MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVE S ET FINANCIERES

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Manuel des Procédures de gestion administrative et financière de l’UCADI, Version n°2/ février 2018

Unir pour la Cohabitation, l’Autopromotion et le Développement Intégré

E-mail : [email protected], [email protected], Site web : www.ucadi.net Tél. : +243995720919, +243 85 97 43 656, +243895465607

MANUEL DES PROCEDURES

ADMINISTRATIVE S ET FINANCIERES

Version n° 2 : février 2018

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Gestion des versions du manuel

Date Description Modification faite par : Version n°

2010 Texte de base Conseil d’Administration 01/2010

10 Août 2016 1^ère révision des textes de base Patrick KAJIBWAMI 08/2016 12/02/2018 2è version des textes Prof. Dr. Jean Marie

MUSHAGALUSA

06/2018

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TABLE DE MATIERES

Table des matières

TABLE DE MATIERES ... 3

Table des matières ... 3

LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS ... 5

INTRODUCTION ... 6

OBJECTIF GLOBAL DU MANUEL ... 7

OBJETIFS SPECIFIQUES DU MANUEL... 7

PREMIERE PARTIE : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE ... 8

TITRE I : DES PRINCIPES DE RESPONSABILITE, D'UNITE DE COMMANDEMENT, D’AUTONOMIE ET DE COMPLEMENTARITE. ... 8

SECTION 1. DE LA RESPONSABILITE ... 8

SECTION 2. : DE L'UNITE DE COMMANDEMENT ... 8

SECTION 3 : DE L’AUTONOMIE ET DE LA COMPLEMENTARITE DES ORGANES ET ACTEURS ... 8

TITRE II : ORGANISATION STRUCTURELLE ... 9

SECTION 4 : ROLE ET RESPONSABILITE DES ORGANES ... 9

● Organigramme de l’UCADI : ... 10

SECTION 5 : POSTES DE TRAVAIL ... 14

SECTION 6 : ATTRIBUTIONS DU PERSONNEL ... 14

1. Description des tâches du Directeur ... 14

2. Description des tâches du RAF ... 17

3. Description des tâches des responsables des services/ conseiller technique ... 19

4. Description des tâches de la Secrétaire-Caissière... 21

4. Description des tâches du Chargé de Communication ... 24

7. Description des tâches du Chauffeur ... 25

8. Description des tâches de l’huissier-réceptionniste ... 26

SECTION 7 : DES CORRESPONDANCES ... 28

SECTION 8 : DES VISITES ET DES COMMUNICATIONS TELEPHONIQUES ... 29

SECTION 9 : DES RAPPORTS ... 30

SECTION 10 : DE LA GESTION DES PLANS D’ACTIONS ... 30

TITRE III : GESTION DU PERSONNEL ... 31

SECTION 11 : PROCEDURE DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL ... 31

SECTION 12 : DROITS, OBLIGATIONS ET RECOMPENSES ... 31

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SECTION 13: REGIME DE CONGES ... 34

SECTION 14 : SUSPENSION DE FONCTION ... 34

SECTION 15 : EVALUATION DES PERFORMANCES ... 35

SECTION 16 : MISSION DE TRAVAIL ... 35

TITRE IV : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ... 35

SECTION 17 : DES PREVISIONS BUDGETAIRES ET DE LEUR APPROBATION ... 35

SECTION 18 : PREPARATION DES RAPPORTS FINANCIERS ... 36

TITRE V : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE ... 36

SECTION 21 : DES OPERATIONS COMPTABLES ... 37

SECTION 22 : ACTIFS IMMOBILISES ... 37

SECTION 23 : STOCKS ET MAGASINS ... 39

SECTION 24 : APPROVISIONNEMENT EN BIENS ET SERVICES ... 40

SECTION 25 : PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE ... 42

SECTION 26 : GESTION DE LA PETITE CAISSE ... 43

SECTION 27 : PAIEMENT DES FACTURES ... 45

SECTION 28 : DES PLACEMENTS DES AVOIRS ... 45

SECTION 29 : DE L'AUDIT DES COMPTES ... 46

TITRE VI : DISPOSITIONS FINALES ... 46

SECTION 30 : MISE A JOUR ET AMENDEMENTS ... 46

CONCLUSION ... 47

Fait à Uvira, le … / … / 20…. ... 51

L’employé L’employeur ... 51

Fait à Uvira, le … / … / 20…. ... 54

L’employé L’employeur ... 54

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LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

CA : Conseil d’administration CT : Conseiller Technique DA : Date d’Acquisition DV : Durée de Vie

FOPAC SK : Fédération des Organisations des Producteurs Agricoles du Congo au Sud-Kivu INPP : Institut National de Préparation Professionnel

INSS : Institut National de Sécurité Social IPR : Impôt Professionnel sur le Revenu

MAPAF : Manuel de Procédures de gestion Administrative et Financière PCA : Président du Conseil d’Administration

RAF : Responsable Administratif et Financier RDC : République Démocratique du Congo ROI : Règlement d’Ordre Intérieur

SE : Secrétaire Exécutif

UCADI : Unir pour la Cohabitation l’Autopromotion et le Développement Intégré VA : Valeur d’Acquisition

VNC : Valeur Nette Comptable

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INTRODUCTION

L'élaboration du présent manuel des procédures de gestion administrative et financière se réfère à la vision de Unir pour la Cohabitation l’Autopromotion et le Développement Intégré, UCADI, à sa mission, à sa structure et aux principes d'unité de commandement de la fédération.

Le présent manuel de procédures de gestion administrative et financière régit la gestion de la structure organisationnelle de l’UCADI. Il vient compléter les manuels existants dont notamment les statuts et le règlement d’ordre intérieur.

Conformément aux dispositions des Statuts et du Règlement d'Ordre Intérieur de l’UCADI, il est institué le présent manuel des Procédures de gestion administrative et financière qui régit la gestion courante de l’Union.

Les organes de l’UCADI assument les fonctions indispensables pour garantir l’efficacité, l’efficience, la transparence et l’obligation de rendre compte, ainsi que les mécanismes de planification cohérente, de suivi et d’évaluation des actions spécifiques de la fédération.

Le présent document est conçu de manière à ce qu’il soit facile et claire à utiliser en vue de s’assurer de la participation de toutes les parties prenantes au bon fonctionnement de l’UCADI pour réaliser :

a) Notre mission

Nous soutenons les personnes qui souffrent des affres des conflits armés ou des catastrophes naturelles, en les aidant à reconstruire leurs maisons et leurs moyens de subsistance et à vivre en paix ensemble dans des communautés stables. Nous croyons au message biblique de réconciliation et de restauration pour un monde brisé. Et nous pensons que nous avons la responsabilité spécifique de redonner espoir aux gens, en particulier à ceux qui sont dans des positions vulnérables. Inspirés par notre foi, nous nous adressons aux personnes dans le besoin, quelle que soit leur race, leur appartenance ethnique, leur religion ou leur sexe.

b) Notre vision

Tous les humains forment une seule famille et que la terre avec toutes ses ressources est notre maison commune. Nous croyons qu'un monde où chacun peut vivre dignement est possible. Un monde avec une économie non pas motivée par la cupidité et la croissance, mais par l'inclusivité, la justice sociale et l'égalité des sexes. Ce monde est notre objectif. Nous y travaillons dans tout ce que nous faisons.

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OBJECTIF GLOBAL DU MANUEL

Définir le rôle des administrateurs et de l’équipe exécutive de l’UCADI en vue d’une gestion efficace et efficiente durant toute son existence.

OBJETIFS SPECIFIQUES DU MANUEL

1. Expliquer les politiques, les lois et les règlements administratifs, financiers et comptables à suivre dans l’exécution de mission de l’UCADI tout en restant dans la logique de sa vision ;

2. Décrire les procédures administratives, financières, comptables et juridiques qui feront partie du contrôle interne de l’UCADI ;

3. Servir de piste pour les diverses formes de vérification ; 4. Enoncer les normes de gestion de l’UCADI ;

5. Servir de guide de référence pour la formation et recrutement des agents ;

6. Normaliser le langage, les politiques, les pratiques, les procédures et les formulaires de gestion ;

7. Assurer la coordination entre les diverses activités de gestion administrative et financière, ainsi que les opérations avec les partenaires de l’UCADI ;

8. Accroître la productivité du personnel de l’UCADI ;

Le document contient deux principales parties:

I. Les procédures de gestion administrative ;

II. Les procédures de gestion financière et comptable.

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PREMIERE PARTIE : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE

TITRE I : DES PRINCIPES DE RESPONSABILITE, D'UNITE DE COMMANDEMENT, D’AUTONOMIE ET DE COMPLEMENTARITE.

SECTION 1. DE LA RESPONSABILITE Article 1. Le manuel

Le manuel des procédures de gestion administrative et financière régit les relations de travail : la hiérarchie, la délégation de pouvoirs et la communication entre les différents agents de l’UCADI.

Pour bien décrire ces relations, il importe de se référer au schéma de l'organigramme e tel que décrit dans le Règlement d'Ordre Intérieur de l’UCADI.

Article 2. Les responsabilités

Les responsabilités des organes de l’UCADI sont décrites dans les statuts et le règlement d’ordre intérieur, tandis que celles assignées à chaque membre du Personnel de l’UCADI sont décrites dans le présent manuel.

Il est important de préciser la responsabilité des membres du personnel en tant que principe qui sous-entend les procédures.

Le personnel de conception, à savoir le Directeur doit faire appel à son esprit d'initiative et de créativité, tout en respectant la mission et la vision de l’UCADI. L'équipe du personnel fait sienne cette mission et vision.

SECTION 2. : DE L'UNITE DE COMMANDEMENT Article 3 : L’Association

L’UCADI est une société coopérative de droit congolais ayant son siège administratif à Uvira, chef lieu du territoire d’Uvira, province du Sud Kivu en République démocratique du Congo.

L’UCADI est dirigée par un Conseil d’Administration représenté par son président et géré au quotidien par une équipe exécutive supervisée par un Directeur.

SECTION 3 : DE L’AUTONOMIE ET DE LA COMPLEMENTARITE DES ORGANES ET ACTEURS

Article 4 : L’Autonomie

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L’UCADI est autonome dans la gestion de ses ressources et de ses programmes. Elle en rend compte à la FOPAC, aux bailleurs, aux autorités politico-administratives du Ministère ayant l’Agriculture dans leurs attributions dans le respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur.

Article 5 : Communication et concertation

Sous la direction du Président du Conseil d’Administration en collaboration avec le Directeur, la communication et la concertation entre le personnel de l’UCADI, ses membres et ses partenaires est un outil pour faciliter la gestion courante, l'adaptation et la réaction rapide aux changements.

Les agents de l’UCADI doivent avoir la capacité de formuler directement au directeur, des propositions face aux changements, à des contraintes ou imprévus qui peuvent surgir dans l’élaboration et le suivi de l'exécution des activités.

TITRE II : ORGANISATION STRUCTURELLE

SECTION 4 : ROLE ET RESPONSABILITE DES ORGANES Article 6 : Les organes de gestion administrative et financière

Les organes impliqués dans la gestion administrative et financière sont les suivants : 1. L’Assemblée Générale

2. Le Conseil de Contrôle 3. Le Conseil d’Administration 4. La Direction

Article 7 : Des organes de décision, d’orientation et de contrôle

L’UCADI s’est dotée d’organes de décision, d’orientation et de contrôle. Ce manuel met en place les différents mécanismes d’équilibre des pouvoirs en vue d’assurer le leadership, la transparence, honnêteté, la redevabilité (devoir de rendre compte) et la bonne responsabilisation qui sont des principes de base de la bonne gouvernance.

La composition des organes, leurs rôles, leurs responsabilités et leur fonctionnement sont définis

par les statuts et le règlement d’ordre intérieur de l’UCADI. Ce manuel met en évidence les rôles et les responsabilités de différents organes statutaires de l’UCADI en la matière de gestion administrative et financière.

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● Organigramme de l’UCADI :

ASSEMBLEE GENERALE

DIRECTION

Département administration et

Finance Département

Programmes

Département Plaidoyer, Planification, suivi- évaluation

et communication

Conseil de surveillance

Environnement, Gestion durable des ressources naturelles

et changement climatique

Plaidoyer Planification, suivi-évaluation

et communication Moyen de

subsistance, Nutrition et Sécurité

alimentaire

Education et protection de

l’enfance

Gestion du Terroir

Logistique Caisse Comptabilité

Développement chaine de valeur

agricole, structuration des

OP et Nutrition

Gouvernance et Gestion des conflits

Eau, Hygiène, assainissement et santé

communautaire

Conseil d’administration

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Article 8 : L’Assemblée Générale

En tant qu’organe suprême, l’Assemblée Générale détient le pouvoir de prise de décision dans les matières suivantes :

1. Mise en place des organes notamment le CA et le CC, par élection démocratique des membres ;

2. Adoption, amendement ou abrogation des Statuts, du Règlement d’ordre intérieur et des procédures de gestion administrative et financière lui soumis par le Directeur par l’entremise du conseil d’Administration ;

3. Approbation des projets et des budgets lui transmis;

4. Adoption des plans pluriannuels et annuels d’activités, élaborés par la Direction et revus par le CA ;

5. Approbation des rapports annuels d’activités présentés par la Direction et revus par le CA ;

6. Acceptation ou exclusion des membres sur base d’un rapport présenté par le conseil d’administration

7. Décision sur la poursuite judiciaire d’un membre, et de tout responsable de la gestion ou agent de l’UCADI ;

8. Acceptation, rectification ou rejet des comptes et opérations intéressant le patrimoine de l’UCADI ou concernant l’affectation des ressources (après examen des rapports financiers) ;

9. Approbation du partenariat avec d’autres institutions ou organisations en vue de pouvoir exécuter ses plans et réaliser sa mission et ses objectifs ;

10. Acceptation de dons ou legs et autorisation de l’annulation des créances jugées irrécouvrables ou la cessation d’un bien ou d’une immobilisation ;

11. Dissolution de l’UCADI et affectation de ses biens.

Article 9 : Le Conseil de Contrôle

Le Conseil de Contrôle est à la fois une structure d’appui et une entité administrative. Pour cette raison, elle a une double mission.

En tant que structure d’appui :

- Visiter la Direction en vérifiant, sans les déplacer, les livres, la caisse et les valeurs de l’UCADI en banque, le patrimoine en général, les inventaires et les bilans ainsi que l’exactitude des écritures comptables. Cette activité se fait au moins une fois par semestre et autant que de besoin ;

- Opérer à tout moment des vérifications ou contrôle qu’ils jugent opportuns sans toutefois s’immiscer dans la gestion quotidienne de l’UCADI ;

- Déceler les fraudes, les erreurs de gestion et les insuffisances ; - Contrôler et vérifier les rapports présentés par le CA et la Direction

- Donner des conseils et proposer des mesures correctives permettant d’améliorer les performances atteintes et d’éviter le retour des erreurs ou fraudes constatées.

En tant qu’entité administrative :

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Le Conseil de contrôle veille à l’exécution des décisions prises soit par l’Assemblée Générale, soit par le Conseil d’Administration.

Il rend compte au Conseil d’Administration ou à l’Assemblée Générale selon que son rapport concerne la Direction ou le Conseil d’Administration.

Article 10 : Le Conseil d’Administration

Le Conseil d’Administration s’acquitte des fonctions suivantes pour le compte de l’Assemblée générale :

1. Préparer les réunions des Assemblées Générales ordinaires et extraordinaires. C’est le Président, assisté par les autres membres du CA, qui prépare, convoque et dirige les réunions du CA et de l’Assemblée Générale ;

2. Mettre en exécution les décisions de l’Assemblée Générale en assurant la supervision générale de la gestion administrative et financière conformément aux principes agréés par l’AG ;

3. Préparer, en collaboration avec la Direction, les plans d’action de l’UCADI en assurant la coordination du processus d’élaboration et en fournissant un feed-back sur la performance des plans élaborés ;

4. Faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources des différentes sources afin de fournir à tous les organes les moyens nécessaires à la bonne marche de leurs activités ; 5. Analyser les rapports d’activités de l’UCADI élaborés par la Direction et les autres

services techniques ;

6. Superviser les activités de l’UCADI en menant un suivi de la mise en œuvre des politiques approuvées par l’Assemblée Générale. La Direction supervise l’exécution des plans et politiques et examine les dépenses encourues en conséquence. Il s’acquitte de cette tâche en collaboration avec tous les agents de l’UCADI en agissant collectivement ;

7. Approuver les résultats issus du processus de recrutement et de licenciement. La décision d’engagement définitif ou de licenciement d’un membre du personnel est prise par la Direction et celle en vers le Directeur est prise par le CA;

8. Recevoir les demandes d’adhésion ou de démission des OP. Toute demande d’adhésion ou de démission est adressée par écrit au Président du CA qui la soumet à l’Assemblée générale la plus proche pour examen et adoption;

9. Fixer les conditions de travail des agents de l’UCADI. A la fin de l’année la Direction fait une évaluation des performances des agents par rapports aux plans de travail et aux prescriptions des taches lues et approuvées par le PCA et les agents. La décision de maintenir l’un ou l’autre en sera fonction. Par ailleurs, il donne des conseils sur les voies et moyens susceptibles d’améliorer leurs per formances et leurs conditions de

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travail;

10. Autoriser les dépenses des différentes activités de l’UCADI en approuvant les plans de travail lui soumit par le Directeur et les budgets y relatifs. A la fin de chaque trimestre, les membres de la Direction, selon leur compétence, feront des plans de travail et les budgets trimestriels. Ils élaborent également des projets et des budgets annuels. Il reviendra au Directeur de vérifier s’ils sont conformes au plan d’actions et au budget approuvés par l’Assemblée Générale avant de les soumettre au CA. Les budgets approuvés par le CA feront objet d’une signature d’un chèque permettant la sortie des fonds dans le compte de l’UCADI à la banque vers le compte de transit opérationnel dans une banque ou COOPEC de la place;

11. Prendre les décisions urgentes qui sont du ressort de l’Assemblée Générale lorsque celle-ci ne peut pas se réunir et en soumettre la décision définitive à la plus prochaine réunion de l’Assemblée Générale ;

Article 11 : La Direction

Pour atteindre les objectifs de l’UCADI et appliquer les décisions et les recommandations des organes de décision et d’orientation, notamment de l’Assemblée Générale telles qu’elles sont consignées dans le plan d’action, la Direction est constituée d’un ensemble des services chargés de la gestion quotidienne de l’UCADI.

L’organigramme et les attributions de ces services sont arrêtés par le Directeur en collaboration avec le CA.

1. La Direction élabore les plans d’actions et le programme d’activités de l’UCADI qui sera approuvé par l’Assemblée Générale sur proposition du CA ;

2. La Direction est chargée d’exécuter et d’assurer la gestion et la coordination quotidienne des activités de l’UCADI. Il est composé de tout le personnel engagé par l’UCADI suivant la procédure définie dans le présent manuel dans la partie concernant le règlement du personnel.

3. La Direction est coordonnée par un Directeur qui collabore étroitement avec le Responsable du service Administratif et Financier et les chefs des services. Ces personnes forment une équipe de direction et fonctionnent de manière à rendre compte en confectionnant un rapport à donner au CA qui rend compte à son tour à l’Assemblée Générale ;

4. Le Service Administratif et Financier, sous la supervision du directeur, assure : - La tenue de la ou des caisses (s) ;

- Le suivi du ou des compte(s) bancaire(s) ; - Le suivi budgétaire;

- Le suivi des créances actives et passives

- Le suivi des stocks et des immobilisations corporelles et incorporelles.

- L’élaboration des rapports financiers mensuels, trimestriels, semestriels et annuels ou finaux à la fin des projets ;

- L’Etablissement des plans des trésoreries à soumettre à la l’approbation du Conseil

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d’Administration.

Le présent document se concentre sur le fonctionnement de l’UCADI. Cependant, le PCA est responsable devant le Directeur de la bonne marche et de la gestion quotidienne de l’UCADI.

SECTION 5 : POSTES DE TRAVAIL Article 12 :

La direction est constituée du personnel réparti dans les catégories suivantes:

1. La direction

2. L’Administration et Finances

3. La Gestion et l’Exécution des activités

En fonction de l’évolution des programmes et des affectations financières correspondantes, le Comité Exécutif peut ouvrir d’autres postes conformément au règlement du personnel faisant partie intégrante du présent manuel.

Article 13 : La classification par service se fait de la façon suivante:

1. La direction : responsable « Directeur »

2. L’Administration, Finances et Logistique : responsable du poste « Responsable Administratif et Financier »

3. Gestion et Exécution des activités : responsable « Conseiller technique»

SECTION 6 : ATTRIBUTIONS DU PERSONNEL

Article 14 : Description des tâches des agents pour chaque poste 1. Description des tâches du Directeur

1.1. Description sommaire de la fonction

Sous la supervision du Président du Conseil d’Administration, le Directeur organise, coordonne, contrôle l’ensemble des activités de l’UCADI.

1.2 Opérations à exécuter

1.2.1 Quotidiennement

➢ Coordonner les activités de l’association (lobbying et plaidoyer, formations, mise en relations, …) ;

➢ Entretenir les contacts avec les ONGD et les autorités locales ;

➢ Assurer le suivi de l’exécution des tâches des responsables des services de la direction ;

➢ Assurer la liaison avec tous les partenaires nationaux dans des activités poursuivant les mêmes objectifs que l’UCADI et avec tous les partenaires bilatéraux ou multilatéraux au développement ;

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➢ Assurer le suivi des demandes de financement, des plans d’action auprès des bailleurs et tenir informé le Président du Conseil d’Administration ;

➢ Examiner et consolider les plans d’actions et les budgets y afférents ;

➢ Faire le suivi de l’exécution des activités des coopératives

➢ Appuyer dans leurs tâches, les responsables des services ;

➢ Recevoir les sollicitations des services de l’extérieur et préparer les contrats à soumettre au Président du Conseil d’Administration pour approbation et signature ;

➢ Approuver et autoriser les dépenses dans le respect des prévisions budgétaires et conformément au plafond fixé par le Conseil d’Administration ;

➢ Gérer les fonds en conformité avec les dispositions des accords de financement des bailleurs de fonds ;

➢ Mettre en place un système de documentation et d’archivage des publications et rapports divers relatifs aux activités menées par l’organisation ;

➢ Convoquer et présider les réunions du directeur et viser les comptes rendus de ces réunions ;

➢ Faire le Suivi du travail du personnel

➢ Faire observer le personnel sous sa Coordination les prescrits des textes légaux régissant l’UCADI

• Statuts

• Règlement d’ordre intérieur

• Manuel des Procédures Administratives et financières

• Règlement d’Entreprise ; 1.2.1 Tâches périodiques

➢ Présider des réunions hebdomadaires du staff exécutif et en faire rapport ;

➢ Rendre compte hebdomadairement du déroulement des plans d’activités au Président du CA ;

➢ Veiller à la bonne rédaction des PV du bureau du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale ;

➢ Faire évaluer les agents une fois par semestre et en faire rapport au Conseil d’Administration pour des décisions subséquentes

➢ Elaborer un plan de suivi et évaluation interne et externe des activités de l’UCADI et le soumettre au CA ;

➢ Assurer avec le Président du CA un contact permanent avec les autorités publics et les autres partenaires de l’UCADI ;

➢ Fournir au CA, après l’identification des besoins et/ou problèmes des coopératives membres, un appui technique pour la planification des activités de l’UCADI ;

➢ Produire des rapports trimestriels sur l’avancement des programmes, des plans d’action et des activités de l’organisation (rapport narratif, financier et comptable) ;

➢ Préparer un rapport général des activités de la Fédération à soumettre au CA pour étude avant chaque Assemblée Générale ordinaire ;

➢ Evaluer ou faire évaluer les besoins de formation du personnel et proposer au Conseil d’Administration un programme de formation appropriée ;

➢ Exécuter toutes autres tâches lui confiées par le Conseil d’Administration.

1.3 Documents, outils et renseignements utilisés

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1.3.1 Equipements : Lap Top, Appareil Photo, Calculatrice.

1.3.2 Documents :

➢ Plan stratégique

➢ Plans d’action

➢ Les statuts

➢ Le Règlement d’Ordre Intérieur

➢ Manuel des Procédures Administratives et financières

➢ Le Règlement d’Entreprise

➢ Les rapports

➢ Les différents codes et Lois.

1.3.3 Renseignements

Pour lui permettre de prendre une décision de gestion, il doit tirer les informations de:

➢ Le Plan stratégique et les Plans d’action

➢ Les documents comptables

➢ Le Manuel des Procédures Administratives et Financières

➢ La situation journalière de la caisse

➢ Les données informatisées

➢ Les archives de l’UCADI 1.4 Responsabilités

➢ Il est co-reseponsable de la réalisation et/ou non des objectifs des programmes de l’UCADI,

➢ Il est co-responsable de l’image de l’UCADI

➢ Il est co-responsable de la satisfaction ou de l’insatisfaction des partenaires,

➢ Comme répondant de la direction auprès du Conseil d’Administration, il sera co- responsable des préjudices causées à l’UCADI par les fautes répétées des agents si celles-ci n’ont pas été sanctionnées et ou portées à la connaissance du Président du CA

➢ Il est responsable des équipements mis à sa disposition

➢ Il est responsable de toutes les données informatiques de l’UCADI.

1.5 Relations avec les autres 1.5.1 Avec les organes

Le directeur se réfère au Président du Conseil d’Administration avant de prendre toute décision importante.

Il collabore également avec le Conseil de contrôle pour lui faciliter le travail de contrôle.

1.5.2 Avec autrui

Il entretient au côté du Président du Conseil d’Administration, les rapports de partenariat avec les Organisations internationales d’Appui au Développement ainsi qu’avec les institutions étatiques et privées et les autorités gouvernementales pour l’obtention des facilités utiles au fonctionnement de l’UCADI. Il assure la coopération avec les ONGD travaillant dans le Développement.

1.6 Qualités personnelles requises

➢ Adhésion aux idéaux de l’UCADI.

➢ Persévérance vis-à-vis des objectifs

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➢ Disponibilité

➢ Esprit de discernement

➢ Equité

➢ Ecoute vis-à-vis des collaborateurs

➢ Tempérance

➢ Exigences vis-à-vis de son emploi 2. Description des tâches du RAF 2.1. Description sommaire de la fonction

Sous la supervision générale du directeur, il s’occupe de la gestion quotidienne des ressources humaines et de la tenue régulière de la comptabilité.

2.1.1 De la gestion administrative

➢ Ensemble avec le directeur, faire observer le personnel les prescrits des textes légaux régissant l’UCADI notamment :

• Statuts

• Règlement d’ordre intérieur

• Manuel des Procédures Administratives et financières

• Règlement d’Entreprise ;

➢ instruire les documents administratifs et assurer leur classement,

➢ Sous la présidence du directeur, assurer la fonction du secrétaire rapporteur des réunions du personnel exécutif de l’UCADI et faire approuver les procès-verbaux,

➢ définir les objectifs de performance des agents sous sa supervision et élaborer leurs descriptions des taches,

➢ procéder à l’évaluation du besoin en personnel de l’UCADI et en proposer la procédure de recrutement,

➢ recenser et mettre à jour régulièrement la liste du personnel exerçant à l’UCADI ainsi que leurs dossiers,

➢ faire le suivi des dossiers administratifs du personnel : recrutement, sanctions, licenciement, …),

➢ préparer les fiches de paie du salaire du personnel et procéder au paiement,

➢ vérifier journellement les présences des agents au travail,

➢ Ensemble avec le directeur, procéder à chaque fin d’année à la cotation annuelle du personnel et évaluer son rendement.

2.1.2 De la gestion financière 2.1.2.1. Tâches courantes

Il centralise la comptabilité de l’association et veille à ce que les différentes opérations comptables soient passées sur les documents ad hoc :

➢ Faire chaque jour la balance de la caisse et la situation de la trésorerie générale de l’UCADI

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➢ Vise chaque jour cette balance et transmettre la situation au directeur pour la viser à son tour

➢ Mettre les imputations comptables et budgétaires sur les documents comptables ;

➢ Tenir les journaux de banque et des opérations diverses ;

➢ Tenir à jour les fiches comptables ;

➢ Faire la conciliation régulière des comptes ;

➢ Assurer le classement de tous les documents comptables ;

➢ Contrôler régulièrement la caisse et parfois contrôler la caisse à l’improviste et établir un rapport.

➢ En préparant les états de paie mensuelle et en procédant à cette paie : il vérifie la concordance des dépenses effectuées par rapport au budget et informe le directeur avant l’ordonnancement,

➢ En préparant les différents budgets des activités, il vérifie la concordance des dépenses effectuées par rapport au budget et informe le directeur avant l’ordonnancement.

➢ Exécuter toute autre tâche a la demande de la hiérarchie ou avec son autorisation ou exigées par sa fonction.

2.1.2.2. Tâches périodiques

➢ Participer à l’élaboration des plans d’action et des budgets y afférant.

➢ Assurer la tenue mensuelle des différents comptes et faire le rapport au directeur

➢ Préparer les états financiers annuels ; bilan ; tableau d’exploitation générale, exécution budgétaire etc.

➢ Faire les inventaires à soumettre à l’audit comptable externe et au conseil d’administration,

➢ Etablir des rapports comptables et financiers trimestriels (Balance des comptes, Tableau d’exploitation général, le Bilan et le suivi budgétaire)

➢ Etablir les bulletins et les feuilles de paie et les transmettre à la direction;

➢ Etablir les situations trimestrielles des comptes des tiers ;

➢ Effectuer les inventaires de fin d’année ;

➢ Assurer le suivi des redevances (impôts et charges sociales) de l’UCADI et des agents auprès des services publics habilités

➢ Elaborer les états financiers de fin d’exercice.

➢ S’assurer de l’exactitude des imputations comptables, de la régularité et de la sincérité des comptes

2.2 Responsabilités

➢ Il est responsable de la bonne ou mauvaise gestion financière

➢ Il est responsable de l’exactitude des imputations comptables ;

➢ Il est responsable de la régularité et de la sincérité des comptes ;

➢ Il est responsable du bon classement des documents comptable ;

➢ Il est responsable de tout retard de paiement des redevances fiscales ;

➢ Il est responsable de toutes pertes des données comptables informatiques ; 2.3. Equipements

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➢ Un ordinateur avec logiciels comptables appropriés ;

➢ Une calculette

➢ Disque dur externe

➢ Journaux des opérations diverses

➢ Fiches comptables

➢ Classeurs ;

➢ Fardes

2.4 Documents de référence

➢ Le code de contributions

➢ Le Manuel des procédures Administratives et financières 2.5. Documents d’appui

➢ Divers documents comptables

➢ Les données saisies à l’ordinateur

➢ Plan stratégique ;

➢ Plans d’action et budget

➢ Diverses notes et instructions de service 2.6 Relations avec les autres

Avec les services de l’UCADI

Il reçoit des instructions du directeur et lui rend compte de ses activités ; Il collabore avec différents services ;

Il se met à la disposition du Conseil de contrôle.

➢ Avec autrui,

Il collabore avec tous les organismes sociaux, les services étatiques et privé ainsi que la maison d’Audit externe agréée par le Conseil d’administration de l’UCADI.

Il collabore avec les responsables financiers des OP membres et des bailleurs des fonds 2.7 Qualités personnelles

➢ Ordonné, Expéditif, Exact, Honnête, Rigoureux, Eveillé.

3. Description des tâches des responsables des services production et mobilisation communautaire/ conseiller technique

3.1 Description sommaire de la fonction

Le responsable des services/ conseiller technique assistent le directeur dans ses travaux

d’analyse, de conception, de planification, de suivi et de reporting.

Les responsables des services/ conseiller technique sont en charge de suivi des Programmes et des Plans d’actions.

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3.2 Operations à exécuter 3.2.1 Tâches courantes

➢ Assister le directeur dans l’élaboration des plans de formations

➢ Assister le directeur lors de l’élaboration des plans d’action, de la programmation, de la mise en œuvre, du suivi, de l’évaluation et de la production des rapports ;

➢ Assurer le suivi d’exécution des projets

➢ Analyser les rapports, les informations provenant des coopératives et formuler des recommandations

➢ Identifier les besoins en formation des formateurs des leaders paysans.

➢ Fournir un appui pour les formations dans les coopératives ;

➢ Accompagner les coopératives membres dans l’élaboration et la mise en œuvre de leurs politiques du ‘’Genre’’

➢ Identifier les besoins en formation des formateurs des femmes paysannes ;

➢ Fournir aux coopératives des conseils sur les aspects techniques et non techniques de leurs projets ;

➢ Fournir un appui aux nouvelles coopératives dans l’élaboration des projets;

➢ Aider les coopératives à régler les problèmes qui peuvent survenir lors de la réalisation de leurs projets ;

➢ Assister le directeur dans ses travaux de renforcement du partage d’information et des connaissances au sein des coopératives membres ;

➢ Exécuter toutes autres tâches connexes sur demande de la hiérarchie.

3.2.2 Tâches périodiques

➢ Assister le directeur dans l’élaboration mensuelle, trimestrielle et annuelle des rapports d’activités de l’UCADI;

➢ Suivi des activités des membres sur terrain 3.3 Responsabilités

➢ Il est Co -responsable de la mauvaise prestation des coopératives sur terrain dans des projets cordonnés par l’UCADI en cas où cela n’avait pas été rapporté et traité en conséquence ;

➢ Il est Co – responsable d’une mauvaise élaboration des projets de l’UCADI ;

➢ Il est responsable des équipements mis à sa disposition

➢ Il est responsable de toutes pertes des données informatiques en sa possession 3.4 Equipements

➢ Un ordinateur ;

➢ Classeurs ;

➢ Chasseurs;

➢ Fardes;

3.5 Documents de référence

➢ Les statuts de l’UCADI

➢ Le règlement d’ordre intérieur

➢ Le Manuel des procédures Administratives et financières

(21)

➢ Notes et instructions de service.

3.6 Documents d’appui

➢ Plan stratégique et Projets archivés

➢ Archives de l’UCADI

➢ Plans d’action

➢ Diverses notes et instructions de service 3.7 Relations avec les autres

Avec les services de l’UCADI

Il reçoit des instructions du directeur et lui rend compte de ses activités ; Il collabore avec différents services.

➢ Avec autrui,

Il collabore avec les services techniques des coopératives membres et des bailleurs des fonds

3.8 Qualités personnelles

➢ Ordonné ;

➢ Expéditif ;

➢ Exact ;

➢ Honnête ;

➢ Discret ;

➢ Rigoureux ;

4. Description des taches du chargé de marketing et commercialisation 4.1. Description sommaire de la fonction

Sous la supervision du directeur, le chargé de marketing et commercialisation est responsable du développement des stratégies pour le marketing et la commercialisation des produits agricoles des coopératives membres.

4.2. Opération à exécuter

- Définition de la proposition / de l'offre commerciale des produits et/ou de services - Planification et organisation de son activité commerciale

- Organisation et planification des differentes etapes de la politique commerciale - Veille concurrentielle marchés/produits

- Analyse du portefeuille produits et des différents marchés

- Elaboration et mise en oeuvre de la strategie commerciale a court et moyen terme - Elaboration des budgets annuels et pluri annuels et choix/arbitrage des moyens et

ressources

- Conception, valorisation et présentation d'une stratégie de développement commercial - Validation et coordination des actions de communication, de promotion et

d'informations sur les marchés

(22)

- Prise de commandes

- Suivi de ses ventes et présentation de ses résultats commerciaux

- Contrôle et reporting concernant la réalisation des activités et des résultats de ventes - Analyse de la concurrence et prévisions des ventes sur le secteur / zone

- Visites et entretiens commerciaux auprès d'une clientèle professionnelle - Gestion, suivi et enrichissement du fichier clients

- Recueil et remontée d'informations sur le marché, la concurrence et ses produits - Etude des différents paramètres des points de vente, dont les comportements

consommateurs 4.3. Compétences

• Animer et développer un réseau professionnel

• Rédiger des actes et / ou des documents juridiques, contractuels, relatifs à son domaine

• Conseiller les utilisateurs ou personnes concernées, dans son domaine de compétence

• Conseiller les utilisateurs/clients sur les produits et/ou services, leur mode d'utilisation.

• Traiter des situations conflictuelles (litige, réclamation, différent) et négocier des solutions adaptées

• Négocier des prestations, des contrats, des accords avec des interlocuteurs internes/externes

• Analyser et interpréter les données relatives à son domaine de compétence et définir des actions d'amélioration

• Analyser son marché sectoriel (clients, prospects..), identifier leurs caractéristiques, leur potentiel, leur évolution..

• Construire une solution / une offre globale personnalisée, « sur mesure » de produits et services

• Elaborer, adapter et optimiser le planning de tournée, de RV, de travail

• Traduire un besoin client en offre de produits, systèmes et/ou services 4.4. Connaissances

• Droit de la concurrence - des consommateurs

• Logiciels métier

• Qualité

• Animation de groupe

• Réseaux associations de consommateurs

• Communication d'entreprise 4.5. Relations avec les autres

➢ Service :

Elle collabore avec tous les services de l’UCADI

➢ Autrui :

- collabore avec les fournisseurs et autres tiers, 4.6 Qualités personnelles

➢ Honnête

➢ Courtois(e)

(23)

➢ Expéditif (ve)

➢ Ordonné(e)

➢ Soigné(e) dans son travail

➢ Exigent(e)

➢ Attentif (ve)

➢ Discret(e);

➢ Ponctuel(le);

➢ Présentable ;

5. Description des tâches de la Secrétaire-Caissière 5.1 Description sommaire de la fonction

Sous la supervision du Responsable Administratif et Financier, la caissière perçoit les recettes, effectue les dépenses et tiens les livres de caisse et s’occupe des correspondances de l’UCADI

5.2 Opérations à exécuter 5.2.1 CAISSE

➢ Garder les fonds mis à sa disposition et les clés du coffre-fort

➢ Enregistrer les entrées et les sorties de fonds dans le livre de caisse et présente la situation journalière au RAF

➢ Clôturer sa caisse journalièrement et transmettre les pièces à la comptabilité

➢ Encaisser les fonds et établit les reçus ad hoc

➢ Effectuer les dépenses approuvées et qui sont prévues dans le plan de trésorerie et le projet.

➢ Faire tout autre travail lui donné par la hiérarchie ou nécessité par sa fonction 5.2.2 SECRETARIAT

➢ Rappeler les rendez-vous en attente et en programmer d’autres ;

➢ Réceptionner, dépouiller et enregistrer tous les courriers;

➢ Distribuer les différents courriers provenant de la direction ou du PCA aux différents services désignés pour les traiter ;

➢ Assurer le bon classement du courrier ;

➢ Rédiger les correspondances et s’assurer de leur dactylographie et leur expédition ;

➢ Gérer le suivi des correspondances avec les partenaires ;

➢ Rassembler tous les courriers et les correspondances adressés aux différentes instances et les leur soumettre à temps ;

➢ Faire toute autre chose sur demande de la direction ou avec son autorisation.

5.3 Equipements-Documents-Renseignements 5.3.1 Equipement

➢ Ordinateur

➢ Une calculatrice 5.3.2 Documents

(24)

➢ Livre de caisse

➢ Classeurs

➢ Carnets de bons de caisse 5.3.3 Renseignements

➢ Notes de service

➢ Plan comptable

➢ MAPAF

➢ Copies des Audits précédents 5.4 Responsabilités

➢ Elle est responsable de la bonne ou mauvaise tenue de la caisse : toute dépense respecte tout le processus comptable

➢ Elle n’obéit à aucun ordre de décaissement de quelque responsable hiérarchique que ce soit si la dépense n’est pas prévue dans le budget et le plan de trésorerie ; sinon elle sera tenue responsable ;

➢ Elle est responsable de la bonne ou mauvaise garde des fonds mis à sa disposition

➢ Elle est responsable des manquants.

➢ Elle est responsable des équipements mis à sa disposition 5.5. Relations avec les autres

➢ Service :

Elle collabore avec tous les services de l’UCADI

➢ Autrui :

- Elle collabore avec les fournisseurs et autres tiers,

- Elle collabore avec les Auditeurs externes agrées par le Conseil d’Administration 5.6 Qualités personnelles

➢ Honnête

➢ Courtois(e)

➢ Expéditif (ve)

➢ Ordonné(e)

➢ Soigné(e) dans son travail

➢ Exigent(e)

➢ Attentif (ve)

➢ Discret(e);

➢ Ponctuel(le);

➢ Présentable ;

6.Description des tâches du Chargé de Communication

Sous la supervision directe du Responsable Administratif et Financier de l’UCADI, le chargé de communication s’occupe des taches décrites dans le présent Job description.

6.1 Taches courantes

➢ Elaborer le plan de communication pour les activités de l’UCADI,

➢ Concevoir et réaliser des supports de communication adaptée aux activités,

(25)

➢ Rédiger des articles sur les activités de l’UCADI et ses partenaires,

➢ Faire valider les articles par son superviseur avant de le poster sur le site web de l’UCADI,

➢ Produire des émissions radiophoniques

➢ Etablir un calendrier de production pour une période de 6 mois ;

➢ Assurer le contrôle qualité et la postproduction des émissions

➢ Assurer le suivi des diffusions et des auditeurs en étroite collaboration avec le responsable chargé du suivi des programmes,

➢ Identifier des personnes ressources pour la production des émissions radiophoniques,

➢ Préparer et enregistrer des interviews avec les personnes ressources,

➢ Rédiger et faire valider le conducteur de chaque émission par son superviseur,

➢ Assurer la publication des articles sur le site web de l’UCADI

➢ Assurer la visibilité des activités de l’UCADI à travers diverses manifestations en rapports avec le domaine d’intervention de l’UCADI,

➢ Contribuer à la réalisation des ateliers de formations, prises des photos,

➢ Assurer les relations avec les organes de presses et médiatiser les différents événements et activités de l’UCADI

➢ Participer aux réunions et ateliers de travail stratégiques

➢ Veiller et faire le suivi d'animation sur les réseaux sociaux,

➢ Faire la mise à jour du site web de l’UCADI,

➢ Effectuer les missions de communication interne (intranet, affichage, etc.).

➢ S’acquitter d’autres tâches selon le besoin sur la base de l’autorisation de la hiérarchie 6.2 Documents :

Les différents Codes et Lois de la RD CONGO 6.2.1 Responsabilités :

- Responsable de toutes les activités liées à la communication (niveau journalistique, informatique…);

- Co - responsable de la défense des intérêts de l’UCADI 6.2.2 Relations avec les autres

➢ Service : Il collabore avec tous les services de l’UCADI

➢ Autrui : il collabore avec les services publics et les partenaires

6.2.3 Qualités personnelles : Négociateur, Courtois, Expéditif, Ordonné, Soigné dans son travail, Exigent, Attentif, Discret, Ponctuel, Présentable, toujours informé.

7. Description des tâches du Chauffeur

Sous la supervision directe du Responsable Administratif et Financier de l’UCADI, le Chauffeur s’occupe des taches décrites dans le présent Job description.

7.1 Taches courantes

➢ Conduire les véhicules du service pour assurer le transport du personnel autorisé et la livraison et la collecte du courrier, des documents et autres éléments,

➢ Effectuer les missions de terrain selon le programme des activités,

➢ Accueillir le personnel et visiteur officiel au port, à l’aéroport et faciliter les formalités douanières et d’immigration, au besoin ;

(26)

➢ Assurer l’entretien quotidien du véhicule affecté, vérifier l’huile, l’eau, la batterie, les pneus, les freins, ect ; effectuer les réparations mineures et prendre les dispositions pour les autres réparations, l’entretien régulier et veiller à ce que le véhicule reste toujours propre et en bon état de marche ;

➢ Consigner au quotidien les voyages officiels, les kilométrages, les consommations de carburant, le vidange, graissage, ect ;

➢ Veiller au respect du code de la route et à ce que les mesures prescrites par les règles et règlements soient prises en cas d’accident.

➢ S’occuper de certains aspects logistiques tels que programmés par la hiérarchie

➢ S’acquitter d’autres tâches selon le besoin sur la base de l’autorisation de la hiérarchie 7.2 Documents : Carnet de bord, Documents complets de bord pour le véhicule, liste reprenant les éléments du contrôle journalier

7.3 Responsabilités : Responsable du véhicule, des personnes et biens à bord 7.4 Relations avec les autres

➢ Service : Il collabore avec tous les services de l’UCADI

➢ Autrui : il collabore avec les services publics et les partenaires

7.5 Qualités personnelles : Négociateur, Courtois, Expéditif, Ordonné, Soigné dans son travail, Exigent, Attentif, Discret, Ponctuel, Présentable

8. Description des tâches de l’huissier-réceptionniste 8.1 Description sommaire de la fonction

Sous la surveillance du Responsable Administratif et Financier, il s’occupe des tâches de l’huissier et réceptionniste de l’UCADI.

8.2 Tâches à exécuter

- Recevoir et orienter les visiteurs ;

- Tenir le registre des présences des agents

- Faire les courses et la distribution des courriers sur demande de la hiérarchie ; - Assurer l’entretien général des locaux ;

- Assurer l’entretien (propreté) du matériel roulant de l’UCADI - Assurer l’entretien du Groupe électrogène

- Exécuter toutes autres tâches connexes sur demande de la hiérarchie 8.3 Equipements-Documents-Renseignements

8.3.1 Equipement : Outils de nettoyage et propreté 8.3.2 Documents

➢ Registre de présence des agents

➢ Registre des visiteurs 8.3.3 Renseignements

(27)

➢ Notes de service

➢ MAPAF

➢ Statut

➢ ROI

8.4 Responsabilités

➢ Il est responsable de la propreté de la maison et des biens matériels de l’UCADI

➢ Il est responsable des équipements mis à sa disposition 8.5 Relations avec les autres

➢ Service : il collabore avec tous les services de l’UCADI.

8.6 Qualités personnelles

➢ Honnête, Courtois, Expéditif, Ordonné, Soigné dans son travail, Attentif, Discret, Ponctuel.

Article 15 : Profil des agents pour chaque poste

Emploi type Exigences et particularités du poste de travail

Directeur Avoir un diplôme en Planification, Economie, Gestion, Administration ou domaines connexes, avec une expérience d’au moins 5 ans dans un poste de responsabilité ;

Maîtriser l’outil informatique, l’anglais et le français et au minimum deux langues locales.

Responsable

Administratif et Financier

Avoir un diplôme en Administration, Economie, Gestion, Finances Publiques, Planification ou domaines connexes, avec une expérience pertinente en administration, finances et logistique (5 ans minimum).

Maîtriser l’outil informatique (y compris les logiciels), l’anglais, le français et au minimum deux langues locales.

Responsables des services/ conseiller technique

Avoir un diplôme en Economie, Gestion, Agronomie, développement rural ou domaines connexes, avec une expérience pertinente d’au moins 5 ans en planification et gestion des projets.

Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, power point), l’anglais, le français et au minimum deux langues locales.

Secrétaire-Caissière Avoir un diplôme minimum de gradué en Economie, Gestion, Administration ou domaines connexes, avec une expérience d’au moins 3 ans dans un poste similaire;

Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel) et le français.

L’anglais est un atout.

Chargé de

Communication

Etre détenteur d’un diplôme de Licence en communication, journalisme, ou sciences sociales ;

Maîtriser les logiciels de traitement du son (Adobe Audition ou Cool Edit), maitriser le montage vidéo, connaissance des principes et usages du Web, maitriser la plateforme des réseaux sociaux, savoir planifier les actions et le conduire dans un contexte de forte

(28)

contrainte de temps. Savoir gérer les relations publiques, avoir la maîtrise des logiciels de traitement de texte, avoir la maîtrise des logiciels de base de données (bureautique).

Avoir au moins 3 ans d’expérience dans le domaine du journalisme ou de la communication,

Excellente maîtrise du français. La connaissance de l’anglais un avantage supplémentaire.

Chauffeur Avoir un niveau de classe terminale, avoir une formation en mécanique automobile, avoir un permis de conduire « toutes catégories ».

Connaissances parfaites de la conduite, des règles de sécurité et de l’entretien journalier d’un véhicule.

Aptitude à lire et comprendre les instructions et les consignes routiers, aptitude à détecter et expliquer les pannes et à faires les réglages et les réparations courantes. La connaissance de l’outil informatique est un atout. Au moins 2 ans d’expérience à un poste similaire.

Savoir s’exprimer en français.

Huissier-réceptionniste Avoir un niveau de classe terminale. Etre en mesure de bien recevoir et orienter les visiteurs; savoir tenir le registre des présences des agents, faire les courses et la distribution des courriers sur demande de la hiérarchie ; assurer l’entretien général des locaux; assurer l’entretien (propreté) des matériels roulants et autres engins et matériels de l’UCADI.

SECTION 7 : DES CORRESPONDANCES Article 16 :

Toute correspondance adressée au Président du CA, au directeur ou à un autre service de l’UCADI et réceptionnée par le Secrétaire – Caissière sera transmise au destinataire pour suite à donner.

Toute correspondance, expédiée ou reçue, fera objet d’un enregistrement dans un registre conformément aux rubriques tracées par l’Administration.

Article 17 :

Toute correspondance reçue et adressée au Président du CA, au directeur ou à un autre service de l’UCADI peut donner lieu soit à une réponse directe du concerné, soit à un projet de réponse préparé par le directeur à soumettre à la signature du Président du CA.

Article 18 :

Le Président du CA peut autoriser le directeur à signer toute correspondance concernant les affaires d'administration quotidienne. Il en est ainsi pour le directeur envers le RAF.

Article 19 :

(29)

Hors mises les tâches quotidiennes, toute correspondance adressée à une autre institution publique, privée ou ONG doit être soumise à la signature du Président du CA.

Article 20 :

Le directeur peut autoriser le Responsable Administratif, Financier et Logistique à signer la correspondance (particulière) concernant leurs taches d'administration quotidiennes.

Article 21 :

Toute correspondance sortante et signée par les personnes désignées est réservée en copie au Président du CA.

SECTION 8 : DES VISITES ET DES COMMUNICATIONS TELEPHONIQUES Article 22 :

Les visites et les communications téléphoniques particulières et/ou spécifiques des/avec les membres de l’UCADI, bailleurs de fonds et autres partenaires font l'objet des memoranda adressés au Président du CA.

Article 23 :

Un mémorandum comporte les renseignements suivants : - Date :

- Nom de l’agent:

- Fonction de la personne contactée : - Organisation :

- Sujet traitée : - Conclusion :

- Actions à entreprendre :

Sauf urgence, le Président du CA, le directeur, le RAF et les responsables des services/

conseiller technique prennent connaissance des correspondances reçues, des memoranda et des rapports particuliers par voie du signataire.

Article 24 :

Un agent peut faire le feedback par rapport à une initiative et/ou partager ses expériences avec les autres en réunions ordinaires ou extraordinaires ou en demandant par note ou mail que le sujet nécessitant l’échange soit mis à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

Article 25 :

Les agents de l’UCADI peuvent, le cas échéant, participer aux événements nationaux ou locaux. Sur base de la documentation sur les thèmes de l’événement, le Président du CA produit et signe un mémorandum à mettre à la portée des agents comme base de

(30)

documentation. Cependant, le Président du CA peut déléguer un représentant en cas d’invitation lui adressée.

SECTION 9 : DES RAPPORTS Article 26 :

Les activités de l’UCADI font l'objet de rapports narratifs et financiers, mensuels, trimestriels, semestriels et annuels.

Les rapports trimestriels sont adressés au directeur.

Les rapports trimestriels et semestriels sont adressés au Conseil d’Administration et à tous les agents de l’UCADI. Toute personne physique ou morale intéressée ou soutenant la mission et les objectifs de l’UCADI peut en prendre connaissance sur demande au CA via la direction.

Les rapports annuels sont diffusés, après leur adoption, par l'Assemblée Générale de l’UCADI.

Article 27 :

Chaque agent envoyé en mission de travail pour le compte de l’UCADI rédige un rapport de mission dans un délai ne dépassant pas 5 jours conformément au format de rapport convenu.

Article 28 :

Des rapports adressés aux bailleurs de fonds sont rédigés selon des formats spécifiés dans des contrats spécifiques.

SECTION 10 : DE LA GESTION DES PLANS D’ACTIONS Article 29 : De l’élaboration des plans d’actions

Le format de la présentation d’un plan d’action comprend les activités et leur budget ainsi que les frais de fonctionnement.

Article 30 : De la mobilisation des fonds

L’UCADI bénéficie de la contribution financière des coopératives qui lui sont membres sous forme de cotisations annuelles et un droit d’adhésion fixé par l’Assemblée Générale.

L’UCADI élabore également, des projets spécifiques qui cadrent avec son plan stratégique à présenter aux bailleurs de fonds et aux autres partenaires financiers pour mobiliser les fonds d’activités et de fonctionnement notamment en termes de salaire, transport, communication, médiatisation, logistique, imprévus, etc.

Article 31 : De l’allocation des ressources

Le budget d’un plan d’action doit généralement être réparti en réservant une part importante aux activités du plan.

(31)

Le budget doit être reparti comme suit : - Activités spécifiques;

- Salaire du personnel ;

- Les autres frais de fonctionnement TITRE III : GESTION DU PERSONNEL

SECTION 11 : PROCEDURE DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL Article 32:

Les agents de l’UCADI sont recrutés et affectés sur base de l’organigramme et du cadre organique confirmé par l’organe compétent. Le directeur avise le président du CA de la vacance du poste qui, après, en in forme tous les membres du Conseil d’Administration. Le directeur, par l’entremise du RAF, doit lancer l’appel d’offre.

Les dossiers des candidatures doivent être complets et comporter tout ce qui est exigé pour que le candidat soit admis au test écrit.

Le dossier de candidature est composé de documents suivants :

- une lettre de motivation, manuscrite, adressée au Président du CA ; - Une copie de diplôme certifiée conforme à l’originale;

- Le curriculum vitae ;

- Une attestation de services rendus en particulier celle délivrée par le dernier employeur ;

- Une copie de la carte de demandeur d’emploi (pour les chômeurs) ; - Une copie de la pièce d’identité.

Le candidat doit indiquer les noms et adresses de deux ou trois personnes de référence. Ces personnes de référence sont, soit celles qui ont travaillé directement avec lui comme chef hiérarchique.

Un comité de présélection et de sélection est proposé par le RAF et approuvé par le directeur.

Les candidatures retenues après test doivent présenter les originaux des diplômes avant de passer l’interview.

L’examen pratique est préparé conformément aux exigences du poste ouvert au test.

L’interview évalue les aptitudes, les capacités professionnelles, les qualités intellectuelles et morales.

Tout agent de l’UCADI recruté doit avoir un numéro matricule de l’UCADI et est soumis à un essai de trois mois au moins d’activités, au cours duquel son supérieur hiérarchique direct évalue ses performances par rapport à ses aptitudes, ses capacités professionnelles, ses qualités intellectuelles et morales. Si essai concluant, l’agent signe le contrat conformément aux disponibilités budgétaire et exigences du poste.

SECTION 12 : DROITS, OBLIGATIONS ET RECOMPENSES Article 34: Des droits