Facturation électronique et dématérialisation fiscale

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Facturation électronique et dématérialisation fiscale

6 mars 2006

Leader européen de la facturation électronique

• Plus de 400 000 factures traitées par mois

• 250 sociétés connectés ou en cours de connexion au réseau Deskom

• Alliance stratégique avec le groupe Influe-Illicom, n°1 français de l’EDI

• 25 personnes dédiées au déploiement du Réseau de Facturation

Electronique, 60 années hommes d’expérience dans la mise en place de projets de facturation électronique

• Plusieurs déploiements Européens en cours (France, UK, Benelux, Portugal, Espagne, Allemagne, …)

• Solution de facturation électronique et de traitement de factures

vérifiée par Ernst & Young, et attestée par GS1

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Document confidentiel – Propriété de Deskom 3

Ils nous ont fait confiance

SOMMAIRE

• Introduction

• Motivations

– Amélioration des processus – Optimisation des coûts

• Définitions

– Facture électronique – Dématérialisation fiscale – Cadre juridique

• Solutions

– Les solutions « fonctionnelles »

– Les panoramas de solutions acheteur/vendeur

• Positionnement Deskom

– Identité – Offre

– Positionnement

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Introduction

• La facture, un objet multi-fonctionnel

• Matérialisation de la transaction commerciale

• Support d’échange d’information entre l’acheteur et le vendeur et au sein de l’organisation de l’acheteur

• Support des écritures comptables clients et fournisseurs

• Pièce justificative au regard de la

collecte et déduction de la TVA

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Introduction

• La vision « duale » d’une facture dématérialisée

La Facture de Données Structurées La Facture Texte ou Image

O rig in al

Fa ct ur e « Im ag e » sig né e

O rig in al

Fa ct ur e « ED I » str uc tu ré e

Introduction

Facture Image Signée (original) Facture de Données

(original)

ou Données de Factures

Facture Papier (original) Clients Fournisseur

• L’enjeu de la dématérialisation des factures est d’organiser la convergence entre la position des clients et celles des fournisseurs:

Automatiser les traitements

Eliminer le Papier

Dématérialiser les données (et l’original)

Dématérialiser l’original

Validité juridique intrinsèque (signature électronique)

Validité juridique contractuelle (interchange)

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Motivations

Quelles motivations ?

Améliorer Optimiser

les processus

Partager l’information

Qualité de l’information,

traçabilité comptable

Optimiser le coût de traitement de la

facture Éliminer le papier

des process

Coût

Délai

Qualité

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Quelles motivations ? Optimiser le coût de traitement de la facture

8 à 9,5 € de coût « standard » par facture émise 8 à 9,5 € de coût « standard » par facture émise

Envoi

2 1,2€ 1,2€

Archivage

4 0,8€ 0,8€

Gestion des relances

5 0,8 € 0,8 €

Gestion des litiges

6 2,4€ 2,4€

Rapprochement paiements

3 0,5€ - 2,0 €

0,5€ - 2,0 € 2.0€ 2.0€

Coûts de trésorerie

7

Préparation facturation Comptabilisation

1 0,3€ 0,3€

Réception

1

Saisie/

Codification

2

Paiement

4

Archivage

5

Gestion des litiges

6

Validation

3

0,9 €

0,9 € 1,4€ 1,4€ 5,4€ 5,4€ 2,8€ 2,8€ 1,5€ 1,5€ 1,8€ 1,8€

13,8 € de coût « standard » par facture reçue 13,8 € de coût « standard » par facture reçue

Source Etude Arthur D Little – Deskom - 2001

Définitions

• Facture électronique

• Dématérialisation fiscale

• Cadre juridique

• Contexte comptabilité publique

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Définitions

La facturation électronique

En parallèle de la facture papier, l’acheteur demande à ses fournisseurs de fournir un fichier électronique (disquette, email…) pour pouvoir intégrer ses facture sans avoir à les saisir

La dématérialisation fiscale

Dans un cadre juridique particulier à respecter, fournisseur et client peuvent ne plus s’envoyer de facture papier, le fichier électronique a valeur d’original devant les administrations fiscales (pièce justificative comptable)

Dématérialisation fiscale, textes de références

• Directive européenne du 20 décembre 2001:

– Normalisation européenne des pratiques (mentions obligatoires, auto-facturation, échanges intra-communautaires, …)

– La facture peut être électronique sous 2 modes au moins:

• Mode « EDI »

• Facture électronique signée

– Déclinaison en droit national des pays membres avant le 1er janvier 2004

• Déclinaison en droit français

– Loi de finance rectificative du 30 décembre 2002 – Décret 2003-259 du 18 juillet 2003

– Instruction DGI n°136 3CA du 7 Août 2003

• Facture sous forme de fichier structuré suivant norme convenue entre les Parties (ex « EDI »): 289bis

• Facture électronique signée avec signature simple (non sécurisée / qualifiée) pour les fichiers non structurés (texte, image, …) : 289 V

• Possibilité de confier la transmission des factures à des tiers (sous mandat de

facturation), notamment pour opérer la dématérialisation fiscale ou permettre

l’auto-facturation.

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Les aspects juridiques et fiscaux Conclusion

Les entreprises disposent aujourd’hui du cadre légal, normatif et contractuel pour établir une véritable chaîne de confiance du traitement du document électronique.

Achat public, comptabilité publique, spécificité

Le principe de séparation de l’ordonnateur et du payeur et les procédures d’affectation budgétaire des commandes, de validation et de règlement des factures doivent être déclinées en gestion électronique :

– pièces justificatives : devis, commande, réception, – bordereau de paiement,

– parapheur.

La déclinaison du processus formel sous forme électronique (a priori à

base de workflow signés de l’ensemble des documents justificatifs, dont il

faut assurer aussi la dématérialisation) semble être le préalable à la mise

en œuvre de la facture électronique pour les achats publics (?)

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Les Solutions

• Les solutions « fonctionnelles »

• Les panoramas de solutions acheteur/vendeur

Les Solutions de Facturation Dématérialisée

• Scanning

• Facture électronique signée

• EDI – Web EDI

• EIPP (plate-forme de facturation électronique)

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Scanning, dématérialisation de factures entrantes

Filtrer Concentrer Trier

Scanner, Indexer Archiver papier Factures

Pièces jointes Images

Indexées

LAD

Template

I.A. Saisie

Vérification

Intégration

GED Work Flow

Contrôle des Flux

GED, WorkFlow, Archive / Stockage, Déploiement Utilisateurs Niveau de SI

Non Démat fiscale

Portail Non collaboratif

Manuelle, Workflow Validation

Manuelle / Assistée Intégration

5 – 15 champs + images Données

• Peu d’automatisation

• Encore de la saisie

• Volume pour rentabiliser

• Impact faible sur

perturbations fournisseurs

• SI dimensionné (si volumes)

• Tous les flux

• Autonomie, non dépendant des contreparties

• Réorganisation rapide possible (CSP)

• Industrialisation et Pilotage du processus

Limites Avantages

La première marche vers l’optimisation du processus coté Acheteur

Facture électronique signée

GED, WorkFlow, Archive / Stockage, Déploiement Utilisateurs Niveau de SI

Oui Démat fiscale

Portail Non collaboratif

Manuelle, Workflow Validation

Manuelle / Assistée Intégration

5 – 15 champs + images Données

• Déploiement contreparties

• Peu d’automatisation

• Encore de la saisie

• Impact faible sur

perturbations fournisseurs

• S.I. dimensionné et solide

• Facile pour le fournisseur (imprimante virtuelle)

• Réduit coût du papier

• S’associe bien au scan coté Acheteur

• Fonctionnement proche du papier (plus facile pour les utilisateurs)

Limites Avantages

LAD OCR

+ Saisie / Vérif Complétude

Intégration

GED Work Flow

Fournisseur

Factures Pièces jointes

Acheteur

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EDI, WEB EDI

WorkFlow, Archive / Stockage, Niveau de SI

Oui Démat fiscale

Portail Non collaboratif

Automatique / Assistée Validation

Automatique / Assistée Intégration

100% Données + Visu Données

• Déploiement lent, freiné

• Multiplication des formats originaux

• Pièces jointes ??

• Impact faible sur

perturbations fournisseurs

• Très intégré pour l’Acheteur

• Automatisation

• Bien adapté aux flux avec commande

Limites Avantages

Un mode d’abord destiné aux grands Donneurs d’Ordre

Complétude

Intégration Work

Flow

Pour accélérer chez le fournisseur :

• Réduire investissements (format unique, plus de flux)

• Renvoyer de l’info sur paiement

Acheteur

Fournisseur

Formulaires Factures / Données

Données / Factures

EIPP, Plateformes de facturation électronique

Intranet / Internet Niveau de SI

Oui Démat fiscale

Portail Oui collaboratif

Automatique / Assistée Validation

Automatique / Assistée Intégration

100% Données + Visu Données

• Déploiement contreparties

• Accepter externalisation

• Interconnexion plateformes

• Normalisation

• Mutualisation

• Synchronisation

• Automatisation

• Sécurité

Limites Avantages

Fournisseurs Acheteurs

Formulaires

Données de factures Complétude

Traduction Démat Fiscale Transmission Validation Paiement

Portail Work

Flow Validation / Paiement

Flux unique

Banques

Factors

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Acheteur 1. Des outils / systèmes

pour traiter des factures électroniques :

EAI, Workflow, GED 2b - Services

• Démat fiscale

• Archivage légal

• Traduction

• Contrôles

• Portail

• Scan & LAD

Réseau EDI Plateforme

Fournisseur p Fournisseur Fournisseur k Fournisseur n Fournisseur Fournisseur Fournisseur 3 Fournisseur 2 Fournisseur 1 Fournisseur Fournisseur Fournisseur b Fournisseur a

3b. Un Réseau pour une vision homogène des contreparties

2a. Des outils pour dématérialiser EDI, Factures signées, Scan, LAD,

Archivage

OCR Scan

3a. Un déploiement en direct (point à point).

Traitements internes

GED

Compta four Règlement

Commandes Pilotage

Routage

Validation Information &

Gestion des Clients

Intégration &

complétude comptable

Les solutions Le panorama coté « Acheteur »

Fournisseur 1. Des outils / systèmes

pour traiter des factures électroniques :

EAI, Base factures, GED

Plateforme

Réseau EDI

Client y Client x Client Client p

Client Client Client n

Client Client Client 3 Client 2 Client 1 Client Client Client b Client a

Traitements internes Compta

Client

Consommations

Pilotage

CRM / Contrats Trésorerie Recouvrements

Factures conformes

2a.Des outils pour dématérialiser

3a. Un déploiement en direct (point à point).

2b - Services

• Démat fiscale

• Archivage légal

• Traduction

• Contrôles

• Portail

• Scan & LAD

• Impression

3b. Un Réseau pour une vision homogène des contreparties

Les solutions

Le panorama coté « Fournisseur »

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1

5 Mise en œuvre : un projet « démat » de factures, c’est :

2

Comptabilité

Commandes

CRM Trésorerie

Pilotage

GED

W or k fl ow

Portail Fournisseurs

Portail Clients

Juridique

Fiscal Comptable

3

OCR Scan

3 4 4

1. L’Évolution des processus

2. Une gestion

électronique des factures

3. Des outils de dématérialisation 4. La connexion

avec les partenaires 5. Une validation

transverse

Positionnement Deskom

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Leader européen de la facturation électronique

• Plus de 400 000 factures traitées par mois

• 250 sociétés connectés ou en cours de connexion au réseau Deskom

• Alliance stratégique avec le groupe Influe-Illicom, n°1 français de l’EDI

• 25 personnes dédiées au déploiement du Réseau de Facturation

Electronique, 60 années hommes d’expérience dans la mise en place de projets de facturation électronique

• Plusieurs déploiements Européens en cours (France, UK, Benelux, Portugal, Espagne, Allemagne, …)

• Solution de facturation électronique et de traitement de factures vérifiée par Ernst & Young, et attestée par GS1

L’offre Deskom : l’interface de facturation

FOURNISSEURS

FOURNISSEURS CLIENTS CLIENTS

DESKOM

PDF EDIFACT,

iDoc, XML, etc.

PDF EDIFACT,

iDoc, XML, etc.

DESKOM

Données électroniques

Deskom assure la synchronisation des données factures de l'entreprise avec les Deskom assure la synchronisation des données factures de l'entreprise avec les

Archives fiscales Archives fiscales Statuts factures

fournisseurs Statuts factures

fournisseurs

Statuts factures clients Statuts factures

clients DESKOM

Intraco Intraco

Votre

Société

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Document confidentiel – Propriété de Deskom 29 OCR

Mise en forme Traduction

Factures Pièces jointes

Paiement Validation Contrôles métiers Annuaires Annuaires

Annuaire Relationnel

Numérisation Mise en forme Démat

Archivage

Démat Archivage

Fichier plat Idoc, … Facture Edifact Facture XML Web EDI Facture signée

Vers SI Comptable

• Facture Edifact

• Facture XML

• Fichier comptable, Idoc, …

Vers Work flow

• Factures html

• Factures pdf

• Images de scan

• Indexation

Acheteur Fournisseur

OCR Scan

Plateforme Deskom : Cinématique

OCR Mise en forme

Traduction

Factures Pièces jointes

Paiement Validation Contrôles métiers Annuaires Annuaires

Annuaire Relationnel

Numérisation Mise en forme Démat

Archivage

Démat Archivage

Fichier plat Idoc, … Facture Edifact Facture XML Web EDI Facture signée

Vers SI Comptable

• Facture Edifact

• Facture XML

• Fichier comptable, Idoc, …

Vers Work flow

• Factures html

• Factures pdf

• Images de scan

• Indexation

Acheteur Fournisseur

OCR Scan

Plateforme Deskom & Dématérialisation Fiscale

Pour l’acheteur, le fournisseur, ou les deux

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Pourquoi Deskom ?

• Notre Eco-système

– Actionnariat : Galileo (53,5%), Influe (23%), General Motors (19,5%) – Alliance avec le groupe INFLUE acteur incontournable du monde de l’EDI

(1

^er

acteur français, 2

^ème

acteur européen)

– 1

^er

ensemble de services dédié aux échanges de données informatisées inter- entreprise de la commande à la facture en passant par l’avis d’expédition et la GPA

– Une offre de traitement de facture complète et modulaire (Dématérialisation, interopérabilité, Scan, Lad, éditique, solution locale ou solution externe)

• La réponse du marché :

– Attestation GS1, attestation de conformité Ernst & Young

– De grandes références clients : SNCF, Schneider Electric, EDF, Adecco, …

– La dynamique des communautés d’entreprises se rejoignant sur le réseau Deskom

Pourquoi Deskom ?

• Midas, alimentation du système de gestion fournisseurs depuis 2003

"Le ROI est atteint.

Notre équipe de traitement administratif est restée stable en dépit de l’augmentation du nombre de centres franchisés (+100 franchisés, soit plus 50%)"

• Sill confie sa dématérialisation fiscale à Deskom

« Les données provenant du traducteur EDI sont envoyées via un réseau à valeur ajouté à la plateforme Deskom, qui se charge de la dématérialisation fiscale puis de l’envoi des données vers B Process, le prestataire retenu par Carrefour. Un extranet permet à Sill d’accéder au suivi de ses factures confiées à Deskom »

• Schneider Electric, en flux intraco depuis avril 2005

« Nous avons constaté une bonne technicité, une adaptabilité et une réactivité des équipes Deskom […] Notre choix s’est porté sur une solution externe –donc rapide à mettre en œuvre – [pour la facturation intraco] car elle pourra devenir notre futur plate-forme d’échanges de factures. D’autre part, un grand groupe comme Schneider doit être présent dans la course à l’EDI et à la dématérialisation. »

Jean-Christophe Thomas – Responsable des Systèmes Financiers –Juin 2005 - Progiforum

Gisèle Pennec - responsable informatique – magazine RIA Juin 2005

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