Procès-verbal de la réunion du
Conseil d'administration de la Fondation Au Diapason, tenue mardi le 19 janvier 2016
Présences : M. Sylvain Jetté, directeur M. Pierre Gervais, président M. François Parent,vice-président Mme Line Lalonde, personnel enseignant Mme Mélissa Berger
M. Stéphan Dagenais
M. Yann De Billy, secrétaire (remplaçant) Absences : M. Martin Dumoulin, trésorie
M. Roger Simard
Mme Isabelle Girard, présidente du CÉ
Ouverture de l’assemblée : 18 h 05 1. Mot de bienvenue
M. Pierre Gervais souhaite la bienvenue aux membres du Conseil d’administration
.
2. Lecture et adoption de l’ordre du jour
Adopté à l’unanimité.
2016 – janvier #354
Proposé par M. Stéphan Dagenais Appuyé par M. François Parent
3. Lecture et acceptation du procès-verbal du 15 décembre 2015
Adopté à l’unanimité.
2015 – janvier #356
Proposé par M. Stéphan Dagenais Appuyé par M. François Parent
Le procès-verbal est conforme.
4. Suivi au procès-verbal
Revue du concert de Noël ; a)Commentaires généraux;
Commentaires très positifs sur le déroulement du concert, la qualité, le déroulement.
Compte tenu qu’il y a eu une seule représentation dans une salle plus petite qu’une église comme les années passées. Est-ce que le concert le Noël a toujours lieu d’être une activité de levée de fonds pour La Fondation?
25 rue Vézina
Sainte-Thérèse, Québec J7E 3A4
i)Accueil, entrée des spectateurs, déménagement, feedback;
Tous les membres sont unanimes, tout s’est bien déroulé..
ii)Diffusion en directe (Pierre);
Diffusion en directe, 150 branchements au plus haut.
Pierre propose de faire l’acquisition de la pièce d’équipement pour la captation vidéo afin de l’utiliser pour d’autres concerts.
(1)Possibilité de diffuser dans les coulisses;
François propose pour les prochains concerts où il y a de la diffusion vidéo en direct, qu’une projection en arrière scène soit faite pour les élèves en attente afin qu’il puisse visionner le concert.
iii)Enregistrement vidéo;
L’enregistrement pour le DVD pour le concert s’est bien déroulé. L’équipe était bien organisée..
(1)Collecte des formulaires de commande (Sylvain);
Un bon nombre de bon de commande pour les DVD du concert sont arrivés, une deuxième vague de commande est prévue suite à la distribution des DVD cette semaine.
b)Tirages;
Les tirages se sont bien déroulés à la fin du concert.
i)Gagnants;
Les gagnants des prix ont reçu leur prix.
NOM?
(1)Remise des prix;
Camp du père Lindsay
c)Revenus (Sylvain, Pierre, Stéphan);
i)Collecte de dons;
ii)Vente des toiles;
Vente de toiles.
2 des 3 ont été vendues. La 3e sera tiré lors d’un éventuel concert.
Line Lalonde & Ghislain Bart
iii)Vente des billets;
La vente des billets pour les tirages lors de la soirée du concert s’est bien déroulé et a permis d’amasser un montant de 745.50$
Pierre propose de réorienter notre focus sur les finances de La Fondation. Nous avons collectés plus de fonds de parents et nous devons assurer le suivi des recettes afin de ne pas avoir trop de recettes en 2016.
Faire les suivis des dépenses afin de s’assurer que tous les besoins sont comblés.
5. Campagne de financement / projets 2014-2015
Suivi par Pierre avec les suivis par membre.
a) Mise à jour sur la contribution #2 (Pierre, Sylvain) ;
La collecte du 2e versement s’est bien déroulée et les objectifs ont été rencontrés.
b) État des commandites (Pierre);
Pierre a distribué à chacun des membres, un état de leurs commanditaires qui leur sont attribués. Une révision de la liste complète a aussi été faite par Pierre
i)Déterminer quand remercier les commanditaires;
Il a été déterminé que les commanditaires recevraient une lettre de remerciements au printemps comme l’an passé avec une copie du programme souvenir
.
c)Progression de la campagne FundScrip (Pierre) ; i)Demander chèque à Fundscrip;
L’activité continue de la part des participants. Afin d’avoir un suivi le plus réel possible des
encaissements avec les revenus, il a été déterminé qu’un chèque serait demandé à Fundscrip pour les montants accumulés depuis l’automne 2015.
d)Remboursement des taxes sur les dépenses du concert de Noël;
i)Fournie copie conforme de la facture (Sylvain);
Afin de pouvoir demander le remboursement des taxes pour les dépenses du concert, une facture finale sera demandée à Odyscène.
e)Émission des reçus d’impôts;
i)Discuter de la cédule d’émission des reçus (Martin, Nadine);
Le 28 février étant la date limite pour produire les reçus d’impôt pour les dons reçus, Martin et Nadine vont regarder ensemble comment procéder.
ii)Est-ce que les reçus de la 2è moitié de l’année sont remis avant la fin des classes? (Sylvain);
Étant donné que des dons peuvent être reçus en 2016 pour des élèves qui ne fréquenteront plus l’école Arthur-Vaillancourt hiver en 2017, il faut établir comment et quand faire parvenir les reçus. Sylvain se propose de regarder combien de personne pourraient être touchés.
f)Sommaire de la campagne/états de comptes ; Contributions des parents
L’état actuel des revenus est supérieur à l’an dernier étant donné les versements plus tôt.
Améliorer le suivi des entrées et sorties de fonds afin d’avoir les renseignements en temps réel.
g)Procédés comptables;
Martin et Nadine devront se rencontrer afin de s’assurer que tous les procédés sont conformes.
6. Autres concerts et événements a) Concert d’ateliers;
i)Dates en fluctuation;
Sylvain nous a expliqué que des négociations sont encore en cours pour les endroits de certains concerts de fin d’année ainsi que des dates de ceux-ci. Les différentes dates devraient être arrêtées dans les prochaines semaines.
ii)Nouveau processus de vente des billets;
Par le passé, Line s’occupait des billets de concert de fin d’année. N’étant plus dans La Fondation, il faut déterminer si cette tâche est une de La Fondation ou de l’école afin de déterminer qui s’en occupera. Sylvain devrait nous revenir là-dessus lors de la prochaine rencontre.
b) Autres concerts;
i) Organisation
7. Site Internet ;
a) Dévoilement du site ;
i) Lien à partir de la page Facebook de la Caisse Populaire Ste-Thérèse ;
Pierre et Stéphan vont s’assurer que le lien est fonctionnel.
b) Contenu;
i) Enlever liens désuets si applicable ;
Stéphan a dit avoir fait une révision et mis à jour le site dernièrement. Il va refaire une vérification afin de s’en assurer.
ii) Mise à jour campagne?
Une mise à jour de la campagne va être ajoutée sur le site internet de La Fondation. Un remerciement aux parents pour le concert de Noël va aussi être fait sur le site.
8. Levée de l'assemblée 19h30
2015 – janvier #356
Proposé par M. Pierre Gervais Appuyé par M. Yann de Billy
Prochaine rencontre : le mardi 16 février 2016 à 18h00
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Pierre Gervais, président Yann de Billy, secrétaire(remplaçant)
