Termes de référence Kynarou / FRIO

Termes de référence – Kynarou / FRIO

I. Présentation de l’association et du contexte

Créée en 2004, Kynarou a pour objet « la conduite de projets d’aide au développement, notamment la mise en place de manière durable d’accès à l’eau et à l’assainissement, ainsi que d’activités liées à ces domaines dans les zones défavorisées de l'Inde ( notamment du Tamil Nadu (Sud de l’Inde) ), en Afrique, en Amérique Centrale et du Sud et dans toutes zones où l'absence d'eau, de son pompage et de son acheminement, ainsi que l’absence de structures d’assainissement et de développement durable sont le vecteur principal de pauvreté, de maladies, de conditions de vie quotidiennes difficiles ou extrêmement difficiles.

Domaines d’intervention : Eau, Assainissement, Déchets, EAD en France

Pays d’intervention : Inde, Burkina Faso, Bénin et Togo

Ses principales sources de financement reposent sur les bailleurs de fonds privés (20%) et publics (70%), fonds propres venant de notre boutique solidaire et des évènements (10%).

Pour conduire ses activités Kynarou s’appuie sur :

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Une directrice fondatrice salariée, soit 1 ETP et une consultante en Freelance, à raison de 2 jours/semaine

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Une équipe nationale salariée en Inde de 15 personnes, une équipe nationale salariée au Burkina Faso de 6 personnes, deux partenaires locaux nationaux et leurs équipes de bénévoles/salariés au Bénin et Togo.

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Un conseil d’administration en France de 11 personnes aux compétences diversifiées et complémentaires avec des mandats bien identifiés.

Nom Mandat Champs d’expertise

Soive Antoine Président Général, Gestion, financier Katakawa Brice Vice-Président Stratégie

Perrin Marion Secrétaire générale ONG, Eau et Assainissement Boniotti Francesca Stratégie Développement Ancienne directrice d’ONG

Duloutre Yves Trésorier Finances

Jourdan Camille Pole technique Eau et assainissement Bloseur Jules et Arbouys

Maryne Communication Blogueurs solidaires

Soive Julien RH RH, stratégie

Annie Soive Antenne Sarthe Général

Historique et principales phases de développement

 2004 : Création

 2004- 2008 : Projets pilotes (accès à l’eau) dans des villages intouchables et des écoles – Sud de l’Inde

 2008 - 2012 : Développement d’une équipe locale en Inde, développement de projets plus importants. Une salariée est présente en France en parallèle pour travailler au développement de la structure.

 2012-2015 : Projets pluri-annuels en Inde, valorisation de l’expérience et montée en compétences de l’association

 2016 : Ouverture du bureau au Burkina Faso

 2016 – 2018 : Projets pilotes au Burkina Faso, développement de l’équipe

 En Inde, les projets continuent de se spécialiser au niveau technique, nous travaillons dans 10 villages par an.

 2018 – 2020 : Changement d’échelle / Restructuration du CA

 2020 : Ouverture du bureau au Togo puis Bénin.

Insertion dans les réseaux :

Nous sommes membres du Ps-Eau, de la Coalition Eau, de la Guilde Européenne du Raid, d’Occitanie Coopération.

II. Objet de la mission

Explication du besoin d’accompagnement

L’association Kynarou est une association de développement qui agit dans le domaine WASH en Inde depuis 2004, au Burkina Faso depuis 2016 et au Togo depuis juin 2020. Un projet est en cours d’ouverture également au Bénin, dans la zone de Parakou.

Forte de ses équipes locales sur le terrain, Kynarou mène des projets d’accès à l’eau, à l’assainissement, à la gestion des déchets, à l’hygiène et à l’agriculture familiale dans des zones rurales principalement au Tamil Nadu en Inde (5 villages en cours), dans la province du Houet au Burkina Faso (5 villages en cours - province de Bobo Dioulasso) et près de Lomé dans une école (projet pilote Togo).

Sur le terrain, nos projets fonctionnent bien, les équipes bénéficient de formations et de renforcement de capacités. Nous menons un travail de capitalisation sur nos actions d’année en année, dans l’optique d’améliorer continuellement l’impact de nos actions et de toucher durablement les bénéficiaires.

En France, nous menons diverses activités : éducation à l’environnement, évènementiel, une campagne de sensibilisation numérique le Wash in 5 challenge. Nous sommes présents sur les stands des festivals de nos régions grâce à notre boutique solidaire.

Un précédent accompagnement via le dispositif FRIO de Coordination Sud nous a permis de travailler et d’avancer de manière profonde sur notre stratégie globale, sur le changement d’échelle que nous travaillions. Nous avons pu redéfinir une stratégie d’ensemble, basée sur la réalité de chacune des antennes terrain et en lien avec une volonté de croissance et de respect de nos valeurs et de notre mission.

Depuis, le CA s’est reconstruit et nous avons mené un travail de structuration important, correspondant au calendrier d’exécution que nous avions défini lors de l’accompagnement dont nous avons bénéficié.

Nous avions fixé comme objectif l’ouverture d’un troisième pays d’intervention avant 2021, et nous avons pu, malgré la crise sanitaire du COVID, mener cet objectif à son terme.

Aujourd’hui, nous avons d’autres problématiques à résoudre et sur lesquelles l’association doit mener un travail de structuration, il s’agit du secteur de la communication de l’association.

Nous devons suite à la crise du Covid et aux potentielles difficultés à venir pour récolter des fonds, privés ou publics, réinventer nos sources de financement. Notre communication a fait un bond en avant en 2017, lorsque nous avons commencé à travailler sur le WASH IN 5 et grâce à notre partenariat avec Explore le Monde. Nous avons redéfini une stratégie visuelle de communication plus moderne avec la création d’une charte graphique, d’un nouveau logo et l’animation quotidienne de nos réseaux sociaux. Aujourd’hui, ces outils nous permettent d’avoir une unité dans nos outils de communication, mais nous nous sommes reposés sur ces éléments sans avoir le temps de travailler la stratégie de communication dans son moyen terme (plan de comm annuel etc ).

Au niveau de la communication interne, nous avons défini un process et l’appliquons depuis (mails mensuels au CA, groupe whatsapp, fonctionnement interne en cas de prise de décision nécessitant une réunion d’urgence…).

Depuis 2020, le partenariat avec Explore le Monde a diminué, pour des raisons extérieures à l’association et nous nous rendons compte que toutes ces années, malgré une visibilité qui se développait un petit peu, nous n’avions pas de réelle stratégie de communication, établie à moyen et long terme allant des outils de définition (plan de communication) aux moyens de les mettre en œuvre.

Nos actions de communication ne sont ainsi pas structurées et nous perdons en visibilité régulièrement.

A moyen terme, nous nous auto punissons alors que nous devons absolument développer nos fonds propres.

Un fort potentiel existe : une boutique solidaire de produits artisanaux de qualité qui se tenait lors des évènements solidaires et associatifs de notre réseau, et qui est aussi en ligne ; les opérations de communication avec les partenaires qui nous ont fait gagner en visibilité… le Wash In 5 Challenge et les fonds générés par les dons des entreprises, qui se sont parfois plaintes que le don demandé ne soit pas plus élevé ! Ainsi ce projet pourrait devenir une vraie plateforme de financement pour nos projets en général, mais il nous faut réfléchir à un nouveau fonctionnement qui le rende viable (un projet d’application numérique a été réfléchi et est en cours d’études qui pourrait créer une réelle innovation).

Nous avons un capital-sympathie assez élevé auprès de nos donateurs et des entreprises partenaires, mais faute d’une stratégie de communication assez développée, les impacts sont encore moindres et peu valorisés.

Il nous faut mieux valoriser nos spécificités et réapproprier nos forces pour savoir nous mettre en avant et ainsi tirer profit de nos acquis et des belles opportunités qui savent s’ouvrir à nous.

Il est essentiel aujourd’hui de revoir cette stratégie de communication, pour permettre à l’association d’être à la hauteur de ses projets terrain. Ce travaille impliquera l’équipe France (une salariée et une free-lance) ainsi que les membres du CA concernés. Nous pourrons aussi travailler avec les deux directeurs pays, pour une déclinaison aussi au sein de nos antennes.

Ce travail permettra aussi aux membres participants de voir leurs compétences se renforcer et à défaut, si nécessaire, des formations complémentaires pourront être suivies.

Par ailleurs, nous nous interrogeons sur la pertinence de nouvelles pistes de développement comme les missions d’évaluation pour d’autres structures ou les missions de formation pour des projets en développement, par nos membres. Cela pourrait être pris en compte dans les scénarii à développer, de façon à évaluer les impacts possibles en termes de communication.

Objectif général :

Mener une réflexion importante sur les besoins en communication de l’association afin d’élaborer une stratégie de communication pour KYNAROU et également pour Wash in 5 Challenge, outil important de communication pour Kynarou.

Objectif spécifique de la mission :

 Définir une stratégie de communication précise en détaillant ses contours selon qu’elle soit visuelle, pour les réseaux sociaux, pour la communication spéciale entreprises, spéciale adhérents, spéciale donateurs

 Élaborer un plan de communication précis pour KYNAROU

 Élaborer un plan de communication précis pour WASH IN 5 Challenge

1. Résultats attendus

R1. Elaboration d’un diagnostic sur le positionnement et la communication de Kynarou.

R2. Définition d’une stratégie de communication globale et par domaine (Réseaux sociaux/Web/Vidéos/Externe partenaires/Externe adhérents // France et pays d’intervention), validation par les parties prenantes

R3. Évaluation des moyens humains et techniques nécessaires pour développer à moyen terme cette stratégie

R4. Élaboration d’une feuille de route opérationnelle.

2. Activités à mettre en place à titre indicatif

A1. État des lieux des outils de communication utilisés et de la stratégie assez inexistante Analyse de la perception des acteurs et partenaires de Kynarou

Élaboration d’un Benchmark

A2. Analyser les différents potentiels des projets réalisés pour la communication (Wash in 5, boutique, stands et évènements)

A3. Réfléchir aux manières de les articuler ensemble au sein d’une vision globale qui servirait le développement des fonds propres, des adhérents et des donateurs : établissement de plusieurs scénarii à présenter aux membres du CA

A4. Déployer cette stratégie pour chaque média et par domaine (Réseaux sociaux/Web/Vidéos/Externe partenaires/Externe adhérents // France et pays d’intervention).

Résultat 3

A1 : Choix d’un scenario de développement

A2. État des lieux des compétences internes et du temps disponible pour ce volet d’actions de chacun A.3 : Construction du plan stratégique qui permette à Kynarou d’atteindre ses objectifs de manière réfléchie, sûre et respectant les valeurs et les objectifs de chaque pôle

A.4 Définir les moyens humains manquants et réfléchir aux moyens financiers nécessaires pour réaliser le plan d’action global

Résultat 4

A.1 Définition du calendrier d’exécution précis et détaillé qui permette aux équipes de travailler à la réorientation concrète de la stratégie de communication.

Via la tenue d’ateliers de construction avec les équipes

A.2. Évaluation des compétences internes et des besoins de renforcement de compétences pour la mise en place de la stratégie dans le futur proche.

Activités Parties prenantes

A1. État des lieux des outils de communication utilisés et de la stratégie assez inexistante

Analyse de la perception des acteurs et partenaires de Kynarou

Élaboration d’un Benchmark

A2. Analyser les différents potentiels des projets réalisés pour la communication (Wash in 5, boutique, stands et évènements) A3. Réfléchir aux manières de les articuler ensemble au sein d’une vision globale qui servirait le développement des fonds propres, des adhérents et des donateurs : établissement de plusieurs scénarii.

A présenter aux membres du CA

A4. Déployer cette stratégie pour chaque média et par domaine (Réseaux sociaux/Web/Vidéos/Externe

partenaires/Externe adhérents // France et pays d’intervention).

Equipe France

Partenaires et équipes locales

Equipe France CA

Equipe France CA

Equipe France CA (en partie)

A1 : Choix d’un scenario de développement A2. État des lieux des compétences internes et du temps disponible pour ce volet d’actions de chacun

A.3 : Construction du plan stratégique qui permette à Kynarou d’atteindre ses objectifs de manière réfléchie, sûre et respectant les valeurs et les objectifs de chaque pôle

CA

CA (en partie) + équipe France

Equipe France

A.4 Définir les moyens humains manquants et réfléchir aux moyens financiers nécessaires pour réaliser le plan d’action global, Via la tenue d’ateliers de construction avec les équipes

Equipe France et CA

A.1 Définition du calendrier d’exécution précis et détaillé qui permette aux équipes de travailler à la réorientation concrète de la stratégie de communication.

Via la tenue d’ateliers de construction avec les équipes

A.2. Évaluation des compétences internes et des besoins de renforcement de compétences pour la mise en place de la stratégie dans le futur proche.

Equipe France

Equipe France

III. Durée de la mission et modalités financières

Budget total de l’action est de 14 400 Euros. Ce dossier fait l’objet d’un co-financement FRIO. A ce titre, un bilan tripartite ONG, prestataire (s) et chargé.e de mission Frio sera à prévoir à l’issue de la mission.

Modalités d’intervention

Un accompagnement par le consultant de plusieurs séances, avec un travail entre séances à faire de la part des membres de l’association (échanges skypes et réflexion par groupes de travail) pour maintenir des échanges constants et favoriser la collaboration.

Le responsable de projet est Sophie Lehideux, directrice de l’association et principale interlocutrice. Les autres salariés de chaque pays pourront être associés à la réflexion de manière régulière.

Les administrateurs seront associés aux séances de travail, selon leurs disponibilités.

Production des livrables

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Document de diagnostic, indiquant notamment les forces et axes d’amélioration

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Plan de communications global,

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Plan de communications par type de média ou de domaine,



Plan d’actions détaillé par média et type d’action,

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Cahier des charges pour les futurs responsables de ces actions.



Compte rendu intermédiaire et compte rendu final de l’action

Profil du consultant



Le consultant doit avoir une expérience dans le champ de la solidarité internationale pour bien percevoir nos besoins et comprendre notre vision.



Expérience dans d’autres domaines d’intervention : Associatif et Communication/entreprise



Références sur des missions similaires



Langues requises : anglais



Compétences en accompagnement au changement (voire type coaching) : permettre à l’équipe de solidifier sa confiance et sa vision, apprendre à valoriser son travail et ses compétences afin de pouvoir asseoir des projets plus ambitieux, sans déséquilibre.

Nous avons de plus un administrateur qui travaille dans le domaine du coaching et de l’accompagnement qui saura continuer les bases du travail mené en consultance avec l’équipe salariée par la suite.

Calendrier de réalisation de l’action

Premier trimestre : dépôt des TDR, recrutement du cabinet de consultants qui pourra accompagner le projet.

Deuxième et troisième trimestre : travail d’accompagnement entre l’association et le cabinet.

Fin : Décembre 2021

Modalités de remise des propositions

Merci de nous envoyer votre proposition technique et financière, avec un CV actualisé et des références avant 15/03/2021.

Contact : Sophie Lehideux, directrice

24 chemin du mas de l’huile 34980 Montferrier sur Lez 0668786459

kynarou@gmail.com