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Comptabilité Générale : Ecritures comptables

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Academic year: 2022

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Texte intégral

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Comptabilité Générale : Ecritures comptables

1. La saisie des écritures

Les écritures comptables sont accessibles depuis le menu Comptabilité Générale ou

directement par l’intermédiaire de l’icône présente dans la barre d’outils, et donne accès à l’écran suivant :

Deux onglets permettent de distinguer les écritures relevant des Valeurs générales de celles spécifiques aux Valeurs inactives. Par défaut, Valeurs générales est sélectionné.

La sélection d’un des onglets permet de le faire passer au premier plan et encadre le texte de pointillés. Elle donne la possibilité d’entreprendre la saisie d’une écriture.

Fiche

22

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DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 22 p2/18 Dans cette copie d’écran , l’onglet Valeurs

générales est sélectionné et les écritures relèvent de cette comptabilité.

Dans cette copie d’écran , l’onglet Valeurs inactives est sélectionné et les écritures relèvent de cette comptabilité.

A partir d’une saisie d’écriture en Valeurs générales , nous allons entreprendre une description des écrans de saisie.

Chronologie des opérations pour les Valeurs générales

L’onglet Valeurs générales est sélectionné.

Pour saisr une écriture comptable manuelle, plusieurs possibilités existent :

• Par le menu : Saisie des écritures – Ajouter

• En appuyant directement sur la touche INS (INSER)

• En cliquant sur le bouton droit de la souris puis en s électionnant Ajouter … avec le bouton gauche de la souris dans le menu contextuel qui apparaît.

• En cliquant sur l’icône symbolisée par une page blanche

L’écran de saisie s’affiche : Ajout d’une nouvelle écriture

Un numéro est pré-affecté par défaut.

1. Dans la zone de saisie Débits - cliquer sur le bouton droit de la souris pour faire apparaître le menu contextuel, puis cliquer sur le bouton gauche sur le choix Insérer - ou appuyer sur la touche INS. L’écran suivant apparaît.

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2. Renseigner le Compte en vous aidant du bouton pour obtenir la liste des comptes

3. Indiquer le Montant

4. Inscrire la Référence de l’écriture 5. Cliquer sur le bouton OK .

L’écriture au débit est saisie.

6. Procéder de la même façon pour la zone Crédits et cliquer sur le bouton OK de la fenêtre Ajout d’une nouvelle ligne d’écriture en crédit

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DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 22 p4/18 7. L’écriture étant équilibrée, valider la fenêtre Ajout d’une nouvelle

écriture .

Chronologie des opérations pour les Valeurs inactives

La chronologie des opérations est exactement la même pour les Valeurs inactives avec les comptes de classe 8.

Chronologie des opérations pour les Bilans d’Entrée

Les opérations de saisie des Bilans d’entrée suivent la mê me logique de fonctionnement.

La seule différence, par rapport aux opérations courantes, est dans la saisie unique du compte débiteur ou créditeur. La contrepartie au 890 est inscrite automatiquement en fonction de l’écriture saisie.

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DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 22 p6/18

2. La réception des écritures automatiques

• Dans le menu Comptabilité générale - Ecritures - Ecritures automatiques , il est nécessaire de procéder à la chronologie usuelle des opérations :

Réception …

Ecritures en attente … Validation …

• Le traitement des Rejets … du Comptable est présent pour lancer cette opération si nécessaire.

La réception

La réception s’effectue :

• soit depuis le répertoire par défaut si les comptabilités budgétaire et générale sont sur le même poste,

• soit depuis un lecteur de disquette.

Un assistant guide l’utilisateur pendant cette transaction : 1er écran :

Cliquer sur le bouton Suivant

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2ème écran :

Cliquer sur le bouton Visualiser .

Les écritures à réceptionner sont affichées. Il est possible de les éditer , ce qui permet une vérification des informations transmises.

Après édition des documents, cliquer sur le bouton Terminer pour lancer la procédure de réception des écritures automatiques

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DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 22 p8/18 3ème écran :

Cliquer sur le bouton Fermer pour quitter l’assistant de réception.

Les écritures sont mises en attente de réception

Les écritures en attente

Elles sont classées par types d’écritures avec la présence d’un onglet les identifiant :

Elles peuvent être sélectionnées et triées à l’intérieur de chaque type :

Ces écritures peuvent être seulement : modifiées – visualisées – imprimées – à l’aide d’un menu contextuel – clic droit de la souris ou depuis le menu Ecritures en attente . En fonction du type d’écritures en attente, un certain nombre d’informations est disponible dans le tableau :

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Mandats

Reversements

Recettes

Réductions de recettes

Réimputations

Mandats d’extourne

Recettes d’extourne

Avec l’exemple d’un mandatement, les écrans sont présentés ci-dessous.

Le tableau d’accueil indique dans la colonne à droite Etat que les informations sont marquées En attente .

Il faut procéder à la vérification des données réceptionnées en sélectionnant :

• l’option Modifier du menu Ecritures en attente ,

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DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 22 p10/18

• ou bien par l’icône présente dans la barre d’outils,

• ou encore en cliquant sur le bouton droit de la souris sur la première ligne, puis avec le bouton gauche de la souris dans le menu contextuel sur l’option Modifier.

La fiche de Modification d’une écriture de mandat apparaît :

Seules les informations suivantes sont accessibles :

Le Compte de liaison , en s’aidant de la flèche à droite de la zone de saisie

Le Compte de paiement , avec la possibilité de cocher le Paiement à différer et le Destinataire à modifier ,

Le Paiement à différer permet de neutraliser provisoirement la procédure de paiement pour une dépense (manque de trésorerie, etc.).

Le Destinataire à modifier donnera droit à changement de l’information en ce domaine lors de la procédure des Paiements dans les Paiements en attente .

La dernière partie de la fenêtre est réservée à l’inscription d’un rejet du Comptable produit avec les différentes options (motifs).

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La modification portée sur le mandat affiché, deux situations sont possibles :

• Le bouton OK permet de valider la saisie et de revenir au tableau des écritures en attente.

• Le bouton Suivant permet d’enchaîner plusieurs fiches d’écritures, les unes à la suite des autres pour apporter d’éventuelles modifications. La dernière est à valider par le bouton OK .

La réception des écritures est un travail qui implique une lecture attentive des écrans. Il faut éviter le traitement en rafale sans lecture de l’écran.

Dans le cas d’un dépassement de crédits, un message avertit l’utilisateur. Mais il faut savoir que, si dans les profils – GFC ADMIN - les droits pour les opérations

particulières ont été donnés, le fait de répondre Oui engendrera la prise en charge de l’écriture.

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DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 22 p12/18 Les écritures en attente ayant toutes , dans la colonne Etat la mention Confirmée.

L’étape suivante est la validation des écritures automatiques réceptionnées.

Validation

La validation lance la prise en compte par le comptable des écritures transférées.

Le menu Validation est actif lorsque toutes les écritures en attente ont été prises en compte. Dans le cas contraire, il demeure en grisé et est inactif.

Un assistant guide l’utilisateur dans le travail de validation.

1er écran :

Par le bouton Visualiser , l’édition des écritures à valider est disponible. Dernière possibilité de vérification.

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Cliquer sur le bouton Suivant de ce premier écran.

2ème écran :

Cliquer sur le bouton Terminer pour lancer le traitement de validation.

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DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 22 p14/18 3ème écran :

Cliquer sur le bouton Fermer pour quitter l’assistant de Validation des écritures automatiques.

Rejets

Les rejets effectués par le comptable lors de la procédure de traitement des Ecritures en attente… doivent faire l’objet d’un suivi. Ce dernier commence avec l’Impression des Rejets et leur Transfert vers la Comptabilité Budgétaire pour réception et traitement.

Les rejets doivent faire l’objet d’un suivi attentif afin d’éviter tout problème lors de la production du Compte Financier.

La sélection de l’option Rejets … dans le menu Ecritures - Ecritures automatiques permet d’afficher l’écran suivant :

L’ergonomie de cet écran est identique à celle décrite précédemment pour d’autres fonctionnalités similaires.

Petit rappel chronologique

En reprenant la procédure au niveau des écritures en attente :

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1. Modification de l’écriture en attente :

2. Inscription du rejet et du motif de rejet :

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DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 22 p16/18 3. Mention dans la colonne Etat du Rejet du comptable

4. Procédure de Validation de l’écriture en attente

avec Visualisation des écritures automatoiques en attente

Traitement du rejet en Comptabilité Générale :

• Sélectionner dans l’arborescence à gauche, le niveau d’intervention – En attente .

• Utiliser le clic droit de la souris pour faire apparaître le menu contextuel et cliquer avec le bouton gauche sur l’option.

• Lancer les opérations à effectuer : Imprimer puis Transfert .

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5. Le menu Imprimer permet d’éditer la Liste des rejets en attente

6. Pour transferer le rejet, le plus rapide est de cliquer sur l’icône présente dans la barre d’outils

Les autres possibilités sont présentes par le biais du menu ou par un clic droit de la souris dans l’option En attente de l’arborescence.

La fenêtre de transfert s’affiche proposant un répertoire par défaut : Cliquer sur le bouton OK

Lors du premier transfert d’un rejet, l’application demande la création de ce répertoire.

Cliquer sur le bouton Oui .

Cliquer sur OK pour fermer le constat de transfert.

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DI Axe Intendance Décembre 2003 Fiche 22 p18/18 Les rejets sont classés dans l’arborescence par date et par origine de type d’écriture : mandats, ordres de recettes, etc.

Rappel :

• Ne pas oublier de transférer les rejets en Comptabilité Budgétaire.

• Ne pas oublier de traiter les rejets en Comptabilité Budgétaire.

Références

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