E-CANDIDAT
Guide d’utilisation
GESTIONNAIRE
1
Table des matières
I La Gestion du domaine Centre de candidature. ... 4
Centre de Candidature - Paramétrage ... 5
1.Onglet Paramètres généraux ... 5
2.Onglet Paramètres par défaut ... 5
Centre de Candidature – Tableaux de bord ... 7
Centre de Candidature - Commissions ... 8
1.Création d'une commission ... 9
2.Modification d'une commission ... 12
3.Suppression d'une commission ... 13
Centre de Candidature - Pièces justificatives ... 14
1.Création d'une pièce justificative ... 15
2.Modification d'une pièce justificative ... 17
3.Suppression d'une pièce justificative ... 17
4.Pièces justificatives communes ... 17
Centre de Candidature - Formations ... 18
1.Création d'une formation ... 19
2.Affectation de pièces justificatives à une formation ... 21
3.Modification d'une formation ... 23
4.Suppression d'une formation ... 23
II La Gestion des Candidatures ... 24
Connexion-Consultation offre de formation-accès aux dossiers de candidature ... 24
1 - Se connecter à l’application ... 24
2 - Consulter l’offre de formation, les calendriers et le mode de candidature ... 24
3 - Accéder aux dossiers de candidature ... 25
Pointage des dossiers réceptionnés au format dématérialisé ... 27
1 – Réception automatique des dossiers de candidature ... 27
2 - Saisir l’état des pièces justificatives (Validées / Refusées) ... 27
Consultation des dossiers et saisie des avis ... 31
1 – Consulter les dossiers ... 31
2 - Saisir les avis par candidat ... 32
3 - Saisir les avis pour plusieurs candidats ... 36
4 - Faire une proposition d’admission (uniquement les référents de centre de candidature) ... 37
5 – Ajouter un vœu à la place du candidat (uniquement les référents de centre de candidature) ... 39
Validation des avis ... 40
1 – Valider les avis par candidat ou pour plusieurs candidats ... 40
Téléchargement, transmission et édition des documents (attestations et lettres) ... 42
1 - Téléchargement des lettres d’admission ... 42
2 – Téléchargement et transmission de la lettre de refus ... 42
Edition de listes ... 42
1 - Récupérer sous Excel les données des candidats (cursus, coordonnées, statut du dossier, avis) ... 42
Astuces et autres ... 44
1 - Chercher le dossier d’un candidat ... 44
2 - Gérer les préférences sur l’écran de candidatures ... 46
3 - Utiliser le bloc-notes ... 47
4 - Consulter l’historique des avis ... 49
5 – Consulter le tableau de bord (uniquement les référents des centres de candidature) ... 50
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Guide fonctionnel d'E-Candidat à destination des gestionnaires
Base test gestionnaire: https://ecandidat.univ-paris13.fr/ecanditest-gest Base test candidat: https://ecandidat.univ-paris13.fr/ecanditest
Base prod gestionnaire: https://ecandidat.univ-paris13.fr/ecandidat-gest Base prod candidat: https://ecandidat.univ-paris13.fr/ecandidat
Contact: ecandidat@univ-paris13.fr / 01 49 40 20 96
I - La gestion du domaine Centre de candidature
Un centre de candidature est une entité regroupant des commissions. Cela peut correspondre à une composante, un IUT, un institut... Ce domaine permet de définir les commissions, d'y associer une formation définie également à ce niveau, de définir des pièces justificatives partagées entre les formations du centre de candidature et non visibles des autres centres de candidature, et de traiter les candidatures (saisie de l'état du dossier, des pièces justificatives, du type de traitement, de la décision, etc.).
Accès à l'écran
Connexion -> Cliquer directement sur l’onglet Centre de candidature.
Seuls les gestionnaires référents de centres de candidatures peuvent accéder à cet écran.
5
Centre de Candidature - Paramétrage
1.Onglet Paramètres généraux Paramétrage > cliquer sur Éditer
Cet onglet n'est pas modifiable.
2.Onglet Paramètres par défaut
Décision favorable Choix du libellé dans un menu déroulant.
Gestion auto. des listes comp. Pour une gestion automatique de la liste complémentaire.
Nombre de vœux maximum Pour limiter le nombre de vœux d'un candidat dans le centre de candidatures (en général 10...).
Dématérialisation Pour choisir la forme dématérialisée pour les dossiers des candidats.
Infos comp Information sur le centre de candidature (visible uniquement des référents du centre de candidature )
Onglet Dates/Délais par défaut
Il s’agit ici de renseigner les dates du centre de candidatures et non des formations (la campagne de recrutement pour chaque composante, IUT, institut…)
7 Date de début de dépôt des vœux Saisir une date au format jj/mm/aa ou cliquer sur l'icône pour choisir la date dans un calendrier.
Date de fin de dépôt des vœux Saisir une date au format jj/mm/aa ou cliquer sur l'icône pour choisir la date dans un calendrier.
Date limite de retour de dossier Saisir une date au format jj/mm/aa ou cliquer sur l'icône pour choisir la date dans un calendrier.
Date de jury Saisir une date au format jj/mm/aa ou cliquer sur l'icône pour choisir la date dans un calendrier.
Date de publication des résultats Saisir une date au format jj/mm/aa ou cliquer sur l'icône pour choisir la date dans un calendrier.
pour choisir la Date limite de confirmation Saisir une date au format jj/mm/aa ou cliquer sur
l'icône date dans un calendrier.
Validation des modifications Cliquer sur Enregistrer
Tags > Cliquer sur + Nouveau Tag
Libellé : renseigner un libellé (ex : dossiers déjà traités) Cliquer dessus et
Couleur : choisir une couleur Cliquer sur Enregistrer
Vous retrouverez les tags dans les "candidatures"
Centre de Candidature – Tableaux de bord
Il s’agit ici d’avoir une visibilité sur toutes les formations du centre de candidature.
Centre de Candidature - Commissions
Préalable
Cet écran permet de créer, modifier et supprimer une commission. Il permet également de saisir les membres d'unecommission.
Les commissions sont créées dans le centre de candidature (Centre de candidature
Commissions). Il faut choisir une commission pour accéder à la gestion de celle-ci.
Sur les tableaux présentant la liste des commissions et les membres de commission, il est possible de choisir les colonnes qui vontapparaître. Pour cela, il suffit de cliquer sur l'icône qui apparaît dans la dernière colonne :
9 1.Création d'une commission
a. Cliquer sur le bouton "+Nouvelle commission" ;
b. Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisir les informations suivantes :
Premier onglet : "Paramétrages généraux"
- Le code de la commission (champ obligatoire)
- Le libellé de la commission (champ obligatoire-ex :C1UFR SEG_M1CC)
- Cocher la case "En service" pour activer la commission pour la campagne en cours - Saisir l'adresse email de contact de la commission
- Saisir un numéro de téléphone (facultatif)
10 Deuxième onglet : "Adresse"
- Le pays (champ obligatoire)
- Le code postal (champ obligatoire)
- Choisir la commune dans la liste déroulante - Saisir l’adresse (champs obligatoire)
Troisième onglet : « Alertes » -Laisser cocher les 5 champs
11 Quatrième onglet : « Signataire »
- Cocher « Lettres dispo.au téléchargement », ainsi le candidat pourra télécharger les lettres qui lui seront adressées (avis de décision)
- Cocher « Envoi par mail des lettres », ainsi le candidat recevra les lettres par mail - Renseigner le signataire (Gestionnaire de candidature ou membre de commission)
Cliquer sur le bouton pour créer la commission. Elle apparaît sur l'écran où sont listées toutes les commissions du centre de candidature sélectionné :
Les champs obligatoires non saisis sont signalés pour un point d'exclamation rouge et surlignés en rouge :
Enfin, Il est possible d’insérer la signature du signataire de commission une fois celle-ci créée (capture PNG).
2.Modification d'une commission
1.Sélectionner une commission en cliquant dessus :
2.Cliquer sur le bouton "Editer" au centre de la page ;
3.Modifier les informations souhaitées dans l'onglet "Paramétrages généraux" et/ou "Adresse" :
13 3.Suppression d'une commission
1.Sélectionner une commission en cliquant dessus :
1. Cliquer sur le bouton "Supprimer" à droite de la page ;
2.Une confirmation est demandée :
3.Cliquer sur oui pour supprimer définitivement la commission
Règle de gestion
Il est impossible de supprimer une commission si celle-ci est rattachée à au moins une candidature (archivée ou pas).
Membre de commission :
Ce sont les gestionnaires et/ou les enseignants qui procèderont au traitement des candidatures ; 4 profils sont proposés :
- P13 Commission (généralement les enseignants membres de jurys), - P13 Commission LS (lecture seule),
- P13 GestionCandidat (généralement les secrétariats), - P13 GestionCandidatLS (lecture seule).
Les profils LS permettent uniquement la consultation des dossiers.
Les profils P13Commission et P13GestionCandidat revêtent les mêmes droits (traitement dossiers, saisis, validation…).
Ne pas utiliser le profil "Commission"
Une organisation en interne peut ensuite être décidée (ex : les membres de jurys traitent, les gestionnaires saisissent et valident…)
Centre de Candidature - Pièces justificatives
Préalable
Cet écran permet de créer, modifier et supprimer des pièces justificatives rattachées à un centre de candidature.
La plupart des pièces justificatives essentielles (pièce d’identité, CV, photo d’identité…) sont déjà créées dan E-candidat.
Les pièces justificatives créées dans le centre de candidature ne seront visibles que pour ce centre de candidature. Quand elles sont affectées à une formation, elles deviennent obligatoires pour cette formation.
Il faut choisir une pièce justificative pour accéder à la gestion de celle-ci ; un clic sur le libellé suffit.On peut également associer un document sous format pdf à une pièce jointe (tirer le curseur tout à fait à droite, colonne Fichier). On peut choisir les colonnes à afficher (colonne Fichier, rouage en haut à droite en passant la souris).
On peut choisir l’ordre de tri par clic dans l’entête de la colonne correspondante.
On peut choisir la largeur des colonnes (de la même manière que dans un tableau excel)
On sélectionne la pièce par un double clic sur la ligne
15 1.Création d'une pièce justificative
Cliquer sur Nouvelle pièce justificative
Les champs obligatoires sont signalés par un astérisque rouge.
Les champs obligatoires non renseignés sont signalés par un point d'exclamation.
Le champ En service sert à valider ou invalider une pièce sans la supprimer.
La case à cocher Commune rend la pièce justificative commune à toutes les formations du centre de candidature sélectionné.
Si la case Unique est cochée, le candidat devra déposer un exemplaire pour chaque formation demandant cette pièce; si elle est décochée, la pièce sera partagée par toutes les formations demandant cette pièce et le candidat ne devra la déposer qu'une fois.
La case à cocher Conditionnelle rend la pièce justificative conditionnelle. Le candidat peut cliquer sur un bouton qui lui permet de préciser s’il est concerné par cette pièce ou pas.
Libellé candidat est le libellé que voit l'étudiant dans son dossier Gestion de la pièce jointe.
Puis enregistrer.
Dans la colonne Fichier, cliquer sur pour associer un fichier
Cliquer sur Choisir Fichier
Pour supprimer le lien vers le fichier associé Dans la colonne Fichier cliquer sur –
Pour voir le fichier associé : dans la colonne Fichier cliquer sur
17 2.Modification d'une pièce justificative
Sélectionner la pièce justificative à modifier à l'aide d'un clic sur le libellé puis sur le bouton Editer Pour le contenu se référer au paragraphe Création
Valider les modifications en cliquant sur le bouton Enregistrer
3.Suppression d'une pièce justificative Étapes
Sélectionner la pièce justificative à l'aide d'un clic sur le libellé, puis sur le bouton Supprimer
Cliquer sur Oui pour supprimer la pièce
4.Pièces justificatives communes
Cet onglet permet simplement de visualiser les pièces communes à tous les centres de candidature.
Centre de Candidature - Formations
Préalable
Cet écran permet de créer, modifier et supprimer des formations rattachées à un centre de candidature et de leur affecter des pièces justificatives.
Les formations ayant des dates qui ne sont pas incluses entre les dates de début et de fin de la campagne en cours neseront pas affichées dans l’offre de formation.
Centre de candidature --> Formation
Sur les tableaux présentant la liste des formations, il est possible de choisir les colonnes qui vont apparaître. Pour cela, il suffit de
Cliquer sur l'icône qui apparaît en survolant le titre de la dernière colonne :
19 1.Création d'une formation
a. Cliquer sur le bouton "+Nouvelle formation" au centre de l'écran
b. Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisir les informations suivantes :
1. Premier onglet : "Apogée"
Cliquer sur le bouton 'Chercher formation Apogée"
Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisir dans la zone de recherche un code étape ou une partie du libellé web de la version d'étape
Sélectionner la formation choisie puis cliquer sur le bouton 'valider'
Après validation, les champs Code Etape, code version VET et libellé sont pré-remplis et non- modifiables
Puis cliquer sur Associer un diplôme pour renseigner les champs restants (Code diplôme, Code version…)
2.Deuxième onglet : "Paramètres généraux"
- Cocher la case En service pour activer la formation
- Sélectionner la commission dans la liste des valeurs (obligatoire)
- Sélectionner le type de traitement. Deux types de traitements possibles ;
(AC/Accès contrôlé) : signifie que chaque dossier de candidature est soumis à traitement avant que ne soit transmis une réponse
(AD/Accès direct) : signifie que le dossier de candidature reçoit directement un avis favorable sans même avoir été étudié
- Cocher la case Dématérialisation
- Cocher la case "Gestion auto. des listes complémentaires" si on souhaite activer la gestion automatique des listes complémentaires
- IMPORTANT : renseigner les mots clés qui seront affichés dans l'écran "Offre de Formation » ; indiquer un maximum en les séparant par des virgules.
3.troisième onglet : "Dates"
21 - la date début dépôt est par défaut celle affichée dans le centre de candidature (obligatoire)
- La date fin dépôt est par défaut celle affichée dans le centre de candidature (obligatoire) - La date de retour des dossiers est par défaut celle affichée dans le centre de candidature
(obligatoire)
- La date de jury (facultative)
- La date de publication des résultats (facultative) - La date limite de confirmation (facultative) - Délai de confirmation (facultatif)
-Toutes ces dates peuvent être éditées en masse (onglet "Éditer en masse"), c'est à dire, attribuer les mêmes dates à toutes les formations du centre de candidature.
4.quatrième onglet : "Présélection"
• Les données des épreuves de sélection (la date, l’heure, le lieu) 5. cinquième onglet : "Infos comp."
Informations complémentaires relatives à la formation proposée (visibles des candidats
2.Affectation de pièces justificatives à une formation
1. Sélectionner la formation à l'aide d'un clic sur le libellé puis sur le bouton Editer pièces complémentaires
2. Choisir les pièces justificatives qui seront demandées au candidat pour la formation sélectionnée (à l’aide des flèches) :
Les pièces justificatives définies comme pièces communes sont automatiquement ajoutées à toutes les formations quel que soit le centre de candidature. Les pièces non communes sont disponibles dans la partie "Pièces disponibles".
3.Cliquer sur le bouton Enregistrer.
23 3.Modification d'une formation
1.Sélectionner la formation à modifier à l'aide d'un clic sur le libellé puis sur le bouton Editer
2.Pour le contenu se référer au paragraphe Création
3.Valider les modifications en cliquant sur le bouton Enregistrer
4.Suppression d'une formation
Sélectionner la formation à supprimer à l'aide d'un clic sur le libellé puis sur le boutonSupprimer
Si la formation possède des candidatures pour la campagne ouverte ou pour des dossiers archivés, un message d'erreur bloquant apparaît
II La Gestion des Candidatures
Connexion - Consultation offre de formation - accès aux dossiers de candidature
1 - Se connecter à l’application
La connexion à l’application se fait via votre espace ENT :
Base test :https://ecandidat.univ-paris13.fr/ecanditest-gest
Connexion avec les identifiants ENT
2 - Consulter l’offre de formation, les calendriers et le mode de candidature
Le menu « Offre de formation » dans le cadre de gauche permet de consulter l’ensemble des formations ouvertes à candidature via cette application.
Cliquez sur pour dérouler l’offre.
Vous pouvez effectuer une recherche précise en utilisant le « Filtre ».
La recherche se fait, soit en saisissant un mot contenu dans le libellé de la formation recherchée, soit en saisissant un mot-clé en rapport avec la formation.
25 3 - Accéder aux dossiers de candidature
Sélectionnez une formation.
Dans le menu « Commission », cliquer sur la formation déjà indiquée (exemple ci-dessous : M1 Droit public) pour faire apparaître la fenêtre « Recherche de commission ». Sélectionner une autre commission et cliquer sur « Valider ».
Cliquer sur « Candidatures ».
La liste des candidatures s’affiche.
Pour ouvrir un dossier, double-cliquer sur le dossier, ou pointer le dossier et cliquer sur « Ouvrir ».
Le dossier du candidat sélectionné s’affiche à l’écran.
Vous pouvez vérifier les informations détaillées de la candidature (statut du dossier, avis, validation de l’avis…), ainsi que les différentes dates utiles (transmission, réception...).
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Pointage des dossiers réceptionnés au format dématérialisé
1 – Réception automatique des dossiers de candidature
Le dossier de candidature est considéré comme étant réceptionné dès lors que le candidat l’a validé en ligne. Le candidat ne peut valider son dossier que s’il a déposé en ligne toutes les pièces justificatives demandées.
Attention
La date de saisie du statut « complet » du dossier est la date de référence pour tout recours formé par le candidat. En l’absence de réponse définitive d’acceptation ou de refus dans les deux mois qui suivent ce statut « complet », la demande d’admission du candidat donne lieu à une décision implicite d’acceptation.
Alertes SVA
L’application ECANDIDAT propose des alertes couleur pour permettre de repérer plus facilement les candidatures qui risquent de dépasser le délai des deux mois (loi SVA - Silence vaut acceptation). L’alerte SVA commence à partir de la date où le statut de dossier « complet » a été saisi (le dossier a le statut
« complet »).
Codes couleur des alertes SVA
2 - Saisir l’état des pièces justificatives (Validées / Refusées)
Pour visualiser le dossier de candidature et l’ensemble des pièces justificatives d’un seul coup,
cliquez en bas à droite sur le bouton
Le dossier complet du candidat s’affiche au format PDF.
Légende : aucune couleur de la date de réception à 30 jours / Vert de 31 à 45 jours / Jaune de 46 à 60 jours Rouge au-delà de 60 jours (la couleur orange indique simplement la ligne que vous avez sélectionnée).
On a également la possibilité de visualiser ou de télécharger indépendamment chaque pièce justificative avec les icônes
Pour ce faire, ouvrir d’abord le dossier du candidat :
Pour ouvrir un dossier, double-cliquer sur le dossier, ou pointer le dossier et cliquer sur « Ouvrir ».
Chaque pièce doit être validée ou refusée en fonction des justificatifs transmis par le candidat.
Les boutons d’action vous permettent de modifier le statut des pièces.
Sélectionner les pièces justificatives une par une en cochant les cases sur la gauche du tableau, ou les sélectionner toutes en une seule fois.
Légende :
Permet de sélectionner l’ensemble des pièces justificatives de la liste.
Permet de désélectionner l’ensemble des pièces justificatives de la liste.
Permet d’éditer le statut des pièces justificatives (validées ou refusées).
Permet de supprimer une pièce justificative.
Permet de télécharger une pièce justificative.
Permet de visionner une pièce justificative.
Après avoir sélectionné une, plusieurs ou toutes les pièces, cliquez sur l’icône L’écran suivant s’affiche.
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Sélectionnez le statut de la pièce (ou des pièces en cas de sélection multiple) : « Refusée » ou
« Validée ».
Un commentaire peut être saisi. Il s’affichera à côté de la ou les pièces justificatives sélectionnées dans l’écran qui récapitule l’ensemble des données du dossier du candidat.
3 - Saisir le statut des dossiers de candidature (Complets / Incomplets)
Après avoir contrôlé et donné un statut aux pièces justificatives, vous devez signifier au candidat que son dossier est complet ou incomplet. Pour cela, il faut changer le « Statut du dossier ».
Cliquez sur le bouton « Action » et sélectionnez « Saisie du statut du dossier ».
Sélectionnez le statut que vous souhaitez donner au dossier. La date du jour s’affiche automatiquement. Elle peut éventuellement être modifiée.
Cliquez sur le bouton « Valider » afin que le candidat reçoive le courriel précisant que son dossier est complet ou incomplet.
Si le dossier est incomplet, le candidat doit retourner dans son espace de candidature pour prendre connaissance des pièces refusées. Dans ce cas, le commentaire indiqué pour chaque pièce est très utile pour que le candidat connaisse la raison du rejet.
Il a 10 jours pour transmettre la ou les pièces refusées. Dans le cas contraire, vous pouvez saisir un avis
Défavorable avec le motif "Hors délais " en précisant un commentaire du style : dossier toujours incomplet à la date du…(10 jours au-delà de la date de fin de dépôt des candidatures).
Le statut du dossier est mis à jour dans la partie « Informations détaillées ».
Le statut du dossier du candidat est aussi mis à jour dans la liste de candidature.
Il est possible de saisir le statut de plusieurs dossiers à la fois. Pour cela, sélectionnez plusieurs candidats puis cliquez sur le bouton « Action ».
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Consultation des dossiers et saisie des avis
1 – Consulter les dossiers
Dans le menu « Commission » sélectionnez une commission (voir précédemment). Par défaut, la commission que l’on a ouverte précédemment s’affiche.
Aller ensuite sur Candidature, sélectionner un dossier et cliquer sur l’icône « Téléchargement »
Le dossier du candidat que l’on a sélectionné apparait accompagné des pièces justificatives.
Le message « Votre session a expiré » peut s’afficher si vous consultez les dossiers sans intervenir directement dans l’application pendant un laps de temps.
Pour reprendre la main, rafraîchissez votre page en cliquant sur l’icône suivant :
2 - Saisir les avis par candidat
Utiliser les outils de filtre et de tri pour retrouver rapidement les candidats pour lesquels on souhaite saisir un avis
Filtrer tout d’abord les candidats dont le statut du dossier est « Complet » dans la colonne « Statut ».
Si on a déjà donné des avis à des dossiers de candidature, filtrer les dossiers sans aucun avis en cliquant sur la cellule « Avis ».
33 Les dossiers sans avis sont regroupés en début de liste.
Pour saisir un avis : Ouvrir le dossier du candidat en double-cliquant sur son nom ou en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton « Ouvrir », puis :
Cliquer sur le bouton
Cocher « Saisie des avis » et sélectionner un type de décision.
Vous avez la possibilité de renseigner un commentaire à destination du candidat.
Cliquer sur le bouton « Valider »
Les différents types d’avis
Avis « Favorable »
L’avis favorable donne la possibilité à l’étudiant, une fois qu’il sera validé, de confirmer son admission ou de se désister.
Avis « Défavorable »
L’avis défavorable notifie à l’étudiant que sa candidature n’a pas été retenue. Le motif de refus est obligatoire. Comme un seul motif peut être sélectionné, vous pouvez ajouter un autre motif dans le champ
« Commentaire ». Ce commentaire apparaîtra dans la lettre de refus et dans le courriel que recevra le candidat après validation de l’avis.
Avis « classé en liste d’attente »
La liste d’attente permet de mettre en attente des candidats. Si des places se libèrent après le désistement de certains candidats admis, vous pouvez modifier l’avis de certains candidats en liste d’attente en enregistrant un avis favorable. Les candidats en liste d’attente ne sont pas classés.
Comme les candidats doivent obtenir une réponse définitive dans les deux mois qui suivent la réception de leur dossier, le simple fait de mettre certains candidats en liste d’attente est insuffisant. Les candidats en liste d’attente sont donc refusés mais ont la possibilité d’être appelés si des candidats admis se désistent. Cette information est transmise dans le courriel reçu par ces candidats lorsque vous validez cet avis.
S’agissant d’un avis défavorable, celui-ci doit être motivé.
35 Avis « classé en liste complémentaire »
La liste complémentaire permet de classer des candidats en indiquant des rangs en cas de désistement.
Lorsqu’un candidat admis se désiste, le premier candidat sur la liste complémentaire recevra automatiquement un avis favorable. Cet avis est automatiquement validé.
Si vous indiquez le même rang pour tous, le premier candidat à avoir candidaté dans la formation sera le premier appelé par la liste.
Avis « Présélection »
La présélection vous permet de convoquer des étudiants à une épreuve écrite ou à un entretien.
Soyez très précis quand vous renseignez le lieu de l’épreuve, notamment en indiquant « Université Sorbonne Paris Nord», le campus, le bâtiment et la salle. Dans la case « Commentaire », précisez également s’il s’agit d’une épreuve écrite ou d’un entretien pour que le candidat soit informé de l’objet de la convocation.
Visualiser tous les avis saisis à partir de la liste de candidature.
On peut trier ou filtrer les candidats par type d’avis grâce aux fonctions de tri.
3 - Saisir les avis pour plusieurs candidats
On a la possibilité de sélectionner plusieurs étudiants à la fois et de leur attribuer le même avis. Il suffit de les « cocher » un par un.
Cliquer sur le bouton au- dessus de la liste de candidatures pour afficher le menu
« Actions » :
Sélectionner l’avis que l’on veut appliquer à l’ensemble des candidats et on complète les différents champs.
37 Attention : la saisie d’un avis défavorable pour plusieurs candidats est à utiliser avec précaution car le motif de refus et le commentaire seront les mêmes pour tous les candidats sélectionnés.
4 - Faire une proposition d’admission (uniquement les référents de centre de candidature)
Si un candidat a postulé dans une formation sur un certain niveau d’études (exemple : L3 de philosophie) et que la commission pédagogique estime qu’il n’a pas le niveau requis, elle peut lui proposer une admission dans le niveau inférieur si elle estime que son parcours, ses diplômes obtenus, ses résultats ou son expérience professionnelle et/ou personnelle le permettent (exemple : proposition en L2 de philosophie).
Rendez-vous dans le domaine « Candidat » puis dans le menu « Chercher Candidat » :
Dans l’écran qui s’affiche, on recherche le candidat par son numéro de dossier ou par son nom.
On sélectionne le candidat en cliquant sur la ligne (surbrillance orange) puis sur le bouton « Ouvrir ».
Dans le cadre de gauche, cliquez sur « Candidatures ».
La page qui s’affiche récapitule toutes les formations choisies par le candidat (on ne voit pas les candidatures qu’il a effectuées sur des formations que l’on ne gère pas).
Cliquer sur « Nouvelle candidature / Proposition d’admission »
Dans la page qui récapitule toute l’offre de formation, sélectionner la formation dans laquelle on souhaite faire une proposition au candidat.
Après avoir cliqué sur la formation, on coche « Proposition d’admission » dans la nouvelle fenêtre qui s’affiche.
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Un avis favorable est automatiquement enregistré. Le candidat n’est pas informé et n’a par conséquent aucune démarche à effectuer. Il faut ensuite valider l’avis pour que le candidat reçoive un courriel l’informant de cette proposition d’admission.
5 – Ajouter un vœu à la place du candidat (uniquement les référents de centre de candidature) On a la possibilité d’ajouter un vœu à la place du candidat dans une des disciplines que l’on gère.
Après avoir cliqué sur la formation, on coche « Candidature classique » dans la nouvelle fenêtre qui s’affiche.
Le candidat est informé par courriel de la création de cette nouvelle candidature. Il devra compléter son dossier et transmettre toutes les pièces justificatives.
Ne pas oublier de saisir et valider un avis défavorable pour la formation demandée initialement par le candidat. S’il a créé une candidature en L3 et qu’on lui fait une proposition en L2, il doit être refusé en L3. Dans le cas contraire, il pourra prétendre à une admission en L3 dans les deux mois qui suivent la réception complète de sa candidature s’il n’obtient aucune réponse.
Il est conseillé de saisir un commentaire lorsqu’on enregistre l’avis défavorable pour préciser au candidat que son dossier peut éventuellement être retenu pour un autre niveau d’études. Il comprendra mieux pourquoi il a été accepté dans un niveau d’études qu’il n’avait pas choisi initialement.
Candidature classique
On traite ensuite son dossier (vérification des pièces justificatives, complétude du dossier, saisie de l’avis…).
Validation des avis
1 – Valider les avis par candidat ou pour plusieurs candidats
La validation des avis permet aux candidats d’être informés des décisions prises par les commissions pédagogiques.
Tous les avis (Favorable, Défavorable, Liste d’attente, Liste complémentaire) et les convocations à une épreuve écrite ou à un entretien (Présélection) doivent être saisis-enregistrés puis validés pour que les candidats reçoivent un courriel précisant la décision de la commission d’admission.
A l’aide du filtre « Avis validé », sélectionner les candidatures non validées.
Ce filtre permet d’exclure l’ensemble des candidats qui ont déjà eu un avis validé ainsi que ceux qui n’ont pas encore reçu d’avis.
Vous pouvez aussi valider l’avis d’un seul candidat en utilisant le filtre « Numéro de dossier » ou « Nom ».
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Sélectionnez tous les candidats ou sélectionnez-en quelques-uns en les cochant un par un.
Cliquez sur le bouton « Action ».
L’écran suivant récapitule le nombre de candidatures sur lesquelles vous agissez :
Sélectionner « Validation des avis » et valider.
Les candidatures disparaissent de la liste car elles ne répondent plus au critère « Avis non validé ». En sélectionnant « Tous » dans le filtre, toutes les candidatures s’affichent.
Rappel
Ne pas oublier de valider tous les avis enregistrés précédemment pour informer les candidats. Pour rappel, un candidat qui n’a pas obtenu de réponse dans les deux mois qui suivent la complétude de son dossier peut former un recours gracieux ou contentieux afin d’obtenir une admission (SVA).
Téléchargement, transmission et édition des documents (attestations et lettres) Edition de listes
1 - Récupérer sous Excel les données des candidats (cursus, coordonnées, statut du dossier, avis)
L’application permet de récupérer, pour chaque formation, toutes les données des candidats (coordonnées, cursus, statut du dossier, avis…).
Dans le Menu « Commission », choisir une commission. Par défaut, la commission que l’on a ouverte précédemment s’affiche (dans l’exemple ci-dessous, il s’agit de la L2 Droit)
Ouvrir le sous-menu pour obtenir la liste de tous les candidats.
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Cliquer sur l’icône « Export » en haut à droite de l’écran
Les différentes colonnes à exporter s’affichent. Sélectionnez celles que vous souhaitez.
Cliquer sur le bouton « Export ».
Ouvrir le fichier Excel.
On a accès à la liste des candidats avec les différentes données que vous avez sélectionnées.
L’intérêt de l’export est d’appliquer des filtres sur les différentes colonnes afin de mettre en valeur certaines données pour assurer un meilleur suivi des dossiers de candidature.
Astuces et autres
1 - Chercher le dossier d’un candidat
Dans le menu « Candidat », cliquez sur
Saisir le nom du candidat ou son numéro de dossier et cliquer sur « Chercher ».
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Sélectionner le candidat et cliquer sur « Ouvrir »
Pour rechercher un candidat d’une campagne précédente, cocher la case « inclure les dossiers des campagnes fermées/archivées » (pas de campagne précédent pour l’instant)
Pour rechercher un candidat avec son nom précis, cocher la case « recherche exacte »
On accéde aux différentes informations du candidat
46 Si on souhaite chercher un autre candidat, on clique sur le nom du candidat que l’on a sélectionné précédemment.
2 - Gérer les préférences sur l’écran de candidatures
Dans tous les menus, les tableaux peuvent être modifiés (exemple ci-dessous : la liste des candidatures)
Comme dans un fichier Excel, les colonnes sont modifiables.
On peut :
- agrandir ou rétrécir les colonnes en bougeant les lignes verticales qui séparent deux colonnes
- classer par ordre alphabétique croissant ou décroissant les données d’une colonne en cliquant sur le titre de la colonne
- filtrer les données d’une colonne en cliquant dans la case « Tous » - supprimer ou ajouter des colonnes
47 Il suffit de décocher ou de cocher les intitulés des différentes colonnes proposées.
Cliquer sur l’icône pour enregistrer vos modifications.
L’écran suivant s’affiche :
- « Réinitialiser » permet de revenir au paramètrage par défaut.
- « Enregistrer en session » permet de garder en mémoire vos choix jusqu'à votre déconnexion.
- « Enregistrer en base » sert à retrouver la même disposition à chaque connexion.
3 - Utiliser le bloc-notes
Le bloc-notes sert à communiquer entre les différentes personnes ayant accès aux mêmes dossiers de candidature. Les candidats n’en prennent pas connaissance.
Dans le dossier d’un candidat, on sélectionne l’onglet « Bloc-Notes » puis on clique sur « Ajouter » une note.
On saisi une note et on l’enregistre.
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Tous les messages s’affichent dans le bloc-notes avec l’indication de la date et du nom des utilisateurs qui ont saisi des messages.
49 4 - Consulter l’historique des avis
Dans le dossier de chaque candidat, on a accès à l’historique des avis enregistrés.
Cliquer sur « Action ».
Sélectionner « Ouvrir historique des avis » puis valider
L’historique des avis permet de visualiser la date de saisie de l’avis, l’utilisateur qui a enregistré l’avis et celui qui a validé cet avis , le motif pour une décision défavorable, la validation ou non de l’avis et le commentaire completé lors de la saisie de l’avis.
50 5 – Consulter le tableau de bord (uniquement les référents des centres de candidature)
Dans le menu « Tableaux de bord », on peut consulter les statistiques des formations, pour l’année universitaire en cours ou précédente.
Pour afficher les statistiques des formations hors service, cocher la case « afficher formations hors service »
Pour exporter les résultats dans un tableau Excel, cliquer sur le bouton «Export»
Pour sélectionner les critères qui nous intéressent, cliquez sur le bouton
