LA GESTION fiche zoom

Depuis les RCE, les processus de gestion de ressources humaines mis en œuvre par les établissements, notamment en termes de gestion des compétences et de recherche de la performance, permettent de mieux répondre aux axes de développement portés par le projet d’établissement et aux orientations fixées par le ministère lors du dialogue contractuel.

L’acquisition d’une connaissance complète et renforcée de l’existant en termes d’emplois, de compétences et de masse salariale permet d’évoluer d’une gestion administrative du personnel à une véritable gestion des ressources humaines intégrant la dimension de gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences. Cf. fiche Zoom « La GPEEC ».

Ainsi, le pilotage des emplois et la maîtrise de la masse salariale constituent aujourd’hui un enjeu essentiel pour les établissements, en permettant notamment :

+ de connaître les ressources humaines de l’établissement ; + de définir les évolutions et les recrutements nécessaires ; + de mesurer les coûts de personnels.

1 — La gestion des emplois

Les emplois sont affectés à la réalisation des missions de l’établissement. L’ajustement de ce pilotage lié aux activités est donc nécessaire au regard des évolutions de l’enseignement supérieur.

1.1 — Les objectifs de la gestion des emplois

Le pilotage des emplois et des effectifs a pour objectif d’optimiser le stock d’emplois de l’établissement.

Cette démarche se décline en plusieurs étapes :

+ la connaissance de ses emplois, ses effectifs et leur répartition, + la recherche de marges de manœuvre infra et pluriannuelles,

+ l’identification des besoins de l’établissement en termes d’emplois à court et moyen terme, + l’élaboration d’un plan pluriannuel de gestion des emplois et des effectifs.

La mise en œuvre de cette démarche permet donc :

+ d’avoir une vision globale, fiable, précise et organisée des ressources de l’établissement, + de mener une réflexion sur les départs prévisibles et définir des profils de recrutement par élaboration de pyramides des emplois (par catégories) et de leur structure (par corps, par grades), + de connaître les variations qui affectent le volume des effectifs par un schéma prévisionnel des effectifs prenant en compte les sorties (départs à la retraite, mutations, détachements, etc.), pour évaluer les demandes d’entrées (retours de congés, de détachement, etc.) ou de recrutement. Ce schéma prévisionnel doit être cohérent avec le plafond d’emplois alloué,

+ de comparer le schéma de consommation des effectifs et le schéma prévisionnel, mois par mois et cumulés depuis le début de l’exercice pour expliciter les écarts afin de prendre des mesures correctrices ou de dégager des marges de manœuvre,

+ d’évaluer et de prendre en compte les conséquences des décisions de gestion sur l’année suivante ou au-delà et leur compatibilité avec la politique d’établissement.

La contrainte de maîtrise du volume des emplois dans le respect des plafonds alloués impose aux établissements un pilotage efficient. Ce dernier doit donc reposer sur une vision prospective des besoins.

LA GESTION _{fiche zoom}

DES EMPLOIS

VERSION AVRIL 2018

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1.2 — Les plafonds d’emplois

Le passage aux responsabilités et compétences élargies défini par la Loi n° 2007-1199 du 10 août 2007 relative aux libertés et responsabilités des universités pose le principe d’un plafond d’autorisation d’emplois, globalisé et fongible, que chaque établissement doit respecter pour l’année budgétaire.

Par application du décret financier du 27 juin 2008, l’université dispose de deux plafonds d’emploi pour répondre à des règles et finalités différentes :

+ le plafond d’emplois autorisé par l’État :

— Il est fixé contractuellement par le contrat pluriannuel passé avec l’État.

— Il correspond aux emplois des fonctionnaires et aux emplois des contractuels dont le financement est assuré par l’État, en tout ou partie.

+ le plafond d’emplois global de l’université :

— Il est adopté par le conseil d’administration de l’université lors du vote du budget et peut être modifié par une décision budgétaire modificative (DBM).

— Il correspond à l’ensemble des emplois rémunérés par l’établissement, quel que soit le budget qui les finance : budget principal, budget annexe du SAIC ou EPRD des fondations.

Plafond d’emplois global

Plafond d’emplois État + Plafond d’emploi sur ressources propres d’exploitation =

2 — Les besoins de l’établissement en termes d’emplois

Afin de définir leur politique à un horizon pluriannuel, les établissements doivent maîtriser leurs moyens afin d’assurer la meilleure cohérence possible avec les objectifs fixés dans le contrat d'établissement négocié avec le ministère. Leur capacité à se doter d’une véritable politique de gestion des emplois constitue à cet effet un levier essentiel à leur évolution. Ils doivent donc mettre en œuvre des règles de gestion qui permettent de redéfinir et d’adapter les emplois et les compétences aux évolutions des activités.

Le contexte d’évolution démographique actuel des établissements (départs en retraite massifs et augmentation du nombre d’étudiants) ainsi que l'évolution réglementaire et l'accroissement du niveau d'expertise impactent fortement la gestion des emplois d’enseignants mais également celle des BIATSS.

Ces situations impliquent des repyramidages, des redéploiements et de façon plus globale la définition d’une véritable politique de gestion des emplois qui nécessite l’implication de l’équipe dirigeante et plus particulièrement des élus.

Les nouvelles modalités de recrutement et de gestion des agents contractuels ⁽²⁾, ainsi que l’avis discrétionnaire du président sur les affectations des personnels ⁽³⁾, imposent désormais la définition d’une véritable gestion prévisionnelle des ressources humaines basée sur la gestion des emplois et des effectifs.

Dans ce contexte, la gouvernance de l’établissement devra notamment :

+ Définir une politique en matière de recrutement. Par exemple, choisir de privilégier le recrutement externe (concours ou recrutement contractuel) ou la mobilité interne en faisant évoluer les compétences des personnes, notamment par un plan de formation adapté et la montée en compétence des agents et/ou le conseil mobilité carrière.

+ Optimiser la gestion des emplois dans le respect du plafond

Dans ce cadre, l'équipe dirigeante devra définir et décliner la politique de gestion des emplois, ce qui implique donc une action à plusieurs niveaux :

+ La politique d’emploi peut être définie sur la base d’une proposition dans le contrat d’établissement dont les orientations politiques fixent les principes directeurs. Le contrat doit afficher les priorités en matière de ressources humaines et définir un budget prévisionnel dédié aux emplois. Ces priorités permettront à l’établissement :

— De favoriser l’adéquation des campagnes d’emplois aux besoins en postes de l’établissement,

— De favoriser la mise en qualité du plan de formation en relation avec les priorités exprimées dans le contrat pluriannuel,

— D’améliorer les redéploiements entre entités de l’établissement.

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1 — cf. fiche zoom à paraître « L’équilibre budgétaire ».

2 — article L.954-3 du code de l’éducation :

« Sous réserve de l’application de l’article L. 712-9, le président peut recruter, pour une durée déterminée ou indéterminée, des agents contractuels :

+ pour occuper des fonctions techniques ou administratives correspondant à des emplois de catégorie A, + pour assurer, par dérogation au premier alinéa de l’article L.952-6, des fonctions d’enseignement, de recherche ou d’enseignement et de recherche, après avis du comité de sélection prévu à l’article L.952-6-1 ».

3 — 4° de l’article L.712-2 du code de l’éducation : «…aucune affectation ne peut être prononcée si le président émet un avis défavorable motivé » et décision du Conseil constitutionnel du 6 août 2010.

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+ Les décisions doivent être prises sur des bases objectives et transparentes. La mise en place d’une politique des emplois suppose que le projet de gestion des emplois et sa traduction opérationnelle soient clairs et connus de tous. Les modalités du dialogue en matière de répartition des emplois doivent permettre de partager les orientations retenues.

La participation des conseils ⁽⁴⁾ (CA, Cac, CT) aux décisions relatives à la gestion des emplois est précisée par les dispositions du code de l’éducation :

+ le conseil d’administration (CA) fixe la répartition des emplois alloués par les ministres compétents et se prononce par avis en formation restreinte sur les demandes de détachement « sortant » des enseignants-chercheurs ;

+ le conseil académique (Cac) donne un avis sur les mutations des enseignants-chercheurs, sur la titularisation des MCF stagiaires et sur le recrutement ou le renouvellement des ATER ;

+ de nouvelles institutions consultatives ont été créées :

— le comité technique (CT) est consulté sur la politique de gestion des ressources humaines,

— la commission consultative paritaire (CCP) compétente pour les agents contractuels est consultée sur toute question d’ordre individuel relative à la situation professionnelle des agents contractuels.

Ces créations conduisent les établissements à renforcer leur dialogue interne en définissant des procédures claires et pérennes validées par les organes délibérants et consultatifs.

D’autres moyens, instances et outils, plus spécifiques à la culture de l’établissement, peuvent être également mobilisés. Ainsi, les composantes peuvent participer à la mise en œuvre de la politique de l’emploi de l’établissement :

+ participer à la définition des modalités d’allocation des ressources : répartition entre les services centraux et les composantes par grandes fonctions,

+ mobiliser les responsables administratifs des composantes pour favoriser des pratiques de gestion communes),

+ etc.

En matière d’emploi, l’équipe dirigeante de l’établissement doit être en mesure de procéder aux choix stratégiques nécessaires à la mise en œuvre du projet d’établissement.

Pour les documents types de la gestion des emplois, à remonter lors des phases budgétaires, se référer au site de la performance publique (Bercy). Il est également possible de consulter le site DAF PLEIADE du Ministère de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l'Innovation.

3 — Conclusion

Les choix de l’équipe dirigeante doivent reposer sur une gestion fine et optimisée des emplois, sur la base d’indicateurs fiables qui permettent de mettre en lumière la trajectoire liée aux axes définis dans le contrat pluriannuel d’établissement. Dans ce cadre, les différents acteurs en charge du pilotage RH de l’établissement doivent répondre à différentes exigences d’anticipation, de réactivité, d’adaptabilité mais également de prospective quant aux scenarii de GPRH définis.

4 — cf. fiche zoom « Le rôle des instances dans la gestion des personnels ».

+ 5° du IV de l’article L. 712-3 du code de l’éducation + IV de l'article L. 712-6-1 du code de l’éducation

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Document prévisionnel de gestion de l'opérateur xx (programme xx)

ETP au 31 décembre n-1

État au 30 avril n État de l'année en cours au 31 août n État au 31 décembre n

Entrées

ETP Sorties ETP

Exécution en ETP (obligatoire)

Exécution en ETPT (optionnel)

Entrées

ETP Sorties ETP

Exécution en ETP (obligatoire)

Exécution en ETPT (optionnel)

Entrées ETP

Sorties ETP Exécution en ETP (obligatoire)

Exécution en ETPT (optionnel)

Total dont

retraites Emplois

rémunérés par l'opérateur sous plafond

Prévision initiale Exécution Reprévision

Emplois rémunérés par l'opérateur hors plafond

Prévision initiale dont contrats

aidés Exécution dont contrats

aidés Reprévision dont contrats

aidés TOTAL DES

EMPLOIS RÉMUNÉRÉS PAR L'OPÉRATEUR

Prévision initiale Exécution Reprévision

Emplois non rémunérés par l'opérateur

Prévision initiale dont emplois État

Exécution dont emplois État

Reprévision dont emplois État

document proposé par Bercy

source : site de la performance publique ministère de l'économie et des finances.

voir aussi la circulaire relative aux documents prévisionnels de gestion des emplois et des crédits de personnels des opérateurs de l'État (DPG) du 10 mai 2011.

Plafond voté en LFI : xx ETP

Plafond voté en BP : xx (préciser l'unité)

Autorisation des emplois "hors plafond" : xx ETP

Le cas échéant, plafond voté en LFR : xx ETP

Le cas échéant, plafond voté en dernière DM (n°xx) : xx (préciser l'unité) Pour mémoire