388 Volume 27, Issue 4, Fall 2017 • CanadIan onCology nursIng Journal reVue CanadIenne de soIns InFIrmIers en onCologIe
FEA TUR ES /R U bR iq UE S sur le ViF
Le succès du système GRASP : évaluer la charge de travail, un gage de réussite
par Steffanye Michaelson, Anita Long et Elaine Avila
rÉsuMÉ
Dans notre établissement, le personnel infirmier doit remplir un formulaire d’éval- uation de la charge de travail (GRASP) pour chaque quart de travail. Les rensei- gnements consignés servent à déterminer les ratios infirmière-patient et à analy- ser les coûts. Le présent article expose le cas d’une unité d’oncologie chirurgicale et de soins de courte durée où le personnel infirmier n’utilisait plus vraiment le sys- tème GRASP depuis plusieurs années. Les données ne rendaient donc pas compte de la charge de travail réelle des infirmières.
L’arrivée d’une nouvelle directrice des soins aux patients a remis à l’ordre du jour l’opti- misation du rendement grâce au GRASP.
Des stratégies ont donc été mises en place pour en accroître l’utilisation. Après un mois, les progrès étaient considérables : l’utilisation était en effet passée de 55,22 % à 95,64 %, un succès qui a été célébré par un dîner d’équipe. Au cours des cinq der- niers mois, le taux d’utilisation s’est main- tenu à 95,37 %.
cONteXte
D
ans notre établissement, le per- sonnel infirmier doit remplir le formulaire d’évaluation de la charge de travail (GRASP) pour chaque quart de travail. Utilisés par l’établissement pour déterminer les ratios infirmière-patient, les renseignements ainsi recueillis sont également transmis au ministère de la Santé et des Soins de longue durée, qui effectue une analyse des coûts. Depuis plusieurs années, le personnel infirmier de l’unité n’utilisait plus l’outil comme il l’aurait dû. Par conséquent, les données ne rendaient pas compte de la charge de travail réelle. Le personnel ne possédait pas une compréhension suffisante du système GRASP et ne l’appréciait pas à sa juste valeur, manquant visiblement de motivation et d’engagement quant à son utilisation. La nouvelle directrice des soins aux patients a voulu réta- blir l’utilisation du GRASP afin qu’elle atteigne 95 %.OBJectiF
L’objectif du projet d’amélioration de la qualité était de faire passer l’utilisa- tion du GRASP de 56 % à 95 % grâce à différentes stratégies de sensibilisation.
Nous voulions renforcer la participation du personnel de première ligne et lui faire comprendre la valeur de cet outil d’évaluation de la charge de travail.
MÉtHODOlOGie
Le projet d’amélioration de la qua- lité a été mis en place dans une unité de soins de courte durée, de chirur- gie générale et d’oncologie chirurgicale comptant 36 lits. Parmi les patients de cette unité, certains, atteints de can- cer, avaient subi une chirurgie colorec- tale, hépatobiliaire-pancréatique ou gastrique.
Une évaluation du milieu a été réa- lisée pour comprendre la charge de tra- vail du personnel, les instruments de mesure de cette charge de travail et les obstacles à leur utilisation. Avec la col- laboration de tous, plusieurs stratégies ont été dégagées puis mises en œuvre pour sensibiliser le personnel œuvrant au point d’intervention et encourager sa participation. Des experts-conseils de l’établissement sont venus expliquer au personnel de l’unité différentes notions comme le rapport coûts-avan- tages et les retombées pour les patients, en plus de dissiper certains mythes et malentendus au sujet de l’outil. Rencontres en petits groupes, réunions de personnel et discussions en tête-à-tête ont servi de tribune pour motiver le personnel. Le suivi assidu du rendement a aussi produit d’ex- cellents résultats. L’équipe dirigeante fournissait régulièrement de la rétroac- tion et du renforcement positif au personnel travaillant au point d’inter- vention et soulignait les efforts accom- plis. Des courriels étaient envoyés pour
Au suJet Des Auteures
Steffanye Michaelson, inf. aut., B.A., B.Sc.inf., directrice des soins aux patients, unité d’oncologie chirurgicale C6
Anita Long, inf. aut., M.Sc.inf./éducation, CSIO(C), infirmière en pratique avancée, oncologie chirurgicale
Elaine Avila, inf. aut., B.Sc.inf, formatrice, oncologie chirurgicale
Auteure-ressource : Anita Long, Centre des sciences de la santé Sunnybrook, 2075 Bayview Avenue, M3500, Toronto (Ontario) M4N 3M5
416-480-6100, poste 7511; anita.long@sunnybrook.ca
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Canadian OnCOlOgy nursing JOurnal • VOlume 27, issue 4, Fall 2017 reVue Canadienne de sOins inFirmiers en OnCOlOgie
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présenter les données brutes (avec représentations graphiques) en temps réel. Le personnel pouvait ainsi visua- liser et comprendre les conséquences sur les effectifs journaliers engen- drées par le recours à l’outil, de même que les difficultés créées lorsque les données sur la charge de travail man- quaient pour certains patients.
leÇONs À reteNir
Dans toute initiative, la connaissance est moteur de changement. D’entrée de jeu, il était donc impératif, pour garantir le succès du projet d’amélioration de la qualité et obtenir la participation active du personnel, de faire comprendre la nécessité du changement demandé.
Dans le cas qui nous occupe, le person- nel s’est mis à utiliser plus assidûment le système GRASP justement à cause de cette profonde compréhension qu’il en avait acquise et qui l’a motivé à s’enga- ger dans le processus de rétablissement et de réévaluation de l’outil pour s’assu- rer qu’il rende compte adéquatement des soins prodigués aux patients.
DÉFis À releVer
Tout projet d’amélioration de la qua- lité s’accompagne de défis qu’il importe de reconnaître et d’affronter. Dans le cas présent, la résistance au changement n’était pas des moindres; la nouvelle tâche était perçue comme une cor- vée supplémentaire n’apportant aucun avantage pour le personnel, qui se demandait souvent ce qu’il y gagnerait.
Le rendement et la responsabilisation souffraient de cette mauvaise compré- hension de l’essence même du GRASP.
Les contraintes de temps venaient éga- lement compliquer les choses, car le personnel devait jongler avec plusieurs priorités concurrentes.
ViABilitÉ
Le fait de transmettre les données au personnel (celles d’avant et d’après la mise en œuvre du projet, ainsi que les données courantes) permettait d’il- lustrer le succès des efforts accomplis, contribuant ainsi à assurer la viabilité de l’utilisation du GRASP. Pour main- tenir l’engagement et la motivation du
personnel, des courriels exposant les der- nières données sur l’utilisation de l’outil, la moyenne des effectifs par quart de tra- vail et le nombre de patients pour qui il manquait des renseignements concer- nant la charge de travail leur étaient envoyés régulièrement. Avec le temps, le suivi quotidien est devenu bihebdo- madaire et les résultats attendus ont continué d’être atteints sans grandes interventions. Au cours des cinq derniers mois, le taux s’est maintenu à 95,37 %.
Une autre stratégie a été mise en place pour veiller à ce que le personnel utilise bel et bien le GRASP : la nomination dans l’unité de personnes-ressources, qui s’assurent que le personnel maîtrise le processus ainsi que l’outil d’évalua- tion de la charge de travail. On encou- rage fortement le personnel à suggérer des façons de faire qui permettraient à l’outil d’être le plus représentatif possible des besoins des patients. La constance de l’engagement du personnel a véritable- ment joué un rôle fondamental dans la viabilité de l’outil d’évaluation.
