Bureaux des 3 OT 3 avril 2017
VALLÉES D’AX – DONEZAN – AUZAT VICDESSOS & TARASCON
ORDRE DU JOUR
- Etats des Lieux/Un contexte en pleine transformation/Transition - Projet de territoire et de l’OTI/ Nouveau Fonctionnement
- Dispositif Local d’Accompagnement/ Accompagnement juridique - Le plan d’actions 2017-2020 (zoom 2017)
- Un budget prévisionnel - Des Décisions à prendre
- Remise à jour du Calendrier de création de l’OTI
- Questions diverses
ETAT DES LIEUX
En 2016…
CC Vallées d’Ax CC Donezan CC Auzat Vicdessos
EPCI EPCI EPCI EPCI
CC Tarascon
OT associatif
SYNDICAT TOURISME
OT associatif OT associatif
Transfert de compétence Tourisme
Délégation de missions
Délégation de missions
UN CONTEXTE EN PLEINE TRANSFORMATION
- REGION en cours d’écriture de son Schéma
- DEPARTEMENT qui arrive en bout de son Schéma, centrale de réservation des individuels qui s’arrêtent,
- COM COM -> Haute Ariège en pleine création
En 2017…
Office de Tourisme Intercommunautaire associatif CC Haute Ariège
Vallées d’Ax, Donezan, Auzat-Vicdessos
EPCI EPCI
CC Pays de Tarascon
Délégation de missions CONVENTION D’OBJECTIFS
Syndicat Tourisme
VOTE 22 MARS 17 VOTE 15 DECEMBRE 16 VOTE 12 JANVIER 17
PHASE DE TRANSITION
UN FONCTIONNEMENT DE TRANSITION
2 CONVENTIONS de fonctionnement en transition (en signature depuis 22 mars)
OT TAV – Com Com Haute Ariège et Com Com Pays de Tarascon
Mensualité de 13 471 €/EPCI/mois
OT VAX et OT Donezan – Com Com Haute Ariège
Mensualité de 37 540€ /mois/VAX – 1 208 €/mois/Donezan (hors projet)
Fusion des OT du Donezan, de Tarascon Auzat Vicdessos et des Vallées d’Ax
OFFICE DE TOURISME INTERCOMMUNAUTAIRE
Association OT des Vallées d’Ax transformée
Avantages :
- Continuité de services
- Simplification administrative - Immatriculation conservée
- Marque Qualité Tourisme démarche simplifiée
- Maintien contrats de la structure
- Maintien exo charges ZRR
PROJET DE TERRITOIRE ET DE L’OTI
LES ENJEUX PRIORITAIRES DEFINIS
2 – virage numérique, prospective et ingénierie touristique
5 - un nouveau modèle économique à partager sur le territoire 3 – Un positionnement clair > marque territoriale
4 – une mutualisation des actions commerciales et des partenariats
1 – une démarche de qualité territoriale à mettre en oeuvre
Développement durable du territoire :
Faciliter la mobilité des clientèles et des habitants sur l’ensemble
du territoire
A7 – la stratégie d’intervention portée par le nouvel office de tourisme intercommunautaire
COMMUNICATION
LE NOM LA COHÉRENCE LE POSITIONNEMENT
L’APPRORIATION LE PLAN DE COM
PROMOTION
NUMÉRIQUE PARTENARIATS RELATION CLIENTS
COMMERCIALISATION
DÉVELOPPEMENT DE SÉJOURS
MOBILITÉ QUALITÉ DE L’OFFRE
PARTENARIAT PUBLIC PRIVÉ
ANIMATION PRESTATAIRES
OFFRE DE SERVICES IMPLICATION ESPACE DE VENTE
STRUCTURATION
SCHÉMA D’ACCUEIL
QUALITÉ DE PRESTATIONS PÔLE PROSPECTIF NOUVEAUX MÉTIERS NOUVEAUX SERVICES
GOUVERNANCE attribuée aux Acteurs
Un Conseil d’Administration de 37 MEMBRES TITULAIRES – 37 SUPPLEANTS 4 collèges :
. N°1 Activités : 12 titulaires & 12 suppléants
32% 4 PAYS TARASCON/8 HAUTE ARIEGE
. N° 2 Hébergements : 8 titulaires & 8 suppléants
22% 3 PAYS TARASCON/5 HAUTE ARIEGE
. N°3 Institutionnels/Partenaires/Personnes Physiques : 19% 7 titulaires & 7 suppléants
3 PAYS TARASCON/4 HAUTE ARIEGE . N°4 Elus 10 élus titulaires & 10 suppléants
27% 4 PAYS TARASCON/6 HAUTE ARIEGE
73%
LA COMPOSITION DU BUREAU DE L OTI
OTI
PRÉSIDENT Acteur éco
VICE PRÉSIDENT Élu comcom
PRÉSIDENT DÉLÉGUÉ Acteur éco
VICE PRÉSIDENT Élu comcom
TRÉSORIER Acteur éco
TRÉSORIER ADJOINT Acteur éco
SECRÉTAIRE Acteur éco
SECRÉTAIRE ADJOINT Acteur éco
REPRÉSENTANT COLLÈGE ACTIVITÉS
Acteur éco
REPRÉSENTANT COLLÈGE HÉBERGEMENTS
Acteur éco
REPRÉSENTANT COLLÈGE INSTITUTIONNELS
Acteur éco
REPRÉSENTANT COLLÈGE ÉLUS
Élu comcom
12 membres Permanents
Élus ou leurs représentants au
sein du conseil d’administration
NOUVEAU FONCTIONNEMENT
=
UNE REORGANISATION DES EQUIPES
Organigramme fonctionnel 2017
Direction Générale Sylvie Couderc
Pôle Qualité
Un coordinateur
Pôle Accueil Information
Un coordinateur
Pôle Communication Numérique
Un coordinateur
Pôle Commercialisation
Un coordinateur
Pôle Prospective
Un coordinateur
Pôle Partenariat
Un coordinateur
Démarche qualité de territoire + démarche qualité structure et pôles en interne
Développement numérique interne + services aux prestataires + DATA territoire
Développement Schéma d’Accueil et de Diffusion de l’Information Touristique (SADI) Valorisation productions locales + stratégie de commercialisation
Observation - Animation sur la recherche et le développement des missions – Conseils aux projets
Gestion Relations Publiques sur tout le territoire – développement du partenariat
LES EQUIPES A CE JOUR
LES EQUIPES A CE JOUR
Marketing / NTIC
____
Assistante Réservation et hébergement Sylvia Freyche – relation adhérents
Agent de réservation (Temps partiel) Fabienne Bonrepaux
----
Assistante Production Commercialisation (montage de produits - accueil groupe –
congrès) Aurélia Durrieu
----
Animateur Numérique Renfort congrès Camille Piombo
---- Webmaster poste partagé Isabelle Romero
Conseil en séjour
____
Responsable de service Sylvie Ferrer
____
Myriam Faoro Céline Perpère Elodie Hernandez (CDD)
poste partagé Isabelle Romero
Yannick Riout – relation adhérents (Temps partiel)
Annie Naudy 2 renforts en été
Direction Directrice générale
Sylvie Couderc
----
Assistante de direction/Observatoire
Agnès Morange ___
poste partagé Editions Yannick Riout
Visites carrière
2 guides Frédérique Boiste
+ Sophie Ballista
Responsable administrative
----
Marie-Jo Perry
Organigramme 2016
Démarche Qualité Tourisme
----
Aurélia Durrieu Myriam Faoro Office de Tourisme des Vallées d’Ax
Sarah Chambard – CDD (contrat aidé)
La première analyse:
- une équipe motivée par le changement,
- une équipe qui se connaît et qui fonctionne ensemble déjà et en commun depuis janvier,
- une équipe de 23 personnes – 22,3 ETP,
- une équipe avec des compétences qui s’ajoutent et des missions qui pourront se renforcer
- du personnel qui connaît le territoire et habitué à se
déplacer …
La première analyse:
- pas de spécialiste communication
- pas d’animateur numérique (congés sabbatiques/compétences partagées)
- pas d’animateur de partenaires
- des missions en doublon : Hébergement Commercialisation avec un contexte d’arrêt de la centrale de réservation départementale/positionnement groupes
- un service administratif qui tient à 1 personne
- un personnel moyenne d’âge élevé (avec des habitudes)
- du personnel en CDD en fin de contrat : Sarah, Elodie - un service direction impacté (14 pers -> 23 pers).
21
Des disparités salariales
OTVAX – 15 salariés en 2016 – 13,3 ETP – 21 440 h de travail - moy 19,94 €/h
Cadre (pas au forfait) : 1 ETP – 1607h/an - 36,10 €/h
Responsable Administratif : 1 ETP – 1 607h/an - 25,25 €/h Agents de Maitrise : 5 ETP – 8 035h/an - 19,13 €/h
Employés : 10 191h/an - 6,3 ETP - 17,18 €/h
OT DONEZAN – 1 employé en 2016 – 1 ETP - 1607h de travail – 10,95 €/h
OT TAV – 8 salariés en 2016 – 8 ETP – 12 856 h de travail – moy 24,27 €/h
Agents de Maitrise : 4 ETP – 6 428 h/an - 28,31 €/h
Employés : 4 ETP – 6 428 h/an - 20,24 €/h
Des disparités sociales
VALLEES AX TARASCON DONEZAN
Dimanches - de 8 Récupérés payés Récupérés?
Dimanches + de 8 payés payés non payés ?
Heures supp récupérées payées payées
Prévoyance décés taux cadres/non cadres taux cadres/article 36/non cadres pas de prévoyance
Prévoyance mensualisation taux idem ttes catégories ? pas de prévoyance
Mutuelle forfait % sur tranche A pas de mutuelle
Prise en charge 50% employeur Prise en charge employeur 0,92% sur tranche A
CDD renforts été saisonnier: surcroît d'activité: saisonnier:
pas de prime fin de cdd prime 10% pas de prime fin de CDD
pas de surplus cot chômage surplus cot chômage pas de surplus cot chômage
LE DISPOSITIF LOCAL D’ ACCOMPAGNEMENT
Aide sociale et Fiscale
ACCOMPAGNEMENT JURIDIQUE
Com Com à solliciter
LE PLAN D ACTIONS 2017-2020
le plan d’actions opérationnel 2017-2020
COMMUNICATION
LE NOM
- Agence de com
- Consultation Participative
LA COHÉRENCE L’APPRORIATION
- Marque territoriale - Périmètre /Sensibilisation
LE PLAN MARKETING
- Communication toutes saisons
PROMOTION
NUMÉRIQUE
- Création et animation d’un pôle numérique - Utilisation des outils et
réseaux de diffusion
PARTENARIATS
- Développement des partenariats publics privés - Cofinancement des opérations
RELATION CLIENTS
- Mise en place d’une stratégie GRC
- Mutualisation des fichiers clients
NOUVELLES CIBLES - Les résidences
secondaires
COMMERCIALISATION
DÉVELOPT SÉJOURS
- Extension offre toute l’année
- Ouverture place de marché - Mutualisation service
commercial (public privé)
MOBILITÉ
- Favoriser la réflexion et la mise en place éventuelle de services
QUALITÉ DE L’OFFRE
- Marque Qualité OTI et classement niveau I - Qualifier les offres du
territoire
- Accompagner les besoins - Accompagner les filières
ANIMATION PRESTATAIRES
OFFRE DE SERVICES
- Packs partenaires à la carte
- Animer par petits groupes des rencontres prospectifs - Visites régulières des
partenaires
IMPLICATION
- Collaboration sur les plans d’actions
- Un OTI comme une nouvelle entreprise partenaire
ESPACE DE VENTE
- Développement Boutique et Créer une vitrine de l’offre du territoire sur un lieu
STRUCTURATION
SCHÉMA D’ACCUEIL
- Diagnostic de l’efficience des bureaux
- Analyse des flux et de leur saisonnalité
- Nouveau SADI
PÔLE PROSPECTIF
- observation, veille, imagination et ingénierie collaborative
NOUVEAUX MÉTIERS NOUVEAUX SERVICES
- Optimisation des services - Valorisation des niveaux
d’expertise du personnel - OTI organisme de
Plan d’actions 2017, une transition à gérer
-> Travailler déjà pour 2018
-> Mettre en place un travail en équipe, échange, connaissance territoire
-> Qualité : marque qualité à renouveler pour juillet 2018
-> Commercialisation : Continuité de la Réflexion, le virage de la réservation pour les individuels, Développement groupes
-> Communication : être prêt hiver 2017/2018 avec une priorité numérique via un appel d’offre à lancer tout de suite
-> Adhérents : nouveaux partenariat pour 2018 (prêt pour juin 2017)
-> Nouveau Schéma d’Accueil : efficience des PI ouverture
28Plan d’actions 2017, des projets à gérer
-> Mise en place de l’OTI
-> Projet Tourisme Industriel : Vallées Ingénieuses (Com Com) -> Renouvellement de la Gestion de Lordat
-> Maitrise d’Ouvrage du Projet Signalétique
-> Participation organisation régionale et départementale -> Développement Boutique
-> Les locaux, les résidents secondaires
29
Un budget prévisionnel en cours :
AVEC DES INTERROGATIONS SUR LES POINTS SUIVANTS : Recettes :
. Montant de la subvention CD 09 => 3 * 20 000 € ?
. Montant des Com Com sur la base du versement 2016 en transition (base 78% CCHA – 22% CCPT)
. Reprise par la CCHA des subventions spécifiques Mairie
. Passage à 1 seule structure => abattement de 20 000 € perdu sur taxe sur salaire . Provision indemnités départ à la retraite ?
. Provision exonération ZRR ?
. Impayé sur cotisation 2017 (STAX)
. Fin des aides sur contrat aidé de Camille Piombo
. TVA – Part de l’activité commerciale différent selon OT ? . Fonds propres des associations en attente
. Subventions projet signalétique versé en 2018.
30
Un budget prévisionnel en cours :
AVEC DES INTERROGATIONS SUR LES POINTS SUIVANTS : Dépenses :
. Un réalisé 2016 de TAV reçu jeudi dernier
. Pas de réduction de coût sur les charges à court terme
. Augmentation des frais de déplacement, éductour, formation . Pas de visibilité sur le coût de la prochaine communication
. Gestion des disparités sociales à traiter par palier (attente retour DLA) . Le service direction OTVAX impacté par la création de l’OTI depuis janvier
. Stop externalisation = Le soutien du poste administratif (+ 1/2 temps estimé en assistance)
. Le service numérique/assistance Congrès comblée par 2 stagiaires en attendant le retour de Camille
. Des contrats en CDD qui se terminent, renouvelable en CDI - Elodie, fin du contrat fin avril
- Sarah, fin du contrat mi-mai, renouvelable 6 mois (mi novembre)
. Pas de diminution des ouvertures des PI jusqu’à que l’OTI soit créé.
=31Un budget prévisionnel travaillé avec ces éléments :
- retour de Camille en août -> puis remplacement - Le maintien des postes de Elodie et de Sarah
- Un poste renfort TAV conservé
- Le calcul d’un poste à mi-temps administratif
- Le calcul de l’évolution du service direction à partir de juin - La hausse des frais de mission, vie association
- Communication identique en 2016 pour été, en attente retour appel d’offres pour budget pour hiver 2017/2018
- impact des changements pour la commercialisation
- Dépenses « petit train » hiver non budgétisé - Partenariat Col de Port conservé
- Interrogation sur la mise à dispo de Sophie Latour
32LE CHRONO EN DECEMBRE 2016
MARS 2017 FÉVRIER 2017
JANVIER 2017 DÉCEMBRE 2016
Présentation du projet en AGE des OT
Présentation du projet en Conseils
Communautaires
Dissolution
Syndicat Tourisme
Arrêté préfectoral Validation fin Syndicat Tourisme
Signature convention de transition entre les OT et les EPCI respectifs par délibération
Délibération taxe de séjour unifiée CCHA
Réunions comité de pilotage pour acter les orientations budgétaires et administratives de gouvernance
Validation par le comité de pilotage du projet, des moyens financiers affectés et du modèle de gouvernance
Validation par les EPCI du projet, des moyens financiers affectés et du modèle de gouvernance Délibération
concordante Délégation de
compétence tourisme nouvel OTI
Envoi projet statuts OTI nouveaux adhérents avant AGE
Création nouvel OTI par modification statutaire de l’OT des Vallées d’Ax nouvelle AGE
Signature traité de fusion des 3 OT
Signature convention d’objectifs avec les EPCI par délibération
Transfert des personnels et des moyens affectés et déclaration de
Préparation du mariage mariage
34
LE NOUVEAU CALENDRIER
MARS 2017 FÉVRIER
2017 JANVIER
2017 DÉCEMBRE
2016
Présentation du projet en AGE des OT TAV + VAX + Donezan
Présentation du projet en
Conseils
Communautaires - Vote Vallées
d’Ax
- Vote Donezan - Non voté Pays
de Tarascon
Dissolution Syndicat Tourisme actée
12/01 Arrêté préfectoral Validation fin Syndicat Tourisme
12/01 Délibération Taxe de séjour
30/01 Réunion Groupe de travail communication
06/02 Réunion de préparation du Comité de Pilotage OTI
08/02 Réunion des représentants des bureaux des 3 OT
17/02 Comité de Pilotage OTI
06/03 Réunion du Groupe de Travail Communication
14/03 Réunion Comité de Pilotage OTI
22/03 Projet OTI voté au Conseil
Communautaire du Pays de Tarascon
Réunion de bureaux des 3 OT 03/04
Préparation du mariage mariage
AVRIL /MAI 2017
JUIN/JUILLET 2017
Signature des conventions de transition Validation projet &
moyens financiers affectés Comité de Pilotage Délibérations EPCI et délégation de missions au nouvel OTI Envoi projets nouveaux statuts avant AGE
Création du nouvel OTI par modification statuts OTVAX
Signature traité de fusion
Signature convention d’objectifs OTI et EPCI
Transfert personnels moyens déclaration et dissolution des OT concernés.
Expertise juridique et comptable pour chaque OT
Sous réserve validation juridique
QUESTIONS DIVERSES
