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Synthèse 02
Les enjeux de l'informatisation de la comptabilité
1. Pourquoi l'informatisation de la comptabilité est-elle indispensable ? De nos jours, la tenue de la comptabilité des entreprises est systématiquement informatisée.
L'utilisation de l'outil informatique (logiciels comptables, logiciels de gestion commerciale, tableur, PGI, etc.) permet entre autres :
l'automatisation de nombreux traitements comptables (saisie automatique des écritures comptables redondantes, calcul automatique de la TVA, etc.) ;
le contrôle de la cohérence des écritures et traitements comptables
(impossibilité de saisir une écriture non équilibrée, contrepartie automatique) ;
un gain de temps dans la réalisation des états de synthèse (compte de résultat, bilan, échéancier clients, etc.).
Par conséquent, la nature des tâches du comptable a évolué. Elle ne se limite plus à des tâches opérationnelles (réalisation de factures, saisie des documents comptables, etc.) mais intègre de nouvelles missions, comme le contrôle et l'analyse de la
comptabilité, mais aussi la conception de traitements informatiques propres aux besoins de l'entreprise (exemple : création de feuilles de calculs automatisées pour analyser la rentabilité d'un produit).
2. Quelles sont les caractéristiques d'un PGI (Progiciel de Gestion Intégré) Pour informatiser leurs activités de gestion, les entreprises utilisent de plus en plus des PGI (Progiciels de Gestion Intégrés). Le PGI est composé de différents modules permettant à l'ensemble des services d'une entreprise (approvisionnement, production, comptabilité, commercial, etc.) de travailler sur une base de données commune.
Puisque l'intérêt d'un PGI est de travailler à plusieurs sur une base de données commune, il ne peut être mis en place que dans le cadre d'une architecture réseau
« clients-serveur » avec une gestion rigoureuse des droits d'accès aux différents modules.
PGI
Service Ressources Humaines
Service Approvisionnement
Service Production
Service Contrôle de gestion Service Commercial
Service Comptabilité
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Au niveau de la comptabilité, l'utilisation d'un PGI permet la génération automatique des écritures comptables en fonction des saisies effectuées dans les autres modules du progiciel.
Exemple :
L'écriture de vente sera automatiquement générée en comptabilité lors de la validation de la facture par le service commercial.
L'écriture de règlement (ainsi que le lettrage du compte) sera automatiquement générée en comptabilité lors de la validation du règlement client.
Cette décentralisation des traitements comptables permet :
d'éviter les saisies redondantes ;
de mettre à jour en temps réel la comptabilité
de responsabiliser l'ensemble des utilisateurs du PGI.
En revanche, la mise en place d'un PGI dans une entreprise entraîne la diminution
du nombre de salariés ayant pour mission principale la saisie comptable (aide-comptable).
La mission d'un service comptable ne se limite plus à la saisie, mais plutôt à l'analyse et au contrôle des opérations générées en comptabilité.
