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Coronavirus (COVID-19)
Adaptations de l'organisation de la session d'examens 2020 dans le cadre de la crise sanitaire
liée au COVID-19
Mise à jour du 6 mai 2020
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Coronavirus (COVID-19)
SOMMAIRE
Organisation de la session d’examens 2020 pour les diplômes, titres et autres certifications... - 5 - Organisation de la session d’examens 2020 pour les CAP, baccalauréat professionnel, brevet
professionnel, BTS et mentions complémentaires, ainsi que pour les CAP agricoles et BTSA... - 6 - 1/ Comment sera mis en œuvre le contrôle continu ? ... - 6 - 2/ Pour les diplômes nécessitant la réalisation d’un dossier (baccalauréat professionnel, brevet professionnel), quelles sont les modalités de présentation ou de soutenance de ce dossier ? .... - 7 - 3/ Comment organiser la mise en place des jurys ? ... - 7 - 4/ Quel statut pour les apprentis dont le contrat serait rompu ou terminé lors de la réunion du jury ? ... - 8 - 5/ Les durées minimales de formation relatives aux certifications seront-elles assouplies pour la délivrance des diplômes de la session 2020 ?... - 8 - 6/ Le contrôle continu est-il aussi applicable aux BTS préparés en apprentissage, en contrat de professionnalisation ou sous statut de stagiaire de la formation professionnelle ? ... - 8 - 7/ Certains diplômes nécessitent-il le recours à une ou plusieurs épreuves pratiques ?... - 9 - Organisation des sessions d’examen pour les titres professionnels du ministère du Travail ... - 10 -
1/ Comment se dérouleront les épreuves lorsque les centres d’examen accueilleront de nouveau stagiaires et apprentis? ... - 10 - 2/ Quelles consignes de sécurité seront appliquées pour l’organisation des sessions d’examen lorsque les centres accueilleront de nouveau stagiaires et apprentis ? ... - 11 - 3/ Les règles de composition des jurys pourront-elles être aménagées après le confinement ? - 11 - 4/ Des modalités d’évaluation basées sur le contrôle continu vont-elles être mises en place ? . - 11 - 5/ L’organisation de sessions d’examen à distance est-elle possible ?... - 12 - 6/ Les évaluations passées en cours de formation (ECF) peuvent-elles être réalisées à distance ?... - 12 -
7/ Peut-on réduire ou supprimer la période de formation effectuée dans l’organisme de formation ou en entreprise ? ... - 12 - 8/ Est-il possible d’envoyer des convocations par courriel avec accusé de réception ? ... - 13 - 9/ Pour les titres nécessitant la production de pièces justificatives, vais-je bénéficier d’un délai supplémentaire ? ... - 13 -
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10/ En cas de réussite partielle, d’échec total ou d’absence au titre professionnel, si le délai d’un an pendant lequel j’étais autorisé(e) à me présenter à une nouvelle session titre a expiré pendant la période de fermeture des centres d’examen, pourrais-je bénéficier d’un prolongement de ce délai ? ... - 14 - 11/ Pour les bénéficiaires d’une décision de recevabilité à la validation des acquis de l’expérience (VAE), si le délai d’un an pendant lequel j’étais autorisé(e) à me présenter à une session titre a expiré pendant la période de fermeture des centres d’examen, pourrais-je bénéficier d’un
prolongement de ce délai ? ... - 15 - 12/ Pour les centres qui ont maintenu les organisations de sessions (avant la décision de fermeture généralisée des établissements suite à la publication de l'arrêté du 15/03/2020), que faire lorsque le candidat n’a pas pu prévenir le centre de son absence à la session d’examen (le jour de début de la session ou pendant la session) ? ... - 15 - 13/ Pour les centres qui ont maintenu les organisations de sessions (avant la décision de fermeture généralisée des établissements suite à la publication de l'arrêté du 15/03/2020), que faire lorsque le candidat a prévenu qu’il serait absent à la session d’examen ?... - 16 - 14/ Quel est l’impact du report des sessions d’examen dans CERES ? ... - 16 - 15/ Les centres peuvent-ils modifier la date de fin de session de leur propre initiative avant
l’intervention informatique dans CERES ?... - 18 - 16/ Les unités départementales doivent-elles être informées de la date du report ? ... - 18 - 17/ Les centres doivent-ils créer une nouvelle session dans CERES sans être certains des dates de début et de fin ? ... - 19 - 18/ Quelles conséquences pour les sessions d'examen qui ont commencé, mais qui ont été
interrompues par la crise du Coronavirus Covid-19 ? ... - 19 - 19/ Quel est l’impact des annulations de session d’examen dans CERES ? ... - 21 - 20/ Pour les titres professionnels dont l’évaluation nécessite des travaux réalisés en entreprise (notamment technicien supérieur en méthodes et exploitation logistique - TSMEL), certaines entreprises, dans le cadre d'une démarche prudentielle, refusent que les stagiaires viennent dans leurs locaux. Cette situation est très pénalisante pour les apprenants TSMEL car une partie de l'évaluation finale est basée sur 2 productions à annexer au dossier professionnel (DP) et résultant de travaux réalisés en situation réelle. Quelles peuvent être les solutions pour ce type de cas ? - 21 -
21/ Les titres de la conduite routière ayant une durée minimale de formation, quelle sera la conduite à tenir lors de la reprise d’activité ? Doit-on décaler l’ensemble des actions d’autant de temps que l’interruption d’activité ? Y aura-t-il une adaptation (proratisation du temps) pour les actions qui ont démarré ? ... - 22 - 22/ Pour les titres liés à la conduite routière, concernant les épreuves de rattrapage, est-il possible d’augmenter les délais liés à la prise en compte des acquis ? ... - 22 -
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23/ Pour les titres professionnels de conducteur du transport routier de marchandises sur porteur (CTRMP) et conducteur de transport en commun sur route (CTCR) qui ont débuté avant le
confinement, il sera possible de décaler les épreuves anticipées, mais qu’en est-il des titres qui commenceront après le confinement, cette dérogation s’appliquera-t-elle toujours ? ... - 22 - 24/ Que doit faire le centre agréé des documents techniques d'évaluation (DTE) reçus ? ... - 23 - 25/ En cas de session annulée et recréée, le DTE reçu pour la session annulée peut-il être utilisé ? - 24 -
26/ Quels sont les délais pour les demandes de DTE ?... - 24 - 27/ Faut-il recourir à la professionnalisation des membres de jury à distance ? ... - 25 - 28/ Quels documents doivent être fournis aux unités départementales afin d’attester de la
réalisation effective des professionnalisations à distance ? ... - 26 - 29/ Quelles sont les possibilités de traitement par courriels des demandes d’agrément,
d’habilitation des membres de jury et de recevabilité de la VAE ? ... - 26 - 30/ Quel est l’impact de l’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 (modifiée par l’ordonnance n°
2020-427 du 15 avril 2020) relative à la prorogation des délais échus pendant la période d'urgence sanitaire sur les délais liés à la politique du titre ? ... - 29 - Organisation des sessions d’examen pour les diplômes et titres professionnels des autres
ministères ... - 34 -
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Organisation de la session d’examens 2020 pour les diplômes, titres et autres certifications
La crise générée par la propagation du COVID-19 nécessite l’adaptation des règles relatives à la délivrance des diplômes, titres et autres certifications, afin de respecter les mesures sanitaires et ce, jusqu’à la fin de la période d’urgence sanitaire.
Ces adaptations portent sur les points suivants :
Délivrer les certifications selon les modalités du contrôle continu.
Adapter les modalités d’appréciation des jurys et, le cas échéant, leurs compositions.
Décaler à minima les dates de délivrance quand le respect du calendrier initial est incompatible avec le respect des règles sanitaires.
Adapter les durées de période en centres et/ou en entreprises pour tenir compte de la période de confinement.
Certaines certifications exigent toutefois la réalisation d’épreuves nécessitant la présence sur sites des candidats et des examinateurs et jurys pour les raisons suivantes :
Soit parce que les modalités de contrôle continu ne permettent pas d’apprécier la maitrise des connaissances et compétences du candidat.
Soit parce que la réalisation d’épreuves pratiques s’avère indispensable pour apprécier cette maitrise.
Il est donc recommandé de consulter, en plus des informations du présent questions/réponses les sites des différents certificateurs.
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Organisation de la session d’examens 2020 pour les CAP, baccalauréat professionnel, brevet
professionnel, BTS et mentions complémentaires, ainsi que pour les CAP agricoles et BTSA
Pour ces diplômes, les épreuves terminales sont annulées et remplacées par les notes et évaluations obtenues en contrôle continu et consignées dans le livr et de formation.
Ces modalités s’appliquent :
- aux apprentis, bénéficiaires de contrats de professionnalisation et stagiaires de la formation professionnelle dont l’établissement de formation a reçu une habilitation du ministère de l’Éducation nationale à pratiquer le contrôle en cours de formation (CCF)
- aux apprentis, bénéficiaires de contrats de professionnalisation et stagiaires de la formation professionnelle dont le centre de formation n’est pas habilité à pratiquer le CCF.
Liens utiles :
Questions/réponses du ministère de l’Éducation nationale
FAQ du ministère de l’agriculture relative à l’enseignement agricole
1/ Comment sera mis en œuvre le contrôle continu ?
La mise en œuvre de ce contrôle continu doit se faire à l’aide :
Du cahier de notes ou livret de formation du bénéficiaire ;
Du contrôle de l’assiduité du bénéficiaire, notamment pendant la période de confinement ;
De tout moyen permettant d’attester de la progression pédagogique du bénéficiaire et notamment l’appréciation du maitre d’apprentissage, du tuteur ou de l’employeur.
Un jury d’examen arrêtera les notes définitives à la lumière de ces différents éléments. La délivrance du diplôme résulte de la délibération du jury qui est sou verain.
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Les carnets de note ou livret de formation sont ceux actuellement utilisés par les organismes de formation et CFA. Il n’est pas prévu de modèles obligatoires de ces documents.
A défaut d’un carnet de notes ou du livret de formation, le carnet de liaison, assorti d’une fiche comportant une appréciation globale et une note générale établie par l’organisme de formation ou le CFA pourra être exceptionnellement pris en compte par le jury.
Afin de rendre homogène les appréciations relatives à l’assiduité, notamment pendant la durée de confinement, il est recommandé aux organismes de formation et CFA de respecter les libellés suivants :
- Si le bénéficiaire a été en capacité de suivre l’intégralité de la formation dispensée à distance : « Très bonne assiduité durant la période de confinement ».
- Si le bénéficiaire a suivi une partie de la formation à distance : « bonne assiduité durant la période de confinement »
- Si le bénéficiaire n’a pas suivi la formation : ne rien noter.
Toutefois, si le bénéficiaire n’a pu suivre la formation à distance pour des raisons indépendantes de sa volonté (malade, manque d’équipement nécessaire, réquisition par l’entreprise), il convient de le noter afin que celui-ci ne soit pas pénalisé.
L’appréciation du maitre d’apprentissage, du tuteur et/ou du chef d’entreprise fait l’objet d’une communication formelle par écrit. Exceptionnellement, compte tenu des circonstances, le jury peut accepter que celle-ci soit recueillie par téléphone.
2/ Pour les diplômes nécessitant la réalisation d’un dossier (baccalauréat
professionnel, brevet professionnel), quelles sont les modalités de présentation ou de soutenance de ce dossier ?
Pour les diplômes pour lesquels un dossier est à réaliser, il est recommandé d’organiser les présentations et soutenances par visio-conférence.
A défaut d’accès aux équipements nécessaires des bénéficiaires ou à leur demande, les soutenances pourront être effectuées en présentiel, entre le 26 juin et le 4 juillet.
3/ Comment organiser la mise en place des jurys ?
Les membres des jurys de délivrance des diplômes sont désignés par le recteur pour chaque académie.
La réglementation prévoit que les jurys comprennent (avec quelques différences selon le diplôme considéré) un inspecteur, des professeurs et formateurs et des représentants de la profession visée par le diplôme (et, dans le cas du baccalauréat professionne l, un professeur d’université ou un maitre de conférences).
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4/ Quel statut pour les apprentis dont le contrat serait rompu ou terminé lors de la réunion du jury ?
Tous les apprentis, y compris ceux dont le contrat a été rompu ou est arrivé à son terme avant la réunion du jury bénéficient du statut d’apprenti pour la délivrance du diplôme.
Pour les apprentis dont le contrat n’aurait pas été prolongé pour tenir compte du décalage de la fin de la formation (possibilité ouverte par l’ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 portant mesures d'urgence en matière de formation professionnelle), et qui doivent, pour la terminer, être maintenus en CFA (en présentiel ou à distance), ils seront assimilés à des apprentis en rupture de contrat et disposeront donc du statut de stagiaire de la formation professionnelle pour terminer leur cycle de formation. Le financement du CFA par l’opérateur de compétences se poursuivra donc jusqu’à la fin du cycle.
5/ Les durées minimales de formation relatives aux certifications seront-elles assouplies pour la délivrance des diplômes de la session 2020 ?
Comme le prévoit l’ordonnance n° 2020-428 du 15 avril 2020 portant diverses dispositions sociales pour faire face à l'épidémie de covid-19, les planchers et plafonds des durées de formations au sein des contrats d’apprentissage et de professionnalisation ne sont pas applicables à la session d’examens 2020.
S’agissant des durées de stages en entreprises, L’Éducation nationale a assoupli les règles pour tenir compte des effets du confinement pour la délivrance des diplômes de la session 2020. L’Education Nationale a également précisé les incidences du confinement pour les sessions de 2021 et 2022 (Cliquez sur le lien utile au début de la rubrique).
6/ Le contrôle continu est-il aussi applicable aux BTS préparés en apprentissage, en contrat de professionnalisation ou sous statut de stagiaire de la formation
professionnelle ?
Les candidats ayant un livret scolaire ou de formation, participent à la session organisée en juin sur la base des résultats portés sur leur livret scolaire ou de formation (moyenne des notes obtenues durant l’année scolaire 2019-2020 dans les disciplines concernées, à l'exception des notes attribuées pendant le confinement) et, pour les candidats issus des ét ablissements de formation habilités, les notes obtenues lors des contrôles en cours de formation (CCF) passés avant la période de confinement sanitaire.
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7/ Certains diplômes nécessitent-il le recours à une ou plusieurs épreuves pratiques ?
Il existe 5 diplômes pour lesquels une épreuve obligatoire pratique de conduite s’avère obligatoire (cliquez sur lien utile au début de la rubrique).
Pour ces diplômes, les épreuves pratiques de conduite devront être mises en place, en contrôle en cours de formation ou en mode ponctuel selon les catégories de candidats, si possible avant le 4 juillet ou au plus tard avant le 30 septembre 2020.
Dans ce dernier cas, les apprenants conserveront leur statut jusqu’à la passation de cette épreuve.
Le diplôme sera délivré lorsque cette épreuve pratique aura été subie et après délibération du jury.
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Organisation des sessions d’examen pour les titres professionnels du ministère du Travail
Les dispositions concernant les apprentis, les bénéficiaires de contrats de professionnalisation et les stagiaires de la formation professionnelle préparant un titre professionnel du ministère du Travail tiennent compte de l’importance des enseignements pratiques et des modalités de suivi et de validation qui en découlent.
Ces spécificités nécessitent le maintien, le plus souvent, d’épreuves pratiques, sur sites (en présentiel).
Les épreuves qui ont été annulées sont reportées. De nouvelles convocations aux épreuves seront envoyées aux stagiaires par les centres d’examen. A titre dérogatoire, ces convocations pourront être envoyées 15 jours avant le début des épreuves (au lieu d’un mois). Les sessions d’examen reportées pourront être reprogrammées de manière étalée sur les prochaines semaines afin de respecter les mesures sanitaires (notamment de distanciation physique) et éviter une trop forte concentration de candidats. Ces sessions devront en revanche être reprogrammées avant le 31 août 2020 afin de ne pas pénaliser les candidats.
Conformément aux recommandations énoncées pour l’adaptation des règles de délivrance des certifications, les modifications portent notamment sur les points suivants :
Adapter les périodes de formation réalisées dans l’organisme de formation ou en entreprise pour tenir compte de la période de confinement ;
Mettre en place des sessions d’examen avec des jurys à distance pour certains titres professionnels pour lesquels l’évaluation à distance permet une bonne appréciation de la maitrise des connaissances et compétences ;
Adapter les règles de composition des jurys.
Les textes nécessaires à ces adaptations qui ne sont pas encore parus le seront prochainement.
1/ Comment se dérouleront les épreuves lorsque les centres d’examen accueilleront de nouveau stagiaires et apprentis?
Les épreuves se dérouleront en présentiel dans les centres d’examen.
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2/ Quelles consignes de sécurité seront appliquées pour l’organisation des sessions d’examen lorsque les centres accueilleront de nouveau stagiaires et apprentis ?
Les conditions de sécurité sanitaire liées à la tenue des épreuves seront celles applicables plus généralement pour l’accueil en formation des stagiaires, apprentis et bénéficiaires des contrats de professionnalisation à la fin du confinement et selon les modalités sanitaires qui s’imposent.
3/ Les règles de composition des jurys pourront-elles être aménagées après le confinement ?
Dans le contexte prévisible de pénurie de membres de jury lors de la reprise d’activité (du fait des reprogrammations massives de sessions d’examen, de la moindre disponibilité des membres de jury…), un arrêté du ministère du Travail dérogeant aux règles de composition des jurys sera publié très prochainement afin de faciliter le recrutement des membres de jury et fluidifier l’organisation des sessions d’examen :
- le binôme de membres de jury pourra être composé d’un professionnel du métier visé (contre 2 actuellement) et, soit d’un formateur expérimenté sur le métier visé, soit d’un encadrant de professionnel du métier, disposant dans les 2 cas d’une expérience d’au moins 2 ans en rapport avec le métier visé ;
- la durée d’expérience requise pour les professionnels est réduite de 3 à 2 ans.
En revanche, le candidat doit être évalué par un jury composé, a minima, de deux membres habilités. Il n’est donc pas possible de réduire le nombre de membres de jury à moins de deux pour un candidat, à l’exception des épreuves en présence d’un expert pour les titres de la conduite routière. Cette règle vise à permettre une évaluation concertée entre au moins deux membres de jury.
4/ Des modalités d’évaluation basées sur le contrôle continu vont-elles être mises en place ?
Il n'est pas prévu de recourir au contrôle continu afin d'évaluer les stagiaires, en remplacement des épreuves habituelles de fin de formation. En l'état, le choix qui a été fait est de reporter les sessions d'examen à la fin du confinement et selon les modalités sanitaires qui s’imposent.
Le recours au contrôle continu pour les titres professionnels soulève en effet de nombreuses difficultés de mise en œuvre. Les caractéristiques et les conditions d’examen du titre professionnel sont spécifiques et ne permettent pas un traiteme nt identique aux diplômes de l’Éducation nationale.
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5/ L’organisation de sessions d’examen à distance est-elle possible ?
Afin de faciliter l’organisation des sessions d’examen après le confinement, une expérimentation va être lancée sur un échantillon limité de titres pour lesquels il serait possible d’organiser des examens avec des jurys à distance.
6/ Les évaluations passées en cours de formation (ECF) peuvent-elles être réalisées à distance ?
Les évaluations relèvent du ressort des organismes de formation. Ce qui importe, c’est que les modalités de mise en œuvre de ces évaluations permettent au formateur et au candidat d’apprécier le niveau de maitrise des compétences évaluées atteint par le candidat. Sous réserve du respect de ces règles, certaines évaluations en cours de forma tion peuvent donc effectivement être faites à distance.
7/ Peut-on supprimer la période de formation effectuée dans l’organisme de formation ou en entreprise ?
Lorsque la période de formation effectuée dans l’organisme de formation ou en entreprise n’est pas rendue obligatoire par l’arrêté de spécialité du titre ou un autre texte réglementaire, les organismes de formation peuvent décider, sous réserve d’un accord avec le financeur de la formation, de réduire la période de formation effectuée dans l’organisme de formation et /ou de réduire ou supprimer la période de formation en entreprise, lorsque ces périodes se déroulent pendant l’état d’urgence sanitaire.
Pour les périodes de formation effectuées dans l’organisme de formation ou en entreprise imposées par l’arrêté de spécialité du titre professionnel ou un autre texte réglementaire, un arrêté du ministère du Travail sera prochainement publié afin d’autoriser les organismes de formation, sous réserve de l’accord avec le financeur de la formation, à réduire ou supprimer les périodes de formation en entreprise, lorsque ces périodes se déroulent pendant l’état d’urgence sanitaire.
Lorsque le référentiel d’évaluation prévoit que le candidat présente au jury un projet réalisé en entreprise, les organismes de formation doivent s’assurer que les candidats seront en mesure de produire les supports prévus pour l’entretien avec le jury. Si la période en entreprise devait donner lieu à une présentation en entreprise, cette présentation peut être réalisée en centre de formation pour permettre au candidat de se préparer à l’évaluation.
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8/ Est-il possible d’envoyer des convocations par courriel avec accusé de réception ?
A titre dérogatoire, il est permis d’envoyer des convocations par courriel avec accusé de réception. Toutefois, toutes les messageries électroniques ne sont pas forcément compatibles avec un système d'accusés de réception ou de confirmation de lecture. De ce fait, afin de s’assurer que le courriel de convocation a bien été reçu, il doit êtr e demandé au destinataire du courriel de renvoyer un courriel indiquant formellement que la convocation a bien été reçue.
Dans le cas où le candidat ne confirmerait pas la bonne réception du courriel, le centre doit essayer de contacter le candidat par tout moyen (téléphone, texto, courrier...) et s’assurer qu’il est bien informé des dates de sessions d’examen.
La réponse du candidat peut être reçue jusqu’à la veille de la date de début de la session. En effet, tant que le centre n’a pas validé le statut « Convocations envoyées » dans CERES, il peut ajouter de nouveaux candidats à la VAE ou retirer des candidats.
Si aucune réponse n’est reçue, le centre doit valider le statut « Convocation envoyé » dans CERES sans prendre en compte l’inscription des candidats qui n’auront pas confirmé la bonne réception de la convocation.
Pour rappel, les candidats doivent être désinscrits des sessions au plus tard la veille de la date de début de la session. Cela permet de ne pas pénaliser les candidats en comptabilisant une session sur les trois autorisées dans l’année. Si le candidat n’a pas été désinscrit dans les temps, les agents des DIRECCTE sont invités à ouvrir un ticket auprès du service d’assistance CERES.
9/ Pour les titres nécessitant la production de pièces justificatives, vais-je bénéficier d’un délai supplémentaire ?
Si les candidats n’ont pas fourni les pièces justificatives dans le délai imparti et que l’échéance de ce délai tombe entre le 12 mars 2020 et l’expiration d’un délai d’un mois à compter de la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire, il leur sera possible, à titre dérogatoire, de les fournir dans un délai de deux mois à compter de la fin de cette période.
Conformément à l’article 4 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19, l’état d’urgence sanitaire est déclaré pour une durée de deux mois à compter de l’entrée en vigueur de la loi. De ce fait, à ce jour, la date de fin de l’état d’urgence
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sanitaire est fixée au 24 mai 20201. Les candidats visés par le paragraphe ci-dessus ont donc jusqu’au 24 août 2020 pour produire les pièces justificatives nécessaire à la validation du titre.
Dans CERES, l’unité départementale devra demander à l’unité régionale de débloquer la session pour pouvoir saisir la pièce justificative.
Les UD ont la main pour pouvoir entrer les dates de production des pièces justificatives dans CERES et valider les sessions.
10/ En cas de réussite partielle, d’échec total ou d’absence au titre professionnel, si le délai d’un an pendant lequel j’étais autorisé(e) à me présenter à une nouvelle session titre a expiré pendant la période de fermeture des centres d’examen, pourrais-je bénéficier d’un prolongement de ce délai ?
Conformément à l'article 10 de l'arrêté du 22 décembre 2015 relatif aux conditions de délivrance du titre professionnel, en cas de réussite partielle (cas où le candidat a obtenu un ou plusieurs certificats de compétence professionnelle), le candidat peut se présenter aux autres certificats de compétence professionnelle (CCP) constitutifs du titre professionnel dans la limite de la durée de validité du titre. Le candidat dispose d'un délai maximum d'un an suite à la fin de validité du titre pour se présenter (délai de prolongation).
En cas d'échec total au titre professionnel ou en cas d'absence, le candidat issu d'un parcours de formation dispose d'un délai maximum d'un an pour se présenter à une nouvelle session titre sans obligation de suivre une nouvelle formation.
Dans le cadre de la période d’état d’urgence sanitaire, des dispositions particulières relatives aux délais et procédures en matière administrative sont mises en place par l’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 (modifiée par l’ordonnance n°2020-427 du 15 avril 2020) relative à la prorogation des délais échus pendant la période d’urgence sanitaire et à l’adaptation des procédures pendant cette même période.
Cette ordonnance s’applique de plein droit aux délais visés par l’article 10 de l'arrêté du 22 décembre 2015 susmentionné. En conséquence, si le délai pendant lequel vous étiez autorisé(e) à vous présenter à une nouvelle session du titre (sans obligation de suivre une nouvelle formation) a expiré entre le 12 mars 2020 et le 24 juin (soit un mois après la date de fin de l’état d’urgence2), vous êtes autorisé à vous présenter à une nouvelle session titre jusqu’au 24 août 2020.
1Un projet de loi prorogeant l’état d’urgence sanitaire et complétant ses dispositions , en cours de discussion au Parlement, prévoit toutefois que l’état d’urgence sanitaire sera prorogé jusqu’au 23 juillet inclus. Sous réserve de son adoption par le Parlement, cette prorogation aura pour effet de proroger de deux mois les délais auxquels il est fait référence dans le présent QR.
2Cf. note précédente.
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11/ Pour les bénéficiaires d’une décision de recevabilité à la validation des acquis de l’expérience (VAE), si le délai d’un an pendant lequel j’étais autorisé(e) à me présenter à une session titre a expiré pendant la période de fermeture des centres d’examen, pourrais-je bénéficier d’un prolongement de ce délai ?
Conformément à l'article 7 de l'arrêté du 22 décembre 2015 relatif aux conditions de délivrance du titre professionnel, la décision de recevabilité de la demande autorisant le candidat à se présenter à une session titre est valable un an à compter de la date de sa notification à l'intéressé.
Dans le cadre de la période d’état d’urgence sanitaire, des dispositions particulières relatives aux délais et procédures en matière administrative sont mises en place par l’ordonnance n°
2020-306 du 25 mars 2020 (modifiée par l’ordonnance n°2020-427 du 15 avril 2020) relative à la prorogation des délais échus pendant la période d’urgence sanitaire et à l’adaptation des procédures pendant cette même période. Cette ordonnance s’applique de plein droit aux délais visés par l’article 7 de l'arrêté du 22 décembre 2015 susmentionné.
En conséquence, si le délai pendant lequel vous étiez autorisé(e) à vous présenter à une session titre a expiré entre le 12 mars 2020 et le 24 juin (soit un mois après la date de fin de l’état d’urgence3), vous êtes autorisé à vous présenter à une nouvelle session titre jusqu’au 24 août 2020.
12/ Pour les centres qui ont maintenu les organisations de sessions (avant la décision de fermeture généralisée des établissements suite à la publication de l'arrêté du 15/03/2020), que faire lorsque le candidat n’a pas pu prévenir le centre de son absence à la session d’examen (le jour de début de la session ou pendant la session) ?
Le candidat doit être noté absent par le centre. Afin de prendre en compte les circonstances dues à la crise du Coronavirus Covid-19, il peut être exceptionnellement autorisé à passer une 4ème session d’examen dans les délais réglementaires.
Toute absence d’un candidat à une session entre le 1er mars et le 16 mars 2020 peut être considérée comme due à la crise du Coronavirus Covid-19 sous réserve que le candidat contacte le centre a posteriori et justifie son absence en lien avec la crise du Coronavirus Covid-19.
3Cf. note précédente.
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Le cas échéant, les centres doivent en informer les unités départementales. Celles -ci doivent conserver la traçabilité de ces demandes et adresser à la DGEFP une demande d’autorisation de passer une 4ème session pour le candidat.
13/ Pour les centres qui ont maintenu les organisations de sessions (avant la décision de fermeture généralisée des établissements suite à la publication de l'arrêté du 15/03/2020), que faire lorsque le candidat a prévenu qu’il serait absent à la session d’examen ?
Les candidats doivent être désinscrits des sessions au plus tard la veille de la date de début de la session. Cela permet de ne pas pénaliser les candidats en comptabilisant une session sur les trois autorisées dans l’année.
Si le candidat n’a pas été désinscrit dans les temps, les agents des DIRECCTE sont invités à ouvrir un ticket auprès du service d’assistance CERES.
14/ Quel est l’impact du report des sessions d’examen dans CERES ?
De manière générale, l’ensemble des sessions d’examen qui n’ont pas pu avoir lieu ou qui n’ont pas pu aller à leur terme du fait de la crise du Coronavirus Covid -19 sont reportées.
Au niveau de CERES, les actions suivantes ont été opérées :
- Toutes les sessions restées à l’état « En préparation » dont les dates de début et de fin sont comprises entre le 1er janvier 2020 et le 17 mars 2020 ont été passées au statut « Annulé » afin de nettoyer la base ;
- Pour toutes les sessions dont les dates de début sont comprises entre le 17 mars 2020 et le 31 mai 2020, une intervention informatique dans CERES a reporté automatiquement la date de fin au 24 août 2020.
Pour ces sessions, une fois que la date réelle de fin de session sera connue, les centres devront saisir cette date dans CERES. Pour rappel, tant que les résultats n’ont pas été saisis dans CERES, les centres peuvent modifier la date de fin de session. Il est important que la date réelle de fin de session soit saisie dans CERES ;
Pour toutes les sessions dont la date de début est postérieure au 31 mai 2020, si le centre n’a plus la main pour modifier la date de début, il doit demander à l’unité départementale un report des dates de session en précisant :
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- Le numéro d’identifiant de la session ; - La date de début de session ;
- La date de fin de session.
Les unités départementales ne peuvent effectuer un report de session qu’à condition que : - La session soit au statut « En préparation » ou « Demande de DTE envoyée » ou «
Convocations envoyées » ;
- La session n’ait pas encore démarré (date du jour < date de début de session).
A noter que les dates de début et date de fin doivent être comprises dans la période de validité de l’agrément.
Dans la mesure du possible, il est important que les dates indiquées correspondent aux dates réelles de début et de fin des sessions.
Pour rappel, les centres peuvent :
- Modifier la date de début uniquement si la session est au statut « En préparation ».
Dès lors que la session passe au statut « Demande de DTE envoyée », la date de début de session n’est plus modifiable ;
- Modifier la date de fin uniquement si la session est dans l’un des statuts suivants : « En préparation », « Demande de DTE envoyée » et « Convocations envoyées ». Dès lors que les résultats sont saisis dans CERES, la date de fin de session n’est plus modifiable ;
- Annuler la session uniquement si la session n’est pas au statut « DTE envoyés ».
Le report de la date de fin de session au 24 août 2020 n'empêche pas les centres d’organiser de nouvelles sessions ou de poursuivre celles qui n’ont pu aller à leur terme et de saisir les résultats dans CERES. Les unités départementales peuvent également valider ces sessions.
Toutes ces actions peuvent être effectuées dans CERES en amont de la date de fin de session.
Les sessions relatives à des titres en délai de prolongation sont reportées également.
Les sessions relatives à des titres en délai de prolongation doivent être sont reportées également. Les demandes de prolongation des titres concernés doivent être adressées à l’assistance CERES qui opérera une intervention dans CERES. Les centres doivent préciser à l’assistance les éléments suivants :
- Le numéro Siret ;
- Le titre professionnel concerné ;
- Le numéro d’identifiant de la session initiale.
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15/ Les centres peuvent-ils modifier la date de fin de session de leur propre initiative avant l’intervention informatique dans CERES ?
Indépendamment du report automatique qui sera opéré, les centres peuvent (que ce soit avant ou après l’intervention) :
- Modifier la date de début uniquement si la session est au statut « En préparation ».
Dès lors que la session passe au statut « Demande de DTE envoyée », la date de début de session n’est plus modifiable ;
- Modifier la date de fin uniquement si la session est dans l’un des statuts suivants : « En préparation », « Demande de DTE envoyée » et « Convocations envoyées ». Dès lors que les résultats sont saisis dans CERES, la date de fin de session n’est plus modifiable ;
- Annuler la session uniquement si la session n’est pas au statut « DTE envoyés ».
Si le centre n’a plus la main pour modifier les dates de début ou de fin, sur demande d’intervention des centres, les unités départementales peuvent intervenir en effectuant un report de session, à condition que :
- La session soit au statut « En préparation » ou « Demande de DTE envoyée » ou « Convocations envoyées » ;
- La session n’ait pas encore démarré (date du jour < date de début de se ssion).
A noter que les dates de début et date de fin doivent être comprises dans la période de validité de l’agrément.
16/ Les unités départementales doivent-elles être informées de la date du report ?
Si les dates de début et de fin de la session qui figurent dans CERES ne sont pas les dates réelles de la session et que le centre ne peut plus les modifier, dans ce cas, les centres doivent envoyer par courriel une demande de modification à l’unité départementale en précisant :
- Le numéro d’identifiant de la session ; - La nouvelle date de début ;
- La nouvelle date de fin.
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17/ Les centres doivent-ils créer une nouvelle session dans CERES sans être certains des dates de début et de fin ?
Il est conseillé aux centres de créer une nouvelle session dans CERES même si les dates de début et de fin ne sont pas certaines. De cette manière, les centres pourront commencer à préparer les épreuves et faire, notamment, les demandes de DTE.
Si le centre n’a plus la main pour modifier les dates de début ou de fin, sur dema nde d’intervention des centres, les unités départementales peuvent intervenir en effectuant un report de session, à condition que :
- La session soit au statut « En préparation » ou « Demande de DTE envoyée » ou « Convocations envoyées » ;
- La session n’ait pas encore démarré (date du jour < date de début de session).
18/ Quelles conséquences pour les sessions d'examen qui ont commencé, mais qui ont été interrompues par la crise du Coronavirus Covid-19 ?
Les sessions d'examen interrompues par la crise du Coronavirus Covid-19 peuvent se poursuivre à la fin de la période de crise. Les épreuves qui se sont déroulées normalement sont considérées comme valides (voir la réponse à la question n°1 ci-dessus concernant le traitement des reports de session d’examen dans CERES) en tenant compte des points suivants pour tenter de maintenir une équité entre candidats :
- Pour les épreuves anticipées des titres de la conduite routière passées et évaluées indépendamment, le résultat est inscrit par le centre sur la fiche in dividuelle de suivi pour chaque candidat les ayant passées. Les candidats qui n’ont pas pu les passer pour cause d’interruption d’activité peuvent les passer à tout moment de la session d’examen ou de la formation en fonction des disponibilités des inspecteurs.
- Pour les sessions comportant une étude de cas sur table ou un questionnaire réalisé(e) collectivement, cette épreuve est conservée par le centre. Lorsque le candidat n’a pu poursuivre comme prévu dans le référentiel d’évaluation par l’entretien tech nique associé, il doit bénéficier d’un temps complémentaire (d’au moins 30 minutes) avant l’entretien technique pour se réapproprier son travail ;
- Pour les épreuves professionnelles avec une mise en situation pratique (préparation d’une commande, d’un mur, une réparation, etc.) qui a été observée, les constats de l’observation sont pris en compte par le jury et conservés par le centre pour la suite ; - Le responsable de session doit inviter le jury à évaluer avec bienveillance les candidats
dont la session d’examen a été découpée en deux parties. En effet, sans pratique, les
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réflexes diminuent, certains candidats auront eu la possibilité de mettre le délai à profit pour travailler, d’autres non. Le jury peut prendre en compte le travail d’auto -évaluation effectué par le candidat lors des premières épreuves réalisées avant l’arrêt de la session ;
- Pour les sessions qui ont été découpées en deux parties, dans le cas où les membres de jury ne sont pas les mêmes, les procès-verbaux (PV) de session doivent être signés par les membres de jury ayant délibéré à l’issue de la session.
Compte tenu des spécificités propres à chaque référentiel d’évaluation (RE), il n’est pas possible de recenser tous les cas de figure qui peuvent se présenter. Toutefois, dans le respect des modalités d’évaluation prévues dans le RE, il est demandé aux jurys de s’adapter en respectant au mieux le principe d’équité entre les candidats et en faisant preuve de bienveillance compte tenu des circonstances exceptionnelles. En cas de questions complémentaires sur la conduite à tenir, les centres peuvent interroger les unités départementales.
Pour les sessions pour lesquelles les convocations ont été envoyées, mais qui n’ont pas pu avoir lieu, de nouvelles convocations manuelles doivent être envoyées aux candidats par les centres en veillant au respect du délai d’un mois réglementaire pour l'envoi des convocations.
Pour les sessions pour lesquelles les convocations ont été envoyées, mais qui n’ont pas pu aller à leur terme, de nouvelles convocations manuelles portant uniquement sur les épreuves non terminées doivent être envoyées aux candidats par les centres en veillant au respect du délai d’un mois réglementaire pour l'envoi des convocations.
A titre dérogatoire, le délai d’un mois réglementaire pour l’envoi des convocations pourra être réduit à 15 jours. Toutefois, cette possibilité est conditionnée par la publication d’un arrêté sera pris très prochainement par le ministère du Travail. En l’état, les centres doivent donc respecter le délai d’un mois.
Des dispositions particulières en matière de convocation des candidats seront également prises par arrêté pour les titres professionnels de la conduite routière. Pour les épreuves passées en présence d’un expert, ces dispositions prévoiront la possibilité pour les centres d’examen de convoquer les candidats par affichage et remise de convocation en mains propres, au moins deux jours avant l’épreuve, dès lors que les candidats sont encore en formation lors de ces épreuves. En revanche, la remise des convo cations restera obligatoire pour les épreuves professionnelles et l’entretien final.
De manière générale, les candidats dont les épreuves ont été annulées ou reportées du fait de la période de confinement (de manière large) doivent être inscrits de maniè re prioritaire par rapport aux candidats qui n’ont pas encore passé d’épreuves.
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Dans le cas où les sessions ne peuvent se poursuivre, les centres doivent annuler la session d'examen et en organiser une nouvelle.
19/ Quel est l’impact des annulations de session d’examen dans CERES ?
Les annulations de sessions d’examen peuvent être effectuées par les centres tant que la session n’est pas à l’état « DTE envoyés ». Une fois la session annulée, le centre doit créer une nouvelle session avec une nouvelle date de session et veiller au respect du délai d’un mois réglementaire pour l'envoi des convocations.
Pour rappel, lorsque la session se tient pendant le délai de prolongation :
- Le centre peut programmer la session sans intervention de l’unité départementale s ’il effectue cette action avant la fin de validité di titre ;
- En revanche, le centre doit demander un déblocage à l’unité départementale si la date de validité du titre est dépassée (la demande remonte ensuite à la DGEFP qui effectue l’action de déblocage dans CERES).
20/ Pour les titres professionnels dont l’évaluation nécessite des travaux réalisés en entreprise (notamment technicien supérieur en méthodes et exploitation logistique - TSMEL), certaines entreprises, dans le cadre d'une démarche prudentielle,
refusent que les stagiaires viennent dans leurs locaux. Cette situation est très pénalisante pour les apprenants TSMEL car une partie de l'évaluation finale est basée sur 2 productions à annexer au dossier professionnel (DP) et résultant de travaux réalisés en situation réelle. Quelles peuvent être les solutions pour ce type de cas ?
Les candidats peuvent être autorisés à passer l’examen à condition qu’ils puissent produire le document relatif à l’évaluation, y compris à l’aide de cas rencontrés en forma tion. Le responsable de session doit s’assurer que la période en entreprise a bien été perturbée par les évènements dus au Coronavirus Covid-19. Les justificatifs de l’organisation de la formation doivent être conservés dans le dossier du candidat.
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21/ Les titres de la conduite routière ayant une durée minimale de formation, quelle sera la conduite à tenir lors de la reprise d’activité ? Doit-on décaler
l’ensemble des actions d’autant de temps que l’interruption d’activité ? Y aura-t-il une adaptation (proratisation du temps) pour les actions qui ont démarré ?
La durée de formation doit être maintenue car le titre permet d'obtenir une nouvelle catégorie de permis de conduire et la qualification initiale de conducteur. Les heures de formation à distance sont possibles pour la partie théorique. Le nombre d'heures de conduite et d'utilisation du véhicule reste incompressible. On comptabilisera bien le nombre d'heures avant l'arrêt de la formation en présentiel, les heures à distance et les heures effectuées à partir de la reprise de l'activité de formation.
Pour toutes les sessions de formation de conducteur du transport routier de marchandises sur porteur (CTRMP) et conducteur de transport en commun sur route (CTCR) commencées avant l'arrêt de l'activité et pour lesquelles les épreuves anticipées n'ont pu se dérouler aux dates prévues, il convient de les organiser en fonction des disponibilités des services du ministère de l'Intérieur, de manière concertée, sans se voir imposer de période particulière. La p riorité est de pouvoir fixer une date. L’information doit être transmise à l’unité départementale concernée.
22/ Pour les titres liés à la conduite routière, concernant les épreuves de rattrapage, est-il possible d’augmenter les délais liés à la prise en compte des acquis ?
Pour le passage en seconde session avec la possibilité de conserver le résultat de certaines épreuves, la période de confinement sera neutralisée dans la comptabilisation des trois ou douze mois. Nous étudierons les modalités selon la durée du confinement et les disponibilités des inspecteurs du permis et de la sécurité routière.
23/ Pour les titres professionnels de conducteur du transport routier de
marchandises sur porteur (CTRMP) et conducteur de transport en commun sur route (CTCR) qui ont débuté avant le confinement, il sera possible de décaler les épreuves anticipées, mais qu’en est-il des titres qui commenceront après le confinement, cette dérogation s’appliquera-t-elle toujours ?
Des instructions particulières seront données ultérieurement sur l’organisation des sessions liées aux titres de la conduite routière.
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Des échanges sont actuellement en cours avec la direction de la sécurité routière (DSR) afin de trouver des aménagements.
24/ Que doit faire le centre agréé des documents techniques d'évaluation (DTE) reçus ?
Pour les documents techniques d'évaluation (DTE) des sessions titre qui ont été reçus par les centres, sous réserve que les enveloppes cachetées n'aient pas été ouvertes, ceux-ci doivent être conservés et utilisés lors des sessions d'examen qui auront été reportées. Dans le cas où les DTE ont été ouverts, ceux-ci doivent être détruits par les centres. Une nouvelle demande devra être adressée à l’Afpa (services de la GEV).
Pour les DTE des sessions CCP et CCS envoyés de manière dématérialisée, les liens permettant d’accéder aux fichiers ont été désactivés par l’Afpa depuis le 20 mars 2020. Ils seront à nouveau actifs à compter du 11 mai 2020 pour une durée de 90 jours à compter de la date initialement prévue pour la session.
En ce qui concerne les cas où les liens de téléchargement seraient inactifs, le centre peut dans ce cas contacter l’Afpa via l’adresse suivante : epreuves-ccp@afpa.fr et recevra, à titre exceptionnel, le DTE par courrier électronique.
A compter du 1er juillet 2020, la procédure habituelle sera remise en place.
S’agissant des DTE déjà téléchargés pour une session qui n’a pas pu se tenir, ceux-ci doivent être détruits par les centres et ne peuvent en aucun cas servir d’annale pour les candidats. En effet, le respect de la confidentialité des épreuves ne pouvant être assuré totalement, il est indispensable que de nouveaux DTE soient demandés.
S’agissant des DTE déjà téléchargés pour une session qui a commencé, mais qui n’a pas pu se terminer, 2 cas de figure se posent :
- Soit le centre reporte la suite de la session d’examen : dans ce cas, les DTE doivent être conservés de manière sécurisée par le centre jusqu’à la reprise des épreuves.
Bien que cette solution fasse peser un risque sur la confidentialité des épreuves, elle permet cependant de ne pas pénaliser les candidats en leur imposant de recommencer la totalité des épreuves ;
- Soit le centre annule la session d’examen : dans ce cas, les DTE doivent être détruits par le centre.
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25/ En cas de session annulée et recréée, le DTE reçu pour la session annulée peut -il être utilisé ?
Pour les sessions titres, le DTE reçu pour une session annulée et recréée peut être utilisé à condition qu’il ait été conservé dans une enveloppe cachetée.
Le cas échéant, dans CERES, lors de l’étape de demande de DTE, le centre doit saisir le nombre de candidats à zéro afin d’éviter de déclencher un nouvel envoi de DTE par l’Afpa et indiquer dans le champ « Commentaire » que cette session remplace une session précédente (indiquer son numéro). Le commentaire sera repris par les équipes de l’Afpa dans le mail généré pour la demande de DTE à compter de la version 1.8 de CERES qui sera disponible le 27 avril 2020.
26/ Quels sont les délais pour les demandes de DTE ?
Pour les sessions titre, le délai de demande de DTE par les centres agréés reste inchangé : les demandes de DTE doivent être faites au moins 8 semaines avant le début des sessions.
En raison de la crise du Coronavirus Covid-19, plusieurs situations sont à considérer au niveau de l’envoi de ces documents :
A ce jour, la dernière commande de DTE de sessions titre reçue par l’Afpa n’a pas été envoyée. Elle concerne les sessions prévues entre le 20 avril et le 30 mai 2020. Durant la période de fermeture des centres, aucun document ne sera adressé aux centres. A la reprise d’activité des centres, les DTE en attente feront l’objet d’un envoi sans que les centres n’aient à faire une nouvelle demande. Les centres qui n’ont pas reçu leur pli 15 jours avant la nouvelle date de début de la session doivent prendre contact avec les services d’envoi des épreuves.
Au moment de la reprise d’activité, la quasi-totalité des centres auront déjà reçu leurs plis pour les sessions programmées en mars et celles programmées entre le 1er et le 19 avril 2020. A condition que les enveloppes cachetées n'aient pas été ouvertes, les DTE reçus doivent être conservés et utilisés lors des sessions d'examen qui auront été reportées.
En cas de DTE non reçus, de DTE détruits ou de session annulée, les centres doivent contacter les services de l’Afpa compétents selon le secteur professionnel concerné (BTP : epreuves-btp@afpa.fr ; tertiaire : epreuves_tertiaire@afpa.fr ; industrie : epreuves- industrie@afpa.fr ; epreuves-ccp@afpa.fr), en précisant le numéro de la session créée sur CERES et la nouvelle date de la session. A titre exceptionnel, un nouvel envoi sera effectué si la demande est faite 4 semaines avant le début de la session.
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27/ Faut-il recourir à la professionnalisation des membres de jury à distance ?
Compte tenu du contexte actuel dû à l’épidémie de Coronavirus Covid-19, et afin d’anticiper les besoins de présence de membres de jury lors de la reprise de l’activité, il est recommandé de recourir à la professionnalisation des membres de jury au moyen d’outils de formation à distance pendant la période de confinement4.
En effet, les référents Afpa qui travaillent sur la professionnalisation des membres de jury sont actuellement confinés et, pour la plupart, disponibles. C’est sans doute également le cas pour les membres de jury. Les contenus de la formation à distance ont été approuvés par la DGEFP afin d’expérimenter de nouvelles modalités de professionnalisation, ils sont donc utilisables en l’état. Ces contenus sont déployés via la plateforme pédagogique de l’Afpa (Mètis) et à ce titre, ne sont accessibles qu’aux référents Afpa.
Cette recommandation ne vaut que pour la période liée à l’épidémie de Coronavirus Covid-19 (et donc de l’arrêt des sessions d’examen). Dès la fin de cette période, il est recommandé de revenir aux formations en présentiel pour tout ou partie de la professionnalisation des membres de jury.
Afin de mettre en place les parcours de professionnalisation des jurys à distance, les DIRECCTE doivent prendre contact avec leurs correspondants certification régionaux de l’Afpa.
Voici quelques informations sur ce parcours de professionnalisation à distance :
- Un modèle de parcours de professionnalisation des jurys à distance est mis à disposition des référents jury de l’Afpa sur la plateforme pédagogique de l’Afpa (METIS). Les référents jury de l’Afpa peuvent y inscrire et suivre les membres de jury à professionnaliser. Ce modèle peut être adapté en fonction des situations et des publics ;
- Le parcours doit impérativement être accompagné par un référent jury de l’Afpa. Il n’a pas été conçu pour être déployé en autoformation ;
- Il implique obligatoirement des regroupements sous forme de « classes virtuelles » ;
4 Cette recommandation ne s’applique pas aux DIECCTE. En effet, les référents Afpa des DOM sont actuellement mobilisés sur d’autres priorités et ne peuvent assurer des formations à distance. Les DIECCTE peuvent toutefois communiquer librement sur le portail “Jurys” qui propose un grand nombre d’informations et de quiz pour les futurs nouveaux entrants.
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- il est « multimodal », c’est-à-dire qu’il propose des contenus de différents formats mais plutôt interactifs (images/vidéos/textes/quiz…) nécessitant l’utilisation d’une plateforme ;
- Il intègre des activités de suivi de parcours (quiz et dépôt de travaux) nécessitant une plateforme.
28/ Quels documents doivent être fournis aux unités départementales afin d’attester de la réalisation effective des professionnalisations à distance ?
Afin d’attester de la réalisation effective des professionnalisations à distance, les référents de l’Afpa doivent suivre la procédure suivante :
Suite à la réalisation de l’action de professionnalisation (qui peut se faire en plusieurs temps), le référent de l’Afpa envoie un mail à l’unité départementale de référence avec les informations suivantes :
- Date de début et de fin de la professionnalisation ;
- Professionnalisation initiale ou liée à une mise à jour (nouveau millésime TP, échanges de pratiques…) ;
- Nom de l’animateur (si différent de l’émetteur du courriel) ; - Titre(s) professionnel(s) concerné(s) ;
- Nom, prénom, adresse de courriel et numéro de téléphone du bénéficiaire de la prestation.
Le référent de l’Afpa doit envoyer un courriel distinct pour chaque bénéficiaire afin d’éviter le partage des données personnelles.
La personne bénéficiaire de la professionnalisation doit être en copie du courriel (ce qu i peut servir de preuve complémentaire de réalisation effective).
L’unité départementale de référence se sert de ce courriel pour mettre la base CERES à jour.
29/ Quelles sont les possibilités de traitement par courriels des demandes
d’agrément, d’habilitation des membres de jury et de recevabilité de la VAE ?
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Les modalités d’organisation relatives au traitement des demandes d’agrément des organismes, d’habilitation des membres de jury et de recevabilité des dossiers de VAE relèvent des services des DIRECCTE.
Il est toutefois souhaitable, dans le cadre de période d’état d’urgence sanitaire, que l’envoi de ces demandes puisse être effectué par courriel. Dans ce cadre, afin d’assurer la bonne information des organismes sollicitant un agrément quant à la mis e en place de cette procédure, une communication doit être assurée de la manière la plus large (sites internet, courriels…).
La mise en place d’une procédure dématérialisée par courriel appelle plusieurs remarques.
S’agissant des demandes d’agrément :
- L’article 2 de l’arrêté du 21 juillet 2016 relatif aux modalités d’agrément des organismes visés à l’article R. 338-8 du code de l’éducation dispose que « la décision du préfet est notifiée dans un délai de deux mois à compter de la réception du dossier compl et de demande d’agrément ».
Dans le cadre de la période d’état d’urgence sanitaire, des dispositions particulières relatives aux délais et procédures en matière administrative sont mises en place par l’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 (modifiée par l’ordonnance n°2020-427 du 15 avril 2020) relative à la prorogation des délais échus pendant la période d’urgence sanitaire et à l’adaptation des procédures pendant cette même période.
Cette ordonnance s’applique de plein droit au délai visé par l’article 2 de l’arrêté du 21 juillet 2016 susmentionné (cf. question n°30 sur l’application de l’ordonnance)
- L’annexe de l’arrêté du 21 juillet 2016 précité dispose que le dossier de demande d’agrément doit être envoyé en double exemplaire par courrier avec accusé de réception daté et signé. A titre dérogatoire, l’envoi des demandes par courriel pendant la période d’état d’urgence sanitaire est autorisé. Le cas échéant, la règle d’envoi de deux exemplaires papier est maintenue. Les exemplaires papier pourront être envoyés a posteriori si les conditions d’envoi postal posent problèmes. Toutefois, le dossier d’agrément ne peut être considéré complet qu’à réception des exemplaires papier.
L’envoi de courriels avec demande d’accusé de réception n’étant pas possible à partir de toutes les messageries, l’accusé de réception du courriel de demande est formalisé via un courriel renvoyé par les services de la DIRECCTE indiquant que la demande a bien été reçue (ce courriel doit être envoyé dès réception de la demande) ;
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- En cas de dossier incomplet ou à revoir, une demande d’éléments complémentaires sous forme d’un courriel avec accusé de réception est envoyée à l’organisme afin de bloquer la procédure ;
- En cas de dossier complet et conforme, la saisie de l’agrément dans CERES peut s’effectuer. Les services de la DIRECCTE préviennent le centre par courriel qu’il recevra la décision papier ultérieurement mais qu’il peut réaliser la préparation de la session dans CERES.
S’agissant des demandes d’habilitation des membres de jury :
D’un point de vue règlementaire, aucune disposition n’empêche le traitement de ces demandes par courriels.
Aucune disposition spécifique n’étant pas prévu, c’est le droit commun qui s’applique pour le délai de réponse, soit 2 mois s’agissant d’une décision individuelle.
De même que pour le délai de réponse aux demandes d’agrément, l’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 modifiée relative à la prorogation des délais échus s’applique de plein droit à ce délai (cf. question n°30 sur l’application de l’ordonnance).
S’agissant des demandes de recevabilité à la VAE :
- L’article R. 335-7 du code de l’éducation dispose que :
• « Le dossier de recevabilité comprend un formulaire de candidature dûment renseigné avec la signature manuscrite ou électronique du candidat ». L’utilisation de la signature électronique est, à ce jour, non opérationnelle ;
• « Le candidat adresse le dossier de recevabilité au ministère ou à l'organisme certificateur, dans les conditions que ce dernier a préalablement fixées et rendues publiques, notamment sur son site internet ou sur le portail gouvernemental dématérialisé dédié à la validation des acquis de l'expérience ». Il faut prévoir une information afin d’informer les particuliers que pendant la période de confinement, ils doivent adresser leur dossier de demande par courriel ;
• « Le ministère ou l'organisme certificateur notifie sa décision au candidat dans les deux mois à compter de la réception du dossier de recevabilité complet ».
De même que pour le délai de réponse aux demandes d’agrément et d’habilitation des membres de jury, l’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 modifiée relative à la prorogation des délais échus s’applique de plein droit au délai visé par l’article R. 335- 7 du code de l’éducation (cf. question n°30 sur l’application de l’ordonnance).
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30/ Quel est l’impact de l’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 (modifiée par l’ordonnance n° 2020-427 du 15 avril 2020) relative à la prorogation des délais échus pendant la période d'urgence sanitaire sur les délais liés à la politique du titre ?
Compte tenu de la période d’urgence sanitaire due à l’épidémie de COVID 19, des dispositions particulières relatives aux délais et procédures en matière administrative sont mises en place par l’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 (modifiée par l’ordonnance n°2020-427 du 15 avril 2020) relative à la prorogation des délais échus pendant la période d’urgence sanitaire et à l’adaptation des procédures pendant cette même période.
Cette ordonnance s’applique de plein droit aux délais et mesures relevant de la politique de certification professionnelle, notamment :
Le titre 1 de l’ordonnance porte sur la prorogation des délais de manière générale :
- L’article 1 précise que les dispositions du titre 1 « sont applicables aux délais et mesures qui ont expiré ou qui expirent entre le 12 mars 2020 et l’expiration d’un délai d’un mois à compter de la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire ».
En conséquence, la date de fin de l’état d’urgence sanitaire étant fixée au 24 mai 20205, les dispositions de l’article 1 de l’ordonnance susmentionnée s’appliquent aux délais et mesures qui ont expiré ou qui expirent entre le 12 mars 2020 et le 24 juin 2020.
Exemple : si un organisme a un agrément qui arrive à échéance le 1er avril 2020, ce délai est impacté par les dispositions du titre 1 de l’ordonnance.
Dans le cadre de la politique du titre, cela concerne les délais et mesures suivants : - La durée de validité des agréments des centres pour l’organisation des sessions
d’examen ;
- La durée de validité des habilitations des membres de jury ;
- Le délai d’un an dans lequel les bénéficiaires de la décision de recevabilité à la VAE sont autorisés à se présenter à une nouvelle session d’examen ;
5 L’article 4 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 dispose que l’état d’urgence sanitaire est déclaré pour une durée de deux mois à compter de l’entrée en vigueur de la loi (la loi a été publiée le 24 mars et est entrée en vigueur le jour même). Un projet de loi prorogeant l’état d’urgence sanitair e et complétant ses dispositions, en cours de discussion au Parlement, prévoit que l’état d’urgence sanitaire sera prorogé jusqu’au 23 juillet inclus. Sous réserve de son adoption par le Parlement, cette prorogation aura pour effet de proroger de deux mois les délais auxquels il est fait référence dans le présent QR.
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- Le délai d’un an dans lequel les candidats en échec total ou partiel sont autorisés à se présenter à une nouvelle session d’examen (sans obligation de suivre une nouvelle formation) ;
- La durée de validité des décisions d’enregistrement dans le répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ou le répertoire spécifique (sur ce point, une confirmation de la direction des affaires juridiques a été demandée).
- L’article 2 prévoit que :
« Tout acte, recours, action en justice, formalité, inscription, déclaration, notification ou publication prescrit par la loi ou le règlement à peine de nullité, sanction, caducité, forclusion, prescription, inopposabilité, irrecevabilité, péremption, désistement d’off ice, application d’un régime particulier, non avenu ou déchéance d’un droit quelconque et qui aurait dû être accompli pendant la période mentionnée à l’article 1er sera réputé avoir été fait à temps s’il a été effectué dans un délai qui ne peut excéder, à compter de la fin de cette période, le délai légalement imparti pour agir, dans la limite de deux mois. »
L’article 2 de l’ordonnance s’applique aux recours administratifs (gracieux ou hiérarchique) et aux recours contentieux liés à la politique du titre : tout recours administratif ou contentieux qui aurait dû être accompli entre le 12 mars 2020 et le 24 juin 2020 sera réputé avoir été fait à temps s’il a été effectué avant le 24 août 2020.
- L’article 3 prévoit que :
« Les mesures administratives ou juridictionnelles suivantes et dont le terme vient à échéance au cours de la période définie au I de l’article 1er sont prorogées de plein droit jusqu’à l’expiration d’un délai de deux mois suivant la fin de cette période :
1. Mesures conservatoires, d’enquête, d’instruction, de conciliation ou de médiation ;
2. Mesures d’interdiction ou de suspension qui n’ont pas été prononcées à titre de sanction ;
3. Autorisations, permis et agréments ;
4. Mesures d’aide, d’accompagnement ou de soutien aux personnes en difficulté sociale ;
5. Mesures judiciaires d’aide à la gestion du budget familial.
Les dispositions du présent article ne font pas obstacle à l’exercice, par le juge ou l’autorité compétente, de ses compétences pour modifier ces mesures ou y mettre fin, ou, lorsque les intérêts dont il a la charge le justifient, pour prescrire leur application ou en ordonner de nouvelles en fixant un délai qu’il détermine. Dans tous les cas, le juge
