Optimisez vos échanges commerciaux
avec la Dématérialisation Fiscale de Factures
Mars 2012
1.
Pourquoi dématérialiser les factures?
Les motivations / le ROI
2.
Dématérialiser mes factures oui, mais lesquelles et comment ?
Types de factures, les formats d’échanges
Points sur la conduite de projet, mes besoins futurs, les pièges à éviter
3.
Les bénéfices de la dématérialisation de factures
Financiers, organisationnels et concurrentiels Fonctionnels
4.
Améliorez vos processus métier avec Use it Flow
Les bénéfices
Schéma fonctionnel Le Saas
Sommaire
38%
40%
53%
76%
89%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Renforcement des contrôles internes Paiement des fournisseurs dans les délais
impartis
Accélération du processus de facturation Réduction de coûts / Perspectives
d'économies financières à la clé Automatisation des processus comptables et
financiers
En Pourcentage d’Organisations interrogées (multi-réponses) France 2008 – Etude Markess
Principales motivations des entreprises à dématérialiser leurs factures entrantes
Factures entrantes
Principales motivations des entreprises à dématérialiser leurs factures sortantes.
France 2008 – Etude Markess
49%
58%
74%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Avantage concurrentiel Réponse à demandes / pression des clients Réduction des coûts / Economies financières
En Pourcentage d’Organisations interrogées (multi-réponses)
Factures sortantes
Traitement
du courrier Saisie Validation Paiement Archivage Gestion
des litiges
Cout de gestion d’une facture entrante hors GED : - 70 %
FACTURE PAPIER ENTRANTE : 13,8 euros
FACTURE DEMATERIALISEE ENTRANTE : 4 euros (Hors GED)
estimation GS1 mars 2010
0,9 € 1,4 € 5,4 € 2,8 € 1,5 € 1,8 €
0€ 0 € 2,0 € 1, 1 € 0,0 € 0,9 €
Information GS1 suite étude Arthur D.Little
! Cout de GED à intégrer !
ROI – Factures entrantes
Préparation, facturation, comptabilisation
Envoi Rapprochement
des paiements Archivage
Gestion des
relances et des litiges
Coûts de trésorerie
Cout de gestion d’une facture sortante: - 37% à – 47%
FACTURE PAPIER SORTANTE : entre 8 et 9,5 euros
FACTURE DEMATERIALISEE SORTANTE : 5 euros
0,30 € 1,20 € 0,50 - 2 € 0,80 € 3,20 € 2,0 €
0,20 € 0 € 0,20 € 0, 20 € 1,40 € 1,0 €
Information GS1 suite étude Arthur D.Little
ROI – Factures sortantes
Dématérialisation simple de facture
Echange électronique AVEC double papier
Dématérialisation fiscale de factures
Échange entre deux applications SANS double papier
La facture électronique fait foi d’original pour l’administration fiscale
Note :
Lorsqu’un échange de factures est réalisé avec l’étranger, c’est la règlementation du pays d’origine qui prévaut.
Deux technologies acceptées par la DGI en France :
EDI (fichiers structurés) – format EDI, XML, CSV pdf signé (fichier non structuré)
Factures à dématérialiser – Les formats
Les questions à se poser :
Quel document ? Quel format ? Avec qui ?
Quel sens (émission, réception ) ? Quelle fréquence ?
Quel volume d’échange ?
Quel protocole de communication ? Quelle interface avec mon SI existant ?
Quelles ressources internes (techniques et gestion) ? Quel investissement prévoir ?
Points sur la conduite de projet
Et mes besoins futurs ?
Lister tous les types de documents qui pourraient être dématérialisés dans l’entreprise
Quelles tâches peuvent être automatisées donc optimisées ?
Quels autres partenaires seront prêts à recevoir/ émettre des documents dématérialisés?
Ma volumétrie d’échanges actuelle peut-elle évoluer ?
Déterminer le mode d’archivage le plus adéquate à mes besoins et à mes contraintes juridiques et organisationnelles (externalisé ou pas)
Besoins futurs
C’est un projet d’entreprise : bien identifier les ressources métiers impactées
Bien estimer les interfaces et le mapping
Impliquer les opérationnels dans le suivi du projet
S’assurer de la traçabilité des échanges (certification ?) S’assurer de la valeur probante de l’archivage
Choisir une solution évolutive (suivi des normes exigées ? Comment ?) Avoir des exigences de sécurité
S’assurer de l’interopérabilité et de la réversibilité des plates-formes SaaS
Pièges à éviter
Que ce soit une démarche subie ou choisie, les bénéfices que les entreprises peuvent en attendre :
Des avantages financiers
Diminution de coûts directs : impression, frais postaux, archivage papier,…
Amélioration de la trésorerie
Des avantages organisationnels
Réduction des cycles commande à paiement Suppression des erreurs de resaisie
Meilleure traçabilité des documents et des produits
Meilleur partage des informations pour une collaboration inter-entreprises optimisée
Des avantages concurrentiels
Un service à valeur ajoutée pour vos clients et fournisseurs Une fidélisation clientèle accentuée
L’amélioration de votre flexibilité et de votre réactivité
Les bénéfices
Des bénéfices fonctionnels importants :
Etre toujours conforme aux règlementations en vigueur Intégrer simplement les échanges à mon SI existant
Optimiser mon ERP déjà en place en automatisant les échanges de données Sécuriser mes échanges et les authentifier
Utiliser des échanges normés et standardisés
Accroitre la traçabilité et la confidentialité de mes données échangées Assurer l’archivage de mes données : à long terme et selon la
règlementation
Pouvoir faire évoluer ma solution en place selon mes besoins
Les bénéfices fonctionnels
• Réduction des coûts
• Suppression des erreurs
• Respect de la législation
Améliorez vos processus métier !
Productivité accrue Réduction des coûts
Echanges normés EDI ou PDF signé Respect de la législation
Traçabilité des flux de facturation Archivage électronique
Dématérialisation
des factures
Pour répondre à vos attentes en matière de dématérialisation de factures, notre solution Use it Flow vous offre de nombreux avantages :
Amélioration de la productivité
Automatisation des tâches du processus de facturation Utilisation des derniers protocoles de communication
Gestion fine des droits d’accès à l’interface web 2.0 de Use it Flow
Amélioration de la sécurité de vos échanges
Intégration parfaite dans votre SI existant
Conformité parfaite aux réglementations légales et fiscales de contrôle, de dématérialisation et de restitution des factures Module certifié GS1
Amélioration de vos relations commerciales
Flexibilité et évolutivité de la solution
Choix du mode : SaaS (externalisé) ou licence (utilisation en local)
Les bénéfices avec Use it Flow
Dématérialisation de factures avec Use it Flow
Module Certifié
Simplicité
• Solution accessible de partout
• Externalisation des process
Efficacité
• Mise en place rapide et sans contrainte
• Solution évolutive
automatiquement selon les normes en vigueur
Sécurité
• Echanges sécurisés
• Traçabilité des échanges
Economies
• Suppression des coûts de traitement
• Facturation à la consommation
Le Saas
Implantations
France : Ile de France et Région PACA Espagne : Madrid et Albacete
Etats-Unis : New Hampshire Pologne et Amérique du Sud
230 collaborateurs
Chiffres d’affaires 2011 : 22,5 M€
Expert en édition et services depuis 1986 Côté en Bourse depuis 1998
Certification ISO 9001 Certification GS1
EANCOM V2 et V3
