Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 1

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Sommaire

Introduction : Un projet collectif en évolution p. 3

1. Des principes managériaux déclinés dans l’établissement p. 4

2. Une organisation ajustée p. 5

2.1 La Direction générale des services et le service Communication p. 6

2.1.1 La direction générale des services p. 6

2.1.2 Le service Communication p. 7

2.2 Les services « ressources » p. 8

2.2.1 Service des Affaires Juridiques et Institutionnelles p. 8

2.2.2 Service des Affaires Financières p. 9

2.2.3 Agence comptable p. 10

2.2.4 Service « Ressources Humaines » p. 11

2.2.5 Service Maintenance et Moyens Généraux p. 12

2.3 Les Départements p. 13

2.3.1 Le Département Recherche, Doctorat et Valorisation p. 14

a. La Mission « Recherche & animation scientifique » p. 14

b. L’Ecole des Docteurs de Toulouse p. 15

c. Le service « Valorisation – Relations Entreprises » p. 17

d. Le service Diffusion de la Culture des Sciences et des Techniques p. 18

e. La Maison pour la science p. 19

ESOF p. 19

2.3.2 Le Département Formation et Vie étudiante p. 20

a. Service « formation » p. 21

b. Service InterUniversitaire de Pédagogie (SIUP) p. 22

c. Service Vie étudiante p. 22

d. Service Entrepreneuriat étudiant p. 23

2.3.3 Le Département Relations européennes et internationales p. 24

MUFRAMEX p. 25

2.3.4 Le Département « Réseau des campus universitaires » p. 26

2.4 Les services inter-établissements p. 26

2.4.1 Le Service du Numérique de l’Université fédérale de Toulouse p. 26

2.4.2 Le SIA p. 28

2.4.3 Le Service Inter-établissements de Coopération Documentaire p. 30

3. Gouvernance p. 31

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 3 Un projet collectif en évolution

Au cours des dernières années, l’Université Fédérale de Toulouse Midi-Pyrénées a connu de forts développements, portant de plus en plus de dispositifs, de projets et de moyens mutualisés au bénéfice de l’ensemble des acteurs de l’enseignement supérieur et de la recherche du site. Dans ce contexte, notre établissement a su intégrer et gérer efficacement ces évolutions rapides.

L’organisation progressivement constituée demande désormais à être consolidée au regard de la taille désormais prise par l’établissement et mise en cohérence pour plus de lisibilité. Il s’agit de dépasser la simple juxtaposition des missions de l’UFT pour redonner du sens à l’organisation des services, améliorer le fonctionnement interne et encourager les transversalités.

Cette évolution de l’organisation des services de l’établissement s’inscrit dans le cadre d’un projet politique renouvelé en 2016, réaffirmant la volonté collective des acteurs du site de poursuivre et d’approfondir les coopérations inter- établissements. La réflexion s’inscrit également naturellement dans la perspective de la construction d’une Université de Toulouse intégrée et de la reconquête de l’IDEX, perspective désormais pleinement engagée.

Dans ce contexte, la méthode pour ajuster l’organisation des services de l’UFT a été la suivante :

- Au cours du second semestre 2016, un audit a permis d’établir un diagnostic partagé et d’avancer des préconisations : fonctions supports à renforcer (RH) ou à revisiter (Finances), circuit d’information et de décision à clarifier, répartition des attributions « politiques » et « opérationnelles » à préciser davantage, communication interne à mettre en place, transversalités à consolider…

- Après le temps de restitution et d’échange organisé à l’occasion du séminaire du 17 janvier 2017, les agents ont été associés, au sein de chaque service, à la définition des propositions visant à faire évoluer l’organisation et les pratiques

- Enfin, une concertation avec le Comité Technique a eu lieu le 24 janvier et le 27 mars 2017.

Au final, les évolutions proposées ont pour objectif de répondre à des besoins immédiats d’ajustements et à la nécessité d’améliorer les processus internes : une revisite plus profonde de l’organisation interviendra nécessairement dans le cadre de la création de la nouvelle Université de Toulouse.

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 4 1. Des principes managériaux déclinés dans l’établissement

Afin de renforcer la cohérence et d’améliorer le fonctionnement interne de l’établissement, il est apparu nécessaire de partager davantage une « culture commune ».

Ainsi, les réflexions visant à ajuster l’organisation s’appuient sur les valeurs du service public (intérêt général, continuité du service, égalité de traitement et neutralité) et prêtent particulièrement attention à :

- L’efficacité : il s’agit non seulement de veiller à la valeur ajoutée des actions de l’UFT pour les bénéficiaires finaux (étudiants, enseignants chercheurs, grand public…) et pour les établissements, d’optimiser les résultats et l’impact de ces actions au regard des moyens qui y sont consacrés, mais aussi d’assurer l’efficacité des processus internes ;

- La cohérence et la transversalité : établissement en constante évolution, l’UFT intervient sur un nombre croissant de thématiques ; il est donc important d’assurer la cohérence des actions mises en œuvre et de l’organisation des services ; dans le même esprit, les transversalités internes seront encouragées et développées ;

- La volonté de conserver une capacité d’adaptation et une réelle réactivité : dans le périmètre actuel d’intervention de l’UFT comme dans le cadre de la construction de la nouvelle Université de Toulouse, il apparaît nécessaire de préserver la capacité d’innovation de notre organisation et de conforter notre capacité à alimenter, de façon proactive, les réflexions à venir ;

- La clarification des attributions chacun : cette évolution majeure emporte un principe de responsabilité accrue de l’ensemble de la « chaîne » hiérarchique ; en effet, si l’organisation des services répond à l’objectif de mettre en œuvre efficacement les arbitrages politiques, il s’agit également, en interne, de préciser le rôle de chaque agent ;

- La transparence dans l’ensemble des processus de décision (et en particulier des procédures de recrutement et d’évolution des carrières), mais aussi en améliorant la circulation de l’information et en respectant les temps de dialogue social.

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 5 2. Une organisation ajustée

Dans le contexte de la « reconquête de l’IDEX » et la perspective de la création de l’Université de Toulouse, il n’est pas proposé de modifier radicalement l’organisation des services de l’UFT ; il ne s’agit en effet pas d’engager une réorganisation d’ampleur alors même que la concertation débute pour « co-construire » un nouvel établissement qui intègrera les missions actuelles de l’UFT ; ainsi, il est plutôt proposé d’apporter des ajustements concrets, opérationnels, porteurs de valeur ajoutée immédiate…

Les principales évolutions des fonctions « ressources » sont les suivantes :

- L’identification d’une fonction de DGS adjoint(e) en charge de la coordination des services « ressources » (ces services restant rattachés hiérarchiquement au DGS) et de projets transversaux ;

- Un service « affaires juridiques et institutionnelles » ; - Le renforcement du service Ressources Humaines ;

- L’évolution du Service Affaires Financières et de l’agence comptable, notamment après la mise en place du service facturier ;

- Un service « maintenance et moyens généraux » dont les attributions sont confortées.

Les ajustements dans les Départements et services inter-établissements sont les suivants : - Dans les 3 Départements, création d’une direction opérationnelle

- DRDV : approfondissement de l’animation scientifique, rapprochement avec la Maison pour la Science en cohérence avec une ambition renouvelée pour la Diffusion des savoirs, « accueil » du projet ESOF 2018, renforcement du service Valorisation Relations Entreprises, appui de l’EDT sur le service Communication et sur le DREI pour la communication et l’international…

- DFVE : confirmation du périmètre du service Vie étudiante, renforcement du service « Formation » (développement de la formation continue…), stratégies SIUP et Entrepreneuriat étudiant réaffirmées…

- DREI : rôle central réaffirmé dans les stratégies d’internationalisation (notamment pour l’EDT), lien confirmé avec la MUFRAMEX,

- DRSU : un objectif confirmé d’animation des pôles territoriaux de formation et de recherche

- SNUT : une organisation confirmée autour de 2 pôles (« infrastructures et support » et « système d’information »), une nouvelle fonction de direction des projets « fédéraux » et la création d’une mission de gestion administrative rendue nécessaire par le développement des projets inter-établissements

- SIA : des missions techniques confortées, prenant appui notamment sur le pôle « marchés » du SAJI - SICD : une organisation stabilisée au service du projet documentaire inter-établissements.

Enfin, sont également réaffirmées les missions d’animation du DGS, de support de l’assistante du Président, et de mise en visibilité interne et externe du service Communication.

Les finalités de chaque service sont déclinées ci-après, ainsi que les projets stratégiques (à forts enjeux, particulièrement mobilisateurs…) et les activités structurelles récurrentes de chacun. Ces éléments ont vocation à être détaillés dans des documents propres à chaque entité et à être traduits dans des fiches de postes actualisées, le cas échéant, à l’occasion de la campagne d’entretien annuel 2017.

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 6 2.1 La Direction générale des services et le service Communication

Certaines missions relèvent d’un pilotage direct par le Président et le Directeur général des services de l’UFT : dans ce cadre, au-delà des fonctions propres au DGS, peuvent être cités le rôle « pivot » de l’assistante du Président, la mission

« Observatoire » et l’activité du service Communication.

2.1.1 La direction générale des services

Le rôle du Directeur général de services est de plusieurs ordres ; ainsi, il :

- Contribue à la définition des orientations de l’établissement et à l'élaboration, sous la responsabilité de la gouvernance politique, d'un projet partagé par toutes les parties prenantes et de la stratégie de mise en œuvre des actions décidées ;

- Dirige les services et pilote l'organisation en cohérence avec les orientations préalablement définies ; - Élabore et pilote la stratégie de gestion et d'optimisation des ressources ;

- Participe à l’impulsion et à la conduite des projets stratégiques intégrant « innovation » et « efficience » des services ;

- Structure et anime la politique managériale de l’établissement en lien avec l'exécutif ;

- Assure le pilotage de l'équipe de direction, la supervision du management des services et la conduite du dialogue social ;

- Met en œuvre l'évaluation des actions menées par l’UFT ;

- Participe à la représentation institutionnelle et à la négociation avec les acteurs du site, - Organise la veille stratégique réglementaire et prospective…

Pour conforter le pilotage des services « ressources », il est proposé de nommer un(e) DGS adjoint(e) en charge de la coordination fonctionnelle des services « ressources » (ces services restant rattachés hiérarchiquement au DGS) et du pilotage de projets transversaux comme la préparation du passage aux RCE ou la contribution aux réflexions relatives aux fonctions supports de la future Université de Toulouse.

L’assistante du Président et du DGS joue un rôle majeur dans l’organisation de l’établissement : ses missions contribuent aux relations avec les membres et les partenaires de l’UFT et participent à la vie interne de l’établissement. Son soutien est nécessaire au bon fonctionnement des instances de l’UFT mais aussi à la « fluidité » des circuits internes (elle participera ainsi aux réunions du Comité opérationnel, cf partie 3).

Enfin, la mission « Observatoire » est également directement rattachée au DGS : le projet collectif d’Observatoire de l’université fédérale de Toulouse est stratégique pour le site ; au travers d’une cinquantaine d’indicateurs arrêtés avec l’ensemble des acteurs, l’Observatoire doit en effet donner de la visibilité aux forces du site et constituer un outil d’aide au pilotage des politiques menées par l’UFT et ses partenaires. Un point de vigilance particulier sera porté sur la transversalité interne du projet, et notamment la consolidation des données dont dispose l’UFT.

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 7 2.1.2 Le service Communication

Les objectifs politiques s’articulent autour de 2 ambitions :

 Définir une identité, développer un sentiment d’appartenance : mettre en place une identité de marque, la décliner sur tous les supports, tous les médias ; favoriser les échanges de toutes les catégories de personnels ; contribuer à l’animation régionale ; permettre la meilleure valorisation possible des recherches pour qu’elles alimentent rapidement l’innovation économique et les politiques publiques ;

 Renforcer la visibilité, l’attractivité et le rayonnement national et international : promouvoir le développement des conditions de vie étudiantes les plus appropriées à la réussite et à l’acquisition d’expériences complémentaires à la formation ; assurer une bonne visibilité à l’excellence académique en formation et en recherche ; accompagner la stratégie internationale en mettant en place des actions et des outils de communication efficaces ; contribuer à l’insertion de l’UFT au sein des classements internationaux.

Ainsi, en accompagnement de la stratégie de l’UFT, le service communication :

- établit une stratégie de communication et la met en œuvre par le biais d’un plan de communication ;

- assure ou coordonne la conception, la rédaction, la réalisation, la diffusion, la production d’outils de communication, sur tous les types de supports et pour tous les publics concernés ;

- permet une bonne visibilité de l’activité de l’UFT, notamment par le relais dans la presse ou l’organisation d’événements de promotion ;

- contribue à la mission de service public en valorisant les services proposés par l’établissement ;

- donne de la visibilité à tout le personnel et aux personnels des établissements membres et associés, sur les actions et activités menées à l’UFT.

Les actions stratégiques prioritaires :

 Proposer un plan de communication pour toutes les cibles et sur tous les supports, en cohérence avec la stratégie de communication : planification de la conception et de la production des outils ou actions de communication.

 Mettre en place une identité visuelle harmonisée, permettant une bonne attribution à l’émetteur Université fédérale Toulouse : travail sur l’identité de marque, production d’un outil de cohérence de marque et de chartes graphiques correspondant aux cibles et aux cycles de communication des supports.

 Structurer la conception d’outils de communication et le recours aux prestations : pilotage du budget affecté aux actions de communication par la mise en place de marchés pour leur production (tous supports).

 Impulser une dynamique de communication interne : déploiement d’outils numériques (s’appuyant notamment sur les outils numériques RH) et print pour la diffusion d’information et de communication interne, développement du sentiment d’appartenance notamment au travers d’évènements conviviaux réguliers…

 Assurer la mise à disposition efficace d’informations à jour sur internet : refonte du site internet (nécessité technique), travail sur les contenus et l’ergonomie, centralisation de la publication au service communication.

 Animer les communautés sur les réseaux sociaux : structuration de l’information et de sa bonne remontée pour alimentation d’un planning éditorial, centralisation de la publication sur intranet

 Proposer un éventail d’outils de communication « chartés » : mise à disposition d’éléments de charte permettant à différents services de déployer la charte dans l’établissement (signalétique, papeterie, etc.) Pour une meilleure efficacité du service, la charge de travail sera répartie par public cible et/ou activité :

- Communication institutionnelle = institutions, partenaires académiques et économiques, entreprises ; - Communication recherche = recherche, doctorat, diffusion des savoirs ;

- Communication étudiants = vie étudiante, culture ;

- Communication formation = pédagogie, offre de formations ; - Communication interne = personnels, nouveaux arrivants.

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 8 Il faut signaler que la dimension internationale sera prise en compte pour chacun des « publics cibles ».

L’objectif de cette organisation est d’une part, de permettre une bonne lisibilité de l’offre de compétences du service, et d’autre part, que chaque collaborateur/trice maîtrise la ou les cibles associées à son segment et ait une vision exhaustive de toutes les actions de communication menées en ce sens. Il/elle sera par conséquent amené(e) à piloter complètement son activité, de la planification à la diffusion des outils. En complément, il/elle assurera une fonction support au sein du service (selon profil) : planification éditoriale, graphisme-maquettage, web, relations presse, rédaction.

Le fonctionnement de ces activités opérationnelles implique également un pilotage du service (pilotage stratégique de l’activité, management de l’équipe, animation des réseaux Comue, UFT, partenaires…), et une gestion administrative et financière (suivi du budget, gestion des marchés publics, des conventions et des commandes, soutien à la gestion des relations fournisseurs…).

Organisation :

Le service comprend 1 responsable (1 ETP), 4 chargés de communication (4 ETP), 1 assistant de communication, chargé du suivi administratif et financier (1 ETP). Pour des opérations particulières, le service peut être renforcé.

2.2 Les services « ressources »

Le développement régulier des compétences et projets mis en œuvre par l’université fédérale de Toulouse conduit naturellement à la nécessité de consolider les fonctions « supports » de l’établissement.

Dans ce contexte, dans un souci d’efficacité et afin d’appuyer le DGS, il est proposé de nommer un(e) DGS adjoint(e) en charge de la coordination fonctionnelle des services « ressources » (ces services restant rattachés hiérarchiquement au DGS) et de projets transversaux comme la préparation du passage aux RCE ou la contribution aux réflexions relatives aux fonctions supports de la future Université de Toulouse.

Il est également proposé que des « correspondants » de ces services « ressources » soient identifiés au sein des Départements et Services inter-établissements de façon à faciliter la circulation de l’information et améliorer les processus de décision.

2.2.1 Service des Affaires Juridiques et Institutionnelles

La finalité du service est de sécuriser les décisions et les procédures de l’établissement, de la présidence et du DGS, et les activités des instances de l’UFTMiP et, par un travail en amont, d’éviter les contentieux. Par ailleurs, il constitue un appui à la présidence et aux Départements et Services pour coordonner les contributions destinées à rendre compte ou répondre à différents audits ou contrôles. Le service a d’abord contribué à professionnaliser la gestion des conventions signées par l’UFTMiP, puis conforter la fonction « achats publics ».

Plusieurs projets stratégiques sont identifiés :

- Optimiser la fonction convention par le déploiement début 2017 d’un logiciel de suivi des conventions (saisine, workflow et gestion documentaire) permettant de traiter plus rapidement un grand nombre d’actes conventionnels ; ceci passera également par la montée en puissance en 2017 de l’agent en place (dépassement du simple suivi des conventions : analyse, appui sur les délibérations des CA… ) et par la proposition de trames de conventions/avenants pour les rédacteurs ;

- Optimiser la fonction « achats publics » : mise en place d’un guide interne de l’achat public simplifié et complété et d’un logiciel de suivi des achats et marchés publics (saisine, workflow et gestion documentaire) qui permettra de faire le lien avec la fonction facture, organisation de « séminaires pédagogiques » à destination des référents administratifs des départements et services sur l’achat public… pour un certain nombre d’achats réguliers (fournitures notamment)

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 9 cela passera par une collaboration avec le service Maintenance et Moyens généraux, en charge de la collecte de l’expression des besoins ;

- Développer un réseau des juristes et acheteurs publics des membres et associés de l’UFTMiP pour apprendre à se connaitre et créer des liens utiles pour le travail de chacun, exprimer les besoins communs qui pourraient se concrétiser par de nouveaux groupements de commandes, identifier les problématiques communes ;

- Optimiser la préparation et le suivi des CA par un appui du logiciel Nuxeo pour simplifier certaines opérations (workflow avec les contributeurs, préparation des documents qui seront mis en ligne, génération automatique des délibérations) et introduire un point d’entrée unique des flux avec les départements/services contributeurs.

Activités structurelles récurrentes :

- Analyse des projets de convention avant finalisation

- Suivi des conventions en termes de reconduction/modification et d’archivage - Assistance sur le logiciel Nuxeo de suivi des conventions en tant qu’administrateur

- Conseils en amont de l’expression des besoins des services d’achats de prestation/fournitures/travaux - Suivi des garanties décennales et GPA (agent dédié au SIA)

- Accompagnement administratif et juridique dans le lancement, la conclusion et le suivi des achats/marchés publics - Préparation et suivi des conseils d’administration, dont archivage et publication des délibérations

- gestion des délégations du président et des décisions du président et du DGS (notamment procédures) - « greffier » des Conseils des membres pour la présidence

- Organisation des élections au CA et au CAc

Pilotée par la responsable du service, l’organisation des réunions du CA est conduite en lien avec l’assistante de direction du président, en charge des invitations et de l’ensemble des aspects logistiques.

Enfin, plus largement, la responsable du SAJI est en charge des « affaires institutionnelles » et apporte notamment son appui pour l’organisation des élections, du dépôt des candidatures jusqu’à la proclamation des résultats (un renfort spécifique sera nécessaire lors des prochaines élections).

Organisation :

Le service comprend deux pôles :

- un pôle « Conventions », composé de la responsable du service et d’un agent (un concours interne a été ouvert en 2017 afin de pérenniser ce poste) ;

- Un pôle « Achats et Marchés publics », composé de 3 agents (dont un agent auparavant rattaché au SIA, qui rejoint, par souci de cohérence et pour répondre à une remarque de la cour des comptes qui constatait l’éclatement de la fonction « achat », le SAJI mais reste en charge des marchés de travaux)

2.2.2 Service des Affaires Financières

Dans un contexte externe d’évolution de la gestion des établissements publics (Réforme GBCP, LOLF et RCE) et interne d’augmentation des flux financiers (budget de plus de 60 millions €, auxquels s’ajoutent les fonds versés aux établissements partenaires (17,5 M€ en 2017 pour IDEX, LABEX… et 5,5 M€ pour Opération Campus), le service des affaires financières doit évoluer pour permettre dans le respect des règles budgétaires et comptables une utilisation optimale des ressources pour les actions de l’établissement.

Le cœur du métier du Service des Affaires Financières (SAF) est le pilotage et le suivi des activités financières.

Les opérations de contrôle (notamment dans le cadre de la nouvelle réglementation GBCP) sont d’ores et déjà bien appliquées au sein du Service des Affaires Financières (SAF). Désormais, l’objectif du SAF est de développer les compétences de ses agents dans les domaines de l’analyse et du conseil.

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 10

 Analyse :

- Création de tableaux de bord et d’indicateurs financiers partagés avec la Direction et les directeurs des départements et services pour mieux connaitre et caractériser les flux financiers ;

- Développement de la Vision pluriannuelle des activités pour faciliter la prise de décision ;

- Initiation d’une comptabilité analytique pour une meilleure connaissance des couts fixes et variables des activités.

 Conseil :

- Par l’animation du dialogue budgétaire au côté de la direction

- Dans les relations quotidiennes avec les directeurs et leurs gestionnaires financiers

- Par l’animation et la formation du réseau des « correspondants finances » dans les départements et services.

- Dans les évolutions réglementaires ou de statut (RCE, Grand établissement …)

Parallèlement, le SAF entretient une collaboration privilégiée avec l’agence comptable (création récente d’un service facturier) afin de fluidifier et d’harmoniser les différentes procédures.

L’atteinte de l’ensemble de ces objectifs s’appuiera sur les évolutions de l’outil de gestion financière et budgétaire (amélioration du logiciel actuel en cours…), la formalisation des procédures budgétaires et financières et leur partage avec l’ensemble des correspondants financiers, la mise en place d’un contrôle interne concerté et la formation des agents du SAF et des correspondants dans les services.

Activités structurelles récurrentes : - Élaboration et suivi du budget - Animation du dialogue budgétaire

- Contrôle des processus d’exécution des recettes et dépenses - Création et diffusion d’indicateurs et de tableaux de bords - Animation du réseau des « correspondants financiers » - Production d’états réglementaires (interne et externe) - Animation du contrôle interne et de la qualité

- Production d’analyses et de préconisations Organisation

Le service est composé de 8 agents : un chef de service, manager du service et en charge du pilotage, un adjoint formateur et en charge du budget, 5 gestionnaires pour le conseil, le contrôle et le suivi des activités budgétaires et financières des services et départements, un agent spécialisé dans la gestion des missions.

2.2.3 Agence comptable

Le rôle de l’agence comptable est de tenir la comptabilité de l’établissement, de produire le compte financier annuel, d’assurer le règlement des dépenses dans le délai global réglementaire (30 jours), d’encaisser les recettes de l’établissement, de tenir et suivre la trésorerie en vue de la prévision budgétaire. Au-delà de ces attributions règlementaires, l’agence comptable dispense des conseils dans le domaine budgétaire, financier, comptable, juridique à l’établissement et ses services.

Projets stratégiques

- assurer la mise en place de la nouvelle GBCP en collaboration avec le service Affaires Financières en permettant le suivi de la trésorerie, de l’exécution budgétaire sous forme d’autorisations d’engagement, de crédits de paiement et de recettes encaissées,

- parfaire la mise en place du service facturier, poursuivre l’amélioration du processus recettes en vérifiant la bonne application de la nouvelle procédure de facturation auprès des composantes.

Activités structurelles récurrentes

- tenue de la comptabilité générale et suivi régulier des opérations sur comptes d’attente

- paiement des factures reçues au service facturier dans le délai global réglementaire de paiement de 30 jours

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 11 - la prise en charge des recettes, leur contrôle, le recouvrement et l’émargement des recettes de façon

régulière ;

- Activités encore à consolider progressivement : conforter la cellule contrôle interne et développer un véritable service facturier « recettes ».

Le bon fonctionnement global de l’agence comptable et la mise en œuvre de la GBCP en particulier doivent s’effectuer en étroite collaboration avec le SAF, toute décision d’organisation, de mises en place de procédure devant nécessairement être étudiée collectivement en amont.

L’agence comptable est composée de 6 personnes : un agent comptable (0,2 ETP) assumant la responsabilité de comptable public de l’établissement notamment pour l’élaboration du compte financier, un fondé de pouvoir (1ETP) assurant le management quotidien de l’équipe et la continuité du service et la formation des personnels de l’agence comptable et des gestionnaires, 1 ETP coordinateur du service facturier et chargé de la tenue des comptes, 1 agent (0,8 ETP) assurant la prise en charge et le recouvrement des recettes, la saisie des tiers (fournisseurs, clients) et assurant le secrétariat de l’agence comptable, 3 gestionnaires du service facturier (2,5 ETP, traitement des factures dépenses).

2.2.4 Service « Ressources Humaines »

Avec l’évolution constante des effectifs depuis 2008 (61 personnes en 2008, 149 en 2017), il apparait nécessaire au service de se structurer et de se renforcer afin d’apporter la meilleure offre de service auprès des collaborateurs mais aussi à plus long terme essayer d’offrir une mutualisation de certaines actions et services pour l’ensemble des établissements membres et associés de l’UFT.

Dans ce contexte, le service des ressources humaines (SRH) a pour mission de recruter, intégrer, former, accompagner et gérer l'ensemble des agents titulaires et non titulaires de l’établissement tout au long de leur carrière.

Les objectifs poursuivis par le SRH sont les suivants

- Bâtir et mettre en œuvre une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

- Accompagner les agents tous au long de leur carrière : formation tout au long de la vie, bilan de compétences, formation préparation au concours, diffusion d’offres sur l’intranet de la COMUE, mobilités….

- Améliorer la communication entre le service RH et les départements/services en mettant en place des processus standardisés qui permettront une meilleure remontée de l’information vers le service RH

- Développer la communication interne en lien avec le service communication avec la mise en place d’un livret d’accueil et d’un processus d’intégration d’un nouvel agent à son arrivée à la COMUE, la création d’une newsletter permettant la diffusion d’informations générales à l’ensemble du personnel...

- Dans une optique du passage au RCE au 1er janvier 2018, poursuivre la structuration du service RH et mettre en place des outils de pilotage informatisés (particulièrement le suivi de la masse salariale).

Projets stratégiques :

- Mise en place du plan de formation interne

- Déploiement d’un outil de gestion des congés au 1er mai 2017

- Mise en place du RIFSEEP au cours du deuxième trimestre 2017 afin d’harmoniser les primes et de définir une politique des ressources humaines au sein de l’établissement ; mise en place du PPCR ;

- Etude sur le déploiement d’un nouveau logiciel SIRH en lien avec la DAF et le service du numérique au cours de l’année 2017 pour une mise en service au 1er janvier 2018 (passage aux RCE)

- Passage aux RCE (paye à façon pour l’ensemble de l’établissement…)

- Election d’une CPE (commission paritaire d’établissement) en fin d’année 2017

- Mise en place conjointement avec la DAF et l’agence comptable d’un processus de contrôle de la paye et de pilotage de la masse salariale + amélioration et création de tableaux de bord pour un meilleur suivi de la masse salariale (sur budget état et sur ressources propres)

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 12 - Réunion du réseau interne des « correspondants » RH

- Engager la politique d’action sociale.

Activités structurelles récurrentes - entretiens professionnels annuels - Paye

- Suivi des congés, récupération, contrôle des absences - Recrutement des CDD/CDI/Fonctionnaires/Stagiaires - Animation des instances

- Alimentation de communication interne, notamment du volet RH de la Newsletter interne - Actualisation de l’annuaire (nouveaux arrivants)

- Formation continue…

Organisation :

Le service est composé de 3 personnes (une Responsable des Ressources Humaines, une assistante en charge de la gestion des ressources humaines, et d’une gestionnaire), cette équipe pouvant ponctuellement être renforcée (notamment pour mettre en place de nouveaux outils ou de nouvelles procédures). A terme, le passage de l’établissement aux RCE conduira à étoffer le service.

Les missions de ces personnes peuvent se décomposer en trois axes : - un responsable qui pilote le service

- un assistant en charge principalement de la gestion des agents titulaires, des concours et de la formation pour tous les agents

- une gestionnaire en charge de la paye et la gestion des agents non titulaires

2.2.5 Service Maintenance et Moyens Généraux

Auparavant intitulé « logistique », le service Maintenance et Moyens généraux assure la gestion du fonctionnement des 4 bâtiments de l’UFT, la gestion des ressources matérielles et des prestations nécessaires au bon fonctionnement des services de la COMUE ainsi que la maintenance des infrastructures. Il est l’interface entre les utilisateurs internes et externes pour tous les domaines liés à l’utilisation des locaux.

Ces missions se décomposent en 2 axes principaux : La gestion des bâtiments et le service aux utilisateurs

Sur chaque site, les fonctions d’accueil, de gestion de prestations, de moyens généraux et de maintenance doivent être mises en oeuvre. Les sites étant tous différents, ces fonctions ont été réparties de différentes manières en fonction du niveau de besoin inhérent au bâtiment, de la technicité et la récurrence des demandes « utilisateurs », du profil des ressources sur sites…

Le service pilote ainsi le fonctionnement des bâtiments, la sécurité des biens et personnes et a pour objectifs de satisfaire aux attentes des usagers avec un budget prédéfini en accord avec les utilisateurs des bâtiments, tout en respectant les règles des marchés publics et les procédures règlementaires dans les délais les plus brefs possibles.

Projets stratégiques :

- Adaptation de l’affectation des surfaces suite à la ré-organisation et achèvement de l’équipement du bâtiment des Allées Jules Guesde

- Mise en place ou mises à jour des procédures relatives à l’ensemble de l’offre de services proposé par le service MMG - réflexions « Courrier », « déplacements » et « achats » notamment

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 13 Activités structurelles récurrentes :

- Gestion administrative (services d’accueil, gestion du courrier, livraisons, gestion des consommations d’eau, d’électricité...), gestion financière ;

- Gestion de la sûreté et des moyens d’accès en lien avec le SNUT ; - Gestion de la sécurité des personnes et des biens ;

- Gestion du parc automobile, véhicules mis au service du personnel (documents de bord, entretien, planning…) ;

- Gestion des moyens communs (entretien, hygiène et sécurité des bâtiments, réservation des salles de réunion, gestion du mobilier des bureaux, autres installations fixes communes) ;

- Gestion des transports et déplacements (réservation et achat des billets d’avions, hébergement, tickets de transports en commun…) ;

- Gestion des stocks (consommables d’impression, d’entretien, de sécurité…) ; - Gestion de la maintenance des bâtiments et gestion des contrats associés ;

- Veille et mise en application de la règlementation liée à l’utilisation des bâtiments (ERP, code du travail, hygiène et sécurité…) ;

- Recueil des besoins, validation et coordination des projets de travaux en lien avec le SIA et le SNUT

- Achats de moyens généraux. Il s’agit des achats hors production, c'est-à-dire qui n’entrent pas véritablement dans le « cœur de métier » de l’entreprise. On y retrouve : les achats de consommables communs (fournitures de bureau, consommables informatiques…) et les achats de prestations diverses de service (services de sécurité, services de maintenance, services d’entretien…) et gestion des contrats associés ;

- Gestion des surfaces mises à disposition ;

- Participation à la procédure d’accueil des nouveaux arrivants…

Organisation :

Le service compte 8 personnes : - Un responsable de service

- Une gestionnaire administrative et financière - 3 « chargés d’accueil – opérateurs logistique » - 2 gestionnaires « logistique maintenance »

- Un responsable technique (principalement affecté à l’ECA)

2.3 Les Départements

Le règlement intérieur de l’Université Fédérale de Toulouse indique que « les départements de la COMUE sont les suivants :

- le département « Recherche, Doctorat et Valorisation » (DRDV) incluant le service valorisation et le service de la culture scientifique et technique,

- le département « Formation et Vie Etudiante » (DFVE),

- le département « Relations Européennes et Internationales » (DREI), - le département « Réseau des Sites Universitaires » (DRSU). »

Pour concrétiser l’objectif de clarification entre le pilotage politique et la direction des service, il est proposé que les services de chaque Département, sous l’impulsion de la gouvernance politique, soient placés sous la responsabilité d’un directeur opérationnel ; celui-ci anime les responsables des services qui lui sont rattachés, supervise et met en œuvre des projets stratégiques, assume les responsabilités administratives et financières pour le Département (il est appuyé dans cette mission par un ou plusieurs gestionnaires) et peut être amené, le cas échéant, à encadrer lui-même un service ou une mission ; le directeur de Département, pilote politique, et le directeur opérationnel constituent un binôme qui propose et met en œuvre les actions de l’UFT dans leur périmètre.

Les Départements comprennent des services (lorsque l’UFT est directement impliquée dans la mise en œuvre d’une politique), eux-mêmes potentiellement divisés en pôles (lorsqu’il apparaît pertinent d’identifier une cohérence

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 14 d’activité), et des missions (lorsque la fonction de l’UFT relève davantage de la coordination et de l’animation de réflexions stratégiques collectives).

2.3.1 Le Département Recherche, Doctorat et Valorisation

Le projet politique du département « Recherche, Doctorat et Valorisation » peut se décliner en quatre ambitions : - renforcer l’excellence de la recherche en créant notamment les conditions de la transversalité thématique et

inter-établissements/organismes de recherche, seule à même de proposer des solutions aux grandes questions sociétales, par essence multidisciplinaires,

- renforcer l’attractivité et le rayonnement du site aux plans national et international, - promouvoir la formation à et par la recherche,

- amplifier l’insertion de la communauté universitaire dans son environnement économique, social et territorial, notamment en contribuant à l’animation de la Cité, mais aussi en permettant la meilleure valorisation possible des recherches pour qu’elles alimentent rapidement l’innovation économique et les politiques publiques.

La gouvernance politique du Département Recherche Doctorat et Valorisation est animée par un Directeur et s’appuie sur un bureau constitué des Vice-Présidents Recherche des établissements et Directeurs Scientifiques des écoles, des représentants des organismes de recherche nationaux et d’une représentation tournante des membres associés. Sont invités en fonction de l’ordre du jour les délégués des pôles de recherche. Toutes les propositions et analyses discutées dans les composantes du département sont validées par le bureau du département avant d’être soumises au Conseil des Membres pour les plus importantes. Les Bureaux « Valorisation – relations entreprises », « diffusion de la culture scientifique et technique » et le conseil de l’EDT alimentent le Bureau du DRDV.

Organisation du Département

Le directeur opérationnel participe à la définition des orientations de l’établissement et à l'élaboration d'un projet partagé répondant au projet politique. Il a également pour mission d’animer et de piloter les services du Département en cohérence avec les orientations stratégiques et la gouvernance politique. Enfin, il encadre directement la mission

« Recherche et animation scientifique ».

Dans l’exercice de ses responsabilités administratives et financières (budget, achat et suivi des marchés…), il travaille en lien avec l’ensemble des gestionnaires du Département et bénéficie d’un appui en termes de coordination des services du DRDV et de consolidation, appui apporté par le responsable de l’EDT.

L’organisation des services du DRDV repose sur 5 entités : a. La Mission « Recherche & animation scientifique » Ambition, finalités :

 Définir une politique scientifique qui permette de déployer une stratégie ciblée sur les forces et spécificités du site, mais aussi à même de faire émerger les meilleures synergies entre disciplines. Cette définition s’appuie sur l’analyse des forces et faiblesses des activités et productions ;

 émettre, déployer et suivre des appels à projets en intégrant les divers programmes régionaux, nationaux et européens, en partenariat avec les acteurs du site hors milieu universitaire

 participer à l’élaboration et au suivi des différents plans de contractualisation avec les collectivités locales, l’état, les organismes nationaux…

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 15 Projets stratégiques

- Définition de la stratégie scientifique de site : animer le bureau DRDV en vue de l’intégration des politiques des établissements/organismes et du partage d’information, réaliser la cartographie des activités en recherche avec analyse des forces et faiblesses du site (lien avec projet VIVO), assurer le lien avec et entre les pôles de recherche et suivre leur animation

- Déploiement de la stratégie par les appels à projets (avec effet de levier avec partenaires) : APR annuel (multi- établissements), programmes IDEX, SRI (Conseil régional), par les actions de coordination et/ou de labellisation et/ou d’incitation et/ou de sensibilisation : CPER (équipements scientifiques), politique de labellisation sur les appels nationaux (Instituts de Convergence, etc.), accompagnement, incitation… par la valorisation des projets scientifiques (suivi pendant et post-projet – follow up, séminaires de restitution, portraits, rapports, etc.)

- Signature unique de l’ensemble des publications scientifiques du site (Widget en cours d’élaboration)

Activités structurelles récurrentes :

- Représentation dans les différentes instances - Mise en œuvre d’AAP

- Alimentation des outils de cartographie, vivo, guide de la recherche…

- Organisation – alimentation des travaux du Conseil Académique de l’UFT, et de sa commission Recherche en particulier

Organisation : Le directeur opérationnel du DRDV est en charge du pilotage et de l’animation de cette mission, qui compte 5 agents dont les fonctions sont les suivantes :

- « Pilotage des appels à Projets Recherche et gestion administrative » – 1 ETP - « animation scientifique et coordination des pôles de Recherche » – 2 ETP - « Observatoire et Caractérisation de la recherche » - 1,8 ETP

b. L’Ecole des Docteurs de Toulouse Ambition, finalités :

 fédérer et accompagner les Ecoles Doctorales dans les missions qui leur incombent,

 coordonner des actions en faveur de la formation doctorale, en proposant un programme de formations complémentaire à celui des Ecoles Doctorales, s’inscrivant dans le cadre d’un plan de formation individuel des doctorants

 promouvoir le diplôme de doctorat, contribuer à son rayonnement national et international, favoriser les liens avec les secteurs socioéconomiques et culturels,

 accompagner les doctorants dans leur projet professionnel et leur poursuite de carrière,

 mettre en place la délivrance du diplôme de Doctorat par l’Université de Toulouse.

Pour mettre en place la délivrance du diplôme de Doctorat, l’École des Docteurs dispose de la maitrise d’ouvrage d’un outil numérique commun à l’ensemble des 15 écoles doctorales (ADUM) qui permet de dématérialiser tous les aspects de la formation doctorale (depuis l’inscription pédagogique jusqu’à la soutenance). L’EDT est aussi en charge de l’observatoire du doctorat permettant de suivre le devenir des docteurs de l’UT, et, au-delà, de contribuer à la promotion du diplôme de Docteur. Elle contribue également à la promotion du diplôme de doctorat et à son internationalisation à travers diverses actions (aides à la mobilité, affichage et promotion de sujets de thèses,…).

Projets stratégiques :

- mise en place de la délivrance du diplôme de Doctorat par l’UT (organisation, coordination, moyens nécessaires,…) ;

- Définition de la politique de l’UT en termes de formation doctorale, incluant la formation, la promotion et l’internationalisation du Doctorat, l’accompagnement des doctorants et la poursuite de carrière des Docteurs ;

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 16 - structuration de l’offre de formation complémentaire à destination des doctorants de l’UT, en coordination

avec les Ecoles Doctorales et dans le cadre d’un plan de formation individuel ;

- observatoire du Doctorat qui permet d’évaluer l’insertion professionnelle des docteurs et l’impact de la thèse sur les carrières, et d’offrir des informations chiffrées à l’ensemble des acteurs du doctorat

- participation au développement d’une plate-forme numérique visant à augmenter l’employabilité, brique d’un « guichet numérique » plus large développé par le DRDV pour faciliter les relations avec le monde économique

- Aides à la mobilité internationale des doctorants (en relation avec le DREI)

Activités structurelles récurrentes

- Formations transversales proposées à l’ensemble des 15 ED

- Développement numérique (ADUM) : outil de gestion des ED, de l’inscription à la soutenance…

- Coordination et homogénéisation des pratiques administratives des ED - Promotion et affichage des offres de sujet de thèse de l’UT

- Organisation des Doctoriales

- atelier « Projet de diffusion de la culture scientifique et technique » : permettre à chaque doctorant d’acquérir une expérience de diffusion de la recherche auprès de différents publics (familial, scolaire, empêché) et partenaires (cité de l’espace, rectorat, muséum d’histoire naturelle….) dans le cadre d’opérations comme MT180 ou la fête de la science…

En cohérence avec les stratégies définies par le DREI et avec son soutien :

- Aide à la mobilité internationale des doctorants : promouvoir la mobilité internationale des doctorants par une aide financière leur permettant de réaliser un séjour de recherche dans un laboratoire à l’étranger - Développement de partenariats internationaux (convention de partenariat signée avec des organismes de

financement et des universités)

- Participation à des salons à l’international - Gestion du programme CSC…

Organisation :

Le pilotage politique des actions de l’Ecole des Docteurs s’appuie sur un Conseil, présidé par la Directrice de l’EDT (élue), et constitué des Directeurs/trices des 15 Ecoles Doctorales, de représentants des doctorants (élus), de représentants des personnels, des Directeurs/trices des Départements DRDV, DFVE et DREI.

L’équipe technique de l’EDT comprend

- un responsable : il encadre l’équipe administrative et technique de l’EDT et est également en charge du volet Formation de l’EDT,

- un chef de projet « Numérique et Observatoire »

- 2 agents en charge de la gestion des programmes de formation et de la gestion administrative et financière.

Les missions relatives à l’internationalisation et à la communication de l’EDT font l’objet d’un appui spécifique du DREI et du service Communication (les agents concernés prendront part aux réunions internes de l’EDT). Enfin, que la délivrance du Doctorat par l’UFT conduira au renforcement des moyens humains de l’EDT.

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 17 c. Le service « Valorisation – Relations Entreprises »

L’ambition est d’assurer une bonne coordination des actions de valorisation et des relations avec les entreprises engagées les membres de l’UFT et de porter des projets inter-établissements visant à la valorisation des compétences académiques du site ; pour cela, les objectifs du service sont de :

 analyser et partager les pratiques des établissements membres en matière de valorisation et de relations avec les entreprises, recenser les activités menées dans ce domaine par les établissements membres et développer des outils pour le suivi de leur évolution ;

 assurer l’interface entre la SATT Toulouse Tech Transfert et les établissements membres ;

 contribuer à la valorisation non commerciale des activités de recherche (en lien avec le service DCST) ;

 représenter l'Université de Toulouse dans des manifestations ou des réunions au sein d'instances du secteur socio-économique consacrées à la valorisation, et plus largement faciliter les relations entre les établissements et le monde socio-économique ;

 Porter des projets collectives de valorisation (plate forme numérique permettant de rendre visible les actions de valorisation des établissements membres)…

Projets stratégiques :

- Candidature à l’accueil du congrès du réseau Curie en 2018 (préparation d’un dossier de candidature en lien avec le label ESOF pour Toulouse en 2018)

- Relations avec l’IRT (simplification des relations des équipes des recherche des membres de l’UT avec l’IRT Saint-Exupéry (forfait thèses, règles PI,…).

- Relations avec la SATT (avenant à conclure à la convention entre TTT et chaque établissement)

- Création d’un guichet numérique, qui vise à favoriser les relations entre les laboratoires de recherche académiques et les entreprises en rendant visible les compétences des chercheurs et/ou leurs technologies Activités structurelles récurrentes :

- Animation du Bureau « valorisation et relations avec les entreprises » : pilotage et coordination

- Relations avec la SATT : interface entre la SATT et les établissements, partage des données, relai des besoins…

- Relations avec les entreprises communes aux établissements : Airbus…

- Participation à des salons dédiés à l’innovation - Séminaires mixtes industrie recherche

- Cafés au Quai des Savoirs – cycle innovation

Il faut signaler que le service aura à contribuer à de nombreux projets transversaux portés par l’UFT et nécessitant des liens avec le tissu économique et les « relations Entreprises » : création de la fondation, développement de la formation continue, évolution des compétences nécessaires aux entreprises et amélioration de l’insertion professionnelle des diplômés, développement de l’entrepreneuriat étudiant…

Organisation :

Le pilotage politique des actions du service s’appuie sur un bureau composé des représentants politiques en charge de la valorisation et/ou des relations avec les entreprises des établissements et organismes membres de l’UFT, ainsi que des établissements délivrant le Doctorat de l’Université de Toulouse…

Au regard des enjeux qui se présentent, il est proposé de renforcer l’équipe qui comptait jusqu’à présent 2 personnes, d’un ETP supplémentaire. Ainsi, le chargé de mission, qui exerce à la fois l’animation politique de la thématique et la responsabilité du service, et la chargée de valorisation et des relations avec les entreprises seront rejoints par un ETP complémentaire, qui pourra notamment être en charge du déploiement de l’outil numérique de présentation des compétences des laboratoires et du renforcement des liens avec les acteurs socio-économiques nécessaires dans le cadre de projets portés par l’UFT.

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 18 d. Le service Diffusion de la Culture des Sciences et des Techniques

La finalité du service est de mieux diffuser les savoirs, contribuer à la compréhension des enjeux scientifiques, renforcer l’attractivité des formations scientifiques et des métiers de la recherche, consolider/concilier nos actions avec le numérique et la formation à la médiation scientifique pour améliorer la qualité de la relation avec les publics.

Le service diffusion de la Culture des Sciences et des Techniques a pour objectif de devenir le point d’entrée de la CST sur le territoire.

Les actions menées, en direction de tous les publics (jeunes, communauté scientifique, grand public), s’organisent autour de trois grands axes structurants :

 La programmation d’événements culturels à caractère scientifique et d’actions de diffusion des sciences, en lien avec les établissements, les territoires et les différents dispositifs du Quai des Savoirs ;

 La mise en valeur du patrimoine scientifique en coordination avec les membres de l’UFT pour assurer sa sauvegarde, son inventaire, sa conservation et de sa valorisation ;

 La proposition d’outils de communication propres à valoriser la recherche vers la société et le grand public.

L’objectif est de consolider ces trois grands axes avec le numérique et la formation à la médiation scientifique pour répondre aux défis des sciences dans et avec la société.

Projets stratégiques :

- Evolution des supports de communication et de diffusion, en lien étroit avec le service Communication et avec le support des compétences administratives transversales au DRDV

- Structurer l’action du service dans le cadre des contractualisations avec les collectivités territoriales et les associations CST partenaires (réponse à l’AAP CST de la Région, rédaction et négociation sur les missions dans le cadre des conventions cadres avec Toulouse Métropole et la Région Occitanie

- Développer le positionnement de l’UFT en tant que structure ressource pour les projets CST des établissements membres (« centre de ressources », capacité d’ingénierie…)

- participer à la structuration d’une recherche sur la diffusion des savoirs, en partenariat avec le Quai des savoirs - Développer en partenariat avec les Presses Universitaires du Midi la publication d’ouvrages pluridisciplinaires

accessibles à un public curieux de sciences.

Activités structurelles récurrentes

- pilotage et coordination du Bureau DCST - représentation dans les instances

- coordination de la Nuit Européenne des Chercheurs Toulouse et Albi

- « Les Cafés du Quai », cafés scientifiques hebdomadaires au Café du Quai des Savoirs

- Comité scientifique des expositions (chaque exposition au Quai des savoirs fait l’objet de la constitution d’un conseil scientifique issu pour beaucoup des établissements membres de l’UFT)

- Formation à la médiation (intervention dans les cursus existants, module de formation pour les doctorants et les chercheurs…)

- Inventaire PATSTEC (PATrimoine Scientifique TEchnique Contemporain), dans le cadre d'un projet national de sauvegarde (convention cadre avec le CNAM)

- valorisation du patrimoine scientifique des sites : production d'expositions itinérantes, d’expositions temporaires, d’expositions virtuelles…

Organisation :

Prenant appui sur le Bureau « DCST », en lien avec le Bureau DRDV, la responsable du service anime une équipe qui comprend :

• 1 Chargée de l’inventaire et de sa valorisation, appuyée par un chef de projet « Mission de sauvegarde du patrimoine scientifique et technique contemporain » à temps partiel

• 1 Chef de projet « événementiel »

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 19 e. La Maison pour la science

Projet reconnu dans le cadre d’un dispositif national et financé depuis sa création par le Programme Investissements d’Avenir, la Maison pour la Science a pour finalité de faire évoluer la représentation des sciences et de la technologie (connaissances, démarche, métiers…) chez les enseignants et leurs élèves, en leur donnant accès à une science vivante, actuelle. Ses actions sont naturellement conduites en cohérence avec la stratégie de l’UFT de contribution à la diffusion des savoirs ; ainsi, l’articulation entre la Maison pour la Science et le service DCST, déjà forte, a vocation à se développer encore à travers des actions croisées en direction du public scolaire, et la mise en place de formations transversales dans le domaine de la CST.

Projets stratégiques :

- Diffusion des savoirs et de la culture scientifique

- Développement de communautés apprenantes/territoires apprenants (innovation pédagogique, numérique) Activités structurelles récurrentes :

- Mettre en place des actions de développement professionnel pour les professeurs en sciences - Proposer des modalités de formation variées et innovantes (FOAD, immersion…)

- Accompagner des dispositifs de diffusion des sciences nationaux (ASTEP, EIST, réseau des collèges pilotes de la Main à la pâte) et régionaux (Let’s Go)

- Produire et diffuser des ressources pédagogiques

- Œuvrer à l’égalité des chances (rural, ZEP, fille-garçon, handicap…)

- Participer au projet européen LINKS (échange de pratique sur la formation continue des enseignants en sciences dans 5 pays d’Europe)

Organisation :

La gouvernance du dispositif repose sur un Comité de pilotage (UFT, Rectorat, UT2, ESPE, UT3, Fondation La main à la pâte, académie des sciences, académie des technologies, Région…) et un Conseil Scientifique et Pédagogique.

L’équipe comprend 5,5 ETP, dont principalement 1 directrice, 1 assistante administrative (0,5 ETP), 1 assistante pédagogique (0,9 ETP) et des mises à dispositions (rectorat, universités…).

ESOF 2018

Le site de Toulouse est choisi pour accueillir la 8e édition d'ESOF (EuroScience Open Forum), la plus grande rencontre interdisciplinaire sur la science et l’innovation en Europe, en juillet 2018. Toulouse décroche ainsi le label de « Cité européenne de la Science » pour l’année 2018 et permet à la France d’organiser ce forum pour la première fois.

L'Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées, porteur institutionnel du projet, s’appuyant sur de nombreux partenaires nationaux et locaux, et au côté du Dr Anne Cambon-Thomsen, Championne d'ESOF 2018, a su être convaincante auprès d’un jury international exigeant.

Le programme d’ESOF Toulouse 2018 s’étend sur 6 jours et se décline sur plusieurs volets, dont le contenu est établi par un comité international sur la base de propositions de la communauté scientifique à partir de thèmes d’actualité relatifs à la science et à la technologie. La plupart des sessions se dérouleront en anglais. Le coup d’envoi des Rencontres Objectif ESOF 2018 a été donné en avril 2016. Elles sont destinées à tous les partenaires actuels et potentiels dans le but de créer des synergies entre les communautés scientifiques, culturelles, politiques et économiques. Les grandes thématiques liées à la science, au territoire, au monde économique, ainsi qu’à la société et à l’Europe y ont été développées en 2016.

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 20 La dynamique de préparation d’ESOF 2018 est lancée et avec elle le label « ESOF 2018 – Toulouse, Cité européenne de la Science » voit le jour. Les manifestations centrées sur la science et l’innovation qui se dérouleront en 2017 ou en 2018 à Toulouse, dans la région Occitanie ou ailleurs mais avec forte implication de scientifiques régionaux peuvent postuler pour ce label qui leur apportera une grande visibilité et les intégrera dans cette dynamique collective.

Une équipe dédiée à l’organisation d’ESOF est constituée au sein des services de l’Université Fédérale de Toulouse ; autour de la Championne d'ESOF 2018, cette équipe se développera à l’approche de l’évènement ESOF ; elle est chargée de l’essentiel de l’organisation et de l’équilibre du budget de l’évènement ; sur différents sujets, des liens sont noués au sein du DRDV (contenu scientifique, participation de doctorants, valorisation, diffusion de la CST…) mais aussi avec le DREI (rayonnement international, projets européens…), le DFVE, le service Communication, la Fondation…

Le DRDV porte aussi plusieurs projets internes transversaux :

- Notion d’Éthique de la Recherche : notion importante pour notre tutelle qui est travaillé au sein des

composantes Recherche et EDT. Cette question qui concerne tout le département mérite d’être approfondie de manière plus transversale. (Culture scientifique, entreprise, colloque lié à ESOF,…)

- Création d’un « guichet numérique » développé par le DRDV pour faciliter les relations avec le monde économique (brique travaillées au sein des composantes Recherche, Valo et EDT)

- Développement d’une cellule Appel à Projet qui s’appuie sur l’expertise de la composante recherche : appui sur la méthodologie dans les appels à projets/participation

- Culture Scientifique : événement de CST développé au sein des composantes EDT et VRE qui doit être coordonné avec la CST pour une plus grande visibilité de l’activité du département

Au-delà des transversalités internes au DRDV, des liens avec d’autres départements ou services sont naturellement nécessaires pour conduire des projets tels que le développement de l’entrepreneuriat, la création de la fondation de l’UFT, la reconnaissance des compétences acquises et le suivi de la poursuite de carrière des docteurs, le soutien à l’internationalisation, l’évolution des outils de communication…

2.3.2 Le Département Formation et Vie étudiante

La finalité de l’ensemble du DFVE est de coordonner, promouvoir et rendre lisible l’offre de formation du site, optimiser la coopération des formations en ingénierie du site, accompagner le développement de la formation tout au long de la vie, transformer la pédagogie universitaire, développer l’entrepreneuriat étudiant, améliorer la vie étudiante, faciliter l’accueil et l’installation des étudiants.

D’autres actions transversales structurées en services universitaires ont vocation à être coordonnées et/ou gérés au niveau de l’UFT, notamment le SIMPPS (médecine préventive) ; leur place, leur organisation et leur encadrement n'ont pas encore été définis.

Organisation du Département

Le directeur opérationnel participe à la définition des orientations de l’établissement et à l'élaboration d'un projet partagé répondant au projet politique. Il a également pour mission d’animer et de piloter les services du Département en cohérence avec les orientations stratégiques et la gouvernance politique. Enfin, il encadre directement le service

« Formation ». Il est appuyé dans l’exercice de ses responsabilités administratives et financières (budget, achat et suivi des marchés…), aujourd’hui par 2 ETP (répartition des fonctions à revoir à l’avenir).

Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 21 Quatre services composent le DFVE :

a. Service « formation » Ambition, finalités :

- Coordonner la définition d’une offre de formation du site cohérente, complémentaire, la plus complète possible et qui réponde aux besoins du monde socio-économique et culturel et aux enjeux de la société de la connaissance

- Favoriser le développement de formations innovantes et pluridisciplinaires

- Accompagner le développement la formation tout au long de la vie dans les établissements

- Favoriser l'accès et l’orientation des différents publics à l'offre de formation initiale et continue du site - Augmenter la lisibilité et l’attractivité de l’offre de formation en ingénierie

Projets stratégiques, activités structurelles

 Information Orientation et Insertion Professionnelle

o Faire évoluer la cartographie des formations en collaboration avec les établissements (comité de pilotage et d’un comité technique)

o Développement et animation du partenariat avec le CIO du Sup

o Participation, en lien avec le Rectorat et la DRAAF, aux actions du continuum -3+3 – existence de plusieurs instances académiques de pilotage (ex. : groupe de travail, groupe académique, etc.) o Participation à la coordination des actions d’IO-IP des établissements dans le cadre de la commission

Information Orientation et de groupes de travail (ex. : réorientations et passerelles)

o Coordination des Cordées de la réussite (groupes de travail des 9 Cordées) et des missions handicap des établissements (groupe de travail des chargés de mission handicap)

 Formation tout au long de la vie

o Intensifier les relations avec les partenaires sociaux économiques régionaux

o Devenir un partenaire privilégié de la Région dans le cadre de la valorisation de l’offre FC o Créer des espaces privilégiés d’échanges et de partage de projets avec les établissements

o Mettre en place une équipe d’appui au sein du département pour accompagner et mettre en œuvre le projet de développement FTLV dans le cadre de l’AMI 2016

 IDEX

o Création de capsules vidéo de valorisation des projets IDEX, de plaquettes de présentation de chaque projet (déploiement en 3 phases pour 60 projets environ)

o Recenser les projets (non IDEX) mettant en œuvre des modalités pédagogiques particulières et créer des capsules vidéo dédiées à la pédagogie pour la plateforme pédagogique (projet AMI 2016)

 Toulouse Tech

o Favoriser, dans les formations en ingénierie, le partage de bonnes pratiques et l'analyse des possibilités de mutualisation (éthique, l’apprentissage, l’enseignement des langues étrangères, FC, l’approche compétences, animation du réseau des fablabs TT…

o Diversifier le recrutement dans les formations en ingénierie en mettant en place de nouveaux dispositifs rassemblant universités et écoles d’ingénieurs et en continuant de promouvoir la passerelle PACES-Toulouse Tech et le portail de l’offre de formation à l’international Toulouse Tech It Easy Organisation :

Différentes instances de gouvernance et de pilotage traitent des enjeux adressés par le service (COPIL FTLV, Conseil des Responsables de Formation Toulouse Tech, groupes de travail…).

Pour alimenter les réflexions conduites dans ces instances et mettre en œuvre les actions décidées, le service, animé par le Directeur opérationnel du DFVE, s’appuie sur un pôle « ingénierie et coordination de l’offre de formation » (3 ETP) et une Mission « Information Orientation et Insertion Professionnelle » (1 ETP).