Conduite de Projet
Campagne de communication intra/inter
Master 2 MIAGE Houssam AZRARH Anis CHELLY
Minh Anh NGUYEN Adnane DERKAOUI
RÉSUMÉ
Table des matières
1 Processus Général de gestion de projet 4
2 Calendrier prévisionnel 6
2.1 Planning Provisionnel du premier semestre . . . 6
2.2 Planning Provisionnel du deuxième semestre . . . 7
3 Calendrier réel 8 3.1 Planning réel du premier semestre . . . 8
3.2 Planning Provisionnel du deuxième semestre . . . 9
4 Outils de gestions de projet appliqués 10 4.1 Outils fonctionnels . . . 10
4.1.1 Méthode de gestion de projet : Méthode agile ‘SCRUM’ . . . 10
4.1.2 Les diagrammes de Gant . . . 11
4.1.3 Journal de bord (compte rendu des réunions et ateliers) . . . 11
4.2 Outils techniques . . . 11
4.2.1 Google Drive . . . 11
4.2.2 Trello . . . 12
4.3 Communication . . . 12
4.3.1 Gmail . . . 12
4.3.2 Facebook . . . 12
4.3.3 Skype . . . 13
5 Relation humaine 14 5.1 Suivi . . . 14
5.1.1 Tuteur . . . 14
5.1.2 Client . . . 14
5.1.3 Technicien . . . 14
5.2 Assiduité . . . 15
5.3 Impression des membres du groupe sur le déroulement du projet . . . 15
5.3.1 Chef de Projet Responsable Communication : . . . 15
5.3.2 Assistant maîtrise d’ouvrage et Responsable documentation . . . 15
5.3.3 Assistant Chef de projet : . . . 15
5.3.4 Responsable développement et maître d’oeuvre : . . . 16
*
Avant Propos
Dans ce document, nous avons rédigé tous les éléments que nous avons utilisé pour bien mener ce projet.
Une première partie sera destinée au processus général de gestion de projet.
Ensuite, nous avons vous présenter les différents digrammes de GANT réaliser pendant ce projet.
Une troisième partie, dédier au détail des différents outils de gestions de projet utilisés.
Et une dernière partie qui comportera la communication et interactions entres les différents acteurs du projet.
Chapitre 1
Processus Général de gestion de projet
La gestion de projet est une démarche qui vise à organiser de bout en bout le bon déroulement d’un projet. C’est tout l’opérationnel et le tactique qui fait qu’un projet aboutit dans un triangle représentant l’équilibre qualité-coût-délai (QCD). Le management de projet assume le pilotage stratégique du projet.
Cette gestion de projet consiste à :
— Planifier le projet dans le temps : c’est l’objet de la planification (Ci-dessous nos plannings)
— Chiffrer et suivre le budgétisé (étude préalable des coûts et avantages ou revenus attendus en contrepartie, des sources de financement, étude des risques projets, opérationnels et financiers et des impacts divers).
— Maîtriser et piloter les risques.
— Atteindre le niveau de qualité souhaité.
— Faire intervenir de nombreuses parties prenantes : Clients, Tuteur, Techniciens, Responsable.
Phase de Choix du sujet :
Notre UE Projet thématique a commencé par le choix du projet « Communication Externe » parmi une liste de projet proposer lors de cet UE.
Phase de Planification du projet :
Nous avons commencé cette phase par la construction de l’équipe du projet et l’affectation des rôles
.
Chef de Projet Responsable Communication : Houssam AZRARH : Pour tout projet, il faut désigner un chef de projet qui veille sur le bon déroulement du projet, le respect des temps fixés lors de ses phases, et y assuré une bonne communication entre les différents acteurs. En plus de son rôle de chef de projet, il a assuré la conception et la réalisation des supports papiers destinés au projet.
Assistant maîtrise d’ouvrage et Responsable documentation :Anis CHELLY : son rôle consistait à etudier l’opportunité et la faisabilité des projets ainsi que recueillir les besoins des utilisateurs dans les processus métiers, Rédiger un cahier de recette et la dérouler et Participer à la rédaction des documents du projet.
Assistant Chef de projet : Adnane DERKAOUI :Il avait comme rôle d’assister à la gestion du projet coté client, et rédiger les spécifications fonctionnelles. Concevoir la documentation, à savoir le cahier de charge et le document de conduite de projet. Il avait comme rôle de s’occuper de la rédaction des comptes rendu lors des réunions avec le client et pendant les ateliers avec l’équipe du projet.
Responsable développement :Minh Anh NGUYEN :Un rôle primordiale dans l’implémenta- tion de la solution. Un poste qui correspond parfaitement aux compétences techniques de Minh. Il s’occupait aussi de la documentation technique de notre application EASYCOM.
Par ailleurs, nous avons affecté pour chaque mission un responsable. Le responsable de chaque mission était en charge de faire appel à un ou plusieurs membres du groupe afin de mener au mieux la mission.
Avant le lancement de chaque phase du projet, on se réunie afin d’avoir toutes les informations nécessaires pour satisfaire les besoins client et préparer nos réunions clients.
En effet, nous déterminions avant chaque mission les personnes qui y participent.
Nous avons toujours réussi à avoir un effectif suffisant pour chacune de nos missions.
Chapitre 2
Calendrier prévisionnel
Après le choix de notre projet thématique, nous avons opté pour un planning prévisionnel afin de mieux gérer les différentes taches de notre projet, et cela en essayant de partager les taches sur les différents membres du groupe en prenant compte les disponibilités de chaque membre.
2.1 Planning Provisionnel du premier semestre
FIGURE 2.1 – Planning Provisionnel du premier semestre
2.2 Planning Provisionnel du deuxième semestre
FIGURE 2.2 – Planning Provisionnel du deuxième semestre
Chapitre 3
Calendrier réel
3.1 Planning réel du premier semestre
FIGURE 3.1 – Planning Provisionnel du premier semestre Notre Planning du premier semestre intègre les parties suivantes :
— Proposition :Cette partie consiste à faire le choix parmi les projets proposés dans l’UE Projet Thématique. Notre choix était la mise en place de la plateforme de la communication interne ainsi qu’une stratégie de communication externe destinée aux Entreprises.
— Recueil des besoins client : Après le choix de notre projet, cette phase consistait à la recueille des besoins du client suite à des échanges directes avec ce dernier à travers des réunions programmés tout au long du projet.
— Définition des besoins et Cahier des charges :Dans cette partie, nous avons étudié les besoins du client, et nous avons proposé des solutions optimales pour réaliser le projet.
— Conception :Après l’étude des besoins et la proposition des solutions, on a procédé à la conception des plaquettes et les cartes visites pour la partie de la communication externe et la plateforme pour celle de la communication interne.
3.2 Planning Provisionnel du deuxième semestre
FIGURE 3.2 – Planning Provisionnel du deuxième semestre
— Implémentation :Après la conception de notre plateforme interne et nos plaquettes et cartes visites, on a procédé à l’implémentation de nos solutions, on a travaillé en mode agile ou on a fixé à chaque développement de chaque partie de notre plateforme des points synchro avec les métiers pour avoir leurs avis sur l’avancement du développement et les propositions des modifications qu’ils peuvent demander.
— Testes et Livraison :Cette phase consistait à élaborer les tests fonctionnels et métiers à effectuer sur notre plateforme interne pour identifier les anomalies potentielles, et mettre la plateforme en production une fois prête.
— Formation :Pour la conduite de changement avec notre client, nous avons effectué des séances de formations pour bien expliquer le fonctionnement de la plateforme de communi- cation interne et nous avons mis à disposition la documentation nécessaire afin de savoir au mieux utiliser la plateforme.
— Interventions :Afin d’améliorer la visibilité des formations MIAGE et 2IBS on a effectué une intervention dans le forum de l’apprentissage à Paris pour présenter les formations proposées par notre département à l’UPJV.
Chapitre 4
Outils de gestions de projet appliqués
4.1 Outils fonctionnels
4.1.1 Méthode de gestion de projet : Méthode agile ‘SCRUM’
Tout projet nécessite une manière de gestion, dans ce projet nous avons opté pour l’utilisation de la méthode Agile.
La méthode agile est une pratique de pilotage et de réalisation de projets. Initialement destinée au développement en informatique (conception de logiciel), son champ d’application s’élargit régu- lièrement.
Cette méthode se veut plus pragmatique que les méthodes traditionnelles. Elles impliquent au maximum le demandeur (client) et permet une grande réactivité à ses demandes. Elle vise la satisfaction réelle du client en priorité aux termes d’un contrat de développement.
Ce choix a été validé par tous les membres du groupe, car il correspond à la nature de notre projet.
Sprints :La méthode s’appuie sur le découpage du projet en boîtes de temps, nommées « sprints
».
Nos sprints duraient 15 jours, une durée en parfaite adéquation avec notre planning d’alternance.
Les étapes du sprint se dérouler ainsi :
Cette itération dure 15 jours calendaires en théorie comme indiqué au dessus, mais en pratique entre 2 et 4 semaines. Pendant une itération, l’équipe doit développer la liste d’éléments du carnet de produit qui a été définie au début du sprint.
FIGURE 4.1 – Etape de la méthode agile ‘Scrum’
4.1.2 Les diagrammes de Gant
Nous avons dressé un diagramme de Gantt, pour visualiser dans le temps les diverses tâches composant notre projet.
Une première version réalisée, correspond au diagramme prévisionnel, et une deuxième réelle fi- nalisée à la fin du projet pour avoir une idée plus précise sur les taches effectuées par chaque membre.
4.1.3 Journal de bord (compte rendu des réunions et ateliers)
Le journal de bord représente l’interface qui contient tous les compte rendu des réunions avec le client, et les ateliers avec l’équipe.
https ://easycomupjv.wordpress.com/
Nous avons mis à disposition sur ce dernier tous les documents rédigés tout au long du projet.
4.2 Outils techniques
4.2.1 Google Drive
Google Drive est un service de stockage et de partage de fichiers dans le cloud. Google Drive, qui regroupe Google Docs, Sheets et Slides, est une suite bureautique permettant de modifier des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des dessins, des formulaires, etc.
Cet outils nous été très utile, car nous avons pu facilement partager nos documents et travaux réalisés.
Il nous a permit aussi de mettre à jour nos documents sur une seule plateforme accessible par tous les membres du groupe.
Nos documents été centralisés via cette interface, et cela nous a permis de visualiser l’avancement de chaque membre du groupe.
4.2.2 Trello
Trello est un outil de gestion de projet en ligne. Il est basé sur une organisation des projets en planches listant des cartes, chacune représentant des tâches.
Les cartes sont assignables à des utilisateurs et sont mobiles d’une planche à l’autre, traduisant leur avancement.
Trello est l’outil de gestion de projet par excellence. Il nous a permis de lister les taches destinées à chaque membre du groupe.
Cet outils nous a aidé non seulement à repartir les taches, mais aussi à les réalisés dans les temps.
L’intérêt majeur de cet outil, est de savoir les étapes d’avancement de chaque membre du groupe.
4.3 Communication
4.3.1 Gmail
Gmail représente l’outil de communication le plus utilisé dans ce projet. Il nous a servi pour échanger tous les mails formels rédigés par les membres du groupe.
Nous avons utilisé cet outil pour communiquer avec le client, ainsi que notre tuteur de projet.
4.3.2 Facebook
Facebook est un réseau social en ligne qui permet à ses utilisateurs de publier des images, des photos, des vidéos, des fichiers et documents, d’échanger des messages, joindre et créer des groupes et d’utiliser une variété d’applications.
Nous avons utilisé Facebook pour rendre la communication plus facile et accessible pour tous les membres du groupe. Pour ce faire nous avons créé un groupe fermer pour qu’on puisse communiquer tous sur le même chat.
4.3.3 Skype
Skype est un logiciel qui permet aux utilisateurs de passer des appels téléphoniques ou vidéo via Internet, ainsi que le partage d’écran.
Cet outil nous a beaucoup aidé dans l’avancement de notre projet, car nous l’avons utilisé pour faire quelques ateliers d’équipe et notamment lorsque qu’on ne pouvait pas se rencontrer.
Skype nous a servi dans la réalisation de nos travaux, car nous avant la possibilité de partager nos écrans les uns les autres, et par la suite visualisé le travail de chacun, et l’aider à avancer en cas de besoin.
Chapitre 5
Relation humaine
5.1 Suivi
5.1.1 Tuteur
Mr Guerin était à notre disposition depuis le début du projet. Il nous a fait part de son savoir pour mieux avancer sur ce dernier, et il a était tout le temps présent pour nous encourager et donner son avis sur nos travaux.
Nous avons choisi de faire participer notre tuteur dans nos réunions avec le client pour qu’il puisse de son coté, être plus impliqué dans le projet, et suivre de plus près toutes ses étapes.
5.1.2 Client
Tout au long du projet, nous avons planifié des réunions régulières avec Mme Lapujade et Mme Berquin, nos clients, pour leurs présenter notre travail, et revoir les besoins et évolutions suggérés.
Pendant chaque réunion, nous effectuons un point avec le client sur le travail réaliser et nous accordons une deuxième partie pour revoir les nouveaux besoins et évolutions demandés par ce dernier.
5.1.3 Technicien
Nous avons contacté le technicien pour nous donner l’accès au serveur de l’UPJV, mais nous n’avons pas eu de retour positif, car nous n’avons pas pu mettre en place notre application sur le serveur suite à un problème interne sur les serveurs du département.
5.2 Assiduité
Les membres du groupe respectaient dans la mesure du possible, tout les rendez-vous que nous avons fixés durant le projet. Chaque membre justifier son absence, et reprend son travail tout en essayant que son absence n’impacte en aucun cas l’avancement du projet. Autrement dit, tout les membres était contrarier de rattraper les séances pendant les quelles il a était absent, pour garder la bonne cohésion et dynamique du groupe.
Les membres étaient pratiquement toujours présent, et cela nous a beaucoup aidés à bien avancer sur le projet.
5.3 Impression des membres du groupe sur le déroulement du projet
5.3.1 Chef de Projet Responsable Communication :
Ce projet a été pour nous une grande opportunité pour travailler avec la responsable des deux formations MIAGE et 2IBS ainsi que la coordinatrice. Il nous a permis de nous mettre en condition d’un vrai projet. Nous avions pu tester également nos capacités organisationnelles et nos compétences acquises tout au long de ces deux années de masters MIAGE. Le sujet « Campagne de communication intra/inter » a été vraiment enrichissant vu qu’on peut le retrouver dans de nombreux domaines.
5.3.2 Assistant maîtrise d’ouvrage et Responsable documentation
Le Projet thématique « «Communication » était une bonne occasion pour mettre en œuvre les notions théoriques du gestion de projet qu’on a acquis durant nos études.
Une expérience dans un cadre éducatif où nous avons pris en charge tout le processus de la mise en place d’une plateforme de communication.
Dans un groupe de 4 étudiants, nous avons mis en place la solution en passant par toutes les phases de gestion de projet, du recueil des besoins client à la mise en production de la solution.
Avec quelque contraintes, tel que les rythmes d’alternance, nous avons eu quelques problèmes de disponibilités, mais avec le plan qu’on a mis en place nous avons bien géré le temps nécessaire à la mise en place de la solution.
5.3.3 Assistant Chef de projet :
L’UE projet thématique est pour moi, l’UE le plus important de cette année universitaire. Nous avons pu grâce à cet UE d’apprendre à mieux gérer nos projets et de mettre en pratique toutes nos acquis universitaires et professionnelles.
Grace à cet UE, nous avons pu travail d’avantage notre relationnel, car il n’est pas facile de mener un projet de bout en bout tout en gardant une bonne cohésion entre les différents membres du groupe, et nous avons réussi ce pari, car nous avons eu de la chance d’avoir un groupe complémentaire, tant
5.3.4 Responsable développement et maître d’oeuvre :
Je suis plutôt satisfait du résultat que nous avons pu réaliser, car j’ai pu utilisé les technologies que je maitrise et nous avons réussi à traduire les besoins du client en spécifications fonctionnelles.
Nous avons réussi le but ultime, mettre en place une application qui répond exactement au besoin du client, et ça grâce à la méthode de gestion de projet Agile qui permet de revoir les besoins au fur et à mesure avec le client.
