MANUEL DE L UTILISATEUR LOGICIEL LOCABASE

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MANUEL DE L’UTILISATEUR LOGICIEL LOCABASE

Généralités sur LOCABASE

LOCABASE est un logiciel de gestion de parc automobile et de location complet développé sur Microsoft ACCESS. Il permet :

 la création de fiches véhicule

 la creation des forfaits et tarifs

 la creation de contrat de location

 le calcul des factures

 la gestion des fournisseurs

 la gestion des assurances

 le suivi des reglements

 la gestion des travaux

 la gestion des contraventions

 le planning des locations

Installer et démarrer LOCABASE

LOCABASE est livré sous forme de fichier zip qu’on peut ouvrir directement dans l’explorateur Windows ou avec un outil de decompression. Il suffit de cliquer sur le fichier setup.exe pour lancer l’installation. Une fois l’installation terminée le raccourci SCOBASE va se trouver sur le bureau. Cliquez simplement sur le raccourci pour démarrer le programme.

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ARCHITECTURE

On peut installer l’application LOCABASE en mode multiutilisateurs réseau ou poste unique.

TOPOLOGIE MULTIUTILISATEURS AVEC SERVEUR

Dans la topologie d’installation avec serveur, la base de données de LOCABASE est stockée sur le serveur et les postes de travail se connectent et l’exploitent.

TOPOLOGIE MULTIUTILISATEURS AVEC POSTE DE TRAVAIL SERVEUR

Base de données sécurisée

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On peut egalement choisir un poste de travail sur le réseau comme serveur, on doit alors le laisser allumé pendant que les utilisateurs travaillent.

OUVERTURE DE SESSION

Un nom d’utilisateur et un mot de passe sont requis pour l’accès au logiciel SCOBASE et vous pouvez créer plusieurs profils pour vous ou les membres de votre équipe.

Tableau de bord

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Prise en main

Le logiciel LOCABASE a une prise en main facile. Une fois que vous créez un nouveau dossier et rentrez les informations sur votre agence comme :

 Nom du dossier

 Nom de l’agence

 Votre adresse

 Code postale, Ville, Téléphone, Fax, Email

 RCS, Ninea, Capital

 Optionnellement les informations sur votre banque, Domiciliation, N° de compte etc.

 Le taux de TVA en vigueur

 Les Numéros de permanence

 Le taux de facturation des heures supplementaires

 Vos conditions générales de location

Vous rentrez les véhicules, leur catégorie (A,B,C …) et les photos, les forfaits et la grille de tarifs correspondante.

Vous devez aussi rentrer le barème de franchise des vehicules, si vous utilisez la franchise.

I. Les différentes options du menu

 Nouveau dossier

Permet de créer un nouveau dossier.

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 Ouvrir dossier

Permet d’ouvrir le dossier de démonstration ou un dossier créé par l’utilisateur.

 Informations dossier

Permet de consulter les informations sur le dossier en cours

 Imprimer

Permet d’imprimer la fenetre en cours

 Liste clients

Permet de consulter la liste des clients où on peut rajouter un nouveau client, modifier un client existant, supprimer un

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client, faire une location pour un client existant, Lister les factures des clients ou imprimer la liste de tous les clients.

 Fiche vehicule

Permet de rentrer des informations sur un nouveau véhicule ou modifier un véhicule existant.

 Grille tarifs

Permet de créer un forfait et les tarifs correspondants pour les vehicules.

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Entrer un forfait et sélectionnez le pour ouvrir la grille de tarif correspondante avec les vehicules :

Les différents tarifs sont :

 Prix jour

 Prix km

 Prix semaine

 Prix weekend

 Prix mois

 Avec chauffeur

 Barème franchise

Permet de rentrer la franchise pour les catégories de véhicule : Exemple (A-C) le tiret signifie de A à C, virgule ou point sont des séparateurs valides entre les catégories concernées. On peut renseigner la franchise non rachetable et la suppression de la franchise.

 Liste fournisseurs

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Permet de lister les fournisseurs où on peut rajouter un nouveau fournisseur, modifier un fournisseur existant, supprimer un fournisseur, faire un nouvel achat chez un fournisseur existant, Lister les factures d’un fournisseur ou imprimer la liste de tous les fournisseurs.

 Liste vehicules

 Liste travaux

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 Nouvelle location

Permet de faire une nouvelle location. Il faut alors renseigner :

 Le conducteur

 Le véhicule

 Le client

 L’état du véhicule

 Les assurances, la franchise et la caution si applicable.

 Les détails sur la location comme le forfait, le nombre de jours, Avec chauffeur etc.

 Les détails de facturation comme le mode de règlement, le montant payé. Le logiciel calcule automatiquement le montant dû par le client selon les tarifs paramétrés et le forfait choisi par le client et le reliquat.

 Le logiciel génère automatique un contrat et une facture.

 Recherche assurance

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Permet de rechercher un contrat d’assurance par son Numéro, par assureur ou par vehicule (immatriculation).

L’usager peut aussi accéder aux détails des assurances par la fiche véhicule.

 Liste locations

L’option Liste locations permet de lister toutes les locations.

En sélectionnant une ligne, l’usager peut :

 Visualiser la fiche d’une location

 Créer une nouvelle location

 Modifier une location existante

 Visualiser le contrat de location dans EXCEL

 Visualiser la facture d’une location

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 Entrer un nouveau paiement pour une location existante

 Valider ou dévalider le retour d’un véhicule

 Prolonger une location

 Planning

Le planning permet de visualiser les locations en cours avec une vue hebdomadaire. Une bande bleu permet de savoir jusqu'à quand les véhicules sont loués.