Atelier 1 : Training Match, un processus automatisé pour vous faire gagner du temps au quotidien

Atelier 1 :

Training Match,

un processus automatisé pour vous faire gagner du temps au quotidien

Animé par

Laurie Aubin et Hélène Daviaud, Responsables produit TMS et Armelle Brodart, Coordinateur produit Learning

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Ordre du jour

• Introduction

• Qu’est-ce que Training Match ?

• Training Match en chiffres

• Les règles et les critères déclencheurs

• DEMO

• Bon à savoir

• Les évolutions à venir

• Questions/Réponses

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Quizz

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Introduction

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Qu’est-ce que Training Match ?

Training Match est une fonctionnalité standard du TMS.

C’est un moteur opérationnel et ergonomique qui offre un processus pour personnaliser massivement la formation.

Il permet de définir des règles pour automatiser la création d'inscriptions, de besoins individuels de formation, ou bien encore de suggérer des formations dans le catalogue de des collaborateurs.

Il représente un gain de temps considérable pour que les RH puissent se consacrer à des missions d’une plus-value bien supérieure.

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Training Match en chiffres

136

17 120

Clients utilisateurs Règles actives Inscriptions créées*

* Un client a généré près de 125 000 inscriptions à lui seul, soit un gain de temps équivalent à

plus de 1 600 heures !

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Les règles et les

critères déclencheurs

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Types de règle - ONBOARDING

Mobilité Nouveaux arrivants

Mobilité interne Mobilité fonctionnelle

Ce qui différencie ces types de règle :

LE CRITÈRE DÉCLENCHEUR

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Nouveaux arrivants

Le critère déclencheur dépend de l’utilisation ou non du Core HR :

• Date d’entrée dans le groupe avec le Core HR

• Date d’entrée dans la société sans le Core HR

Population ciblée : Tous les nouveaux arrivants dans l’entreprise avec une date d’entrée située dans la période de la règle

Exemple : Inscription aux formations obligatoires de l’entreprise (GDPR, sécurité,…) pour les nouveaux arrivants en France

(Administration / Employés)

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Mobilité : mobilité fonctionnelle

Critère déclencheur : date d’effet du nouvel emploi

Référentiel métiers : le référentiel actif et par défaut est utilisé

(Administration / Employés)

Population ciblée : Toutes les personnes commençant un des métiers dans la période de la règle

Exemple : Inscription aux formations sur les outils internes pour toutes les personnes arrivant au poste de Développeur ou Responsable Produit

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Mobilité : mobilité interne

Critère déclencheur : date d’effet de la propriété clé

Population ciblée : Toutes les personnes ayant une des valeurs de la propriété clé avec une date de début

située dans la période de la règle

Exemples :

• Mobilité géographique : Inscription aux formations concernant le site pour toutes les personnes arrivant sur Nantes

• Autre mobilité : Inscription aux formations sur les bases du management pour toutes les personnes intégrant un poste de manager.

(Administration / Employés)

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DEMO

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Bon à savoir

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Sélection de la

population

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Sélection de la population : Règles de base

Règles communes pour la recherche des personnes correspondant aux critères propriétés clés et métiers définis dans un règle :

1. Aucune habilitation sur les utilisateurs n’est appliquée

2. Les valeurs enfants des propriétés clés et métiers sont incluses 3. On applique un « ET » entre les critères

4. On applique un « OU» entre les valeurs d’un même critère

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Sélection de la population : Règles de base

Métier = Vente OU RH OU Informatique ET

Propriété clé Localisation = Nantes OU Paris OU Belgique ET

Propriété clé Type de contrat = CDD OU CDI

➔ Un Développeuren CDI à Bruxellessera sélectionné

Exemple

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Sélection de la population : Affiner la cible

En plus du critère déclencheur (date d’entrée, métier ou propriété clé) qui permet une première sélection de la population, il est possible d’affiner la cible :

a. Soit en utilisant une recherche favorite : uniquement pour le Onboarding des nouveaux arrivants b. Soit en cumulant d’autres filtres :

i. sur des métiers* : sauf pour la mobilité fonctionnelle car c’est déjà le critère déclencheur ii. sur des propriétés clés

Exemple d’une règle de type « nouveaux arrivants », pour les personnes :

• Arrivant dans l’entreprise entre le 01/01/2021 et le 31/12/2021 (critère déclencheur)

• Ayant un poste de Développeur ou de Responsable Produit (Métiers)

• Qui sont en CDI ou CDD (propriété clé Type de contrat)

• Qui sont basés en France ou en Belgique (propriété clé Localisation)

* Possible seulement si il y a un référentiel métiers actif et par défaut

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Sélection de la population : Affiner la cible

Les critères d’affinage sont vérifiés à la date du critère déclencheur

Exemple d’une règle de mobilité interne pour les personnes :

• Arrivant en France ou en Belgique entre le 01/01 et le 31/12/2021 (propriété clé Localisation = critère déclencheur)

• Ayant un poste de Développeur ou de Responsable Produit (Métier)

• Qui parlent français (propriété clé Langue)

• Qui sont en CDI ou CDD (propriété clé Type de contrat)

Une personne arrivant à Nantes le 1/06/2021 sera présélectionnée.

Pour la sélectionner, on vérifiera qu’à sa date d’arrivée, le 1/06/2021, elle aura bien les critères nécessaires de Métier, Langue et Type de contrat.

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Sélection de la population : Simulation

Dans l’écran de population, il est possible de vérifier les personnes qui seraient sélectionnées par la règle si celle-ci était lancée maintenant

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Réalisation des

intentions

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Qu’est-ce qu’une intention ?

Lors de la création d’une règle :

1. On sélectionne un cycle de formation

2. Pour chacune des actions de formation du cycle, on définit le résultat attendu :

a) Inscription

b) Besoin individuel

c) Suggestion dans le catalogue

Lors de l’exécution de la règle :

Lorsque l’on va sélectionner une personne avec une règle, on va créer une intention par action à réaliser

Une intention = une action automatique (inscription/besoin/suggestion) à faire sur une action de formation pour une personne

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Réalisation des intentions Besoin individuel

Début

Besoin existant non archivé pour le collaborateur ?

Fin

Création du besoin

Non Oui

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Réalisation des intentions Suggestion

Début

Suggestion déjà existante (périmée* ou non) pour le collaborateur ?

Fin

Création de la suggestion

Non Oui

Catégorie « Recommandé pour vous »

* La période d’expiration des suggestions est de 180 jours par défaut (demande de modification par ticket support).

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Réalisation des intentions Inscriptions

Non

Inscription

Oui

Début

Option « prise en compte des formations passées » ?

Fin

Déjà inscrit à une session débutant après la date d’arrivée ?

Non Oui

Formation déjà réalisée ?

Oui Non

Session trouvée ? Oui

Non

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On inscrit le collaborateur à la première session qui rassemble tous les critères suivants :

1) Session débutant après la date d’arrivée* si « prochaine session » dans la règle OU session finissant après la date d’arrivée*si « session en cours » (comprend les prochaines sessions) 2) Session débutant après le délai défini dans le cycle (appliqué à la date d’arrivée*)

3) Session débutant après la fin des sessions des actions pré-requises (défini dans le cycle) 4) Session avec de la place disponible

5) Session pour laquelle le collaborateur remplit les critères d’inscription (propriétés clés)

6) Session pour laquelle le collaborateur est disponible (pas de formation synchrone en même temps)

* Critère déclencheur (date d’arrivée dans l’entreprise, dans le métier ou dans la propriété clé)

Réalisation des intentions Inscriptions

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Fonctionnement du

moteur

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Batch quotidien

Pour chacune des règles Training Match « actives », le batch va tous les jours : 1. Rechercher si il y a de nouvelles personnes à sélectionner

On recherche les personnes avec une date d’arrivée* ≥ date de la dernière exécution du batch et qui remplissent les critères ➔ Création d’intentions à traiter

2. Tenter de réaliser les intentions à traiter

Si pour une inscription, on ne trouve pas de session pour inscrire le collaborateur, on retentera le lendemain et ainsi de suite,…

* Critère déclencheur (date d’arrivée dans l’entreprise, dans le poste ou dans la propriété clé)

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Rétroactivité de la recherche de population

Il se peut que la mise à jour des informations du collaborateur soit faite a posteriori (nouveaux arrivants créés dans la base après leur date d’entrée, modification d’une propriété clé ou d’un métier après la date d’effet).

Pour solutionner ce point, un paramètre* a été mis en place, dont la valeur est le nombre de jours à remonter dans le passé pour la sélection de la population.

Exemple : paramètre de rétroactivité = 15

1. Un nouveau collaborateur arrive le 5 octobre. Il est créé dans la base le 12 octobre, soit 7 jours après son arrivée = il sera pris en compte dans la règle lorsque le batch tournera dans la nuit du 12 au 13 octobre.

2. Un nouveau collaborateur arrive le 5 octobre. Il est créé dans la base le 23 octobre, soit 18jours après son arrivée = il ne sera jamais pris en compte.

* Pour utiliser la rétroactivité, faire une demande par ticket support en précisant le nombre de jours souhaités

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Journal des logs

Il est possible d’accéder au log d’exécution des règles sur les 30 derniers jours

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Les évolutions à venir

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Formation obligatoire

Il sera possible avant la fin de l’année de spécifier dans les résultats attendus si la formation est obligatoire ou non

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Renouvellement des certifications 1/2

Critère déclencheur : date d’expiration de la certification

Population ciblée : Toutes les personnes ayant la certification qui expire pendant la période de la règle

Exemple : Inscription automatique de tous les collaborateurs ayant la certification sauveteur-secouriste du travail

➔ En production mi-novembre

(Administration / Employés)

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Renouvellement des certifications 2/2

• La certification

• L’action de formation à choisir parmi la liste des actions donnant la certification

• La période de la session qui correspond au laps de temps avant la fin de la certification pendant lequel la session doit avoir lieu

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Quizz

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Questions / Réponses

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Annexes

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Training Match :

Gestion de vos stratégies de formation

COACHING

Montée en compétence sur l’implémentation de

Training Match

Un expert Talentsoft vous conseille et vous guide

« pas à pas » dans la définition et la configuration de vos processus formation

automatisés.

1,5 jours

Cadrage

• Call de cadrage

• Analyse et formalisation de votre stratégie

Ateliers (3 créneaux de 2h en distanciel)

- Présentation globale du fonctionnement et activation de Training Match (droits, pré-requis)

- Créer et paramétrer votre cycle de formation - Créer vos règles, configurer vos critères et actions -Suivre l’exécution (tests / validation de la règle)

Bilan

• Call de clôture

• Mise en production (CLIENT)

• PV de fin de prestation 0,25jour

jour1

0,25jour

Automatisez vos processus de formation et gagnez du temps avec Training Match !

Un accompagnement à la mise en place d’un processus personnalisé pour automatiser les inscriptions, la création de besoins, ou la suggestion de formations dans le catalogue de vos collaborateurs.

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• Un groupe de discussion

• Des ressources adaptées

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