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Procès-verbal approuvé de la réunion du conseil d’administration
Le 25 novembre 2015 – 13 h
Salle du conseil du RLISS de Champlain - bureau 500, 1900, promenade City Park, Ottawa
Membres du conseil présents : Jean-Pierre Boisclair (président du conseil d’administration), Alexa Brewer, Elaine Ashfield, Randy Reid, Marie Biron, David Somppi (à 13 h 30), Pierre Tessier (à 14 h), Guy Freedman (à 16 h)
Membres du personnel présents : Chantale LeClerc (chef de la direction), Eric Partington, Cal Martell, Elaine Medline
Invités :
Dr Bernard Leduc, président-directeur général, Hôpital Montfort
Renée Ladouceur-Beauchamp, directrice générale, Centre des ressources de l’Est d’Ottawa Cynthia Morton, chef de la direction, cyberSanté Ontario
Emmanuel Casalino, directeur principal, programme de cybersanté pour les médecins, cyberSanté Ontario Kelly-May Smith, infirmière et gestionnaire de programme, cyberSanté Ontario
Point à l’ordre du
jour
Résumé des discussions et résultats
1 Ouverture de la séance et ouverture spéciale La séance est ouverte à 13 h 5.
Le président du conseil souhaite la bienvenue à tout le monde. On rappelle aux observateurs les règles de conduite aux réunions publiques du conseil d’administration et qu’une pause est fixée permettant aux membres du public d’échanger avec les membres du conseil
d’administration et la haute direction, ainsi qu’entre eux. De plus, on mentionne que, pour les médias, la porte-parole du RLISS de Champlain est Chantale LeClerc et qu’elle sera
disponible durant la pause. On demande aux participants de se présenter.
2 2 Déclarations de conflit d’intérêts
Dès son arrivée, à 13 h 30, D. Somppi déclare qu’il pourrait y avoir un conflit d’intérêts relativement à Pricewaterhouse Coopers.
3 Observations préliminaires et rapport du président
Jean-Pierre Boisclair présente un rapport de ses activités pour la période du 28 octobre jusqu’à maintenant. En voici les principaux points :
Achèvement du premier rapport trimestriel sur le rendement du RLISS de Champlain en fonction des indicateurs et des cibles de sa nouvelle entente de responsabilisation. (Le rapport est accessible dans la trousse de la rencontre du 25 novembre 2016).
Poursuite des activités de consultation communautaire concernant le Plan de services de santé intégrés (PSSI) 2016-2019. L’ébauche du PSSI a maintenant été présentée au ministère qui l’étudiera et le commentera.
Séance éducative pour le conseil d’administration, le 19 novembre, sur le système de santé centré sur les patients. De nombreux fournisseurs de services de santé étaient présents. La séance a été instructive et bien reçue par tous.
4 Rapport de la chef de la direction
Chantale LeClerc souligne quelques points de son rapport mensuel et répond aux questions.
Les points suivants sont notés :
Préparation de l’arrivée de réfugiés syriens : Même si le nombre de réfugiés demeure incertain et les endroits où ils s’établiront sont encore à confirmer, le travail est en cours dans la région de Champlain. Le rôle du RLISS est de veiller à ce que nous ayons la capacité de fournir des services de santé aux réfugiés une fois qu’ils sont arrivés dans notre région. Le conseil sera tenu au courant des nouveaux développements.
Préparation à la saison de la grippe : Le travail est en cours en préparation de
l’augmentation de la demande de services de santé qui se produit habituellement au cours des mois d’hiver.
Série de petits-déjeuners-conférences sur l’avenir de la santé et du bien-être, réalisée en partenariat avec le Collège Algonquin : deux séances ont eu lieu jusqu’à maintenant. Le prochain petit-déjeuner aura lieu en janvier. Les membres du conseil seront informés lorsque la date sera déterminée et ils sont invités à y assister.
Les services de soins palliatifs dans l’est d’Ottawa : Suite à une question du conseil, une précision est apportée afin d’indiquer que la planification des services de soins palliatifs de cette région progresse bien. La première partie qui sera élaborée portera sur les services ambulatoires (offerts au centre et au domicile des patients, grâce aux services d’approche). L’emplacement du centre n’a pas encore été déterminé.
3
MOTION :
Que le conseil d’administration approuve le rapport de la chef de la direction pour la période du 10 octobre au 13 novembre 2015, tel que distribué.
MOTION PROPOSÉE PAR : Randy Reid / APPUYÉE PAR : Elaine Ashfield Vote unanime
Motion adoptée
5 Points au bloc de résolutions
Il est mentionné que l’article Recevoir l’examen des résultats de la vérification interne et du rapport des contrôles financiers sera abordé durant le rapport du comité des finances et de la vérification.
Comme il n’y a pas de question ou de préoccupation déjà exprimée par le conseil concernant les points énumérés dans le bloc de résolutions, la motion suivante est déposée :
MOTION :
Que le conseil d’administration du RLISS de Champlain approuve les points au bloc de résolution, tels que modifiés :
6.1 Procès-verbal de la réunion du 28 octobre 2015
6.2 Du comité des finances et de la vérification – approbation des rapports trimestriels (2015-2016 T1) :
Avance de fonds
Planification des immobilisations
Allocations des fournisseurs de services de santé
MOTION PROPOSÉE PAR : Elaine Ashfield / APPUYÉE PAR : Alexa Brewer Vote unanime
Motion adoptée
Mise à jour des présences – arrivée : David Somppi 7 Responsabilité en matière de rendement
7.1 Rapport du premier trimestre de 2015-2016
Jean-Pierre Boisclair présente le nouveau rapport trimestriel élaboré au cours des derniers mois, en collaboration avec le conseil. Ce nouveau rapport a changé considérablement depuis notre rapport de performance précédent afin de refléter les modifications apportées aux cibles de performance du RLISS. Les nouvelles cibles sont fondées sur l’entente de
responsabilisation MSSLD-RLISS 2015-2018. (Le rapport du premier trimestre est
accessible dans la trousse de la rencontre du 25 novembre 2016). Les nouvelles cibles visent à
refléter la volonté de s’appuyer sur les progrès réalisés jusqu’à maintenant et d’assurer l’équité dans l’accès aux services partout dans la province.
8 Planification régionale et participation communautaire 8.1 Mise à jour sur le Carrefour de la santé familiale d’Orléans
Le Dr Bernard Leduc, président-directeur général de l’Hôpital Montfort et Renée Ladouceur- Beauchamp, directrice générale du Centre des ressources de l’Est d’Ottawa, présente au conseil une mise à jour sur la mise sur pied du Carrefour de la santé familiale d’Orléans (le diaporama est accessible dans la trousse de la rencontre du 25 novembre 2016). Des détails sont fournis au sujet des étapes du projet d’immobilisations réalisées jusqu’à maintenant et ce qui reste à accomplir. La vision du Carrefour, la population à desservir et les partenaires qui seront installés dans le Carrefour, ainsi que le cadre de prestation des services sont présentés.
Au cours de la période de questions, des précisions sont données et les aspects suivants sont soulignés :
le Carrefour sera un partenaire du maillon santé de la région d’Orléans. Le Carrefour desservira l’ensemble de la communauté, tandis que le maillon santé se concentrera sur ceux dont les besoins sont les plus complexes et qui sont de grands utilisateurs des services de santé;
les soins primaires restent un partenaire important du Carrefour, mais pas nécessairement dans les mêmes locaux;
le conseil attend avec intérêt de recevoir d’autres présentations tout au long de la mise en œuvre du projet d’immobilisations et de l’élaboration du plan de fonctionnement du Carrefour. En ce qui concerne les présentations futures, le conseil a demandé que l’on fournisse des exemples de parcours d’un patient utilisant les services du
Carrefour. Le conseil a également bien hâte d’étudier les détails relatifs à la gouvernance du Carrefour;
plus de détails sont fournis concernant l’autogestion des patients atteints de maladies chroniques, comme le diabète et l’asthme;
le concept du Carrefour comme modèle de prestation de service est unique dans la province et cela contribuera à éliminer les cloisonnements et à favoriser l’intégration des services.
Mise à jour des présences – arrivée : Pierre Tessier 8.2 Présentation de cyberSanté Ontario
Jean-Pierre Boisclair souhaite la bienvenue aux conférenciers de cyberSanté Ontario. Ceux-ci présenteront au conseil du RLISS de Champlain une mise à jour sur la mise sur pied à
l’échelle de la province du dossier de santé électronique (DSE) et de l’initiative Connexion Nord et Est de l’Ontario (cNEO).
L’initiative cNEO donnera accès aux renseignements des patients recueillis dans les hôpitaux et les établissements de soins communautaires à des fournisseurs qui travaillent à ces milieux,
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ainsi que dans les soins primaires. Le fait d’avoir accès au dossier de santé électronique d’un patient permettra de prendre des décisions plus rapides et mieux éclairées, de réduire le besoin de refaire des analyses et des examens, et de mieux appuyer les transitions dans les soins. L’initiative permettra d’améliorer les soins de santé de près de trois millions de personnes sur le territoire de quatre RLISS : Champlain, Sud-Est, Nord-Est et Nord-Ouest.
L’objectif est de relier 65 hôpitaux et quatre centres d’accès aux soins communautaires (CASC) d’ici mars 2017, ce qui permettra à 18 000 cliniciens d’accéder à des renseignements sur leurs patients à partir d’un dossier de santé électronique provincial.
Cynthia Morton, chef de la direction de cyberSanté Ontario, Emmanuel Casalino, directeur principal, médecin du programme de cybersanté, cyberSanté Ontario et Kelly-May Smith, gestionnaire de programme, cyberSanté Ontario font la présentation (Le diaporama est accessible dans la trousse de la rencontre du 25 novembre 2016). Ils font également une démonstration du DSE. Le partenaire de la réalisation du programme dans l’Est de l’Ontario est L’Hôpital d’Ottawa.
Parmi les autres membres des équipes de cyberSanté Ontario et de cNEO qui ont fait la présentation au conseil du RLISS figuraient Emmanuel Casalino (directeur principal, programme de cybersanté pour les médecins, cyberSanté Ontario), Shafique Shamji (vice- président exécutif et chef de l’information à L’Hôpital d’Ottawa) et Dr Martin Vogel (médecin-chef, cNEO).
8.3 Projet préalable d’immobilisations de L’Hôpital d’Ottawa
On donne au conseil du RLISS un aperçu de la présentation du projet préalable d’immobilisations de L’Hôpital d’Ottawa pour la construction d’un nouveau bâtiment (remplacement) de l’Hôpital Civic d’Ottawa, dans le centre d’Ottawa, et un bref historique des approbations antérieures relatives à ce projet. Le tout est présenté avec une analyse de la soumission par le personnel du RLISS. L’information présentée au conseil est affichée sur le site Web du RLISS.
Une discussion s’ensuit et d’autres précisions sont fournies.
La proposition répond aux critères essentiels pour qu’elle soit considérée : 1. la proposition est conforme aux besoins de notre population en matière de
soins de santé;
2. la proposition s’harmonise au Plan de services de santé intégrés du RLISS de Champlain;
Une discussion s’ensuit et une motion est présentée.
MOTION :
Attendu que le personnel du RLISS a examiné la soumission préalable de L’Hôpital d’Ottawa pour l’aménagement d’un nouveau site hospitalier dans une zone verte et
qu’il a déterminé que cette proposition cadre bien avec les priorités du RLISS et qu’elle correspond stratégiquement à celles-ci, et que les éléments des programmes et des services correspondent aux rôles actuels et futurs du fournisseur dans le système de santé de la région de Champlain
Attendu que le RLISS a antérieurement donné son appui à L’Hôpital d’Ottawa pour qu’il procède à un réaménagement en 2008 et que, depuis, beaucoup de travail a été accompli
Il est résolu que le conseil d’administration du RLISS de Champlain appuie les éléments de programmes et de services contenus dans la soumission préalable du projet d’immobilisations de L’Hôpital d’Ottawa et recommande que L’Hôpital d’Ottawa procède à la prochaine étape de la planification et de la consultation communautaire.
MOTION PROPOSÉE PAR : Pierre Tessier / APPUYÉE PAR : Elaine Ashfield La discussion au sujet de la motion s’est poursuivie et les aspects énumérés ci-dessous ont été soulignés.
Il ne relève pas de ce conseil d’envisager ou de suggérer d’autres emplacements possibles pour le nouvel hôpital proposé et, par conséquent, le libellé de la motion est acceptable au conseil, tel qu’énoncé.
Cette proposition a été examinée et approuvée par le conseil des gouverneurs de L’Hôpital d’Ottawa.
Le personnel du RLISS n’a décelé aucune lacune à cette soumission, qui en est d’ailleurs encore à l’étape de la conception. La prochaine étape du processus de planification des immobilisations comprendra plus de détails sur la nature des programmes et des services qui seront offerts au nouveau site.
D’autres questions sont posées, mais elles portent sur des détails qui ne sont pas encore connus et qui seront abordés lorsque la proposition de la phase 1 sera soumise à l’examen du RLISS. Le RLISS participera aux prochaines étapes de la planification afin de veiller à ce que tout soit conforme aux priorités stratégiques du RLISS et à sa vision du système de santé de notre région.
Vote unanime Motion adoptée
Mise à jour des présences – arrivée : Guy Freedman
Le président prend un moment pour accueillir et présenter Guy Freedman, le plus récent membre du conseil, qui vient tout juste d’être nommé et qui était en mesure de participer à la réunion à compter de ce moment.
M. Freedman est le président et partenaire principal de First Peoples Group, cabinet d’experts-conseils autochtones. Métis de cinquième génération de Flin Flon, au Manitoba, Guy Freeman conserve des liens étroits avec sa communauté et il se consacre à la
revitalisation, à la renaissance et à la résurgence des cultures métisses, inuites et autochtones
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dans les arts, les médias et les entreprises. Guy Freedman a été conseiller principal pour la Commission de vérité et de réconciliation du Canada, où il a aidé la Commission à établir un dialogue avec les Canadiens au sujet de la réconciliation.
PAUSE à 16 h
9 Rapports de gérance des comités du conseil d’administration et questions qui en découlent
9.1 Candidatures communautaires
Alexa Brewer présente un rapport sur la prochaine étape du recrutement (relativement à trois postes qui sont ou seront vacants d’ici juin 2016). L’affichage sera achevé prochainement par le Secrétariat des nominations et le conseil d’administration sera invité à le faire circuler largement.
9.2 Services en français
Pierre Tessier signale que le comité ne s’est pas réuni le mois dernier. Il est à noter que le comité cherche à en savoir davantage sur le dossier de santé électronique et la possibilité pour les patients d’y accéder en français et en anglais. Les réunions du Comité de liaison et du Comité des services en français du conseil auront lieu en janvier.
9.3 Gouvernance
Randy Reid présente un résumé verbal de la réunion du 11 novembre 2015. Le processus d’évaluation des conseils d’administration des RLISS de l’exercice 2014-2015 a été achevé et les résultats seront présentés à la réunion du 13 janvier du comité sur la gouvernance. Tous les membres sont invités à y assister. Un rapport du consultant sera également disponible à la fin de décembre et il sera partagé avec tous les membres du conseil. On rappellera aux présidents des comités d’entreprendre le processus d’examen annuel du mandat de leur comité, de rédiger un nouveau plan de travail, etc. Un modèle de rapport annuel sera distribué aux présidents des comités. Il devrait être préparé et présenté à la réunion du conseil en mars.
Jean-Pierre Boisclair indique que Marie Biron a été invitée à se présenter devant le Comité permanent des organismes gouvernementaux afin qu’il étudie sa demande d’être nommée vice-présidente du conseil du RLISS.
9.4 Évaluation du rendement et rémunération de la chef de la direction
Le comité ne s’est pas réuni le mois dernier. La présidence du comité n’a aucun sujet à discuter pour l’instant.
9.5 Finances et vérification – Approbation des rapports financiers
Marie Biron fait un résumé de la réunion du 26 octobre 2015. Les motions antérieures concernant certains rapports trimestriels ont été approuvées dans le bloc de résolutions. Elle
commente le rapport partagé avec le conseil concernant les résultats d’une vérification interne entreprise par le personnel du RLISS au cours de l’été et qui portait sur les contrôles
financiers. À la suite de cette vérification, quelques modifications mineures ont été suggérées aux processus internes et celles-ci ont déjà été mises en œuvre.
MOTION :
Que le comité des finances et de la vérification recommande au conseil de recevoir le rapport de vérification interne à des fins d’information.
MOTION PROPOSÉE PAR : Marie Biron / APPUYÉE PAR : Alexa Brewer Vote unanime
Motion adoptée
Aucune préoccupation n’a été exprimée au sujet des rapports financiers trimestriels qui ont été présentés et une motion est présentée.
MOTION :
Que le Comité des finances et de la vérification recommande au conseil d’approuver les rapports suivants, tels qu’ils ont été présentés :
Rapport sur les activités du RLISS (2015-2016 T2)
Rapport sur l’emploi de consultants (T2 2015-2016)
MOTION PROPOSÉE PAR : Marie Biron / APPUYÉE PAR : David Somppi Vote unanime
Motion adoptée
Marie Biron commente l’examen du plan de continuité des activités. Aucune modification n’est proposée au plan qui a été présenté. On suggère qu’il serait utile de faire l’essai des services communs du RLISS afin de déterminer à quelle vitesse les systèmes électroniques du RLISS pourraient être rétablis dans l’éventualité d’une catastrophe.
10 Divers
Aucun sujet n’a été présenté.
11 Table ronde
On confirme que, lors des prochaines réunions, le conseil souhaite prendre le temps de tenir une discussion de table ronde. À compter de janvier, le président demandera à chaque membre du conseil de présenter toute question qui pourrait éclairer ou influencer les travaux du RLISS.
12 Séance à huis clos
IL EST RÉSOLU QUE les membres qui assistent à la présente réunion se retirent à huis clos en application des exceptions ci-après prévues au paragraphe 9 (5) de la Loi de 2006 sur l’intégration du système de santé local :
X Intérêt personnel ou public Pour aborder les points suivants :
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Rapport de la chef de la direction
Rapport du président du conseil
ET que les personnes suivantes reçoivent l’autorisation d’assister à la réunion en ce qui concerne les points susmentionnés :
Chantale LeClerc Sylvie Bleau Elaine Medline Cal Martell Eric Partington
MOTION PROPOSÉE PAR : Pierre Tessier / APPUYÉE PAR : Alexa Brewer Vote unanime
Motion adoptée
Le président n’a rien à signaler dans la réunion publique concernant les activités menées durant la séance à huis clos et le conseil se dit d’accord avec les activités menées et les renseignements reçus.
Le conseil convient aussi qu’il est dans l’intérêt du RLISS de Champlain que les autres affaires menées et mesures prises durant la séance à huis clos ne soient pas incluses dans le procès-verbal accessible au public.
13 Levée de la séance
On rappelle aux membres du conseil d’administration de remplir et de retourner leur formulaire d’évaluation de la réunion.
Puisqu’il n’y a plus de points à discuter, la séance prend fin à 17 h 30.
MOTION PROPOSÉE PAR : Guy Freedman Vote unanime
Motion adoptée
Jean-Pierre Boisclair
Président du conseil d’administration Réseau local d’intégration des services de santé de Champlain
Chantale LeClerc Chef de la direction
Réseau local d’intégration des services de santé de Champlain
