APPEL D’OFFRE - CONNEXAFRICA SUD
Fourniture de services de nettoyage Bureaux – Entrepôts - Kolwezi Appel d’offre n°CNXA/SUD/ADM/001/06
Instruction aux soumissionnaires
ConnexAfrica anciennement connu sous le nom Comexas Afrique, est une agence de logistique multimodale présente dans toute la RDC et la Zambie.
Une fois l’appel d’offres terminé, toutes les communications devront être envoyées par e-mail à l’adresse ao@connexafrica.com. Les soumissionnaires ne doivent contacter aucun autre membre du personnel de ConnexAfrica au sujet cet appel d’offres.
Critère d’admissibilité et de préqualification
Le soumissionnaire doit obligatoirement être enregistré comme société conformément au droit Ohada et à la législation en vigueur (disposer de la documentation légale et administrative nécessaire à la validité de son existence : RCCM, ID nat,…)
Le soumissionnaire doit obligatoirement être agréé par l’ARSP, en tant que sous- traitance privée, conformément à la législation en vigueur.
Le soumissionnaire doit démontrer l’expérience acquise.
Le soumissionnaire peut être disqualifié pour fausses déclarations à l’occasion de la transmission d’informations requises par les formulaires, déclarations et pièces jointes, présentés comme preuve des qualifications requises, ou s’il dispose d’un dossier de rendement insuffisant. (Mauvaise exécution des contrats, retards excessifs dans l’exécution, antécédents judiciaires, etc.).
Coût de l’offre.
Le soumissionnaire prend en charge tous les coûts découlant de la préparation et de la soumission de cette offre.
ConnexAfrica ne sera en aucun cas tenu responsable de ces coûts, quelles que soient les étapes ou les résultats du processus de sollicitation.
Contenu des documents d’appel à la concurrence
Le soumissionnaire est tenu d’examiner toutes les instructions, formulaires, conditions et spécifications pertinents contenus dans les documents d’appel d’offres.
Avenants aux documents d’appel à la concurrence
À tout moment avant la date limite de soumission des offres, ConnexAfrica peut, pour quelque raison que ce soit, de sa propre initiative ou en réponse à une demande de clarification d’un soumissionnaire potentiel, modifier le dossier d’appel d’offres.
Tous les soumissionnaires éventuels qui ont reçu les documents d’appel d’offres seront informés par écrit de toutes les modifications apportées aux documents d’appel d’offres.
Pour les processus concurrentiels ouverts, toutes les modifications seront publiées sur le site Web de ConnexAfrica dans l’avis d’offre. Afin de laisser suffisamment de temps aux soumissionnaires potentiels pour tenir compte des modifications dans la préparation de leurs soumissions, ConnexAfrica peut, à sa discrétion, prolonger le délai de soumission des soumissions. ConnexAfrica peut, à sa discrétion, renoncer à cette exigence en tout ou en partie.
Langue des offres
Les offres préparées par le soumissionnaire ainsi que toute correspondance et tout document relatif aux offres échangées entre le soumissionnaire et ConnexAfrica, doivent être rédigés en français. Les pièces justificatives et les brochures imprimées fournies par le soumissionnaire doivent également être rédigés en français. Si les documents sont fournis dans une autre langue, ils devront être accompagnés d’une traduction conforme.
Documents composant l’offre
Les soumissionnaires ne peuvent soumettre qu’une seule offre dans le cadre de ce processus d’appel d’offre.
L’offre préparée par le soumissionnaire doit comprendre les éléments suivants :
• Soumission de l’appel d’offres (au plus tard à la date limite de soumission)
• Les soumissionnaires doivent au moins remplir et retourner les documents énumérés ci-dessous (annexes à cet appel d’offres) comme partie intégrante de leur offre.
• Les soumissionnaires peuvent ajouter des documents supplémentaires à leurs soumissions s’ils le jugent bon.
En ne complétant pas et en ne retournant pas les documents énumérés ci-dessous avec leur offre, les soumissionnaires courent le risque de voir leur offre rejetée.
Prix des offres
Le soumissionnaire doit indiquer sur la grille de prix correspondante, joint au présent appel d’offres les prix des services/biens qu’il se propose de fournir dans le cadre du marché.
Prix fixe : Les prix proposés dans l’estimation du soumissionnaire doivent être fixés pendant l’exécution du marché du soumissionnaire et ne sont en aucun cas sujets à des variations. Une offre soumise avec un devis ajustable sera déclarée non conforme et sera rejetée, conformément à l’article 24 de l’appel d’offres.
Durée de Validité des offres
Les offres doivent être valables 30 jours après la date de soumission stipulée par ConnexAfrica, conformément à la clause de délai. Toute validité d’une offre proposant un délai plus court peut être rejetée. Certaines circonstances exceptionnelles peuvent amener ConnexAfrica à demander une prolongation de la période de validité auprès du soumissionnaire. La demande et les réponses ci-dessus doivent être faites par écrit. La garantie de l’offre devrait également être extensible, si nécessaire. Un soumissionnaire peut refuser de répondre à cette demande sans renoncer à la garantie bancaire pour son offre.
Format et signature des offres
L’offre doit être dactylographiée et signée à l’encre indélébile par le soumissionnaire ou une personne dûment autorisée à lier le soumissionnaire au marché. Cette autorisation doit être indiquée par une procuration écrite accompagnant l’offre. Une offre ne doit pas contenir d’ajouts interlinéaires, d’effacements ou de suppléments, sauf si le soumissionnaire souhaite corriger des erreurs, auquel cas lesdites corrections doivent être paraphées par le ou les signataires.
Soumission des offres
Le soumissionnaire doit sceller l’offre dans une enveloppe à l’adresse physique sise avenue Victimes de la Rébellion N°675, Commune Kampemba, Lubumbashi, RDC et/ou envoyer la soumission par courrier(s) électronique(s).
Toute enveloppe doit comporter la mention Appel d’offres XXXXXXXXXXXX et être adressée de la façon suivante pour l’envoi par courrier ou la remise en main propre :
CONNEXAFRICA – Direction C&O – A l’attention de Mireille BEYA
Si l’enveloppe n’est pas scellée et ne comporte pas les mentions décrites dans les instructions de cette clause, CONNEXAFRICA ne se rend pas responsable de la perte ou de l’ouverture prématurée de l’offre.
Les offres peuvent être soumises électroniquement à l’adresse e-mail ao@connexafrica.com, copie à j.dewitte@connexafrica.com et à m.beya@connexafrica.com, indiquant la référence de l’appel d’offre comme objet du mail
La taille des emails individuels, y compris l’email et les pièces jointes, ne devra pas dépasser 8MB. Pour éviter des congestions de dernières minutes, prière de noter ce qui suit :
• Envoyer votre offre aussi tôt que possible ;
• Envoyer seulement les documents complets signes à l’adresse mail sécurisé.
N’envoyer aucun autre document volumineux par email.
Si la taille de votre email dépassera 8 MB, veuillez envoyer les documents dans des emails séparés en indiquant email 1, email 2, etc. dans l’objet du mail.
En cas de soumission d’offre par e-mail à CONNEXAFRICA, l’heure de la réception sera celle à laquelle la soumission aura été reçue dans la boîte de réception de CONNEXAFRICA. Dans le cadre des offres envoyées par e-mail, ConnexAfrica ne peut être tenu responsable des retards causés par des problèmes de connexion à internet ou autres. Il relève de la seule responsabilité des soumissionnaires de s’assurer que leur offre est bien reçue par CONNEXAFRICA dans la boîte de réception prévue à cet effet, au plus tard à la date butoir de soumission prescrite.
Date butoir de soumission des offres
Les soumissionnaires devront contacter CONNEXAFRICA dès réception de l’appel d’offre afin d’organiser les visites des espaces situés 1222, Route Likasi - Musompo - Mutshatsha – province du Lualaba, en vue d’évaluer le travail à réaliser, au plus tard pour le 10 juillet 2021.
Les offres doivent être reçues par CONNEXAFRICA à l’adresse e-mail ou soit par courrier au plus tard le 20 Juillet 2021. Toutes les offres seront ouvertes peu de temps après. CONNEXAFRICA peut, à sa discrétion, prolonger cette échéance de soumission des offres en ajoutant un avenant aux documents d’appel à la concurrence, conformément à la clause Avenants aux documents d’appel à la concurrence.
Dans ce cas, tous les droits et les devoirs auxquels CONNEXAFRICA et les soumissionnaires étaient soumis avant cette échéance se maintiendront jusqu’à la date butoir prolongée.
Offres tardives
Toute offre reçue par CONNEXAFRICA après la date butoir de soumission des offres stipulée par CONNEXAFRICA, conformément à la clause Date butoir de soumission des offres, pourra être rejetée.
Précisions concernant les offres
Afin de favoriser l’examen, l’évaluation et la comparaison des offres, CONNEXAFRICA pourra, à sa discrétion, demander au soumissionnaire des précisions concernant son offre. La demande de précisions pourrait se faire par mail ou ConnexAfrica invitera le soumissionnaire dans leur bureau.
Examen préliminaire
CONNEXAFRICA examinera les offres pour déterminer si elles sont complètes, si les documents sont bien signés, si les offres sont globalement en règle, et s’il n’y a pas d’erreur de calcul dans la liste des prix.
Étapes de l’évaluation
Toutes les offres jugées substantiellement conformes aux critères formels, doivent ensuite subir l’évaluation comme suit :
Les critères de préqualification et d’éligibilité énoncés dans les spécifications techniques/cahier des charges de CONNEXAFRICA tels qu’ils figurent dans le présent appel d’offres, sont évalués avant l’évaluation technique et financière.
Seules les offres répondant aux critères minimaux de préqualification et d’éligibilité seront évaluées plus avant.
L’évaluation technique sera conduite pour établir la conformité pour l’essentiel. Lorsque les spécifications des services soumis présentent une ou plusieurs variations sur un aspect significatif par rapport aux spécifications techniques minimales requises, l’offre ne sera pas jugée conforme pour l’essentiel et ne sera pas évaluée plus avant.
Les prix des offres jugées conformes pour l’essentiel seront comparés pour identifier l’offre la plus conforme pour l’essentiel représentant le moindre coût global pour CONNEXAFRICA.
Signature du contrat
En même temps qu’elle informera un soumissionnaire retenu de l’acceptation de son offre, CONNEXAFRICA invitera le soumissionnaire à la signature du dit contrat.
Cahiers de Charges
Le dossier d’appel d’offre devra comprendre :
1. Critères de préqualification
Le soumissionnaire devra obligatoirement constituer le dossier suivant :
1. Documents légaux
§ RCCM
§ IDNAT
§ N° IMPOT
§ N°TVA
§ Agrément sous traitance privé
§ Numéro d’affiliation CNSS, INPP, ONEM
§ Attestation fiscale
§ Relevé D’identité Bancaire
§ Lettre de garantie de la banque
2. Documents administratifs
§ Présentation générale de la société
§ Liste d’au moins 3 clients avec date d’ancienneté d’un contrat d’au moins 3 ans.
§ Procuration du signataire – pouvoir de représentation.
§ Assurance en responsabilité ou engagement à rembourser le client en cas de vol, dégradations aux biens du client commis par le personnel
2. Spécifications techniques
a) Les services demandés
• Nettoyage des bureaux : nettoyage des sols, murs, dépoussiérage des meubles et appareils, retrait des toiles d’araignées, nettoyage régulier des toilettes et mise à disposition des produits de nettoyage, de désinfection, de désodorisation et désinsectisation courants.
• Nettoyage des entrepôts : nettoyage régulier, enlèvement quotidien de poussières, chaux, avec appareils au besoin - au moins 2 fois par jours et désinsectisation obligatoire moyennant attestations environnementales requises
• Nettoyage des bureaux annexes : nettoyage des sols, murs, dépoussiérage des meubles et appareils, retrait des toiles d’araignées, nettoyage régulier des toilettes et mise à disposition des produits de nettoyage, de
désinfection, de désodorisation et désinsectisation courants.
• Gestion des ordures : Placement de poubelles et corbeilles aux endroits stratégiques ramassage, récolte et acheminement au lieu prévu à cet effet avant enlèvement au mois 1 fois par semaine selon l’abondance.
• Désherbage, entretien des carrés de pelouse de l’aire de parking et des espaces internes: coupe, défrichage de mauvaises herbes.
b) Un planning d’organisation - horaire et équipes
Le soumissionnaire présentera un projet global de répartition des équipes en fonction des services et leurs horaires de prestations, au sein des espaces « Bureaux »,
« Entrepôts », qui reprendra :
§ Le nombre de personnes affectées au nettoyage des bureaux, les horaires de passage et leurs tâches
§ Le nombre de personnes affectées au nettoyage des entrepôts, les horaires de passage et leurs tâches
§ Le nombre de personnes affectées au nettoyage des bureaux annexes (DGDA, banques,… ), leurs horaires de passage et leurs tâches.
et enlèvement des ordures) ou les modalités réservées à cet effet, les horaires de passage et leurs tâches.
§ Le nombre de personnes affectées au nettoyage de la cour et aires de parking.
c) Mise à disposition de matériel et produits d’usage courant.
Le soumissionnaire présentera, pour chaque service requis :
• le matériel employé par le personnel nettoyant,
• les produits de nettoyage d’usage courant employés par le personnel nettoyant,
• les produits de désinsectisation usuels, désinfection, désodorisation et de nettoyage mis à disposition dans les bureaux
• les tenues de protection mis à disposition du personnel nettoyant à cet effet.
3. Spécifications matérielles et financières - Enumération des moyens et tarifs
Le tarif devra être présenté par service (point 1) , reprenant, les rubriques suivantes :
• le coût main d’œuvre par agent mis à disposition pour le service concerné (y compris le coût des tenues de protection, le coût des produits de nettoyage utilisés par le personnel nettoyant)
• Le coût du matériel mis à disposition du personnel nettoyant dans le cadre de leurs prestations de service.
• Le coût des produits de désinsectisation, désinfection et désodorisation mis à disposition
• Le prix total de tous les service HTVA et TVA comprise.
§ nettoyant, dont les faits ont été prouvés après enquête.
4. Annexes
Plan des espaces soumis au présent appel d’offre
