Suivi opérationnel de la création d un livret d accueil pour les nouveaux élèves

(1)

7

Suivi opérationnel de la création d’un livret d’accueil pour

les nouveaux élèves

FICHE SIGNALÉTIQUE DE VOTRE ÉTABLISSEMENT SCOLAIRE à compléter

NOM DE L’ÉTABLISSEMENT : . . . . NOM DU CHEF D’ÉTABLISSEMENT : . . . . NOM DU CHEF DES TRAVAUX : . . . . Adresse : . . . . . . . . . . . . . . . . CP : . . . VILLE : . . . . Tél. : . . . . Fax : . . . . Mél : . . . . Site Internet : . . . .

CaS projet suite du cas projet de 1

^re

pôle 4

Mise en situation

Dans le manuel de 1

^re

, vous avez commencé à travailler sur le cas projet suivant : la création d’un livret d’accueil des nouveaux élèves entrant dans votre établissement scolaire.

Il vous est donc proposé de mener à terme toute la gestion administrative de celui-ci.

En effet, vous avez déjà réalisé six étapes :

• étape n

^o

1 : la mise en forme et la diffusion du descriptif du projet ;

• étape n

^o

2 : l’organisation de la base documentaire ;

• étape n

^o

3 : la production d’états budgétaires liés au projet ;

• étape n

^o

4 : le traitement des formalités et des autorisations ;

• étape n

^o

5 : le suivi du planning de réalisation du projet ;

• étape n

^o

6 : la mise en relation des acteurs du projet.

Vous allez donc poursuivre le suivi opérationnel du projet et terminer par son évaluation et sa clôture.

(2)

Mission 1

À l’étape n

^o

6, vous avez d’ores et déjà établi un planning de communication. Aussi, vous devez à présent informer tous les acteurs concernés par les diverses réunions prévues des dates retenues.

Vous le ferez par le biais d’une note de service destinée à l’affichage. Selon les acteurs, les informations pourront être transmises par courrier interne.

Étape 7 Le suivi des réunions liées au projet

CompétenCevisée

Positionner une réunion dans le déroulement du projet

Performance attendue

Complexité Aléas Résultats attendus

Multiplicité des réunions • Contenu technique des réunions

Aucun Les réunions permettent d’atteindre les objectifs de travail, formalisés dans le projet.

Annexe A

PLAN DE LA NOTE DE SERVICE

(3)

9 Le suivi des réunions liées au projet

7

Étape

Mission 2

En milieu de projet, il est impératif de réunir le chef d’établissement, le conseiller principal d’éducation et un membre de chaque groupe de travail afin que chacun puisse faire le point sur l’avancement du projet.

Chaque responsable de groupe présentera le travail effectué et le travail restant à réaliser. Sera présent et fera aussi le point un responsable du groupe des collaborateurs.

Il s’agit donc de convoquer par courriel les acteurs concernés. Vous signalerez ce que vous attendez de chaque groupe. En effet, ils devront illustrer leur présentation. Vous leur demanderez donc de préciser le matériel dont ils auront besoin le jour J.

Si l’un des participants ne peut pas se rendre disponible, il faudra alors déplacer la date déjà convenue au plus vite.

Annexe B

PLAN DU COURRIER INTERNE

(4)

Annexe C

COURRIEL DE CONVOCATION À LA RÉUNION DE MI-PROJET

Pour le bon déroulement de la réunion de mi-projet et pour lui donner un aspect plus convivial, il est nécessaire de :

• réserver la salle de réunion ;

• réserver ou louer, si besoin est, le matériel demandé par les participants ;

• prévoir, selon l’horaire, des boissons (eau, jus de fruits, café, thé…) et des entremets sucrés ou salés.

Après avoir reçu les réponses des personnes conviées à cette réunion et en fonction de leurs desideratas, vous vous occupez de réserver ou commander en interne auprès des personnes concernées (la secrétaire de direction, l’économe, l’intendant, le chef cuisinier…) ce dont vous avez besoin, ou de louer à un prestataire extérieur le matériel demandé, et ce à l’aide de l’outil de communication le plus approprié.

Étape 8 Le suivi logistique du projet

C^ompétenCe^visée

Organiser la mobilisation des moyens matériels nécessaires à un projet

Réservations et locations de matériel Aucun La logistique matérielle du projet est assurée.

(5)

11 Le suivi logistique du projet

8

Étape

Annexe A

PRISE DE NOTES CONCERNANT LES DEMANDES ET/OU RÉSERVATIONS À EFFECTUER

(6)

Avant la réunion de mi-projet, vous souhaitez que chaque groupe puisse signaler s’il rencontre des difficultés.

Aussi, vous transmettez à chaque responsable de groupe, une fiche concernant l’utilisation du diagramme de causes et effets dit « diagramme d’Ishikawa » et vous leur demandez de le renseigner le plus précisément possible en organisant une réunion du groupe.

Voici les étapes de la réflexion à mener :

1. Décrire clairement l’effet constaté (utiliser la méthode QQOQCP).

2. Faire ressortir par un brainstorming les causes possibles « en vrac ».

3. Classer les causes dans les cinq catégories :

• Main-d’œuvre

• Milieu

• Matière

• Méthode

• Moyens

4. Opérer une nouvelle réflexion en abordant le problème axe par axe et y inscrire les causes soulevées.

Vous assurerez avec les membres de votre groupe de collaborateurs le suivi du ou des dysfonctionnements en organisant une réunion de résolution de problèmes à votre convenance si cela s’avère nécessaire avec le ou les groupes concernés. Vous leur remettrez un tableau d’analyse pour y consigner les solutions et marches à suivre pour enrayer les dysfonctionnements décelés. Afin de réaliser un meilleur suivi, chaque groupe devra vous transmettre la fiche de suivi du ou des dysfonctionnements dûment renseignée.

Étape 9 Le signalement et le suivi des dysfonctionnements du projet

CompétenCevisée

Respecter une procédure de traitement des dysfonctionnements

À compléter en fonction du vécu À compléter en fonction du vécu Les dysfonctionnements sont identifiés et transmis aux acteurs concernés.

Connaissez-vous le diagramme de causes et effets appelé aussi diagramme d’Ishikawa, diagramme en arête de poisson ou bien, de manière plus courte, diagramme 5 M ?

Il s’agit d’un outil conçu par Kaoru Ishikawa (1915-1989).

Ishikawa était un ingénieur japonais qui a travaillé pour Nissan et qui fit partie de la Juse, l’organisation des ingénieurs et des scientifiques japonais dans laquelle se retrouvaient, pour échanger leurs idées, de grands noms de la gestion de la qualité tels que Deming, Taguchi ou encore Juran.

À quoi sert le diagramme d’Ishikawa ?

Le diagramme d’Ishikawa permet d’analyser les grandes catégories de causes pour parvenir à un effet particulier.

Il est particulièrement bien adapté à la gestion des risques, qui fait partie de la gestion du projet.

Les catégories de causes commencent toutes par la lettre M, ce qui permet de les mémoriser facilement :

– Machines : matériel nécessaire au projet, locaux éventuels, gros outillages. Cette catégorie requiert un inves- tissement ;

Document 1

(7)

13 Le signalement et le suivi des dysfonctionnements du projet

9

Étape

– Main-d’œuvre : personnel qui participe au projet, personnel en interne et en externe, mais qui travaille pour le projet ou qui est lié à l’objectif du projet ;

– Méthodes : procédures existantes, modes d’emploi utilisés ;

– Matières : tout ce qui est consommable et utile au projet ou à l’objectif du projet, les matières premières, papier, électricité, eau ;

– Milieu : environnement physique et humain pouvant influer sur le projet, conditions de travail, parking, espaces verts…

On y ajoute parfois une sixième catégorie, celle des Mesures pour tout ce qui peut être quantifié, donc mesuré, pour parvenir à l’effet escompté.

Ce diagramme permet de visualiser toutes les causes d’un problème donné et peut servir de base de planification des actions à mener pour résoudre chacune des causes.

Comment construire votre diagramme d’Ishikawa ?

Pour construire votre diagramme de causes et effets, vous pouvez suivre les étapes suivantes.

A – Définir précisément l’effet recherché ou le problème identifié et pour lequel le projet est de le supprimer

Exemple d’effet : très mauvais taux de satisfaction clientèle d’une entreprise = l’objectif du projet est l’amélioration du taux de satisfaction clientèle de cette entreprise.

En termes de représentation graphique, placer cet effet dans un cadre à droite du diagramme et tracer une flèche de la gauche vers la droite.

B – Lister toutes les causes possibles vous venant à l’esprit, l’idéal étant de faire cet exercice en groupe.

Exemple : problèmes de coupure de réseau informatique dans l’entreprise, temps d’attente trop long au téléphone, personnel très insuffisant, manque de procédures pour former les nouveaux arrivants, manque de lumière naturelle dans le call-center, manager souvent absent, deux employés en dépression, panne d’imprimante succédant à un gas- pillage de papier et coupure de serveur suite à un orage avec absence de serveur de secours. Bref, ici, on prend un cas extrême où les causes menant à l’effet sont très nombreuses et identifiables.

C – Regrouper les causes dans les grandes catégories de causes commençant par M.

Machines : Nombre d’imprimantes et de serveurs insuffisants Main-d’œuvre : personnel très insuffisant, absentéisme, dépression Méthodes : manque de procédures

Matières : gaspillage de papier, coupures d’électricité suite à un orage Milieu : call-center trop sombre

D – Détailler les causes en sous-causes puis déterminer la cause la plus probable.

E – Lister le plan d’action pour résoudre chaque défaut.

Voici dans notre exemple ce que donne le diagramme d’Ishikawa :

Claire Cornic www.blog-gestion-de-projet.com Copyright photo : © Marzky Ragsac Jr. – Fotolia.com

Document 1 (suite)

Projet d’amélioration du taux de satisfaction du service client d’une entreprise Machines

Matière Milieu

Main-d’œuvre Méthodes

Très mauvais

taux de satisfaction

clientèle

Nombre d’imprimantes et de serveurs insuffisants

Personnel très insuffisant

Manque de procédure Dépression

Absentéisme

Gaspillage de papier

Call-center trop sombre Coupure d’électricité suite à un orage

(8)

Annexe A

Annexe B

TABLEAU D’ANALYSE GROUPE N°……….

Causes Conséquences Solutions possibles Actions à entreprendre

Effet

Méthode Milieu

Matière Main-d’œuvre Moyen

(9)

15 Le signalement et le suivi des dysfonctionnements du projet

9

Étape

Annexe C

FICHE DE DYSFONCTIONNEMENT

Une fiche doit être réalisée dès lors qu’une difficulté est constatée par un acteur du projet dans le cas où :

• le dysfonctionnement affecte l’avancement des travaux à réaliser ;

• l’acteur a ressenti le dysfonctionnement comme étant potentiellement générateur de situations critiques.

Origine du dysfonctionnement

Groupe : Date du dysfonctionnement : Date de la déclaration : Acteurs concernés : Nom du déclarant :

Caractéristiques du dysfonctionnement

Description et conséquences du dysfonctionnement

Description

Conséquences

Mesures prises pour compenser le dysfonctionnement Proposition corrective du déclarant

Pièces jointes si nécessaires

Partie réservée au responsable du suivi des dysfonctionnements

Suites données au dysfonctionnement

Mesures correctives pour éviter la récidive

(10)

À présent, vous arrivez presque à la fin du projet. Il s’agit donc de rédiger le rapport final du projet et d’en réaliser l’évaluation.

Pour évaluer votre projet, une réunion s’avère nécessaire afin de déterminer les critères et les indicateurs qui vont vous permettre de l’évaluer. Puis, à l’aide du sommaire proposé et des différents documents que vous avez créés tout au long du projet, vous concevrez le rapport final de façon collaborative. Il faudra donc distribuer une partie de la rédaction du rapport à chacun des groupes. En ce qui concerne la forme, vous devrez vous mettre d’accord sur la charte graphique que vous souhaitez suivre.

Étape 10 La participation à l’élaboration des documents de synthèse

CompétenCevisée

Valoriser des éléments nécessaires à l’évaluation d’un projet

Évaluation qualitative importante Aucun Les documents de synthèse, mis en forme,

permettent l’analyse et l’évaluation du projet.

Les critères d’évaluation d’un projet

Lorsque vous établissez des liens entre les critères d’évaluation et les éléments du cadre logique, posez-vous la question suivante : « Tout s’est-il passé comme prévu ? ». Pour répondre à cette question, il convient de mettre en exergue les points suivants :

• la qualité de la gestion au quotidien,

• la rentabilité,

• le niveau de contribution des parties prenantes,

• la qualité du suivi,

• le caractère approprié des indicateurs.

Document 1

CRITèREs D’éVALuATION

Impact Pertinence

Durabilité utilité

Objectif général

Objectif spécifique

Résultats escomptés

Activités

Apports Efficacité

Pertinence Convivialité

Efficacité Accessibilité Convivialité

Efficience

éLéMENTs Du CADRE LOGIquE

(11)

17 Fiche outil pour déterminer les critères

et indicateurs

www.ipcdc.qc.ca/exercer- la-responsabilit%C3%

A9-populationnelle/quels- sont-les-indicateurs-de- suivi-pertinents-au-projet

Proposition non exhaustive de sommaire du rapport final

Introduction

I. Rappel des objectifs du projet II. Résumé des fonctionnalités III. Acteurs principaux

III1. Le tuteur du projet III2. Groupes du projet III3. Les acteurs secondaires IV. Déroulement du projet

IV1. Phases du projet IV2. Organisation du projet V. Outils et technologies utilisées VI. Budgétisation du projet VII. évaluation du projet VIII. évolution du projet Conclusion

Exemple de rapport de projet projets-gmi.iup.univ-avignon.

fr/projets/proj0708/M1/p14/

rapport_2nd_semestre.pdf

Document 3 Document 4

La participation à l’élaboration des documents de synthèse

10

Étape

Les indicateurs

Définition : Information chiffrée qui fournit une échelle sur laquelle une performance peut être mesurée, conformément à un critère d’appréciation.

Les critères communément utilisés pour définir de bons indicateurs sont les suivants : Validité L’indicateur mesure-t-il la situation/le résultat ?

Fiabilité Cette mesure sera-t-elle fiable dans le temps ?

SenSibilité Cette mesure est-elle sensible aux changements de situation ?

Simplicité La collecte et l’analyse des données seront-elles simples à mettre en œuvre ?

Les informations recueillies seront-elles utiles pour la prise de décision et l’apprentissage ? abordabilité Dispose-t-on des ressources suffisantes pour collecter ces informations ?

Critères SMART et SPICED permettant de mesurer la qualité des indicateurs Vérifiez que vos indicateurs sont bien « sMART » : Exemple d’indicateur SMART :

si l’objectif du projet est de promouvoir l’utilisation de variétés améliorées de semences et les pratiques agricoles au sein d’une région donnée, la pro- portion d’agriculteurs ayant utilisé à long terme ces variétés améliorées ainsi que les techniques agricoles recommandées serait un bon indicateur. Ces informations sont spécifiques, mesurables, disponibles, réalistes et temporellement opportunes.

spécifiques et simples s Mesurables M Réalisables (Applicables) A Réalistes R Temporellement opportuns T

Vérifiez que vos indicateurs sont bien « sPICED » : Exemple d’indicateur SPICED :

si l’objectif du projet est de promouvoir l’utilisation de variétés améliorées de semences et les pratiques agricoles au sein d’une région donnée, la question de savoir pourquoi les agriculteurs ont utilisé (ou non) ces nou- velles variétés et pratiques et qui étaient ces agriculteurs (âge, genre, santé, niveau de pauvreté, etc.) seraient de bons indicateurs.

subjectifs s Participatifs P Interprétés et communicables I

Croisés et comparés C

Donnant du pouvoir E

Divers et désagrégés D

sources : smart Toolkit – Des outils pour l’évaluation des projets, produits et services d’information

Document 2

(12)

Annexe A

Annexe B

TABLEAU DE BORD Objectifs

Critères Indicateurs Situation

de base Cible Résultats

en date du

ILLUSTRATIONS DU RAPPORT FINAL

Quels sont les tableaux à concevoir ?

Quels sont les graphiques ou schémas à réaliser ?

(13)

19 La participation à l’élaboration des documents de synthèse

10

Étape

Annexe C

QUESTIONNAIRE À CONCEVOIR

Afin de savoir si ce projet finalisé conviendra aux élèves primo-arrivants, il s’avère nécessaire d’élaborer

un questionnaire à leur intention, qui leur sera remis en même temps que le livret pour éventuellement

apporter des modifications afin qu’il soit le plus efficace possible.

(14)

À la suite du rapport final et du tableau de bord récapitulant l’évaluation par le biais des indicateurs choisis pour le projet, vous devez mettre en évidence une ou plusieurs mesures correctives d’ordre purement administratif.

Une fois votre analyse réalisée, vous rajouterez votre proposition dans la partie « Évaluation du projet » de votre rapport final. Vous déciderez ensemble qui en sera le rédacteur.

Étape 11 La participation au rapport d’évaluation

CompétenCevisée

Proposer des meures correctives d’ordre administratif

Multiplicité des intervenants administratifs Justification des mesures correctives

Aucun L’évaluation du projet intègre des mesures correctives quant au suivi administratif du projet.

Annexe A

TABLEAU DE SYNTHèSE DES MESURES CORRECTIVES D’ORDRE ADMINISTRATIF Problème

rencontré dans le suivi administratif

du projet

Pourquoi ? Acteur(s) concerné(s)

Mesure(s) corrective(s)

à apporter

(15)

21 La participation au rapport d’évaluation

11

Étape

Annexe B

PARAGRAPHE À RAJOUTER DANS LA PARTIE « ÉVALUATION DU PROJET »

Mesures correctives d’ordre administratif proposées :

(16)

Vous arrivez au terme de votre projet. Il s’agit à présent de le clôturer.

Avant sa clôture définitive, vous devrez vous attacher à ce que toutes les tâches suivantes aient été terminées :

• Envoi au format numérique du livret à toutes les entreprises donatrices, à l’ensemble de la communauté éducative.

• Retour et analyse du questionnaire remis aux élèves primo-arrivants, une synthèse sera à réaliser et à rajouter au rapport final.

• Création du questionnaire adressé à l’ensemble de la communauté éducative pour recueillir leur impression quant à ce nouvel outil au sein de l’établissement.

• Retour et analyse de ce questionnaire, une synthèse sera aussi à réaliser et à rajouter au rapport final.

Puis, vous devrez organiser une réunion de fin de projet et réaliser un compte-rendu de fin de projet.

Enfin, viendra le moment d’archiver le dossier tant au format papier qu’au format numérique afin de clôturer définitivement ce projet.

Étape 12 La clôture administrative du projet

CompétenCevisée

Mettre en œuvre des opérations de clôture

Volume des documents à archiver Envois de documents de clôture

à chaque acteur du projet

Aucun Toutes les étapes administratives du projet sont vérifiées, achevées et le dossier est archivé.

Plan de réunion de fin de projet

Le plan de réunion de fin de projet liste tous les aspects, qu’ils soient relatifs à la technique ou à la conduite du projet, à passer en revue lors du dernier regroupement de l’équipe.

INTéRÊT : Mettre à disposition de l’équipe projet une base de réflexion pour co-construire une analyse exhaustive et donner des préconisations pour les projets à venir dans un but de capitalisation.

1) BILAN TECHNIQUE

a) Évaluation du produit ou service

• Produire une comparaison entre les résultats attendus et les résultats obtenus.

Fonctions Niveau de réussite Raisons Actions correctives

Lister les fonctionnalités définies au cours de l’analyse fonctionnelle

Caractériser les performances obtenues

Pour chaque écart constaté, lister les causes

Proposer des actions correctives possibles dans le cadre de projets à venir b) Savoir-faire mis en œuvre

• Évaluer les transferts possibles de compétences acquises dans le cadre du projet.

Quoi ? Qui ? Équipe/Service Responsable

Compétence acquise Acteur l’ayant acquise Nom de son équipe Nom du responsable de l’équipe

c) Difficultés techniques

• Passer en revue les comptes rendus de réunion et plans d’action pour lister les problèmes rencontrés.

• Analyser la pertinence des solutions adoptées au regard des résultats obtenus.

Attention ! une solution adoptée à un moment donné du projet peut utilement être réévaluée en fin de projet.

Document 1

(17)

23 La clôture administrative du projet

12

Étape

Archivage de la communication

Le projet est à présent clôturé. Il s’agit maintenant de finaliser la démarche de capitalisation.

VOS OBJECTIFS

Archiver l’ensemble de la documentation du projet :

• en complétant l’architecture dossier ;

• en formalisant une note d’archivage.

INTÉRÊT

Permettre un accès aisé à l’information.

Faciliter les échanges d’expériences.

Attention ! Certaines règles de gestion de la documentation, communes à l’ensemble de projets, ont peut-être déjà été mises en place. Il est indispensable de les respecter.

Note d’archivage

1) ÉLÉMENTS PAPIER

• Lister les documents papier pertinents.

Nom Stockage Responsable

Nom du document Lieu de stockage (dossier) Nom du rédacteur du document

2) ÉLÉMENTS NUMÉRIQUES

• Lister les documents numériques pertinents.

Attention ! Il est important de structurer l’archivage physique sur un modèle de classement basé sur les besoins des futurs utilisateurs.

Méthode : En fonction du volume de la documentation, il est possible d’utiliser une simple arborescence de fichiers ou une base documentaire.

Titre Nom numérique Stockage Responsable

Titre du document Nom du fichier Lieu de stockage (chemin d’accès/dossier) Nom du responsable du contenu du document (mises à jour etc.)

Document 2

Document 3

Problèmes rencontrés Solutions apportées Niveau de pertinence Proposition corrective Liste des principaux problèmes

rencontrés au cours du projet

solutions qui ont été proposées Estimation en pourcentage ou sur une échelle prédéfinie

Réévaluation de la solution

2) GESTION DE PROJET a) Bilan coûts/délais

• Lister les écarts entre le planning initial et le planning final.

• Identifier les causes de ces écarts.

Num Tâches Écarts Raisons Actions correctives

Identifiant numérique de la tâche

Liste des tâches présentant des écarts de délais importants

Différence entre le prévisionnel et le réel (en heures ou jours)

Raisons qui ont provoqué ces écarts

Moyens permettant d’éviter ces écueils à l’avenir

b) Bilan de déroulement du projet

• Reprendre les comptes rendus de réunion et lister les grandes phases et les événements du projet.

• Lister les décisions opportunes.

• Lister les défaillances en termes de communication, de formalisation, etc., et mesurer leur impact sur le projet.

• Lister des actions correctives possibles pour les projets à venir.

Document 1 (suite)

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Annexe A

MODèLE DE COMPTE-RENDU DE RÉUNION DE FIN DE PROJET

Projet : . . . . Compte-rendu de réunion du . . . .

Référence du document Version

Auteur création Date de création

Auteur modification Date de modification

1) Bilan technique

a) Évaluation du livret d’accueil

Fonctions Niveau

de réussite Raisons Actions correctives

b) Savoir-faire mis en œuvre

quoi ? qui ? équipe Responsable

c) Difficultés techniques

Problèmes rencontrés solution apportée Niveau Proposition corrective

2) Gestion de projet

a) Bilan/coûts

Insérer un graphique à courbes avec le coût prévu et le coût réel du projet.

Tâches écarts Raisons solutions

b) Bilan du déroulement du projet

Questions ouvertes posées aux intervenants : quels sont les points positifs et négatifs de la gestion de projet ?