Procédure de signature en ligne des sessions présentielles
Date : 27 Septembre 2012
Afin d’éviter l’usage de papier / photocopies, nous avons décidé, à l’instar de ce qui est déjà fait pour nos sessions de formation à distance, de mettre en place un système de signature en ligne des sessions de formation présentielle.
Aussi, nous vous remercions de bien vouloir utiliser ce système sur cette session de formation. Par mesure de sécurité, et pendant une période de « rodage », nous vous fournissons également les documents papier que vous utiliserez en doublon. Merci donc de faire signer les participants deux fois pendant quelques temps.
Que faut-il faire ?
- Signer la feuille de présence « formateur » chaque jour que dure la session en cours.
- Indiquer la présence de chaque participant, matin ET après-midi.
- Faire signer chaque participant présent matin ET après-midi
- Contrôler que tout est bien signé en faisant un rafraîchissement de la page.
ETAPE N°1 : Signer la feuille de présence en tant que formateur.
Sur l’extranet formateur de Proformation, dans « l’espace consultants », vous avez accès à votre planning. Quand vous cliquez sur la session concernée, vous avez cet écran avec une nouveauté, la
« Feuille de présence en ligne ».
Après avoir cliqué sur le lien « Feuille de présence en ligne », vous voyez cet écran
Il faut commencer par signer la feuille de présence en tant que Formateur, puis indiquer, demi- journée par demi-journée, quels sont les participants présents.
Cliquez sur « Signer » pour voir apparaître la page à signer en tant que formateur.
Signez la feuille avec une signature assez grande, mais sans dépasser les contours du tableau.
N’oubliez pas que votre signature et celles des apprenants doivent être le plus possible conformes à la réalité car elles représentent un document officiel (donc pas de signature en forme de croix, de chat, de symboles étranges …..).
ETAPE N°2 : Indiquer les participants présents et les faire signer la feuille de présence.
Vous devez indiquer qui sont les participants présents de manière à leur donner la possibilité de signer à leur tour la feuille de présence.
N’oubliez pas de valider vos actions en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».
Maintenant que vous avez indiqué qui est présent, les apprenants vont pouvoir signer en ligne.
Les apprenants doivent se connecter sur le site : www.proformation.fr , et cliquer sur « Espace formation ».
Le sous-menu « Signature Présentielle » les amènera sur cette page.
Chaque apprenant devra alors saisir le numéro de la session que vous leur communiquerez.
Une fois le numéro de session saisi, tous les noms des participants apparaissent. Chaque participant doit alors cliquer sur son nom pour signer.
Quelques rappels :
- Une signature est nécessaire par demi-journée.
- La signature soit être réalisée au fur et à mesure (à chaque demi-journée)
- S’il manque un nom dans le tableau, merci de demander à l’accueil de saisir les noms des personnes qui n’apparaissent pas.
Chaque participant peut alors signer en choisissant la période concernée.
Il suffit de signer comme vous l’avez fait en tant que Formateur.
Les signatures apparaissent alors. N’oubliez pas de préciser à chaque apprenant que ces signatures sont des documents officiels et qu’il ne faut pas faire n’importe quoi !!
En tant que formateur, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Actualiser » pour voir qui a signé et qui n’a pas encore signé. Il faut alors relancer les apprenants en fonction de ce que vous voyez à l’écran.
L’écran qui apparaît après avoir cliquer sur « Actualiser »
Il est impératif que toutes les signatures requises soient présentes sous peine de rendre ce document tout à fait inexploitable.
Pour mémoire, une signature par le formateur chaque jour ET une signature par apprenant présent par demi-journée.
Nous vous remercions de bien vouloir remonter tout souci à l’accueil de Proformation.
Pendant quelques semaines, nous allons utiliser ce système en doublon avec la signature manuelle.
Par conséquent, merci de bien vouloir faire signer en double.
