LES REGISTRES OBLIGATOIRES DE L ENTREPRISE

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SOCIAL

30 AVRIL 2021

S 601

PÔLE CONSTRUCTION PARIS ILE-DE-FRANCE Daïla RENIA – Chargée des Affaires Sociales Tel: 01 40 55 13 22 – Fax: 01 40 55 13 19 – reniaD@construction.ffbatiment.fr

10 rue du Débarcadère – 75852 PARIS CEDEX 17 1 /9

LES REGISTRES OBLIGATOIRES DE L’ENTREPRISE

En matière de registres obligatoires, les entreprises sont tenues de respecter un cer- tain nombre de règles. La tenue de ces registres ne doit pas être négligée puisque leur absence peut emporter le paiement d’une amende appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Classés par domaines thématiques, en considération notamment de leur effectif et de la nature de leur activité, les entreprises sont tenues de disposer de la plupart des registres qui suivent.

Certains registres en santé sécurité, bien que n’ayant pas un caractère obligatoire, peuvent être tenus par les employeurs pour assurer la traçabilité des actions qu’ils mettent en œuvre afin d’assurer la sécurité des salariés.

Une fiche thématique relative à chacun de ces registres est consultable en pièce jointe de cette note.

Les registres concernés sont :

• Le registre unique du personnel

• Le registre des membres de la délégation du personnel au comité social et économique

• Les registres relatifs à la santé/sécurité

• Le registre des accidents de travail bénins.

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1 Les registres obligatoires de l’entreprise

Le registre unique du personnel

Entreprises concernées Toute entreprise, quel que soit son effectif, détient :

 Un registre au niveau du siège social

 Un registre par établissement

Salariés concernés Tous les salariés quelle que soit la nature du contrat de travail (y compris les stagiaires)

Informations obligatoires à faire figurer

Mentions à faire figurer de manière indélébile et par ordre chronologique :

→ Nom, prénoms, nationalité et sexe

→ La nature du contrat de travail

→ Emploi et qualification

→ Date d’entrée et date de sortie, le cas échéant

→ Pour les salariés étrangers : type et numéro d’ordre valant autorisation de travail et copies du titre concerné

→ Pour les stagiaires : date de début et de fin de stage

→ Pour les salariés appartenant au CSE : date d’autorisation donnée par l’inspecteur du travail en cas de licenciement

→ Pour les salariés temporaires, la mention « salarié temporaire » le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire

Mise à jour régulière et obligatoire du registre au fur et à mesure de la survenance des entrées et sorties dans l’effectif

Nature du registre et conservation

Tout type de support : papier ou dématérialisé

Un support dématérialisé doit offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier

Tout changement de support nécessite l’avis du CSE et une information de l’inspecteur du travail

Délai de conservation 5 ans

Destinataires du registre CSE

Inspecteur du travail

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2 Bon à savoir

L’absence de registre unique du personnel, le défaut de mise à jour ou l’oubli d’une information et/ou la non communication au CSE ou à l’inspecteur du travail de ce registre, sont punies d’une contravention de 4^ème classe, soit :

→ 750 € pour les personnes physiques

→ 3750 € pour les personnes morales

appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

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Le registre des membres de la délégation du comité social et économique (CSE)

Entreprises concernées Dans toute entreprise ou tout établissement de moins de 50 salariés disposant d’un CSE

Registre renseigné à l’issue de chaque réunion du CSE pour y consigner :

→ Les notes écrites relatives aux réclamations portées par les membres du CSE

→ Les réponses écrites et motivées de l’employeur

Support papier relié dont chaque page est préalablement numérotée

Destinataires du registre → CSE

→ Inspecteur du travail

→ Salariés : une fois tous les quinze jours en dehors des horaires de travail

Bon à savoir :

En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté.

Un registre absent, comportant des mentions erronées ou incomplètes expose l’employeur à une contravention de 4^ème classe, soit :

De plus, le fait de ne pas tenir le registre du personnel à la disposition des agents de contrôle de l’inspection du travail dans l’établissement qui emploie des salariés (mais, par exemple, au siège social de l’entreprise) est constitutif du délit d’entrave à l’exercice des fonctions de ces agents.

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Les registres de la prévention dans le Bâtiment

Tous les registres n’ont pas un caractère obligatoire mais sont vivement recommandés afin d’assurer une traçabilité des actions de l’entreprise

Registre de sécurité et des observations et mises en demeure de l’inspection du travail

(Registre obligatoire)

Conservation

Consignation des observations et mises en demeure de l’inspection de travail en matière de sécurité

Consignation des attestations et rapports nécessaires notamment aux opérations suivantes :

→ Appareils et accessoires de levage

→ Presses, engins de terrassement, machines de forage

→ Équipements de protection individuelle contre les chutes, cartouches filtrantes de gaz pour appareils de protection respiratoire

→ Examen du matériel, des engins, des installations et des dispositifs de protection de toute nature avant leur mise ou remise en service sur un chantier

→ Examen des dispositifs permanents de protection utilisés lors de travaux sur les toitures

→ Vérification des échafaudages

→ Résultats des vérifications et contrôles des installations électriques

→ Agents chimiques dangereux Délai de conservation de 5 ans

Entreprises concernées Toutes les entreprises pour le registre de sécurité

Pour le registre de sécurité les entreprises visées par les opérations prévues ci-dessus

Destinataires des registres → Inspection du travail

→ Agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale

→ Membres du CSE

→ Médecin du travail

→ Représentants de l’OPPBTP

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5 Registre d’observations

Consignation des observations formulées par les salariés et les membres du CSE sur l’état du matériel et des installations et l’existence des causes susceptibles de compromettre leur solidité

Entreprises concernées Toutes les entreprises disposant d’un CSE

Destinataires des registres → Inspection du travail

→ Membres du CSE et du CISST (collège interentreprises de sécurité, de santé et des conditions de travail)

→ CRAMIF

→ Représentants de l’OPPBTP

Registre des avis de danger grave et imminent

Consignation par le CSE de l’établissement des avis de danger grave et imminent observations, à savoir :

→ Les postes de travail concernés par la cause du danger

→ La nature et la cause du danger

→ Le nom des salariés concernés Pages numérotées et tamponnées par le CSE

Entreprises concernées Toutes les entreprises disposant d’un CSE

Destinataires des registres → Membres du CSE

Registre d’entretien des véhicules et engins

(Registre non obligatoire)

Consignation des opérations périodiques de maintenance réalisées pour chaque engin et observations du conducteur

Entreprises concernées Toutes les entreprises disposant de véhicules et d’engins

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6 Carnet de maintenance des

appareils de levage et conservation

(Carnet obligatoire)

Consignation des opérations périodiques de maintenance réalisées pour chaque appareil de levage soumis aux vérifications de l’arrêté du 02 mars 2001

Entreprises concernées Toutes les entreprises disposant d’appareils de levage

Registre de surveillance médicale renforcée

Consignation des dates et des durées d’absence pour cause de maladies et des avis d’arrêt de travail , attestations d’aptitude

Entreprises concernées Toutes les entreprises dont les salariés sont soumis aux risques suivants :

→ Exposition aux agents chimiques dangereux (intoxication benzolique, due aux peintures, de vernissage par pulvérisation, saturnine, exposition à l’amiante, silicose professionnelle

→ Exposition au bruit, vibrations, irradiation ou contamination due aux rayonnements ionisants

Destinataires des registres et conservation

→ Inspection du travail

→ Médecin conseil de la Sécurité sociale

→ Membres du CSE Délai de conservation 5 ans

Bon à savoir

Les différentes attestations, consignes et résultats afférents à chacun des registres sont datés et précisent les noms de la personne ou de l’organisme qui se sont chargées du contrôle et le nom de la personne qui y a procédé.

Le défaut de tenue de ces registres expose les entreprises à une contravention de 4^ème soit :

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Le registre des accidents de travail bénins

Entreprises concernées La tenue du registre des accidents de travail bénins par l’employeur doit répondre aux conditions suivantes :

→ Présence permanente d’un donneur de soins médecin, pharmacien, infirmier diplômé d’Etat ou personne chargée d’une mission d’hygiène et de sécurité dans l’entreprise et détentrice du diplôme national de secouriste complété par celui de sauveteur secouriste du travail délivré par la CRAMIF

→ Existence d’un poste de secours d’urgence

→ Respecter les obligations relatives à la consultation du CSE

L'employeur, lorsqu’il répond aux conditions prévues, peut désormais détenir un registre sans demande préalable à la CRAMIF.

Consignation dans les 48 heures à partir du moment où l’employeur en a connaissance des accidents du travail ou de trajet de caractère bénin (c’est-à-dire ceux n’entrainant ni arrêt de travail, ni soins médicaux pris en charge par la Sécurité sociale autres que ceux dispensés sur place par le donneur de soins) :

→ du nom de la victime

→ de la date et le lieu de l’accident

→ des circonstances de l’accident

→ la nature et la localisation des lésions

→ les coordonnées des éventuels témoins

→ du visa du donneur de soins

→ de la signature de la victime

sans blanc, ni rature

Support papier ou dématérialisé Délai de conservation 5 ans

Destinataires du registre → Agents de contrôle de la CPAM et de la CRAMIF

→ CSE

→ Inspecteur du travail

→ Du salarié concerné par l’accident

Le registre doit être adressé à la CRAMIF au terme de chaque année civile par lettre recommandée avec accusé de réception.

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8 Bon à savoir :

Retrouver sur le site ameli.fr un modèle registre des accidents de travail bénins : https://www.ameli.fr/sites/default/files/Documents/717660/document/registre-at- benins_assurance-maladie_0.pdf