Dématérialisation de factures clients avec Qweeby

TM

Dématérialisation de

factures clients avec Qweeby

Un dispositif validé et reconnu

Certification GS1 France pour l’émission de factures électroniques conformément à l’article 289 V du Code Général

3^ème prix lors des E-DOC award 2011 de la FedISA pour

l’innovation dans le domaine de la gestion électronique des documents et informations

Mention spéciale du Jury du concours biennal Eureka

organisé par le Conseil Supérieur de l’Ordre des

Experts Comptables

Le marché est enfin prêt…

il est aujourd’hui possible d’intégrer des données dans les systèmes d’information automatiquement ou avec des ressources minimales,

l’échange automatisé de données entre systèmes d’information hétérogènes est une pratique maîtrisée,

les processus de validation sont largement automatisables grâce à la généralisation des ERP et aisément optimisables par l’utilisation des outils de GED et de workflow,

Internet permet à un nombre illimité d’acteurs de partager une information centralisée pour un coût marginal quasi nul.

L’environnement législatif à changer

Les conditions techniques, réglementaires et économiques de la facturation électroniques sont réunies :

le support électronique est désormais un moyen banalisé de présentation et stockage des données,

Internet permet de transporter des données électroniques rapidement pour un coût faible

la Directive Européenne du 20 décembre 2001 a imposé aux Etats Membres d’intégrer dans leur réglementation nationale deux possibilités pour la facturation dématérialisée fiscalement (les Etats pouvant y ajouter toute autre moyen de leur choix) :

• la facture électronique de type « EDI », réservée à des échanges de fichiers structurés,

• la facture électronique signée, s’appuyant sur la Directive Européenne sur la signature électronique,

Les enjeux de la facture électronique dans le B2B

⃞ La dématérialisation est un sujet métier qui relève des utilisateurs

⃞ Les entreprises ont (heureusement) de nombreux clients différents à facturer

⃞ Ce n’est pas aux clients d’imposer leur(s) solution(s) à leur fournisseur

⃞ Le processus de facturation est un processus opérationnel et industriel

⃞ Le déploiement de la dématérialisation est progressif car tous les clients

n’acceptent pas en même temps

⃞ La dématérialisation requiert de

l’interopérabilité (formats, certificats, protocoles, archivages…)

Permettre à l’utilisateur de mettre en œuvre sans requérir de compétences techniques

Ouvrir la dématérialisation à tous les clients, quels qu’ils soient

L’émetteur doit disposer d’un outil unique capable de répondre aux demandes

Insérer la dématérialisation dans le processus et non refondre le processus autour ou

dégrader sa productivité

Permettre un déploiement souple et non contraignant ; assurer la cohabitation fluide des différents modes de facturation

Se focaliser sur le process et garantir

l’interopérabilité avec les solutions d’archivage et les autorités de certification

a

a

a

a

a

a

Point de départ : transmettre des informations entre partenaires

Emetteur Informations Récepteur

Dans les flux transactionnels (commandes, avis d’expédition, factures…), ce qui compte ce sont les données ; pas le support de transmission

Facture L’émetteur met les informations sur un Facture

support matériel (papier) qu’il transmet au destinataire… qui s’empresse de saisir

dans son propre système

Rapide Fiable Bilatéral

Le traitement d’une facture papier est un processus lourd et coûteux

Réalisation de la facture

Impression et mise sous pli

Dépôt à la Poste

Classement de l’archive

Réception du courrier

Contrôle et validation

Saisie comptable

Emission du paiement

Classement de la facture

Emetteur Récepteur

Supprimer ce support matériel (dématérialisation) permet de supprimer des opérations lourdes et coûteuses

Le côté matériel du flux d’information introduit des opérations lourdes et coûteuses

Toute dématérialisation n’a pas valeur légale

Sans intérêt et dangereux Véritable dématérialisation

Le PDF remplace le papier

 Le destinataire doit imprimer ; il appréciera…

 Un PDF peut facilement être modifié après émission

 Un PDF n’a pas de valeur légale : il n’est pas opposables et ouvre la porte à des contestations en cas de contrôle ou de litige. Un client appréciera d’être redressé par le fisc si le contrôleur trouve une facture PDF transmise par e-mail…

 La transmission par e-mail manque de fiabilité : aucune garantie sur le destinataire, l’acheminement, la non- interception, l’intégrité de la transmission et la non répudiation ; beaucoup de failles et de risques

Le papier est remplacé par un flux électronique authentique et intègre

 Le recours à une signature électronique avancée conforme aux dispositions de l’art. 1316 du Code Civil (loi du 13 mars 2000) donne au flux électronique une valeur légale qui rend le papier inutile

 Le recours à un service d’horodatage garantit la date certaine du document (lorsque nécessaire)

 La conservation dans un dispositif d’archivage à valeur probatoire assure la durabilité du flux et son

opposabilité aux tiers

Les textes : article 1316 du Code Civil

Le cadre fiscal applicable aux factures

Art. 289 Bis du CGI Echange de fichiers structurés

Couramment nommé Facture EDI

Art. 289 V du CGI Echange de fichiers non structurés

Couramment nommé « PDF Signé »

Authenticité du flux de facturation électronique

Liste récapitulative des échanges effectués

Signature électronique Intégrité du flux de facturation

électronique Contrôles à la génération du message

Conservation du flux de facturation électronique

Archivage à valeur probatoire (norme Z42-013)

Conservation pérenne sur un support inaltérable

Accord du client Nécessaire et formalisé par une convention d’inter-change

Nécessaire et conservation d’une trace formelle de l’accord

La réglementation en vigueur vise à garantir l’origine certaine des flux de facturation, l’impossibilité de les modifier et leur conservation fiable durant les délais applicables

Les textes : article 289 et 96F du Code Général des Impôts (avec les décrets d’application parus au BOI d’août 2003)

Focus sur l’article 289-V du Code Général des Impôts

V. - Les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation du

destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont

garanties au moyen d'une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d'origine pour l'application de

l'article 286 et

Lorsqu'elles se présentent sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une

lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, les factures doivent être émises dans les conditions précisées

à l'article 289

Conditions d’application définies dans le BOI du 7 août 2003

Qweeby

Un service de facture électronique pour dématérialiser les factures client

 Connecté aux opérateurs et plateformes de réception

 Capable de répondre aux cahiers des charges des clients

 Orienté utilisateurs non techniciens

 Compatible avec tous les outils de gestion commerciale / ERP

 Ouvert et interopérable

 Economique à l’installation et à l’usage

 Facile à mettre en œuvre et à déployer

FONCTIONNEMENT

La véritable difficulté de la dématérialisation est ailleurs

La dématérialisation fiscale des factures conduit à gérer des exigences clients et une diversité de format / protocoles qui n’existaient pas avec le papier !

L’émetteur est conduit à faire face aux attentes et exigences de ses clients…

Est-ce à lui de les gérer ? Emetteur

Client 1 Client 2

PDF Signé en FTP

EDI Papier

PDF Signé en GS1 XML

Client 3 PDF Signé et format propriétaire

Client 4 Client …

Qweeby transmet un flux conforme aux attentes de chaque destinataire

Destinataire Format Transmission

Auchan France XML Spécifique Directe (AS2)

Carrefour France GS1 XML adapté Carrefour B-Process Casino France GS1 XML adapté Casino B-Process

SAMSE GS1 XML adapté SAMSE @GP

UGAP UBL 2.0 PEPPOL

CHORUS UBL 2.0 PEPPOL

GSK Spécifique OB10 OB10

Hospitalis Spécifique Hospitalis CEGEDIM

SNCF Spécifique Deskom Deskom

Point P EDIFACT d96a Direct (AS2)

CMEM EDIFACT d96a Direct (RVA)

Carrefour Belgique EDIFACT d96a Direct (AS2)

…

Grand donneur d’ordre…

… et autres destinataires

Qweeby NET : Notification e-mail tracée avec mise en ligne de la facture

pendant 12 mois et génération d‘un fichier d’intégration personnalisable

Tradeshift : transmission sur un compte récepteur ouvert par le client sur la plateforme Tradeshift

 A partir des factures PDF émises par l’outil de facturation

 Nous envoyons à chaque client ce qu’il souhaite recevoir

 Pour tous les clients, grand ou modeste

 Sans que

l’émetteur ait à gérer la moindre complexité

…à quelques factures papier dans une majorité de factures électroniques Que la dématérialisation soit à

votre initiative ou en réponse à

des demandes de vos clients… …passez facilement de quelques factures dématérialisées dans une

masse de papier…

La réponse de Qweeby

Factures PDF générées par l’outil de facturation ; signature à l’émission avec le certificat de l’émetteur

- Traitement homogène et unifié des flux de facturation émis, selon les

différentes voies demandées par les clients

- Interface de suivi des flux avec liste récapitulative, fichier des partenaires et restitution en clair

- Signature électronique (PKCS, PADES ou XADES par l’utilisateur ou en mode délégué)

- Dépôt dans l’archivage probatoire de l’émetteur

- Contrôles de cohérence des données

Factures sortantes… Qweeby génère les flux adaptés aux attentes de TOUS les destinataires, à partir des factures PDF produites par l’outil de facturation

Notification e-mail tracée avec fichier d’intégration CSV et mise en ligne sur www.qweeby.net

Transmission directe tracée aux destinataires connectés à Qweeby, respect du format d’intégration convenu

Conversion du PDF en flux EDI et application des obligations fiscales liées (289-Bis du CGI) Transmission via la plateforme du destinataire

1

<XLM>

2

<CSV>

n

<UBL>

Traitement en ligne de facture

Factures entrantes… Qweeby concentre des flux de facturation électroniques hétérogènes pour alimenter les outils de gestion interne du récepteur

++302….

Saisie manuelle des factures sur le portail QweekFacture (www.qweekfacture.com) Messages EDI transmis en AS2 ou RVA (Allegro)

PDF Signé ou non, transmis par voie e-mail

PDF Signé ou non transmis par voie automatisée (émission client Qweeby ou autre)

Traitement en pied

Fichier d’intégration technique au format attendu par le destinataire pour traitement des factures dans ses systèmes - Réception centralisée des flux

fournisseurs avec suivi d’ensemble - Interfaces de suivi des flux avec liste

récapitulative, fichier des partenaires et restitution en clair

- Mise au format attendu (ligne ou pied selon la source)

- Contrôle de la signature (lorsque nécessaire)

- Dépôt dans l’archivage probatoire du récepteur

- Contrôles de cohérence des données

Schéma d’ensemble

Transmission via QweebyNET : - Notification au client - Relances automatiques - Alertes de non consultation

- Suivi de consultation - Consultation en ligne 24x7 - Conservation pendant 12 mois

- Transcription de la facture au format OFX paramétrable Transmission par protocole

sécurisé et tracé ; direct ou via le prestataire du destinataire

Identification automatique du destinataire et du mode de

transmission Protocoles et formats

automatisés pour les clients donneurs d’ordres

Plateforme de notifications e-mail tracées

Récupération directe en sortie de l’outil de facturation

Externalisation de l’impression auprès de l’opérateur choisi par l’émetteur

Impression locale des factures non

dématérialisées

Copie locale (serveur, GED…) des factures dématérialisées

Dépôt dans le dispositif

d’archivage légal de l’émetteur Application de l’IF du 11 01 07

Signature par l’émetteur avec son certificat de signature électronique

Qweeby s’adresse aux PME – PMI, voire TPE, avec un modèle cohérent

Outil simple et intuitif qui se comprend facilement sans nécessiter de formation Structure de coût simple et lisible qui permet

un ROI très rapide et incite au déploiement Offre modulaire et packagée, orientée

usage, qui facilite la compréhension et la décision

Livré prêt à l’emploi pour une mise en œuvre par les utilisateurs et sans compétences techniques

Qweeby est interopérable pour respecter les choix de ses clients

La conservation des documents numériques et l’identité électronique sont des décisions stratégiques d’entreprise, indépendantes de l’opérateur des flux

Les bénéfices du dispositif Qweeby

Gestion fluide et transparente de la cohabitation électronique / papier Insertion totale dans le processus de facturation en place sans imposer de changement dans la forme des factures et les pratiques

Modularité complète permettant de démarrer facilement et rapidement, puis de monter en puissance avec un ROI rapide

Adaptation totale au contexte de l’émetteur

Interopérabilité avec les dispositifs d’archivages probatoire et certificats Capacité à adresser tous les clients : du grand donneur d’ordre au plus petit destinataire

Fourniture systématique d’un fichier d’intégration (données de la facture dans un format exploitable) privé ou standard

Traçabilité et fiabilisation du processus de transmission (suivi, relances, alertes, notifications…)

EVOLUTIF

Les options permettent d’adapter la dématérialisation à tous les contextes

Signature en lot

Découpage PDF Votre volumétrie

dématérialisée augmente…

Vous voulez gagner en confort et agilité…

Détection automatique des factures à dématérialiser

Création automatique des clients dans QweebyNET Application de l’instruction

fiscale de janvier 2007

Prise en charge de pièces jointes aux factures

ECONOMISER DES LA PREMIERE FACTURE ENVOYEE

Gain

Mobiliser et engager toute l’entreprise pour garantir la

cohérence des messages

Le proposer à tous ses clients sans chercher à organiser a

priori le déploiement

Eviter le forcing et accompagner les clients en

montrant les avantages concrets

Organiser le planning en fonction des réponses clients

et de leur planning Prendre en compte les demandes ou cahiers des charges des clients sans se

focaliser dessus

L’ampleur du ROI dépend de l’ampleur et de la vitesse du déploiement

Déployer largement et rapidement

Insérer la dématérialisation dans la stratégie générale de l’entreprise



Veiller à la cohérence avec les outils mis en œuvre dans

l’entreprise (GED, archivage probatoire, identité numérique…)



Intégrer la dématérialisation des factures dans la démarche de Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE) de l’entreprise



Former les utilisateurs pour atteindre tous les avantages et bénéfices de la dématérialisation (et éviter les fausses

manœuvres involontaires…)



Mettre en avant la dématérialisation pour en faire un facteur concurrentiel différentiant

La dématérialisation est un avantage pour l’entreprise : il faut l’articuler avec les actions de RSE, de marketing et de communication pour bien la valoriser

ROI

Les bénéfices de la dématérialisation

Côté émetteur Côté récepteur

 Fiabilisation du processus de facturation

• Réduction des temps de transmission

• Traçabilité et visibilité sur la remise de la facture

• Alertes et relances automatisées

 Réduction des frais généraux :

• Moins de papier et d’impressions

• Moins d’affranchissement

• Moins d’archives à stocker

 Réduction des coûts opérationnels

• Moins de manipulations (envoi, classement, mise sous pli, affranchissement, bourrages…)

 Création d’un avantage concurrentiel

• Facteur différentiant

• Généralisation aux donneurs d’ordres

 Développement durable

 Réduction des coûts opérationnels :

• Moins de manipulations en réception

• Pas de ressaisies

• Automatisation des processus de traitement

• Moins de manipulations de classement

• Moins d’archives à conserver

• Accès facilité aux factures (en ligne)

• Suppression de coûts de numérisation / LAD / RAD

 Fiabilisation de la gestion des paiements

• Fiabilisation du circuit de validation des factures (et réduction du cycle de traitement)

• Fiabilité des données de facturation

Notre approche de la dématérialisation

 Dématérialiser, c’est supprimer le flux papier

 Respect strict du cadre juridique et fiscal de la dématérialisation

 Dématérialiser, c’est rendre exploitable les données contenues dans les documents (ou leur représentation virtuelle)

 Ce sont les données qui comptent pas leur transcription matérielle

 Ce n’est pas à l’émetteur de gérer les différentes solutions, options ou exigences de ses partenaires (et/ou internes)

 La complexité technique et l’interopérabilité sont l’affaire de l’opérateur

 Dématérialiser nécessite d’avoir l’accord du destinataire informé des bénéfices et implications de son choix

 Apporter des bénéfices réels au récepteur pour obtenir son adhésion

Apporter aux utilisateurs les bénéfices de la dématérialisation et leur épargner sa complexité, ; faciliter le déploiement large et rapide auprès de tous les clients

Cas clients

Portes, Fenêtres et volets

Sollicité par un client Groupe Brémaud décide de se lancer dans la dématérialisation

générale de ses factures client.

L’opérateur proposé par le client ne répondant pas aux attentes de Groupe Brémaud, le choix se porte sur Qweeby qui alimente cet opérateur (@GP)

En complément Qweeby transmet les factures aux autres clients via sa plateforme de

notifications mail tracées Démarrage : 18 juin 2012

Volumétrie concernée : 61 000 factures / an Client déployés : 4

Salaisons traditionnelles

Sollicité par Auchan France pour passer la facture électronique, cette entreprise a opté dans un premier temps pour le webEDI.

Face aux ressaisies et manipulations additionnelles imposées, la Sté Duculty a choisi Qweeby pour sa facilité de mise en œuvre et sa simplicité d’utilisation.

Démarrage : février 2011

Volumétrie concernée : 9000 factures / an Clients déployés : Auchan, Carrefour et Casino

GS1

Isagri XML Custom GS1 XML I F

@

Cas clients

Salons de jardin et aménagement extérieur Sollicité par Auchan France pour passer la facture électronique, cette entreprise a choisi Qweeby pour répondre à la demande et déployer à ses autres clients

Le groupe Edenside (dont fait partie la marque Madeira) a fourni sa liste clients donneurs d’ordres à Qweeby en lui demandant de déployer auprès d’un

maximum d’entre eux les flux électroniques Démarrage Auchan : avril 2012

Volumétrie concernée : 4500 factures Clients déployés : AUCHAN + contacts en cours

Robinetterie et équipements de salle de bains haut de gamme

Ondyna a identifié la dématérialisation des factures comme un levier de réduction de coût et d’efficacité

Pour pouvoir déployer largement auprès d’une clientèle de grossistes et spécialistes du bâtiment, Ondyna à choisi Qweeby.

Démarrage : prévu été 2012

Volumétrie concernée : 38 000 factures / an Clients déployés : -

289 bis

I F SAGE

CEGID GS1 XML

@

Ils nous font confiance

Nos partenaires techniques et commerciaux

Les avantages du PDF signé (art. 289-V)

EDI

(art. 289- bis du CGI)

 Faible part de clients EDI au sein du portefeuille client et/ou les flux EDI représentent une part faible sur l’ensemble des flux opérés

 Les coûts de mise en œuvre et de maintenance sont importants compte tenu du périmètre concerné : le

retour sur investissement est faible

 La maturité technique est faible et/ou les outils en place ne sont pas adaptés

PDF Signé

(art. 289-V du CGI)

 Applicable à tous les clients : peut être déployé largement et facilement à l’ensemble des clients

 Coût limité et simple à mettre en

œuvre : retour sur investissement réel et rapide

 Absence de contraintes techniques : compatible avec tous les outils et ne requiert pas de compétences

techniques particulières

Pour la plupart des entreprises, dont une partie seulement des clients est capable de recevoir de l’EDI, la facture dématérialisée en PDF signé est l’option idéale

Une entreprise innovante et un projet humain fort

Ceci n’est pas essentiel, mais cela nous tient à cœur ! Nous sommes implantés en zone franche et recrutons en

priorité dans le quartier

Nous participons à de nombreuses actions locales et citoyennes

Marion

Chef de Produit Arnaud

Ventes indirectes Abdel

Exploitation Hanane

Relation clients Eric

Ventes directes Hamid

Maintenance applicative Ludovic

Exploitation Macara

Relation clients

Ceci n’est pas essentiel, mais cela nous tient à cœur !

Nous sommes implantés en zone franche et recrutons en priorité dans le quartier Nous participons à de nombreuses actions locales et citoyennes

Les (véritables) points clés de la dématérialisation fiscale de factures

Vrai /Faux Explication

La signature électronique VRAI L’art. 289-V impose la signature électronique comme garantie d’authenticité et d’intégrité de la facture

L’horodatage FAUX Le § 287 du BOI précise que la signature applicable aux factures ne requiert par l’horodatage

L’archivage électronique

probatoire Z42013 FAUX L’archivage sur un dispositif Z42013 n’est requis que pour les factures dématérialisées selon l’art. 289 bis du CGI, pas pour les factures sous forme électronique selon l’art. 289-V du CGI

L’accord du destinataire VRAI L’accord formel du destinataire est nécessaire (par acceptation des CGU ou par signature d’un accord

Le contrôle de la conformité de la signature

VRAI Le destinataire est dans l’obligation de contrôler la conformité de l’empreinte de signature (contrôle que l’empreinte cryptographique correspond au document signé et au certificat utilisé)

Les fichiers d’intégration VRAI La possibilité d’intégrer les donnés de la facture par le destinataire sans devoir les saisir est un bénéfice qui contribue à lui faire accepter la dématérialisation

La gestion simplifiée des différents flux et formats

VRAI Dématérialiser ses factures conduit à devoir faire cohabiter dans le processus le papier et l’électronique (sans compter les variantes de formats

électroniques)

L’intégration dans le processus de facturation

VRAI La facturation est un processus industriel dont la productivité ne doit (peut) pas être dégradée par la mise en œuvre de la dématérialisation

LE MARCHE

Marché

•2 à 3 milliards de factures B2B sont émises chaque

année en France

Un marché colossal de 3 Milliards de document/an

Factures papier Factures dématerialisées

Marché

Un marché français de 3 000 000

entreprises

Toutes entreprises émet au moins 20 Documents

comptables /mois

La dématérialisation sortante….

Emetteur A

De multiples récepteurs

…

Devient de la dématérialisation entrante pour l’autre

De multiples Emetteurs

Récepteur A

…

Avec QWEEBY un portail unique avec tous mes fournisseurs et mes clients, grâce à une

authentification unique (TVA)

www.qweeby.com

SAS au capital de 131 400 €

16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne