TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT -FORMATEUR EN « ELABORATION DES PROJETS ET COMPTABILITE SIMPLIFIEE » A MUYINGA ET KAYANZA
Employeur Cordaid
Titre Consultant-Formateur sur l’élaboration des projets et la comptabilité simplifiée
Type de contrat Bureau d’études spécialisées Lieu Province : Muyinga & Kayanza
Durée 56 jours
Date de mise en œuvre Février- Avril 2022
I. CONTEXTE
Le consortium CORDAID, ADISCO et OAG met en œuvre un projet intitulé « Renforcement de la société civile pour une participation inclusive dans le développement et la gouvernance locale », sur financement de l'Union Européenne dans le cadre de la mise en œuvre de l'axe:
Appui à la Société civile, thème complémentaire aux quatre secteurs de concentration (développement rural pour la nutrition, promotion de l'état de droit et réduction de la vulnérabilité, santé, énergie) définis dans le programme indicatif national de coopération avec l’UE et le Burundi pour 2014-2020 , et repris dans les deux versions de la feuille de route de la coopération.
L’objectif global du projet est que « les organisations de la société civile (OSC) soient reconnues comme des partenaires fiables et efficaces en matière de gouvernance locale inclusive ».
Le projet poursuit les deux objectifs spécifiques suivants : 1) les OSC renforcent leur participation au niveau du processus de planification, de mise en œuvre et d’évaluation du développement local et 2) les femmes et les jeunes sont impliquées dans les processus de définition et de mise en œuvre des politiques au niveau local.
Le projet couvre toutes les 16 communes de deux provinces Muyinga et Kayanza.
Au Burundi, le processus de décentralisation a abouti à la responsabilisation des communes dans le développement local via des plans communaux de développement communautaire (PCDC), qui revêtent un caractère participatif et inclusif dans leurs élaborations, mise en œuvre et suivi-évaluation.
Afin de valoriser le rôle des OSC dans le développement local qui lui est reconnu tout en ciblant à la fois les secteurs de la société civile, le développement local et les processus participatifs, le projet est en train d’initier des actions permettant à la société civile de jouer pleinement son rôle d’acteur dans l’identification, la mise en place de l’agenda des priorités de développement, ainsi que dans la mise en œuvre et l’évaluation des plans de développement communautaire.
Pour y arriver, des actions de renforcement des OSC diagnostiquées sont organisées notamment la formation sur le thème « Elaboration des projets et la comptabilité
simplifiée » qui va aider à renforcer la bonne gestion de ces organisations en général et la bonne gestion des financements en particulier pour une participation efficace des OSC dans le développement et la gouvernance locale.
II. OBJECTIFS DE LA FORMATION 1. OBJECTIF GENERAL
Renforcer les capacités des membres des organisations de la société civile bénéficiaires sur l’élaboration et la gestion des projets et sur la comptabilité simplifiée en vue d’une meilleure participation dans la mise en œuvre des projets issus des PCDC ainsi que dans la gestion financière de leurs organisations.
2. OBJECTIFS SPECIFIQUES
-Les représentants des organisations de la société civile bénéficiaires sont à mesure d’élaborer et gérer le cycle d’un projet de développement communautaire.
-Les représentants des organisations de la société civile bénéficiaires connaissent les notions de comptabilité, tenue des comptes et des documents comptables pour une meilleure gestion financière.
III. RESULTATS ATTENDUS DE LA FORMATION A la fin de la formation, les participants :
• Auront acquis les notions de base de la comptabilité ;
• Auront maitrisé les pratiques comptables et l’utilité de la comptabilité simplifiée ;
• Auront des connaissances nécessaires sur la tenue des livres comptables ;
• Auront des connaissances suffisantes sur l’élaboration des projets de développement communautaire :
Arbres à problèmes et arbres à objectifs ;
La méthodologie de formulation des résultats et des objectifs pour un projet ;
La formulation d’un cadre logique d’un projet ;
L’élaboration d’un plan d’activités et de budget correspondant pour la mise en œuvre d’un projet.
IV. FONCTIONS ET RESPONSABILITES DU CONSULTANT-FORMATEUR (TRICE) Placé sous la responsabilité du Directeur Pays de Cordaid à Bujumbura, et en collaboration avec le coordinateur du programme Justice et sécurité ainsi que le Responsable du projet, le descriptif des tâches attendues du consultant-formateur (trice), porte sur ce qui suit :
Préparer et assurer une formation des responsables des OSC bénéficiaires de la province Muyinga et Kayanza sur les thématiques ci-haut indiquées à l’intention de 473 représentants des OSC validées et diagnostiquées dans les 16 communes de 2 provinces Muyinga et Kayanza.
Faire une analyse préliminaire des connaissances des responsables des OSC en matière de comptabilité et élaboration des projets pour en tirer les points forts et les faiblesses à combler.
Produire un rapport de formation suivant un canevas validé par Cordaid.
V. PRINCIPAUX LIVRABLES
Le programme détaillé de la session de formation ;
Un contenu de l’ensemble des supports pédagogiques utilisés au cours de la session de formation en version électronique ;
Un rapport final de mission (à rendre au plus tard 3 jours après la fin de la mission).
VI. PREPARATIFS DE LA FORMATION ET FORMATION PROPREMENT DITE
Les préparatifs de la formation et la formation proprement dite va durer 56 jours selon les modalités suivantes :
Tâches /Descriptifs Nombre de
jours Date
Réunion avec le Coordinateur du programme et le Responsable du projet et une discussion globale sur la mission avec remise des principaux documents relatifs au projet « Renforcement de la Société Civile ».
1 Le 8 Février 2022
Production du module de formation. 2 9 et 10 Février 2022
Réalisation de la formation à Muyinga dans 7 communes. 22 Du 14 au 23 Février 2022(Comptabilité) et du au 1er au 18 Mars 2022(Elaboration de projets).
Réalisation de la formation à Kayanza dans 9 communes 28 Du 1er au 10 Mars 2022 (Comptabilité) et du 21Mars au 14 Avril 2022 Rédaction du rapport et présentation des résultats de la
formation. 3 Du 15 au 18 Avril 2022
VII. PARTICIPANTS A LA FORMATION
La formation va couvrir deux thèmes : la comptabilité simplifiée et Elaboration et gestion du cycle de projet.
Les participants dans la formation sur la « comptabilité » seront au nombre de 203 à Muyinga et 270 à Kayanza , soit 1 personne par OSC pendant 2 jours par groupe.
N
° Communes Participants Nombre de jour Lieu
1 Butihinda et Giteranyi 58 2 Muyinga
2 Buhinyuza a et Mwakiro 60 2 Muyinga
3 Gashoho et Muyinga 56 2 Muyinga
4 Gasorwe 29 2 Muyinga
Total Muyinga 203 8
1 Kabarore et Muruta 60 2 Kayanza
2 Rango et Butaganzwa 60 2 Kayanza
3 Muhanga et Gahombo 60 2 Kayanza
4 Gatara et Matongo 60 2 Kayanza
5 Kayanza 30 2 Kayanza
Total Kayanza 270 10
Les participants dans la formation sur « l’Elaboration et gestion du cycle de projet » seront au nombre de 406 à Muyinga et 540 à Kayanza soit 2 personnes par OSC pendant 2 jours par commune.
N° Nombre
d’organisation de la société civile
Commune Participants Nombre de
jour Lieu
1 29 OSC Muyinga 58 2 Muyinga
2 30 OSC Mwakiro 60 2 Mwakiro
3 30 OSC Giteranyi 60 2 Giteranyi
4 30 OSC Buhinyuza 60 2 Buhinyuza
5 29 OSC Gasorwe 58 2 Gasorwe
6 28 OSC Butihinda 56 2 Butihinda
7 27 OSC Gashoho 54 2 Gashoho
TOTAL 406 14
1 30 OSC Kayanza 60 2 Kayanza
2 30 OSC Gatara 60 2 Gatara
3 30 OSC Gahombo 60 2 Gahombo
4 30 OSC Muhanga 60 2 Muhanga
5 30 OSC Kabarore 60 2 Kabarore
6 30 OSC Muruta 60 2 Muruta
7 30 OSC Matongo 60 2 Matongo
8 30 OSC Rango 60 2 Rango
9 30 OSC Butaganzwa 60 2 Butaganzwa
TOTAL 540 18
VIII. METHODOLOGIE
La formation aura un caractère théorique-pratique. Elle suivra des approches créatives et interactives d'apprentissage actif des adultes (andragogie) pour générer une participation optimale de tous les participants, des échanges fructueux entre le formateur et les participants, et pour optimiser les résultats en termes de processus d'apprentissage. La méthodologie sera basée sur les principes et les pratiques de l'éducation des adultes, notamment :
Présenter les idées de manière respectueuse et concise pour permettre aux participants de comprendre la matière ;
Prévoir des moments de brise-glace pour favoriser une attention soutenue au cours de la formation ;
Organiser des travaux en groupe avec des exercices à l’appuis ;
Permettre à tous les participants de s’exprimer et de pratiquer les acquis de la formation ;
Appuyer les participants pour identifier les problèmes, proposer des solutions pour agir en conséquence.
Le formateur soumettra une proposition méthodologique lui permettant d’atteindre les objectifs ci-haut cités (y compris le chronogramme de l’activité). La méthodologie devra donc
être participative tout en mettant l’accent sur le savoir des participants et transmettre aux participants une connaissance pratique.
IX. CONTENU
Le consultant proposera une description du contenu de la formation. Il est souhaité que le consultant fournisse aux participants un syllabus avec des notes de référence.
X. CALENDRIER
La formation aura lieu à Muyinga et à Kayanza au courant des mois de Février - Avril 2022.
XI. PROFILE DU CONSULTANT
Le consultant doit répondre aux exigences suivantes : Qualifications nécessaires
La formation peut etre dispensée par une personne ou un bureau d’Etude spécialisé.
La personne qui sera aligné doit :
Avoir un diplôme universitaire niveau minimum de BAC+4 en sciences économiques et administratives, en développement communautaire, avec une spécialisation en gestion des cycles de projet.
Expériences professionnelles requises
Avoir une excellente capacité de formation sur des thèmes : Elaboration et gestion des cycles de projet ainsique la comptabilité simplifiée .
Avoir des compétences avérées dans les méthodes de gestion des groupes et de formation des adultes.
Détenir au moins 5 ans d’expérience dans les domaines de la comptabilité simplifiée.
Avoir une bonne connaissance des outils de gestion financière et de la comptabilité simplifiée.
Détenir au moins 5 ans d’expérience dans les domaines du développement communautaire et de gestion des cycles de projets .
Compter au moins trois ans d’expérience dans la conception, la mise en œuvre ou la gestion de programmes axés sur les résultats.
Avoir une bonne connaissance des outils de gestion des projets.
XII. SOUMISSION DU DOSSIER
Les candidatures sont réservées à des maisons/cabinets de consultants uniquement et devront garantir la continuité, sans interruption durant la période de formation sauf les jours de congé.
L’offre technique doit comporter les éléments suivants :
Une lettre de motivation, d’intérêt et de disponibilité du consultant ;
Une copie conforme à l’original d’un diplôme de formation universitaires obtenu pour les personnes alignées ;
Une méthodologie proposée pour la réalisation de la mission, incluant un chronogramme de l’activité et les sources documentaires/données de base ;
Un curriculum vitae du/de la consultant (e) mettant en valeur ses expériences et ses compétences en lien avec la mission ;
La liste de références similaires /attestations qui montrent que la personne a effectué des formations similaires ;
Une copie de NIF ;
Une attestation de soumission.
L’offre financière devra comprendre un forfait d’honoraire total (y compris toutes autres charges liées à la réalisation de la prestation). Les frais de déplacements du/de la consultant (e) inhérents à cette consultation seront exclusivement à sa charge et devront être intégrés dans l’offre financière.
XIII. EVALUATION DES OFFRES ET ATTRIBUTION DU MARCHE
L’évaluation des offres sera effectuée en interne par un comité d’évaluation interne des offres et au moyen d’un processus à quatre étapes tel que décrit ci-dessous :
a) Evaluation de l’offre technique (Pondération 70%) Méthodologie
- Bonne compréhension de la mission (20) - Note méthodologique proposée (20)
40 pts Profil proposé
- Pertinence de la formation académique pour la personne alignée (15) - Expertise en matière d’ingénierie de formation pour la personne alignée(15) - Références et missions similaires (20)
- Connaissances dans l’élaboration de projets et dans la gestion financière et comptabilité simplifiée (10)
60 pts
Note Technique (NT) 100 pts
N. B : La note technique (NT) minimum de qualification requise pour l’étape d’évaluation financière est de 60 points.
b) Évaluation de l’offre financière (Pondération 30%)
Pour évaluer une offre financière, Cordaid Burundi prendra en compte les éléments ci-après : Le prix de l’offre et les ajustements apportés au prix pour corriger les erreurs arithmétiques.
Les offres financières des soumissionnaires sélectionnés pour l’évaluation financières seront classées, et une Note Financière (NF) maximum de 30 points sera attribuée à l’offre la moins disante et proportionnellement aux autres :
NF= OFFRE FINANCIERE LA MOINS DISANTE X 100/ OFFRE FINANCIERE DU SOUMISSIONNAIRE.
La Note Générale (NG) du soumissionnaire sera calculée comme suit : NG= 0,7NT + 0,3NF c) Comparaison des offres et attribution du marché :
Après évaluations techniques et financière, les notes pondérées seront additionnées en vue de pouvoir faire la comparaison des offres sur base de la Note Générale.
L’offre économiquement la plus avantageuse sera celle dont la moyenne pondérale des notes issues de l’évaluation technique et financière est la plus élevée.
d) Notification d’attribution du marché
Cordaid Burundi informera simultanément et individuellement tous les soumissionnaires de la décision d’attribution avant l’expiration du délai de validité des offres.
La notification restera administrative et n’engagera pas Cordaid Burundi avec le soumissionnaire. L’engagement définitif sera acté à la signature du contrat par les deux parties.
Les soumissionnaires non sélectionnés seront informés de la décision prise, celle-ci sera sans appel ni recours. Cordaid Burundi retiendra dans ses archives les dossiers des soumissionnaires non adjudiqués.
XIV. ANNULATION DE L’APPEL A PROPOSITION
En cas d’annulation de cet appel à proposition, les cabinets soumissionnaires seront informés de cette annulation par Cordaid Burundi.
Cet appel à proposition pourra être annulé, par exemple, si :
L’appel à proposition est demeuré infructueux, c’est-à-dire lorsqu’aucune réponse valable n'a été reçue ;
Des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure rendant impossible l’exécution normale du projet ;
Toutes les offres acceptables sur le plan technique excèdent considérablement le budget ou les ressources financières disponibles ;
Une violation des obligations, des irrégularités ou une fraude ont été constatées au cours de la procédure, notamment si elles ont constitué une entrave à une concurrence loyale.
