Jean RICHARD
Formateur bureautique e-mail : jr17@infonie
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PUBLIPOSTAGE CONDITIONNEL SI…ALORS… SINON…
On peut également utiliser facilement des champs pour introduire des mots clés conditionnels : par exemple pour faire des accords grammaticaux (en formule de politesse) ou introduire des parties en fonction de valeurs déterminées. Le mot clé Si… Alors… Sinon… compare deux valeurs, puis insère le texte approprié, selon le résultat de la comparaison.
Par exemple, l'instruction « S'il fait beau, nous irons au parc ; sinon nous irons au cinéma » indique une condition qui doit être remplie (beau temps) pour réaliser une certaine action (aller au parc). Si la condition n'est pas remplie, une autre action est réalisée (aller au cinéma).
Par exemple on introduit dans la source de données un champ CA (chiffre d’affaires) pour pouvoir faire des comparaisons
Pour éviter les problèmes dus à la gestion des formats de nombres saisir les chiffres d’affaires sans espace et sans unité
Dans le texte du document on indiquera 5% de remise si le CA est inférieur à 200 000 F et 7% s’il est supérieur à 200 000 F
Sélectionner 5% de remise, supprimer et remplacer par un champ mot clé Si…Alors…Sinon…
1. SI… ALORS…SINON…
Afficher Nom du champ : CA et Élément de comparaison : est plus petit ou égal à, puis afficher 200000 dans A comparer avec :
Remplir les cadres Insérer le texte suivant et Sinon celui-ci, en fonction des messages que l’on désire émettre dans les courriers
L’affichage des champs par l'icône (Word 6)ou (Word 7 et plus) donne :
Ce qui correspond bien à l’enregistrement MARTIN
2. SYNTAXE DU MOT CLÉ
{ Si expression espace opérateur espace TexteVrai espace TexteFaux } expression :
Les expressions dans les champs Si… Alors…Sinon… peuvent être des signets, des chaînes de caractères, des nombres, des formules mathématiques ou des champs imbriqués qui renvoient une valeur. Les expressions qui comportent plus d'un mot doivent apparaître entre guillemets
opérateur :
Les opérateurs doivent être séparés des nombres, des formules mathématiques et des signets par un espace
TexteVrai :
Texte généré lorsque la comparaison est vérifiée TexteFaux :
Texte généré lorsque la comparaison n’est pas vérifiée
Si l’expression n'est pas spécifiée et que la comparaison est fausse, le champ n'affiche aucune valeur
Les chaînes de caractères qui comportent plus d'un mot doivent apparaître entre guillemets
3. UTILISATION COURRIER DE SI…ALORS…SINON…
Faire commencer le texte du courrier par Chère Collègue ou Cher Collègue
Sélectionner le champ titre
et le remplacer par :
Ce qui donne :
Le publipostage donnera :
4. COMPARAISON D'UN CHAMP DE DONNÉES AVEC UN AUTRE OU AVEC UN SIGNET
Ce champ SI compare le nombre contenu dans le champ de données Taux avec le nombre figurant dans le champ de données Rabais. Si les nombres sont égaux, le texte spécifié est imprimé
{ SI { CHAMPFUSION Taux } = { CHAMPFUSION Rabais } "Nous offrons un important rabais. " " " }
Insérez un champ SI dans votre document principal. Dans la boîte de dialogue Insérer le mot clé, laissez vide la zone À comparer avec. Dans les codes de champ SI, insérez le second champ de fusion entre les guillemets vides, après le symbole de comparaison. Si le champ de données sur lequel porte la comparaison ne contient que des nombres, comme dans l'exemple précédent, supprimez les guillemets
5. INSERTION D'AUTRES CHAMPS DANS UN CHAMP SI
Pour imbriquer d'autres champs à l'intérieur d'un champ SI, insérez d'abord le champ SI dans le document principal. Dans la boîte de dialogue Insérer le mot clé, laissez les zones vides pour le texte à insérer. Dans les codes de champ SI, insérez les champs voulus entre les guillemets appropriés
Exemple 1 :
Si la condition indiquée par le champ SI est remplie, le champ INCLURETEXTE insère le contenu du document indiqué. Pour spécifier l'emplacement et le nom de fichier du document inclus, utilisez des barres obliques inverses (\) doubles, comme dans l'exemple ci-dessous.
Si la condition n'est pas remplie, Word insère l'insertion automatique
« Copyright »
{ SI { CHAMPFUSION Département } = "35" "{ INCLURETEXTE c:\\docsword\\contrat.doc }" "{ INSERTIONAUTO Copyright }" }
Exemple 2 :
Si le champ Société d'un enregistrement contient des informations, c'est-à-dire s'il n'est pas vide, Word imprime le texte du champ AdresseProfessionnelle. Sinon, Word imprime le contenu du champ AdressePersonnelle
{ SI { CHAMPFUSION Société } <> " " "{ CHAMPFUSION AdresseProfessionnelle }" "{ CHAMPFUSION AdressePersonnelle }" }
6. EXÉCUTION DE CALCULS DANS UN CHAMP SI
Insérez un champ SI dans votre document principal. Dans la boîte de dialogue Insérer le mot clé, cliquez sur n'importe quel nom proposé dans la liste Nom du champ. Ce nom servira d'espace réservé temporaire. Dans les codes de champ SI, remplacez le champ de fusion sélectionné par un champ = (Formule). Pour imprimer les résultats du calcul, insérez un champ = (Formule) entre les guillemets appropriés.
Vous remarquerez que le commutateur d'image numérique (\#) permet d'afficher le solde avec un symbole monétaire
Le premier champ = (Formule) de l'exemple suivant calcule le solde de chaque compte. Si le solde est positif, le champ Formule est répété pour renvoyer le solde courant. Si le solde est égal à 0 (zéro) ou s'il est négatif, Word imprime le texte suivant : « Votre compte est soldé.
Merci. »
{ SI { = { CHAMPFUSION Solde } - {CHAMPFUSION Paiement } } > 0
"Votre compte courant est égal à { = { CHAMPFUSION Solde } - { CHAMPFUSION Paiement } \# "# ##0,00F;(# ##0,00F) " }." "Votre compte est soldé. Merci." }
7. SPÉCIFICATION DE PLUSIEURS CONDITIONS À L'AIDE D'UN CHAMP SI
Vous pouvez spécifier plusieurs conditions en imbriquant un champ COMPARER ou un autre champ SI dans un champ SI
Exemple 1 :
Dans cet exemple, les champs COMPARER examinent les champs de données NuméroClient et EvaluationClient pour chaque enregistrement en cours de fusion. La fonction ET du champ = (Formule) renvoie la valeur 1 (vrai) si les deux valeurs du champ de données indiquent un solde satisfaisant, auquel cas Word imprime le premier texte situé entre guillemets
{ SI { = ET ( { COMPARER { CHAMPFUSION NuméroClient } >= 4 }, { COMPARER { CHAMPFUSION EvaluationClient } <= 3 } ) } = 1
"Satisfaisant" "Non satisfaisant"}
Insérez le champ SI. Dans la boîte de dialogue Insérer le mot clé, cliquez sur le champ que vous souhaitez utiliser comme espace réservé.
Ensuite, dans les codes de champ SI, remplacez le champ de fusion par le champ = Formule
Exemple 2 :
Dans cet exemple, des tarifs spéciaux sont offerts uniquement aux habitants des Yvelines ou de l'Eure. Si le champ Département contient un autre département, aucun texte ne sera imprimé, car aucun texte n'a été indiqué dans le second champ SI
{SI {CHAMPFUSION Département} = "78" "Pour les habitants des Yvelines, nous proposons des tarifs spéciaux pour l'Extrême-Orient et le Japon." "{SI {CHAMPFUSION Département} = "27" "Pour les habitants de l'Eure, nous proposons des tarifs spéciaux pour l'Extrême-Orient et le Japon." " "} "}
Insérez le premier champ SI dans le document principal. Dans la boîte de dialogue Insérer le mot clé, laissez vide la zone Sinon, celui-ci. Dans les codes de champ SI, insérez le second champ SI entre les guillemets vides. Pour demander que les deux conditions soient remplies, insérez le second champ SI à la place du premier texte, qui est celui qui devrait être imprimé si la condition du premier champ SI était remplie
