faites-vous d’abord indemniser par votre mutuelle et au Luxembourg par l’organisme de Sécurité sociale couvrant l’assurance maladie, par la Caisse Médico Chirugicale Mutualaiste (CMCM) ou tout autre assureur.

Rassemblez un dossier avec les montants non récupérés (copies documents/ factures originales)

Adressez-nous votre dossier avec la mention du district A l’étranger :en cas d’hospitalisation toujours appeler ACE Assistance et en cas d’accident faire remplir une

Patrick Beauvois 0495 58 39 80 E-mail: rotary@van- ingelgem.be Tel : 02/ 738 09 03 Fax : 32 (0)2 735.41.43

Rotary /Van Ingelgem Boulevard Brand Whitlock, 114 1200 Bruxelles

Assistance médicale voyage : ACE Assistance

Tel : ++ 32.2.541.91.31 Fax : ++ 32.2.533.77.75

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déclaration d’accident par une autorité médicale locale.

Pour les autres frais toujours faire intervenir d’abord la mutuelle avant d’introduire une réclamation pour le paiement du solde

Ce document est un résumé informatif des garanties des polices souscrites par les districts.

Toute discussion doit s’en référer au texte même de la police

Le texte des polices d’assurance ainsi qu’le formulaire de déclaration d’accident à l’étranger sont consultables sur le site : http://www.belgiumd1630ng.org/Assurance%20du%20district%201630.htm

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Rotary Belgium Youth Exchange Program

Procédure à suivre en cas de recours à l’assurance ACE.

(valable pour les étudiants Belges outbounds et Etrangers inbounds ) 1. Maladie ou accident SANS HOSPITALISATION.

- Faites remplir une déclaration d’accident/maladie par une autorité médicale. Un formulaire a été remis lors des séances d’information et est également disponible à

l’adresse : http://www.belgiumd1630ng.org/Assurance%20du%20district%201630.htm - L’étudiant paye directement les divers frais médicaux. Si l’étudiant n’a pas les

moyens de les payer, il demande au conseiller rotarien de prélever ce montant sur la garantie déposée auprès du club Rotary.

- Pour les étudiants outbounds : envoyez l’ensemble des factures et preuves de paiement à vos parents qui les feront suivre chez Van Ingelgem pour remboursement

- Pour les étudiants inbounds veillez à faire intervenir votre mutuelle belge avant d’envoyer les documents chez Van Ingelgem pour remboursement.

- Rassemblez un dossier avec les montants non récupérés (le certificat médical, le décompte de la mutuelle, les factures originales) et envoyez le à Rotary-Vaningelgem, Boulevard Brand Whitlock 114– 1200 Bruxelles ou par e-mail rotary@ van-ingelgem.be.

Mentionnez :

o le numéro de votre district : 1620, 1630 ou 2170 o votre nom et prénom

o votre adresse complète

o les divers numéros de téléphones où on peut vous contacter

o le numéro du compte bancaire auprès duquel le remboursement peut être effectué. Evitez des paiements sur un compte étranger.

Van Ingelgem vous contactera endéans les 24 heures.

N’oubliez pas que les éventuelles franchises sont à votre charge ! 2. Maladie ou accident AVEC HOSPITALISATION.

- En cas d’hospitalisation, VOUS DEVEZ prendre contact avec ACE Assistance (callcenter multilingue 24h/24)

o A partir des USA et du Canada : numéro gratuit : 1-866-726-9724

o Reste du monde : + 32 2 541 91 31 (attention l’indicatif + est variable d’un pays à l’autre), cet appel peut être fait en appel payé par le destinataire (PCV).

- Préparez les informations suivantes :

N° de contrat : ACE N° BEBOTA 00832 (District 1620) BEBOTA 00825 (District 1630) BEBOTA 00833 (District 2170)

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- Sur demande ACE Assistance peut effectuer une avance sur les frais d’hospitalisation.

ACE Assistance vous donnera toutes les directives utiles et vous apportera son aide.

- Envoyez à vos parents toutes les preuves de paiement et certificats médicaux qu’ils

doivent soumettre à la mutuelle pour remboursement éventuel. Ce n’est qu’ensuite que les documents doivent être envoyés à l’assureur.

- Rassemblez un dossier avec les montants non récupérés ( le certificat médical ,le

décompte de la mutuelle ,les copies des factures) et envoyez les à Rotary-Van Ingelgem, Boulevard Brand Whitlock 114– 1200 Bruxelles ou par e-mail rotary@ van-ingelgem.be Mentionnez :

o les divers numéros de téléphones où on peut vous contacter

o le numéro du compte bancaire auprès duquel le remboursement peut être effectué. Evitez des paiements sur un compte étranger.

N’oubliez pas que les éventuelles franchises sont à votre charge ! 3. Besoin d’ assistance d’ordre non médical (voir résumé de la police volet assistance) - Contactez ACE Assistance (call center multilingue 24h/24)

o A partir des USA et du Canada : numéro gratuit : 1-866-726-9724

o Reste du monde : + 32 2 541 91 31 (attention l’indicatif + est variable d’un pays à l’autre), cet appel peut être payé par le destinataire (PCV).

- Préparer les informations suivantes :

N° de contrat : ACE N° BEBOTA 00832 (District 1620) BEBOTA 00825 (District 1630) BEBOTA 00833 (District 2170)

4. Autres sinistres (p.ex. vol ou responsabilité)

- Envoyer une déclaration de sinistre à Rotary-Vaningelgem,

Boulevard Brand Whitlock 114– 1200 Bruxelles ou par e-mail rotary@ van-ingelgem.be Mentionner :

o les divers numéros de téléphones ou on peut vous contacter o les circonstances ( où quand comment)

o les coordonnées des autres parties o les dommages

N’oubliez pas que les éventuelles franchises sont à votre charge !

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En cas d’Urgence – In case of an Emergency

MEDICAL EMERGENCY 100 or 112

POLICE (national number) 101

Insurance CNA-Assistance 02/552 53 71

(contract BTR000036)

CHILD FOCUS 110

Sexual harassment or abuse, mal-traitance

Prévention du suicide 0800 32 123

Suicide prévention

Centre anti-poison 070 245 245 Center against poisoning

Rotary Governor – Norbert FRIOB +352 621 15 79 56

Rotary Emergency Number 24h/24 0487 188 945

Yvan MIGNON 0475 35 14 78

Chairman

mignon.yvan@gmail.com

Théo LEGRAND 0495 230 820

Inbounds director, Crisis Manager tlegrand@skynet.be

Jean-Luc FUGER 0476 496 765

Insurances officer

jeanluc.fuger@fugerassurances.be

Ma famille d’accueil 1 My host family 1 ...

Mon conseiller My counselor ...

Mon président de club Président of club ...

Médecin de famille Family doctor ...

Pharmacie familiale Family drugstore ...

Mon ambassade My Embassy ...

Personnes Ressources non rotariennes - Madame Jacqueline Witvrouw, Psychologue Biens Lefèvre 2 – 4120 Neupré - tél. : 04 372 04 54 ou gsm 0474 51 60 09

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Rotary International District 1630

Rapport 1 de l’étudiant inbounds

À renvoyer par le participant pour le 2013-09-15 au plus tard.

Coordonnées Nom de l’étudiant :

District d'origine : Rotary club hôte : Date de ce rapport :

Avez-vous changé d’adresse E-mail depuis votre arrivée ?

Si oui, donnez la nouvelle adresse

Donnez le n° de téléphone portable (GSM) si vous en possédez un :

Conseiller rotarien du club hôte nom : prénom : Argent de poche ? : ^oui ^non

Montant par mois : Famille d'accueil actuelle

nom : adresse : e-mail : téléphone : Gsm : Noms et âges des enfants : Date d'arrivée dans cette famille :

Prochaine famille d'accueil nom : adresse : e-mail : téléphone : Gsm : Noms et âges des enfants : Date d'arrivée dans cette famille :

Vie sociale et rotarienne

Avez-vous des problèmes pour apprendre le français ? oui non Si oui, que faites vous pour améliorer votre niveau ?

Que pensez-vous du Welcome meeting des 31/08/13 - Logement :

- Nourriture : - Organisation

Avez-vous participé à la journée d’août 13 à Bruxelles Si oui, qu’en pensez-vous ?

Si non, pourquoi ?

Avez-vous pris la parole en public les trois derniers mois ? oui non Si oui, dans quelles circonstances ? (rencontres rotariennes, écoles, etc.)

(15)

Assistez-vous aux réunions de Rotary club ? oui non

Avec quelle fréquence ? (1 fois par semaine / 2 fois par mois / 1 fois par mois) : Autres manifestations rotariennes auxquelles vous avez assisté :

Avez-vous été l’invité de Rotariens autres que votre famille d’accueil ? oui non Si oui, à quelles activités vous ont-ils invité à participer ?

Problèmes éventuels

Décrivez brièvement vos contacts avec votre conseiller depuis votre arrivée.

Indiquer votre niveau de satisfaction (Excellent, Bon, Moyen, Médiocre, Mauvais) par rapport à : Votre club d’accueil:

Votre conseiller rotarien : Votre famille d’accueil actuelle : Les autres étudiants d’échange : Vos copains à l’école :

Le cas échéant, expliquer brièvement ce qui ne va pas et comment la situation pourrait s’améliorer.

Avez-vous eu des problèmes de santé : oui – non

Si oui, décrivez les succinctement (en respectant ce que vous souhaitez garder confidentiel), ont ils été résolus, quelle est la situation actuelle, nécessite-t-elle encore des soins médicaux ?

Comment se passe votre scolarité ?

Indiquez ici tout autre problème ou questions que vous tenez à nous signaler :

Fait le (date)

Envoyez ce formulaire par mail, fax ou courrier à : Théo LEGRAND

tlegrand@skynet.be 0495 230 820

Rappel au participant : une lettre adressée à votre club sponsor est toujours la bienvenue

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Rotary International

District 1630

Rapport 2 de l’étudiant inbounds

À renvoyer par le participant le 2013-12-25 au plus tard.

Coordonnées Nom de l'étudiant: :

Avez-vous changé d’adresse E-mail depuis votre dernier rapport ?

Avez-vous changé de n° de téléphone portable (GSM) ou possédez vous un portable depuis votre dernier rapport ? Si oui, donnez le numéro actuel

Conseiller rotarien du club hôte nom : prénom : Argent de poche chaque mois : ^oui ^non

Famille d'accueil actuelle

nom : adresse : e-mail : téléphone : Gsm :

Noms et âges des enfants : Date d'arrivée dans cette famille :

Prochaine famille d'accueil nom : adresse : e-mail : téléphone : Gsm :

Avez-vous encore des problèmes pour vous exprimer en français ? oui non Si oui, que faites vous pour améliorer votre niveau ?

Avez-vous participé régulièrement aux activités du mercredi après midi ? oui non Si oui, qu’en pensez-vous ?

Si non, pourquoi ?

Avez-vous des suggestions à formuler pour de futures activités ? Avez-vous participé aux activités du Rotex ? oui non

Si oui, qu’en pensez-vous ? Si non, pourquoi ?

Avez-vous pris la parole en public les trois derniers mois ? oui non

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Assistez-vous aux réunions de Rotary club ? oui non

Avec quelle fréquence ? (1 fois par semaine / 2 fois par mois / 1 fois par mois) :

Autres manifestations rotariennes auxquelles vous avez assisté :

Vos parents naturels doivent ils vous rendre visite avant la fin de votre séjour ? Si oui, à quelle période ?

Avez-vous demandé l’autorisation de votre conseiller ?

Décrivez brièvement vos contacts avec votre conseiller depuis votre dernier rapport.

Votre conseiller rotarien : Votre famille d’accueil actuelle : Les autres étudiants d’échange : Vos copains à l’école :

Comment se passe votre scolarité et estimez vous que votre école s’occupe bien des étudiants d’échange ?

Fait le (date)

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Rotary International

District 1630

Rapport 3 de l’étudiant inbounds

À renvoyer par le participant le 2013-04-30 au plus tard.

Coordonnées Nom de l'étudiant :

Avez-vous changé d’adresse E-mail depuis votre dernier rapport ?

Avez-vous changé de n° de téléphone portable (GSM) ou possédez vous un portable depuis votre dernier rapport Si oui, donnez le nouveau numéro

Conseiller rotarien du club hôte nom : prénom : Argent de poche ? : ^oui ^non

Montant par mois : Famille d'accueil actuelle

nom : adresse : e-mail : téléphone : Gsm : Noms et âges des enfants : Date d'arrivée dans cette famille :

Prochaine famille d'accueil nom : adresse : e-mail : téléphone : Gsm :

Que pensez-vous de la Belgique et de la culture européenne en général ?

Que pensez-vous de l’accueil des étudiants en Belgique et en particulier dans le district 1630 ? Avez-vous des suggestions à formuler pour améliorer l’accueil des futurs étudiants inbounds ?

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Avez-vous participé aux voyages organisés par BRESA ? oui-non Si oui, qu’en pensez-vous ?

Paris : Amsterdam : Espagne : Italie :

Avez-vous pris la parole en public les trois derniers mois ? oui non Si oui, dans quelles circonstances ? (rencontres rotariennes, écoles, etc.) Assistez-vous aux réunions de Rotary club ? oui non

Avec quelle fréquence ? (1 fois par semaine / 2 fois par mois / 1 fois par mois) :

Autres manifestations rotariennes auxquelles vous avez assisté :

Décrivez brièvement vos contacts avec votre conseiller depuis votre dernier rapport.

Votre conseiller rotarien : Votre famille d’accueil actuelle : Les autres étudiants d’échange :

Vos copains à l’école :

Avez-vous réservé votre avion pour le retour dans votre pays ? oui – non Si oui, à quelle date ?

Quel est numéro de vol ?

Quelle est la destination à partir de Bruxelles ? Fait le (date)

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Rotary Youth Exchange

District 1630 Belgium

General Rules and Regulations for Y.E.P. Inbound Students in district 1630 These rules must be signed and sent back BEFORE arrival in Belgium

1. Each applicant must attend secondary school during the year of the exchange. This is mandatory. The student shall try to pass examinations. Credits for study in the host country cannot be assured and Rotary in no way can be held responsible.

2. All students must carry a sickness and accident policy that fulfils requirements of Rotary International and host District. Demonstration of it has to be made at arrival.

3. Passport, visa (in no case a 3-month tourist visa) and transportation costs to and from Belgium are to be paid by the student’s parents.

4. Travel rules described elsewhere are mandatory.

5. Student should keep an emergency fund of 400 Euros on deposit. When necessary the natural parents must replenish this fund. This amount should be deposited by the host Rotary club in a local bank and is not meant to cover day-to-day expenses.

6. Student must make a maximum effort to learn the language of his host club and family as soon as possible. If after 4-5 months the student does not speak it he will have to demonstrate to the District Chairman that he made reasonable efforts to learn it. The District Chairman can decide to send him back home if no serious effort has been made. See description of our policy in the special letter here joined.

7. The student is to become an integral member of the host family, assuming duties and responsibilities normal to a student of his or her age. He will avoid staying only in his room.

He has to adapt to his family's way of life and not the reverse, this is especially true as concerns the meals. Vegetarian meals cannot be provided.

8. Hosts (District, Club, Parents) are responsible for the inbound student socially, spiritually and physically. The student should respect their wishes and requests.

One society may be more formal or informal than another, guidance and restrictions are advisable and to be expected. In case of problems, the student must contact his Rotarian counsellor or a Rotary District Officer.

9. Students are not permitted to drive a motorized vehicle of any kind. This includes automobiles, motorcycles, boats, tractors, mopeds or any other motorized vehicle.

10. Students are not permitted to use drugs, except those prescribed by a physician.

11. Students must obey the laws of the host country.

12. Piercing and tattooing are forbidden except with a written formal authorization from the natural parents. Such a practice is not devoiced from sanitary dangers (AIDS, hepatitis…).

To be signed on reverse side

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13. Drinking of alcoholic beverages is not allowed except under direct supervision of host parents or responsible Rotarians. In such case no excess can be accepted.

14. Smoking is discouraged. Students are expected to abide by the host home rules, which may not allow smoking.

15. Students should avoid too strong romantic attachments. Sexual activities forbidden.

16. Attendance of the student will be required at some Rotary-sponsored events. Such events take priority over any other private event, even over the visit of the own parents.

17. The student certifies that he or she has no dietary or physical restriction other than as shown on the student’s application.

18. Any cost relative to a required early return home or any other unusual costs of the student shall be the responsibility of the student's natural parents.

19. Normal return airline confirmations and travel plans must be made well in advance with full knowledge of the host family and the host Rotary Club.

20. Use of the host parent’s telephone is only with permission. Students must pay for long- distance calls. Intensive use of e-mail is strongly discouraged.

21. Parental visits are not encouraged. They can be permitted with the authorization of the host Rotary Club and District only after six months stay, for a short period and only during school holidays. Visit of friends is not allowed except if a friend is in Belgium for some other reason and wishes to spend ONE day with the student. This is applicable only during school holidays and after a six month stay. In any case the Rotary-planned events take priority over these visits. The travel rules apply.

22. These rules must be followed. Non respect could lead to rejection from the program and back home return.

We agree to abide by the rules of this program.

Student’s name Father’s name Mother’ s name

and signature and signature and signature

Date

These rules must be signed and sent back BEFORE arrival in Belgium, to

Administration Communale de SPRIMONT Att: Madame Françoise Charlier (RYE D1630) Rue du Centre, 1

B-4140 SPRIMONT

BELGIUM

(Make a copy for yourself before sending)

(22)

ROTARY YEP/SEP BELGIUM/LUXEMBOURG D1620–D1630–D2170

Travel rules for INBOUND YEP students GENERAL RULES (they apply in any case)

1) No trips are allowed during school time (including exams) without authorization of your YEO AND your school AND your host family

2) You have the formal obligation to let your host family know where you are in all circumstances: full address, fixed phone number, detailed program of your trip...

3) You must respect agreed upon return date and time. In case of any problems, contact your host family and decide together of a new schedule. Not respecting this rule will lead to limitations or cancellation of future travels. The responsible district will also be notified of the problem.

4) You should be reachable at any time (contact person, mobile phone...).

5) The host Rotary club and, in particular, the YEO is ALWAYS responsible of the YEP student. As a consequence he has the final word on all decisions.

SPECIFIC RULES (they apply in addition to general rules) 1) Travel WITH a certified guide:

a) In Belgium/Luxembourg – with or without overnight stay

No specific authorization required except those required by the trip organizer. If overnight stay, the address must be specified to the YEO of your host Rotary club.

b) Abroad – without overnight stay

Written^[9] authorization of your natural parents^[10] to be sent to your host YEO.

However, trips to places less than 50 km away from your home do not require that authorization: (Tournai – Lille; Liège – Aix or Maastricht, ...)

c) Abroad – with overnight stay

Written authorization of your natural parents to be sent to your host YEO. Even if this authorization is not absolutely required for traveling with the host family or the school, it is highly recommended to avoid problems. Address of the place you will stay at should be with the YEO and the responsible district.

2) Travel WITHOUT a certified guide

a) In Belgium/Luxembourg – one or several students

i) Without overnight stay: oral authorization of your host family.

ii) With overnight stay: oral authorization of your host family; the lodging address

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must be with the YEO. If several students : the list of all participants and of their host clubs (if they are YEP students) should be with the YEO for coordination and control by him and the host family to prevent any problem.

b) Abroad – one or two students THIS TYPE OF TRIP IS NOT ALLOWED.

Exception: upon specific, written, request of natural parents and for duly motivated reasons (ex: visiting relatives). The YEO and the host family must make sure that all safety measures have been taken for all trips (dropping and picking up of students at the airport/train station upon departure and arrival). They must also make sure that the student is staying with a family that has been approved by their natural parents and/or the host Rotary club. They must also verify that the student did arrive to the destination and did come back home upon return.

CONDITIONS FOR APPRO VAL

i) Written request and authorization of the natural parents to be provided to the YEO.

ii) Written authorization of the host family to be provided to the YEO.

iii) Agreement of the YEO who should be able to contact the student at all times.

iv) Agreement of the Chairman of the sponsor district abroad.

v)Information about the trip should be transmitted by the YEO to the district responsible.

c) Abroad – three or more students

i) Without overnight stay (ex: Paris, London, Amsterdam, Köln ... in one day) CONDITIONS FOR APPROVAL

(1) Written specification of exact destination, travel goals, detailed timing and the list of all participants and of their host clubs.

(2) Written authorization of natural parents.

(3) Written authorization of host family.

(4) Agreement of the YEO (may require agreement of several YEOs).

(5) Agreement of the Chairman of the sponsor district abroad.

(6) Information about the trip should be transmitted by the YEOs to the district responsible.

ii) With overnight stay

This type of trip will always require a detailed Travel Request document to be filled in and provided to the host club YEO at least 15 days prior to departure. The decision will be taken by the district responsible. Coordination between districts will often be required.

(24)

CONDITIONS FOR APPROVAL

(1) Written specification of exact route and all stops, detailed timing, full address of all lodging locations, planned activities and the list of all participants and of their host clubs. Transportation means should be detailed (copy of tickets and passport required). No hitch-hiking allowed.

(2) Written authorization of natural parents with specification of dates and destinations.

(3) Written authorization of host family.

(4) Guarantee that at least one adult – to be certified by the district responsible – will always be locally reachable and will take responsibility for the safety of the trip. Ideally, that adult should be a member of the host Rotary club.

(5) Agreement of the YEO of the host club (may require agreement of several YEOs).

(6) Agreement of the Chairman of the sponsor district abroad.

(7) Final decision to be taken by the host district responsible. The completely filled Travel Request should be in his hands at least 8 days prior to departure.

(8) During the trip, the student should regularly contact (at least once every two days) her host family/YEO.

1. Important: Under the BELGIAN LAW, students under 18 years willing to travel abroad without their natural parents must have a written authorization from them. In addition, the authorization must be approved by the local authority. If the student is registered as a member of the host family (this is done upon delivery of the CIRE – Carte Identité pour Résident Etranger –), then the host family can sign for the authorization, instead of the natural parents.

2. A certified mail must clearly mention the parent's e-mail address and a telephone number where that e-mail address can be checked.

3. For any travel outside of Belgium you need to carry not only your CIRE but also your passport and even in some cases a visa according to your nationality and the visited country.

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ROTARY YEP/SEP BELGIUM/LUXEMBOURG D1620–D1630–D2170

Règlement sur les Voyages des YEP INBOUNDS

PRINCIPES DE BASE

1) Pas de voyages en période scolaire (y compris la période des examens) sans autorisation du YEO ET de la famille d’accueil ET de l'école

2) Obligation formelle de toujours tenir les parents d’accueil au courant de tous les déplacements : adresse précise, téléphone fixe, programme détaillé...

3) Respecter les jours et heures de rentrée convenus, sinon prévenir à temps de tout changement et recevoir l’accord sur ce changement d’horaire. En cas d'infraction répétée les voyages seront limités ou interdits et le responsable de district sera averti.

4) Rester joignable à tout instant (point de contact, N° de GSM,....)

5) Le Club Rotary hôte et en particulier le YEO reste TOUJOURS et en toutes circonstances responsable de l’étudiant YEP/SEP.

LES DIVERSES POSSIBILITES

1) Voyages AVEC accompagnateur(s) agréé(s):

«Accompagnateur agréé» = familles d’accueil, rotarien, école, adulte dûment mandaté par le Rotary, Rotex.

a) En Belgique/Luxembourg avec ou sans logement

Aucune autorisation nécessaire sauf celle(s) éventuellement demandée(s) par l’organisateur. En cas de logement fournir les coordonnées au YEO du Club hôte.

b) A l’étranger sans logement (donc maximum une journée)

Autorisation écrite (mail/fax/lettre) des parents naturels à remettre au YEO.

Toutefois les voyages dans un rayon d’environ 50 Km autour du domicile ne nécessitent pas cette autorisation: (Tournai – Lille; Liège – Aix ou

Maastricht,....)

c) A l’étranger avec logement (plus d’une journée)

Autorisation écrite (mail/fax/lettre) des parents naturels et du Chairman du district d'origine à remettre au YEO. Même si cette autorisation n’est pas absolument

indispensable pour les voyages avec les familles d’accueil et l’école, il est hautement recommandé de s’en munir afin d’éviter tout problème ultérieur.

Fournir les coordonnées au YEO du Club hôte qui les communiquera à son tour au responsable du district

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2) Voyages SANS accompagnateur(s) agréé(s)

a) En Belgique/Luxembourg – Voyage seul ou à plusieurs

i) Maximum une journée (Sans logement) : autorisation orale des parents d’accueil.

ii) Plus d’une journée (Avec logement) : autorisation orale des parents d’accueil;

fournir les coordonnées du logement au YEO. Si plusieurs participants : fournir la liste des participants et de leurs clubs d'accueil au YEO pour coordination et contrôle à effectuer conjointement par les familles d’accueil et le(s) YEO(s) pour éviter tout dérapage.

b) A l’étranger SEUL ou à DEUX CE TYPE DE VOYAGE N'EST PAS PERMIS

Exception : raisons justifiées (rendre visite à un parent,...) et à la demande expresse des parents naturels (preuve par écrit).

Le YEO et la famille d'accueil doivent s’assurer que les voyages aller-retour se feront en toute sécurité (conduite et accueil de l’étudiant aux gares/aéroport de

départ/arrivée) et que l’étudiant est bien hébergé dans une famille approuvée par les parents naturels et/ou le club hôte. Vérifier que l’étudiant est bien arrivé à

destination et bien rentré au retour.

CONDITIONS D'AUTORISATION

i) Demande + Autorisation écrite (mail certifié/fax/lettre) des parents naturels.

ii) Autorisation des parents d’accueil.

iii) Autorisation du Chairman du district d'origine.

iv) Décision par le YEO qui a tout moment doit pouvoir contacter le jeune SEP à son lieu de séjour.

v) Information du responsable de district par le YEO.

c) A L’ETRANGER à plusieurs étudiant(e)s (minimum trois)

i) SANS logement (⁼maximum une journée : par ex: Paris, Londres, Amsterdam ou Cologne en une journée aller/retour)

CONDITIONS D’AUTORISATION

(1) Spécifier par écrit la destination précise, le but du voyage, l’horaire précis et la liste des participants et de leur club d'accueil.

(2) Autorisation écrite (mail certifié/fax/lettre) des parents naturels.

(3) Autorisation des parents d’accueil.

(4) Autorisation du Chairman du district d'origine.

(5) Décision par le YEO (le cas échéant coordination entre plusieurs YEO).

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(6) Information du responsable de district par le YEO.

ii) AVEC logement (plus d’une journée)

Ce type de voyage fera TOUJOURS l’objet d’un dossier (formulaire spécifique) à rentrer au Club Hôte au moins 15 jours avant le départ. La décision sera prise par le responsable de district. Une coordination entre districts sera très souvent

indispensable.

CONDITIONS A REMPLIR

(1) Établissement d’un itinéraire détaillé avec la liste des participants et de leur club d'accueil, dates, étapes, adresse complète des logements, activités prévues et moyens de transport utilisés (fournir une copie du titre de transport + copie du passeport) PAS D’AUTO STOP.

(2) Autorisation écrite (mail certifié/fax/lettre) des parents naturels avec mention des dates (aller-retour) et destinations.

(3) Autorisation écrite des parents d’accueil.

(4) Garantie qu'au moins un adulte à agréer par le responsable de district pourra toujours être contacté localement et se portera garant de la sécurité et du bon

déroulement du séjour. Préférence sera donnée à un membre du Club Hôte.

(Note : Ce critère pourrait être optionnel en fonction de la nature du projet) (5) Avis motivé (favorable ou défavorable) du YEO du Club d’accueil.

(6) Autorisation du Chairman du district d'origine.

(7) DECISION par le responsable de district – le dossier doit lui être transmis par le YEO pour décision minimum 8 jours avant la date prévue de départ.

(8) Pendant le voyage, un contact régulier (minimum une fois tous les deux jours) doit être établi par le(s) jeune(s) avec la famille hôte/responsable YEO.

Remarques:

1. Les étudiants mineurs sont soumis LEGALEMENT à l’obtention d’une autorisation parentale écrite et légalisée pour voyager sans leurs parents à l’étranger. Les administrations communales chargées de la légalisation de la signature reconnaissent la validité de l’autorisation donnée par les parents d’accueil pour autant que le jeune soit repris dans la composition du ménage (ceci se fait lors de la délivrance du CIRE –Carte Identité pour Résident Etranger-).

2. Un mail certifié doit comporter l’adresse email des parents clairement mentionnée et un N°

de Téléphone de manière à pouvoir contrôler en cas de doute.

3. Tout voyage hors de Belgique nécessite non seulement le CIRE mais également le passeport et même parfois un visa en fonction de la nationalité de l’étudiant et du pays visité.

(29)

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NORMAS Y CONDICIONES DE VIAJES PARA ESTUDIANTES

ENTRANTES

Normas básicas

1) Ningún viaje durante el período escolar (incluso el período de examenes) sin la

autorización del funcionario rotario del club anfitrión (YEO) y de la familia anfitriona y de la escuela.

2) Obligación formal de mantener a las familias anfitrionas siempre al corriente de los desplazamientos: la dirección precisa, número de teléfono fijo, programa detallado...

3) Siempre respetar los días y oras de regreso convenidos, si no avisar a tiempo de todo tipo de cambio y recibir el acuerdo por este cambio. En caso de que se repita la infracción, los viajes serán limitados o prohibidos y el responsable del distrito será informado.

4) Quedar localizable en cualquier momento (punto de contacto, n° de teléfono, n° de móvil,...)

5) Fl club anfitrión y en particular el responsable rotario del Intercam bio de Jóvenes (YFO) queda SIFMPRF y por todas ocasiones responsable del estudiante de

intercambio.

Las varias posibilidades

1) Viajes CON acompañante(s) admitido(s)

“Acompañante admitido”= familias anfitrionas, rotario, escuela, adulto debidamente mandato por el Rotary, ROTEX.

a) En Bélgica/Luxemburgo con o sin alojamiento

No se necesita algun autorización sino eventualmente la(s) pedida(s) por el organizador.En caso de alojamiento, dar los datos al YEO del club anfitrión.

b) Al extranjero sin alojamiento (entonces un día como máximo) Autorización escrita (mail/fax/carta) de los padres legales a entregar al YEO.

Sin embargo, los viajes en un radio cerca de 50 kms alrededor del domicilio no necesitan esta autorización (Tournai-Lille; Liège-Aix o Maastricht,...)

ROTARY YEP/SEP BELGIUM/LUXEMBOURG

D1620–D1630–D2170

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c) Al extranjero con alojamiento (más de un día)

Autorización escrita (mail/fax/carta) de los padres legales a entregar al YEO. Aun cuando esta autorización no sea absolutamente indispensable para los viajes con las familias anfitrionas y con la escuela, les recomendamos mucho que la tomen para evitar cualquier problema ulterior.

Facilitar las coordenadas al YEO y al responsable del distrito.

2) Viajes SIN acompañante(s) admitido(s)

a) En Bélgica/Luxemburgo – Viaje a solas o con algunos estudiantes

i) Un día como máximo (Sin alojamiento) : autorización verbal de los padres anfitriones

ii) Más de un día (Con alojamiento) : autorización verbal de los padres anfitriones ; facilitar los datos del alojamiento al YEO. Si algunos participantes : facilitar la lista de los participantes y de sus clubs anfitriones al YEO para coordinación y vigilancia a realizar conjuntamente por las familias anfitrionas y el YEO para evitar cualquiera infracción.

b) Al extranjero A SOLAS o ENTRE DOS: ESTE TIPO DE VIAJE NO ES PERMITIDO.

Excepción : con motivos justificados (ir a visitar un pariente) y a petición explícita de los padres naturales (prueba escrita).

El YEO y la familia anfitriona deben asegurarse de que los viajes (de ida y vuelta) se pasen en toda seguridad (acompañar y acoger al estudiante a las estaciones/aeropuerto de

llegada/salida) y que el estudiante esté bien alojado en una familia aprobada por los padres natura les y/o el club anfitrión. Comprobar que el estudiante haya llegado a su destino y haya vuelto.

CONDICIONES DE AUTORIZACIÓN

i) Pedir y tener la autorización escrita (mail certificado/fax/carta) de los padres naturales.

ii) Autorización de los padres anfitriones

iii) Autorización del Chairman del distrito de origen

iv) Decisión por el YEO que, a cada momento, tiene que poder contactar al estudiante en su lugar de estancia.

v) Información por el YEO del responsable del distrito.

c) AL EXTRANJ ERO con algunos estudiantes (tres por lo menos)

i) SIN alojamiento (= un día como máximo : por ejemplo : París, Londres, Amsterdam, Colonia, en un día de ida/vuelta.

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CONDICIONES DE AUTORIZACION

(1) Especificar por escrito la destinación precisa, la meta del viaje, el orario preciso y la lista de los participantes y de su(s) club(es) anfitrión(es).

(2) Autorización escrita (mail certificado/ fax/carta) de los padres natu ra les.

(3) Autorización de los padres anfitriones.

(4) Autorización del Chairman del distrito de origen

(4) Decisi6n por el YEO (si llega el caso : coordinación entre unos YEOs).

(5) Informaci6n del (de los) responsable(s) del distrito por el (los) YEO(s).

ii) CON alojamiento (más de un día)

Este tipo de viaje sera SIEMPRE el objeto de un expediente (formulario específico) a entregar al club anfitrión por lo menos 15 días antes de la salida.

El responsable del distrito tomará la decisión. Una coordinación entre distritos será siempre indispensable.

CONDICIONES IMPUESTAS

(1) Elaboración de un itinerario detallado con la lista de los participantes y del club anfitrión, fechas, etapas, dirección completa de los alojamientos, actividades previstas y medios de locomoción utilizados (dar una copia del billete + copia del pasaporte). NO AUTOSTOP.

(2) Autorización escrita (mail certificado/fax/carta) de los padres naturales con mención de las fechas (de ida/vuelta) y destinaciones.

(3) Autorización escrita de los padres anfitriones.

(4) Garantia que por lo menos un adulto admitido por el responsable del distrito pueda siempre entrar en contacto localmente y se haga fiador de la seguridad y de la buena evolución de la estancia. Se dará la preferencia a un miembro del club anfitrión. (Nota : este criterio podría ser opcional con arreglo a la clase de proyecto).

(5) Aviso motivado (favorable o desfavorable) del YEO del club anfitrión.

(6) Autorización del Chairman del distrito de origen

(7) DECISIÓN por el responsable del distrito – el expediente debe serle transmitido por el YEO para decisión a lo mínimo 8 días antes de la fecha prevista de la salida.

(8) Durante el viaje, un contacto regular (a lo mínimo una vez cada dos días) debe ser establecido por el (los) jóven(es) con la familia

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anfitriona/responsable YEO.

Notas:

Los estudiantes menores son sometidos LEGALMENTE a la obtención de una autorización paterna escrita y legalizada para viajar sin sus padres al extranjero. Las administraciones municipales encargadas de la legalización de la fecha

reconocen la validez de la autorización dada por los padres anfitriones si el jóven consta en la composición de la familia (esto pasa cuando se expide el CIRE – Carnet de Identidad para Residente Extranjero).

U n m a i l c e r t i f i c a d o t i e n e q u e i n c l u i r l a d i r e c c i ó n e - m a i l d e l o s padres y un N° de Tf a fin de poder controlar en caso de duda.