C y cl u s x x x x – x x – R e e k sn u m m e r x x x xx
ReeksNr: xxxxx xxxx - DG - EENHEID
STUDENT - Administratief - Niveau D
Toegangsvoorwaarden
Vacature(s) : x
CALOG PERSONEEL Lid
Gespecialiseerd: NEE
Betrekkingsnummer:
Plaats van het werk
Contact
BESTAANSREDEN VAN DE ENTITEIT
BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE
Het beheer van de administratieve en logistieke steun aan de diensten (in- en uitgaande briefwisseling, agenda, contacten, …), de opvolging, de codering en de opslag van de documentatie.
xxxxxx
FUNCTIEBESCHRIJVING
- Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures
om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten te beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken:
A. Brieven opstellen.
B. Dossiers beheren en volgen op administratief vlak.
C. Zorgen voor de lay-out van de documenten.
D. De inkomende en uitgaande briefwisseling (op papier, via mail, …) beheren (invoer in RIO, verspreiding naar de betrokken personen/diensten, …).
E. Bijdragen tot de praktische organisatie van vergaderingen ten behoeve van de verschillende diensten van de directie.
F. Kopieën maken en documentatiedossiers samenstellen.
G. …
- Als logistieke ondersteuning, logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende
procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.
Voorbeelden van taken:
H. De administratieve opvolging van het administratief beheer et de onderhouden van het materieel van de directie en de diensten.
I. De voorraden en de bestellingen van verbruiksproducten beheren.
J. …
- Als dispatcher, de operationele vragen/informatie ontvangen en via het geschikte kanaal aan de juiste actoren doorsturen om binnen de toegestane termijn aan de gerechtvaardigde verwachtingen van de klant te beantwoorden.
Voorbeelden van taken:
K. Berichten ontvangen, doorsturen en invoeren.
L. De klant naar de juiste gesprekspartner doorverwijzen.
M. De ontvangen informatie nauwkeurig en volledig in de ad-hocgegevensbanken invoeren.
N. De ontvangen informatie onder de betrokken diensten verspreiden.
O. …
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GEWENST PROFIEL Kennis :
• Politionele organisatie - Niv.:BASIS
• Ondersteuning van de werking - Niv.:GEBRUIKER Praktische kennis :
• Informatie begrijpen - Instructies, procedures en gegevens juist begrijpen en inschatten. Het hoe en het waarom van de dingen inzien en onduidelijke informatie correct begrijpen. De eigen beperkingen kennen en beseffen dat men zelf niet alles kan weten.
• Taken uitvoeren - Routinetaken zelfstandig, correct en systematisch uitvoeren volgens geldende voorschriften en normen en daarbij de juiste technische hulpmiddelen correct gebruiken.
• Kennis overdragen - Kennis, expertise en werkmethodes op een formele en informele wijze overbrengen op anderen.
Verwachte gedrag :
• Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
• Dialogeren - De kennis en achtergrond van de gesprekspartner leren kennen door gerichte vragen te stellen, aandacht te hebben voor wat hem bezighoudt, zich in te leven in zijn situatie en het nodige te doen om zijn totale boodschap te begrijpen.
• Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.
• Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.
• Respect tonen - Respect tonen voor andere meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur. Schriftelijke of mondelinge instructies strikt opvolgen.
Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter beschikking gesteld worden.
SELECTIEMODALITEITEN Later te bepalen.
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C yc le d e m o b ili té x xx x – x x – S é ri e x xx xx
N° SERIE:xxxxxx xx - DG - UNITE
ETUDIANT – Administratif – Niveau D
Conditions d’accès
Poste(s) vacant(s) : x
PERSONNEL CALOG MEMBRE
Spécialisé: NON
Emploi n°: xxxxxx
Lieu(x) de travail
Contact
RAISON D’ETRE DE L’ENTITE
RAISON D’ETRE DE LA FONCTION
Gérer l’appui administratif des services (courrier entrant et sortant, agenda, contacts, etc.), le suivi de la documentation, l’encodage et l’archivage.
DESCRIPTION DE LA FONCTION
A. En tant que soutien administratif, réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.
Exemples de tâches :
- Collecter la documentation et préparez les dossiers de travail.
- Assurer la mise en forme des documents.
- Gérer et archiver les communications (papier, e-mail, etc.) entrantes et sortantes (encodage, diffusion aux personnes/services concernés, etc.).
- Contribuer à l'organisation pratique de réunions au profit des différents services de la direction.
- Faire des copies et constituer des dossiers de documentation.
- …
B. En tant que soutien logistique, réaliser des tâches et activités logistiques suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale des moyens logistiques mis à la disposition de l'entité.
Exemples de tâches :
- Assurer le suivi de la gestion administrative du matériel de la direction et des services.
- Réserver et prévoir le matériel logistique de la direction/du service.
- …
C. En tant que dispatcher, réceptionner et relayer les demandes/informations opérationnelles aux intervenants adéquats et selon le canal approprié afin de répondre aux attentes légitimes du client dans les délais impartis.
Exemples de tâches :
- Réceptionner, transmettre des messages et les encoder.
- Orienter le client vers l'interlocuteur adéquat.
- Veiller à encoder les informations reçues dans les banques de données ad hoc de manière rigoureuse et complète.
- Diffuser l'information reçue vers les services concernés.
- …
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PROFIL SOUHAITE Connaissances :
• Organisation policière - Niv.:BASE
• Appui au fonctionnement - Niv.:UTILISATEUR Connaissances pratiques :
• Comprendre l'information - Bien comprendre et évaluer les instructions, procédures ou données.
Percevoir le pourquoi et le comment des choses et interpréter correctement les informations ambiguës.
Connaître ses propres limites et admettre de ne pas tout savoir.
• Exécuter des tâches - Effectuer des tâches de routine de façon indépendante, correcte et systématique selon les dispositions et les normes en vigueur, en utilisant à cette fin les moyens techniques appropriés.
• Transférer ses connaissances - Transmettre aux autres de manière formelle et informelle son savoir, son expertise et ses méthodes de travail.
Attitudes attendues :
• Adopter une orientation-client - Tenir compte des attentes et besoins des ''clients'' dans la définition et l'exécution des missions et leur offrir un service personnalisé orienté vers la solution la plus opportune en entretenant des contacts constructifs.
• Dialoguer - Se familiariser avec les connaissances et l'expérience de son interlocuteur en demandant des éclaircissements, en s'intéressant à ce qu'il fait, en se mettant à sa place et en faisant le nécessaire pour comprendre son message dans sa globalité.
• S’auto-développer - Planifier et gérer son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions, en remettant en question de façon critique son propre fonctionnement et en s'enrichissant continuellement par de nouvelles connaissances et compétences.
• Faire preuve d'engagement - S'impliquer entièrement dans le travail en donnant toujours le meilleur de soi-même et en cherchant à atteindre la meilleure qualité. Persévérer même en cas de frustration, d'opposition, de tension ou face à un travail fastidieux.
• Respecter - Montrer du respect pour d'autres opinions et personnes. Respecter la stratégie, les procédures et la structure de l'organisation. Suivre consciencieusement les instructions écrites ou orales.
Chaque collaborateur s’engage à respecter les directives, procédures et instructions en matière de bien- être et à renseigner les situations et comportements dangereux à son responsable. Il veille également à utiliser les moyens mis à sa disposition en bon père de famille.
ORGANISATION DE LA SELECTION à déterminer ultérieurement.
REMARQUES
