La déclinaison du nouveau schéma directeur et la création du département Déploiement & Développement des Usages

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B R E TA G N E

e

^GCS

^-Santé

Lettre d’information Décembre 2020 - N° 34

Editorial

A travers cette nouvelle lettre d’information, nous souhaitons mettre en lumière l’activité qui a rythmé la vie au GCS e-Santé Bretagne au cours du deuxième semestre 2020.

Une actualité marquée par la déclinaison opérationnelle du nouveau schéma directeur que nous souhaitons vous présenter avec la création des deux départements : Déploiement & Développement des Usages et Projets & Services et celle de la fonction PMO au sein du GCS e-Santé Bretagne. Découvrez également le nouveau portefeuille de services proposé aux adhérents du GCS e-Santé Bretagne !

Zoom sur la vie des projets dont l’actualité a été riche ces derniers mois :

• Point de situation sur le ROR tant sur la mise en place de l’automatisation de la disponibilité des lits que sur le peuplement du ROR par le médico-social

• Dernière ligne droite pour la mise en oeuvre de l’identité INS à partir du 1^er janvier 2021

• L’interopérabilité au coeur des projets

• La fin du déploiement pour le SI Orientation PH

• Structures 3.0, ça avance ! avec l’accompagnement du GCS e-Santé Bretagne pour le dépôt de dossiers

• Point de situation sur ESMS Numérique avec le lancement du Collectif régional ESMS et le Projet Dossier Usager Informatisé (DUI) et nouvel appel à projet régional

• Point d’avancement sur HOP’EN avec la poursuite du travail d’accompagnement du GCS e-Santé Bretagne auprès des établissements

• Lancement de la phase pilote de RUBIS

Merci à l’ensemble des acteurs mobilisés au quotidien pour accompagner et développer la e-santé à l’échelle régionale.

Nous vous souhaitons d’excellentes fêtes de fin d’année.

Bonne lecture !

Renaud Lefèvre Directeur

Sommaire

Actualités du GCS

• La déclinaison du nouveau schéma directeur 2020 - 2025 et la création du département Déploiement

& Développement des Usages

La vie des projets

• PMO ? Kesako ? Une nouvelle fonction au sein du GCS e-Santé Bretagne

• Nouveau portefeuille de services du GCS e-Santé Bretagne

• Point de situation - ROR

• Dernière ligne droite pour le déploiement de l’identité INS

• STRUCTURES 3.0, ça avance !

• Point d’avancement - ESMS Numérique

• HOP’EN

• Lancement de la phase pilote RUBIS

• L’interopérabilité au coeur des projets

• Fin de déploiement pour le SI Orientation PH

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La déclinaison du nouveau schéma directeur 2020 - 2025

Actualité

Dans le cadre de la mise en œuvre du nouveau schéma directeur, le GCS e-Santé Bretagne s’est doté depuis le mois de septembre 2020 d’un département, piloté par Sophie Poinsignon, chargé du déploiement de ses solutions et du développement des usages numériques auprès des acteurs de santé.

Pour ce faire, 8 animateurs e-santé seront implantés dans chaque territoire de santé pour promouvoir le GCS e-Santé Bretagne et son offre de services et pour accompagner, dans une relation de proximité, les acteurs de santé dans leurs usages. Les animateurs e-santé sont à votre disposition pour échanger, vous rencontrer, et vous accompagner dans la mise en place de nouveaux usages.

Trois postes restent à pourvoir ! Vous êtes intéressé(e) ?

Postulez en quelques clics

Création du département Déploiement &

Développement des Usages (DDU)

L'année 2020 a vu les effectifs du GCS e-Santé Bretagne augmenter de manière significative. En effet, dans le cadre de la déclinaison opérationnelle du nouveau schéma directeur 2020 - 2025, l'organisation interne du GCS e-Santé Bretagne a évolué pour notamment soutenir le déploiement des usages auprès des acteurs de santé.

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Vie des projets

Le schéma directeur 2020-2025 du GCS e-Santé Bretagne a défini une nouvelle stratégie permettant de mieux répondre aux besoins des acteurs de terrain et aux orientations nationales. Pour mettre en œuvre cette stratégie, il s’est avéré nécessaire de repenser l’organisation au sein du GCS e-Santé Bretagne, et en parallèle de renforcer le pilotage transversal du portefeuille de projets et services, ainsi que la conduite de projets.

Pour ce faire, la Direction du GCS e-Santé Bretagne a souhaité être épaulée par un PMO « Project Manager Officer », ou plus simplement responsable du pilotage du portefeuille de projets.

Quel est le rôle d’un PMO au sein d’une structure telle que le GCS e-Santé Bretagne ?

Aurélie Le Guern, PMO : Mon rôle ? Structurer une vision transversale du portefeuille de projets et de services du GCS e-Santé Bretagne, pour faciliter le pilotage des actions et des ressources, alimenter la réflexion sur la stratégie à venir et donner de la lisibilité à tous sur nos avancées et perspectives. J’ai également un rôle d’appui en termes de méthodes. L’objectif est de construire en collaboration étroite avec l’équipe une démarche méthodologique commune, qui optimise la conduite de nos projets en cours et à venir.

Le PMO a un rôle transversal au cœur des rouages du GCS e-Santé Bretagne :

Quelles sont les compétences requises pour ce type de poste ?

Aurélie Le Guern, PMO : Transversalité, pilotage de ressources, vision stratégique, conduite du changement, appui méthodologique, animation de l’intelligence collective, adaptabilité … une polyvalence et une variété de compétences à mobiliser qui m’ont incitée à poser mes valises à Rennes depuis mi-septembre. Je suis ravie d’intégrer l’équipe du GCS e-Santé Bretagne, dotée de multiples expertises et d’un engagement fort auprès des acteurs de santé bretons.

Un mot sur vos expériences précédentes ?

Aurélie Le Guern, PMO : J’ai une véritable vocation à travailler dans le secteur de la santé, cela donne du sens à mon action. J’ai débuté dans le conseil en santé, puis à l’Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements sanitaires et médico-sociaux (ANAP) et enfin au siège de l’Assistance Publique des Hôpitaux de Paris. Ces expériences me seront utiles pour soutenir l’équipe dans notre objectif commun :

PMO ? Kesako ?

Une nouvelle fonction au sein du GCS e-Santé Bretagne

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Vie des projets

Nouveau portefeuille de services du GCS e-Santé Bretagne

Point de situation - ROR

Le ROR, ou Répertoire Opérationnel des Ressources, est un outil permettant de recenser au niveau national toute la description de l’offre de santé des régions. Il permet également de dénombrer, pour toutes les unités de réanimation, soins critiques, d’hospitalisation complète et de chambre mortuaire de la région, les capacités en lits installés, ainsi que la disponibilité de ces lits en temps réel.

Point saisie des lits COVID19 &

automatisation

Alors que nous sommes touchés par la deuxième vague de la COVID19, l’ARS Bretagne a demandé que la remontée quotidienne des lits de réanimation, soins continus et intensifs dans le ROR se fasse trois fois par jour (weekends compris) à 10h30, 14h et 17h.

Sachant que cela peut être une forte contrainte pour les établissements, la mise en œuvre de l’automati- sation de la disponibilité des lits chauds (lits de réanimation et lits de soins critiques) dans le ROR peut être une solution. Plusieurs établissements ont déjà mis en œuvre cette automatisation.

Si vous souhaitez plus d’informations sur ce sujet, merci de contacter Marion DUVAL, chef de projet ROR : marion.duval@esante-bretagne.fr

Point peuplement des établissements médico-sociaux :

Le peuplement de l’offre médico-social dans le ROR continue. Les structures pour Personnes Agées et Personnes en situation de handicap sont invitées à demander leur accès au ROR via le lien suivant : Demande d’accès au ROR

Liens utiles pour le peuplement ROR médico- social :

• Plateforme de support du ROR Bretagne

• Demande de création de compte pour peupler le

• RORDemande d’assistance

N’hésitez pas à contacter le support ROR à l’adresse suivante : ror-support@esante-bretagne.fr

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Vie des projets

Dernière ligne droite pour le déploiement de l’identité INS

Vie des projets

En amont de l’entrée en vigueur de l’identité INS au 1er janvier 2021, 2020 a été l’année

de l’identitovigilance. Un travail collaboratif important a été mené par les instances nationales (Ministère de la Santé, HAS, ANS) en étroite collaboration avec le GIE Sesam Vitale et le 3RIV (Ré- seau des Référents Régionaux d’IdentitoVigilance).

Les mises en concertation successives du Référentiel National d’IdentitoVigilance (RNIV), du guide d’implémentation INS, et dorénavant du Référentiel INS mettent en avant la volonté du national d’avancer avec le terrain sur cette thématique cruciale qu’est l’identification de l’usager.

En parallèle, la région Bretagne vous accompagne dans la mise en œuvre de l’identité INS au sein de vos structures/cabinets. Les cinq webinaires INS menés par le GCS e-Santé Bretagne ont permis de vous informer sur les évolutions règlementaires relatives au référencement des données de santé, les bonnes pratiques d’identification de l’usager et l’appel au téléservice INSi. Ces webinaires ont été des moments privilégiés nous permettant de recueillir vos besoins et vos questionnements.

Retrouvez ci-dessous les questions les plus fréquentes remontées par le terrain ainsi que les réponses en lien :

Documentation à votre disposition

Référentiel INS Guide

Implémentation INS Fiches INS

Guide d’accompagnement INS Questionnaire d’auto-évaluation Retrouvez l’ensemble des informations sur le site du GCS e-Santé Bretagne

Merci pour votre participation !

RNIV

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L’intéropérabilité au coeur des projets

Vie des projets

L’interopérabilité, ce mot fait maintenant partie du vocabulaire de chaque projet e-santé, ou presque. En effet, ce mot est mentionné dans la deuxième orientation du plan #MaSanté2022 pour accélérer le virage numérique, accompagnée de la sécurité des systèmes d’information en santé (SIS). Cette orientation est importante car la numérisation des échanges en santé et leurs fluidités est un enjeu majeur du secteur, comme le montre la crise sanitaire que nous traversons.

L’échange d’informations à travers un langage commun

L’interopérabilité désigne justement « la capacité qu’ont plusieurs systèmes ou composants d’échanger de l’information entre eux et d’utiliser l’information qui a été échangée » (IEEE¹). Des systèmes interopérables peuvent donc non seulement échanger de l’information – on parle d’interopérabilité syntaxique – mais également de comprendre l’information échangée, de la même manière – on parle alors d’interopérabilité sémantique. Le parallèle peut être fait avec deux personnes qui discutent et échangent des informations : elles sont interopérables si elles arrivent à échanger de l’information, en partageant un langage commun, le Français par exemple (pour l’interopérabilité syntaxique) et une définition commune des concepts échangées, via une même référence de dictionnaire par exemple (pour l’interopérabilité sémantique).

Ainsi, plus ce langage commun est ouvert et accessible à de nombreux acteurs, plus l’interopérabilité est simple à mettre en place. Pour cette raison, l’interopérabilité en santé se base principalement sur des standards internationaux et nationaux, décrits dans les différents cas d’usages composant les volets du Cadre d’Interopérabilité des Systèmes d’Informations en Santé (CI-SIS) de l’Agence du Numérique en Santé (ANS).

L’interopérabilité au sein du GCS e-Santé Bretagne

La mise en œuvre de l’interopérabilité est une problématique au cœur des nombreux projets du GCS e-Santé Bretagne, dont la forme et les cas d’usages peuvent varier. Ainsi, après analyse des cas d’usages mis en œuvre au sein des différents projets et discussions avec les acteurs impliqués, qu’ils soient éditeurs, professionnels de santé, structures et établissements sanitaires ou médico-sociaux, des solutions d’échanges d’informations sont trouvées, le plus souvent basées sur des standards internationaux comme HL7, DICOM, les profils IHE et les volets d’interopérabilité du CI-SIS.

Nous pensons par exemple à des cas d’usages comme le partage d’information entre les différents acteurs utilisant GWALENN, l’envoi automatique des comptes-rendus de RCP via le Dossier Commun de Cancérologie ou encore dernièrement, le partage du cercle de soin de l’usager avec les équipes sanitaires dans le projet Mobil’eTy by Globule.

Si les cas d’usages ne sont pas décrits dans le CI-SIS, il est également possible de s’adapter et d’innover.

C’est d’ailleurs pour cette raison que le GCS e-Santé Bretagne, avec l’aide de l’ANS et de Kereval, une entreprise bretonne, a proposé un nouveau volet d’interopérabilité, la « gestion du cercle de soin », qui est mise en concertation publique en vue de son intégration dans le CI-SIS. La preuve que l’interopérabilité, ce n’est pas uniquement échanger de l’information, mais aussi échanger et partager sur nos pratiques avec les adhérents et les acteurs de santé.

1.Institute of Electrical and Electronics Engineers - Institut des ingénieurs électriciens et électroniciens

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Vie des projets

Fin de déploiement pour le SI Orientation PH

Fin 2018, commençait en Bretagne la mise en place du SI Orientation PH, système d’information de suivi des orientations des personnes en situation d’handicap vers les structures adaptées Via Trajectoire Handicap. Le but de cet outil, étant de mieux connaître la situation d’accueil et d’accompagnement sur le territoire afin de planifier l’offre médico-sociale et de faciliter le parcours des usagers avec un outil national commun à tous les acteurs (MDPH, ESMS, ARS, CD, usagers).

Deux ans plus tard, les quatre départements bretons sont maintenant déployés et l’utilisation de ce SI commun monte en puissance. Dans l’ordre chronologique, Ille-et-Vilaine, Finistère, Côtes d’Armor, et Morbihan en 2020 ont pu être formés à cet outil.

TOTAL : 976 personnes formées depuis fin 2018.

Plus de 25000 déclarations d’usager admis en ESMS, plus de 10000 déclarations de placement en liste d’attente. Merci aux établissements médico-sociaux pour leur travail déclaratif au démarrage ! La finalisation du déploiement opérationnel permet d’envisager maintenant le lancement d’une dynamique régionale en réunissant pour la première fois «autour de la table» les représentants des différentes instances utilisatrices de Via Trajectoire Handicap, de chaque département.

Un déploiement en cascade

Malgré des contraintes fortes liées en partie à la crise sanitaire exceptionnelle de cette année, le planning initial a été respecté.

Quelles suites ?

En partenariat étroit avec les MDPH, CD et ARS, un travail de création d’une « dynamique Via Trajectoire Handicap » et d’harmonisation des pratiques est en train d’être mis en place. Les points clé seront :

• Accent donné à l’interopérabilité avec la consolidation du lien avec le SI Harmonisé des MDPH

• Mobilisation des acteurs dans la durée pour assurer la continuité de la bonne mise à jour de l’outil

• Mise en place d’indicateurs opérationnels issus du SI Orientation PH pour les tutelles (Observatoire Statistique)

• Amélioration de l’outil avec une montée de version importante en mars (Accueil temporaire et séquentiel)

• Réflexion sur l’ouverture du module usager

35 22

29 56

• ESMS 35 : 331 personnes formées

• MDPH 35, CD 35 & ARS : 57 personnes formées

• MDPH 29 : 57 personnes formées

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Issu de la feuille de route « Accélérer le virage numérique » qui prévoit la création d’un réseau national de structures de santé dites « 3.0 », l’appel à projet lancé en Mai 2020 par l’ANS a pour objectif d’identifier des structures qui testent, innovent et de les mettre en lumière, de faire profiter à tous de leurs expériences et de permettre aux fournisseurs de solutions numériques un accès facilité à un programme d’expérimentation.

Les candidats, consortiums composés d’établissements et services médico-sociaux et de fournisseurs de solutions numériques, devaient présenter un projet, en articulation avec la feuille de route « Virage numérique » et dont le caractère innovant de la solution ou du cas d’usage, permet de contribuer à l’amélioration de la prise en charge ou du suivi de l’usager sur des thématiques identifiées (maintien de l’autonomie des personnes âgées ou des personnes en situation de handicap, maintien à domicile, soutien aux aidants, protection de l’enfance ou des majeurs, précarité, accueil des demandeurs d’asile, addictologie). Pour les projets retenus, le financement sera basé sur la nature juridique des acteurs et pourra aller jusqu’à 300 000€. Une part large devra être laissée à l’évaluation de l’expérimentation par les usagers et les professionnels et à la communication sur les résultats.

En tant qu’architecte régional de la e-santé, le GCS e-Santé Bretagne, en collaboration avec Biotech Santé Bretagne, s’est positionné en appui des structures et des fournisseurs de solutions numériques pour aider les candidats à monter leur dossier.

A l’échelle nationale, près de 140 candidatures ont été déposées. Les résultats prochainement sur le site de l’ANS.

STRUCTURES 3.0, ça avance !

Vie des projets

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Point de situation - ESMS Numériques

Lancement du Collectif régional ESMS numérique

Dans le cadre de la déclinaison au médico-social de la stratégie du numérique en santé, la création d’un collectif régional ESMS numérique est fortement encouragée par les instances nationales. A l’image du Collectif régional SI médico-social des Hauts de France et dans la suite logique de l’appel à projet « Virage Numérique » lancée en 2019, l’ARS Bretagne a mobilisé les fédérations et organisations représentatives du secteur médico-social autour de la question du numérique et a fait appel à volontaires pour mettre en place ce collectif qui vient en appui de l’ARS et du GCS e-Santé Bretagne. Celui-ci doit permettre de traiter collectivement les enjeux du numérique et des systèmes d’information et de développer des espaces d’information et d’acculturation pour les dirigeants et les professionnels des ESMS en charge des SI, afin d’accompagner la structuration et la montée en charge des fonctions SI dans les ESMS.

6 fédérations ont répondu favorablement à cet appel et le lancement de ce collectif est prévu pour le 11 décembre.

Projet Dossier Usager Informatisé (DUI) et nouvel appel à projet régional

Le DUI est un outil de suivi et de partage des informations relatives à la prise en charge et à l’accompagnement de la personne âgée ou handicapée, entre les professionnels (médicaux et paramédicaux) mais aussi avec ses accompagnants (familles, aidants, etc.). Il permet de nourrir et de suivre le projet personnalisé de la personne, de fluidifier son parcours et d’éviter les ruptures en cas de changement d’établissement médico-social, de retour à domicile ou en cas d’hospitalisation. C’est l’équivalent du dossier patient informatisé qui existe dans le secteur des soins hospitaliers ou du Logiciel de Gestion de Cabinet pour les médecins libéraux.

Dans le cadre du plan ESMS numérique, la CNSA va débloquer un fond d’amorçage de 30M€ sur 3 ans dont les volets prioritaires sont d’améliorer la gestion du dossier de l’usager, de permettre aux structures disposant de logiciels de les mettre à jour pour implémenter les services socles (INS, MSS, DMP, e-prescription) et d’aider les petites structures à s’équiper.

Pour bénéficier de ce fonds d’amorçage, les structures vont être invitées à répondre à un appel à projet lancé par les ARS début 2021 et seront sélectionnées sur la base de critères d’éligibilité et de priorisation comme le regroupement d’organismes gestionnaires, par exemple.

Les projets présentés devront s’appuyer sur une solution du futur marché national RESAH qui proposera un catalogue de solutions référencées par la CNSA dans le cadre du projet DUI (groupe de travail piloté par la CNSA et chargé d’élaborer le cahier des charges DUI sur lequel les éditeurs seront amenés à répondre).

En lien avec la mise en place du projet, les établissements pourront avoir recours à des prestations d’assistance à la maitrise d’ouvrage pour les aider à formaliser leurs bons de commande ou encore des prestations d’assistance à la maitrise d’ouvrage pour piloter leur projet métier.

Le versement des crédits pour les projets retenus interviendra en 3 temps : 40% au démarrage du projet, 40% à la fin du paramétrage, 20% à la fin du déploiement dès la vérification des critères d’usage (ex : nombre de messages issus du DUI qui transitent par la MSS, nombre de documents issus du DUI déposés dans le DMP,...)

Une phase de déploiement pluriannuelle, qui sera engagée dès la fin 2021, financée par des crédits prévus dans le cadre du Ségur de la santé (600 M€), permettra de poursuivre cet investissement numérique dans le secteur médico-social.

Vie des projets

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HOP’EN

Vie des projets

Lancement de la phase pilote de RUBIS

Lancé en février dernier, après une phase de mise au point de marché puis une phase de spécifications techniques et fonctionnelles, le nouveau RUBIS est entré en phase pilote depuis septembre dernier.

5 établissements bretons testent actuellement le nouveau service breton d’échange et de partage d’imagerie : CHU Rennes, CHRU Brest, CH Brocéliande Atlantique, CH Saint-Malo et CIM Les Cèdres à Saint-Malo.

L’industriel, qui déploie et exploitera le service au cours des 4 prochaines années, travaille à l’intégration technique du nouveau RUBISaux SI des établissement pilotes. Une campagne de tests fonctionnels d’échange aura lieu jusqu’au 15 décembre prochain, en particulier dans l’écosystème CREBEN, avant une généralisation du service d’échange au cours du premier trimestre 2021.

Le nouveau service de partage dans RUBIS sera déployé dans un second temps, toujours en 2021. Elles ne peuvent être testées qu’auprès d’établissements exploitant l’identité INS, dont la feuille de route nationale indique une généralisation en établissements dès janvier 2021.

Toujours dans le cadre du nouveau RUBIS, le GCS e-Santé Bretagne intervient en support du projet régional de téléradiologie promu par la FHF Bretagne et les radiologues de l’URPS bretonne. RUBIS sera au cœur de sa plateforme technique. En attendant son déploiement, le GCS e-Santé Bretagne a mis à la disposition de ses adhérents un catalogue de services transitoire de téléradiologie grâce au RESAH. Deux industriels sont les opérateurs de ce catalogue de services optimisé et uniformisé en Bretagne, le temps que la plateforme téléradiologique bretonne se structure et offre son expertise privilégiée à ses adhérents.

Le programme HOP’EN poursuit les efforts engagés par les établissements de santé dans leur transformation numérique et leur modernisation et a comme ambition d’amener - d’ici 2022 - les établissements de santé, quels que soient leur statut, leur taille et leur activité, à un palier de maturité de leur système d’information, nécessaire pour répondre aux nouveaux enjeux de décloisonnement du système de santé et de rapprochement avec les patients.

Le programme HOP’EN s’appuie sur des indicateurs (prérequis et domaines fonctionnels) et se structure autour de 4 prérequis et 7 domaines fonctionnels prioritaires fixant un palier de maturité des systèmes d’information hospitaliers.

Hormis les établissements concernés par un crédit d’usage sur 2020, l’ensemble des autres établissements, retenus dans le cadre du programme, doit déposer les pièces justificatives associées aux 21 indicateurs des pré-requis HOP’EN dans OSIS avant le 1er janvier 2021.

Le GCS e-Santé Bretagne poursuit son travail d’accompagnement auprès des établissements :

• en communiquant des documents de support

• en répondant aux interrogations

• en proposant, sur demande, une phase de relecture des pièces justificatives

Les indicateurs permettent de mettre en place des démarches vertueuses pour piloter les projets. Au- delà de la finalité de contrôle, l’indicateur permet de piloter sur la durée le développement des usages et en conséquence réaliser, si nécessaire, les actions d’ajustement pour l’obtention du résultat final.