SAVOIR FAIRE RICOH
Ricoh, numéro 1 en France sur le marché des copieurs professionnels N&B*, dispose d’une large gamme de scanners Noir & Blanc et couleur alliant qualité d’image et fonctionnalités avancé- es (vitesse, format). Ces scanners peuvent être utilisés en tant que postes de numéri- sation autonomes pour des petits cabinets, ou comme scanners réseau prêts à numé- riser des documents à distance.
Le scanner vous permet donc de trans- former vos documents papier en fichiers numériques, pour qu’ils soient ensuite indexés, classés et partagés. Il vous per- met d´appliquer la puissance de la tech- nologie numérique au papier : exploita- tion, distribution
par email, ou illus- tration de vos documents (inser- tion de photos, plans)…
Chaque jour vous imprimez des fichiers, vous copiez ou scannez des docu- ments et vous envoyez des télécopies. Et si un même appareil réalisait toutes ces fonctions en alliant qualité, fiabilité et convi- vialité ? Découvrez les multifonctions Ricoh qui vous per- mettront d’optimiser votre parc bureauti- que et vous facilite- ront la gestion de vos documents.
Avec les solutions Ricoh, il suffit de sélec- tionner depuis l’écran tactile du multifonc- tions le type de document à numériser (élé- ments de dossiers clients, actes authenti- ques, minutes, factures…) pour qu’il soit automatiquement distribué ou classé.
Renseignements : Caroline RENARD - Chef de Marchés - Marchés Verticaux
Tél 01 40 94 37 98, crenard@ricoh.fr ou visitez notre site Internet : www.ricoh.fr
* Données Infosource 2006 – Numéro 1 en France en 2005 en tant que constructeur et marque
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es logiciels sont essentiels pour vous aider à répertorier tous vos docu- ments, aussi bien les documents scannés que ceux conçus en version informa- tique (word, excel, email…). En effet, le prin- cipe de la GED est d’associer des documents de sources différentes (fax, conclusions en document word, conclusions adverses scan- nées, échanges de mails), de façon à vous simplifier les démarches et de vous organiser un bureau virtuel.Objectif avoué : obtenir un bureau sans dos-
Même si le document scanné est lisible, encore faut-il pouvoir le retrouver dans une base de don- nées contenant parfois des millions de fichiers… Pour arriver à ce résultat, il vous faut absolu- ment connaître 3 mots : Gestion Electronique de Documents (GED). La GED consiste à indexer des documents, afin de pouvoir retrouver le document à base de mots clés. Ainsi, grâce aux logi- ciels de GED et à la scannérisa- tion, vous pouvez aujourd’hui travailler sur votre prochaine plaidoirie à la campagne, chez vous, au tribunal… n’importe où, à partir du moment où votre ordinateur portable est équipé d’un logiciel intelligent et d’un
matériel performant !
Indexer ses documents : « GED » mon cabinet à être plus performant
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sier… Bref, arriver à travailler dans des con- ditions « zen » et épurées.
Les logiciels de GED ont plusieurs fonction- nalités qui sont particulièrement intéressan- tes pour les professionnels du droit :
garantir l’authenticité et la confidentialité des documents
classer et indexer les documents rechercher les documents à l’aide d’un moteur de recherche
travailler en mode collaboratif avec les autres membres du cabinet
permettre aux clients d’accéder à leurs dossiers
tracer l’évolution d’un document (auteurs, modifications, validations…)
Ainsi, la GED a à la fois un aspect pratique (ranger les documents dans un espace imma- tériel et les retrouver en un clic), juridique (constitution de preuves) et marketing (mei- lleure relation client). En d’autres termes, la GED participe au knowledge management du cabinet en concentrant tout le capital inte- llectuel en un point unique.
La GED révolutionne ainsi le stockage des documents et le travail en équipe.
CHERCHER UN DOCUMENT : LA FIN D’UN CASSE TÊTE CHINOIS…
En plus des documents papiers, les cabinets doivent aujourd’hui faire face à une inflation des courriels. La correspondance électroni- que a en effet complexifié la recherche de l’information. L’avantage d’une solution de GED est qu’elle vous permet de classer des documents de sources différentes : elle peut très bien ranger un courriel correspondant au dossier Y, avec les autres éléments du dossier comme les preuves écrites scannées.
Le plus important est de bien réussir l’inde- xation des documents. Il existe deux façons d’indexer ses documents :
l'indexation classificatoire qui offre une description formelle du document, pour des soucis de rangement, en utilisant des méta- données (type, auteur, titre, source, date, etc), afin de permettre l'utilisation de ces méta-données par le plus grand nombre d'outils de recherche.
l'indexation par concepts qui vise plutôt
le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Il peut s'agir ici, pour le concepteur du système ou le créa- teur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus souvent, on parle alors d'indexation statistique. Il peut aussi s'agir d'un système plus évolué où le concepteur sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hié- rarchie ou d'équivalence) en rapport avec le document.
Une fois les documents indexés, les solutions de GED fournissent des moteurs de recher- che puissants. Par exemple, le logiciel pro- posé par Nuance utilise un moteur de recherche appelé All-in-One Search. Cet outil permet de lancer des recherches textuelles complexes aussi bien sur des fichiers PC que sur des documents numérisés, des fichiers PDF ou des photos numériques. Ce moteur utilise la technologie de reconnaissance opti- que de caractères (OCR) pour «lire» le texte
contenu dans les fichiers graphiques et PDF.
L’intérêt de ce type de logiciel est surtout qu’il assure simultanément la conversation des documents papier en fichiers numéri- ques, leur conversion en PDF en un clic, leur classement et leur compilation. Ainsi, la mul- tiplicité des fonctions de ces logiciels de GED a pour objectif de vous simplifier l’ergono- mie d’utilisation : en 3 clics, un document peut être scanné, PDFisé et classé.
ARCHIVER LES DOCUMENTS EN LIMI- TANT LES COÛTS
Ce n’est pas forcément nécessaire de le rap- peler, mais les logiciels de GED ont aussi pour objectif de rabaisser les coûts de l’ar- chivage de documents. Ceci pour deux rai- sons : le gain d’espace et le gain de temps.
Par rapport à un archivage papier, la GED vous permet de gagner un temps précieux, ce qui est essentiel pour une profession qui facture au nombre d’heures travaillées. Sans compter le prix de l’immobilier…
L'information est l'essence même des professions juridiques. Mieux elle est exploitée, partagée et traitée, meilleurs sont les résultats.
Que vous soyez avocat, responsable d'un service juridique ou secrétaire juridique, il est essentiel de pouvoir partager des docu- ments avec les clients, confrères et conseil- lers de manière simple et sécurisée.
L'archivage des documents et la traçabilité de la correspondance, y compris les cour- riers électroniques et leurs pièces jointes, sont également indispensables.
Comment ménager un accès aux contrats et autres documents juridiques à toute une équipe en sécurisant leur partage ? Comment compiler et retrouver plus facile- ment les informations indispensables ? Comment limiter la responsabilité de l'en- treprise et empêcher l'accès non autorisé aux données ?
La solution est un format sécurisé, indépendant du matériel et des logiciels uti- lisés : Le format Adobe Adobe PDF (Portable Document Format).
Pour ceux qui créent :
Adobe®Acrobat®capture, transforme, rapi- dement et économiquement, les documents papiers d'un dossier en un fichier Adobe PDF qui contient une image protégée et du texte généré par reconnaissance optique des caractères. II permet aussi l'archivage des documents manuscrits ou des docu- ments annotés à la main puis signés.
Pour ceux qui lisent et qui interagissent : Adobe® Acrobat® facilite l'échange des dossiers entre les différents intervenants, de lourds et volumineux docu- ments papier sont remplacés par quelques fichiers Adobe PDF indexés et structurés, faciles à stocker dans un ordinateur porta- ble. Recherches et comparaisons sont alors menées de façon très efficace dans une
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®Acrobat
®PARTAGEZ ET GÉREZ DES DOCUMENTS JURIDIQUES EN TOUTE SÉCURITÉ
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Communiqué
Assurer la pérennité et la confidentialité des documents conservés
L’intérêt de l’archivage des documents est avant tout de conserver les preuves légales.
Ainsi, un bon archivage doit respecter trois conditions :
l'authenticité: le document archivé doit être strictement identique à l'original.
la pérennité: le système de stockage doit permettre une exploitation à court et long terme. Mieux encore, une duplication des données peut être faite afin d'éviter les ris- ques de perte (court-circuit, destruction des sites par incendie, inondation, etc.)
la confidentialité et l'inviolabilité: il faut un système de verrouillage des documents archivés de manière à n'autoriser l'accès qu'à certains utilisateurs.
Le point le plus délicat reste la conservation légale des messages électroniques, notam- ment savoir comment authentifier la date d’envoi et la réception d’un courriel.
Comme pour la signatu- re électronique, il est possible de recourir à des tiers certificateurs qui garantissent le con- tenu du mail et des tiers horodateurs qui certi- fient la date du mail.
Ainsi, la GED s’inscrit aussi dans une volonté de restituer des preuves fiables et reconnues par le juge.
CONTRÔLER LA TRAÇABILITÉ D’UN DOCUMENT
Certains logiciels de GED vous donnent aussi la possibilité de contrôler l’accès aux docu- ments et de vous indiquer tous les auteurs ayant apporté des modifications, ce qui constitue une fonctionnalité particulièrement intéressante pour vos professions où le pro- cessus décisionnel est long. Autrement dit,
une solution de GED peut proposer de gérer les cycles de vie (version 1, version 2...) des documents et des circuits de diffusion auto- matiques paramétrables (pour information, pour validation, pour révision...) entre diffé- rents acteurs. De manière plus générique, on peut dire que c'est un système de gestion informatisé du cycle de vie d'un document électronique (texte, son, image, vidéo, etc) depuis sa création jusqu'à sa destruction.
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56collection de fichiers. Chaque page peut être annotée, des passages surlignés ou barrés, des commentaires vocaux ou des liens vers d'autres fichiers ajoutés...
Une fois protégés par mot de passe, les documents Adobe PDF peuvent par exemple être envoyés en toute sécurité par email. Plusieurs versions d'un même fichier validé par plusieurs signataires peuvent être comparées facilement.
TRAVAIL COLLABORATIF...
Acrobat 7.0 est le logiciel idéal pour mener à bien vos travaux collaboratifs.
Une panoplie complète d'outils d'annotation : Le crayon pour écrire et dessiner, le tampon semblable à un cachet, le surlignage, le sou- lignage et le texte barré, les notes, le com- mentaire audio, les tampons horodatés per- sonnalisés. Les commentaires des réviseurs peuvent être rassemblés, organisés par date, par auteur ou par numéro de page. Les modifications apportées à un document sont associées à leur signataire.
Révisions et annotations en ligne :
Les fichiers Adobe PDF peuvent être ouverts dans un navigateur Internet dès qu'Adobe Reader est installé sur le système.
Plusieurs personnes peuvent ouvrir simultanément le même fichier Adobe PDF en bénéficiant des fonctions d'annota- tion d'Adobe Reader si le fichier partagé a été autorisé par Acrobat Professional 7.0.
La plupart des outils d'Acrobat sont accessi- bles depuis le navigateur pour annoter un document Adobe PDF et lui apposer une sig- nature numérique.
LES "PLUS" DE LA SOLUTION ACROBAT POUR LES DOCUMENTS JURIDIQUES : Avec Adobe Acrobat 7.0, vous pouvez :
Centraliser les données des différentes applications dans un seul document PDF indexable pour les communiquer aisément à vos clients, confrères, etc.
Contrôler automatiquement l'accès aux données confidentielles et en limiter la diffu- sion.
Accélérer le cycle de révision et de vali- dation des contrats en interdisant aux révi- seurs de modifier le document d’origine.
Assurer la traçabilité des documents, y compris les courriers électroniques et les pièces jointes.
Adobe PDF est un format public, libre de droit, multi systèmes et multi plates-formes (diffusion aisée) et normalisé par l'ISO : PDF/A pour l'archivage long terme et PDF/X pour les arts graphiques
La fonction de signature d'Adobe Acrobat Standard ou Professional est conforme à la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 et au décret afférent du 31 mars 2001.
S'il est protégé, le contenu d'un docu- ment Adobe PDF ne peut pas être modifié.
Le rapport coût/fonctionnalités faut d'Adobe Acrobat la référence sur le marché du document électronique.
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TRAVAILLER À DISTANCE AVEC SES COLLABORATEURS
Dénommée « travail collaboratif », cette fonctionnalité permet aux collaborateurs du cabinet de fluidifier le partage de l’informa- tion et d’accéder aux documents à distance.
Ainsi, il est tout à fait possible d’accéder aux mêmes documents sur plusieurs sites diffé- rents.
Le cabinet Gide Loyrette Nouel a par exem- ple choisi la solution Inerwomen en interne pour travailler sur des espaces collaboratifs, afin de faciliter une meilleure coordination sur les dossiers. C’est aussi le cas du cabinet Wilde Sapte (Londres), qui a réduit une mon- tagne de papiers en une immense base immatérielle de connaissances juridiques.
La masse de documents utilisés par Wilde Sapte peut s'évaluer à des millions de pages, soit l'équivalent de quelque 50 gigaoctets.
Wilde Sapte avait donc besoin d'un système capable de gérer le stockage, la recherche et l'archivage des documents internes, et de proposer une version complète et un histori-
que de chaque document. L'entreprise a choisi la solution DOCS open car elle souhai- tait un système doté de puissantes capacités de recherche, par date, auteur ou sujet.
Le logiciel a été aussi installé dans les locaux de Wilde Sapte à Paris, où il est utilisé par une trentaine de personnes. Les locaux pari- siens sont ainsi reliés au siège britannique par le biais du courrier électronique et de l'Internet.
AMÉLIORER SA RELATION CLIENT
Il est aussi possible de proposer à vos clients un suivi de l’avancement de leurs dossiers.
C’est le cas par exemple du cabinet Landwell qui a intégré une solution de GED (iManage WorkSite) pour créer des espaces de travail collaboratif internes sur les dossiers clients, mais aussi pour proposer un accès réservé à ses clients sur leurs dossiers.
C’est une façon de se démarquer des concu- rrents, en offrant la possibilité à ses clients de collaborer via Internet en direct sur leurs dossiers avec les avocats.
• Votre cabinet est producteur de nombreux documents,
• Vos archives s’accroissent et menacent de saturer vos locaux,
• Vous souhaitez améliorer le classement et la recherche de vos dossiers,
• Vous envisagez d’externaliser la conservation de vos archives.
C’est pour répondre aux besoins des cabinets d’avocats qu’Archiv’CLASS vous propose des solutions économiques adaptées à la gestion de vos archives.
• Un site de conservation confidentiel et sécurisé (normes DRIRE et APSAD),
• Un personnel tenu au secret professionnel,
• Une gestion claire, précise et informatisée de vos documents.
CONTACT :
Archiv’CLASS - 7, rue Salvador Allende - 91120 PALAISEAU
Tél. : 01 69 19 18 00 - Fax : 01 69 19 18 01 - Mail : contact@archivclass.fr
• Archivage physique
• Archivage numérique
• Conseil et ingénierie documentaire
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