Le règlement intérieur de l’Université fédérale de Toulouse cite « les services interuniversitaires gérés par l’Université Fédérale : le SICD (Service Interuniversitaire de Coopération Documentaire), créé conformément aux articles D714-28 à D714-40 du Code de l’Education, le CRFCB Midi-Pyrénées Languedoc-Roussillon (Centre Régional de Formation aux Carrières des Bibliothèques, du livre et de la documentation), rattaché administrativement au SICD, l’URFIST Midi-Pyrénées Languedoc-Roussillon (Unité Régionale de Formation à l’Information Scientifique et Technique), rattaché au SICD, le SNUT (Service du Numérique de l’Université Fédérale de Toulouse Midi-Pyrénées) et le SIA (service immobilier et aménagement) ».
2.4.1 Le Service du Numérique de l’Université fédérale de Toulouse
Le SNUT a été chargé de fonctions internes ainsi que de l’exploitation de services numériques mutualisés et de l’accompagnement des nouveaux projets fédéraux définis dans le Schéma Directeur Numérique de l’UFTMIP. Ce double positionnement (DSI de l’établissement et porteur – contributeur de projets fédéraux) est confirmé.
Ambition, finalités :
Renforcer l’offre de services numériques pour soutenir la stratégie de site dans les domaines de la recherche, de l’international et de la formation : proposer à chaque usager étudiant, enseignant-chercheur, personnel administratif et technique, le portefeuille de services numériques nécessaire à l’exercice de ses activités quotidiennes.
Construire une offre de services informatiques efficiente visant à optimiser les infrastructures : Améliorer et optimiser les infrastructures (réseau, stockage, accès wifi, sécurité) et les niveaux de services (disponibilité 24/24, 7/7)
Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 27 Les missions principales du SNUT sont de :
- Mener les nouveaux projets numériques dans le respect du triptyque délais-coûts-qualité conformément aux besoins des « maitrises d’ouvrage », gérer l’ensemble des ressources numériques COMUE et accompagner les services et départements dans la mise en œuvre de nouveaux services et outils numériques ;
- Assurer l’intégrité et la sécurité du système d’information tout en offrant un temps de réponse optimal tant au niveau des outils que des demandes d’interventions spécifiques
Projets stratégiques « fédéraux » :
Les projets fédéraux sont pilotés par le bureau numérique animé par le vice-président numérique. Les personnels du SNUT assurent, selon le projet, les fonctions de chef de projet, chef de projet adjoint, responsable technique, responsable exploitation. Ces projets sont menés en partenariat avec les établissements. La lettre de mission projet définit l’objectif du projet, la gouvernance, le rôle et la quotité des membres de l’équipe.
A titre d’illustrations :
- Carte-MUT : gestion du système permettant l’édition et la mise à jour des nouvelles cartes d’étudiants et de personnels pour les établissements de Midi Pyrénées.
- Portail Offre de formation : proposer un portail web recensant tous les parcours de formation des établissements de l’Université Fédérale, sous un format unifié (opérationnel depuis juillet 2015)
- SCOUT : déployer l’outil collaboratif interuniversitaire en sécurisant l’annuaire fédéral (suivre ses évolutions, encadrer l’équipe de MCO, assister les établissements dans leur migration…)
- Observatoire : publier les indicateurs relatifs à l’activité des établissements membres.
- Plateforme de stockage, diffusion et archivage d’objet multimédia
- Plateforme d’innovation pédagogique : création d’une plateforme numérique permettant la diffusion des pratiques pédagogiques innovantes, fournissant une visibilité sur les offres de formations du domaine, incitant à des échanges de pratiques et proposant l’observation et l’évaluation des usages, en lien avec des chercheurs dans le domaine de l’apprentissage et de l’éducation.
Les actions prioritaires dans le cadre des fonctions de « DSI de la COMUE » :
- Dématérialisation : mise en place d’une G.E.D, intégrant dans un premier temps les conventions, les bons de commandes et les factures…
- Université intégrée : permettre une communication directe au travers d’un blog sur les étapes de la construction du nouveau projet de l’Université de Toulouse et de la reconquête de l’IDEX.
- Accueil WelcomeDesk numérique : création d’une plateforme numérique venant compléter les services offerts par l’Accueil WelcomeDesk (diffusion d’informations pratiques, d’actualités, ainsi qu’un service de prise de rendez-vous à destination des étudiants, chercheurs et doctorants français ou étrangers).
- Unilink : via un site web dédié, permettre la mise en avant et la gestion d’offres d’emploi pour jeunes chercheurs à destination des entreprises à la recherche de compétences spécifiques de haut niveau.
- Pépite-Ecrin : assurer la promotion du Pôle ECRIN et de sa mission spécifique auprès des étudiants-entrepreneurs via un site web d’informations.
- Intranet – RSE : développer un réseau social d’entreprise pour renforcer la communication interne à l’établissement, partager les connaissances et les bonnes pratiques, et créer des espaces de discussion.
Activités structurelles récurrents
- Exploitation UNR : Installer, configurer et maintenir les serveurs de l’Université Numérique en Région hébergés sur le CLOUD.
- Gestion contrôle accès : suivre les évolutions du progiciel et des matériels associés, imprimer les cartes en relation avec la DRH…
- Gestion téléphonie : Mettre à disposition un système fonctionnel et adapté aux besoins des départements et services, gérer de la flotte de téléphones mobiles et des lignes associées…
Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 28 - Gestion réseau : Gérer le parc de matériel applicatif réseau, Appliquer les règles de sécurité, Faire évoluer
l’architecture interne aux bâtiments et inter-bâtiments, Gestion du réseau filaire et wifi
- Gestion infrastructure COMUE : Gestion des services internes à la COMUE (stockage, visioconférence, annuaire) + parc informatique + maintenance + sécurité SI (Intégrité, Disponibilité, Confidentialité)
- Support WEB : Assurer un support technique et une activité de conseil aux utilisateurs des sites et progiciels web exploités par les services de l’Université Fédérale
- Et aussi : veiller au respect de la réglementation CNIL, appliquer les directives du Ministère, répondre aux enquêtes…
Organisation :
Sous l’animation du VP Numérique de l’UFT, le Bureau « numérique » constitue le lieu du pilotage politique des projets fédéraux ; sous ce pilotage, un « Directeur des projets fédéraux » est chargé du suivi de la mise en œuvre des projets inscrits au SDN (budget, RH, risques).
Plus largement, pour mener à bien ses missions, le SNUT s’est structuré en deux pôles techniques : « Infrastructures et support » et « Système d’Information ». Cette structuration vise à optimiser la gestion des ressources humaines compte-tenu de la spécificité des compétences nécessaires pour mener les projets tout en assurant une cohérence et une sécurisation des différents dispositifs. Les projets sont ensuite menés de façon transversale avec un chef de projet clairement identifié sous la direction du DSI COMUE.
Le pôle « Infrastructures et Support » accompagne au quotidien les départements et services dans l’accomplissement de leurs missions. L’expertise de cette équipe dans les domaines des architectures systèmes et réseaux, des services d’infrastructures permet de proposer les solutions les plus adaptées aux problématiques auxquelles nous devons faire que ce soit au niveau de notre établissement où des projets inter-établissements.
Le pôle Système d’information a pour mission de piloter des projets numériques internes et fédéraux, en s’appuyant sur les compétences techniques et méthodologiques de ses chefs de projet et ingénieurs d’études. En plus de la gestion de projet de bout en bout, les collaborateurs apportent, à la COMUE et aux établissements, une expertise sur l’architecture des systèmes d’information, principalement autour des technologies Objets, Web et de Business Intelligence.
Pour assumer l’ensemble des missions administratives et financières liées aux activités du SNUT, il est proposé de le doter d’un poste de gestionnaire. Dans cette nouvelle configuration, le SNUT comptera, globalement, 14 ETP.
2.4.2 Le SIA
Le projet « Toulouse campus » a été validé en février 2009 dans le cadre de l’appel à projets « Opération campus ».
Les sites devaient répondre sous forme de regroupements, le service immobilier et aménagement a été créé (à partir de mi 2019) pour cette mise en œuvre. La démarche « Eco-campus » a quant à elle été lancée à l’initiative notamment de Toulouse Métropole et de la Caisse des Dépôts et Consignations, officialisée par une convention en février 2011.
Ainsi, comme l’indique en particulier la convention « Opération Campus - Ingénierie de Projet » signée le 22 décembre 2009 par l’UFTMiP, l’Etat et les Etablissements concernés, le SIA est notamment chargé de :
- la planification du projet Toulouse campus (schéma directeur immobilier et aménagement, études de faisabilité, pré-programmes et pré-programmes des opérations immobilières, définition des procédures contractuelles …)
- de son pilotage général (coordination de tous les intervenants, tenue du planning, vérification et respect de la faisabilité financière …).
En complément de ces missions générales, au sein du SIA, chaque chef de projet est référent de plusieurs opérations immobilières lorsqu’elles sont sous la maîtrise d’ouvrage des établissements, mais il peut également être conducteur d’opération pour un Etablissement ou représenter l’UFT en tant que maître d’ouvrage. Par ailleurs, un ingénieur
Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 29 Qualité Environnementale des Bâtiments (QEB) est systématiquement associé pour toutes les opérations à toutes les tâches techniques liées aux enjeux énergétiques et environnementaux.
En parallèle de la conduite et de la mise en œuvre du Projet Toulouse campus, le SIA a pris en charge à partir de 2013 la coordination des études Ecocampus visant à l’amélioration de la qualité environnementale des activités des établissements d’enseignement supérieur et de recherche en particulier sur le campus de Rangueil. Par la suite cette mission s’est étendue d’une part au développement d’une stratégie développement durable interne à l’UFT, et d’autre part au soutien des Etablissement dans leurs actions et dispositifs développement durable (Plans Verts, réseaux des référents …).
Enfin, le SIA apporte son soutien technique pour les travaux sur le patrimoine immobilier de l’UFT et est référent pour le Rectorat et le Ministère en ce qui concerne toutes les questions de patrimoine (bases de données nationales, SPSI…).
Projets stratégiques :
Toulouse campus : 16 opérations immobilières à réaliser (livraisons de 2017 à 2021) en respectant les programmes et performances voulues (qualité fonctionnelle, qualité d’usage – confort, qualité environnementale, coût global optimisé) + participation à l’ensemble des comité de pilotage et de suivi prévus dans le cadre de l’opération Campus
Accompagner la mutation des campus (aménagements urbains et paysagers, signalétique, ouverture à la ville, modes de mobilité douce, valorisation du patrimoine non bâti …)
Ecocampus, développement durable :
o Programme d’actions à mettre concrètement en œuvre notamment sur le campus de Rangueil (en priorité : énergie, déchets, mobilités)
o Mise en réseau fonctionnelle et reconnue des établissements, soutien aux démarches Plan Vert et labellisation « développement durable »…
o Plan Vert de l’UFT
Patrimoine Immobilier UFT :
o Mise en place d’outils numériques de gestion du patrimoine (en relation avec le service « maintenance et moyens généraux »)
o Suivi et optimisation des consommations de fluides.
Activités structurelles récurrentes
- Préparation, suivi et mise en œuvre de conventions (ANR, Ministère, Etablissements et collectivités) - Tableaux de bords financiers, tests de sensibilités financières, actualisation de modèles financiers
- Programmation, consultations, sélection et suivi de prestataires (études, assistant à maître d’ouvrage, conception, travaux…)
- Association et consultation des utilisateurs et partenaires (du recueil des besoins avant programmation jusqu’à première année d’installation dans les bâtiments)
- Organisation et animation de comités de pilotage, comités techniques, réseaux d’acteurs - Communication (avancement, réalisations …)
Le SIA s’appuie sur de nombreux services pour mener ses activités : affaires juridiques (conventions, contrats), affaires financières, ressources humaines, communication, service numérique. Il travaille en articulation constante avec le service « maintenance et moyens généraux ». Il faut noter aussi des relations régulières avec la vie étudiante (services aux étudiants hébergés dans les nouveaux bâtiments, aménagement des campus, urbanisme et relations avec la ville) et la culture scientifique (un dossier particulier sur le 1% artistique).
Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 30 Organisation :
1 directeur, 3 chefs de projets, 1 chargée de mission Eco campus, 1 assistante – gestionnaire administrative et financière
Pour les questions relatives aux affaires juridiques et aux marchés, le SIA s’appuie sur les compétences du pôle
« marchés » du SAJI.
2.4.3 Le Service Inter-établissements de Coopération Documentaire
Service inter-établissements historique du site, le SICD fait régulièrement évoluer ses activités, offrant des mutualisations entre les acteurs de l’enseignement supérieur et de la recherche mais aussi, et surtout, une offre de services pertinente au bénéfice des étudiants.
Ambition, finalités :
Mise en œuvre d’un système de gestion documentaire adapté aux attentes informationnelles des usagers et des publics de l’enseignement supérieur et de la recherche
Développement de la politique d’acquisitions mutualisées des ressources documentaires numériques
Conservation et valorisation du patrimoine écrit ancien et précieux des universités
Proposer une offre de formation au réseau Projets stratégiques :
- La priorité porte sur le projet de réinformatisation du réseau avec la mise en œuvre d’un système de gestion documentaire de nouvelle génération adapté aux attentes des publics de l’ESR dans le cadre d’un projet national piloté par l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (ABES).
- Une autre priorité réside dans le développement de la politique d’acquisitions mutualisées de ressources documentaires numériques pour la recherche et pour la pédagogie.
- Enfin, la conservation et la valorisation des fonds anciens des BU constituent aussi des priorités stratégiques.
Activités structurelles récurrentes
- Veiller à la bonne marche du système d’information documentaire
- Veiller au bon fonctionnement des interfaces des ressources acquises en commun et produire les statistiques afférentes
- Assurer la gestion et la valorisation des fonds anciens
- Mise en place régulière de formations adaptées à la demande - Intégration au fil de l’eau de nouveaux services…
Organisation :
Le SICD dispose de modalités propres de gouvernance, fixées par sa convention constitutive et son règlement intérieur. Cette gouvernance repose en particulier sur le conseil de coopération documentaire inter-établissements, qui se réunit 2 fois par an et arrête les principes de fonctionnement du service.
Le SICD comprend 5 pôles et 2 Missions :
- Le pôle « services aux réseaux des bibliothèques » - Le pôle « informatique documentaire »
- Le pôle « Patrimoine »
- Le pôle « Formation », qui comprend l’URFIST et MEDIAD’OC - Le pôle « ressources administratives et infrastructure » - La Mission « réinformatisation »
- La Mission « Communication »
La conduite de nouveaux projets transversaux (avec le DRDV et le DFVE en particulier) permettra de conforter encore la place du SICD dans l’établissement.
Note sur l‘organisation des services de l’UFTMiP – 19 avril 2017 31 3. Gouvernance
Pour alimenter la gouvernance politique (Conseil d’Administration, Conseil des Membres, Conseil Académique, Bureaux des départements…), construire et mettre en œuvre les projets de l’UFT et animer l’ensemble de l’établissement, l’organisation interne repose notamment sur les réunions du :
- Comité de Direction, qui rassemble, de façon hebdomadaire, le Président de l’UFT, le VP numérique, les Directeurs de Département, le DGS, la DGA « ressources » et la responsable du service Communication ; - Comité opérationnel, réunion de l’ensemble des responsables de service, toutes les 3 semaines, sous
l’animation du DGS et autour de projets transversaux partagés.
De façon générale, les services constituent les entités de base de l’organisation, périmètres privilégiés d’animation des équipes et de coordination des activités. Chaque service arrête son organisation interne, veillant à une bonne circulation de l’information et facilitant le travail collectif.
Au sein des Départements sont également organisées des rencontres régulières, notamment pour veiller à la cohérence des actions conduites et pour conforter les transversalités internes. En lien avec les responsables de service, chaque directeur opérationnel veille à la mise en œuvre des orientations politiques et à la tenue d’échanges avec le Directeur de Département.
Pour certains sujets transversaux, le mode « projet » est privilégié. Des lettres de mission spécifiques, précisant les responsabilités d’un chef de projet et d’une équipe « projet », pourront être formalisées. A titre d’illustrations, pourront ainsi être abordés le passage aux RCE, la mission « Observatoire », le sujet des relations Entreprises…
Enfin, des rendez-vous réguliers complèteront les outils de la communication interne pour animer l’ensemble des équipes (séminaire annuel de l’ensemble des agents, réunion des « encadrants »…).
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