RAPPORT DE PROJET

Groupe Z

RAPPORT DE PROJET

Informatisation de l’association ALMA des personnes âgées

Tuteur : CHBEIR Richard

Remerciements

Nous tenons à remercier tous les bénévoles de l’association Alma qui nous ont aidés à mené à bien ce projet en nous expliquant le fonctionnement de l’association et en nous exposant clairement leurs demandes. Des remerciements particuliers s’adressent :

au Dr Girardier, docteur et bénévole très actif à Alma Dijon

à Mme Marie Lombard, directrice du service Long Séjour au centre hospitalier de la Chartreuse et bénévole très active à Alma Dijon

à Mr Chbeir Richard, Professeur de Bases de données à l’IUT et tuteur du projet

Sommaire

0. Introduction ... 5

1. Présentation de l’association Alma ... ... 6

1.1. Alma France ... 7

1.2. Le fonctionnement d’une antenne ... 8

1.3. La maltraitance en chiffres ... 9

2. Présentation du logiciel Logalma... 10

2.1. Le but, son utilité ... 11

2.2. Son fonctionnement ... 14

2.3. Caractéristiques techniques ... 15

3. Evolution du progiciel... 19

3.1. La recette test ... 20

3.2. Correction ... 20

3.3. Améliorations ... 22

4. La mise en service de Logalma ... 27

4.1. Les réunions de projet ... 27

4.2. Les visites à l’antenne Alma Dijon ... 27

4.3. La formation ... 28

5. Conclusion ... 30

6. Glossaire ... 32

7. Références ... 33

8. Annexes ... 34

8.1. Un exemple de dossier à domicile ... 34

8.2. Un exemple de dossier en institution ... 41

8.3. Le formulaire de Mise à Jour ... 42

8.4. Le formulaire de Sauvegarde ... 43

Introduction

Ce projet nous a été proposé par Mr Chbeir (Maitre de conférences et professeur à l’IUT), dans le cadre des projets tuteurés de deuxième année de DUT Informatique. Notre travail était dans la continuité de celui réalisés les années précédentes par d’autres étudiants. Il s’est effectué en partenariat avec les bénévoles de Alma Dijon, essentiellement avec le Dr Girardier et Marie Lombard (Directrice du service long séjour à l’hôpital La Chartreuse à Dijon...)

Présentation du sujet

Nous devions corrigé et amélioré un logiciel de gestion des activités de l’association ALMA. Ce progiciel a pour but de leur faciliter leur gestion ainsi que l’édition de rapports statistiques. Ce logiciel a été conçu sous Microsoft Access. Nous devions également formés les utilisateurs de chaque antenne pour déployer le logiciel sur l’ensemble du territoire.

Qu’est ce qu’ALMA ?

Alma est une association qui a pour but de mettre en place un réseau d’écoute de la maltraitance envers les personnes âgées ainsi que de développer la prévention de celle-ci et promouvoir l’information.

Chapitre 1 La présentation de l’association

1 Présentation de l’association

1.1. Alma France

Depuis 1995, l’association ALMA (ALlô Maltraitance des personnes âgées) défend les personnes âgées en mettant en place une structure permettant :

 La mise en place d’un réseau d’écoute des signalements de maltraitances

 L’évaluation permanente des données du réseau, leur publication

 Formation, prévention de la maltraitance et de la défense des personnes âgées

Pour se faire, elle dispose d’une structure assez importante constituée d’une quarantaine d’antennes en France ainsi qu’une en Belgique et une en Italie.

L’un des objectifs à long terme de l’association est d’installer au moins une antenne d’écoute dans chaque département. L’implantation est déjà importante mais n’est pas suffisante. Le graphique nous montre que le développement de l’association s’effectue de façon exponentielle.

Liste des antennes et année de mise en place :

Bordeaux (33), Mulhouse (68), Reims (51), Saint-Étienne (42) 1995 Limoges (87), ALMA Wallonie Bruxelles (Belgique), T.A.M. (Italie - Milan) 1996 Montpellier (34), Marseille (13), Champcueil (91), Strasbourg (67) 1997 Troyes (10), Cannes (06), Grenoble (38), Lille (59), Nîmes (30), Metz (57) 1998 Nancy (54), Albi (81), Brest (29), St Denis (La Réunion), Lyon (69) 1999 Le Mans (72), Bourg en Bresse (01), Aurillac (15), Tarbes (65) 2001 Brive (19), Dijon (21), Sisteron (04), Orléans (45), Macon (71), Avignon (84) 2002 Paris (75), Poitiers (86), Prémontré (02), Saint-Brieuc (22) 2003 Toutes ces antennes fonctionnent de façons indépendantes mais sont regroupées autour de Alma France, sorte de cadre commun des antennes. Alma compte un peu plus de 1000 membres qui occupent des postes différents.

1.2. Le fonctionnement d’une antenne

Une antenne est composée de différents maillons qui permettent aux dossiers d’être traités dans de bonnes conditions et de la façon la plus efficace possible.

Les écoutants sont des bénévoles, souvent des retraités mais également des étudiants (en psychologie, assistants sociaux…). Les écoutants disposent d'une certaine connaissance des relations publiques et personnelles en raison de leur profession antérieure (santé, éducation, social, administratif…) et d'un certain charisme. Ils sont formés par ALMA France à la connaissance de la maltraitance et à un type particulier d'écoute avec recueil de données.

Les référents « encadrent » les écoutants. Ce sont des professionnels de l'action ou de l'information sociale gérontologique et ils ont une excellente connaissance des services sociaux, médicaux et administratifs. Ce professionnalisme est très important pour un bon traitement des dossiers.

Le Comité Technique de Pilotage est constitué de représentants des professions sanitaires, sociales et judiciaires, sensibilisés aux difficultés des personnes âgées. Ils sont par exemple des représentants de la D.D.A.S.S., de la police, d’associations, des avocats, des juges, des médecins ou bien des psychologues. Le CTP sert donc à appuyer et à faciliter les actions effectuée par ALMA.

1.3. La maltraitance en chiffres

à domicile en institution

Maltraitances financières 18 % 7 %

Maltraitances psychologiques 22 % 15 % Maltraitances physiques 14 % 11,5 % Négligences actives et passives 10 % 40 %

Maltraitances médicamenteuses 0,5 % 3 % Maltraitances civiques 4 % 5 %

Autres 31,5 % 18,5 %

Chapitre 2 Le logiciel Logalma

2 Présentation du progiciel Logalma

2.1. Le but, son utilité

Le logiciel a deux vocations. Tout d’abord, il sert à la gestion des antennes. En effet, il permet de stocker et de gérer de nombreuses données, comme les identités des écoutants, des référents et des CTP, mais également des dossiers et des appels concernant les maltraitances.

Aperçu du menu général :

Les différents formulaires de saisies permettent d’enregistrer les données suivantes : - pour un écoutant et un référent :

- nom - prénom

- coordonnées (adresse, numéros de téléphone, mail) - centre de rattachement

- pour un centre - nom

- coordonnées (adresse, numéros de téléphone, mails) - pour un CTP :

- nom - prénom

- coordonnées (adresse, numéros de téléphone, mail) - fonction

(à voir sous partie gestion centre et gestion dossier) - pour un appel :

- date - numéro

- le mode (Téléphone, Répondeur, Courier, fax et email) - type ( nouvel appel, rappel et appel sans suite)

- raison (demande d’information, d’intervention ...) - pour un dossier :

- renseignements généraux (centre, numéro, date, écoutant, référent) - renseignement victimes (identités, coordonnées, sexe, age, état civil,

profession)

- renseignement appelant (identités, coordonnées, sexe, age, état civil, profession, relation avec la victime)

- renseignement accusé (identités, coordonnées, sexe, age, état civil, profession, relation avec la victime)

- renseignement lieu géographique

- renseignement maltraitances (catégories et profil du maltraitants) - renseignement handicap (maladies, dépendances)

- renseignements complémentaires - pour une évaluation :

-opérations effectués sur le dossier (motif de l’appel...) -Caractérisation de la maltraitance

- renseignement complémentaire...

Le logiciel intègre également un module de gestion des utilisateurs. Cela permet à chaque personne qui utilise la base de s’identifier afin de mieux sécuriser les données. Les informations saisies sur ce formulaire sont :

- nom

- prénom - login - password

Logalma dispose également des fonctions de compteurs intégrés, qui permettent de connaître à tout moment le nombre d’utilisateur de la base, ainsi que le nombre de dossiers traités pour chaque écoutant et chaque référent.

De plus le logiciel permet de rentrer des informations sur les appels reçus et les dossiers édités par la suite. Une fois ces données rentrées, l’atout principal du logiciel est l’édition de statistiques détaillées concernant les appels et dossiers. (A la suite d’un appel, ).

Ces statistiques sont recueillies par alma France (siège à Grenoble) puis sont fusionnées afin de permettre l’édition de rapport à l’échelle nationale au sujet de la maltraitance des personnes âgées. Cette génération était auparavant réalisée à la main ce qui représentait un travail compliqué, long et fastidieux.

Aperçu du menu des statistiques :

2.2. Son fonctionnement

Phase 1 : La connexion au logiciel

Pour utiliser Logalma, vous devez déjà vous identifier grâce à un pseudonyme et à un mot de passe. Par défaut, vous disposez d’un identifiant « logalma » avec le mot de passe

« alma » qui vous permettent d’accéder au logiciel, donc au menu de gestion des utilisateurs pour créer de nouveaux identifiants. Ensuite, vous accédez au menu principal qui vous est présenté ci-dessus.

Phase 2 : La saisie des écoutants

Tout d’abord, vous devez saisir les informations concernant les écoutants. Cette saisie s’effectue avec le menu Ecoutant accessible via le menu principal de l’application. Les coordonnées à saisir sont celles énumérées au plus haut.

Phase 3 : La saisie des Référents

Ensuite, vous devez saisir les informations concernant les référents grâce au menu Référent, accessible lui aussi via le menu principal.

Phase 4 : La saisie des CTP

Vous pouvez également saisir les informations concernant les CTP, mais ceci est facultatif étant donné que ces informations ne sont pas indispensables à la saisie des dossiers.

Phase 5 : La saisie d’un Dossier

Vous pouvez maintenant effectuer la saisie d’un dossier. Celle-ci s’effectue en différentes étapes qui vous permettent de caractériser la maltraitance et les personnes impliquées. Vous pouvez également effectuer l’évaluation du dossier à la fin de sa saisie, mais également lors de la modification de celui-ci.

Phase 6 : La saisie des Appels

Vous pouvez également saisir les informations concernant les appels reçus par l’antenne. Ce menu est accessible par le menu principal.

Phase 7 : La génération de Statistiques

Vous pouvez directement générer les statistiques concernant les maltraitances à partir du logiciel. Ces statistiques sont effectuées selon différents critères (année, appels, dossiers...).

Remarques :

Il est à noté que vous pouvez modifier et supprimer chaque « objet » de la base (Ecoutant, Référent, Dossier, Appel...) via le menu correspondant.

2.3. Caractéristiques techniques

Dans cette partie, nous allons vous faire une brève présentation des objets de la base.

Nous allons tout d’abord commencer par les formulaires :

Voici maintenant une liste des tables utilisées :

Voici maintenant la liste des états disponibles. Un état permet d’imprimer directement des données issues de tables, ce qui s’avère très pratique pour créer des listings. Ces états sont accessibles pour les utilisateurs via les menus correspondants.

Chapitre 3 L’évolution du progiciel

3 L’évolution du progiciel Logalma

3.1. La recette test

Lors de la première formation des bénévoles de l’association, des problèmes ont été découverts. M. Chbeir, notre tuteur de projet, les a relevés dans un document et c’est celui ci qu’il nous a fournit au départ du projet. Il contenait les problèmes rencontrés, des modifications à apporter et des évolutions du logiciel.

Les problèmes n’étaient pas toujours clairement exposés nous avons donc dû procéder nous même à une phase de test du logiciel. Pour cela nous avons fait la recette, c'est-à-dire la mise en place de schéma de test avec des résultats précis à obtenir.

Il s’est avéré y avoir des problèmes bénins (fautes d’orthographe) et, bien sûr, d’autres plus importants comme :

 L’identification d’une erreur lorsque l’on essaie de modifier le numéro d’un dossier en institution et au domicile.

 La non prise en considération des commentaires au niveau du dossier de la modification d’un dossier.

 Effacement des commentaires lorsque l’on fait ‘Etape Précédente’ plusieurs fois

3.2.

Corrections

Le logiciel est muni d’un module de traitement des erreurs qui empêche l’utilisateur de voir se lancer le débuggeur d’Access. Le gestionnaire d’erreur enregistre les erreurs dans un fichier Excel nommé « Erreurs.xls » qui se trouve dans le dossier racine du logiciel. Nous avons dû mettre de côté le gestionnaire d’erreur afin de pouvoir accès au code lorsque les problèmes survenaient.

Les problèmes indiqués par ce gestionnaire d’erreurs ne nous permettaient pas tout le temps de nous indiquer la direction dans laquelle il nous fallait chercher, étant donné qu’il nous indiquait des formulaires différents de celui où le problème était situé.

Pour le problème de la modification de numéro de dossier, nous avons observé le fonctionnement général de la modification d’un dossier. Elle consiste en fait à l’ouverture des mêmes formulaires mais avec un mode d’ouverture différent, ce mode d’ouverture est modélisé dans le code par une variable numérique (0 : mode création, 1 : mode modification et 2 : mode consultation). Modifier le numéro de dossier représentait une difficulté étant donné que les autres données s’affichent en fonction de celui-ci, d’où la création d’une variable contenant le numéro de dossier initial et d’une autre pour le nouveau numéro. Après

une étude, nous avons trouvé que le problème venait du fait que dans la plupart des formulaires des dossiers en institution et au domicile, il y avait un inversement de ces deux variables. Nous avons donc modifié le code afin d’utiliser les bonnes variables à chaque formulaire.

Un autre problème grave que nous avons rencontré était l’impossibilité d’enregistrer le commentaire du dossier lors de sa modification. Nous avons analysé le fonctionnement du bouton ‘Enregistrer’ et nous avons donc vu que le code pour l’enregistrement du commentaire était inexistant. Nous l’avons donc rajouté et après test cela fonctionnait.

Nous nous sommes attaqué ensuite au problème de « disparition » des commentaires lors de l’édition ou la modification d’un dossier dès que l’on navigue entre les formulaires. En voyant qu’il s’agissait des commentaires nous avons tout d’abord cru à une omission de code.

En regardant de plus près nous nous sommes aperçu que le problème était dû à l’essence même du fonctionnement du logiciel concernant les dossiers. La navigation entre les formulaires se faisait par le biais d’ouverture successive de chacun des formulaires.

Lors que l’on se trouve dans le menu dossier et que l’on fait nouveau dossier, cela ouvrait le premier formulaire du type choisit (institution ou domicile), ce formulaire était vierge, il nous fallait alors le remplir et cliquer sur ‘Suivant’. Le bouton ‘Suivant’ ouvrait le second formulaire et rendait invisible le premier et ainsi de suite jusqu’au dernier. Pour revenir en arrière lors de l’édition il fallait cliquer sur précédent, ce bouton ne faisait que mettre en invisible le formulaire courant et rendre visible le précédent. Le retour en arrière dans la navigation suivit de l’avancement jusqu’au dernier formulaire faisait disparaître les données rentrées à cause de la réouverture des formulaires. Nous avons donc dû modifier le fonctionnement de la navigation entre les formulaires afin d’optimiser la navigation et éviter de nombreuses erreurs. Nous développerons cette modification dans une partie ultérieure.

Lors de l’utilisation du logiciel nous avons été confronté à d’autres problèmes que ceux dont nous a fait pars M. Chbeir. Nous avons rencontré des problèmes lors de la modification des informations sur un écoutant et un référent. Le problème se manifestait lorsque l’on validait la modification alors qu’aucun centre n’était sélectionné. Le RecordSet ne contenait rien et donc était EOF (End Of File) en conséquence le logiciel plantait sur le ligne :

RqtNumCentre.Fields(« NumCentre »)

Nous avons donc modifié pour que l’on récupère la valeur que si elle existe :

RqtNumCentre.Open "Select NumCentre from Centre where Centre.NomCentre = '"

& LibelCentreRattachement & "';", MaDb, adOpenDynamic, adLockReadOnly

If Not RqtNumCentre.EOF Then

NumCentre = RqtNumCentre.Fields("NumCentre") End If

Nous avons également trouvé des erreurs dans le formulaire appel, certaines options ne pouvaient être sélectionnées. L’erreur provenait de la propriété d’activation des cases à cocher, elle était à faux donc elle ne permettait pas la modification.

3.3. Les améliorations

Un des objectifs de notre projet était d’améliorer les capacités du logiciel. C’est donc cette partie que nous allons vous présentez maintenant.

Les premières améliorations effectuées correspondaient à des besoins de stockage de données. Nous avons donc rajouté la possibilité d’enregistrer plusieurs numéros de téléphone et d’email pour tous les centres. Concernant les écoutants et les référents, nous avons rajoutés une option permettant d’indiquer si ils ne travaillent plus pour Alma et depuis quand.

Dans la première version, le nombre d’écoutant était limité à deux par dossier. Ce nombre s’étant avéré être trop juste, nous avons donc instauré cinq écoutant par dossier.

Concernant les référents, leur nombre était de sept, nous l’avons réduit à cinq étant donné que cela s’avérait suffisant. Nous en avons également profité pour changer l’interface graphique de ces sélections, afin de la rendre plus belle et plus pratique.

Aperçu de la version 1 :

Aperçu de la version 2 :

Le Docteur Girardier nous a également fait part d’une volonté d’intégrer les couples homosexuels dans l’Etat Civil. Nous avons donc remplacé le choix "Couple" par "Couple Hétérosexuel" et "Couple Homosexuel". Bien entendu il a fallu modifier tous les codes utilisant cette variable (enregistrement dans les tables, chargement dans les formulaires...)

Pour des raisons de praticité, nous avons également marqués les champs obligatoires d’une *, afin de permettre aux utilisateurs de remplir plus rapidement les dossiers, et de surtout, bien collecter ces données qui sont indispensables au bon enregistrement du dossier.

Nous avons aussi ajouté une option concernant les appelants. En effet, nous avons rajouté une option qui leur permet de rester Anonyme. La première version n’offrait que la possibilité de le qualifier d’Inconnu et il a été reconnu que ce n’était pas suffisant.

Par ailleurs, nous avons rajouté, dans la première étape de l’évaluation d’un dossier, la possibilité de dire que l’activité réalisée est une simple demande de conseils. Cette option s’accompagne d’un commentaire afin de détailler ce qui a été dit.

Pour une plus grande facilité de saisie, nous avons également copié les champs de l’adresse de l’institution dans les champs d’adresse de la victime.

La mise à jour voir Annexe

Le premier module que nous avons décidé de réaliser était le module de mise à jour.

En effet, il était bien sûr impensable de déployer une nouvelle version du logiciel où il faut ressaisir tous les dossiers présents sur la première version.

Pour effectuer cette mise à jour, il nous faut bien entendu le chemin de la base source. Nous le récupérerons dans une étiquette qui recevra le fichier sélectionné grâce à la boite de dialogue

‘Parcourir’. Pour des raisons de praticité, nous avons mis un chemin par défaut à cette base qui correspond à l’installation standard du logiciel.

Avant d’effectuer la mise à jour, nous supprimons d’abord toutes les valeurs qui auraient pu être saisies dans la nouvelle base. Cette suppression s’effectue grâce à une boucle for qui

parcoure les éléments d’un tableau contenant les noms des tables de la base. Dans cette boucle nous avons mis une requête de suppression. Il nous a fallu faire attention à l’ordre des tables à causes des dépendances fonctionnelles.

Pour la mise à jour proprement dite, nous allons utiliser le même principe, c'est-à-dire boucler dans un tableau et insérer les valeurs. Avant l’insertion, nous allons nous servir d’une connexion à la base source afin de lister ses tables. Après vérification de l’existence de la table dans l’ancienne base, nous insérons ces données dans la nouvelle. Cette précaution est nécessaire car sinon, on demande d’insérer des données à partir d’une table inexistante.

Afin d’expliciter cette mise à jour, nous avons ajouter une barre de progression qui est basée sur l’indice de parcours des tableaux contenant le nom des tables. Un message vient confirmer que la mise à jour s’est bien déroulée.

Pour plus de renseignements, vous pouvez consulter le manuel de maintenance.

La sauvegarde Voir Annexe

Le second module que nous avons développés est un module de sauvegarde (on est jamais trop prudent, surtout dans l’informatique). Ce module permet donc de réaliser une sauvegarde de la base à n’importe quel moment. A cette sauvegarde est associée un numéro, une date et un commentaire, tout cela afin de permettre une meilleure identification.

Tout d’abord, il faut affecter un numéro à la sauvegarde, cela s’effectue grâce à une requête qui renvoie le numéro maximal dans la table. Puis, nous enregistrons dans la table ce numéro, la date et le commentaire associés à cette sauvegarde.

Ensuite, nous allons réaliser la copie de la base (celle-ci s’effectuera dans le répertoire courant). Pour cela, nous créons un fichier de commande .bat de copie :

‘déclarations

Dim fs As FileSystemObject Dim f As TextStream

‘affectations

Set fs = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")

Set f = fs.OpenTextFile(CurrentProject.Path & "\CopyDB.bat", 2, True)

f.Write "copy " & """" & BaseASauvegarder & """" & " " & """" & AdrBaseNouv & """"

f.Close

La copie s’effectue, et, pour gérer l’évolution de la barre de progression, nous faisons une boucle conditionnelle qui a pour condition une taille de la base initiale différente de la copie.

Nous avons également intégrer une fonction d’attente dans la boucle, afin de ne pas surcharger le programme inutilement. Cette fonction nous permet d’attendre 4000 millisecondes entre chaque test. La barre de progression est donc à son maximum lorsque les deux bases font la même taille, c'est-à-dire lorsque la copie est terminée. Un message confirmera le bon déroulement de la sauvegarde.

Pour plus de renseignements, vous pouvez consulter le manuel de maintenance.

Les liens vers des fichiers externes voir Annexe

Une des nouveautés de la version deux est l’ajout d’un formulaire permettant d’enregistrer des liens vers des fichiers externes pour chaque dossier. Ces liens peuvent par exemple concerné des lettres écrites aux différents organismes, des emails d’actions lancées...

Cet enregistrement se fait de façon très intuitive, grâce à la présence de boîtes de dialogue

‘Parcourir’ qui permettent de directement sélectionner son fichier. Le chemin d’accès de ce fichier s’inscrit dans l’étiquette correspondante.

Les utilisateurs peuvent également consulter directement ces fichiers grâce aux boutons illustrés par une flèche. L’exécution de l’application correspondant au fichier sélectionné se fait de façon très facile :

 Tout d’abord, il faut créer une fonction ShellExecute

Private Declare Function ShellExecute Lib "shell32.dll" Alias "ShellExecuteA" _

(ByVal hwnd As Long,

ByVal lpOperation As String, ByVal lpFile As String,

_ByVal lpParameters As String, ByVal lpDirectory As String,

ByVal nShowCmd As Long) As Long

 Ensuite, il ne reste plus qu’ à l’appeler

ShellExecute Me.hwnd, "open", Me.LibelLien1, "", CurrentProject.Path, 1

Depuis ce formulaire, l’utilisateur peut également ouvrir un nouveau document word ou texte.

Cette fonctionnalité est accessible au travers de deux boutons qui exécutent word et le notepad. Bien sûr, l’utilisateur ne doit pas oublier, après la création de son document (courrier...) d’insérer son lien dans le formulaire.

Pour enregistrer ces liens, nous avons donc créés deux tables : LiensFichiers et LienFichiersInst. Ce formulaire est accessible via une option du dernier formulaire d’un dossier.

Les frères et sœurs voir Annexe

Il est également apparu, lors l’utilisation du logiciel par les bénévoles, le besoin de pouvoir, pour chaque victime, lui associer un frère ou une sœur, les maltraitances étant souvent communes. Pour cela, nous avons créés une table FamilleVictime qui nous permet de stocker les coordonnées de celle-ci (ces informations ne sont bien entendues pas obligatoires pour l’enregistrement du dossier).

Ce formulaire est accessible via une case à cocher ou un bouton du deuxième formulaire.

Liens entre les appels et les dossiers

Ouverture Chemin du fichier Localisation de l’exécution

Dans le menu appel existait une fonctionnalité qui permettait d’associer un dossier à un appel. Nous avons donc décidé d’ajouter un bouton qui permet de consulter directement ce dossier depuis l’appel correspondant. Cette fonctionnalité n’a pas été difficile à réaliser étant donné que nous avions déjà mis en place la nouvelle gestion des liens, gestion que nous allons aborder maintenant.

Les liens sur les étapes des dossiers

Afin de faciliter grandement la navigation dans un dossier, nous avons mis en place un système qui est placé sur la gauche du formulaire, sur les anciens indicateurs de position. Pour ces liens, nous nous sommes tout d’abord basés sur le fonctionnement des boutons ‘Suivant’

et ‘Précèdent’ qui consistaient à ouvrir chaque formulaire. Après avoir rencontrés plusieurs problèmes de disparition de données et d’erreurs diverses, nous avons décidés de repenser complètement la navigation dans les dossiers.

Dans la version une, comme nous l’avons déjà dit précédemment, les formulaires étaient ouverts à chaque fois. Nous allons voir comment notre nouveau système fonctionne :

 en mode création : dans ce cas, les formulaires sont créés à chaque fois qu’ils sont ouverts. En effet, il n’y a pas de problème vu qu’il n’y a pas de données à charger dedans.

 En mode modification : les formulaires sont tous ouverts à la validation du choix d’ouverture en modification. Seul le premier formulaire est visible, les autres le deviennent lorsque l’on le demande (que ce soit par les boutons

‘Suivant’, ‘Précédent’ ou les liens sur le côté)

 En mode consultation : c’est le même fonctionnement que le mode modification, sauf que les champs de tous les formulaires sont verrouillés Le déplacement de la fenêtre grâce à la molette de la souris

Nous nous sommes rendu compte que le déplacement vertical du formulaire était impossible. Nous avons donc essayé de l’ajouter, ceci afin d’accélérer les vitesses de saisies, mais après de nombreuses tentatives, nous n’avons pas réussis. Le formulaire arrivait à se déplacer mais cela nous apportait de nombreuses erreurs que nous n’avons réussis à résoudre.

Nous ne nous sommes pas trop attardé sur cette fonctionnalité "gadget" donc nous avons abandonné pour nous consacrer à des choses plus importantes.

Modification du numéro d’appel

Nous avons également changé le numéro d’appel, plus précisément, nous l’avons agrandit. Dans la première version, il était sur deux chiffres, donc limité à 99 appels par an.

Nous sommes donc passés sur quatre chiffres, ce qui nous laisse une grande progression.

Chapitre 4 La mise en service de Logalma

4 La mise en service de Logalma

La mise en service du logiciel fut une partie très enrichissante pour nous, étant donné que ce fut la première fois que nous rencontrions un « client » en tant que « professionnel ».

L’une des premières difficultés rencontrées est d’arriver à comprendre les désirs du client, en effet, il faut réussir à faire un compromis entre ce que l’on veut faire et ce qui est possible de faire.

4.1. Les réunions de projets

C’est au cours d’une réunion de projet que nous avons rencontré pour la première fois le Dr Girardier. Nous avons tout d’abord discuté avec le Docteur des activités de l’association, afin de mieux comprendre le domaine d’application du logiciel, ainsi que pour mieux cerner le point de vue des utilisateurs. C’est également lors de la première réunion que le Docteur nous a mis au courant de l’extrême confidentialité des données.

Ces rencontres nous permettaient de partager nos avancées et de posez différentes questions sur le fonctionnement de l’association et du traitement des maltraitances, ceci afin de mieux cerner leurs besoins, et donc d’y répondre dans les meilleures conditions. Le docteur, qui utilisait la première version du logiciel, nous exposait ses volontés de changements et les erreurs qu’il rencontrait, ce qui nous permettait d’avancer rapidement car nous avions en parallèle ses impressions et désirs ainsi que le résultats de nos observations.

Nous avons également rencontré Marie Lombard lors de l’une de ces réunions, elle nous a également donné ses impressions sur le logiciel et ses diverses observations. Nos contacts avec les bénévoles de l’association ne se sont pas limités à de simples réunions avec Mr Chbeir, nous avons également eu des contacts par mail et nous nous sommes également déplacés à l’antenne de Dijon.

4.2. Les visites à l’antenne Alma Dijon

Le XXXXXXXX , nous nous sommes donc rendus à l’antenne de Dijon, dont nous ne pouvons vous communiquez l’adresse pour des raisons de sécurité et de confidentialité.

Cette première visite s’est déroulée après notre semaine de projet, nous sommes donc arrivés avec notre cd de la version 2.

Cette première visite fut pour nous l’occasion de découvrir l’environnement de travail des bénévoles, et, principalement, leur ordinateur (PC équipé de Microsoft Windows 98 et de la suite Office 2000). Cette découverte ne se fit pas sans douleur étant donné que l’installation bloqua pour cause de « mémoire insuffisante ». Nous avons résolus ce problème sur place afin de pouvoir faire une démonstration au docteur. Ce problème venait de la version d’Excel présente sur sa machine, qui ne correspondait pas à la nôtre. Une fois résolu, nous avons donc pu réaliser la mise à jour de la base, c'est-à-dire importer les données de l’ancienne base dans la nouvelle.

Nous avons ensuite rencontrés différents problèmes concernant la modification et la consultation des dossiers. Ceux-ci étaient dus à la redondance de déclarations de variables nécessaires à l’utilisation des requêtes. Ces erreurs nous ne les avions pas rencontrées auparavant, étant donné que nos tests ne portaient pas sur la totalité des possibilités de saisies d’informations, celle-ci étant trop vaste. A la suite de cet entretien, nous avons pu récupéré la base de l’antenne de Dijon, avec l’autorisation du Docteur, afin de réaliser une nouvelle phase de test avec cette fois ci, des dossiers réels.

La deuxième rencontre à l’antenne de Dijon s’est déroulée le jeudi 2 mars 2006 en fin d’après midi. Nous avons donc réinstallé la base sans aucun problème et effectué la mise à jour. Après avoir rencontré un problème, nous nous sommes rendu compte qu’il y avait eu différents problèmes lors de l’enregistrement des données avec la version 1. En effet, en observant les tables, nous avons découvert qu’il existait des dossiers sans victime. Nous avons donc décidé de reprendre avec le docteur les deux dossiers en question. Nous les avons donc supprimé et réenregistré correctement. Nous ne savons toujours pas d’où vient ce problème.

Suite à la demande du Docteur, nous avons vérifié les statistiques et nous lui avons expliqués comment les générer.

A l’issue de cette rencontre, nous lui avons laissé notre base afin qu’il travaille dessus et nous fasse part des problèmes rencontrés. Ceci ne tarda pas, car, une semaine après, nous recevions un coup de téléphone nous indiquant quelques problèmes et modification à effectués. Le principal problème concernait les numéros d’appel, étant donné que ceux de la première version étaient sur deux chiffres et ceux de la deuxième version sur quatre, il y avait des problèmes lors des traitements. Nous avons donc résolu ce problème à la mise à jour, en effectuant une requête qui ajoute « 00 » au numéros d’appels avant de les insérer dans la table.

La troisième rencontre se déroula le 16 mars 2006 en fin de journée. Le Docteur nous a expliqué qu’il avait travaillé sur la base. Il n’a rencontré aucun problème concernant la saisie des dossiers, en revanche, une erreur subsistait dans les appels (plus particulièrement les numéros d’appel). En effet, la modification d’un numéro n’était pas possible, mais ce problème était résoluble donc ce n’était pas grave. Le Docteur nous a également fait part d’une volonté de modifications dans les statistiques. Tout d’abord, il souhaite que l’on fasse des statistiques sur la véracité des maltraitances, c'est-à-dire si la maltraitance est réelle, imaginaire ou si c’est impossible à dire. Cette lacune dans la première version donnait l’impression, dans les statistiques, que certains dossiers avaient disparu, étant donné qu’ils n’entraient pas en compte dans les différents calculs statistiques.

4.3. La formation

Il est prévu que nous réalisions une formation de l’ensemble des bénévoles de Alma à Dijon.

Chapitre 5 Conclusion

5 Conclusion

Evolution du logiciel en ouverture pour les années précédentes Retroconception

Lafarge Clement...

6 Glossaire

ADO : ADO (ActiveX Data Object) est un composant ActiveX permettant d'accéder aux bases de données beaucoup plus facilement sans se soucier de tout ce qui est allocation des environnements de travail (cf. programmation avec la couche basse d'ODBC). ADO fournit des objets qui permettent de se connecter à une base et de réaliser des requêtes SQL sur cette base.

Fichier CMD : En informatique, un traitement batch est un traitement à déclenchement automatisé. Par extension, un fichierCMD est, sous le système d'exploitation Windows, un fichier contenant une série d'instructions DOS. Ces fichiers, lorsqu'ils sont lancés, exécutent les commandes qu’ils contiennent

Fichier INI : Fichiers contenant des ordres d’initialisation et des paramètres divers pour un programme particulier. En général, ils sont utilisés pour les applications sous Windows, mais de plus en plus utiliser sous dos par exemple

MS Access : Système de gestion de base de données relationnelle produit par Microsoft. MS Access fait partie de la suite bureautique MS Office Pro. MS Access est donc un SGBDR présentant une approche bureautique et n'est pas conçu pour supporter de très grandes bases de données opérationnelles sur de vastes réseaux

MS Excel : Logiciel de tableur de la suite d’outils de bureautique de Microsoft

7 Références

http://www.developpez.com/

Site contenant un très grand nombre de tutorial et disposant de forums efficaces

http://www.alma-france.org/

Site de l’association Alma

A voir également :

Le manuel d’installation de Logalma

Le manuel Utilisateur de Logalma

Le manuel de Maintenance

8 Annexes

8.1. Un exemple de dossier à domicile

Nous allons maintenant vous présentez un exemple de dossier d’une maltraitance à domicile.

8.2. Un exemple de dossier en institution

Pour des questions de redondance, nous ne vous présenteront, dans cette partie, uniquement les formulaires différents de ceux d’une maltraitance à domicile.

8.3. Le formulaire de Mise à jour

Voici le formulaire de mise à jour :

8.4. Le formulaire de Sauvegarde

Voici le formulaire de sauvegarde :