Règlement de production
Les règles applicables à la gestion d’activités
Avertissement : le présent règlement de production s’applique aux activités dont la gestion a été confiée à l’ASBL Productions Associées dans le cadre de son outil de gestion d’activités et production de projets. Ce règlement de production est un document évolutif : des mises à jour seront effectuées à intervalles réguliers. Le document situé dans l’espace sociétaire sur le site www.smartbe.be en est la dernière version à jour.
Règlement de production ... 1
Les règles applicables à la gestion d’activités ... 1
1. Champ d’application ... 2
Concrètement : ... 2
2. Confier la gestion d’une activité à Productions Associées ... 3
2.1 La fiche d’inscription d’une activité ... 3
2.2 L’articulation de l’activité en projet ... 5
3. Les étapes de la production : alimenter le budget de l’activité ... 5
3.1 Le devis ... 6
3.2 La demande de facturation de concession de droits d’auteur et droits voisins ... 8
4. Les étapes de la production : utiliser le budget de l’activité ... 9
4.1 Les prestations ... 9
4.2 La note de frais ... 10
5. La fin de la gestion de l’activité ... 15
6. L’activité et le chômage ... 15
7. Annexe – Règlement de travail pour les travailleurs salariés de l’unité technique d’exploitation Smart ... 16
7.1 Préambule ... 16
7.2 Obligations et responsabilités incombant aux travailleurs ... 19
7.3 Obligations incombant à l’employeur ... 21
7.4 Divers ... 28
7.5 Annexe 1 – Convention collective de travail n°25 du 15 octobre 1975 relative à l’égalité de rémunération entre les travailleurs masculins et féminins ... 29
7.6 Annexe 2 – Coordonnées des différentes entités de Smart ... 34
7.7 Annexe 3 – Adresses des différents sièges d’exploitation ... 35
7.8 Annexe 4 – sociétaires des organes de concertation ... 36
7.9 Annexe 5 – Souffrance au travail découlant de risques psychosociaux dont notamment la violence, le harcèlement sexuel ou moral au travail. ... 37
7.10 Annexe 6 - Politique préventive en matière d’alcool et de drogues dans l’entreprise .... 46
1. Champ d’application
Lors de l’inscription d’une activité au sein de Productions Associées, l’administrateur et les éventuels affiliés acceptent les règles applicables à la gestion d’activités et production de projets, décrites dans le présent règlement, en ce compris toutes ses versions futures et mises à jour, ainsi que ses annexes.
Les explications de base, essentielles pour comprendre le fonctionnement de l’activité se retrouvent dans le document « La gestion de l’Activité ». Il est recommandé de lire ce document avant de lire le présent règlement.
Concrètement : a. Vous
1. suivez notre session d’information.
2. nous contactez afin de discuter de la faisabilité de la gestion de votre activité.
3. devenez sociétaire de Smart avant l’ouverture de votre activité.
b. Productions Associées
1. établit et envoie les factures à vos clients.
2. réceptionne le montant des factures payées par les clients, les montants convenus dans les conventions de financement ainsi que ceux relatifs aux demandes de facturation de concessions de droits d’auteur ou droits voisins.
3. engage ceux qui vont travailler à la réalisation de l’activité et des projets qui en découlent et assume les obligations sociales et fiscales liées à ces engagements dans la limite du budget.
4. vous rembourse vos dépenses professionnelles (notes de frais) dans les limites du budget disponible1.
5. paie les droits d’auteurs et/ou droits voisins relatifs à vos «demandes de paiement de droits d’auteur et droits voisins» dans les limites du budget disponible.
6. assure la production de vos activités, en assume la gestion, en tient la comptabilité et vous la met à disposition sur Internet.
1 Remarques terminologique : « le budget » : le solde actuel de toutes les transactions de l’activité, déduit de la TVA et du coût Smart de 6,5%, sur base des documents validés. « Le budget disponible » ou simplement « le disponible » : le solde actuel de toutes les sommes payées par les clients de l’activité concernée et encore utilisables pour différents paiements sortants (la « trésorerie » ou la « caisse » de l’activité).
2. Confier la gestion d’une activité à Productions Associées
2.1 La fiche d’inscription d’une activité
Vous souhaitez confier à Productions Associées la gestion de votre activité professionnelle. Vous inscrivez cette activité en complétant la « fiche d’inscription d’une activité ».
Attention
!o L’inscription de cette activité se fait en accord avec Productions Associées.
Nous discutons de la faisabilité de la gestion de cette activité lors d’un entretien.
Productions Associées peut accepter ou non la gestion de l’activité et peut également imposer toute une série de conditions à son acceptation. Productions Associées peut également mettre fin à la gestion d’une activité, notamment dans tous les cas d’exclusion des sociétaires prévus par les statuts de la coopérative Smart.
o A priori, tous les métiers, toutes les pratiques, toutes les activités sont susceptibles d’être gérées dans notre entreprise partagée.
o Nous refusons cependant toutes les activités qui, directement ou indirectement, produisent, vendent, achètent, communiquent des biens, services et messages en tout ou en partie interdits par loi ou sévèrement réglementés par elle: armes, produits chimiques et radioactifs, médicaments, trafic d’organes, incitation à la haine et à la discrimination, traite des êtres humains, etc.
Nous refusons également les activités qui impliquent un lien contractuel avec un fournisseur unique ou principal dont les pratiques commerciales (vente pyramidale, vente en chaîne, marketing de réseau, etc.) sont incompatibles avec notre modèle coopératif.
Actuellement, nous n’acceptons pas non plus les activités nécessitant un numéro INAMI, ni les activités de la construction (gros œuvre, démolition, construction, HVAC, plomberie et électricité générales, portes et châssis, étanchéité, etc.). Nous y réfléchissons cependant: n’hésitez pas à participez à nos groupes de réflexion dans ces deux domaines.
Enfin, nous refusons certaines activités qui comportent ou impliquent:
- un risque manifeste et direct d’atteinte à l’intégrité physique ou psychique des personnes;
- un agrément, une autorisation, une affiliation de l’entreprise Smart (sous couvert de laquelle vous agirez);
- un risque économique, commercial ou assurantiel jugé supérieur à ce que la solidarité de tous nos sociétaires est prête à assumer.
Ces dernières peuvent faire cependant l’objet d’une évaluation conjointe avec vous.
Le cas échéant, si la mise en œuvre d’un cadre de gestion adapté s’avère faisable, nous évaluerons avec vous la possibilité de le co-construire ensemble.
Dans tous les cas, votre expertise nous est utile et sera partagée au bénéfice de tous.
— 2.1.1 Mentions à compléter sur la fiche d’inscription d’une activité
Nom de l’activité
Vous choisissez le nom de votre activité (par défaut, votre nom et prénom).
Descriptif de l’activité
Décrivez précisément l’activité et les projets envisagés dans le cadre de cette activité.
Cette description est importante car elle a pour fonction de cadrer l’activité dont la gestion est confiée à Productions Associées. Cette dernière ne pourra être tenue responsable si vos projets sortent du cadre convenu dont Productions Associées a accepté la gestion.
Participants à l’activité
Ils signent la fiche d’inscription de l’activité, comme l’administrateur. Ces signatures approuvent l’ensemble des données inscrites ainsi que la désignation de l’administrateur de l’activité, à qui on confie le pouvoir de décision et de représentation au nom des participants. Les participants à l’activité reconnaissent également par leur signature avoir reçu, pris connaissance et accepté les règles applicables à l’outil de production décrites au verso de la fiche d’inscription ainsi que celles du «règlement de production».
— 2.1.2 Confirmation de votre inscription
Lorsque votre fiche d’inscription d’activité, dûment complétée, nous est transmise, nous vous communiquons deux informations importantes :
a. un numéro qui est la référence de l’activité (cette référence sera reprise sur tous les documents relatifs à l’activité).
b. le nom du gestionnaire de votre activité : c’est l’employé permanent de Smart - Productions Associées désigné comme votre interlocuteur privilégié, votre conseiller pour la gestion et le suivi de votre activité. Il est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions, vos demandes de conseils ou d’autorisations particulières, et vous accompagner dans le développement de votre activité.
N.B. : Les parties prenantes dans le cadre de l’activité sont donc l’administrateur de l’activité (désigné par les éventuels participants pour les représenter) et le gestionnaire de l’activité.
2.2 L’articulation de l’activité en projet
Une activité peut, si vous le souhaitez, être articulée en projets.
Un projet est une subdivision de l’activité que vous pouvez créer au sein de votre interface. Il peut correspondre par exemple à la production d’un ou plusieurs biens ou à une ou plusieurs prestations de services qui découlent de l’exercice d’une activité.
Subdiviser votre activité en projets vous permet de répartir son budget en différents sous- budgets. Cela vous permet ainsi, de suivre le détail des opérations correspondant à chacun de vos projets de manière séparée (les dépenses, les factures, les contrats, etc.).
Exemple : vous avez une activité comme musicien de jazz ; vous faites des tournées de concert et vous enregistrez vos interprétations sur CD ; vous pouvez décider d’articuler votre activité en différents projets : le projet « concerts », « tournée de concerts 2017» ou
« concert du 18/01/2017 » ; le projet « CD untel » ; etc.
Vous pouvez créer vos projets dans votre espace sociétaire, en cliquant sur la rubrique
« Activités et projets » puis sur l’onglet « ajouter / supprimer des projets ». Votre gestionnaire est à votre disposition pour discuter de la faisabilité technique et financière de chacun de vos projets.
3. Les étapes de la production : alimenter le budget de
l’activité
Les infos de base et essentielles pour comprendre l’activité se retrouvent dans le document « La gestion de l’Activité ». Il est recommandé de lire de document avant de lire ce présent règlement.
Nous allons donner des infos complémentaires sur les différents documents de l’activité.
3.1 Le devis
— 3.1.1 Généralités
a. Liens de subordination
Notez que l’ASBL Productions Associées agit comme prestataire indépendant à l’égard de vos clients et est seul responsable de ses préposés (sociétaires). Dès lors, les clients ne peuvent pas exercer sur vous une part quelconque d’autorité patronale. Conformément à l’article 31 § 1 de la loi du 24 juillet 1987 sur le travail temporaire, le travail intérimaire et la mise de travailleurs à disposition d’utilisateurs, le client peut toutefois vous donner des instructions relatives au respect de ses obligations concernant le bien-être des travailleurs ainsi que des instructions strictement nécessaires à la bonne réalisation de l’objet de la commande, pour autant que ces instructions ne portent pas atteinte à l’autorité patronale de l’ASBL et qu’elles soient reprises de manière détaillées dans le devis. Vous pouvez donc, le cas échéant, mentionner les instructions reçues de votre client dans la description de votre devis.
Toutefois, malgré le lien de subordination entre le sociétaire (employé) et Productions Associées (employeur), le sociétaire reste responsable de la qualité de travail qu’il fournit au client
b. Avance perçue
Si vous avez convenu d’une avance avec le client, pour une partie ou la totalité du montant dû, et que cette avance vous a été payée directement ; il est essentiel que vous indiquiez le montant de cette avance dans la rubrique « avance perçue » du devis.
L’administrateur de l’activité est le seul à pouvoir percevoir une avance. Son nom sera donc indiqué automatiquement sur le devis comme celui qui a perçu l’avance sur son compte ou en espèces.
Lorsque cette rubrique est complétée, nous émettons la facture en mentionnant le montant de l’avance d’ores et déjà payée et le montant restant dû par le client.
c. Délai de paiement de la facture
Ce délai a une durée par défaut de 10 jours à partir de la date de facturation (certains clients négocient des délais de paiement plus longs avec Productions Associées).
Cela dit, vous pouvez convenir vous-même avec votre client d’une date de paiement différente (qui est de maximum 90 jours après le jour de facturation). Vous pouvez en effet utiliser la case « date convenue de paiement » présente sur le pdf du devis ou la case
« date de livraison » si le devis est envoyé électroniquement.
d. Récupération des créances
En cas de non-paiement des factures, la procédure de récupération de créances est mise en place. Sachez cependant que dans les cas où celle-ci s’avère impossible, et ce malgré plusieurs tentatives, seuls les coûts salariaux déjà engagés seront pris en charge par Productions Associées. Vous partagez donc avec nous les risques financiers liés aux non-paiements en ce qui concerne les
autres paiements (par exemple, le remboursement de vos dépenses, paiements de droits d’auteur). Nous vous conseillons dès lors d’en tenir compte dans vos plans financiers.
— 3.1.2 TVA et taux applicables
Les opérations de livraisons de biens ou de prestations de services qui sont effectuées dans le cadre de l’activité gérée par Productions Associées sont en principe soumises à la TVA. C’est le cas lors de la vente d’un spectacle ou d’une œuvre par exemple.
Lorsque vous remplissez le devis, il est essentiel que vous mentionniez si le montant à facturer inclut la TVA ou non.
En effet, si vous mentionnez un montant TVA comprise, la première chose que Productions Associées doit faire est de diminuer le montant facturé d’une somme correspondant à cette TVA. Le montant disponible pour le budget ne sera donc pas égal au montant facturé mais bien au montant négocié diminué de la TVA et du coût de gestion de Smart de 6,5%. Il convient donc de tenir compte de cette donnée lors de la négociation du prix (montant à facturer) avec les clients. Il est bien évidemment plus avantageux pour vous de négocier les montants hors TVA.
La réglementation de la TVA est complexe. N’hésitez pas à vous laisser guider par les bulles d’aide présentes lors de l’encodage des documents. Voici un résumé des principes à appliquer :
a. Pour les facturations en Belgique
Vos prestations sont facturées par Productions Associées avec un taux de 21%, 12%, 6% ou 0% de TVA, selon la nature de la prestation.
b. Pour les facturations dans un des pays membres de l’Union Européenne
- Si le client est assujetti à la TVA dans le pays où il réside : le taux de TVA sera de 0%. Une mention spécifique apparaîtra sur la facture pour justifier cette absence de TVA.
- Si le client n’est pas assujetti à la TVA dans le pays où il réside : le taux de TVA applicable en Belgique sera utilisé
c. Pour les facturations dans un pays en dehors de l’Union Européenne
Le taux de TVA sera de 0%.
— 3.1.3 Les clients particuliers – clients non identifiables
Il s’agit ici des prestations de services ou des livraisons de biens qui sont faites à des clients particuliers qui ne souhaitent pas de facture.
Quelques exemples :
- vous êtes professeur de piano et les clients sont les particuliers qui viennent suivre les leçons de piano ou les stages que vous donnez ;
- vous êtes artiste de spectacle ou auteur/compositeur et vendez vos CD après vos concerts : toutes les personnes qui achètent vos CD après ce concert sont des clients particuliers ;
- vous vendez des œuvres sur des marchés, les clients particuliers sont les acheteurs de ces œuvres ;
- vous faites des ventes privées à domicile, clients particuliers seront tous ceux qui vous aurons acheté quelque chose lors des ventes ;
Pour ces « ventes/prestations » à des « clients particuliers », il convient de compléter un devis sans facturation afin de justifier l’entrée d’argent dans le budget. Vous allez devoir dans ce cas cliquer sur l’option « encaissement sans facturation ».
a. Conséquence : Productions Associées émettra un justificatif de vente sans facturation, adressé à l’administrateur de l’activité qui se chargera lui-même de verser les sommes récoltées à Productions Associées.
b. Attention! Pour les ventes de bien, l’administrateur de l’activité s’engage envers Productions Associées à tenir un livre de recettes standard (disponible en librairie). Attention : pour la livraison de services personnalisés (consultations, cours, etc.) ce livre de recettes devra contenir également les données suivantes : nom, prénom, adresse de chacun des clients particuliers et la description du service commandé. Il pourra être réclamé par Productions Associées sur simple demande. Votre conseiller vous aidera en cas de question.
c. Remarque importante relative à la TVA. Dans le cas de ventes ou prestations de services auprès de clients particuliers : les montants collectés par l’administrateur de l’activité auprès des différents clients particuliers sont des montants TVA incluse. Les montants afférents injectés ensuite dans le budget seront dès lors diminués de cette TVA !
- Exemple : Vous collectez 500€ pour des cours de musique que vous donnez.
Vous allez dès lors compléter sur votre interface en ligne un devis
« encaissement sans facturation » pour un montant de 500€ TVA incluse.
Budget = 500€ - 21% tva = 413,22€ HTVA
413,22€ - 6.5% (coût de gestion Smart) = 386,36€
386,36€ est le montant qui se rajoute à votre budget
3.2 La demande de facturation de concession de droits d’auteur et droits voisins
a. Taux de TVA
Le taux de 6% de TVA est accordé aux cessions de droits d’auteur/droits voisins sauf pour les prestations dans le secteur publicitaire où ce taux reste à 21% de TVA. Exemple : si vous prêtez votre voix à des spots publicitaires, photographiez ou filmez pour une publicité, etc., le taux de TVA qui s’applique est de 21%.
b. SABAM, SACD, etc.
Lorsque vous (auteur, artiste, titulaire de droits d’auteur/voisins sur une œuvre/prestation) êtes affilié à une société de gestion collective de droits
(SABAM, SACD, SCAM, SOFAM, URADEX, etc.), ces sociétés perçoivent, pour votre compte, des revenus de droits d’auteur ou droits voisins lors de chaque exploitation de vos œuvres/prestations par des tiers. Ces revenus vous sont en principe versés périodiquement et vous recevez en fin d’année une fiche fiscale qui récapitule les montants perçus.
4. Les étapes de la production : utiliser le budget de l’activité
Seul l’administrateur de l’activité est autorisé à encoder des documents sur son interface en ligne.
Il peut utiliser le budget de l’activité pour des prestations, des notes de frais, des transferts de budget et des concessions de droits d’auteurs, le tout dans la limite de son budget.
a. Avance sur salaires et utilisation de la trésorerie (ou « disponible »)
Productions Associées avance le paiement de vos salaires nets. Par contre, le paiement de vos notes de frais et de vos concessions de droits d’auteur/voisins se fait uniquement avec l’argent disponible réellement sur le compte de votre Activité (voir remarque terminologique page 2 « le disponible »).
b. Affectation automatique du disponible
- peu importe les projets (le disponible du projet Y pourra servir à rembourser des contrats du projet M) ;
- en priorité pour les contrats payés (les salaires avancés), ensuite les leasings et enfin les transferts de budget. Pour chacune de ces catégories, les documents sont traités chronologiquement.
L’affectation est par contre manuelle (voir « affectation du disponible » dans la partie
« gestion » de votre interface Activité) pour déclencher le paiement de vos notes de frais et droits d’auteur/voisins.
4.1 Les prestations
Un simulateur est à votre disposition sur notre site www.Smart.coop dans votre interface en ligne et vous permet de calculer le budget salarial correspondant à une rémunération nette, brute, un montant à facturer, etc.
Vos salaires sont payés 7 jours ouvrables (10 jours calendrier) après la dernière date inscrite sur votre contrat à condition bien évidemment que vous disposez du budget nécessaire et que votre contrat nous soit parvenu à temps en bonne et due forme.
Les contrats (prestations) s’établissent pour maximum un mois calendrier ; si la durée de l’engagement est plus longue, plusieurs contrats devront être établis (un contrat ne peut pas couvrir des dates à cheval sur deux mois).
Se payer via le RPI (régime des petites indemnités) n’est plus possible au sein de Smart.
On ne peut désormais plus encoder un RPI comme type de prestation ou encore de mettre des RPI en note de frais.
Attention, si le prestataire est au chômage, il doit bien entendu respecter les règles propres à la réglementation du chômage en Belgique. Il est par exemple impératif pour le prestataire de cocher une case sur sa carte de contrôle pour chaque jour où il perçoit une rémunération et travaille pour le compte de son activité Smart ou des projets qui en découlent.
Pour des explications générales sur le contrat, nous vous renvoyons aux commentaires du guide pratique des contrats.
4.2 La note de frais
— 4.2.1 Introduction
Productions Associées peut refuser le remboursement de certaines dépenses ou des dépenses qui ne sont pas valablement justifiées. Productions Associées est en effet co-responsable, avec vous, du remboursement de vos frais professionnels et devra, le cas échéant, les justifier vis-à-vis de l’administration fiscale. Vous ne devez pas mentionner le remboursement de ces dépenses dans votre déclaration fiscale car ils sont non imposables dans votre chef. Ici aussi, votre conseiller est là pour vous guider ; n’hésitez pas à le contacter.
Le remboursement des dépenses (ainsi que des paiements de droits d’auteur/droits voisins) est possible uniquement si l’activité présente le budget et le disponible (la trésorerie) nécessaire ! Dès lors nous vous conseillons de veiller à la constitution d’une réserve qui vous permettra de les récupérer, ainsi que de toucher vos droits d’auteur/droits voisins dans les meilleurs délais.
Clôture annuelle : nous devons recevoir vos notes de frais, correctement justifiées, au plus tard avant le 30 janvier de l’année qui suit l’année au cours de laquelle ces dépenses ont été effectuées. Exemple : les dépenses dont les factures sont datées de 2018, doivent nous parvenir le 30 janvier 2019 au plus tard. Après cette date, il ne nous sera plus possible de les accepter.
Les factures d’achat libellées au nom de Productions Associées pour des dépenses liées à votre activité doivent être payées directement par vous-même aux fournisseurs. Vous vous les rembourserez ensuite via une note de frais et ce, même si la facture est établie au nom de Productions Associées. Nous vous prions de procéder au règlement de ces factures d’achat dans les délais convenus. Votre conseiller vous fournira, à votre demande, une attestation à remettre à vos fournisseurs, à toute fin utile.
Cependant, sous certaines conditions, nous proposons des services financiers qui permettent, entre autres, le paiement direct de vos fournisseurs par Productions Associées. Informez-vous via la brochure « Mutualisation des moyens de production et du financement des investissements en entreprise partagée », qui se trouve en annexe de ce document. Adressez-vous ensuite à votre conseiller pour vos demandes particulières.
Attention, Productions Associées refuse toute responsabilité en cas de non- paiement d’une facture établie à son nom (sauf pour les cas de paiements directs susmentionnés)! Au cas où le fournisseur nous réclame le paiement de la facture, nous la contesterons.
Vous vous engagez par ailleurs à avertir immédiatement le gestionnaire de l’activité au cas où vous contestez le paiement de cette facture.
Si nous sommes malgré tout obligés de payer nous-mêmes la facture, nous récupèrerons le paiement sur l’argent disponible dans votre activité ou nous vous en réclamerons
directement le remboursement. Cela vaut également pour les intérêts, dépenses d’huissier ou d’avocat ainsi que d’autres indemnités. En outre, nous nous réservons le droit de vous réclamer une indemnité forfaitaire supplémentaire de 100 €.
— 4.2.2 Différents types de justificatifs pour vos dépenses
Les pièces justificatives émanant des fournisseurs peuvent être:
a. des factures
Une facture doit être émise par un fournisseur assujetti TVA quand le client est assujetti TVA (ce qui est le cas de Productions Associées). Une facture comporte à minima le terme "facture", le n° de TVA du fournisseur et un numéro d'ordre (en général "N° de Facture", ou "Réf Facture") ;
N’oubliez pas d’indiquer sur la facture le numéro de votre activité et l’acronyme de votre gestionnaire afin que nous sachions à quoi correspond la facture (au cas où le fournisseur nous ferait directement parvenir la facture).
Cas particuliers :
- Les factures des sociétés DHL et DOCKX ne peuvent pas être libellées au nom de Productions Associées
- Les factures d’hébergement de sites internet et/ou d’achats de noms de domaines peuvent être au nom de Productions Associées, mais vous assumez la responsabilité personnelle concernant leur contenu : votre conseiller vous fera signer dans ce cas une convention adéquate.
b. Des pièces nominatives autres que des factures
Celles-ci sont établies par le fournisseur à l'attention d'un client dûment identifié (le nom du client, dans notre cas Productions Associées est clairement identifié sur la pièce), quand le fournisseur n'est pas tenu d'établir une facture (cas rares) ou qu'il n'est pas assujetti TVA (un particulier, une asbl, un fournisseur hors Union Européenne, etc.);
Cependant, comme dépense justifiée au nom du travailleur, on accepte les types suivants : un abonnement transport en commun, un déplacement en véhicule partagé, un déplacement en avion, téléphonie ou internet, un séjour en hôtel ou une formation.
c. Des pièces "anonymes" sans indentification du client.
Si la pièce justificative n'est pas établie au nom de l'entreprise mais anonyme ou établie au nom du travailleur ou du sociétaire, il existe un risque fiscal: la dépense est présumée être une dépense personnelle, elle doit donc être motivée et documentée.
Comme dépense justifiée par un ticket anonyme, on accepte des tickets de transport en commun, des souches TVA liées à vos dépenses de restaurant professionnel, des tickets de parking ou des souches de taxi, et tout autre ticket inférieur à 25 EUR.
— 4.2.3 Procédure de paiement et de remboursement de vos dépenses
Un salarié, un dirigeant d'entreprise, un sociétaire (associé) d'une entreprise peut être amené à dépenser personnellement des frais, utiles à l'entreprise ou nécessaires pour l'exécution du contrat de travail.
- Dans le cadre d'un contrat de travail : la dépense doit être justifiée aux nécessités du contrat de travail et limitée strictement à ce qui est nécessaire à son exécution.
- En dehors du cadre d'un contrat de travail : un dirigeant d'entreprise ou un sociétaire doit justifier de l'utilité de la dépense pour l'entreprise en identifiant précisément le motif et les raisons de la dépense.
La dépense pour des marchandises, fournitures ou biens d'investissement, justifiée par une pièce établie au nom de l'entreprise (Productions Associées en tant que client sur la pièce) est présumée avoir été exposée au nom et pour le compte de l'entreprise. Le remboursement est alors un remboursement "pour avance de trésorerie".
Les dépenses doivent en principe être déboursées par les participants à l’activité. Ils seront ensuite remboursés, aux participants qui les ont déboursés, par le budget disponible, sur base d’une note de frais justifiée par des éléments probants.
Le participant qui doit se faire rembourser les dépenses repris sur la note de frais doit être indiqué dans la rubrique « le bénéficiaire ».
Les dépenses relatives à l’activité qui ne sont pas justifiées au moyen d’éléments probants (justificatifs) seront refusées et ne seront pas remboursées. Productions Associées est responsable avec vous des dépenses acceptées. Parfois des dépenses sont refusées pour vous protéger vous et Productions Associées.
Productions Associées procède à l’examen du décompte de dépenses avant tout remboursement. Les remboursements se font dans la mesure du budget disponible de l’activité. L’administrateur de l’activité doit veiller à une gestion en bon père de famille de son activité et ne pas créer un trop grand déséquilibre entre ses salaires et ses dépenses.
— 4.2.4 Les catégories de dépenses admissibles
Nous passons ici en revue toute une série de dépenses fréquentes dans le cadre d’une activité dont la gestion a été confiée à Productions Associées. Cette description n’est pas exhaustive. Pour les dépenses non mentionnées, contactez votre gestionnaire d’activités.
a. Locations de bureaux ou d’ateliers
Vous louez un bureau ou un atelier à l’année, vous pouvez faire valoir votre loyer comme dépenses de votre activité aux conditions suivantes :
- vous avez un bail de location de bureau ou d’immeuble, établi au nom de Productions Associées, relu et approuvé par votre conseiller. Si le bail n’est pas établi au nom de Productions Associées, vous serez remboursé au pro rata de vos jours de travail déclarés dans votre Activité.
- ce bail de location est affecté totalement à un usage professionnel - vous avez régulièrement des prestations
- vous avez suffisamment de budget pour payer les dépenses de ce loyer.
Vous devez par ailleurs nous remettre une copie de ce contrat de bail. Enfin, ces dépenses devront faire l’objet d’une discussion avec le gestionnaire de votre activité Smart.
Si vous louez un bureau à la journée, vous pouvez faire valoir votre loyer comme dépense à condition que vous nous fournissiez une facture et que vous ayez idéalement une prestation ce jour-là.
Productions Associées n’accepte pas les dépenses qui seraient liés à la location d’une partie de votre résidence (par exemple, le bureau que vous avez installé dans une des pièces de votre maison).
La seule exception à ce principe est le cas où le bail locatif de votre résidence : - mentionne expressément l’autorisation d’y exercer une activité
professionnelle ;
- mentionne séparément la partie privée et la partie professionnelle du loyer et des avantages locatifs ;
- est enregistré (passage à la formalité de l’enregistrement devant le receveur des contributions).
Productions Associées refuse en principe les dépenses de gaz, électricité, eau et assurance incendie. Cependant, si celles-ci sont liées à l’usage d’un immeuble loué à des fins professionnelles, elles peuvent être acceptées, après discussion avec votre gestionnaire, dans les cas suivants :
- s’il s’agit d’un bail de location de bureau ou d’immeuble affecté totalement à des fins professionnelles, à condition que la consommation soit comptabilisée par un compteur propre au lieu loué et sur base des factures qui nous sont remises ;
- s’il s’agit d’un bail de résidence principale répondant aux conditions décrites au point 1.c) ci-dessus, à condition que la consommation professionnelle soit comptabilisée par un compteur séparé de celui qui comptabilise la consommation privée et sur base des factures qui nous sont remises (rarement le cas en pratique).
b. Location de matériel externe
Cette location est soumise à la TVA et doit donc faire l’objet d’une facture. Pour accepter cette location, il faut qu’une prestation relative ait bien été encodée.
c. Communications téléphoniques – Internet
Les factures des abonnements peuvent être à votre nom. Pour vous rembourser des dépenses de téléphone, vous devez nous faire parvenir une photocopie de la facture. Sur cette facture, il y a un montant final TVA comprise qui correspond à la totalité de vos dépenses. Vous devez écrire à cet endroit, à côté du montant total, le montant en € que vous estimez être lié à votre activité.
Attention, le montant que vous indiquez est une estimation du montant réel de la facture que vous pensez devoir imputer à votre activité professionnelle ; ce montant variera dès logiquement lors d’une facture à l’autre (à moins que cela corresponde à l’estimation de la réalité). Il doit par ailleurs correspondre à un montant déterminé et non à un pourcentage. Si vous avez eu beaucoup d’appels professionnels, vous indiquerez un montant important sur la facture. Si vous avez peu travaillé sur votre activité, vous indiquerez alors un montant peu important.
Une copie de la facture est acceptée. Si vous avez des cartes prépayées, mettez- les en annexe de la note de frais et procédez de la même manière en imputant une partie de leur coût à votre activité.
d. Dépenses de bureau
Si vous avez des dépenses de bureau (photocopies, cartouches d’encre, etc.), vous nous mettez en annexe de la note de frais, soit une facture, soit un justificatif.
e. Déplacements
Si vous utilisez les transports en commun (tram, train, bus, taxi, bateau, avion, etc.), les tickets sont des preuves satisfaisantes. Il faut bien entendu que ces dépenses aient été déboursées dans le cadre de votre activité: par exemple, dans le cas d’un voyage en avion en Espagne, il faut pouvoir justifier que ce voyage était de nature professionnel).
Si vous utilisez votre propre véhicule, vous avez droit à un remboursement de vos frais kilométriques égal au nombre de kilomètre x 0,3653 € (il s’agit du taux accordé dans le cadre des missions des fonctionnaires de l’Etat belge ; ce montant est adapté chaque année en juillet) et couvre TOUS vos dépenses liées à l’utilisation de votre véhicule (essence, assurance, garagiste, etc.). Inutile dès lors de nous faire parvenir d’autres justificatifs de dépenses liés.
f. Location de véhicules
Ces dépenses sont remboursées à 100 %. Cependant, la TVA ne peut être ici récupérée qu’à 50 % - sauf pour les véhicules utilitaires (camionnette, 4x4) auquel cas la TVA peut être récupérée totalement. Exemples :
- Location d’un véhicule de personnes : 100 € (HTVA) + ½ de 21 € (la moitié de la TVA applicable) = 110,50 €
- Location d’un véhicule utilitaire : 100 € (HTVA) + 21 € (100 % de la TVA applicable) = 121 €
g. Dépenses non admises
Les vêtements et costumes de scène ne sont pas admis par l’administration fiscale sauf si les conditions suivantes sont réunies :
- il s’agit de marchandises que vous achetez, transformez ensuite, pour les revendre;
- il s’agit de vêtements professionnels spécifiques (par exemple : un tablier du boucher, des chaussures de sécurité pour un ouvrier sur un chantier, un casque de chantier, etc.)2 ;
- il s’agit d’un vêtement spécifique qu’on ne peut porter en ville3.
— 4.2.5 Mutualisation des moyens de production et du financement des investissements en entreprise partagée
Le matériel de production, les biens d'investissement (à l'exception des biens immobiliers et des voitures, camions, etc.) sont désormais payés et gérés directement dans Productions Associées, sans limite de montant - sinon celle de la trésorerie sur votre compte d'Activité (disponible).
Le compte d'Activité (disponible) n'a pas les fonds nécessaires à la dépense, ou vous ne souhaitez pas consommer immédiatement cette trésorerie pour ces investissements : votre entreprise partagée vous propose deux méthodes de financement : le financement mutualisé et l’apport personnel.
Pour plus d’information : contactez votre conseiller
5. La fin de la gestion de l’activité
Si l’administrateur de l’activité souhaite mettre un terme à celle-ci (parce qu’il a créé sa propre structure, ou souhaite mettre un terme définitif à l’activité), il peut récupérer le budget restant dans l’activité via un contrat, une note de frais ou une concession de droits d’auteur (si d’application).
Dans tous les cas, la fin de gestion de l’activité se fait en concertation avec le gestionnaire Smart de l’activité.
Smart peut également mettre fin à la gestion d’une activité, notamment dans tous les cas d’exclusion des sociétaires prévus par les statuts de la coopérative Smart
6. L’activité et le chômage
Si le sociétaire, titulaire d’une activité Smart, est au chômage, il doit respecter les conditions imposées par la réglementation en la matière. Il doit notamment :
- être privé de travail - être privé de rémunération
- mentionner les jours d’indisponibilité sur sa carte de pointage - rechercher activement un emploi
Conditions de la compatibilité des deux situations
2 Certaines décisions acceptent le smoking des chefs d’orchestres.
3 Pour les costumes de scène, il faut pouvoir démontrer que la seule utilisation possible de ces vêtements spécifiques est une utilisation dans le cadre d’un spectacle (et cela semble plus aisé pour un costume d’époque ou un costume customisé de magicien que pour des chaussures).
a. Lorsque vous travaillez à la réalisation de votre activité ou sur des projets liés, vous devez encoder des contrats qui font de vous des salariés. Si vous ne déclarez pas votre travail, votre activité pourrait être considérée par l’ONEM comme une activité indépendante – en principe incompatible avec le chômage.
Une partie du budget de l’activité sera affectée au paiement des salaires relatifs à ces contrats.
b. Les jours de travail déclarés dans les contrats doivent être cochés (noircis) sur la carte de pointage. Vous ne toucherez pas d’allocation de chômage pour ces jours- là.
Le respect de ces conditions est essentiel afin de préserver vos droits au chômage.
7. Annexes – Règlement de travail pour les travailleurs salariés de l’unité technique d’exploitation Smart
7.1 Préambule
N° de dépôt à l’Inspection des lois sociales : en attente de réception.
Entreprises constituant l’unité d’exploitation :
• SmartBe Fondation
• MatLease
• Productions Associées
• Secrétariat pour intermittents
• Association professionnelle des métiers de la création
• SmartImmo
• Ubik
Les lieux de travail peuvent varier dans les différents sièges d’exploitation de l’UTE.
Les coordonnées complètes sont reprises en annexe du présent règlement.
Nature de l’activité : mettre à disposition un cadre d’entreprise partagée afin de soutenir l’exercice des activités créatives, artistiques et connexes et le travail au projet. Renforcer l’autonomie, le professionnalisme des travailleurs avec des outils améliorant le cadre économique, juridique, social, fiscal….
— 7.1.1 Modalités d’application
Ce règlement de travail est d'application pour les travailleurs engagés sous contrat de travail dans l’une des unités d’exploitation.
— 7.1.2 Durée et horaires de travail
La durée hebdomadaire de travail à temps plein convenue en entreprise est de 38 h.
S’il y a dépassement de la durée hebdomadaire de travail dans les cas et conditions prévus par la loi, la durée hebdomadaire de travail devra être respectée en moyenne sur
la période de référence suivante : 3 mois .
Les heures de travail sont fixées comme suit :
• La durée hebdomadaire de travail est de 38h répartie sur 5 jours.
L’employeur propose des horaires fixes. Les heures de travail sont fixées comme suit : du lundi au vendredi de 9h à 17h. La journée de travail commence à 9h et se termine à 17h. Il est prévu une pause d’1 heure.
Les heures de début de journée pour les travailleurs engagés en qualité de
« technicien(ne) de surface » se déclinent comme suit :
Equipe 1 Equipe 2
Les travailleurs qui ne sont présents dans l’entreprise que pour y prendre des matières premières et tout autre objet ou document relatif à leur travail ou pour y remettre le produit de leur travail ou tout document relatif à celui-ci, sont informés que les locaux de l’entreprise sont accessibles du lundi au vendredi de 9h à 17h, à l’exception des jours fériés.
— 7.1.3 Jours de repos
7.1.3.1 Jours habituels d’inactivité
• les dimanches ;
• les jours fériés légaux ou les jours qui remplacent un jour férié légal ;
• les jours de vacances annuelles ; 7.1.3.2 Jours fériés
Sans préjudice des dispositions légales en vigueur pour les travailleurs occupés à temps partiel, la rémunération normale est garantie aux travailleurs pour les 10 jours fériés légaux suivants : 1ier janvier (Nouvel an), lundi de Pâques, 1ier mai (Fête du travail), Ascension, lundi de Pentecôte, 21 juillet (Fête nationale), 15 août (Assomption), 1ier novembre (Toussaint), 11 novembre (Armistice), 25 décembre (Noël).
Si l’un des jours fériés coïncide avec un dimanche ou un jour habituel d’inactivité, il sera remplacé à une date déterminée de manière individuelle et non collective.
En plus de ces jours fériés légaux, l’entreprise octroie un jour de congé extra-légal pour la fête de la fédération Wallonie Bruxelles OU la fête de la Communauté flamande. Ce jour de congé peut également être pris à tout moment dans l’année.
La durée des vacances annuelles ainsi que les modalités d'attribution de ces vacances sont établies conformément aux dispositions des lois coordonnées du 28 juin 1971 et de ses arrêtés d'exécution (notamment l'arrêté royal du 30 mars 1967).
Lundi 6h30 Lundi 12h30
Mardi 12h30 Mardi 6h30
Mercredi 6h30 Mercredi 12h30
Jeudi 12h30 Jeudi 6h30
Vendredi 6h30 Vendredi 12h30
7.1.3.3 Les vacances annuelles
Les jours de vacances sont fixés de commun accord entre l’employé et son responsable en tenant compte des nécessités de bon fonctionnement de l’entreprise.
A cet effet, les travailleurs devront introduire une demande via l’outil mis à leur disposition avant le 31 mars pour la prise principale des vacances et 48 heures à l’avance pour des demandes inférieures à une semaine.
Le cas échéant, une priorité sera donnée :
Pendant la période de vacances scolaires (juillet-août) au personnel ayant des enfants scolarisés.
Au personnel dont le conjoint, travaillant dans une autre entreprise, doit aligner ses vacances sur les siennes.
— 7.1.4 Maladies ou accidents
En cas d’absence pour raison de maladie ou d’accident, le travailleur doit : avertir, le jour même et par tous les moyens possibles, son responsable.
En cas d’absence supérieure à 1 jour, fournir à l’entreprise (service RH), dans les deux jours ouvrables, un certificat médical renseignant la date de début de l’incapacité et la durée de celle-ci, spécifiant si le travailleur peut ou non se déplacer. Les mêmes obligations sont de rigueur en cas de prolongation de la maladie.
Recevoir éventuellement à son domicile, un médecin délégué par l’employeur et se laisser examiner par lui aux fins de vérifier l’incapacité. Le travailleur qui réside pendant son incapacité de travail à une autre adresse ou qui change d’adresse, est tenu de la communiquer immédiatement à son employeur. A défaut de satisfaire à ces obligations, le travailleur malade ou accidenté pourrait perdre le bénéfice du salaire garanti.
Si l’employeur n’a pas été averti ou si le certificat médical n’a pas été produit en temps voulu (sauf cas de force majeure), le travailleur n’aura pas droit au salaire garanti pour les jours d’incapacité qui précèdent la date à laquelle l’employeur a été réellement informé ou la date à laquelle le certificat a été remis ou envoyé.
— 7.1.5 Accident de travail
Le travailleur victime d’un accident sur le chemin du travail ou sur son lieu de travail doit immédiatement informer par voie directe ou indirecte son responsable ET le service RH en lui fournissant tous les renseignements nécessaires à la déclaration d’accident.
En cas d’accident sur le lieu de travail, une boîte de secours est tenue à la disposition du travailleur sur chacun des lieux d’exploitation de Smart.
Le travailleur victime d’un accident de travail dispose du libre choix du médecin, du pharmacien et de l’institution de soins.
— 7.1.6 Rémunération
La rémunération est convenue entre les parties dans le contrat de travail.
Pour les travailleurs occupés dans des missions de gestion et d’accompagnement des
activités, les rémunérations accordées suivent une grille qui est disponible, de manière transparente, pour tous les travailleurs de l’entreprise sur simple demande au service RH ou sur l’espace online (« intranet »).
Pour les travailleurs producteurs des activités, les barèmes de la Commission Paritaire 304 servent de référence.
La rémunération est calculée au mois sur base des états arrêtés tous les 27 du mois, à l'exception du mois de février où les états de rémunération seront arrêtés tous les 25 du mois.
En cas de maladie ou d'événement particulier (force majeure, …), les états seront arrêtés le dernier jour du mois. Une modification du calcul de paie sera donc effectuée. Les montants résultant de ces modifications seront payés lors de la paie suivante.
Pour les contrats à durée indéterminée, la rémunération est payée au travailleur au plus tard le dernier jour de chaque mois. Pour les contrats à durée déterminée, la rémunération est payée au travailleur au plus tard le 7ème jour ouvrable qui suit la période de travail pour lequel le paiement est dû.
Le paiement de la rémunération est payé par virement au compte bancaire mentionné dans le contrat de travail.
Toutes modifications de ce compte doit parvenir immédiatement au service RH afin de garantir le paiement de la rémunération.
Un prélèvement sur les rémunérations ne peut être opéré qu’en exécution des prescriptions légales. Peuvent être imputées sur la rémunération du travail les retenues suivantes :
• les amendes infligées en vertu du présent règlement de travail,
• les indemnités et dommages-intérêts sanctionnant la responsabilité du travailleur,
• les avances en argent faites par l’employeur sur une rémunération non encore gagnée. Les amendes, indemnités et dommages-intérêts sanctionnant la responsabilité du travailleur, avances en argent et cautionnement, se calculent sur la rémunération en espèces uniquement, et après déduction des retenues sociales et fiscales.
7.2 Obligations et responsabilités incombant aux travailleurs
— 7.2.1 Etat civil
Les travailleurs doivent fournir à l’employeur tous les renseignements nécessaires à leur inscription au registre du personnel et à l’application de la législation sociale et fiscale.
Tout changement d’adresse et toute modification d’état civil du travailleur ou de la composition de son ménage doivent être signalés à l’employeur dans les plus brefs délais.
Celui-ci ne peut être tenu pour responsable d’une erreur survenue dans l’application des législations sociales et fiscales suite à une omission du travailleur à ce propos
— 7.2.2 Secret professionnel
Tant au cours de l’exécution du contrat de travail qu’après l’expiration de celui-ci, pour quelque cause que ce soit, le travailleur s’engage au respect scrupuleux du secret professionnel.
En conséquence, il s’interdit formellement de divulguer à qui que ce soit ou d’utiliser à son profit personnel, directement ou indirectement, les inventions, brevets, les bases de données et logiciels informatiques, les listes de clients et de fournisseurs, les stratégies commerciales, les donnée financières, etc. Ceci constitue une liste exemplative et non limitative.
D’une manière générale, le travailleur s’abstiendra de révéler la teneur des informations d’ordre confidentiel dont il aurait eu connaissance ou qui auraient été portées à sa connaissance
Tout manquement à cette obligation peut être constitutif d’un motif grave justifiant un renvoi immédiat sans préavis ni indemnité compensatoire de préavis.
L’employeur se réserve également le droit de réclamer, s’il y a lieu, des dommages et intérêts.
— 7.2.3 Exécution du travail
Le travailleur a l’obligation d’exécuter son travail avec soin, probité et conscience, au temps, au lieu et dans les conditions convenues.
Une arrivée tardive, une interruption de travail, un départ anticipé (sauf cas de force majeure ou raison légale) sont subordonnés à l’autorisation préalable du responsable.
Le travailleur doit agir conformément aux ordres et aux instructions qui lui sont donnés par l’employeur, son préposé ou mandataire en vue de l’exécution de la relation de travail. Ces ordres et instructions lui sont conférés sous toute forme, comme par exemple les règles fixées dans un règlement de production ou dans un règlement d’ordre intérieur.
Tout travailleur doit obéissance et respect à toute personne ayant à titre quelconque, autorité sur le lieu de travail, notamment le gestionnaire et l’administrateur de l’Activité pour laquelle le travailleur a été engagé, et ce, en vertu de l’article 8 de la loi du 3 juillet 1978 relative au contrat de travail.
Le travailleur a l’obligation d’avertir sans délai l’employeur de toute difficulté ou conflit surgissant dans le cadre de l’exécution de son travail
Le travailleur a l’obligation de restituer en bon état au chef d’entreprise les outils et les matières premières restées sans emploi qui lui ont été confiées ainsi que tout le matériel qui lui a été remis pour lui permettre d’exécuter son travail. A cet effet, le travailleur a l’obligation de remettre à son employeur tout matériel, outil ou matières premières qui seraient en mauvais état ou de le mettre au courant des défectuosités.
Sans préjudice du pouvoir d’appréciation du juge, les faits suivants peuvent, entre autres et de manière non exhaustive, être considérés comme une faute lourde engageant la responsabilité du travailleur : 1° les absences injustifiées répétées après avertissement, 2°
le non-respect des ordres et instructions données par l’entreprise, ses mandataires ou ses préposés, 3° le non-respect des règles élémentaires de sécurité, 4° la dissimulation d’erreurs (par exemple, la dissimulation d’une difficulté ou d’un conflit surgissant dans le cadre de l’exécution de son travail), 5° d’une manière générale, le non-respect des dispositions convenues dans le contrat individuel de travail dans le présent règlement de travail.
— 7.2.4 Sanctions – avertissements
Les manquements du travailleur aux obligations de son contrat et au présent règlement qui ne constituent pas des motifs graves de rupture peuvent être sanctionnés de la façon suivante :
1. Entrevue de conciliation et avertissement verbal
2. Entrevue de conciliation et avertissement écrit
3. Entrevue de conciliation, avertissement écrit et mesure disciplinaire
Eu égard à la nature des faits reprochés et dans la mesure du possible, une étape peut être réalisée plusieurs fois avant de passer à la mesure suivante.
L'entrevue doit se faire en privé et requiert obligatoirement la présence d’une personne du service des Ressources Humaines. Une solution est recherchée conjointement afin de remédier au manquement.
Une note écrite de ce qui a été discuté lors de l'entretien doit être portée au dossier de l'employé.
Le responsable du travailleur débriefera les comportements positifs et les comportements inadéquats. Il indiquera clairement les attentes et spécifiera les changements attendus.
Un rapport de la rencontre et les mesures disciplinaires doivent être écrits et portés dans le dossier de l'employé. Rapport contresigné par l'employé. Si désaccord, l'employé ou l'employeur peut en faire mention dans ledit rapport.
En cas de dommages causés à l’entreprise ou à des tiers par le travailleur, des indemnités ou dommages et intérêts pourront lui être réclamés, en cas de dol, de faute lourde, ou de faute légère présentant un caractère habituel.
7.3 Obligations incombant à l’employeur
L'employeur a l'obligation :
• de faire travailler le travailleur dans les conditions, au temps et au lieu convenus, notamment en mettant à sa disposition, s'il y échait et sauf stipulation contraire, l'aide, les instruments et les matières nécessaires à l'accomplissement du travail; ou le cas échéant, en versant au travailleur des sommes convenues pour s’acquitter de son obligation de fournir des outils si le travailleur dispose de ses propres outils (en vertu de l’article 19 § 2 6° de l’arrêté royal du 28 novembre 1969 concernant la sécurité sociale des travailleurs salariés).
• de veiller en bon père de famille à ce que le travail s'accomplisse dans des conditions convenables au point de vue de la sécurité et de la santé du travailleur et que les premiers secours soient assurés à celui-ci en cas d'accident. A cet effet, une boite de secours se trouve constamment à la disposition du personnel sur chacun des lieux d’exploitation de Smart ;
• de donner au travailleur le temps nécessaire pour remplir les devoirs de son culte, ainsi que les obligations civiques résultant de la loi;
• de consacrer l'attention et les soins nécessaires à l'accueil des travailleurs et, en particulier, des jeunes travailleurs;
• d'apporter les soins d'un bon père de famille à la conservation des instruments de
travail appartenant au travailleur et des effets personnels que celui-ci doit mettre en dépôt; il n'a en aucun cas le droit de retenir ces instruments de travail ou ces effets.
— 7.3.1 Rupture du contrat de travail à durée indéterminée
7.3.1.1 Délais de préavis
SI le congé est donné par l’employeur, la notification doit, en outre, être faite soit par lettre recommandée à la poste sortant ses effets le lundi suivant le troisième jour ouvrable après son expédition, soit par exploit d’huissier et ce, à peine de nullité.
Si le congé est notifié par le travailleur, la notification pourra, outre les modes de notification désignés ci-dessus, être faite par la remise d’un écrit à l’autre partie. La signature apposée par cette partie sur le double de cet écrit n’a valeur que d’accusé de réception.
En cas de licenciement le travailleur est en droit de demander
Licenciement et démission des employés dont l’exécution du contrat se situe après le 01/01/2014.
Ancienneté
(en années) Délais de préavis-
Licenciement (en semaines)
Délais de préavis-
Démission (en semaines)
0 2 1
0,25 4 2
0,5 6 3
0,75 7 3
1 8 4
1,25 9 4
1,5 10 5
1,75 11 5
2 12 6
3 13 6
4 15 7
5 18 9
6 21 10
7 24 12
8 27 13
9 30 13
10 33 13
11 36 13
12 39 13
13 42 13
14 45 13
15 48 13
16 51 13
17 54 13
18 57 13
19 60 13
20 62 13
21 63 13
22 64 13
23 65 13
24 66 13
25 67 13
26 68 13
27 69 13
28 70 13
29 71 13
30 72 13
31 73 13
32 74 13
33 75 13
34 76 13
35 77 13
36 78 13
37 79 13
38 80 13
39 81 13
40 82 13
41 83 13
42 84 13
43 85 13
44 86 13
45 87 13
Les employés dont l’exécution du contrat a débuté en 2012 ou 2013
Pour le licenciement et la démission des employés dont l’exécution du contrat a débuté en 2012 ou 2013, le délai de préavis se détermine en additionnant :
D’une part le délai de préavis sur base de l’ancienneté acquise depuis le 01/01/2014 (tableau ci-avant). En cas de démission, il n’est pas tenu compte de cette partie si le plafond 3 mois, 4.5 mois ou 6 a été atteint au 31.12.2013
D’autre part, le délai de préavis calculé sur base de l’ancienneté acquise au 31/12/2013 et en fonction des règles fixées par les articles 86/1 à 86/4 de la loi du 03/07/1978.
Toutefois, pour les employés dont la rémunération annuelle dépasse 32.254€ au
31/12/2013, ce délai est fixé, en cas de licenciement, à 1 mois par année d’ancienneté entamée, avec un minimum de 3 mois.
En cas de démission, pour les employés dont la rémunération annuelle se situe entre 32.254€ et 64.508€ au 31/12/20013, ce délai est fixé à 1.5 mois/5ans entamés d’ancienneté, avec un maximum de 6 mois.
Les employés dont le contrat a débuté avant le 01/01/2012
Pour le licenciement et la démission des employés dont l’exécution du contrat a débuté avant 2012, le délais de préavis se détermine en additionnant :
D’une part, le délai de préavis calculé sur base de l’ancienneté acquise depuis le 01/01/2014 (tableau ci-avant). En cas de démission, il n’est pas tenu compte de cette partie si le plafond de 3 mois, 4.5 mois ou 6 mois a été atteint au 31/12/2013.
D’autre part, le délais de préavis calculé sur base de l’ancienneté acquise au 31/12/2013 et sur base des délais de préavis fixés par les articles 78 à 86 de la loi du 03/07/1978.
Toutefois pour les employés dont la rémunération annuelle dépasse 32.254€ au 31.12.2013, ce délai est fixé, en cas de licenciement, à 1 mois par année d’ancienneté entamée, avec un minimum de 3 mois.
En cas de démission d’un employé, si le plafond de 3 mois, 4.5 mois ou 6 mois n’a pas été atteint au 31/12/2013, la somme des 2 délais ne peut excéder 13 semaines.
7.3.1.2 Les délais de préavis réduits
Il convient de distinguer 2 types de situations :
• En cas de licenciement
• un travailleur occupé sous contrat à durée indéterminée et pour mettre fin au contrat à partir du 1er jour du mois qui suit celui de l’âge légal de la retraite : maximum 26 semaines de préavis
• un travailleur occupé sous contrat conclu à durée déterminée ou pour une tâche nettement définie de moins de 3 mois, en incapacité de travail de plus de 7 jours et après la 1ère moitié du contrat : pas de préavis
• ·un travailleur occupé sous contrat conclu à durée déterminée ou contrat pour une tâche nettement définie égale ou supérieure à 3 mois, en
incapacité de travail depuis plus de 6 mois et avant l’échéance du contrat : indemnité de préavis pour la période restant à courir avec un maximum de 3 mois et sous déduction du salaire garanti
• un travailleur en vue d’un RCC uniquement si l’entreprise est reconnue en difficulté ou en restructuration : minimum 26 semaines de préavis (conditions encore à fixer par AR).
• Contre préavis
• les travailleurs licenciés avec une période de préavis qui ont trouvé un autre emploi (contre- préavis) :
Ancienneté (en mois)
Délais de contre préavis (en semaines)
0<3 1
3<6 2
6<12 3
12 et + 4
— 7.3.2 Fin du contrat à durée indéterminée ou tâche déterminée
Lorsque l’engagement est conclu pour une durée ou pour une tâche déterminée, il prendra fin à l’expiration du terme ou à l’achèvement du travail.
En cas de rupture du contrat avant l'expiration du terme ou de l'achèvement du travail convenu, la partie qui en prendra l'initiative sera tenue de verser à l'autre une indemnité égale au montant de la rémunération qui reste à échoir jusqu'à ce terme, sans que ce montant puisse toutefois excéder le double de la rémunération correspondant à la durée du préavis qui aurait dû être respectée si le contrat avait été conclu sans terme.
Les contrats conclus pour une durée ou pour une tâche déterminée à partir du
01/01/2014 peuvent être rompus avant terme et sans motif grave, pendant la 1ere moitié de la durée convenue avec un maximum de 6 mois, moyennant un délai de préavis. La période pendant laquelle le contrat peut être résilié est fixe. Elle n’est ni suspendue ni prolongée en cas de suspension de l’exécution du contrat de travail.
Elle prend cours à la date à partir de laquelle le contrat est exécuté ou aurait dû être exécuté.
Le dernier jour du délai de préavis doit se situer au plus tard le dernier jour de la période pendant laquelle le CDD peut être rompu.
Le délai de préavis sera déterminé en application des dispositions applicables au
01/01/2014 et notifié conformément aux dispositions applicables en cas de rupture d’un contrat à durée indéterminée. Le délai prend cours le lundi suivant la semaine pendant laquelle le préavis a été notifié.
En cas de contrats successifs, la possibilité de rompre pendant la 1ère moitié du contrat n’est prévue que pour le 1er de ces contrats.
— 7.3.3 Rupture de contrat pour motif grave
"Est considéré comme constituant un motif grave, toute faute qui rend immédiatement et définitivement impossible toute collaboration professionnelle entre l'employeur et le travailleur" (article 35 loi sur le contrat de travail).
Le motif grave requiert donc :
1. une faute imputable au travailleur ou à l'employeur 2. qui présente un caractère de gravité
3. et rend immédiatement et définitivement impossible la collaboration
Le congé pour motif grave ne peut plus être donné sans préavis ou à l'expiration du terme lorsque le fait qui l'aurait justifié est connu de la partie qui donne congé depuis 3 jours au moins" (art. 35 al3 de la loi sur les contrats de travail).
Les faits suivants peuvent être considérés comme faute grave justifiant un renvoi sans préavis, ni indemnité et ce, sans préjudice du pouvoir d’appréciation des juridictions du travail :
• Les absences injustifiées répétées après avertissement
• Le refus d’exécuter le travail confié
• La négligence grave et volontaire
• Le fait de dévoiler à des tiers tout renseignement couvert par le secret professionnel
• La participation à la constitution ou à l’activité d’une firme concurrente
• La dissimulation d’erreurs
• Le vol, la fraude, le détournement d’information appartenant à l’entreprise
• Le détournement des outils interne à son profit
• Le fait d’effectuer un travail pendant une période d’incapacité couverte par un certificat médical
• La falsification de certificats médicaux
• Le fait de se livrer à des voies de fait pour autant qu’il n’y ait pas eu provocation de la part de la victime
• Tout fait contraire aux bonnes mœurs
• Les actes de harcèlement sexuel et moral
• La diffusion par quelque moyen que ce soit, sur le serveur informatique de l’entreprise, d’images ou de textes à caractère homophobe, raciste, sexiste ou pornographique
• D’une manière générale, le non-respect des dispositions contenues dans le contrat de travail individuel ou dans le présent règlement de travail.
— 7.3.4 Protection du travail
Les travailleurs doivent se soumettre à tous les examens médicaux, chaque fois que ceux-ci sont organisés en vertu des dispositions légales ou réglementaires.
Les travailleurs sont obligés, en ce qui concerne la sécurité, d’utiliser tous les moyens de protection individuelle qui sont exigés lors de l’exécution de leur travail et de signaler immédiatement tout danger qui met en péril la sécurité et, s’il le faut, prendre les premières mesures eux-mêmes.
— 7.3.5 Interdiction du harcèlement sexuel et moral sur les lieux de travail
Les employeurs et les travailleurs ainsi que les personnes qui entrent en contact avec les travailleurs lors de l’exécution de leur travail sont tenus de s’abstenir de tout acte de violence ou de harcèlement moral ou sexuel au travail.
La violence au travail se définit comme chaque situation de fait où une des personnes citées ci-dessus est persécutée, menacée ou agressée psychiquement ou
