Atelier «La dématérialisation des factures à travers les technologies LAD»

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Avec la participation de:

• Christophe BOUTE, Directeur des Systèmes d’informations de la SIP

• Sheila NATHOO, Responsable Avant-Vente Aareon France

• Benjamin OUTIN, Responsable Commercial BeLink Solutions

Atelier « La dématérialisation des factures à travers

les technologies LAD »

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AGENDA ATELIER

• Présentation de notre groupe et de nos offres 5 min

• Dématérialisation des factures: Enjeux et Bénéfices 5 min

• Présentation de l’offre LAD Factures 5 min

• Démonstration « Live » sur les factures: De la numérisation jusqu’à l’intégration

dans votre ERP 15 min

• Témoignage client : Retour d’expérience de Christophe BOUTE, DSI de la SIP

10 min

• Echanges Questions/Réponses 5 min

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AGENDA ATELIER

10 min

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Le Groupe BELINK

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Présentation Groupe Belink

Le groupe Belink propose une offre complète de dématérialisation des documents et d'automatisation des processus métier.

Une couverture nationale avec des implantations de proximité, un fort développement international en particulier en Afrique

Une équipe de près de 100 ingénieurs et consultants présents sur tout le territoire national

Un chiffre d’affaire de 9M€ et Plus de 500 clients

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Offre Commerciale Groupe Belink

Projet Intégration

Conseil en architecture

Assistance technique

Moteur GED – Workflow

Moteur Cartographie SI Gestion des factures fournisseurs (gamme CODEXIA)

Gestion dossiers Habitat social et immobilier

Gestion des marchés (gamme LIA)

Plate forme collaborative d’échanges projet BTP (Hubforproject)

Solution Hygiène et Sécurité (Winlassie)

Solution Modélisation (SOLU-QIQ)

Conseil ecrm

Mobile Marketing

Sites Web de communication

Créations graphiques

Plate-forme de Broadcasting

BELINK SERVICES

BELINK SOLUTIONS

BELINK INTERACTIVE

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Projets & Solutions Métiers

Portaildocumentaire et décisionnel Full Web

Dématérialisation des Demandes de logements, Enquêtes SLS/OPS, Factures fournisseurs

IMMOBILIER

PROJETS GED &

WORKFLOW Approche multisectorielle

FACTURES FOURNISSEURS

DEMATERIALISATION Collaboration

- Lecture Automatique des factures fournisseurs - Plan de classement

Archivage documentaire et Workflowde validation des procédures

Ventes, Achats, Logistique, Production, Règlements,

Qualité, RH, …

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Un fort positionnement sur l’habitat social

Près de 40 clients dans l’habitat social

10 ans d’expérience sur ce secteur d’activité

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Nos Solutions Progiciel

LAD - ReadSoft DOCUMENTS

Numériser Capturer Contrôler Transférer

CODEXIA

GED-WORKFLOW-REPORT

STOCKER VALIDER TRAITER

GERER

BELINK Solutions

est éditeur de la gamme CODEXIA

depuis 1997 et intégrateur depuis 2002 de la suite LAD

ReadSoft DOCUMENTS

^.

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Solution évolutive complète et intégrée

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Partenariat Aareon

 Partenaire depuis 2008

 15 références communes (Opievoy, Loire Habitat, Famille et Provence, Logis Metropole, Emeraude Habitation, Actis, Espace Habitat, Le Toit Forézien, OPH Orléans, SIP, Habitat du Nord, Promologis…)

 Solutions certifiées par Aareon

 Interfaces et contrôles intégrées

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• Leader Mondial

• 6500 clients dans le monde

• 400 clients en France

• + de 2 Milliards de documents traités par an

• CA 2010 : 70 Millions d’€

• 16 Filiales

• 450 employés

Editeur de logiciel d’automatisation des documents

• BeLink, seul interlocuteur

• Plus de 50 projets réalisés avec leur solutions

• Premier partenaire en France

• 15 consultants/chefs de projets formés et certifiés par l’éditeur

Un partenariat fort et abouti

Partenariat LAD ReadSoft

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AGENDA ATELIER

10 min

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ENJEUX ET BENEFICES

Dématérialisation des factures fournisseurs: Enjeux et Bénéfices

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Gérer le risque opérationnel

Sécurisation du fond documentaire

Conformité aux nouvelles règlementations

Accroissement du risque juridique Optimiser la

performance opérationnelle

 Gains de temps & coûts de traitement

 Réduction des tâches manuelles à faible valeur ajoutée

 Amélioration de la qualité des données

 Fluidification diffusion et accès à l’information

 Externalisation de certaines tâches ou opérations

La dématérialisation : pourquoi faire ?

Améliorer la relation client

Maitrise des points de contact extérieurs

Qualité de réponse aux demandes client

Nouveaux services rendus possibles par des échanges numériques

Promotion de l’image de l’entreprise

Accompagner votre démarche RSE

« Responsabilité Sociétale des Entreprises »

Amélioration de votre empreinte : volume papier, photocopies

Diminution des navettes de transport et des courriers

Diminution des déplacements

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Quantitatif

• Gains de temps

• Charges de personnel (ETP)

• Logistique & achats

• Archivage

Qualitatif

 Image de l’organisation

 Qualité du service rendu

 Sécurisation

 Préservation de l’environnement

Pour quel Retour sur Investissement ?

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AGENDA ATELIER

10 min

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Placez les dans le scanner…

Recevez vos factures

Les données sont intégrées

dans ERP

Principales étapes de la Dématérialisation des factures fournisseurs

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Numérisation Scan

Solution d’archivage des images

Solution de workflow

PortalImmo Prem’Habitat

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XML EMAIL MFP Scanner Fax

Classification Capture

Contrôle XML EMAIL

XML EMAIL MFP

XML EMAIL MFP Scanner

XML EMAIL MFP Scanner Fax

XML

Des capacités de traitement de tous les factures entrantes quelques soit leur flux

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Numérisation Scan Interpret

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 Numéro de facture

 Date de facture

 Ligne articles

 Date d’échéance

 Taux TVA

 Totaux

 Nom du Tiers

 N° commande

Capture automatique des données

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Utilisé pour capturer les données pour les fournisseurs inconnus

du système

Très bon résultat d’intérprétation dès le 1^er passage

Reconnaissance contextuelle Connaissance de la structure

logique des factures Freeform

Modélisation automatique

Enrichissement dynamique du modèle pendant la production

Mise en production rapide Auto-apprentissage

Outil d’optimisation pour les fournisseurs importants

Automatisation maximale pour les fournisseurs avec le plus

grand nombre de factures

Paramétrage avancé de la reconnaissance par champ et

par fournisseur (postion, Adaptation au fournisseur

Le meilleur des technologies au service de la capture

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 N° TVA

intracommunautaire

 SIRET / SIREN ou équivalent

 Coordonnées bancaires

 Adresse

Identification automatique du fournisseur et de la société facturée

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Archivage de l’image

Référentiel

Fournisseurs / Factures Commandes / Réception

Des règles de Validation automatique

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 Contrôles de cohérence :

– Montant TTC = Montant HT+ Montant TVA – Sommes des lignes articles = Montant HT

– Date de la facture = Date du système +/- intervalle de temps

 Règles métier via :

– Tables de données internes – Bases de données externes – Bases de données ERP

Des règles de Validation automatique

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Référentiel

Verify

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 Interface facilitant les corrections

– Codification des anomalies

– Couleur de fond suivant le type de champ

 Visualisation des données par tables

 Classification manuelle

– Type de facture – Société facturée – Fournisseur

 Visualisation de l’avancée des opérations

Un Vidéocodage facilité

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Numérisation Scan

Verify

Transfert Interpret

Archivage des données

Référentiel

Attribution Enrichissement

Bon à payer

Images

Archive Images

Mise à jour Auto des Statut

Workflow

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AGENDA ATELIER

10 min

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DEMONSTRATION

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AGENDA ATELIER

10 min

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GESTION DES FACTURES

Christophe BOUTE

Directeur des Systèmes d‘informations

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PRESENTATION DE LA SIP

• La SIP est une SA créé en 1994 suite à la fusion de la SAP et l’Immobilière Lesueur

• 15 000 lots dans la Picardie

• 4 agences – 3 antennes

• 1 service entretien (régie)- 25 ouvriers

• 22 000 factures fournisseurs

• 169 Salariés

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PROJET FACTURES

• Demande de la Direction Générale

• Avoir toutes les factures fournisseurs dans la GED

• Plus de factures papier en circulation dans la société

• Politique qualité de l’entreprise (certification ISO)

• Réorganiser la compta - Suppression d’un, voire deux

postes

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PROJET FACTURES avec IMMOLINK

2 TYPES DE FACTURES

PAPIER PDF

SCANNERISATION INTEGRATION IMMOWARE

WORFLOW - BAP

SAISIE FACTURES SAISIE FACTURES

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PROJET FACTURES

 FACTURES PAPIER

IMMOBILISATIONS

BON DE COMMANDE

FLUIDES

(intégration des fluides sur immoware)

FACTURES HORS EXTRANET

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Mise en place du projet

• Etude de solutions, Janvier 2010

• Signature avec Belink en Avril 2010

• LAD

• Signature avec AAREON en Avril 2010

• GFACLAD – WORKFLOW

• Début du projet en Juillet 2010

• Mise en production LAD Janvier 2011

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• Le lancement du projet (présentation à tout le personnel administratif)

• Les réunions de travail avec les utilisateurs (le service DAF pour la partie LAD)

• La définition du circuit des factures (Avec chaque direction)

• La période de tests (jeu d’essai pertinent)

• La formation des utilisateurs

• L’assistance des utilisateurs lors du démarrage

• Le suivi des utilisateurs post démarrage

Les Etapes Importantes du Projet

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• Saisie manuelle des factures dans IMMOWARE

• Photocopie de chaque facture pour obtenir le bon à payer du service émetteur

• Un suivi du bon à payer long et fastidieux

• Un classement des factures long et fastidieux

• Délai de traitement des factures sans commande aléatoire

Traitement des factures avant le projet

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Moteur Readsoft Invoices (Interpret et transfert) Windows Server 2003

Console XML Windows 2003 server

Serveur de GED UNIX – Base de données 1 poste de numérisation :

Applications Readsoft (Windows XP)

6 Poste de vidéo codage 1 licence Optimize

(Windows XP)

Test

Test SAN

Présentation de l’architecture technique

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• Bonne coordination entre les équipes AAREON ,Belink et nos services

• Rapport des points d’avancement Belink

• Paramétrage Facile

• Réponse rapide au DI (belink)

• Utilisation d’un environnement dédié aux

Les points positifs

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