PLANON SITE ALPHA 1 rue du Rempart
93196 Noisy-le-Grand Cedex - France T. 01 55 85 09 00 - F. 01 55 85 09 07 E-mail : info-fr@planonsoftware.com PLANON INTERNATIONAL
Wijchenseweg 8
6537 TL Nijmegen - Pays-Bas
T. +31 24 6413135
www.planonsoftware.com
SOLUTIONS POUR
LE PILOTAGE INTELLIGENT DU PATRIMOINE IMMOBILIER
Planon Site Alpha est une société du groupe Planon au capital de 5 100 000 euros - RCS Bobigny 510 375 991 - Photos non contractuelles, crédits photos : Istock, Fotolia
Fort de 1 800 clients opérant dans 40 pays et d’une présence internationale dominante, le groupe Planon est le partenaire idéal des multinationales comme des PME-PMI et des organisations publiques, qui sont soucieuses d’adopter les meilleures pratiques du leader sur le marché des solutions de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS – Integrated Workplace Management System) et de gestion du patrimoine.
Grâce à nos solutions, nos clients, quel que soit leur secteur d’activité, réduisent leurs coûts d’exploitation, améliorent leur profil en matière de développement durable et créent de la valeur en centralisant et en automatisant leurs opérations de gestion du patrimoine immobilier et des installations.
Fondé aux Pays-Bas, le groupe Planon dispose de bureaux dans le monde entier. En France, Planon combine les savoir-faire du leader européen de l’édition de solutions de gestion immobilière (Planon) et du spécialiste des logiciels de gestion technique des bâtiments (Site Alpha).
Fondateur & Président Directeur Général
Pierre Guelen
400 collaborateurs
5,6 M.€
de chiffre d’affaires France 2013
9 M.€
investis en R&D
+30 ans d’expérience
150 millions de m
2gérés en maintenance
2000 clients dans 40 pays
30 000
utilisateurs
2 LOGICIELS ADAPTÉS
Depuis 1982, Planon a su établir une relation de confiance avec ses clients.
La performance ainsi que la fiabilité de nos solutions nous permettent de les aider à relever leurs défis au quotidien.
LE GROUPE
EN BREF
POUR RÉPONDRE
AUX ENJEUX DE LA
GESTION IMMOBILIÈRE
Planon permet aux professionnels du secteur de gérer l’ensemble des problématiques relatives au facility management, à la gestion des espaces de travail, à la gestion de la maintenance, aux services aux occupants et à la gestion des portefeuilles immobiliers, et de mener une démarche environnementale durable. Ses solutions s’adressent à tous les secteurs d’activités et à tous types d’entreprises, petites ou grandes, françaises ou internationales, monosites ou multisites.
Solution de GMAO tertiaire, 100% web, SamFM est un outil unique regroupant toutes les fonctionnalités nécessaires aux gestionnaires bâtiments et responsables des services généraux.
Planon Acceleratortm met à votre disposition les meilleures pratiques de votre secteur d’activité, vous permettant la mise en place de processus homogènes pour la gestion et l’exploitation de votre patrimoine immobilier.
GÉRER ET VALORISER LE PATRIMOINE
IMMOBILIER
PILOTER INTELLIGEMMENT L’ENVIRONNEMENT
DE TRAVAIL
OPTIMISER LES PERFORMANCES
DURABLES ORGANISER
LES SERVICES AUX OCCUPANTS GARANTIR
LA MAINTENANCE TECHNIQUE DES BÂTIMENTS
42 M.€
de chiffre d’affaires Monde 2013
Solution de Gestion Intégrée de l’Environnement de Travail 100% métier (IWMS)
GMAO « Clé en main » 100 % SaaS
LEADER DU MAGIC QUADRANT DE
GARTNER EN 2012-2013
2014
25 années de croissance positive
Filiales Partenaires
GÉRER ET VALORISER
LE PATRIMOINE IMMOBILIER
Les coûts liés à la gestion du patrimoine immobilier et des installations dépassent de 10% ceux liés aux revenus et représentent plus de 25% des actifs immobilisés dans les bilans des entreprises. Des économies immédiates peuvent être effectuées en identifiant les points de rationalisation de l’exploitation et en agissant en conséquence. Il est crucial d’avoir une vision complète pour gérer de manière optimale le portefeuille immobilier d’une entreprise.
Dans quelle mesure les bâtiments répondent-ils aux attentes de leurs usagers ? A quelle fréquence les salles sont-elles réservées ? Comment les demandes des usagers et les besoins de l’entreprise évolueront-ils sur le long terme ? Les réponses à ces questions façonneront les stratégies immobilières.
DISPOSER D’UN RÉFÉRENTIEL FIABLE
ET ACCESSIBLE RAPIDEMENT DU PORTEFEUILLE IMMOBILIER
1
GARANTIR LA CONSERVATION DE LA VALEUR FINANCIÈRE ET TECHNIQUE DU PATRIMOINE
5
OPTIMISER LES COÛTS IMMOBILIERS
2
PRÉVOIR ET MAÎTRISER LES BUDGETS
4
ARBITRER RAPIDEMENT SUR LES OPÉRATIONS
3
Thomas Papperger Head of Construction, FM & Property Administration UniCredit Global Business Services
employés sites (1,1M. de m2)
dont 65% en propriété
Selon nous, notre nouvelle stratégie devait s’appuyer sur une solution intégrée de gestion de l’immobilier complète. Nous devions disposer d’une source unique d’information et d’un processus cohérent pour piloter les SLA, les coûts, la qualité et la productivité et nous devions aussi disposer des résultats, des rapports et des KPIs dont nous avions besoin ; pour ces raisons, nous avons choisi la solution Planon.
Les rapports automatiques et les analyses fournis par la solution Planon délivrent des informations-clés de gestion et des indicateurs de performance pour chaque région et chaque service, ce qui nous permet de nous améliorer en permanence. Nous sommes à présent totalement autonomes et capables de piloter l’ensemble des aspects pertinents de notre activité. Après avoir considéré cette solution comme un nouveau « moyen de contrôler », notre prestataire en reconnait les multiples avantages, notamment celui d’avoir la solution Planon connectée à son système SAP, ce qui fluidifie les process et garantit la qualité des données.
LES DOMAINES FONCTIONNELS LES ENJEUX
PATRIMOINE IMMOBILIER
LES ACTEURS
Directeurs immobiliers • Directeurs de l’environnement de travail •
Portfolio managers • Property managers • Gestionnaires de patrimoine • Foncières
GESTION DE PROJETS
GESTION DES TRANSACTIONS
STRATEGIC SPACE PLANNING
VALORISATION DES ACTIFS GESTION DE
PORTEFEUILLE
FINANCE
GESTION DES LOTS LOCATIFS
CONTRATS,
BAUX BUDGETS
21 000 853
En 2009, la division Real Estate de UniCredit Bank AG, a décidé d’externaliser la plupart de ses services auprès d’un seul prestataire multi technique tout en gardant le contrôle et la gestion de la qualité au sein de la société. Cet énorme changement n’était possible qu’après la mise en place d’une nouvelle organisation, et le déploiement d’une solution IT adéquate :
Une mutation rapide - réductions des effectifs, fusions, acquisitions, évolution constante des technologies de l’information - change la façon dont nous travaillons. Votre entreprise a besoin de systèmes et de processus à même de l’aider à gérer les environnements de travail évolutifs. Le nombre de collaborateurs qui travaillent en dehors de l’environnement de travail traditionnel augmente : beaucoup d’entre eux passent moins de 40% de leur temps au bureau.
Planon vous fournit les outils pour transformer les défis de l’environnement de travail évolutif en opportunités de réaliser des économies, tout en améliorant la qualité des services aux collaborateurs et autres acteurs.
Philippe Deljurie Chargé de projet
En tant qu’établissement d’enseignement supérieur, le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche nous demande une meilleure connaissance du patrimoine immobilier, ce qui nous impose l’utilisation d’un outil de gestion du patrimoine. Nous avons testé plusieurs solutions disponibles sur le marché et sélectionné la solution Planon que nous avons jugée la plus conviviale et la plus avancée, en particulier pour l’intégration et l’exploitation des plans. Planon nous permet de piloter la gestion des espaces grâce à l’intégration de nos plans au format AutoCAD‰. Un module associé et développé spécifiquement pour nous est la gestion des demandes d’interventions qui nous permet de centraliser toutes les demandes de services et dont nous sommes pleinement satisfaits. Nous sommes aujourd’hui le premier site universitaire français à utiliser la solution de Planon et nous espérons que de nombreuses universités profiteront de notre expérience.
PILOTER INTELLIGEMMENT L’ENVIRONNEMMENT
DE TRAVAIL
120 000 m 2
répartis sur 18 bâtiments
450
personnes veillant au bon fonctionnement
de l’établissement
DISPOSER D’UNE VUE FIABLE ET CONSOLIDÉE
DE L’ORGANISATION ET DE L’OCCUPATION DES ESPACES
1
OPTIMISER LES COÛTS D’OCCUPATION
2
GARANTIR UN ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL OPÉRATIONNEL ET ADAPTÉ À L’ACTIVITÉ DES COLLABORATEURS
4
PILOTER LES OPÉRATIONS DE MOBILITÉ DES COLLABORATEURS (ARRIVÉES-DÉPARTS, DÉMÉNAGEMENTS, TRANSFERTS)
3
LES ENJEUX
LES ACTEURS
Directeurs de l’environnement de travail • Facility managers • Space planners • Directeurs des services généraux • Départements des services aux occupants • Bureaux d’études
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
ANALYSE ET PLANIFICATION
DES ESPACES
GESTION DE L’OCCUPATION
INTÉGRATION CAO
GESTION DES ACCÈS MOBILITÉ DES
COLLABORATEURS ENVIRONNEMENT
DE TRAVAIL
LES DOMAINES FONCTIONNELS
DIRIGER UNE ORGANISATION FLEXIBLE ET RATIONALISÉE
5
Une gestion efficace de la maintenance n’est pas seulement une question d’entretien et de budget, il s’agit également de trouver le bon équilibre entre la réduction des coûts liés à la maintenance réactive et la prévention de risques inutiles ou d’interruptions susceptibles de compromettre la valeur de vos actifs.
Cependant, les opérations techniques permettant d’assurer la sécurité des personnes et des biens, ainsi que la préservation financière des actifs, sont de plus en plus complexes ; elles répondent en outre à des exigences croissantes du point de vue des différentes réglementations.
Avec une GMAO adéquate, l’organisation de la maintenance est optimisée. La planification maîtrisée de la maintenance et des travaux permet à votre entreprise de garantir la continuité de vos activités et de réduire les coûts opérationnels et d’investissements de 10 à 15%.
Nous sommes utilisateurs d’une solution de GMAO depuis 1999 et plus particulièrement de SAM FM depuis son lancement en 2010.
Notre objectif était de disposer d’un outil métier permettant d’organiser, suivre et tracer les opérations de maintenance pour l’ensemble de nos clients.
SAM FM a été retenu car nous étions à la recherche d’une GMAO qui corresponde à notre métier et qui soit à la fois conviviale et évolutive. Cette solution devait en outre pouvoir être mise en œuvre efficacement dans un délai raisonnable et sans personnalisation supplémentaire.
Thierry Drai
Directeur du Pôle Outils et Méthodes d’Exploitation
GARANTIR
LA MAINTENANCE
TECHNIQUE DES BÂTIMENTS
+70
data centers exploités sur plus de 125 000 m2
24M. m 2
de bâtiments exploités
LES ENJEUX
LES ACTEURS
Directeurs techniques • Facility managers • Mainteneurs •
Directeurs des services généraux • Directeurs hygiène et sécurité • Services travaux • Bureaux d’études
MAINTENANCE TECHNIQUE
LES DOMAINES FONCTIONNELS
DISPOSER D’UNE BASE EXHAUSTIVE ET MISE À JOUR DES ÉQUIPEMENTS, DES OUVRAGES ET DES INSTALLATIONS
1
MAÎTRISER LES DÉPENSES ÉNERGÉTIQUES
5
RÉDUIRE LES COÛTS DES OPÉRATIONS DE MAINTENANCE
2
ASSURER LA SÉCURITÉ DES PERSONNES ET DES BIENS
4
GARANTIR LE BON ÉTAT DE FONCTIONNEMENT DES ÉQUIPEMENTS POUR LE BIEN-ÊTRE DES OCCUPANTS
3
PILOTER LES PLANS D’INVESTISSEMENTS PLURIANNUELS DE TRAVAUX
7
RESPECTER LES OBLIGATIONS RÉGLEMENTAIRES
6
CONTRÔLER LES INTERVENANTS ET SOUS-TRAITANTS
8
MAINTENANCE
RÉACTIVE CARNET
DE SANTÉ MAINTENANCE
CONDITIONNELLE
OUVRAGES ET ÉQUIPEMENTS
GESTION DES STOCKS MAINTENANCE
PRÉVENTIVE
GESTION RÉGLEMENTAIRE CONTRATS
ET SLA SOLUTIONS
MOBILES SANTÉ
ET SÉCURITÉ
En tant que Facility manager ou Real Estate manager, votre principal objectif est de générer de la valeur complémentaire à l’activité de votre entreprise. Répondre aux besoins de vos occupants et leur fournir des services de qualité sont vos principales préoccupations.
Avec la solution de gestion des services de Planon, vous pouvez - en toute sérénité - orchestrer les services dédiés aux occupants et à l’environnement de travail et ainsi accroître la productivité, réduire les coûts, ouvrir les services à tous les occupants et améliorer la satisfaction de vos collaborateurs.
Nous avons fait appel à Planon pour développer ‘My meeting’ parce que nous estimions que la gestion de l’accueil pour notre siège central n’était plus à la hauteur de nos attentes. Nous souhaitions offrir à chacun de nos clients un accueil personnalisé, tout en éliminant l’imprévu et le temps d’attente. Les exigences de notre cahier des charges ? Un outil suffisamment performant pour améliorer la qualité de l’accueil et optimiser la disponibilité de nos salles de réunion, mais aussi la traçabilité de toutes les opérations liées à l’accueil, à la réservation de salles de réunion et de ses services associés (restauration, techniques, etc.) ; par exemple en termes de facturation, d’occupation effective des salles réservées ou encore de taux d’occupation. Ces indicateurs devaient aussi nous permettre de piloter et de mesurer avec précision l’activité de nos prestataires extérieurs.
Traçabilité, facturation, utilisation de l’outil par nos prestataires externes, solution unique pour gérer nos 3 périmètres d’accueil sur le siège, sans oublier un élément important, un logiciel unique de réservation de salles de réunion pour tous les sites de PwC France : le projet de Planon était le seul à intégrer toutes ces exigences. Nous avons aussi apprécié la richesse de la palette de services additionnels proposés par Planon ; nous avons investi dans une solution évolutive qui n’est pas figée sur notre besoin actuel.
Christelle Ranguin Gestionnaire des services PricewatherhouseCooper
ORGANISER
LES SERVICES
AUX OCCUPANTS
+99 000
réservations de salles depuis juillet 2010
4 500
collaborateurs en France
AUGMENTER LA QUALITÉ DES SERVICES ET SURVEILLER LA SATISFACTION CLIENT
1
AUGMENTER LA FLEXIBILITÉ ET LA CAPACITÉ D’ADAPTATION ET D’INNOVATION DES SERVICES AUX OCCUPANTS
5
DIMINUER LES COÛTS ISSUS DE LA NON QUALITÉ POUR UNE MEILLEURE OPTIMISATION DES RESSOURCES
2
RESPONSABILISER LES COLLABORATEURS AUX BONNES PRATIQUES
4
DISPOSER D’UNE PLATEFORME RELATIONNELLE D’ÉCHANGES
3
LES ENJEUX
LES ACTEURS
Directeurs de l’environnement de travail • Directeurs des services généraux • Facility managers • Sous-traitants et exécutants externes • Exécutants internes
SERVICES AUX OCCUPANTS
LES DOMAINES FONCTIONNELS
DEMANDE CURATIVE
HELPDESK
ACCUEIL VISITEURS,
PARKING
TRANSPORTS, HÔTELS KIOSQUE
RÉSERVATION D’ESPACES
SALLES
DE RÉUNION DEMANDES DE
DÉMÉNAGEMENTS
SERVICES IT
RESSOURCES HUMAINES
SÉCURITÉ ET SANTÉ SURVEILLANCE
SATISFACTION CLIENT CATALOGUE DE PRODUITS
ET SERVICES
Plusieurs études ont démontré que les bâtiments étaient responsables de 30% à 40% des émissions de CO
2mondiales. Les coûts énergétiques continuent de grimper et les matières premières commencent à se raréfier. Dans le même temps, les organisations ayant opté pour une démarche active en matière de développement durable ont gagné en attractivité auprès de leurs clients, collaborateurs et actionnaires.
Cependant, une telle démarche nécessite des études solides tant d’un point de vue financier que de la gestion opérationnelle ou stratégique qui vous permettront de traduire parfaitement votre vision du développement durable en objectifs quantifiés et en améliorations mesurables.
Avec l’aide des solutions Planon, mesurez, pilotez et améliorez les performances durables.
Faute de qualité et d’informations fiables, un projet comme celui-ci serait impossible à réaliser. La solution Planon nous apporte une aide non seulement pour faire les bons choix, mais également pour intégrer la gestion du parc immobilier et des processus d’inspiration écologique comme la gestion des contrats et la programmation de l’entretien préventif. Planon nous permet en outre d’analyser en permanence le taux d’occupation des biens immobiliers en corrélation avec la consommation d’énergie. L’optimisation et la détection de l’espace non utilisé a un impact positif direct sur les émissions de carbone, la consommation d’énergie et les coûts.
OPTIMISER
LES PERFORMANCES DURABLES
Ville d’Anvers (Belgique) Direction du développement commercial du service d’entretien
du patrimoine
98 000
tonnes de CO2 en 2008
1 500
biens immobiliers gérés par la ville d’Anvers
RÉDUIRE LES COÛTS LIÉS À LA CONSOMMATION ÉNERGÉTIQUE
1
DÉVELOPPER LA RESPONSABILITÉ SOCIALE (RSE) DE VOTRE ENTREPRISE
5
AMÉLIORER LA QUALITÉ DE L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ET LA SATISFACTION DES COLLABORATEURS
2
GÉNÉRER DES RAPPORTS SUR VOS PERFORMANCES DURABLES ET PARTAGER L’INFORMATION
4
COMPARER ET ALIGNER VOS PERFORMANCES DURABLES AUX MEILLEURES PRATIQUES INTERNES ET EXTERNES
3
LES ENJEUX
LES ACTEURS
Directeurs de l’immobilier • Directeurs de l’environnement de travail • Facility managers • Responsables méthodes et qualité •
Responsables du développement durable • Directeurs techniques
PERFORMANCES DURABLES
LES DOMAINES FONCTIONNELS
VOUS CONFORMER AUX CERTIFICATIONS ET OBJECTIFS ENVIRONNEMENTAUX (GRENELLE, LEED, BREEAM, HQE EXPLOITATION…)
7
DIMINUER L’EMPREINTE ÉCOLOGIQUE DE VOTRE ACTIVITÉ
6
ÉVALUATION DU PROFIL
DURABLE
GESTION DE PROJETS
PILOTAGE ÉNERGIES ET DÉCHETS
REPORTING AMÉLIORATION
DE L’EMPREINTE CARBONE
AUDIT BENCHMARKING
ANALYSE DE LA SATISFACTION
CLIENTS
Dans le but de servir d’exemple, la ville d’Anvers a signé "l’Engagement des Maires", destiné à réduire les émissions de CO2 de la ville d’un pourcentage supérieur à la norme européenne de 20%. Pour atteindre les objectifs donnés, il était nécessaire d’obtenir des informations actualisées et fiables concernant les consommations d’énergie et les émissions de carbone des bâtiments de la ville.
CONSEIL AUX ENTREPRISES
Que vous souhaitiez déterminer la meilleure structure organisationnelle, élaborer des scénarios personnalisés de retour sur investissement ou réaliser une étude de cas en vue d’automatiser la gestion des installations ou de l’immobilier d’entreprise, les consultants de Planon vous accompagnent dans le déploiement en interne. Ils vous aident à perfectionner vos processus métiers et s’assurent que les projets répondent aux critères prédéfinis.
1
SERVICES D’IMPLÉMENTATION
Avec son équipe de 10 consultants dédiés, Planon vous propose l’implémentation qui correspond à la solution que vous souhaitez déployer : déploiement simple avec paramétrage ou méthodologie projet AIM basée sur un standard européen (Prince 2) et qui a fait ses preuves auprès de plusieurs centaines d’entreprises.
Cette méthodologie itérative va au-delà de la simple implémentation technique de logiciels en mettant l’accent sur les aspects fonctionnels et organisationnels. Vos processus et procédures de travail sont soigneusement appliqués, voire améliorés, et vos besoins en informations sont analysés en détail afin que le logiciel soit configuré pour répondre à toutes vos exigences.
2
FORMATION
Notre service Formation a mis au point un éventail exhaustif de programmes de formations destinés à toutes les personnes concernées par l’implémentation et l’utilisation des solutions Planon AcceleratorTM et SamFM : membres des équipes de projet, administrateurs d’applications, techniciens de maintenance, analystes ou gestionnaires de maintenance et utilisateurs finaux…
Des formations multilangues en ligne et sur site vous sont proposées pour répondre aux besoins de votre entreprise.
3
ASSISTANCE
Grâce à nos services d’assistance, profitez de notre expérience, de notre expertise et de notre implantation internationale pour apporter des réponses et des solutions à vos questions. L’équipe d’assistance technique de Planon s’engage à vous fournir à tout moment un service de qualité.
• Une équipe franco-française par produit (possibilité d’un support dédié pour projets internationaux)
• Accès direct par ligne téléphonique dédiée
• Portail de communication performant
4
HÉBERGEMENT
Les services d’hébergement de Planon fournissent une infrastructure informatique ultra-performante, fiable, évolutive et sécurisée.
Nous vous proposons des services techniques ainsi que l’installation de mises à jour ou à niveau. Devenez rapidement opérationnels et concentrez-vous sur votre activité principale, sans avoir à vous préoccuper de votre infrastructure informatique.
5
SAAS
Le SaaS permet l’accès immédiat à distance à votre solution Planon et vous offre de nombreux avantages : souplesse, sécurité, maîtrise des coûts. Sans investissement initial, vous évitez la mise en place et l’administration de solutions matérielles et logicielles complexes. Vous simplifiez et rationalisez votre gestion multisite et vous bénéficiez de solutions souples et évolutives qui s’interfacent totalement à votre système d’information.
L’abonnement mensuel comprend le droit d’utilisation du logiciel, les mises à jour assurées par nos soins et le support technique.
6
ILS NOUS FONT CONFIANCE EN FRANCE
ADP • ALSTOM • BANQUE POPULAIRE • BNPP SÉCURITÉ SERVICES • BNPP REPM • BOUYGUES ENERGIES ET SERVICES • CENTRE NATIONAL GEORGES POMPIDOU • CHÂTEAU DE VERSAILLES • CONSEILS RÉGIONAUX DU NORD-PAS-DE-CALAIS ET DE BRETAGNE
• CRÉDIT AGRICOLE IMMOBILIER • COFELY SERVICES GDF SUEZ • DALKIA • DERICHEBOURG • ÉCOLE DES PONTS ET CHAUSSÉES
• EDF • EIFFAGE • FACEO • HÔPITAL FOCH • HÔPITAL GEORGES POMPIDOU • KORUS • PWC • ROUGNON • SODEXO • STEAM’O • UNIVERSITÉ D’EVRY • VINCI FACILITIES • ...
