Version du 25 septembre 2021

Version du 25 septembre 2021

Sommaire

1. Avant propos ... 3

2. Comment invoquer le logiciel ... 3

3. La page d’accueil ... 4

4. Les administrateurs ... 5

a) Les Super Administrateurs ... 5

b) Les administrateurs Généraux ... 5

c) Les administrateurs locaux... 5

5. Le déroulement des opérations avant la compétition ... 6

a) Mise en ligne de l’épreuve ou des épreuves ... 6

b) Les inscriptions ... 9

c) Réception des paiements ... 14

d) Fin des inscriptions ... 17

e) Préparation des épreuves ... 17

f) Mise à disposition des convocations ... 18

6. Le jour de la compétition ... 20

a) Après le départ de la dernière équipe ... 20

b) A l’arrivée de chaque équipe ... 20

7. Les résultats ... 22

1. Avant propos

Cette application est prévue pour couvrir l’ensemble des processus de gestion d’un Rando challenge®, à savoir,

En amont :

 La mise à disposition des informations générales

 Le règlement des épreuves

 La mise en ligne de la compétition

 L’inscription en ligne par les compétiteurs

 La gestion des règlements

 La mise à disposition en ligne des convocations Durant la compétition :

 Les listes de pointage et de contrôle

 Le dépouillement des résultats (fiches de contrôle et cartes) En aval :

 Les résultats

2. Comment invoquer le logiciel

Ce logiciel a été réalisé au moyen des langages «Open Source»

 HTML 5,

 CSS 3,

 JavaScript,

 PHP 7.1 et

 MySQL (MariaDB serveur 5.5).

Il est invocable pour l’instant depuis le site

 https://ffrandonnee-competitions.fr

Il peut toutefois être intégré à n’importe quel page Internet au moyen de la balise HTLM suivante :

<a href=’https://ffrandonnee-paca.fr/Rando%20challenges/ChoixRCGestion.php’ target=’_blank’>Rando challenge®</a>

L’URL de l’application est :

 Dans sa version de production

https://ffrandonnee-competitions.fr/Rando challenges/ChoixRCGestion.php

 Dans sa version de test

https://ffrandonnee-competitions.fr/RC_Test/ChoixRCGestion.php

3. La page d’accueil

Les 4 hyperliens en haut de page permettent de consulter :

 La présentation générale des Rando challenges® contenue dans les pages du site fédéral de la Fédération Française de la Randonnée Pédestre

 Le règlement fédéral tel qu’édité par la Fédération Française de la Randonnée Pédestre

 Le règlement simplifié à usage des compétiteurs qui découvrent pour la première fois ce qu’est un Rando challenge®

 Le calendrier national des compétitions

Les 3 premiers boutons permettent respectivement aux compétiteurs :

 De s’inscrire en ligne

 De récupérer leurs convocations à une compétition

 De voir les résultats des compétitions terminées

Les boutons graphiques permettent (de gauche à droite) :

 Roue crantée (réservé aux seuls administrateurs, protégé par mot de passe) : de gérer les épreuves et plus particulièrement

o De mettre en ligne une épreuve et/ou d’en modifier les caractéristiques o De visualiser les inscriptions et de gérer les paiements

o De basculer les inscriptions dans la gestion de l’épreuve à proprement parler o De visualiser les équipes

o De gérer le dépouillement des cartes et fiches de contrôle que les compétiteurs doivent restituer aux organisateurs en fin d’épreuve o De visualiser les résultats globaux et détaillés

o De transférer les résultats dans le tableau Excel fédéral

 Bouton Aide : de visualiser le présent manuel

 Bouton Sortie : de revenir à la page d’accueil du site des compétitions

A noter, en bas à gauche de la page, une petite indication vous situe votre environnement de travail, en l’occurrence la mention «RandoChallenges» vous indique que vous

travaillez dans la base de production et «RC_Test» en base de tests.

4. Les administrateurs

Il existe 3 niveaux d’administration

 Super administrateur

 Administrateurs Généraux

 Administrateurs locaux

a) Les Super Administrateurs

Il n’y en a que deux et ils sont les seuls à pouvoir déclarer les administrateurs.

Ces deux Super Administrateurs sont :

1. Jean-Yves GANNE joignable par e-mail à l’adresse jyganne@gmail.com 2. Pierre MERCIER joignable par e-mail à l’adresse pierre.mercier@orange.fr.

Pour faire déclarer un nouvel administrateur, il faut communiquer à un des deux super administrateurs

 Son nom

 Son prénom

 Son numéro de licence

b) Les administrateurs Généraux

Ils peuvent visualiser et gérer (mettre en ligne et/ou modifier) toutes les compétitions.

Il est préférable qu’il n’y en ait qu’un seul par département.

c) Les administrateurs locaux

Ils ne peuvent visualiser et/ou gérer que les Rando challenges® organisés par leurs clubs.

5. Le déroulement des opérations avant la compétition

a) Mise en ligne de l’épreuve ou des épreuves

Une fois le ou les administrateurs locaux créés, il leur revient de déclarer la ou les compétition(s) organisée(s) par leur club.

Pour ce faire, il faut cliquer sur le bouton « Gestion des épreuves » de la page d’accueil.

Apparaît alors la page d’identification suivante :

Après avoir saisi son numéro de licence et cliqué sur le bouton « Entrez », l’administrateur local voit apparaître la page suivante :

Pour mettre en ligne une nouvelle épreuve, il convient alors de cliquer sur le bouton

« Ajout » en bas à gauche de la page.

La page de déclaration d’une épreuve s’ouvre.

Il convient alors de renseigner les données suivantes :

 Le nom du Club Organisateur

 La date du Rando challenge®

 La commune où va se dérouler l’épreuve

 Le type d’épreuve (Rando challenge® ou Découverte)

 La vitesse de progression imposée en kilomètres par heure

 Le temps de pause en minute (en général 45 minutes)

 L’adresse à laquelle les compétiteurs doivent adresser leurs paiements en cas de règlement par chèque ou l’URL Hello Asso du formulaire de paiement si paiement en ligne.

 L’IBAN du compte du Comité départemental ou du club organisateur en cas de paiement par virement bancaire

 Le code BIC associé à l’IBAN ci-dessus

 Le prix

o Soit par concurrent pour les parcours Découverte o Soit par équipe pour les Rando challenge® labellisé

 L’adresse mail de la personne qui coordonne l’organisation de ce Rando challenge®

 Le numéro de téléphone portable de la personne qui coordonne l’organisation de ce Rando challenge®

Puis cliquez sur le bouton « Enreg. »

Il est à noter qu’afin d’éviter toutes tricheries, à cet instant, vous ne pouvez pas renseigner les rubriques

 Distance (km)

 Dénivelé (m)

 Nb de bornes

Ces dernières informations seront renseignées le jour de l’épreuve après le départ de la dernière équipe.

La rubrique « Coordonnées du Lieu » ne doit être renseignée que 48 heures avant l’épreuve pour libérer les convocations.

Si deux épreuves sont proposées, une Rando challenge® et une découverte, cette opération de déclaration d’épreuve devra être répétée deux fois.

b) Les inscriptions

Elles sont saisies en ligne directement par les compétiteurs. Pour ce faire, en cliquant sur le bouton « Inscriptions en ligne », les compétiteurs voient apparaître la page suivante :

Cette page permet de s’inscrire mais aussi de modifier ou supprimer une inscription déjà faite dès lors que le paiement n’a pas encore été effectué.

Pour modifier ou supprimer une inscription déjà faite, il convient tout d’abord de renseigner la zone « référence » avec la référence qui a été donnée lors de l’inscription originale dans la fiche imprimable à l’usage des concurrents.

Dans le cas d’une modification, les données précédemment saisies par les concurrents sont réaffichées et peuvent être modifiées, y compris le parcours si une erreur de choix a été faite.

Le bouton « appelez le club organisateur » affiche page sur laquelle est rappelé le parcours choisi. Cette page donne également les coordonnées téléphoniques et courriel du responsable de l’organisation de la manifestation.

Lorsque l’on clique sur les boutons « modifier » ou « vous inscrire », la page suivante s’affiche.

Il est à noter qu’à ce stade, ne sachant pas pour quel parcours, les compétiteurs vont opter, il n’est pas possible de leur fournir le coût de l’inscription. Cette information leur sera communiquée que sur la fiche éditable de confirmation d’inscription. Aussi, dans votre site Internet ainsi que sur la version papier de votre bulletin d’inscription, n’oubliez pas de mentionner les coûts d’inscription.

Par ailleurs, il est bien évident que la saisie de ces informations est encadrée par un grand nombre de contrôles ce qui permet de garantir l’exhaustivité des informations fournies ainsi que le respect des règles de compositions des équipes.

En fonction du type de parcours choisi, va s’ouvrir alors une des pages suivantes :

 Pour un Rando challenge® labellisé

 Pour un Rando challenge® labellisé hors coupe de France

 Pour un parcours Découverte

De plus, dans le cas d’un Rando challenge® labellisé, si une équipe décide d’y participer alors les équipiers qui la compose ne sont pas licenciés à la FFRandonnée, après avoir saisi «SL» dans la rubrique «N° de Licence» du capitaine, la page d’inscription va se transformer de la façon suivante :

Il est à noter que, dans ce cas, il n’est plus question de numéro de licence mais en contre partie, cette équipe, même si elle sera classée dans l’épreuve, son rang ne pourra en aucun cas être pris en compte pour le classement national de la Coupe de France des Clubs.

En fin de saisie, la fiche de confirmation d’inscription suivante est proposée à l’impression sur laquelle il est stipulé que cette inscription ne sera validée qu’à réception du paiement.

Très important : sur cette fiche d’inscription figure une référence à conserver par les

compétiteurs. Cette référence devra figurer sur le paiement et devra être saisie pour retirer la feuille de convocation. Elle pourra également être utile en cas de contestation.

Cette référence est constituée comme suit :

c) Réception des paiements

A réception des paiements, la personne en charge de cette gestion doit enregistrer ces paiements dans la base de données. Pour ce faire, elle doit dans la page d’accueil, cliquer sur le bouton « Gestion des parcours ».

En regard du parcours correspondant au 1^er numéro de la référence, tel qu’expliqué au chapitre précédent, il faut cliquer sur le bouton « Inscr. ».

Une nouvelle page s’ouvre donnant la liste des inscriptions à ce parcours.

Il est possible alors de consulter la fiche d’inscription en cliquant sur le bouton « Fiche » en regard de l’équipe considérée.

Juste à gauche de ce bouton « Fiche », une case à cocher permet d’acter le paiement reçu. Cette case, une fois cochée, disparaît et à droite du bouton « Fiche » apparaît un nouveau bouton intitulé « BD Calcul ».

Ce bouton sert à transférer l’équipe en question dans la partie calcul de la base.

L’affichage de cette page sera alors le suivant :

Attention ! Lorsque que vous aurez cliqué sur ce bouton, vous ne plus revenir en arrière sauf à demander au super administrateur de faire une modification dans la base.

La liste des équipes peut être alors consultée en cliquant sur le bouton « Equip. » de la liste des Randos challenge®.

La composition de chaque équipe peut être également consultée et amendée en cliquant sur le bouton « Equipiers » en regard de chacune d’entre elle.

d) Fin des inscriptions

Les inscriptions peuvent être prises jusqu’au matin de la compétition.

Toutefois, pour éviter une charge de travail trop importante au poste d’accueil, il est fortement recommandé d’inciter les candidats à se préinscrire en ligne de façon à :

 Pouvoir malgré tout retirer leurs convocations en ligne (dans ce cas l’heure d’arrivée sur site est systématiquement 9 heures)

 Permettre de limiter le travail au poste d’accueil au seul encaissement, c’est à dire cocher la case payé puis cliquer sur le bouton « BD Calcul ».

Ensuite, l’équipe en charge du poste de départ devra affecter le bon numéro de dossard (et non plus 999) et renseigner l’heure de départ.

e) Préparation des épreuves

48 heures avant l’épreuve, les organisateurs doivent effectuer la préparation pour les équipes dont le paiement aura été validé, ceci afin de préciser sur la fiche de convocation l’heure d’arrivée sur site, le numéro de dossard et l’heure de début de compétition.

Pour ce faire, dans la page « Liste des équipes du parcours …. », il convient d’attribuer un numéro de dossard à chaque équipe et de renseigner son heure de départ en tenant compte d’un laps de temps de minimum 2 minutes entre deux départs d’équipe et, pour les parcours Rando challenge® labellisé, d’un écart minimum 6 minutes entre deux équipes d’un même club.

f) Mise à disposition des convocations

Afin de rendre les convocations disponibles, il faut, dans la page « Liste des Rando challenge® », cliquez sur le bouton « Modif. ».

Renseignez alors les coordonnées (pas l’adresse) du lieu de rendez-vous.

Notons au passage les deux informations du bas de tableau :

 Carte .pdf (après résultats)

 ACM Carte .pdf (après résultats)

Elles contiennent toutes les deux un bouton => Serveur qui permet de mettre en ligne le lendemain de la compétition la carte avec les bornes positionnées dessus ainsi que les ACM avec les bonnes réponses surlignées. Les fichiers à mettre en ligne doivent être au format PDF.

Ces coordonnées peuvent être obtenues en utilisant par exemple Google Maps qui, en cliquant droit sur le lieu de rendez-vous puis dans le menu contextuel sur « plus d’info sur cet endroit »,

donne les coordonnées sous la forme 43.272301, 5.702124 (latitude, longitude en degrés décimal, les 2 chiffres étant séparés par une virgule et un blanc).

Afin d’éviter les mauvaises retranscriptions, il est fortement conseillé d’utiliser les fonctions Copier (Ctrl+C) et Coller (Ctrl+V).

Dès que ces coordonnées sont renseignées, les convocations deviennent disponibles.

Il est donc impératif que tous les numéros de dossard et les heures de départs aient été renseignés au préalable car ces informations figurent sur la feuille de convocation.

Pour terminer la préparation, n’oubliez pas d’imprimer (bouton « Etats » de la page

« Liste des Rando Challenge® » en regard du parcours concerné) les listings suivant :

 Enregistrement accueil,

 Feuille de contrôle départ et arrivée,

 Feuille de contrôle sur parcours.

6. Le jour de la compétition

a) Après le départ de la dernière équipe

Dans la page « Modification des caractéristiques d’un parcours », il convient de renseigner, pour chaque parcours, les informations suivantes :

 Distance (km)

 Dénivelé (m)

 Nb de bornes

b) A l’arrivée de chaque équipe

Lorsqu’une équipe arrive, elle remet aux organisateurs ses cartes et sa fiche de contrôle.

Les trous de la carte plastifiée sont alors comptés et le nombre obtenu est enregistré dans la ligne de l’équipe concernée (rubrique #Trous) ainsi que

 son heure de départ (rubrique H.départ),

 son temps cible (rubrique T.cible)

 et son heure d’arrivée (rubrique H.Arrivée).

Ces informations sont retranscrites à partir de la Feuille de contrôle départs et arrivées.

Pour accélérer le dépouillement des résultats, les personnes du club organisateur en charge du pointage des arrivées peuvent être équipées d’un ordinateur pour saisir immédiatement ces informations en ligne, ce qui ne doit pas empêcher le nécessaire pointage sur la Feuille de contrôle départs et arrivées afin d’éviter toute contestation ultérieure.

Un agent de liaison ira alors remettre les cartes et la fiche de contrôle aux personnes du club organisateur chargées de faire le dépouillement.

Ces membres de l’organisation sont impérativement équipés d’un ordinateur.

Petite précision, tous ces ordinateurs doivent obligatoirement pouvoir accéder à internet.

S’il n’y a pas de Wifi disponible, pensez à utiliser les points d’accès mobile de vos Smartphones.

Ces organisateurs doivent alors cliquer sur le bouton « Bornes » de l’équipe concernée.

Il faut tout d’abord vérifier le titre de la page pour s’assurer de traiter la bonne équipe.

Il convient alors de comparer, en les superposant, la carte de référence avec celle des concurrents.

Si pour une borne donnée, les trous coïncident, dans la colonne « Bien positionnée », il faut laisser cochée la case de la borne concernée. Dans le cas contraire, il convient de la décocher.

Réitérez cette opération pour chaque borne dans l’ordre de progression sur le tracé du parcours.

Ensuite comparez la fiche de contrôle témoin avec celle des concurrents.

Si la réponse est conforme, dans la colonne « Réponse OK », il faut laisser cochée la case de la borne concernée. Dans le cas contraire, il convient de la décocher.

Pour chaque borne, en cas d’absence de poinçon sur la fiche de contrôle des concurrents ou si le poinçon n’est pas le bon, cochez la case « Pas de réponse ou mauvaise pince ».

Précisions importantes relatives à la page

«Liste des équipes du parcours»

1. -1 dans la rubrique Dossard provoque la suppression de l’équipe 2. vide dans la rubrique Trous provoque la sortie de l’équipe du classement

7. Les résultats

Une fois toutes les équipes arrivées et toutes les cartes et fiches de contrôle dépouillées et enregistrées, revenez dans la page « Liste des Rando challenges^® » et cliquez sur le bouton « Etats » puis, sur la page des états, sur le bouton « Résultats toutes

catégories », vous obtiendrez alors immédiatement la page de classement et de résultats.

Enfin, à l’attention des référents RC uniquement, pour remonter les résultats à la fédération, si demandé, vous pouvez cliquer dans la page des Etats sur le bouton

« Transfert vers Excel ». Ceci aura pour effet de descendre dans le répertoire Téléchargement de votre ordinateur un fichier Excel nommé ExportRC.xls.

En ouvrant simultanément ce fichier ainsi que le classeur officiel de la fédération, vous pouvez par Copier/Coller transférer les plages de données dans les feuilles du Classeur officiel ce qui permet également, si besoin est, de vérifier l’exactitude des calculs.