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MARCHE PUBLIC DE SERVICE D’ASSURANCE COMMUNALE
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MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE
MARCHE PUBLIC DE SERVICE
REGLEMENT DE LA CONSULTATION
Date et heure limites de réception des offres Vendredi 11 décembre 2020 à 12h00
Ouverture de la Mairie du lundi au vendredi
de 08h30 à 12h00 et de 14h00 à 18h00
REGLEMENT DE LA CONSULTATION
Pouvoir adjudicateur : Commune de Vagney.
Représentant du pouvoir adjudicateur : Monsieur le Maire de la Ville de Vagney.
Adresse : Hôtel de Ville – 12, Place Caritey – 88120 VAGNEY.
Adresse internet : www.vagney.eu
Adresse du profil d’acheteur : https://www.spl-xdemat.fr/Xcontact/CG88001.html
Instance chargée des procédures de recours et auprès de laquelle des renseignements peuvent être obtenus concernant l'introduction des recours : Tribunal administratif de Nancy – 5, place Carrière - CO n°38 - 54036 Nancy Cedex - Tél. 03.83.17.43.43 - Fax. 03.83.17.43.50 – mail : [email protected]
ARTICLE 1 - PROCEDURE
La consultation est faite selon une procédure adaptée, en application de l’article L. 2123-1 du code de la commande publique et de l’article R. 2123-1 du même code.
L’ensemble des informations transmises aux soumissionnaires le sont par voie dématérialisée. En conséquence, l’attention des soumissionnaires est attirée sur l’importance de communiquer une adresse mail valide et régulièrement consultée.
ARTICLE 2 - OBJET DU MARCHE
2.1 - Objet
La présente consultation a pour objet l’exécution des prestations d’assurances pour la Commune de VAGNEY.
Le descriptif de la prestation à effectuer est défini au CCP ainsi qu’aux annexes joints au présent dossier de consultation.
Lieux d’exécution : Commune de VAGNEY.
Nomenclature CPV : 663362006 – 663320006 – 663330003 – 663341001 – 663320006.
2.2 - Allotissement
Le présent marché est composé de 3 lots détaillés comme il suit : Numéro Référence
interne
Intitulé Nomenclature CPV
1 ASSCE-01 Dommage aux biens et Multirisque
informatique 66336200-6
2 ASSCE-02 Responsabilité civile générale, responsabilité civile établissement à risque, responsabilité civile exposition et
protection juridique
66332000-6 66333000-3 66336200-6 3 ASSCE-03 Flotte automobile et bris de machine 66334100-1
66336200-6 2.3 - Forme du marché
Le marché est établi sous forme de marché public sans accord-cadre ni marché à bon de commande.
Les variantes et prestations supplémentaires éventuelles ne sont pas autorisées.
Les candidats peuvent présenter une offre pour un seul, plusieurs ou la totalité des lots du présent marché.
2.4 - Durée
Le présent marché est exécutoire pour une durée de 4 années du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2024. Le présent marché comporte une faculté de reconduction pour une année supplémentaire, soit jusqu’au 31 décembre 2025.
Par dérogation à l’article R 113-10 du Code des Assurances, l’assureur ne pourra pas résilier le contrat après sinistre.
2.5 - Autres dispositions
Tous les services et prestations proposés devront être conformes aux réglementations en vigueur.
Ils devront pouvoir s’adapter facilement, sans coût supplémentaire, à toute modification des règlements à venir.
ARTICLE 3 - DISPOSITIONS RELATIVES A LA SOUS-TRAITANCE ET A LA CO-TRAITANCE 3.1 - Dispositions relatives à la sous-traitance
Pour le présent marché, il est exigé que l’ensemble des prestations définies soient effectuées directement par le titulaire.
3.2 - Dispositions relatives à la co-traitance
Conformément aux articles R. 2142-19 et suivants du code de la commande publique, les candidatures et les offres sont présentées soit par l'ensemble des membres du groupement, soit par un mandataire qui justifie des habilitations nécessaires pour représenter les autres membres du groupement. Un même opérateur économique ne peut pas être mandataire de plus d'un groupement pour un même marché public.
Dans le cas d’un groupement conjoint, le mandataire est solidaire.
Les soumissionnaires ont l’interdiction de présenter pour le marché plusieurs offres en agissant à la fois :
- En qualité de soumissionnaires individuels et de membres d’un ou plusieurs groupements ; - En qualité de membres de plusieurs groupements.
La composition du groupement ne peut être modifiée entre la date de dépôt des soumissions et la date de signature du marché, sauf dans les cas prévus par l’article R. 2142-26 du code de la commande publique.
Si l’attributaire désigné est un groupement entre plusieurs opérateurs économiques, le marché sera alors signé avec le mandataire du groupement, mais tous les co-traitants devront fournir les documents administratifs établissant qu’ils ne tombent pas sous le coup de l’une des interdictions de soumission définies aux articles du code de la commande publique, sous peine d'élimination du groupement.
ARTICLE 4 - PRESENTATION ET ENVOI DES PLIS
Les offres des concurrents seront entièrement rédigées en langue française et exprimées en euro.
Si les offres des concurrents sont rédigées dans une autre langue, elles doivent être accompagnées d’une traduction en français ; cette traduction assermentée doit concerner l’ensemble des documents remis dans l’offre.
Chaque candidat aura à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes, datées et signées par lui :
PIECES DE LA CANDIDATURE :
Les candidats peuvent utiliser les formulaires DC1 (ou DUME) et DC2 (ou DUME) pour présenter leur candidature.
Ces documents sont disponibles gratuitement à l'adresse suivante : http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-candidat
En application des articles L. 2142-1, R. 2142-1 et suivants et R. 2143-1 et suivants du code de la commande publique, les candidats fournissent :
Les renseignements concernant la situation juridique et financière de l’entreprise :
La lettre de candidature et d’habilitation du mandataire par ses co-traitants (ou formulaire DC1 ou DUME).
Attestations sur l’honneur indiquant que le candidat n’entre dans aucun des cas d’interdiction de soumissionner aux marchés publics (ou formulaire DC1 ou DUME).
Si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugement(s) prononcé(s).
Indication du chiffre d’affaires sur les 3 dernières années (ou formulaire DC2 ou DUME).
Les renseignements concernant les références professionnelles et la capacité technique de l’entreprise :
Les références client concernant les marchés de même nature, obtenus au cours des 5 dernières années.
Les moyens généraux, humains et techniques dont dispose l’entreprise.
les noms et les qualifications professionnelles pertinentes des personnes physiques qui seront chargées de la prestation.
Les candidats ne sont pas tenus de fournir les documents justificatifs et moyens de preuve qui ont déjà été transmis dans le cadre d'une précédente consultation et qui demeurent valables. Dans ce cas, le candidat en fait état dans son dossier de consultation.
PIECES DE L’OFFRE : Un projet de marché comprenant :
• L’acte d’engagement daté et signé ;
• L’offre financière du candidat libellée en euros faisant apparaître les numéros de lots, les ventilations par prestation, les taxes parafiscales selon la nature des prestations, les prestations proposées en application des conditions et formes prévues par le CCP ;
• Un mémoire technique expliquant les modalités et procédures de gestion des sinistres et dossiers et tout document fourni par le candidat à l'appui de son offre définissant les garanties couvertes (conditions générales, etc …) ;
• Tout autre document à l’initiative du candidat permettant de mieux apprécier son offre.
Le dossier sera transmis au moyen d’un pli contenant les pièces de la candidature et de l’offre.
Les candidats peuvent présenter une offre pour un seul, plusieurs ou la totalité des lots du présent
ARTICLE 5 - ENVOI DES OFFRES
Le soumissionnaire doit impérativement transmettre sa réponse par voie électronique sur le profil d’acheteur de la SPL X DEMAT (https://www.spl-xdemat.fr/Xcontact/CG88001.html) défini dans les documents de la consultation.
Les dossiers qui seraient remis ou dont l’avis de réception serait délivré après la date et heure limites fixées ci-dessus ne seront pas retenus et seront renvoyés à leurs auteurs.
Il est rappelé aux entrepreneurs qu’ils restent responsables de l’envoi électronique de leur offre et qu’aucune réclamation ne sera admise en cas de retard dû à un problème informatique. Les candidats sont invités à procéder à leur envoi électronique sur le profil d’acheteur au plus tard 1 à 2 heures avant la date limite afin d’éviter tout retard dans la transmission.
Pour chaque étape de la procédure, les candidats et soumissionnaires appliquent le même mode de transmission à l’ensemble des documents qu’ils transmettent à l’acheteur.
Les modalités de mise au point, de notification (attribution et rejet) et de décision sont également dématérialisés sur le profil d’acheteur.
Les échanges pour application du contrat (ordres de service, avenants, courriers divers) peuvent également faire l’objet d’une transmission électronique via le profil d’acheteur.
Chaque transmission fera l’objet d’une date certaine de réception et d’un accusé de réception électronique.
Le fuseau horaire de référence sera celui de (GMT+01:00) Paris, Bruxelles, Copenhague, Madrid.
Le pli peut être doublé d’une copie de sauvegarde transmise dans les délais impartis, sur support physique électronique ou sur support papier. Cette copie est transmise sous pli scellé et comporte obligatoirement la mention « copie de sauvegarde », ainsi que le nom du soumissionnaire et l’identification de la procédure concernée.
Les formats électroniques dans lesquels les documents peuvent être transmis sont les suivants : les formats compatibles avec le système informatique de la ville : pdf, doc, xls, rtf, html. Ces formats doivent être compressés (zip) pour leur transmission. Le soumissionnaire est invité à ne pas utiliser les EXE ou macros.
Dans le cas où les documents sont signés, la signature est impérativement électronique et conforme aux obligations minimales résultant du R.G.S.
Tout document contenant un virus informatique fera l’objet d’un archivage de sécurité et sera réputé n’avoir jamais été reçu. Le soumissionnaire concerné en sera informé. Dans ces conditions, il est conseillé aux soumissionnaires de soumettre leurs documents à un anti-virus avant envoi.
ARTICLE 6 - DATE ET HEURE LIMITES DE RECEPTION DES OFFRES La date limite de réception des offres est fixée impérativement au
Vendredi 11 décembre 2020 à 12h00
La date et l'heure qui sont utilisées par le dispositif d'horodatage proviennent de la plate-forme qui est réglé sur l'heure de Paris. Ces dates et heures font, seules, foi pour le traitement de la procédure.
Toute offre arrivée ou déposée après cette date sera retournée non ouverte.
Les soumissionnaires sont invités à tenir compte des aléas de la transmission électronique ; par conséquent, ils doivent prendre leurs précautions afin de s’assurer que la transmission électronique de leurs plis soit entièrement achevée avant la date et l’heure limites de dépôt des offres.
ARTICLE 7 - VALIDITE DES OFFRES
Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant 120 jours à compter de la date limite de réception des offres.
ARTICLE 8 - CRITERES D’EVALUATION DES OFFRES
8.1 - Notation
Le jugement des offres sera effectué selon les critères suivants :
• Nature et étendue des garanties : 40% ;
• Prix des prestations : 40% ;
• Modalités et procédures de gestion des sinistres et dossiers : 20%.
Le critère prix sera analysé lot par lot sur la base de l’offre financière et noté selon la formule suivante :
(Prix le plus bas / Prix étudié) X Pondération
Dans le cas où des erreurs purement matérielles (de multiplication, d’addition ou de report) seraient constatées entre les indications portées sur l’offre financière et l’acte d’engagement, ce-dernier prévaudra et le montant de l’offre financière sera rectifié en conséquence. L’entreprise sera invitée à confirmer l’offre ainsi rectifiée ; en cas de refus, son offre sera éliminée comme non cohérente.
Le critère de nature et d’étendue des garanties sera analysé lot par lot et en fonction des caractéristiques suivantes :
• Seuils de couverture du risque en €uros ou toute autre donnée ;
• Franchise ;
• Exclusions de couverture du risque.
Le critère de modalités et procédures de gestion des sinistres et dossierssera analysé lot par lot sur la base du mémoire technique fourni évoqué à l’article 4 du présent règlement de consultation et selon le degré de complexité et de clarté des procédures déclaratives ainsi que sur la précision des interlocuteurs définis pour l’application du présent marché.
Les candidats peuvent présenter une offre pour un seul, plusieurs ou la totalité des lots du présent marché.
8.2 - Négociations
Après examen des offres, le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité de négocier avec les soumissionnaires ayant présenté les offres les plus intéressantes dans la limite des deux premières après classement selon les critères d’évaluation.
Cette négociation peut porter sur tous les éléments de l’offre, notamment sur le prix, les garanties proposées, les conditions de franchises. Il pourra également leur être demandé de préciser, corriger et compléter leur offre.
Ces négociations se dérouleront dans des conditions respectueuses du principe d’égalité de traitement des soumissionnaires et de transparence des procédures. La phase de négociation devra respecter les critères établis à la présente consultation.
Chaque candidat invité à la négociation en sera préalablement informé par lettre en recommandé avec accusé de réception à la fois dans son principe et dans ses modalités.
A la suite de la négociation, le marché est attribué par le pouvoir adjudicateur.
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d’attribuer le marché public sur la base des offres initiales sans négociation.
ARTICLE 9 - ATTRIBUTION DU MARCHE
Conformément à l’article R. 2152-13 du code de la commande publique, il sera possible, en accord avec le soumissionnaire retenu, de procéder à une mise au point des composantes du marché public avant sa signature.
Cette mise au point ne pourra avoir pour effet de modifier des caractéristiques substantielles de l'offre ou du marché public. La mise au point sera rédigée sous forme d'acte écrit annexé à l'acte d'engagement consistant à apporter des précisions écrites au marché et/ou à l'offre du titulaire permettant de préciser les modalités d'exécution ou de lever les ambiguïtés ou menues contradictions du présent marché public.
Elle sera effectuée avant la signature du marché par le pouvoir adjudicateur entre l'attribution et la conclusion du marché.
Le soumissionnaire, auquel il est envisagé d’attribuer le marché, fournit, dans le délai fixé par la commune, les documents suivants :
- Attestations de régularité fiscales et sociales, extrait Kbis, extrait de casier judiciaire de la société, des membres du conseil d'administration et de son représentant habilité à signer et exécuter le marché.
- le soumissionnaire produit en outre les pièces prévues aux articles R. 1263-12, D.
8222-5 ou D. 8222-7 ou D. 8254-2 à D. 8254-5 du code du travail.
Pour le soumissionnaire établi dans un État autre que la France, celui-ci doit produire un certificat établi par les administrations et organismes du pays d'origine. Lorsqu'un tel certificat n'est pas délivré par le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou dans les États où un tel serment n'existe pas, par une déclaration solennelle faite par l'intéressé devant l'autorité judiciaire ou administrative compétente, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays.
Les soumissionnaires ne sont pas tenus de fournir les documents justificatifs et moyens de preuve qui leur ont déjà été transmis dans le cadre d'une précédente consultation et qui demeurent valables. Dans ce cas, le soumissionnaire en fait état.
Il fournit, à l'issue de l'attribution, l’acte d’engagement pré-rempli et transmis par le pouvoir adjudicateur, dûment COMPLETE et SIGNE ainsi que la preuve attestant que le signataire a le pouvoir d’engager l’entreprise (à l’exception du cas où cette pièce a été fournie préalablement).
ARTICLE 10 - NOTIFICATION DES RESULTATS
Le soumissionnaire, dont l’offre est retenue, en est informé par courrier transmis par voie électronique.
Les soumissionnaires non retenus sont informés selon les mêmes modalités.
Par ailleurs, le soumissionnaire retenu s’engage à fournir à la Ville, tous les 6 mois à compter de la notification et jusqu’au terme du marché, les documents prévus à l’article D. 8222-5 ou D. 8222-7 et D. 8222-8 du Code du Travail.
Après signature du marché, en cas d'inexactitude des documents et renseignements transmis par le soumissionnaire retenu, la Commune de VAGNEY sera en droit, après notification d'une mise en demeure préalable, de résilier le marché aux torts du co-contractant.
Si le pouvoir adjudicateur souhaite ajouter des mentions à l’acte d’engagement, il le signera en l’état et créera une annexe de mise au point pour préciser les éléments souhaités (notamment les lots pour lesquels le fournisseur est retenu et les montants minimum et maximum du marché). Cette annexe doit être co-signée par l’opérateur économique et le pouvoir adjudicateur. L’acte d’engagement et la mise au point du marché seront notifiés ensemble.
La Commune de VAGNEY notifiera les marchés par voie électronique ou par voie postale selon le mode de dépôt des offres préalablement choisi. Le marché est réputé notifié à la date et à l’heure du téléchargement par la société.
L’ensemble des informations transmises aux soumissionnaires par le profil d’acheteur de la SPL X DEMAT le sont par voie dématérialisée. En conséquence, l’attention des soumissionnaires est attirée sur l’importance de communiquer une adresse mail valide et régulièrement consultée.
ARTICLE 11 - RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES
Pour tous renseignements complémentaires sur la procédure, d’ordre administratif ou technique, jugés nécessaires pour l’établissement de leur proposition il convient de transmettre, au plus tard 8 jours avant la date limite de réception des offres, les questions aux coordonnées suivantes : Renseignements d’ordre administratif :
Commune de VAGNEY – Hôtel de Ville – 12 Place Caritey – 88120 VAGNEY.
Monsieur Rémi DECOMBE 03.29.24.70.18.
Une réponse sera alors adressée, par mail via la plate-forme, à toutes les entreprises ayant retiré le dossier de consultation en précisant leurs coordonnées, au plus tard 5 jours avant la date limite de réception des offres.
ARTICLE 12 - PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES
Le dossier de consultation des entreprises est constitué des pièces suivantes, par ordre de priorité décroissant :
- l’acte d’engagement (A.E.) ;
- le Cahier des Clauses Particulières (C.C.P.) définissant le besoin ; - la Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (D.P.G.F.) ;
- les annexes définissant précisément les garanties exigées ; - le mémoire technique ;
- le présent Règlement de la Consultation (R.C).
Afin de pouvoir décompresser et lire les documents mis à disposition par la Commune de VAGNEY, les soumissionnaires devront disposer des logiciels permettant de lire les formats suivants : Adobe® Acrobat® (.pdf), et/ou Rich Text Format (.rtf), et/ou les fichiers compressés au format Zip (.zip).
La Commune se réserve le droit d'apporter, au plus tard dix jours avant la date limite de remise des offres fixée à l’avis d’appel public à la concurrence, des modifications de détail au dossier de consultation. Les soumissionnaires devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir n’élever aucune réclamation à ce sujet.
Si les modifications apportées nécessitent une prolongation de la durée de remise des offres, les soumissionnaires seront avertis par la Commune de la nouvelle date limite de remise des offres par l'envoi d'un mail à l'adresse renseignée pour le téléchargement du dossier de consultation.
